Authentification d’un document destiné à être utilisé à l’étranger

Aperçu

Si vous travaillez, étudiez ou voyagez à l’étranger, les destinataires finaux peuvent demander des certificats d’authenticité ou des apostilles pour s’assurer que les documents publics (p. ex. certificats de naissance, procurations de sociétés, diplômes) sont valides.

Le Service des documents officiels (SDO) détermine si le document est valide en vérifiant si les signatures et les sceaux figurant sur celui-ci correspondent à ce qu’il a dans ses dossiers. Si les signatures et les sceaux y correspondent, le SDO authentifie les documents en délivrant des certificats d’authenticité ou des apostilles.

Un certificat d’authenticité est une forme d’authentification de documents publics utilisée par les pays qui ne sont pas signataires de la Convention Apostille de La Haye (Convention du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers).

Une apostille est une forme d’authentification de documents publics qu’emploient les pays qui sont signataires de la Convention Apostille de La Haye.

Il incombe aux clients de contacter le consulat, l’ambassade ou le destinataire final concerné avant de demander des services d’authentification de documents, et ce, afin de comprendre les exigences qui s’appliquent.

Changements dans l’authentification des documents

Le 11 janvier 2024, le Canada a adhéré à la Convention Apostille de La Haye (Convention du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers), un traité multilatéral dont l’objectif principal est de faciliter la circulation des documents publics (p. ex. certificats de naissance, procurations de sociétés, diplômes) délivrés par un pays donné en vue de leur utilisation dans un autre pays.

Si vous vous rendez dans un pays signataire de la Convention Apostille de La Haye, on délivrera des apostilles pour vos documents authentifiés; ainsi, ceux-ci pourraient ne pas nécessiter de démarches juridiques supplémentaires auprès des consulats ou des ambassades. Veuillez vous renseigner sur les exigences liées aux documents auprès du consulat, de l’ambassade et du destinataire final concernés.

L’adhésion à la Convention Apostille de La Haye a entraîné deux changements majeurs dans les services d’authentification des documents en Ontario :

1. Les documents rédigés dans des langues autres que l’anglais et le français doivent :
   • avoir été délivrés au Canada;
   • avoir été notariés par un notaire en Ontario;

   • être accompagnés d’une traduction.

     • Option 1 pour la traduction : Une traduction délivrée par un traducteur canadien agréé. Une traduction est certifiée par un membre d’une association provinciale de traduction reconnue. Une liste des associations provinciales de traduction reconnues figure sur le site du Conseil des traducteurs, terminologues et interprètes du Canada.

     OU

     • Option de traduction 2 : Attestation de traduction par un notaire de l’Ontario qui parle l’anglais ou le français et la langue dans laquelle le document a été rédigé. Dans ce cas, veillez à ce que le notaire ajoute à sa déclaration la mention suivante :

     Si vous faites appel à un notaire de l’Ontario pour la traduction, vous devez vous assurer qu’il ajoute la mention suivante à sa déclaration :

     • Il doit attester qu’il parle l’anglais ou le français et la langue dans laquelle le document a été rédigé.
     • Il doit attester l’exactitude de la traduction.
2. De nouveaux documents publics sont admissibles à l’authentification directe, à savoir qu’ils n’ont plus à être notariés avant d’être authentifiés. Ces documents comprennent :
   • les diplômes, grades et relevés de notes de l’enseignement postsecondaire public de l’Ontario délivrés à partir de janvier 2019;
   • les documents délivrés par la Cour supérieure de justice ou la Cour de justice de l’Ontario à partir du 10 juillet 2023. Remarque :
   • Le traitement des documents délivrés par un tribunal dans le cas des demandes d’authentification présentées en personne peut prendre jusqu’à 10 jours ouvrables. Si votre demande est urgente, il vous est recommandé de faire certifier vos documents par un notaire avant l’authentification.
   • Pour les certificats de divorce délivrés avant le 10 juillet 2023, vous pouvez soit faire certifier le document par un notaire, soit le faire délivrer de nouveau, et ce, en choisissant l’une des deux façons possibles : en ligne ou auprès du tribunal où l’original a été déposé. Un certificat de divorce nouvellement délivré pourra être authentifié sans être notarié.
   • Pour ce qui est de tous les autres documents délivrés par un tribunal avant le 10 juillet 2023, il demeurera nécessaire de les faire certifier par un notaire.
3. Pour tous les documents authentifiés destinés à des pays signataires de la Convention Apostille, il est possible que la légalisation aux consulats ou aux ambassades ne soit plus requise. Veuillez continuer à vérifier les exigences liées aux documents auprès de votre consulat, de votre ambassade ou du destinataire final.
4. Les documents délivrés à l’étranger ne peuvent pas être authentifiés au Canada, mais doivent plutôt l’être par l’administration du pays où ils ont été délivrés (par exemple, une pièce d’identité étrangère). Consultez la liste des autres documents qui ne peuvent pas être authentifiés.
   • Exception concernant les documents délivrés à l’étranger : Le SDO n’authentifiera les signatures notariées apposées sur des documents délivrés à l’étranger que si elles s’accompagnent d’une attestation sous serment ou d’une attestation de témoin faite par un notaire de l’Ontario.
   • Pour authentifier une signature apposée sur un document délivré à l’étranger, qui s’accompagne d’une attestation de témoin faite par un notaire de l’Ontario, vous devez :

