Règl. de l'Ont. 463/97 : RÉUNIONS ÉLECTRONIQUES ET PRÉSENCE AUX RÉUNIONS

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Loi sur l’éducation

RÈGLEMENT de l’ontario 463/97

RÉUNIONS ÉLECTRONIQUES et présence aux réunions

Période de codification : du 29 juillet 2024 à la date à laquelle Lois-en-ligne est à jour.

Dernière modification : 313/24.

Historique législatif : 234/04, 268/06, 293/18, 42/20, 232/20, 632/20 (modifié par 416/21), 416/21, 313/24.

Le texte suivant est la version française d’un règlement bilingue.

SOMMAIRE

 

Membre réputé présent

1. Sous réserve des conditions ou restrictions que prévoit la Loi ou le présent règlement, le membre d’un conseil qui participe à une réunion par des moyens électroniques conformément au présent règlement est réputé présent à la réunion pour l’application de toute loi.  Règl. de l’Ont. 463/97, art. 1; Règl. de l’Ont. 234/04, art. 1; Règl. de l’Ont. 313/24, art. 1.

Politique : réunions tenues par des moyens électroniques

2. (1) Chaque conseil élabore et met en oeuvre une politique prévoyant l’emploi de moyens électroniques pour la tenue de ses réunions et de celles de ses comités, y compris un comité plénier.  Règl. de l’Ont. 463/97, par. 2 (1); Règl. de l’Ont. 234/04, art. 2.

(2) La politique est conforme au présent règlement et à toute politique établie et ligne directrice donnée par le ministre en vertu de la disposition 3.6 du paragraphe 8 (1) de la Loi.  Règl. de l’Ont. 463/97, par. 2 (2).

Fourniture de moyens électroniques

3. (1) La politique prévoit ce qui suit :

1.  Le conseil fournit au membre ou à l’élève conseiller qui le lui demande les moyens électroniques nécessaires pour participer à une ou plusieurs de ses réunions ou de celles de ses comités, y compris un comité plénier.

2.  Les moyens électroniques qu’exige la disposition 1 permettent à toutes les personnes participant à la réunion de communiquer entre elles de façon simultanée et instantanée».

3.  Les moyens électroniques sont fournis de façon que les règles régissant les conflits d’intérêts des membres soient observées.  Règl. de l’Ont. 463/97, par. 3 (1); Règl. de l’Ont. 268/06, par. 1 (1) et (2); Règl. de l’Ont. 313/24, par. 2 (1).

(2) La politique fait en sorte que les élèves conseillers qui participent à une réunion par des moyens électroniques ne participent à aucune instance qui se tient à huis clos en vertu de l’alinéa 207 (2) b) de la Loi.  Règl. de l’Ont. 268/06, par. 1 (3).

(3) La politique fait en sorte que des processus appropriés soient mis en place pour assurer la sécurité et la confidentialité de toute instance qui se tient à huis clos conformément à la Loi. Règl. de l’Ont. 293/18, art. 1.

(4) Malgré la disposition 1 du paragraphe (1), la politique comprend des dispositions qui permettent au conseil de refuser de fournir à un membre les moyens électroniques nécessaires pour participer à une de ses réunions ou à une réunion d’un comité plénier ou d’un autre comité du conseil, à moins que le membre ait l’approbation visée au paragraphe 7 (5) ou que cela soit nécessaire pour assurer le respect de l’article 6 ou du paragraphe 7 (8). Règl. de l’Ont. 313/24, par. 2 (2).

Remarque : Le 1^er septembre 2025, le paragraphe 3 (4) du Règlement est modifié par suppression de «ou du paragraphe 7 (8)» à la fin du paragraphe. (Voir : Règl. de l’Ont. 313/24, par. 2 (3))

Idem : réunions publiques

4. (1) Le paragraphe (2) s’applique à l’égard des réunions du conseil ou de celles de ses comités, y compris un comité plénier, qui sont publiques.  Règl. de l’Ont. 463/97, par. 4 (1).

(2) La politique prévoit ce qui suit :

1.  Le conseil fournit aux membres du public les moyens électroniques nécessaires pour participer aux réunions et prévoit l’étendue de leur participation par voie électronique, ainsi que le mode de cette participation.

