Commission de retraite des juges provinciaux 2018 : Rapport annuel

La Commission de retraite des juges provinciaux (la « Commission ») a été instituée en 1992 et maintenue par le Règlement de l’Ontario 290/13 (le « Règlement »), tel qu’il a été modifié, pris en application de la Loi sur les tribunaux judiciaires. La Commission succède à l’ancienne Commission de retraite des juges provinciaux, instituée en 1984 par le Règlement de l’Ontario 332/84, pris en application de la Loi sur les cours provinciales.

La Commission, qui est un organisme fiduciaire, est indépendante du gouvernement. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est chargé des activités liées au promoteur du Régime, comme la production de rapports réglementaires, les dépenses du Régime et la mise en œuvre des modifications qui y sont apportées. La Commission relève de la présidente ou du président du Conseil du Trésor.

Les membres de la Commission sont nommés par la lieutenante-gouverneure en conseil ou le lieutenant-gouverneur en conseil. Du 1^er avril 2017 au 31 mars 2018, les membres de la Commission étaient les suivants :

Les membres de la Commission

La Commission administre le Régime de retraite des juges provinciaux (le « Régime »); elle supervise les prestations de retraite et les remboursements, et veille à leur conformité avec le Règlement.

a Commission du Régime de retraite de l’Ontario (« CRRO ») a fourni des services d’administration de régimes de retraite et de secrétariat à la Commission aux termes de l’entente de niveau de service.

La Commission a tenu quatre réunions officielles au cours de la période du 1^er avril 2017 au 31 mars 2018; chacune était une réunion trimestrielle ordinaire. Au cours de cet exercice, la Commission a adopté une procédure d’examen différente, de sorte que contrairement aux années antérieures, il n’a pas été nécessaire de tenir d’autres réunions pour préparer le plan d’activités annuel.

Coût d’administration

Le coût du soutien administratif pour le fonctionnement de la Commission était compris dans le budget des dépenses du Centre pour les relations de travail et la rémunération dans le secteur public du Secrétariat du Conseil du Trésor.

La présidente et les membres de la Commission proviennent tous du secteur privé et reçoivent respectivement des honoraires journaliers de 200 $ et de 150 $. Des honoraires d’au plus 5 000 $ pour la présence aux réunions de la Commission et le temps de préparation de celles-ci étaient facturables au 31 mars 2018. La Commission n’a engagé aucun autre coût direct.

Activité du Régime

Changements dans l’effectif des membres et des pensionnés du Régime - Membres

Changements dans l’effectif des membres et des pensionnés du Régime - Pensionnés

Changements dans l’effectif des membres et des pensionnés du Régime - Titulaires d’une rente différée

Description des activités de l’exercice

Les activités de l’exercice sont décrites à la section IV, Analyse du rendement opérationnel.

Analyse du rendement financier

État financier au 31 mars 2018 - Dépôts

État financier au 31 mars 2018 - Paiements

État financier au 31 mars 2018 - Augmentation nette de la Caisse

État financier au 31 mars 2018 - Solde que détient le ministre des Finances

Voir les notes qui accompagnent l’état financier.

Approuvé au nom de la Commission :
Présidente
D. A. Oakley

Description et administration de la Caisse

Le Secrétariat du Conseil du Trésor est responsable de la supervision globale de la Caisse de retraite des juges provinciaux (la « Caisse »), y compris l’administration de l’ensemble des cotisations et des intérêts gagnés. La Commission de retraite des juges provinciaux, telle qu’elle a d’abord été désignée par le Règlement de l’Ontario 67/92 pris en application de la Loi sur les tribunaux judiciaires, est chargée de l’administration des prestations de retraite et des allocations de survivant.

Le 31 octobre 2013, le Règlement de l’Ontario 67/92 a été abrogé et remplacé par le Règlement de l’Ontario 290/13, pris en application de la même loi. Le nouveau règlement divise la Caisse de retraite des juges provinciaux en deux régimes, soit la Caisse de retraite des juges provinciaux et le Compte des pensions complémentaires des juges provinciaux.