• présenter le document avec le sceau et la signature du notaire de l’Ontario attestant qu’il a été témoin d’une signature.
• S’il y a lieu, fournir une traduction du document en anglais ou en français, si le document n’est pas rédigé dans l’une des langues officielles du Canada. Veuillez consulter les exigences en matière de traduction de documents.

5. Les documents destinés à des pays signataires de la Convention Apostille de La Haye recevront des certificats d’apostille à compter du 11 janvier 2024. Prenez connaissance de la liste des pays signataires de la Convention Apostille.

Les documents destinés à des pays qui n’ont pas adhéré à la Convention Apostille continueront de faire l’objet de certificats d’authenticité. Si vos documents correspondent aux nouvelles catégories de documents publics (p. ex. documents délivrés par les tribunaux de l’Ontario et de l’enseignement postsecondaire) et qu’ils peuvent ainsi faire l’objet d’une authentification directe, il est possible qu’ils n’aient plus à être notariés (pour plus de détails, voir ci-dessous). Utilisez le portail d’authentification des documents pour vérifier si votre document peut être authentifié par le Service des documents officiels.

Documents pouvant être authentifiés

Des documents délivrés par l’Ontario faisant partie de nouvelles catégories peuvent désormais être authentifiés sans être notariés. Veuillez consulter la liste des documents admissibles ci-dessous.

• Documents d’état civil, y compris les certificats de naissance en polymère.
• Documents du Registre des entreprises délivrés depuis 1991 par la Direction des biens commerciaux et des sûretés mobilières ou le Registre des entreprises de l’Ontario.
• Les documents délivrés par la Cour supérieure de justice ou la Cour de justice de l’Ontario à partir du 10 juillet 2023. Remarque :
  • Le traitement des documents délivrés par un tribunal dans le cas des demandes d’authentification présentées en personne peut prendre jusqu’à 10 jours ouvrables. Si votre demande est urgente, il vous est recommandé de faire certifier vos documents par un notaire avant l’authentification.
  • Pour les certificats de divorce délivrés avant le 10 juillet 2023, vous pouvez soit faire certifier le document par un notaire, soit le faire délivrer de nouveau, et ce, en choisissant l’une des deux façons possibles : en ligne ou auprès du tribunal où l’original a été déposé. Un certificat de divorce nouvellement délivré pourra être authentifié sans être notarié.
  • Pour ce qui est de tous les autres documents délivrés par un tribunal avant le 10 juillet 2023, il demeurera nécessaire de les faire certifier par un notaire.
• Grades, diplômes et relevés de notes de l’enseignement postsecondaire public de l’Ontario délivrés depuis le 1^er janvier 2019.

Veuillez utiliser le portail d’authentification des documents pour vérifier si votre document peut être authentifié et s’il doit être notarié. Une fois l’admissibilité du document confirmée, il est également possible de soumettre une demande de service en ligne par l’intermédiaire du portail.

Les documents rédigés dans des langues autres que l’anglais et le français doivent :

• avoir été délivrés au Canada;
• avoir été notariés par un notaire en Ontario;

• être accompagnés d’une traduction.

  • Option 1 pour la traduction : Une traduction délivrée par un traducteur canadien agréé. Une traduction est certifiée par un membre d’une association provinciale de traduction reconnue. Une liste des associations provinciales de traduction reconnues figure sur le site du Conseil des traducteurs, terminologues et interprètes du Canada.

  OU

  • Option de traduction 2 : Attestation de traduction par un notaire de l’Ontario qui parle l’anglais ou le français et la langue dans laquelle le document a été rédigé. Dans ce cas, veillez à ce que le notaire ajoute à sa déclaration la mention suivante :

  Si vous faites appel à un notaire de l’Ontario pour la traduction, vous devez vous assurer qu’il ajoute la mention suivante à sa déclaration :

  • Il doit attester qu’il parle l’anglais ou le français et la langue dans laquelle le document a été rédigé.
  • Il doit attester l’exactitude de la traduction.

Certains documents ne peuvent pas être authentifiés même s’ils sont notariés.

