Commission de commercialisation des produits agricoles de l’Ontario : Guide sur les élections des commissions de commercialisation

Introduction

Une gouvernance adéquate est essentielle au bon fonctionnement des commissions locales établies en vertu de la Loi sur la commercialisation des produits agricoles et des commissions de commercialisation établies en vertu de la Loi sur le lait (les deux types de commissions étant désignés aux présentes sous le terme de « commission »). L'une des caractéristiques clés d'une commission de commercialisation bien gouvernée est qu'elle met en place des démarches veillant à assurer l'intégrité et la crédibilité de ses processus électoraux.

Le présent guide vise à aider les commissions à élaborer et mettre en place des processus électoraux ouverts, équitables et transparents. Comme indiqué ci-dessous, certaines recommandations pourraient ne pas être applicables à toutes les commissions de commercialisation. S'il y a lieu, les commissions ont l'option d'utiliser ce document en totalité ou de choisir les parties pertinentes s'appliquant à leurs besoins et contextes locaux particuliers.

Le présent guide ne constitue pas un document juridique et devrait être utilisé conjointement avec les règlements pertinents régissant le cadre électoral particulier à chaque commission donnée.

Attentes de la commission à l'égard des élections

La Commission de commercialisation des produits agricoles de l'Ontario (CCPAO) est un organisme de la Couronne établi en vertu de la Loi sur le ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales.

La CCPAO :

• exerce un pouvoir règlementaire et décisionnaire en vertu de la Loi sur la commercialisation des produits agricoles et de la Loi sur le lait;
• supervise les activités des commissions afin de préserver la hiérarchie des responsabilités et de veiller à ce que chacune fonctionne conformément à son pouvoir délégué;
• élabore et met en place des politiques associées à la commercialisation réglementée en Ontario;
• offre des conseils, du leadership et des outils didactiques aux commissions de l'Ontario et aux autres parties intéressées du domaine en vue d'accroître l'efficacité et l'efficience du système de commercialisation réglementé de la province.

Dans le cadre de son mandat, la CCPAO s'attend à ce que les commissions adhèrent à des principes clés lors de l'élaboration et l'exécution de leurs processus électoraux.

La transparence, l'équité et l'intégrité électorale sont essentielles pour favoriser l'établissement de la confiance envers les élections de la commission et, en fin de compte, envers le travail de la commission élue. Un processus électoral ouvert, équitable et transparent est un processus dans le cadre duquel :

• les commissions peuvent compter sur des règlements administratifs, politiques et procédures à jour qui régissent leur processus électoral;
• tous les producteurs admissibles ont des occasions équitables de voter ou de se présenter aux élections;
• les élections sont exemptes de toute influence indue, intimidation et pratique corrompue;
• des processus sont mis en place afin de permettre une surveillance ou un audit indépendant et impartial;
• chaque étape peut faire l'objet d'un examen approfondi;
• les électeurs ont des moyens de vérifier que les résultats de l'élection sont le reflet exact de la volonté de l'électorat.

Contexte règlementaire

Chaque commission de commercialisation établie en vertu de la Loi sur la commercialisation des produits agricoles et de la Loi sur le lait possède un règlement sur l'établissement des plans qui, entre autres choses, précise comment les administrateurs de la commission sont élus et nommés (La plupart des commissions de commercialisation sont dirigées par les administrateurs élus). Excepté pour quelques commissions, la plupart des règlements sur l'établissement des plans ne sont pas prescriptifs, mais établissent plutôt des paramètres généraux sur la façon dont une commission doit mener ses élections, y compris l'admissibilité des candidats et des électeurs, la représentation, la durée du mandat et le délai dans lequel les élections doivent être tenues.

Plusieurs commissions possèdent aussi des règlements administratifs, politiques et procédures qui régissent les détails de leurs élections, y compris les nominations et les méthodes de vote. Ces règlements administratifs, politiques et procédures doivent être cohérents avec les lois et règlements applicables, ainsi qu'avec toute autre ordonnance ou directive de la CCPAO. Par exemple, un règlement administratif ne peut pas établir de critères d'admissibilité supplémentaires pour les électeurs ou les candidats à une élection.

Rôles et responsabilités

La réussite des élections d'une commission repose sur le travail de nombreuses personnes et il est important que chacune d'entre elles connaisse exactement ses rôles et responsabilités.

Cette section présente une brève description des joueurs clés essentiels à la planification, la conception et la mise en œuvre d'élections de commissions réussies.

Directeur de scrutin

Le directeur de scrutin est un personnage indispensable à la réussite des élections; il est responsable de l'administration du processus de nomination et d'élection.

Il joue en outre un rôle important en s'assurant que l'élection se déroule d'une manière ouverte, équitable et transparente.

