Lignes directrices pour la soumission et l’évaluation des propositions non sollicitées

1. Introduction

Le gouvernement de l’Ontario est acquis à l’idée d’encourager des opportunités impulsées par l’innovation dans le secteur privé qui favorisent le développement économique et répondent aux besoins des communautés, et aussi de s’impliquer dans ce secteur. Dans la plupart des cas, les processus d’approvisionnement en infrastructure traditionnels du gouvernement ont pour objectif de livrer un bien particulier. Toutefois, le gouvernement souhaite encourager la soumission de propositions qu’il n’aurait peut-être pas envisagées ou élaborées lui-même, en particulier celles qui créent des emplois et améliorent les services publics.

Le document suivant présente des lignes directrices qui officialisent le cadre du gouvernement pour les propositions non sollicitées axées sur l’infrastructure.

En cas de conflit ou d’incompatibilité entre ces lignes directrices et les actuelles directives ou politiques en matière d’approvisionnement du gouvernement, ces dernières ont préséance. Les présentes lignes directrices ne confèrent ni droit ni obligation. Lorsqu’une soumission est faite, les droits et obligations sont uniquement contenus dans les modalités convenues dans le cadre du processus de soumission.

1.1 Définition

Les propositions non sollicitées (PNS), aussi appelées propositions issues du marché, sont des propositions au gouvernement qui ne sont pas sollicitées par l’intermédiaire d’un processus d’approvisionnement.

1.2 Domaine d’application

Le domaine d’application du cadre de soumission de PNS se limite actuellement aux projets d’infrastructure, qui comprennent, sans toutefois s’y limiter, les biens suivants : les projets de transport en commun, les établissements de soins de santé, les autoroutes, les établissements correctionnels, le logement et les infrastructures numériques (y compris les réseaux à large bande et cellulaires). Les détails du domaine d’application sont présentés dans le tableau 1 ci-dessous. Si vous avez des suggestions ou des questions au sujet d’autres secteurs, veuillez consulter le site ontario.ca pour obtenir les coordonnées des ministères concernés.

1.3 Qui peut soumettre une proposition

Les organisations, les entreprises et les particuliers sont tous invités à présenter des PNS. Il incombe aux participants éventuels d’examiner soigneusement les principes directeurs du processus des PNS avant de soumettre une proposition.

1.4 Objectifs

Les principaux objectifs du programme de PNS sont les suivants :

• générer des propositions d’infrastructures nouvelles et innovantes
• aider le gouvernement à faire des affaires et à créer des emplois
• exploiter la créativité et l’innovation du secteur privé
• créer un processus clair et équitable pour la réception et l’évaluation des propositions

1.5 Approches en matière d’approvisionnement et de transactions

Bien que la position par défaut du gouvernement consiste à demander une proposition dans le cadre d’un processus d’approvisionnement concurrentiel, le gouvernement reconnaît que les projets d’infrastructure ne sont pas tous semblables. La dynamique commerciale et les exigences techniques propres à une proposition d’infrastructure peuvent exiger une solution d’approvisionnement sur mesure. Par conséquent, le gouvernement adoptera un processus d’approvisionnement et un modèle d’exécution souples en ce qui concerne les PNS de projets d’infrastructure auxquels il choisit de donner suite.

Dans sa Directive en matière d’approvisionnement et sa Directive en matière de biens immobiliers de la fonction publique de l’Ontario (FPO), le gouvernement reconnaît qu’il peut parfois être dans l’intérêt public de recourir à d’autres méthodes d’approvisionnement, comme celle de traiter exclusivement avec une partie.

Le gouvernement peut, à son entière discrétion, sous réserve de la Directive en matière d’approvisionnement ou de la Directive en matière de biens immobiliers de la FPO, négocier avec un participant qui présente une PNS lorsqu’il a déterminé que les circonstances justifient une telle méthode (conformément aux critères d’évaluation de la ligne directrice pertinente).

Si le gouvernement négocie exclusivement avec un participant, il conserve le droit de ne pas donner suite ou de faire une offre à n’importe quelle étape, moyennant un préavis adéquat.

