Reconnaissance des employeurs : lignes directrices pour présenter une demande visant à faire reconnaître votre entreprise par le directeur général de la prévention

Aperçu

Si vous avez un système de gestion de la santé et de la sécurité au travail (SGSST) accrédité, vous pourriez être en droit de demander la reconnaissance officielle par le directeur général de la prévention (DGP) du ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences.

Les organismes qui obtiennent la reconnaissance du DGP peuvent avoir droit aux incitatifs financiers offerts par la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (WSIB). Pour recevoir ces incitatifs, vous devez respecter des critères additionnels établis par la WSIB.

Ces lignes directrices ont été élaborées pour vous aider à remplir la demande de reconnaissance des employeurs.

Admissibilité

Pour recevoir la reconnaissance du DGP, votre organisme doit :

• avoir mis en œuvre un SGSST qui est conforme à une norme reconnue par le DGP ou qui a été accrédité par le DGP
• au cours des 12 mois qui ont précédé la présentation de sa demande, avoir été vérifié par un vérificateur principal inscrit et avoir corrigé à la satisfaction de ce dernier tout problème relevé durant la vérification, puis avoir obtenu la fermeture du dossier de vérification
• respecter tous les critères de reconnaissance des employeurs établis par le DGP

Il vous est vivement recommandé de vérifier les titres de compétences du vérificateur principal auprès de l’organisme d’agrément ou de gouvernance avant de retenir les services d’un vérificateur pour la tenue d’une vérification indépendante.

Comment demander la reconnaissance de l’employeur

1^re étape : télécharger la demande

Télécharger le formulaire de demande.

2^e étape : remplir le formulaire de demande

Remplir toutes les parties de la demande (en anglais ou en français) et signer tous les formulaires là où il faut. En signant la demande, vous attestez que tous les renseignements que vous avez fournis sont complets, exacts et véridiques.

Seules les demandes dûment remplies seront prises en considération. Le DGP n’accordera pas de reconnaissance conditionnelle.

Toute information, référence ou documentation fausse ou trompeuse entraînera le rejet de votre demande. L’employeur qui obtient la reconnaissance du DGP sur la base d’une déclaration fausse, trompeuse ou inexacte verra sa reconnaissance révoquée.

Comment remplir le formulaire.

3^e étape : Soumettre la demande

Remplissez toutes les parties du formulaire et signez là où il faut.

Vous devez soumettre votre demande sous format électronique. Vous pouvez l’envoyer de l’une des façons suivantes :

• par courriel à SOSE@ontario.ca;
• sur une clé USB, par courrier recommandé ou repérable, à l’adresse suivante :
  Direction de la formation et de la sensibilisation
  400, avenue University, 7^e étage
  Toronto (Ontario)
  M7A 1T7

Après l’envoi de votre demande

Une fois que vous aurez envoyé votre demande :

• le ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences vous informera de votre statut par courriel ou par la poste
• vous devez communiquer au ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences les changements, les renseignements supplémentaires et les références utiles. Tout changement apporté à votre demande peut retarder le traitement de celle-ci

Comment remplir le formulaire

Les renseignements que vous fournissez dans la demande sont recueillis en vertu du paragraphe 7.6.4 (1) de la Loi sur la santé et la sécurité au travail. La procédure d’évaluation de ces renseignements est autorisée en vertu du paragraphe 7.6.1 (1) de cette loi.

Ces renseignements sont strictement confidentiels et ne seront pas divulgués à des tiers ni utilisés à d’autres fins à moins d’une autorisation en vertu de la loi.

Partie A : Renseignements sur l’auteur de la demande

1. Renseignements sur l’auteur de la demande

Dans cette partie, vous devez fournir :

• vos coordonnées
• des précisions sur votre organisme et son SGSST

Numéro d’inscription de l’entreprise auprès de l’Agence de revenu du Canada

Le numéro d’inscription de l’entreprise est un numéro unique attribué à une entreprise par l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour simplifier et rationaliser les relations d'une entreprise avec le gouvernement fédéral, les gouvernements provinciaux et les administrations municipales. Votre numéro d’entreprise (NE) se trouve dans votre numéro de compte à 15 caractères de l’ARC (voir l’exemple ci‑dessous). Veuillez inscrire votre NE à neuf chiffres ou votre numéro de compte à 15 caractères de l’ARC dans votre demande.

• Exemple : numéro de compte de l’ARC : 123456789TR0001
  • Numéro d’entreprise : 123456789
  • Programme du gouvernement : TR
  • Numéro de référence ou de compte : 0001

L’Ontario utilise et recueille le numéro d’entreprise lorsqu’il interagit avec des entreprises dans la province.

Numéro de compte WSIB

Lorsque vous aurez obtenu la reconnaissance du DGP, vous pourriez avoir droit aux incitatifs financiers temporels offerts par la WSIB. Pour y avoir droit, vous devrez :

• fournir le ou les numéros de compte WSIB associés à votre SGSST
• donner votre consentement au ministère pour la transmission de ces renseignements à la WSIB

De plus, votre organisme devra remplir les critères établis par la WSIB.