Chaque commission doit veiller à ce que le directeur de scrutin dispose des outils nécessaires pour mener à bien ses tâches, notamment :

• s'il y a lieu, ajouter d'autres agents électoraux qui aideront aux différents aspects de l'élection (p. ex. scrutateurs, secrétaire électoral, etc.);
• rédiger et distribuer des documents de communication;
• superviser le processus de nomination;
• finaliser la liste électorale;
• confirmer l'admissibilité des candidats et électeurs;
• préparer et envoyer les trousses de vote aux électeurs admissibles;
• superviser les processus de vote et de dépouillement des bulletins;
• veiller à la destruction appropriée des dossiers électoraux;
• entreprendre d'autres tâches nécessaires à la réalisation de l'élection de la commission.

Le directeur du scrutin doit être indépendant et impartial dans l'exercice de ses fonctions. Lorsque le directeur général ou un autre membre du personnel d'une commission agit habituellement comme directeur du scrutin, tous les efforts doivent être déployés pour préserver l'intégrité et la transparence du processus électoral.

Conseil d'administration

En tant qu'organe directeur, le conseil d'administration est principalement responsable de la mise en place du cadre électoral, ce qui implique de faire ce qui suit :

• s'assurer que la commission dispose de politiques et procédures à jour régissant les élections de la commission;
• approuver les budgets électoraux;
• nommer un directeur de scrutin;
• s'assurer que les élections se déroulent conformément aux politiques et procédures de la commission, ainsi qu'aux autres règlements et lois applicables.

Personnel de la commission

Le personnel de la commission est souvent chargé de fournir des renseignements ou de l'aide au directeur du scrutin. Par exemple, ce dernier peut avoir besoin d'aide pour finaliser les listes électorales. Dans certains cas, le personnel peut également être responsable de la garde du matériel électoral et de sa destruction conformément aux règlements administratifs et politiques de la commission régissant la conservation des dossiers.

Comité de scrutateurs

Le comité a la responsabilité de veiller à ce que les résultats soient le reflet exact de la volonté de l'électorat. Ce comité est composé de scrutateurs dont le travail consiste à recueillir et dépouiller les votes. En règle générale, le comité est supervisé par un scrutateur principal, qui doit être indépendant et impartial dans l'exercice de ses fonctions. Lorsque le directeur général de la commission ou un autre membre du personnel agit comme scrutateur en chef, tous les efforts doivent être déployés pour préserver l'intégrité et la transparence du processus de décompte.

Le succès du comité de scrutateurs dépend de plusieurs facteurs, notamment :

• La collecte et le dépouillement des bulletins de vote exigent un plan bien pensé. L'objectif est de s'assurer que :
  • seuls les électeurs admissibles ou leur représentant votent,
  • chaque électeur ne vote qu'une fois, à moins qu'il ne détienne une procuration d'un autre électeur ou que le règlement de la commission l'autorise à voter plus d'une fois,
  • les résultats sont exacts;
• Chaque membre du comité doit comprendre clairement son rôle et ses responsabilités.

Examen critique du processus électoral de votre commission

En premier lieu, une commission devrait :

• examiner ses règlements administratifs, politiques et procédures associés aux élections;
• procéder à l'évaluation de ses récentes élections;
• étudier les enjeux ou problèmes évidents et réfléchir à des moyens de les résoudre pour la prochaine élection.

Lors de l'évaluation du cadre et des pratiques électorales d'une commission, il est important de demander le point de vue des producteurs. Un sondage anonyme pourrait être un outil potentiel pour recueillir des commentaires honnêtes. Il existe de nombreuses plateformes de sondage qui offrent leurs services de base sans frais, dont :

• SurveyMonkey
• SoGoSurvey
• Typeform
• Google Forms
• Zoho Survey
• Survey Planet

Cela aiderait la commission à relever les domaines exigeant amélioration et à concevoir un plan pour combler ces lacunes. Le sondage pourrait également permettre à la commission de savoir si son cadre électoral répond aux normes d'élections ouvertes, équitables et transparentes.

Questions méritant réflexion

• Nos producteurs sont-ils satisfaits du processus électoral de la commission ou ont-ils confiance en lui?
• Notre processus électoral est-il inclusif? Offre-t-il des possibilités de participation équitables à tous les producteurs (Dans le présent document, le terme « membre » désigne « un producteur ») admissibles?
• Quel est le taux de participation aux élections? S'il est faible, quelle en est la raison?
• Quel est le taux d'acclamation? S'il est élevé, quelle en est la raison?
• Existe-t-il des obstacles empêchant les producteurs de participer activement au processus électoral?
• Est-ce que toutes les étapes du processus électoral sont ouvertes et laissent place à l'examen et la vérification par les candidats, électeurs et autres parties prenantes?

Établir un plan pour combler les lacunes

Si une commission relève des domaines à améliorer, elle doit par la suite élaborer un plan de correction qui établit clairement les objectifs, les délais, le budget et les responsabilités.

Une élection ouverte, équitable et transparente peut permettre d'économiser du temps et de l'argent en limitant les pertes de temps pour le personnel, les recomptages coûteux, la publicité négative et les actions en justice potentielles.