2.  Les moyens électroniques exigés par la disposition 1 permettent à toutes les personnes participant à la réunion de communiquer entre elles de façon simultanée et instantanée.

3.  La politique fait en sorte que les membres du public qui participent à une réunion par des moyens électroniques ne participent à aucune instance qui se tient à huis clos conformément à la Loi. Règl. de l’Ont. 632/20, art. 1; Règl. de l’Ont. 313/24, art. 3.

(3) Abrogé : Règl. de l’Ont. 632/20, art. 1.

Obligation de tenir des réunions publiques

5. (1) Le conseil veille à ce que la salle de réunion du conseil ou d’un de ses comités, selon le cas, soit ouverte de façon à permettre aux membres du public d’assister en personne à chaque réunion ordinaire du conseil ou du comité en question. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

(2) Pour l’application du paragraphe (1), la salle de réunion d’un comité plénier du conseil est la salle de réunion du conseil. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

(3) Le paragraphe (1) ne s’applique pas si la réunion se tient à huis clos conformément à la Loi. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

Présence des membres aux réunions de comité

6. (1) La politique exige que le président d’un comité du conseil ou la personne qu’il désigne soit physiquement présent dans la salle de réunion à chaque réunion ordinaire du comité du conseil, à l’exception des comités pléniers. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

Remarque : Le 1^er septembre 2025, le paragraphe 6 (1) du Règlement est modifié par remplacement de «La politique exige que le président du comité ou la personne qu’il désigne soit» par «Le président du comité ou la personne qu’il désigne est». (Voir : Règl. de l’Ont. 313/24, par. 5 (1))

(2) Malgré le paragraphe (1), la politique peut prévoir que le président du comité ou la personne qu’il désigne peut participer à une réunion du comité du conseil par des moyens électroniques si un autre membre du comité, qui est aussi un membre du conseil, est physiquement présent dans la salle de réunion. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

Remarque : Le 1^er septembre 2025, le paragraphe 6 (2) du Règlement est modifié par suppression de «la politique peut prévoir que». (Voir : Règl. de l’Ont. 313/24, par. 5 (2))

Présence des membres aux réunions de conseil

7. (1) La politique exige que tous les membres du conseil soient physiquement présents dans la salle de réunion du conseil à chaque réunion ordinaire du conseil et à chaque réunion ordinaire d’un comité plénier. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

Remarque : Le 1^er septembre 2025, le paragraphe 7 (1) du Règlement est modifié par remplacement de «La politique exige que tous les membres du conseil soient» par «Tous les membres du conseil sont» au début du paragraphe. (Voir : Règl. de l’Ont. 313/24, par. 6 (1))

(2) Malgré le paragraphe (1), la politique peut prévoir qu’un membre du conseil peut participer à une réunion visée à ce paragraphe par des moyens électroniques au lieu d’être physiquement présent si le membre reçoit l’approbation écrite visée au paragraphe (5) avant le début de la réunion. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

Remarque : Le 1^er septembre 2025, le paragraphe 7 (2) du Règlement est modifié par remplacement de «la politique peut prévoir qu’un membre du conseil peut» par «un membre du conseil peut». (Voir : Règl. de l’Ont. 313/24, par. 6 (2))

(3) Si un membre du conseil propose de participer par des moyens électroniques à une réunion visée au paragraphe (1), il soumet une demande écrite motivée au président du conseil avant le début de la réunion. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

(4) Si le membre du conseil qui soumet une demande en application du paragraphe (3) est le président du conseil, le président transmet la demande motivée au vice-président du conseil ou, si le conseil n’a pas de vice-président, à un autre membre du conseil. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

(5) Le président, le vice-président ou un autre membre du conseil, selon le cas, peut approuver une demande s’il est convaincu qu’une ou plusieurs des circonstances suivantes existent :

1.  Le lieu de résidence principal du membre situé dans le territoire de compétence du conseil se trouve à 125 kilomètres ou plus de l’endroit où se tient la réunion.

2.  Les conditions météorologiques empêchent le membre de se rendre de façon sécuritaire à l’endroit où se tient la réunion.