La Caisse est enregistrée aux fins de l’impôt sur le revenu et assure le versement de prestations de retraite jusqu’à la limite permise par la Loi de l’impôt sur le revenu. Le Compte des pensions complémentaires des juges provinciaux prévoit le versement de prestations de retraite au-delà de la limite prescrite par la Loi de l’impôt sur le revenu pour les années de service postérieures à 1991.

Le 20 décembre 2013, une ordonnance judiciaire, fondée sur une entente entre les parties au litige concernant la constitutionnalité du Compte des pensions complémentaires des juges provinciaux, a été rendue; l’ordonnance enjoignait à la direction d’administrer la Caisse comme un seul régime, selon les mêmes pratiques administratives que celles établies en vertu du Règlement de l’Ontario 67/92, jusqu’à ce que le litige soit résolu (protocole d’entente dit « convention de statu quo »). Suivant les directives de l’Agence du revenu du Canada, les pratiques administratives relatives au Régime de retraite des juges provinciaux consistaient, et consistent toujours, à administrer le Régime conformément aux exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada et du Règlement de l’impôt sur le revenu.

Par conséquent, le présent état financier continue d’être présenté comme s’il se rapportait à une seule caisse

Les fonds de la Caisse font partie du Trésor de la province de l’Ontario et sont comptabilisés comme un passif afférent aux avantages sociaux futurs dans les états financiers consolidés de la Province.

La Caisse n’est pas assujettie aux obligations de communication de renseignements prévues à la Loi sur les régimes de retraite et à ses règlements.

La brève description de la Caisse qui suit n’est fournie qu’à titre d’information générale. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le Règlement.

Renseignements généraux

La Caisse a pour objet de verser des prestations de retraite aux juges provinciaux retraités qui participent au Régime ou des allocations de survivant aux personnes à leur charge qui sont admissibles.

Politique de cotisation

Les participants doivent cotiser 7 % de leur salaire jusqu’à ce qu’ils remplissent l’exigence relative aux années de service de base ou qu’ils atteignent l’âge de 70 ans, selon la première éventualité.

La cotisation que doit verser la Province est calculée au moyen d’une évaluation actuarielle, décrite à la note 4.

Prestations de retraite

Les prestations de retraite sont fondées sur l’âge du participant et le nombre d’années de service à temps plein qu’Il a accumulées au moment où il cesse d’exercer ses fonctions ainsi que sur le salaire de juge à temps plein à l’échelon le plus élevé occupé par le participant durant ses années en exercice. Le participant a droit de recevoir ces prestations à vie.

Pension d’invalidité

Une pleine pension est offerte à l’âge de 65 ans aux participants qui comptent au moins cinq années de service à temps plein et qui ne peuvent exercer leurs fonctions en raison d’une blessure ou d’une maladie chronique.

Allocations de survivant

Une allocation de survivant correspondant à 60 % des prestations de retraite auxquelles a droit le juge remplissant les conditions requises est versée à la conjointe ou au conjoint durant toute sa vie, ou aux enfants qui satisfont aux critères d’âge, de garde, de scolarisation ou d’invalidité définis dans le Règlement.

Remboursement en cas de décès

En cas de décès, un remboursement peut être versé au représentant successoral du participant si personne n’a droit à une allocation de survivant. Le montant du remboursement est égal aux cotisations du participant à la Caisse, majorées des intérêts, déduction faite des prestations déjà versées.

Remboursement en cas de départ

Lorsqu’un participant non admissible aux prestations de retraite cesse d’exercer ses fonctions pour une raison autre que le décès, il a droit au remboursement de ses cotisations à la Caisse, majorées des intérêts.

Augmentation inflationniste annuelle des prestations

Juges qui ont pris leur retraite avant le 1^er juin 2007

L’augmentation inflationniste annuelle pour les juges qui ont pris leur retraite avant le 1^er juin 2007 est fondée sur l’évolution de la rémunération hebdomadaire moyenne publiée par Statistique Canada, jusqu’à concurrence de 7 % pour une année donnée, et prend effet le 1^er avril de chaque année. De plus, le montant des pensions est ajusté en fonction des hausses de salaire des juges en poste, comme il est recommandé par la Commission de rémunération des juges provinciaux.