Pour élaborer un plan viable, une commission devra fixer des objectifs réalistes et réalisables pour améliorer son cadre électoral. Lors de leur établissement, elle devra tenir compte de ses besoins à combler au profit de l'atteinte de ces objectifs.

Dans la plupart des cas, l'amélioration des processus électoraux d'une commission nécessitera uniquement la modification de certaines pratiques électorales, qui seront décrites plus loin dans le présent document. En outre, dans certains cas, la commission pourrait devoir mettre à jour ses règlements administratifs et politiques. L'apport de changements importants à la gouvernance de la commission (p. ex. des changements aux règles d'admissibilité, l'introduction de limites de mandat) pourrait quant à lui exiger la modification du règlement sur l'établissement des plans de la commission. Celle-ci peut demander à la CCPAO de modifier ce règlement. La modification d'un tel règlement sur l'établissement des plans est soumise à l'approbation du ministre de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales.

Questions méritant réflexion

• Devons-nous augmenter la participation électorale?
• Devrions-nous tenter d'inciter des candidats plus diversifiés à se présenter aux élections?
• Y a-t-il un manque de certains ensembles de compétences, d'expertise ou de perspectives à la table de la commission?
• Devons-nous améliorer la transparence du processus électoral?
• Est-il nécessaire d'améliorer les processus qui garantissent la confidentialité et la sécurité des élections?
• Les intérêts de tous les producteurs sont-ils équitablement représentés à la table de la commission?

Choisir une méthode de vote

Il est essentiel pour une commission de chercher des moyens d'améliorer l'ouverture, l'équité, la transparence et la responsabilité de son processus électoral.

Tout d'abord, la commission devra choisir la méthode de vote qui convient le mieux à ses producteurs. Dans certains cas, elle devra peut-être aussi offrir une combinaison de méthodes de vote.

Il existe trois méthodes populaires généralement utilisées :

Vote en personne

Le vote se déroule dans un lieu physique, généralement lors d'une réunion de district ou d'une assemblée générale annuelle. Les électeurs admissibles (la pratique exemplaire consiste à confirmer l'admissibilité des électeurs avant qu'ils ne se rendent à une réunion) utilisent des bulletins de vote papier ou électroniques, des boîtiers de vote interactifs ou d'autres technologies (p. ex., des applications permettant d'enregistrer son vote par téléphone). Les dispositions nécessaires doivent être prises pour permettre aux producteurs d'exercer librement leur droit de vote (comme une zone désignée pour le vote avec une urne secrète).

Vote par la poste

Les électeurs admissibles reçoivent les trousses de vote par courrier. Chaque trousse contient des bulletins de vote en papier, les instructions de vote, une enveloppe de bulletin, une enveloppe de retour prépayée et d'autres renseignements pertinents (comme les profils des candidats). Les électeurs remplissent leur bulletin et le retournent à la commission.

La commission fixe une date d'ici à laquelle les électeurs admissibles doivent recevoir les trousses de vote et s'assurent qu'ils savent qui contacter s'ils ne reçoivent pas leur trousse.

Voir l'annexe A pour plus de détails sur les trousses de vote.

Vote en ligne

Chaque électeur admissible reçoit un courriel contenant un lien Internet unique, sécurisé et à usage unique aux fins de son vote. En règle générale, ce courriel contient également les instructions de vote.

Si une commission décide d'utiliser le vote en ligne pour la première fois, elle doit allouer du temps et des ressources supplémentaires au profit de la formation de ses membres sur la façon de voter en ligne.

Les élections en ligne gagnent en popularité puisqu'elles :

• contribuent à augmenter la participation des électeurs;
• sont accessibles, efficaces et rentables;
• produisent des résultats plus rapides et plus précis (c.-à-d. sans erreur de vote);
• peuvent être adaptées aux besoins des organisations;
• peuvent offrir des traces et des rapports vérifiables;
• offrent aux électeurs des plages de vote plus flexibles.

Plusieurs plateformes de vote électronique sont actuellement accessibles aux organisations. De nombreuses plateformes offrent aux commissions la possibilité d'administrer elles-mêmes leurs élections ou de permettre à une tierce partie indépendante de les mener au nom de la commission. Les plateformes électroniques fournissent également aux agents électoraux des outils, de la formation et des services permettant de surveiller l'activité électorale, en plus de leur offrir soutien et supervision tout au long de la période de vote.

Le but d'une élection est d'offrir aux producteurs l'occasion d'exercer leur droit de vote. Par conséquent, chaque commission doit déployer les efforts nécessaires pour s'assurer que tous les électeurs admissibles ont une chance équitable de participer au processus électoral.

Peu importe la méthode choisie, le vote devrait se tenir par scrutin secret, afin que les électeurs soient à l'aise de voter sans crainte d'intimidation ou de coercition.

Les producteurs peuvent avoir des besoins différents. Ce qui fonctionne pour un groupe ne fonctionnera pas forcément pour un autre.