3.  Le membre ne peut pas être physiquement présent à la réunion en raison d’un problème de santé.

4.  Le membre a un handicap qui rend difficile de se présenter physiquement à la réunion.

5.  Le membre ne peut pas être physiquement présent à la réunion en raison de responsabilités familiales à l’égard de l’une ou l’autre des personnes suivantes :

i.  le conjoint du membre,

ii.  un parent ou un parent par alliance du membre ou de son conjoint ou un parent de famille d’accueil de l’un ou l’autre,

iii.  un enfant, un enfant par alliance, un enfant placé en famille d’accueil ou un enfant sous tutelle du membre ou de son conjoint,

iv.  un membre de la famille du membre qui dépend de ses soins ou de son aide,

v.  une personne qui dépend des soins ou de l’aide du membre et qui le considère comme un membre de sa famille. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

(6) Le président ne doit pas approuver une demande en vertu du paragraphe (5) si l’approbation de la demande ferait en sorte qu’il y ait moins d’un membre du conseil physiquement présent dans la salle de réunion, outre le président du conseil ou la personne qu’il désigne. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

(7) Ni le vice-président ni un autre membre du conseil ne doit approuver une demande en vertu du paragraphe (5) à moins que la personne désignée par le président soit présente dans la salle de réunion. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

(8) La politique visée au paragraphe (2), s’il y en a une, doit prévoir ce qui suit :

a)  le président ou la personne qu’il désigne doit être physiquement présent dans la salle de réunion du conseil à au moins la moitié des réunions du conseil au cours de chaque période de 12 mois commençant le 15 novembre 2022;

b)  sous réserve du paragraphe (9), les membres d’un conseil doivent être physiquement présents dans la salle de réunion lors d’au moins trois réunions ordinaires du conseil au cours de chaque période de 12 mois commençant le 15 novembre 2022. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

Remarque : Le 1^er septembre 2025, le paragraphe 7 (8) du Règlement est abrogé. (Voir : Règl. de l’Ont. 313/24, par. 6 (3))

(9) S’il est élu ou nommé pour combler une vacance le 15 novembre 2022 ou par la suite, le membre d’un conseil doit être physiquement présent dans la salle de réunion du conseil lors d’au moins une réunion ordinaire du conseil au cours de chaque intervalle de quatre mois civils complets qui survient pendant la période qui commence le jour de son élection ou de sa nomination et se termine le 14 novembre suivant. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

Remarque : Le 1^er septembre 2025, le paragraphe 7 (9) du Règlement est abrogé. (Voir : Règl. de l’Ont. 313/24, par. 6 (3))

(10) Le paragraphe (9) ne s’applique pas durant une période visée à ce paragraphe si, au cours de la période, toutes les écoles du conseil sont fermées conformément à un arrêté, à une directive ou un ordre, ou à un décret visé au paragraphe 10 (1). Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

Remarque : Le 1^er septembre 2025, le paragraphe 7 (10) du Règlement est abrogé. (Voir : Règl. de l’Ont. 313/24, par. 6 (3))

Présence du directeur de l’éducation aux réunions de conseil et aux réunions de comité

8. La politique exige que le directeur de l’éducation du conseil ou la personne qu’il désigne soit physiquement présent dans la salle de réunion à chaque réunion du conseil et à chaque réunion d’un comité du conseil, y compris un comité plénier. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

Remarque : Le 1^er septembre 2025, l’article 8 du Règlement est modifié par remplacement de «La politique exige que le directeur de l’éducation du conseil ou la personne qu’il désigne soit» par «Le directeur de l’éducation du conseil ou la personne qu’il désigne est» au début de l’article. (Voir : Règl. de l’Ont. 313/24, art. 7)

Pas de non-respect : art. 228 de la Loi

9. Il est entendu que le fait de ne pas être physiquement présent contrairement à ce qu’exige la politique visée au paragraphe 7 (8) ne constitue pas un non-respect pour l’application de l’alinéa 228 (1) e) de la Loi. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

Remarque : Le 1^er septembre 2025, l’article 9 du Règlement est abrogé et remplacé par ce qui suit : (Voir : Règl. de l’Ont. 313/24, art. 8)