1.6 Confidentialité des soumissions

Le gouvernement ne publiera et ne divulguera pas de renseignements concernant les propositions non sollicitées et les traitera comme des renseignements strictement confidentiels, sauf si :

1. la proposition est sélectionnée pour faire l’objet d’un approvisionnement, dans le cadre duquel les renseignements ne seront divulgués qu’aux fins nécessaires pour permettre un processus d’approvisionnement juste et efficace; ou
2. nous avons l’obligation de les divulguer par application d’une loi.

2. Critères des PNS

Chaque PNS sera évaluée en fonction des critères suivants :

1. 1. La proposition doit être une véritable « PNS »

   La proposition ne doit pas constituer une réponse à une demande de propositions existante, en cours ou annoncée dans le cadre d’un processus d’approvisionnement gouvernemental.

   Le gouvernement évaluera également s’il existe un autre moyen (par exemple, des programmes ou des subventions) mieux adapté pour donner suite à la proposition.

2. La proposition doit démontrer une valeur ou un avantage évident pour la population de l’Ontario

   Une proposition pourrait démontrer une valeur en procurant un avantage économique comme un flux de rentrées ou un paiement au gouvernement, bien qu’il ne soit pas nécessaire que l’avantage soit économique. Par exemple, une proposition pourrait démontrer une valeur par :

   • l’amélioration de l’accès d’une communauté aux services publics
   • l’offre d’une nouvelle ligne de transport en commun ou d’une nouvelle autoroute aux navetteurs
   • l’élaboration d’une solution pour améliorer la circulation des personnes et des marchandises ou réduire la congestion
   • l’amélioration de l’infrastructure utilisée par les premiers intervenants et le personnel d’urgence pour assurer la sécurité des Ontariens et des Ontariennes
   • l’élargissement de l’accès aux services à large bande ou aux services cellulaires
   • la réalisation du potentiel économique d’une région ou d’un secteur dont la croissance a été limitée par l’absence d’infrastructures
   • la prise en compte des besoins en matière de capacité dans le secteur de l’énergie
   • l’accroissement de l’offre de logements
3. La proposition doit porter sur le développement ou l’amélioration d’un bien d’infrastructure

   Le gouvernement n’examinera pas les PNS ne concernant pas l’infrastructure. Voir la section 1.2 des présentes lignes directrices pour obtenir de plus amples renseignements sur les types de propositions admissibles.

4. La proposition doit être compatible avec les priorités du gouvernement

   Le gouvernement dispose de ressources limitées. Lorsqu’il examine chaque PNS, le gouvernement doit s’assurer que l’utilisation de ces ressources est conforme à ses engagements et à ses priorités.

5. La proposition doit démontrer raisonnablement sa viabilité commerciale, financière et technique

   La viabilité commerciale, financière et technique de la proposition sera évaluée en fonction de plusieurs facteurs, notamment :

   • la viabilité de la transaction commerciale grâce à laquelle le projet serait construit et entretenu (y compris la question de savoir si la transaction susciterait un intérêt commercial suffisant)
   • la possibilité de financer la construction du projet (soit par des sources publiques de financement, soit par la mobilisation de capitaux privés)
   • la viabilité à long terme du projet sur le plan financier (de lui-même grâce à un flux de rentrées ou par une source publique de financement)
   • la question de savoir si la conception proposée du projet permet d’atteindre l’objectif
   • la question de savoir si le projet peut être réalisé dans les délais et le budget proposés

   Une analyse complète de ces facteurs peut ne pas être possible avant l’étape de la « proposition détaillée » (dont il est question à la section 3 ci-dessous), mais les participants doivent garder ces facteurs à l’esprit lorsqu’ils préparent leur soumission à l’étape de la « proposition initiale ».

6. Si un financement du gouvernement est nécessaire, la proposition doit démontrer l’optimisation des ressources en ce qui concerne l’investissement du gouvernement.

   Le gouvernement doit toujours s’assurer d’investir avec sagesse et efficacité l’argent des contribuables. Si une proposition nécessite le financement du gouvernement, l’évaluation de la proposition comprendra une évaluation de l’optimisation des ressources (c.-à-d. une évaluation de la mesure dans laquelle la proposition offre une valeur par rapport à son coût et ses risques pour le gouvernement).