En outre, certains producteurs vivant dans des régions éloignées peuvent ne pas avoir accès à Internet. D'autres peuvent préférer voter dans le confort de leur foyer plutôt que de se rendre dans un lieu physique pour déposer leur bulletin.

Il est donc important de demander l'avis des producteurs pour établir la meilleure méthode ou combinaison de méthodes de vote.

Questions méritant réflexion

• Quelles sont les tendances démographiques actuelles et attendues parmi nos membres?
• Quel est le bilan de notre commission en ce qui concerne l'accessibilité et l'inclusion de ses élections?
• La méthode de vote répond-elle aux besoins et souhaits de nos producteurs?
• Avons-nous sollicité les commentaires de tous nos producteurs? Dans quelle mesure avons-nous tenu compte de leurs commentaires pour choisir la méthode de vote?

Tenir une liste de membres à jour

Une liste de membres est une liste de particuliers et d’entités autres que des particuliers (p. ex. coentreprises, partenariats, sociétés, etc.) qui peuvent voter lors d’une élection, se présenter à un poste ou être nommés à la commission (Les producteurs autres que des particuliers peuvent désigner une personne qui participera au processus électoral en leur nom, sous réserve des exigences contenues dans le règlement sur l’établissement des plans de la commission). En règle générale, la liste doit comprendre, au minimum :

• les noms des producteurs;
• les adresses des producteurs;
• le cas échéant, le district dans lequel le producteur peut voter ou se présenter aux élections.

Il est possible que les producteurs qui ont le droit de voter ne puissent pas tous également se présenter aux élections. Dans un tel cas, la commission devra préparer deux listes distinctes :

1. une liste des électeurs admissibles;
2. une liste des producteurs qui peuvent se présenter aux élections.

La commission doit vérifier les règles d'admissibilité des candidats dans son règlement sur l'établissement des plans afin de confirmer si deux listes distinctes sont nécessaires.

Il est très important que chaque commission dispose d'une liste de producteurs à jour et exacte. La qualité de l'information contenue dans ce document aura une répercussion manifeste sur le résultat de l'élection de votre commission. Si la liste est incomplète ou inexacte, certains producteurs ne recevront pas les informations relatives à l'élection, comme les avis d'élection et de nomination et les bulletins de vote.

La finalisation de la liste des producteurs bien avant la tenue du processus de nomination vous évitera bien des problèmes et du stress. Il est important de faire ce qui suit :

• vérifier que la liste contient tous les producteurs admissibles;
• mettre à jour les coordonnées;
• recueillir toute information manquante.

Pour les électeurs autres que des particuliers, la commission doit connaître le nom et les coordonnées de la ou des personnes qui recevront les renseignements au sujet des élections.

Questions méritant réflexion

• Quand la liste des producteurs a-t-elle été mise à jour pour la dernière fois?
• La liste des producteurs contient-elle les renseignements requis?
• Qui a accès à notre liste de producteurs?
• Comment recueillons-nous habituellement les renseignements sur nos producteurs? Ce processus est-il efficace?

Concevoir un processus de mise en candidature ouvert et équitable

Le processus de mise en candidature d'une commission dépend, en grande partie, de la méthode de vote choisie pour l'élection. Peu importe la ou les méthodes de mise en candidature choisies, la commission doit veiller à ce que le processus soit ouvert, juste et équitable pour tous ceux qui souhaitent y participer.

Il incombe à la commission de créer un environnement dans lequel les producteurs se sentent à l'aise de participer ouvertement et activement au processus de mise en candidature sans crainte de représailles ou d'intimidation.

L'obtention de candidatures peut être l'une des tâches les plus difficiles. En effet, il peut y avoir un manque d'intérêt de la part des producteurs, ou alors certains producteurs peuvent tout simplement ne pas être au courant du processus de mise en candidature ou de ce que le travail implique. Une commission devrait se donner comme priorité d'encourager ses producteurs à se présenter aux élections. Il devrait d'ailleurs s'agir d'un processus mené en continu.

Vous trouverez ci-dessous plusieurs méthodes populaires de recherche de candidatures, qui peuvent être utilisées séparément ou conjointement, selon les besoins de la commission et le contexte actuel.

Mise en candidature obtenue en séance

Également appelée mise en candidature ouverte, la mise en candidature obtenue en séance permet aux producteurs présents à une réunion de proposer une candidature pendant la tenue de la séance. Cette méthode est souvent utilisée pour les élections qui ont lieu à l'occasion des assemblées générales annuelles ou des réunions de district. La plupart des commissions sont familières avec cette méthode.

Le processus de mise en candidature obtenue en séance est assujetti à certaines règles, notamment :

• un producteur ne doit pas proposer plus d'une personne pour un poste tant que tout le monde n'a pas eu l'occasion de proposer une candidature;
• il n'est pas nécessaire qu'une mise en candidature soit appuyée;
• un producteur peut soumettre sa propre candidature;
• un producteur peut refuser sa mise en candidature pendant la tenue du processus (Généralement, après la clôture des mises en candidature, le président d'élection demande aux candidats s'ils acceptent que leur nom soit retenu. Les producteurs peuvent toutefois demander que leur nom soit retiré de la liste des candidats à tout moment au cours du processus de mise en candidature);
• les candidats ne doivent pas quitter la salle pendant les mises en candidature, lors du vote ou au cours du dépouillement du scrutin;
• un candidat doit être présent à la réunion ou soumettre un document signé exprimant sa volonté d'accepter sa mise en candidature.