Fermetures d’écoles

9. (1) À compter du 1^er septembre 2025, les exigences prévues aux articles 6, 7 et 8 voulant que les membres soient physiquement présents aux réunions, et l’exigence prévue à l’article 5 ne s’appliquent pas durant la période prévue au paragraphe (2) du présent article si toutes les écoles du conseil sont fermées conformément à, selon le cas :

a)  un arrêté pris par le ministre en vertu du paragraphe 5 (1) de la Loi;

b)  une directive ou un ordre donné par un médecin-hygiéniste ou le médecin-hygiéniste en chef en vertu de l’article 22 ou 77.1 de la Loi sur la protection et la promotion de la santé;

c)  un décret pris par le lieutenant-gouverneur en conseil en vertu de la disposition 5 du paragraphe 7.0.2 (4) de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence;

d)  un décret pris par le lieutenant-gouverneur en conseil en vertu de l’alinéa 4 (1) a) de la Loi de 2020 sur la réouverture de l’Ontario (mesures adaptables en réponse à la COVID-19). Règl. de l’Ont. 313/24, art. 8.

(2) La période visée au paragraphe (1) est établie comme suit :

1.  Si un arrêté est pris, une directive ou un ordre est donné, ou un décret est pris en vertu du paragraphe (1) avant le 1^er septembre 2025 et continue de s’appliquer à cette date, la période commence le 1^er septembre 2025 et se termine 60 jours après que l’arrêté, la directive ou l’ordre, ou le décret cesse de s’appliquer.

2.  Si un arrêté est pris, une directive ou un ordre est donné, ou un décret est pris en vertu du paragraphe (1) le 1^er septembre 2025 ou par la suite, la période commence le jour où l’arrêté est pris, la directive ou l’ordre est donné, ou le décret est pris et se termine 60 jours après que l’arrêté, la directive ou l’ordre, ou le décret cesse de s’appliquer. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 8.

Fermetures d’écoles

10. (1) À compter du 15 novembre 2022, malgré toute politique d’un conseil concernant les réunions électroniques, les exigences prévues à l’article 6, au paragraphe 7 (1) et à l’article 8 voulant que certaines personnes soient physiquement présentes aux réunions et l’exigence prévue à l’article 5 ne s’appliquent pas durant la période prévue au paragraphe (2) du présent article si toutes les écoles du conseil sont fermées conformément à, selon le cas :

a)  un arrêté pris par le ministre en vertu du paragraphe 5 (1) de la Loi;

b)  une directive ou un ordre donné par un médecin-hygiéniste ou le médecin-hygiéniste en chef en vertu de l’article 22 ou 77.1 de la Loi sur la protection et la promotion de la santé;

c)  un décret pris par le lieutenant-gouverneur en conseil en vertu de la disposition 5 du paragraphe 7.0.2 (4) de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence;

d)  un décret pris par le lieutenant-gouverneur en conseil en vertu de l’alinéa 4 (1) a) de la Loi de 2020 sur la réouverture de l’Ontario (mesures adaptables en réponse à la COVID-19). Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

(2) La période visée au paragraphe (1) commence le jour où l’arrêté ou le décret est pris ou la directive ou l’ordre est donné et se termine 60 jours après que l’arrêté, le décret, la directive ou l’ordre cesse de s’appliquer. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

(3) À compter du 15 novembre 2022, malgré toute politique d’un conseil concernant les réunions électroniques, les exigences prévues au paragraphe 7 (8) voulant que certaines personnes soient physiquement présentes aux réunions ne s’appliquent pas durant la période prévue à ce paragraphe si toutes les écoles du conseil sont fermées pendant au moins deux mois au total pendant cette période conformément à l’arrêté, le décret, la directive ou l’ordre visé au paragraphe (1). Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

Remarque : Le 1^er septembre 2025, l’article 10 du Règlement est abrogé. (Voir : Règl. de l’Ont. 313/24, art. 8)

Dispositions transitoires

11. (1) Les paragraphes 7 (8) à (10) et 10 (3) s’appliquent, avec les adaptations nécessaires, pour la période qui commence le 15 novembre 2024 et se termine le 1^er septembre 2025. Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

(2) Il est entendu que, si le paragraphe 7 (9) s’applique à une personne conformément au paragraphe (1), la personne doit être physiquement présente dans la salle de réunion du conseil lors d’au moins trois réunions ordinaires du conseil au cours de la période visée au paragraphe (1), sous réserve du paragraphe 7 (10). Règl. de l’Ont. 313/24, art. 4.

Remarque : Le 1^er septembre 2025, l’article 11 du Règlement est abrogé. (Voir : Règl. de l’Ont. 313/24, art. 9)

 

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