   À l’appui de cette évaluation, la proposition devrait :

   • préciser les attentes à l’égard du gouvernement afin de faciliter la proposition (ce qui peut comprendre un soutien financier, des biens, des modifications législatives ou réglementaires ou d’autres formes de soutien)
   • démontrer qu’elle comprend un partage acceptable et optimal des coûts et des risques entre le gouvernement et le participant

3. Le processus

3.1 Aperçu – un processus en trois étapes

Le processus comporte trois étapes :

1. Proposition initiale
2. Proposition détaillée
3. Approvisionnement et transaction

Pour que les parties intéressées puissent soumettre une PNS, elles doivent remplir un formulaire d’admission sur le site Web du portail des PNS. Pour les conditions générales, y compris les droits et obligations des parties et le traitement de la propriété intellectuelle, veuillez consulter le document Conditions générales disponible sur le portail des PNS.

Le gouvernement se réserve le droit de s’adresser au marché, de mettre fin au processus d’examen de la proposition et de se retirer de toutes négociations exclusives en tout temps, notamment s’il détermine qu’une proposition ne répond pas aux critères au cours de l’une quelconque des étapes du processus.

3.2 Proposition initiale

L’étape de la proposition initiale permet à un participant de fournir au gouvernement un aperçu général, afin que celui-ci se fasse une idée préliminaire et détermine si la proposition justifie un examen plus approfondi selon le cadre des PNS. La proposition initiale doit être soumise électroniquement par l’intermédiaire du portail en ligne des PNS.

Les propositions de la phase initiale seront évaluées par le ministère de l’Infrastructure et tout autre ministère ou organisme compétent.

Le gouvernement n’est nullement tenu d’examiner, d’évaluer, d’accepter ou de rejeter une proposition, d’y répondre ou de correspondre avec le participant au sujet d’une proposition.

Le gouvernement évaluera la proposition en fonction des critères énoncés à la section 2 des présentes lignes directrices.

3.3 Proposition détaillée

Après un examen par les fonctionnaires, si le gouvernement a choisi une proposition pour passer à la deuxième étape de l’évaluation, le participant recevra un courriel indiquant les prochaines étapes du processus.

L’étape de la proposition détaillée comprend une évaluation poussée de la proposition, en particulier ses éléments commerciaux, financiers et techniques. Dans la plupart des cas, l’évaluation détaillée sera effectuée par Infrastructure Ontario, sous la supervision du ministère responsable du type de bien faisant l’objet de la proposition (par exemple, le ministère des Affaires municipales et du Logement dirigera l’évaluation d’une proposition liée à l’offre de logements).

Les renseignements supplémentaires requis à l’étape de la proposition détaillée peuvent varier, mais dans la plupart des cas, une analyse détaillée de sa rentabilisation sera nécessaire. Au cours de cette étape de l’évaluation, les participants doivent s’attendre à assister à des réunions avec des fonctionnaires pour discuter de la proposition.

En plus des critères énoncés à la section 2 des présentes lignes directrices (et d’autres critères jugés pertinents par le gouvernement), l’évaluation détaillée tiendra compte des éléments suivants :

1. Évaluation comparative de la valeur

   L’évaluation comparative de la valeur sera fondée sur le mérite de la proposition par rapport à d’autres options au moyen des démarches suivantes :

   • la détermination des problèmes que la proposition tente de résoudre par rapport aux exigences opérationnelles;
   • les considérations essentielles de la proposition;
   • l’analyse des différentes options par rapport à la proposition;
   • l’incidence sur les exigences opérationnelles si la proposition n’est pas retenue;
   • toute autre question jugée pertinente.
2. Caractère unique de la proposition

   L’évaluation du caractère unique est pertinente pour que le gouvernement comprenne la structure d’approvisionnement idéale pour la proposition si elle décidait d’aller de l’avant avec celle-ci.

   Le caractère unique se rapporte au fait que le participant possède des atouts stratégiques, des idées novatrices ou d’autres attributs uniques de sorte qu’il serait difficile ou impossible pour une autre partie d’exécuter le projet.

   Les questions suivantes peuvent être pertinentes pour l’évaluation du caractère unique :

   • La proposition peut-elle être facilement présentée par les concurrents?
   • Existe-t-il de véritables droits de propriété intellectuelle sans lesquels la proposition ne pourrait être mise en œuvre (par exemple, logiciels ou technologies)?
   • Le participant est-il propriétaire d’actifs stratégiques tels que des droits contractuels ou des biens immobiliers qui le placeraient dans une position unique ou exclusive pour atteindre les objectifs de la proposition, ce que les autres parties ne pourraient offrir?
   • Existe-t-il des arrangements financiers uniques qui appuient l’exécution du projet?
   • La proposition du participant comporte-t-elle d’autres éléments manifestement uniques ou des idées novatrices qui ne peuvent être présentés par une autre partie dans des délais acceptables?