Les mises en candidature obtenues en séance peuvent être intimidantes pour les producteurs qui envisagent de se porter candidats ou de proposer la candidature d'un autre producteur, en particulier en présence des titulaires des postes.

Mise en candidature par bulletin

Cette méthode donne à tous les producteurs admissibles présents à une réunion l'occasion de proposer des candidatures en remplissant un bulletin de vote. Le comité des scrutateurs fait ensuite le dépouillement des bulletins et présente un rapport au président d'élection. Ce rapport devient alors une liste de candidats, à condition que les personnes désignées acceptent que leur nom soit retenu.

La commission doit donner à ses producteurs des instructions claires sur le processus de mise en candidature, notamment sur les points suivants :

• comment remplir correctement un bulletin de vote;
• qui contacter pour obtenir de l'aide;
• comment les bulletins de vote seront dépouillés;
• ce qui rend un bulletin invalide;
• comment les résultats seront annoncés.

Le comité des scrutateurs devrait être composé de personnes qui sont perçues comme impartiales par les producteurs. Pour améliorer la transparence du processus de décompte des voix, les vérificateurs devraient être autorisés à être présents pendant son déroulement.

Mise en candidature par un comité des candidatures

Une commission peut faire appel à un comité des candidatures pour dresser une liste de candidats qualifiés prêts à se présenter à un poste. Le comité, s'il est bien utilisé, peut jouer un rôle précieux en identifiant les producteurs qui peuvent apporter les compétences et aptitudes qui font défaut à la commission.

Le comité des candidatures travaille généralement tout au long de l'année afin d'identifier des candidats solides et qualifiés. Il présente ensuite, à l'occasion de l'assemblée générale annuelle, une liste de candidats prêts à se présenter aux élections.

Parfois, le rapport du comité des candidatures peut donner l'impression que « tout est déjà réglé » et décourager ainsi d'autres producteurs, présents à l'assemblée générale annuelle, de se porter candidats. Le travail du comité des candidatures ne doit donc pas être présenté aux producteurs comme la liste définitive des candidats.

Mise en candidature par la poste

Cette méthode permet à chaque producteur admissible de soumettre une candidature avant une élection.

Une commission ou un agent électoral, s'il y en a un nommé, doit émettre un avis de mise en candidature à tous les producteurs avant le premier jour de la période de mise en candidature. Dans le cadre d'un appel de candidatures, la commission doit fournir des instructions claires sur le processus de mise en candidature, notamment :

• une liste des postes à pourvoir (dans chaque district ou au niveau global);
• les détails sur les personnes admissibles à une mise en candidature et sur celles qui peuvent soumettre des candidatures;
• une explication sur la manière de désigner un district dans lequel le producteur peut se présenter aux élections, si ce producteur détient plus d'un lieu de production dans plus d'un district;
• des informations sur la manière dont les candidatures peuvent être soumises ou retirées;
• le cas échéant, des informations sur la façon dont les formulaires de candidature peuvent être obtenus;
• l'heure et la date de clôture des mises en candidature;
• des informations sur les personnes à contacter pour obtenir de l'aide.

Il est essentiel de communiquer clairement tous les délais applicables. Les mises en candidature ne doivent pas se dérouler la fin de semaine afin de laisser aux personnes chargées d'examiner les candidatures le temps de communiquer avec les candidats et d'aborder toute erreur et/ou question avant la date limite.

Questions méritant réflexion

• Existe-t-il des obstacles qui limitent le nombre de candidatures reçues? Si oui, quels sont-ils et comment pouvons-nous les atténuer?
• Comment pouvons-nous rendre le rôle d'administrateur de la commission attrayant pour nos producteurs?
• Nos producteurs connaissent-ils les rôles, les responsabilités, les devoirs, l'engagement en termes de temps et les récompenses liés au rôle d'administrateur?
• Y a-t-il des compétences et des aptitudes qui font défaut à notre commission?
• Le cas échéant, quel est le bilan de notre comité des candidatures en matière de recrutement de candidats qualifiés par l'intermédiaire d'un processus ouvert, équitable et transparent?
• Notre processus de mise en candidature permet-il aux candidats de partager leur expertise et leurs compétences avec les électeurs?

Établir des processus de décompte des voix transparents et vérifiables

Les résultats des élections doivent refléter véritablement la volonté des électeurs. La commission doit ainsi mettre en place les mesures de protection et processus nécessaires pour s'en assurer. Si elle ne le fait pas, l'intégrité et la crédibilité du processus électoral seront compromises, ce qui entraînera une diminution de la confiance envers la gouvernance de la commission, une publicité négative, l'apathie des électeurs et des recomptages coûteux.