Juges qui ont pris leur retraite le 1^er juin 2007 ou après cette date

L’augmentation inflationniste annuelle pour les juges qui ont pris leur retraite le 1^er juin 2007 ou après cette date et qui ont choisi d’être rémunérés conformément aux dispositions du Régime en vigueur à cette date est fondée sur l’évolution de l’indice des prix à la consommation et prend effet le 1^er janvier de chaque année.

Intérêts

Les intérêts sont portés au crédit du compte de la Caisse, détenu dans le Trésor de la province de l’Ontario, calculés à la moyenne des taux créditeurs mensuels de l’Ontario applicables aux emprunts venant à échéance dans 25 ans, comme suit :

• sur le cumul net des intérêts portés mensuellement au compte au cours de l’exercice, au taux d’intérêt applicable durant l’exercice financier;
• sur le cumul net des intérêts portés au compte au cours de chacune des 25 années précédentes, aux taux d’intérêt applicables au cours de ces années, à condition que les fonds demeurent détenus par le Trésor.

Principale convention comptable – Méthode comptable

L’état financier est préparé par la direction conformément au protocole d’entente conclu entre la Conférence des juges de l’Ontario et la lieutenante-gouverneure en conseil, l’ancien ministre des Services gouvernementaux et la Commission de retraite des juges provinciaux (la convention de statu quo). La méthode comptable prescrite dans la convention de statu quo est conforme à la fois au Règlement 67/92 (abrogé) et à l’actuel Règlement 290/13, pris en application de la Loi sur les tribunaux judiciaires, et comprend les cotisations et les sommes payées, transférées ou imputées à la Caisse, moins les montants versés; aucun compte de pensions complémentaires n’a toutefois été établi.

Selon la convention de statu quo, le Régime de retraite des juges provinciaux doit être administré et financé uniquement par la Caisse de retraite des juges provinciaux, telle qu’elle existait le 30 octobre 2013, malgré le fait que le Règlement 290/13 exige que le Régime de retraite des juges provinciaux soit financé au moyen de la Caisse de retraite des juges provinciaux et d’un Compte des pensions complémentaires des juges provinciaux distinct.

Frais d’administration

Comme la Province de l’Ontario acquitte les frais d’administration, ceux-ci ne sont pas présentés dans le présent état financier.

Responsabilité à l’égard des prestations futures

La Commission de rémunération des juges provinciaux a été créée en vertu de la Loi sur les tribunaux judiciaires. Son mandat consiste à mener un examen indépendant du salaire, des prestations de retraite et des avantages sociaux des juges provinciaux. Les recommandations de la Commission de rémunération des juges provinciaux en matière de salaire et d’avantages sociaux sont d’application obligatoire; celles qui portent sur les prestations de retraite ne le sont pas. Ses plus récents rapports sont ceux de la neuvième et de la dixième Commission de rémunération des juges provinciaux, publiés le 18 avril 2018, qui couvrent respectivement les périodes du 1^er avril 2014 au 31 mars 2018 et du 1^er avril 2018 au 31 mars 2022. Pour la période du 1^er avril 2014 au 31 mars 2018, le rapport ne recommandait aucune hausse salariale, outre l’augmentation inflationniste annuelle déjà reçue. Les recommandations du rapport pour la période du 1^er avril 2018 au 31 mars 2022 sont présentées à la note 5.

Le gouvernement provincial est responsable du déficit actuariel de la Caisse de retraite des juges provinciaux et finance ce déficit en versant les sommes recommandées dans le cadre d’évaluations actuarielles périodiques du Régime. La cotisation à verser par la Province pour l’exercice 2018 a été établie à 34 512 000 $; cette cotisation correspond aux recommandations contenues dans l’évaluation actuarielle du 31 mars 2011, puisque l’évaluation actuarielle pour la période en cours n’avait pas encore été effectuée. Les éventuels ajustements à apporter au montant des cotisations, à la suite d’une évaluation actuarielle à être effectuée lorsque le litige sera résolu, seront comptabilisés dans l’exercice où l’évaluation aura lieu. La direction a estimé que le montant des contributions gouvernementales supplémentaires s’élevait à environ 29 millions de dollars au 31 mars 2017. Aucune prévision en date du 31 mars 2018 n’est disponible en raison du litige en instance.