Coordonnées de la personne-ressource désignée

La demande doit contenir les coordonnées d’une personne-ressource désignée qui :

• est employée par l’organisme
• exécute ses tâches dans le cadre du SGSST
• est au fait de la mise en œuvre et de la surveillance du SGSST, ainsi que de son amélioration continue

Détails concernant l’organisme et le SGSST

Dans cette partie, choisissez « norme sectorielle », « SGSST d’un organisme » ou « norme nationale ou internationale de système de gestion ». La demande changera en fonction de votre choix.  Remplissez toutes les rubriques qui apparaîtront.  Veuillez fournir :

• le nom de la norme ou le nom que votre organisme a choisi pour votre SGSST
• une brève description de votre organisme et de ce qu’il fait, y compris ses opérations, ses activités, son processus, ses produits, ainsi que ses biens ou services
• les codes du Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN) en fonction desquels votre organisme est classé et qui relèvent de la portée de votre SGSST
• le champ d’application du SGSST que vous avez élaboré et mis en œuvre (le champ d’application indiqué sur votre certificat officiel si vous avez mis en œuvre la norme ISO 45001 ou OHSAS 18001 ou, si vous n’avez pas de certificat, le champ d’application que le vérificateur indépendant a utilisé pour réaliser la vérification)
• le nombre total de travailleurs que compte votre organisme
• le nombre de travailleurs visés par le SGSST (ce nombre pourrait être le même que le nombre total si tous les travailleurs sont visés par le SGSST)
• le nombre moyen d’heures de travail par année pour les travailleurs visés par ce SGSST
• la date initiale de mise en œuvre du SGSST dans votre ou vos lieux de travail

Si vous présentez une demande concernant le SGSST d’un organisme particulier, vous devrez également fournir le numéro d’accréditation du DGP qui vous a été attribué lorsque votre SGSST a été accrédité.

2. Coordonnées d’une autre personne-ressource

Coordonnées d’une autre personne-ressource

Fournissez les coordonnées d’une personne que le ministère peut joindre s’il ne réussit pas à joindre la personne-ressource désignée. Cette personne doit être autorisée à agir au nom de votre organisme en ce qui concerne le SGSST.

Attestation

La personne-ressource désignée et son substitut doivent tous deux lire, comprendre et accepter cette déclaration avant de la signer.

Partie B : Renseignements concernant le vérificateur

Lisez l’information concernant les exigences et les critères de vérification, notamment les titres de compétences et les qualifications requises du vérificateur principal, dans les critères de reconnaissance des employeurs établis par le DGP. 

Coordonnées du vérificateur

Fournissez les renseignements concernant le vérificateur principal.

Si votre vérification a été réalisée par une équipe, vous devez uniquement fournir les coordonnées du vérificateur principal agréé et inscrit.

Renseignements concernant l’inscription

Cette partie sert à vérifier que le vérificateur principal possède les titres de compétences requis et que son inscription auprès d’un organisme d’agrément ou de gouvernance reconnu par le DGP est en règle. Si nous ne sommes pas en mesure de confirmer les titres de compétences et les qualifications du vérificateur principal, la vérification ne sera pas considérée comme valide et la demande ne sera pas traitée.

Fournissez des informations valides sur ce qui suit :

• le numéro d’inscription ou d’identifiant unique du vérificateur principal 
• le nom et les coordonnées de l’organisme d’agrément ou de gouvernance auprès duquel le vérificateur principal est inscrit

Preuve d’inscription du vérificateur

Les vérificateurs principaux inscrits détiennent généralement un certificat d’inscription portant leur nom, leur numéro d’inscription ou d’identifiant unique et le nom de leur organisme d’agrément ou de gouvernance. 

Si le vérificateur principal est incapable de fournir ce certificat, il peut fournir un autre document officiel contenant les mêmes renseignements. Ceci nous permet de vérifier les titres de compétences et les qualifications du vérificateur principal et de nous assurer que son inscription auprès de l’organisme de gouvernance est en règle.

Si le certificat (ou autre document) fourni par le vérificateur principal n’est pas valide ou s’avère frauduleux, votre demande ne sera pas traitée.

Partie C : Attestation et preuves

1. Attestation

Les attestations sont utilisées dans le cadre du processus de demande de reconnaissance des employeurs pour confirmer, vérifier et prouver que les critères ont été remplis.

Si vous ne remplissez pas cette partie, nous ne pourrons pas accepter votre demande et le processus d’examen sera retardé.

2. Accréditation

Signez et datez le formulaire et cochez la case de l’énoncé par lequel vous affirmez être signataire autorisé pour votre organisme. Sans cette affirmation, la demande ne sera pas traitée.

Sauvegarde de la demande et des documents à l’appui

Assurez-vous de conserver les versions originales pour vos dossiers.

Lorsque vous sauvegardez les documents à joindre à votre demande, utilisez les protocoles suivants pour nommer vos documents. 

Nous joindre

Vous pouvez joindre le Bureau de la prévention :

• Par téléphone : 1 877 202-0008 (sans frais)
• Par la poste :
  Ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences
  Direction de la formation et de la sensibilisation
  400, avenue University, 7^e étage
  Toronto (Ontario)
  M7A 1T7