Pour préserver la crédibilité du processus de décompte des voix, la commission doit se conformer à trois principes fondamentaux :

• l'exactitude;
• la transparence;
• le secret du vote.

Il est important d'établir des règles régissant le processus de décompte des voix, notamment :

• la composition du comité des scrutateurs;
• la nomination et le rôle des vérificateurs;
• les motifs de rejet d'un bulletin de vote;
• le processus de départage des égalités de voix;
• le processus de recomptage des bulletins de vote;
• le contenu du rapport d'élection et le processus d'annonce des résultats;
• le processus de conservation/destruction des dossiers électoraux.

La pratique exemplaire consiste à demander l'avis des producteurs sur ces règles avant de les finaliser. En outre, ces règles doivent être clairement communiquées aux producteurs bien avant l'étape du décompte des voix (p. ex. dans le cadre de l'appel de candidatures précédant la date de l'assemblée ou, en cas de vote par correspondance, dans les trousses de vote).

Vous trouverez ci-dessous quelques recommandations concernant le dépouillement des votes. Selon la méthode de vote choisie et le fait que les élections soient menées par le personnel ou par une société tierce, les étapes suivies varieront.

Vote en personne

Bulletins en papier

• À la fin du délai de vote, le comité des scrutateurs apporte l'urne électorale dans un endroit désigné pour le dépouillement des votes et procède à son ouverture.
• Les vérificateurs ou autres observateurs désignés doivent être autorisés à observer le processus de décompte des voix. Cela en garantit la transparence.
• Une fois le décompte commencé, personne ne doit être autorisé à entrer ou sortir de la zone où les votes sont comptabilisés jusqu'à ce que le décompte soit terminé.
• Chaque bulletin est examiné pour vérifier son acceptabilité.
• Les bulletins rejetés sont séparés des bulletins acceptés.
• Le comité des scrutateurs compte et enregistre les bulletins acceptés et rejetés et produit un rapport d'élection.
• Après le dépouillement et en l'absence d'une règle ou d'une motion contraire (si une commission n'a pas de politique de conservation des documents régissant la destruction du matériel électoral, les producteurs peuvent envisager, le jour de l'élection, d'adopter une motion visant à détruire les bulletins de vote après une certaine période [p. ex. à la fin d'un recomptage]), les bulletins marqués, rejetés et inutilisés doivent être scellés avec tous les autres documents électoraux dans une grande enveloppe et remis au secrétaire électoral. Les enveloppes scellées ne doivent être ouvertes qu'en cas de recomptage.

Technologie de vote (p. ex. boîtiers de vote interactifs, vote en ligne)

• La commission doit utiliser une technologie de vote sécuritaire et fiable qui peut garantir l'exactitude et le secret du vote.
• Le système doit être mis à l'essai avant le vote pour vérifier qu'il fonctionne.
• Le processus doit en outre être vérifiable si un producteur le demande à des fins d'adaptation.
• Comme plan de secours, des bulletins de vote en papier doivent être prêts en cas de problèmes technologiques.

Vote par la poste

• Le comité des scrutateurs, en présence des vérificateurs (s'ils sont nommés), ouvre la boîte aux lettres qui contient les enveloppes envoyées par les électeurs. Ces enveloppes contiendront une enveloppe de bulletin plus petite (ou enveloppe intérieure) contenant le vote réel.
• Les renseignements sur l'électeur figurant sur l'enveloppe extérieure doivent être vérifiés pour s'assurer que :
  • le bulletin a été soumis par un électeur admissible ou son représentant, c.‑à‑d. une personne figurant sur la liste des électeurs admissibles;
  • le cas échéant, l'électeur vote dans le bon district.
• Le nom de l'électeur est rayé de la liste des électeurs pour indiquer qu'il a posté son bulletin. Cela garantit que chaque électeur admissible ne reçoit qu'un seul bulletin de vote.
• L'enveloppe intérieure, qui contient un bulletin de vote, est retirée de l'enveloppe extérieure qui identifie l'électeur et placée dans l'urne sans être ouverte. Cela garantit le secret du vote.
• Une fois que tous les bulletins ont été placés dans l'urne, toutes les enveloppes de bulletin sont ouvertes et chaque bulletin est examiné pour établir son acceptabilité.
• Les bulletins rejetés sont séparés des bulletins acceptés.
• Le comité des scrutateurs compte et enregistre les bulletins acceptés et rejetés et produit un rapport d'élection.
• Après le dépouillement et en l'absence d'une règle ou d'une motion contraire, les bulletins marqués, rejetés et inutilisés doivent être scellés avec tous les autres documents électoraux dans une grande enveloppe et remis au secrétaire électoral. Les enveloppes scellées ne doivent être ouvertes qu'en cas de recomptage.

