Les données n’ayant pas à être protégées pour les motifs expliqués ci-dessus doivent être publiées conformément aux principes énoncés à la section 4.0 de la Directive sur les données ouvertes.

Le Bureau pour un gouvernement ouvert a élaboré un processus d’évaluation des risques et de publication des données (décrit ci-dessous) à l’intention des ministères. Les organismes du gouvernement de l’Ontario doivent considérer les exigences ministérielles comme un exemple de pratique exemplaire et s’en servir comme guide pour élaborer leur propre processus de publication interne. À titre d’étape finale supplémentaire dans la publication, les organismes du gouvernement de l’Ontario doivent signaler au ministère dont ils relèvent la publication de données.

Un aperçu du processus ainsi que des rôles et responsabilités s’y rapportant figure à l’annexe 2.

Étape 1 : Identification, description et mise en priorité des données

Dès qu’un ensemble de données est identifié, il faut le décrire puis l’ajouter au répertoire de données, assorti du statut « En cours d’examen ». Dans de rares cas, le gouvernement ne peut admettre l’existence de certaines données, lesquelles ne doivent pas faire partie du répertoire.

L’équipe du BGO est disponible pour examiner les formulaires de description des ensembles de données en version provisoire, avant que ceux-ci soient envoyés à la traduction, de façon à donner des conseils à propos de la rédaction avec clarté et simplicité pour favoriser l’uniformité avec l’ensemble du catalogue.

Les organisations qui se servent de leur répertoire comme guide devraient normalement canaliser leurs efforts et diffuser en priorité les ensembles de données ayant une grande valeur.

Il existe plusieurs facteurs qui peuvent vous aider à déterminer les données pour lesquelles la diffusion doit être mise en priorité :

  • Données ayant une grande valeur :

    Ce sont des données fréquemment demandées par le public, ou qui sont recueillies ou produites à l’appui des priorités du gouvernement, exigées en vertu de lois, également publiées par d’autres administrations, ou désignées comme des données ayant une grande valeur par des organisations internationales réputées, comme le Partenariat pour un Gouvernement ouvert ou l’Open Knowledge Foundation. Voir l’annexe D de la Directive sur les données ouvertes.

  • Participation et rétroaction du public :

    Ces données sont considérées comme ayant un intérêt élevé ou une grande valeur si elles font l’objet d’un grand nombre de recherches dans les sites Web publics, d’utilisations sur les pages Web connexes (p. ex., ensembles de données ou information de même nature), de demandes d’accès à l’information ou de demandes par courriel ou par courrier. En collaboration avec l’équipe Web, l’unité de la correspondance, les centres d’appels, les secteurs de programmes ou les coordonnateurs de l’AIPVP, déterminez les données auxquelles le public souhaite avoir accès.

  • Transparence et responsabilisation :

    Les données qui rehaussent la transparence et la responsabilisation, tout particulièrement les données qui servent à mettre en place l’évaluation des lois, des règlements, des politiques, des programmes et des services, ou les données relatives à la gestion des biens, aux contrats d’approvisionnement et à l’information financière auditée (p. ex., les comptes publics) sont considérées comme ayant une grande valeur.

  • Évaluation des politiques :

    Les données diffusées qui servent à l’évaluation, par des intervenants internes et externes de l’exécution des politiques, programmes ou services, peuvent être considérées comme ayant une grande valeur. Toutefois, pour qu’elles soient utiles, ces données doivent être diffusées fréquemment et en temps voulu pour appuyer une évaluation efficace.

  • Priorité du gouvernement :

    Les données qui cadrent avec des initiatives nouvelles ou importantes sont considérées comme ayant une grande valeur.

  • Efficacité des programmes :

    Les données qui peuvent contribuer à rehausser l’exécution des programmes et services sont considérées comme ayant une grande valeur. Pour déterminer si les données ont une grande valeur aux yeux d’autrui, examinez les demandes de données entre organismes ou ministères (p. ex., l’Instrument de mesure du développement de la petite enfance).

  • Coût ou rendement des investissements :

    Les ministères et organismes du gouvernement de l’Ontario souhaiteront peut-être mettre en priorité les données dont le coût de diffusion est moindre, comme les données déjà publiées ou recueillies dans un format lisible par machine et dont la préparation, de ce fait, exige moins de temps et de ressources.

    Parallèlement, les données dont le rendement des investissements est élevé, comme les données qui peuvent permettre de diminuer le nombre de demandes d’accès à l’information, de créer des programmes d’une efficacité accrue, grâce à la recherche, ou dont l’incidence est favorable sur les plans économique ou social, devraient aussi faire l’objet d’une mise en priorité quant à leur diffusion.

Compte tenu des critères de mise en priorité susmentionnés, les organisations doivent élaborer un plan, y compris un échéancier, de publication des ensembles de données n’ayant pas à être protégées aux termes de la Directive sur les données ouvertes.