Voici le sommaire des hypothèses importantes formulées dans l’évaluation actuarielle du 31 mars 2011, qui est l’évaluation actuarielle la plus récente :

Événements postérieurs

(A) Neuvième et dixième Commission de rémunération des juges provinciaux

La neuvième et la dixième Commission de rémunération des juges provinciaux ont recommandé de fixer progressivement les salaires des juges à 95,27 % des salaires des juges fédéraux au cours de la période de quatre ans s’étendant du 1^er avril 2018 au 31 mars 2022.

En plus des recommandations en matière de salaires, le rapport recommande une nouvelle conception du régime de retraite, à savoir un régime comprenant un régime de retraite agréé intégralement financé, une convention de retraite partiellement financée (trois à cinq ans d’avantages) et un régime complémentaire financé au moyen d’un compte spécial faisant partie du Trésor. Bien que la conception du régime soit différente, le rapport ne recommande aucune modification aux prestations acquises ni aux autres prestations de retraite prévues par le régime de retraite. La Province de l’Ontario n’est pas tenue de se conformer aux recommandations de la Commission de rémunération des juges provinciaux en matière de régime de retraite, mais elle a néanmoins accepté d’apporter les modifications nécessaires au régime.

À la suite de ces modifications, la convention de statu quo a été prolongée jusqu’au 1^er mai 2019 pour permettre la mise en œuvre du nouveau régime.

Analyse du rendement opérationnel

Versement des prestations de retraite

• Pendant la période de 12 mois ayant pris fin le 31 mars 2018, la Commission de retraite des juges provinciaux a continué d’assurer au meilleur coût des services de haute qualité à 299 bénéficiaires recevant des prestations de retraite ou des allocations de survivant du Régime.
• La Commission a tenu quatre réunions ordinaires durant cette période pour examiner des demandes de paiement.
• Pendant ses réunions ordinaires, la Commission surveille le rendement de ses services au moyen de comptes rendus sur le travail en cours. Ces comptes rendus, combinés à la présentation sommaire des faits à l’appui des demandes de prestations de retraite, lui permettent de fournir un service de haute qualité en temps opportun.
• La Commission a respecté ou surpassé ses normes de service à la clientèle au cours de la période visée par le présent rapport. Selon ces normes, les demandes de prestations de retraite, les demandes concernant d’autres avantages de retraite prévus par le Régime et les demandes d’évaluation des prestations doivent être traitées en un maximum de 60 jours.
• La Commission n’a reçu aucune demande d’arbitrage, et aucun appel n’a été interjeté à l’encontre d’une de ses décisions pendant la période visée par le présent rapport.
• Au cours de ses réunions ordinaires trimestrielles, la Commission a examiné et approuvé 31 nouvelles demandes de pension annuelle et d’allocations de survivant, soit deux demandes de plus que l’année précédente.
• La Commission a aussi approuvé des paiements forfaitaires totalisant 764 000 $ au titre de règlements en droit de la famille et de remboursements de cotisations à l’occasion de démissions.
• La valeur annuelle des nouvelles demandes de pension approuvées pendant l’exercice s’élève à 4,4 millions de dollars.
• Tous les versements de prestations de retraite ont commencé dans les délais et en respectant les engagements en matière de service.

• La Commission a également approuvé des paiements totalisant un peu plus de 68 000 $ représentant une augmentation rétroactive du coût de la vie de 0,7 % au titre des règles de l’« ancien régime » des juges provinciaux, et un peu plus de 32 600 $ suivant un ajustement de 1,6 % de l’IPC.

Exactitude des paiements et des calculs des prestations

• La CCRO a fourni en temps opportun à la Commission les documents de calcul et les renseignements sur l’admissibilité, afin que la Commission puisse les examiner et les approuver pendant ses réunions.
• Des membres du personnel de la CRRO étaient disponibles à toutes les réunions de la Commission pour expliquer les paiements, au besoin. Tous les calculs ont été examinés par la direction et vérifiés par le personnel de la CRRO.
• Chaque année, la Caisse fait l’objet d’une vérification par le Bureau de la vérificatrice générale ou du vérificateur général de l’Ontario (la vérificatrice provinciale ou le vérificateur provincial). Aucune constatation liée à l’exactitude des prestations de retraite ou au calcul des prestations n’est ressortie de la dernière vérification.