Vote en ligne

• La commission doit utiliser un système de vote sécuritaire et fiable qui peut garantir l'exactitude et le secret du vote.
• Il est possible de faire appel à une tierce partie qui sera chargée de gérer le processus électoral de manière indépendante.
• Le système doit être mis à l'essai avant le vote pour vérifier qu'il fonctionne.
• Le processus doit être vérifiable, en cas de réception d'une demande en ce sens.

Résultats de l'élection

Lors du partage des résultats de l'élection, la transparence est la clé. Les renseignements suivants devraient être inclus dans tout rapport ou toute annonce d'élection :

• le nombre total d'électeurs admissibles;
• le nombre total de votes reçus;
• le nombre de votes reçus pour chaque candidat;
• le nombre de bulletins rejetés.

Recomptages

Il est essentiel que les candidats et les électeurs puissent participer pleinement à chaque étape du processus électoral et procéder à leur étude minutieuse, notamment qu'ils aient la possibilité de vérifier l'exactitude des résultats du vote si nécessaire.

Chacun doit comprendre clairement quand un recomptage peut être demandé, la procédure quant à la manière dont une telle demande doit être faite, y compris à qui elle doit être envoyée et dans quel délai, ainsi que les motifs pour lesquels un candidat ou un électeur peut demander un recomptage (p. ex. un résultat serré, une erreur de comptage possible, des votes inadmissibles ou un grand nombre de bulletins rejetés). Les vérificateurs ou autres observateurs désignés doivent être autorisés à être présents pendant le recomptage des voix.

Bulletins rejetés

Il convient d'établir les motifs de rejet des bulletins de vote avant le jour/la période de scrutin. Les motifs de rejet d'un bulletin peuvent être les suivants :

• le bulletin contient des votes pour plus de personnes qu'il y a de postes vacants;
• le bulletin contient des renseignements permettant d'identifier l'électeur;
• le bulletin n'a pas été distribué par la commission ou l'administrateur de l'élection;
• le bulletin a été soumis par une personne qui n'a pas le droit de voter.

Questions méritant réflexion

• Quelles politiques et procédures avons-nous actuellement en place en ce qui concerne le décompte des voix?
• Quelles améliorations sont nécessaires pour faire ce qui suit :
  • Accroître la transparence du processus de décompte des voix?
  • Comment pouvons-nous nous assurer que les résultats des élections reflètent véritablement la volonté des électeurs?
  • Comment pouvons-nous nous assurer que nous protégeons le secret du vote?
• Comment pouvons-nous accroître la confiance de nos membres envers les résultats de nos élections?

Établir une stratégie de communication et de promotion efficace

Une élection est un événement important qui façonne la direction d'une commission, laquelle prend, au nom de ses producteurs, des décisions qui ont des répercussions sur l'ensemble de l'industrie. Bien qu'il soit dans l'intérêt des producteurs de participer au processus électoral, il incombe à la commission d'accroître l'engagement civique. Une stratégie de communication et de promotion bien pensée et exhaustive est donc essentielle à toute élection réussie.

Garder les membres informés et engagés

Il est important de s'assurer que tous les producteurs sont au courant des élections à venir et de la manière d'y participer.

En outre, il est essentiel de tenir compte des données démographiques sur les producteurs et des canaux de communication possibles (p. ex. bulletins, événements, courrier électronique, médias sociaux, annonces sur le Web, etc.) afin d’établir les manières les plus efficaces d’entrer en communication avec les producteurs.

Il est également indispensable, en plus de tenir les producteurs informés, de promouvoir auprès d'eux l'importance des élections et les raisons pour lesquelles leur participation est essentielle au succès de l'industrie.

Un langage clair doit être utilisé dans les communications et les autres documents électoraux. Un calendrier bien conçu contribuera aussi à attirer l'attention des producteurs, à préserver leur intérêt et à favoriser leur engagement.

Aider les producteurs à faire des choix éclairés

Plus il est facile pour les électeurs de trouver l'information dont ils ont besoin pour prendre une décision éclairée, et plus ils sont susceptibles d'être engagés. Il s'agit d'une composante importante de l'éducation des électeurs, qui doit être intégrée à la stratégie de communication et de promotion.

Les profils des candidats sont une bonne ressource pour les électeurs qui veulent en savoir plus sur les personnes qui se présentent aux élections. Ces profils permettent à un candidat de dire aux électeurs qui il est, pourquoi il est la bonne personne pour le poste et ce qu'il espère accomplir au sein de la commission. Ils peuvent en outre inclure une courte biographie du candidat, une liste de ses priorités clés, ses qualifications et des faits intéressants et importants à son sujet. Pour préserver l'intégrité du processus électoral, tous les candidats doivent bénéficier d'une possibilité égale de soumettre leur profil.

La commission peut également décider de créer une page dédiée sur son site Web, ou encore d'organiser une séance de « questions-réponses » sur son compte de médias sociaux, au cours de laquelle les producteurs pourront soumettre des questions aux candidats. D'autres parts, les candidats devraient également être encouragés à faire campagne. De telles initiatives sont susceptibles de susciter l'intérêt et d'accroître l'engagement en donnant aux producteurs l'occasion de connaître la position des candidats sur les questions qui comptent pour l'électorat.