De plus, la Loi pour des services simplifiés, accélérés et améliorés habilite le directeur du numérique et des données à recenser les données de grande valeur et à exiger la communication de ces données.

Étape 2 : Évaluation des données

Afin de déterminer s’il y a lieu de donner accès aux données, celles-ci doivent faire l’objet d’une évaluation avant leur publication en ce qui touche :

  • les enjeux d’ordre juridique, de sécurité, de confidentialité, de protection de la vie privée ou de sensibilité sur le plan commercial;
  • la gestion des enjeux.

Les ministères sont chargés de diriger l’évaluation de leurs ensembles de données respectifs. En ce qui touche les données organisationnelles financières, le BGO collaborera avec les consignataires des données à l’évaluation de ces données.

Avant la publication des ensembles de données qui contiennent des données anonymisées, il convient d’évaluer ceux-ci dans le contexte des données existantes pour gérer le risque d’identification par la mise en lien avec des ensembles de données qui sont déjà dans le catalogue, ou d’autres ensembles de données semblables qui sont déjà rendus publics.

La liste détaillée des équipes qui peuvent intervenir dans les évaluations de même que le mode d’évaluation des données figurant dans le site intranet de l’Initiative pour un gouvernement ouvert. Voici un aperçu des rôles qui pourraient intervenir dans le processus d’évaluation des risques.

Responsable de l’Initiative pour un gouvernement ouvert

Le responsable ministériel de l’Initiative pour un gouvernement ouvert doit :

  • constituer une équipe d’évaluation pour son propre ministère;
  • tenir des réunions d’équipe chaque fois qu’il faut évaluer des ensembles de données, puis fixer les échéances;
  • consigner les résultats obtenus.

Responsable des politiques et des programmes

Le responsable ministériel des politiques et des programmes (p. ex., le coordonnateur ou le consignataire des données) doit tenir compte du contenu de l’ensemble des données ainsi que des enjeux liés à la qualité des données, consigner le tout, puis mettre à jour l’échéancier de diffusion.

Voici les prises en compte à l’étape de l’évaluation des données :

  • si les données peuvent être interprétées par d’autres personnes;
  • si les données peuvent servir à ajouter de la valeur;
  • les limites de l’ensemble de données;
  • les données semblables diffusées par d’autres administrations;
  • la nécessité et l’importance de l’ensemble de données, facteurs qui peuvent déterminer le potentiel de l’incidence économique ou sociale de l’ensemble de données.

Direction des services juridiques

Les représentants des services peuvent donner des conseils à propos des enjeux juridiques relatifs aux données.

Équipe de protection de la vie

Les coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée sont capables d’évaluer si les ensembles de données contiennent des renseignements personnels ou confidentiels. Ils sont également en mesure de préciser si les données font l’objet de demandes d’accès à l’information.

Si les données contiennent des renseignements personnels, l’équipe doit demander la censure, l’anonymisation ou la non-publication des données.

Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario a publié des lignes directrices sur l’anonymisation des données structurées (en anglais seulement). Ces lignes directrices présentent aux organisations les concepts et les techniques de base de l’anonymisation, décrivent les enjeux clés à envisager dans l’anonymisation des renseignements personnels sous forme de données structurées, puis révèlent un processus graduel que les organisations peuvent suivre pour supprimer les renseignements personnels dans les ensembles de données.

Groupement TI

Le groupement TI ou la direction de l’analytique d’un ministère peut évaluer la qualité et l’accessibilité des données, puis proposer également des façons d’extraire l’ensemble de données dans un format lisible par machine.

Direction des communications

La Direction des communications peut contribuer à discerner les difficultés et les possibilités éventuelles en lien avec la diffusion des ensembles de données. Elle peut prodiguer des conseils lorsque des plans de gestion des difficultés se révèlent nécessaires et contribuer à l’élaboration de plans opportuns.

Coordonnateurs des services en français

Les données brutes dans le catalogue sont affichées dans la langue dans laquelle elles ont été créées, mais les coordonnateurs des services en français peuvent être consultés pour faire en sorte que les exigences linguistiques, en vertu de la Loi sur les services en français, soient respectées. Ils peuvent également donner des conseils quant aux ensembles de données qu’il faut traduire vers le français.