Renforcement des relations avec les parties intéressées

• La Commission a poursuivi ses efforts pour faire participer les principales parties intéressées aux discussions sur des questions touchant le Régime. Au cours de l’exercice 2017-2018, l’interaction de la Commission avec la direction du promoteur du Régime et celle de l’Association des juges de l’Ontario s’est intensifiée, et nos relations continuent de se consolider. En raison de contraintes d’horaires, la Commission n’a pas été en mesure de rencontrer la juge en chef de l’Ontario au cours de l’exercice 2017-2018. Nous accordons une grande importance à l’avis de la juge en chef concernant les besoins des juges en exercice et nous sommes résolus à la rencontrer avant la fin de l’exercice en cours.
• Nous croyons fermement que ces interactions ont contribué à accroître la transparence du Régime et de ses activités et ont renforcé la position de la Commission en tant qu’organisme fiduciaire qui s’acquitte de ses fonctions de façon indépendante et en veillant à l’intérêt supérieur des bénéficiaires du Régime.
• Les parties intéressées continuent d’appuyer les efforts de la Commission pour renforcer les relations et sont encore plus réceptives aux réunions malgré les difficultés découlant du litige en cours et les changements dans l’équipe de direction.

Communications avec les pensionnés et les parties intéressées

• La Commission ou la présidente continue d’examiner et d’approuver toutes les communications du Régime avant leur diffusion.
• La majeure partie des communications écrites de la Commission avec les bénéficiaires du Régime sert à transmettre de l’information sur les prestations personnelles. Voici quelques points saillants des communications de l’exercice 2017‑2018 :
  • 419 lettres décrivant l’indexation annuelle;
  • 16 évaluations des prestations de retraite;
  • 20 communications initiales adressées à de nouveaux retraités;
  • distribution de près de 300 avis expliquant aux retraités les nouvelles règles du partage des prestations de retraite en cas de rupture d’une union conjugale.
• En 2016, la Commission a ajouté une nouvelle ligne téléphonique spécialisée pour offrir aux clients un accès rapide et fiable à un attaché bien informé du service d’aide à la clientèle. Un des avantages de se joindre au système téléphonique de la CRRO tient à la nouvelle fonction de renseignements sur les appels qui permet à la CRRO de recueillir des données pour notre compte et de nous faire part du rendement du service. Les premiers rapports ont été présentés à la Commission lors de sa réunion trimestrielle de septembre 2017. Nous savons ainsi que pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2018, la Commission a fait 222 offres de service au moyen de la ligne spécialisée. Nous sommes heureux du rendement constaté tout au long de l’année. La Commission a maintenant une idée de l’expérience client grâce aux statistiques sur le service, comme le délai moyen de prise d’appel, le temps d’attente maximal et le nombre d’appels abandonnés.
• La Commission restera à l’affût des moyens d’améliorer les communications avec les pensionnés et formulera des conseils à cet égard aux autres parties intéressées.

Objectifs de rendement

Dans son plan d’activités 2017‑2020, la Commission a adopté trois thèmes stratégiques visant à définir son rendement dans l’exercice des responsabilités que lui confère son mandat. Les réalisations de la Commission au regard de chacun de ces thèmes sont présentées ci-dessous :

Assurer un service rentable et de haute qualité à sa clientèle

La Commission est consciente de l’importance de comprendre l’expérience du service à la clientèle que vivent ses clients afin de pouvoir évaluer, puis apporter, les améliorations appropriées à son offre de service. La mesure et l’interprétation de la valeur que les clients attribuent à des services donnés requièrent une expertise spécialisée et une plateforme pratique pour communiquer et recueillir l’information. Au terme d’un examen des ressources nécessaires pour mettre sur pied un programme officiel de satisfaction de la clientèle et assurer son fonctionnement, la Commission a conclu que la participation directe des clients et des parties intéressées constituait pour le moment l’option la plus rentable.