• Documents commandés par un commissaire aux affidavits ;
• Les documents délivrés à l’étranger, à moins que les signatures ne s’accompagnent d’une attestation sous serment ou d’une attestation de témoin faite par un notaire de l’Ontario.
• Documents religieux (acte de baptême, etc.) ; Documents légalisés (document préalablement authentifié déjà légalisé par un consulat ou une ambassade) ;
• et Documents pseudo-légaux (documents à consonance juridique énonçant de fausses règles qui prétendent être des lois).

Comment nous authentifions un document

Le SDO atteste l’authenticité de votre document en comparant la signature et le sceau ou le tampon qui y sont apposés avec ce qui figure dans ses dossiers pour le notaire ou la personne investie du pouvoir de signature.

Le SDO n’atteste pas la validité du contenu des documents.

Le document sera authentifié seulement si :

• toutes les composantes de la signature et du sceau du notaire ou de la personne investie du pouvoir de signature apparaissent clairement sur la même page du document; si ce n’est pas le cas, le document doit de nouveau être notarié ou délivré;
• le nom et le sceau sont identiques à ceux qui figurent dans les dossiers du SDO;
• une copie papier du document est fournie. Remarque : Les documents en version électronique ne seront pas authentifiés.

On délivrera un certificat d’authenticité ou une apostille pour chacun des documents faisant partie de votre demande.

Si le formulaire de demande de service n’est pas complet, si le paiement est manquant ou si la signature et/ou le sceau ne peuvent être vérifiés, les documents ne peuvent être authentifiés.

Le SDO se réserve le droit de ne pas authentifier vos documents s’ils sont considérés comme étant frauduleux ou suspects.

Le SDO ne conserve pas de copies de vos documents ou traductions. Tous les documents sont renvoyés aux clients après l’authentification.

Soumettre une demande d’authentification

Étape 1 : Vérifier les exigences applicables

Communiquez avec l’ambassade ou le destinataire final concerné pour vérifier ses exigences. Le consulat ou l’ambassade du pays de destination de votre document pourrait exiger des démarches juridiques supplémentaires et ne pas accepter tous les documents publics.

Le SDO n’est pas en mesure de fournir des renseignements sur les exigences des consulats ou des ambassades.

Étape 2 : Vérifier l’admissibilité de vos documents

Déterminez l’admissibilité de votre(vos) document(s) sur le portail d’authentification des documents, où vous pourrez également présenter une demande d’authentification une fois que l’admissibilité du document en question aura été confirmée.

Étape 3 : Trouver un notaire, s’il y a lieu

S’il y a lieu, faites authentifier votre document par un notaire de l’Ontario. Le SDO n’a pas de notaire sur place. Consultez les pages jaunes de votre annuaire local ou faites une recherche en ligne pour trouver un notaire dans votre secteur.

Les documents suivants, délivrés par l’Ontario, pourraient ne pas avoir besoin d’être notariés :

• documents d’état civil (p. ex. certificats de naissance, certificats de mariage, certificats de décès);
• documents commerciaux délivrés depuis 1991 par la Direction des biens commerciaux et des sûretés mobilières ou le Registre des entreprises de l’Ontario;
• les documents délivrés par la Cour supérieure de justice ou la Cour de justice de l’Ontario à partir du 10 juillet 2023. Remarque :
  • Le traitement des documents délivrés par un tribunal dans le cas des demandes d’authentification présentées en personne peut prendre jusqu’à 10 jours ouvrables. Si votre demande est urgente, il vous est recommandé de faire certifier vos documents par un notaire avant l’authentification.
  • Pour les certificats de divorce délivrés avant le 10 juillet 2023, vous pouvez soit faire certifier le document par un notaire, soit le faire délivrer de nouveau, et ce, en choisissant l’une des deux façons possibles : en ligne ou auprès du tribunal où l’original a été déposé. Un certificat de divorce nouvellement délivré pourra être authentifié sans être notarié.
  • Pour ce qui est de tous les autres documents délivrés par un tribunal avant le 10 juillet 2023, il demeurera nécessaire de les faire certifier par un notaire.
• grades, diplômes et relevés de notes de l’enseignement postsecondaire public délivrés depuis le 1^erjanvier 2019.

Étape 4 : Préparer vos documents

Pour les documents dont l’épaisseur excède 7 mm (un quart de pouce), faites perforer 2 trous dans le coin supérieur gauche du document pour que le certificat d’authenticité puisse y être attaché.

Étape 5 : Présenter votre demande de service

Vous pouvez soumettre une demande de service soit en ligne, par l’intermédiaire du portail d’authentification des documents, soit en remplissant un formulaire de demande de service à envoyer par la poste ou à remettre en personne.