Étape 3 : Préparation des données et des métadonnées

Voici les étapes à suivre pour préparer les données en vue de leur publication :

  1. Sur recommandation de la Direction des communications, rédigez un plan de gestion des difficultés.
  2. Convertissez les données en format ouvert avec l’aide du groupement TI, si nécessaire. Faites en sorte que les exigences techniques particulières soient respectées et que les données figurent dans un format lisible à la machine.
  3. Mettez à jour la description des données et les métadonnées, si nécessaire. Passez en revue les exigences obligatoires à l’aide de la liste de vérification.
  4. Consultez le Gouvernement ouvert afin d’obtenir des conseils au sujet des mises à jour des métadonnées. Il est recommandé, dans la mesure du possible, de communiquer une version provisoire des données lorsque vous cherchez à obtenir une orientation au sujet des formats ouverts.
  5. Traduisez les documents, dont les mises à jour des métadonnées et le dictionnaire des données, pour le Catalogue de données. Par souci de clarté :
    • les fichiers de données sont publiés dans le catalogue dans la langue dans laquelle ils ont été recueillis. Ils ne sont pas à traduire;
    • la description des ensembles de données, les métadonnées de même que la documentation technique ou les dictionnaires de données connexes sont à traduire. Il s’agit de documents distincts qui seront connexes aux ensembles de données. Les documents distincts qui sont connexes à un ensemble de données doivent également être conformes aux exigences de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario;
    • le ministère ou le secteur de programme en cause est chargé de faire traduire les documents et d’en assumer les coûts.
  6. Les fichiers de données non formatés qui sont structurés selon l’espace qu’ils occuperont dans la base de données satisfont aux exigences d’accessibilité. Les tableaux formatés doivent remplir les conditions d’accessibilité dans Excel (p. ex., aucune cellule fusionnée, aucun texte de remplacement, des colonnes et feuilles comportant des titres adéquats, etc.).
  7. Dans les cas « à diffusion restreinte », il faut évaluer la clarté de la justification puis la faire traduire dans le contexte des métadonnées.

Étape 4 : Examen de l’évaluation

Avant de déterminer s’il s’agit de données ouvertes ou à diffusion restreinte, le directeur de programme responsable doit examiner les recommandations de l’équipe d’évaluation. Cet examen portera sur les éléments clés suivants :

  • il y aura confirmation du niveau d’accès aux données qui seront « ouvertes » ou « à diffusion restreinte »;
  • si elles sont à « diffusion restreinte », la justification de non-diffusion sera examinée par souci de clarté;
  • les préparations des fichiers pour protéger l’identité ou atténuer d’autres risques font l’objet d’un examen et d’une confirmation, le cas échéant;
  • si nécessaire, le sous-ministre adjoint ou le délégataire examine le plan de gestion des enjeux connexes pour confirmer l’à-propos du traitement des messages et de la stratégie d’atténuation.

Chaque ensemble de données est unique et nécessitera une évaluation sous de nombreux angles afin que les risques éventuels soient atténués. Le directeur ou le délégataire peut demander la participation d’équipes supplémentaires afin d’examiner les recommandations de l’équipe d’évaluation en fonction de la nature de l’ensemble de données.

Si les données sont déjà rendues publiques à l’extérieur du catalogue, il n’est pas nécessaire d’ajouter d’autres approbations au catalogue. Il suffit de créer ou de mettre à jour des métadonnées en fonction des besoins : il convient de consulter l’équipe des services juridiques en vue d’une mise à jour de l’octroi actuel de licence pour en arriver à une licence ouverte, dans la mesure du possible.

Étape 5 : Présentation des données et des métadonnées en vue de leur publication

Une fois examinée la recommandation de l’équipe d’évaluation, le dossier de présentation est prêt en vue de l’envoi au Bureau pour un gouvernement ouvert.

Le dossier de présentation au Bureau pour un gouvernement ouvert doit comporter ce qui suit :

  • ou bien le fichier de données, ou bien un hyperlien menant au fichier de données, ou bien la documentation requise pour accéder directement à une base de données, ou bien la justification de non-diffusion;
  • le formulaire de description des données mises à jour;
  • les pièces justificatives attestant que l’évaluation a été examinée par le directeur de programme;
  • si nécessaire, un plan de gestion des enjeux examiné par le bureau du sous-ministre adjoint.

Avant la mise à jour de l’ensemble de données vers la catégorie « ouverte » ou « à diffusion restreinte », le Bureau pour un gouvernement ouvert devra :

  1. évaluer les données et vérifier la conformité avec la directive et le guide;
  2. communiquer les plans de gestion des enjeux connexes à l’équipe de communication stratégique afin que le plan d’atténuation concorde avec les grandes stratégies de gestion des enjeux.

Le Bureau pour un gouvernement ouvert collaborera avec les équipes compétentes à la publication de données et à la mise à jour des métadonnées dans le Catalogue de données sur www.Ontario.ca.

Une fois la publication achevée, le Bureau pour un gouvernement ouvert fera parvenir les hyperliens pertinents au ministère.

À la suite de la publication, les ministères doivent collaborer avec leur direction des communications et le Bureau du Conseil des ministres pour :

  • la promotion dans les médias sociaux et les médias traditionnels en français et en anglais (p. ex., l’insertion des hyperliens dans les communiqués);
  • le signalement aux collègues du ministère et de la fonction publique de l’Ontario (FPO) de la publication d’un nouvel ensemble de données ouvertes;
  • la mobilisation des partenaires.

Consultez le guide de l’Open Knowledge Foundation pour obtenir d’autres idées sur les étapes possibles à suivre.