3. Capacité et aptitudes du participant

   Habituellement, dans le cadre d’un marché concurrentiel, l’évaluation des qualifications d’un proposant pour la réalisation d’un projet se fait à l’étape de la demande de qualification.

   Si un participant au cadre des PNS souhaite participer à l’approvisionnement du projet qui fait l’objet de sa proposition, le gouvernement peut lui poser des questions initiales pour évaluer sa capacité à exécuter le projet.

3.4 Approvisionnement et transaction

Si le gouvernement décide d’aller de l’avant avec une proposition, il concevra la structure de transaction et d’approvisionnement qui convient le mieux à la réalisation du projet et à la protection de l’intérêt public.

Selon les évaluations effectuées à l’étape de la proposition initiale et à l’étape de la proposition détaillée, et sous réserve de la Directive en matière d’approvisionnement ou de la Directive en matière de biens immobiliers de la FPO, le gouvernement peut choisir l’un ou l’autre des processus de transaction suivants ou aucun d’entre eux :

1. Approvisionnement concurrentiel
2. Défi suisse/préavis d’adjudication de contrat (PAC)
3. Négociation de contrat exclusif
4. Autre

Toutefois, les participants doivent savoir que, sauf dans des circonstances exceptionnelles, le gouvernement s’efforcera de s’assurer que tout marché passé dans le cadre des PNS comporte une tension concurrentielle.

Approvisionnement concurrentiel

Il s’agit de la méthode d’approvisionnement par défaut et préférée aux termes de la Directive en matière d’approvisionnement de la FPO. L’approvisionnement concurrentiel est mené soit de façon concurrentielle ouverte, soit de façon concurrentielle sur invitation.

Le gouvernement peut tenir un mécanisme d’incitation approprié pour que le participant participe à un approvisionnement concurrentiel, tel que le passage à une préqualification au cours d’un processus d’approvisionnement concurrentiel en deux étapes. Le participant a le droit de retirer sa proposition au cours de cette étape. Toutefois, si le participant retire sa proposition, le gouvernement se réserve le droit d’effectuer un approvisionnement concurrentiel pour le concept de cette proposition s’il juge que cela sert mieux les intérêts provinciaux.

Défi suisse/préavis d’adjudication de contrat (PAC)

Le modèle de défi suisse est une solution de rechange au modèle traditionnel d’approvisionnement concurrentiel qui permet de maintenir un degré élevé de tension concurrentielle.

Dans un défi suisse, le gouvernement publie la proposition et invite des tiers à présenter une offre équivalente ou meilleure dans des délais définis.

Le gouvernement peut également choisir d’utiliser un PAC. Dans ce cas, le gouvernement publie publiquement un avis qui contient des renseignements sur la stratégie d’approvisionnement et le motif pour lequel un approvisionnement concurrentiel n’est pas mené, et qui demande un énoncé de capacités de la part de fournisseurs extérieurs. Les ministères examineront tous les énoncés de capacités reçus en réponse au PAC et utiliseront ces renseignements pour décider du processus d’approvisionnement.

Négociation de contrat exclusif

La négociation de contrat exclusif est une méthode d’approvisionnement non concurrentielle aux termes de laquelle le gouvernement négocie et conclut une transaction pour exécuter le projet exclusivement avec le participant qui a soumis la PNS dont il est question. Le gouvernement ne choisirait cette méthode d’approvisionnement que si le caractère unique de la proposition l’exige, que la proposition ne peut raisonnablement pas être exécutée d’une autre manière ou si cela est dans l’intérêt public.

Autre

Il peut y avoir des cas où le modèle d’approvisionnement approprié n’est pas mentionné dans la présente section. Dans tous les cas, et dans le cadre d’approvisionnement existant, le gouvernement cherchera à concevoir une structure de transaction et d’approvisionnement qui convient le mieux à l’exécution du projet et à la protection de l’intérêt public.