Si vous présentez votre demande de service en ligne, vous recevrez un courriel de confirmation avec un numéro de demande de service. Dans le cadre de votre demande de service, vous devez aussi soumettre au SDO le numéro de demande de service d’authentification, accompagné de vos documents et du paiement requis par la poste, ou en personne au bureau du SDO (à Toronto) ou à l’un des points de service sélectionnés de ServiceOntario (Ottawa, Sault Ste. Marie, Windsor et Thunder Bay). Les adresses sont indiquées ci-dessous.

Envoyer votre demande de service par la poste

Vous pouvez envoyer une copie imprimée de votre numéro de demande de service obtenu en ligne ou du formulaire de demande dûment rempli, en plus des documents en question et du paiement requis à l’adresse suivante :

Service des documents officiels
222, rue Jarvis, rez-de-chaussée
Toronto (Ontario) M7A 0B6

Une fois que le SDO aura reçu votre document, il vérifiera les signatures et les sceaux, puis délivrera un certificat d’authenticité ou une apostille dans un délai de 15 jours ouvrables. Le bureau du SDO est le seul endroit où l’on peut traiter les demandes envoyées par la poste.

Tous les documents à authentifier envoyés par la poste seront retournés par courrier ordinaire. Vous pouvez envoyer, avec vos documents, une enveloppe de retour préaffranchie ou un bordereau de retour généré par ordinateur pour que vos documents vous soient retournés avec un numéro de suivi.

Déposer votre demande de service en personne

Vous pouvez présenter votre numéro de demande de service ou votre formulaire, vos documents et votre paiement en personne au bureau du SDO ou à l’un des points de service sélectionnés de ServiceOntario.

Si vous avez toute votre documentation, le délai d’attente normal est d’environ 30 minutes. Si vous avez plus d’un document à faire authentifier, il se peut que le délai d’attente soit plus long.

Réserver un rendez­vous d’authentification

À compter du 1er novembre 2023, vous pouvez réserver un rendez­vous de service d’authentification en personne avant de visiter l’un de nos emplacements de service d’authentification. Si vous n’êtes pas en mesure de réserver un rendez­vous en ligne ou si vous avez besoin d’aide, veuillez composer le 1 800 267-8097, le 416 326-1234 ou le ATS : 1 800 387-5559.

Prenez rendez­vous ici.

Points de service

Les heures d’ouverture de tous les points de service sont les suivantes : Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h, sauf les jours fériés.

Service des documents officiels
222, rue Jarvis, rez-de-chaussée
Toronto (Ontario) M7A 0B6

ServiceOntario - Hôtel de Ville d’Ottawa
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
(Hôtel de Ville d’Ottawa)

ServiceOntario - Sault Ste. Marie
420, rue Queen Est, unité 101
Sault Ste. Marie (Ontario) P6A 1Z7

ServiceOntario - Hôtel de Ville de Windsor
400, square City Hall Est, unité 205
Windsor (Ontario) N9A 7K6
(Hôtel de Ville de Windsor)

ServiceOntario - Thunder Bay
435, rue James Sud, unité 113
Thunder Bay (Ontario) P7E 6T1

Si vous avez toute votre documentation, le délai d’attente normal est d’environ 30 minutes. Si vous avez plus d’un document à faire authentifier, il se peut que le délai d’attente soit plus long.

Coût et paiement

Coût de l’authentification

Des frais s’appliquent à chaque document authentifié. Par exemple, si vous avez deux documents notariés à faire authentifier, les frais s’élèvent à 32 $ (16 $ × 2).

Modes de paiement

En personne

Argent comptant, carte Visa ou Mastercard, carte de débit, chèque certifié ou mandat.

Par la poste

Chèque certifié ou mandat, carte Visa ou MasterCard.

Les chèques et les mandats doivent être faits à l’ordre du ministre des Finances. Pour payer avec une carte Visa ou MasterCard, remplissez le formulaire de demande de service à poster et joignez-le à vos documents.

Vérification d’une apostille délivrée en Ontario

Les apostilles délivrées en Ontario peuvent être vérifiées en ligne. Vous aurez besoin du numéro d’apostille et de la date de délivrance.

Pour nous joindre

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Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec nous :

Service des documents officiels
Rez-de-chaussée
222, rue Jarvis
Toronto (Ontario) M7A 0B6
Tél. : 416 325-8416

Heures d’ouverture : Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h, sauf les jours fériés.

Remarque : L’intersection la plus proche est celle de la rue Dundas Est et de la rue Jarvis. L’entrée donnant accès au bureau se trouve à l’extrémité nord de l’immeuble, sur la rue Jarvis. Le parc de stationnement du côté nord est actuellement fermé en raison de travaux de construction.