1.1 Un système judiciaire accessible et transparent

Le système judiciaire de l’Ontario est fondé sur les principes fondamentaux de l’accessibilité et de la transparence. En général, la plupart des documents judiciaires sont accessibles au public, à moins qu’une disposition législative, qu’une règle de common law ou qu’une ordonnance d’un tribunal en limite l’accès.

Selon la Cour suprême du Canada, les tribunaux ont le pouvoir de surveiller et de protéger leurs dossiers, et de ce fait, ce sont eux qui régissent l’accès public à l’information. La Division des services aux tribunaux du ministère du Procureur général est donc responsable de la tenue et de la conservation des dossiers et des documents judiciaires, à l’exception de ceux sur les infractions provinciales, lesquels sont administrés par des partenaires municipaux en vertu d’un accord de transfert. La Division adopte également des politiques sur la tenue et la conservation des dossiers et des documents judiciaires en conformité avec la législation applicable et sous l’autorité de la magistrature.

1.2 Compétence de la magistrature

Chaque tribunal a compétence sur ses propres dossiers, et toutes les politiques relatives à l’accès aux documents, aux dossiers et aux pièces du tribunal sont chapeautées par la magistrature. Cependant, sauf dans les circonstances particulières décrites dans le présent guide, les lois et les règlements (y compris les règles de procédures), la jurisprudence et les consultations avec la magistrature font en sorte que le public a accès à un grand nombre de documents. Quant aux pièces, il faut obtenir le consentement du juge pour y accéder (voir la section « 6. Accès public aux pièces »).

1.3 Délais de l’accès public à l’information

Le respect des délais est essentiel pour garantir l’accès aux dossiers et aux documents judiciaires. Plusieurs facteurs peuvent avoir une incidence sur la capacité des employés des tribunaux à faciliter l’accès rapide à l’information. Les calendriers de conservation de la Division des services aux tribunaux précisent les exigences pour la conservation des dossiers sur place ou à l’extérieur. Ils indiquent également à quel moment les dossiers peuvent être détruits ou entreposés par les Archives publiques de l’Ontario. Par exemple, les registres peuvent être détruits trois ans après la fin de l’audience.

Lorsqu’il n’est pas possible de conserver beaucoup de documents sur place, il arrive que des dossiers soient transférés ailleurs avant la date prévue aux calendriers de conservation. Le délai pour accéder aux dossiers et aux documents conservés à l’extérieur sera nécessairement plus long que pour ceux qui se trouvent dans les murs du palais de justice.

De plus, les premières responsabilités du personnel des tribunaux sont de s’assurer que :

  • les affaires portées devant un tribunal ont bien lieu;
  • les besoins des parties, des témoins, des interprètes et des jurés sont comblés;
  • les directives du juge sont appliquées.

Sous réserve de ces priorités, le personnel doit faciliter l’accès le plus rapide et efficace possible aux dossiers et aux documents judiciaires.

1.4 Communications téléphoniques

Toute information conservée dans les dossiers d’un tribunal qui est gratuitement accessible au public peut être transmise par téléphone.

Il est possible d’accéder gratuitement à bon nombre des dossiers judiciaires de la Cour de justice de l’Ontario et de la Cour supérieure de justice. Pour en savoir plus sur les frais d’accès à l’information, consulter la section « 7 Frais rattachés à l’accès public aux documents judiciaires ».

1.5 Procédure visant à garantir l’accès public à l’information

Étant donné qu’un dossier judiciaire peut contenir des documents auxquels le public n’a pas accès, le personnel des tribunaux doit s’assurer que seuls les documents accessibles au public sont fournis aux membres du public.

Dans les affaires de droit civil ou de droit de la famille, la Division des services aux tribunaux exige l’emploi de pochettes postales, dans lesquelles sont conservés les documents dont l’accessibilité au public est limitée. Le personnel des tribunaux doit retirer la pochette du dossier avant de fournir celui-ci à un membre du public. Pour en savoir plus, consulter la section intitulée « 3.7 Autres documents relatifs à une procédure civile ».

1.6 Copies et photos des documents

Le personnel des tribunaux peut fournir une copie de tout document conservé dans les dossiers judiciaires, sous réserve des conditions suivantes :

  • La personne qui a fait la demande a le droit de consulter le document en question.
  • Le document peut être photocopié.
  • La personne qui a fait la demande s’acquitte des frais applicables de photocopie.

Les membres du public peuvent se faire gratuitement une copie des documents conservés dans un dossier judiciaire à l’aide de leur propre caméra ou autre appareil électronique, s’ils sont autorisés à consulter le document en question. Seulement le contenu du dossier judiciaire peut être photographié, et les photos doivent être prises dans le local administratif. Pour en savoir plus sur l’utilisation de caméras et de dispositifs d’enregistrement, voir la section « 1.7 Utilisation de caméras, de dispositifs enregistreurs et d’autres appareils électroniques dans la salle d’audience ».

Les membres du public peuvent obtenir une copie d’un enregistrement numérique d’une audience dans les cas suivants :

  • Ils ont le droit d’obtenir une copie de l’enregistrement.
  • Une directive judiciaire a été obtenue.
  • Ils s’acquittent des frais de copie exigibles.

1.7 Utilisation de caméras, de dispositifs enregistreurs et d’autres appareils électroniques dans la salle d’audience

Aucune caméra (y compris les caméras intégrées à des téléphones cellulaires) ni aucun dispositif d’enregistrement vidéo ne peuvent être utilisés dans une salle d’audience sans l’autorisation du juge qui préside (article 136 de la Loi sur les tribunaux judiciaires). Il est également interdit de prendre en photo une personne présente dans la salle d’audience.

Pour en savoir plus sur l’utilisation d’appareils de communication électronique lors d’une audience, consulter le site Web de la Cour de justice de l’Ontario et celui de la Cour supérieure de justice.