Questions méritant réflexion

• De quels canaux et outils de communication disposons-nous pour atteindre nos producteurs? Sont-ils efficaces?
• Comment pouvons-nous nous assurer que nos producteurs ont un accès équitable au matériel électoral en formats numériques et non numériques?
• Y a-t-il des producteurs dont les besoins et la situation ne sont pas pris en compte dans notre stratégie de communication et de promotion?
• Quelles stratégies pouvons-nous utiliser pour maintenir l'intérêt et l'engagement de nos producteurs envers le processus électoral?
• Comment pouvons-nous aider nos producteurs à devenir des électeurs informés?

Offrir aux membres un soutien adéquat

Les élections sont organisées afin d'offrir aux producteurs l'occasion de choisir les dirigeants de leur organisation. Les électeurs sont donc une composante essentielle de l'élection, et le succès de cette dernière dépend en grande partie du soutien qui sera offert aux électeurs.

Toute commission devrait avoir pour priorité d'offrir à ses producteurs un soutien adéquat pendant la journée ou la période de vote en :

• fournissant des instructions de vote claires;
• concevant et distribuant un ensemble de questions et de réponses dans des formats numériques et non numériques;
• fournissant une assistance au vote aux électeurs qui pourraient avoir besoin d'aide;
• fournissant les coordonnées des personnes à contacter pour obtenir de l'aide.

L'absence de soutien adéquat réduira à néant tous les efforts déployés par la commission avant la journée ou la période de vote. Des producteurs frustrés et mécontents peuvent critiquer une élection, entraînant ainsi une publicité négative pour l'organisation et des préjudices à sa réputation.

Questions méritant réflexion

• Quelles mesures de soutiens offrons-nous habituellement à nos producteurs pendant les élections? Sont-elles suffisantes? Si non, quelles améliorations sont nécessaires?
• Comment pouvons-nous améliorer l'expérience de vote de nos producteurs?
• Avons-nous cherché de la rétroaction auprès de nos producteurs en leur demandant de quelles mesures de soutien ils avaient besoin?

Évaluer régulièrement le cadre électoral

L'une des principales manières d'appliquer les principes de bonne gouvernance consiste à assurer un suivi continu du rendement d'une commission et d'adapter ses processus et pratiques de gouvernance si nécessaire.

Si le processus électoral ne respecte pas les principes de bonne gouvernance, le système électoral résultant pourrait ne pas correspondre aux attentes des électeurs et décourager la participation. Après chaque élection, la commission doit prendre le temps d'évaluer le processus électoral, y compris ce qui a bien fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.

Questions méritant réflexion

• À quel point les producteurs étaient-ils satisfaits de l'élection?
• Qu'est-ce qui s'est bien passé? Qu'est-ce qui pourrait être amélioré?
• Avons-nous reçu des suggestions ou des plaintes de la part des producteurs?

Annexe A : Trousses de vote

Les trousses de vote envoyées par la poste doivent comprendre ce qui suit :

• Une enveloppe indiquant clairement l'objet de la trousse et l'échéance du vote;
• Un formulaire d'autorisation de vote qui :
  1. comprend le nom du producteur, son numéro de licence, son numéro de district (le cas échéant), son adresse professionnelle, son numéro de téléphone et son adresse électronique,
  2. indique si le producteur est un particulier ou une personne désignée autre qu'un particulier (c.-à-d. l'électeur d'une exploitation particulière telle qu'un partenariat, une société, etc.),
  3. inclut un espace pour la signature de l'électeur,
  4. comprend un bulletin de vote numéroté séquentiellement et séparé par une ligne pointillée, qui peut être paraphé par l'administrateur de l'élection;
• Une enveloppe de bulletin;
• Une enveloppe de retour préadressée et préaffranchie;
• Les profils des candidats, le cas échéant;
• Des informations au sujet de l'admissibilité de l'électeur;
• La date requise pour l'envoi de l'enveloppe de retour à l'administrateur de l'élection, le cachet de la poste faisant foi;
• Des instructions de vote qui précisent ce qui suit :
  1. remplir le formulaire d'autorisation de l'électeur ci-joint de manière complète et précise,
  2. signer le formulaire d'autorisation de l'électeur,
  3. cocher la case appropriée sur le bulletin de vote pour indiquer pour quel candidat ou quels candidats vous voulez voter,
  4. détacher le bulletin en le déchirant le long de la ligne pointillée,
  5. placer le bulletin détaché dans « l'enveloppe de bulletin » et sceller cette enveloppe,
  6. placer l'enveloppe de bulletin scellée et le formulaire d'autorisation de l'électeur rempli et signé dans l'enveloppe préaffranchie adressée à l'adresse indiquée par l'agent électoral;
• Des instructions sur la manière dont l'enveloppe de retour doit être soumise et sur le moment où elle doit l'être;
• Les motifs de rejet d'un bulletin de vote.