En 2017-2018, la Commission a assuré la participation des parties intéressées au moyen de réunions régulières tenues en personne. Ces interactions, auxquelles ont pris part des membres de la direction de l’Association des juges de l’Ontario, du cabinet de la juge en chef et du Conseil du Trésor, ont été productives. En plus des mises à jour régulières sur l’évolution des travaux du Groupe de travail et de la Commission de rémunération, la Commission a reçu des commentaires positifs sur l’état des expériences du service à la clientèle. À la lumière de ces discussions, nous avons pu arrêter des initiatives prioritaires (à savoir, un état annuel sur la retraite et une lettre de bienvenue aux nouveaux membres) et commencer à déterminer quels renseignements sont nécessaires pour accroître la valeur des services offerts aux clients.

Des communications expliquant les nouvelles règles sur l’évaluation et le partage des prestations de retraite en cas de rupture d’une union conjugale ont été préparées et transmises conformément à un plan de communication approuvé par la Commission et adopté au début de 2017. Des économies ont été réalisées en insérant les avis dans le courrier régulier concernant l’indexation, en octobre et en janvier. Des lettres modèles ont aussi été rédigées et approuvées pour faciliter le traitement efficace et rentable des opérations relevant du droit de la famille. De plus, la Commission a travaillé en collaboration avec le cabinet de la juge en chef pour prêter appui au postage intranet de la communication, afin que les juges en exercice aient accès à la même information.

Comme tout administrateur de régime de retraite, nous avons pleinement conscience que nos clients s’attendent à recevoir de l’information fiable du Régime pour les guider dans la prise de décisions financières personnelles. Les procédures actuelles du Régime reposent grandement sur une administration manuelle, qui peut occasionner des erreurs et n’est pas particulièrement efficace dans le monde d’aujourd’hui. À la fin de l’exercice, la Commission a entrepris un processus d’approvisionnement visant à engager un fournisseur de services afin de recueillir des informations sur la source et les processus utilisés pour aider à la création de données fiables concernant les membres par les parties intéressées et d’exposer comment se fait la cartographie des éléments de données entre les modèles de données des parties intéressées. Le rapport, qui devrait être terminé en 2018, représente une première étape vers l’amélioration du service grâce à une plus grande automatisation de l’administration du Régime de retraite des juges.

Favoriser des relations fructueuses entre les parties intéressées

L’efficacité des relations entre les parties intéressées joue un rôle essentiel dans la prestation de services de haute qualité à la clientèle. Nous sommes d’avis que les relations positives avec les parties intéressées créent un environnement dans lequel les questions, les préoccupations et les intérêts sont rapidement constatés et peuvent dès lors être résolus à l’avantage mutuel de toutes les parties. L’établissement de communications ouvertes et régulières avec nos parties intéressées a été une priorité de la Commission en 2017-2018.

Au cours de l’exercice, la Commission a continué de mettre à profit les efforts déployés les années précédentes, tirant parti des occasions d’améliorer les relations à la faveur d’interactions plus fréquentes. Nous rencontrons maintenant la direction des parties intéressées plusieurs fois par année pour fournir des renseignements à jour sur les activités du Régime et solliciter des commentaires sur des initiatives et des propositions.

Une des priorités de notre plan d’activités pour l’exercice 2017-2018 était l’élaboration d’une stratégie de participation des parties intéressées. La Commission a reconnu qu’une approche plus stratégique et mieux structurée des relations avec les parties intéressées s’imposait, compte tenu particulièrement des discussions sur des modifications imminentes à la conception de la Caisse menées par le Groupe de travail relativement à la convention de statu quo. Notre stratégie pour la participation des parties intéressées devrait guider systématiquement nos interactions, contribuant à assurer des politiques, des procédures et une administration générale plus éclairées et plus efficaces. C’est avec plaisir que nous annonçons que cet objectif a été mené à bien en mars 2018.

Renforcer la gouvernance du Régime

Une solide gouvernance est une priorité pour tout fiduciaire; c’est aussi un élément indispensable pour permettre à la Commission de remplir ses obligations et d’agir au mieux des intérêts des membres et des bénéficiaires du Régime. Dans son plan d’activités, la Commission s’est engagée à mettre l’accent sur le renforcement de sa gouvernance en édifiant une structure et des processus ancrés dans les principes suivants : accès à l’information; accroissement de la transparence; amélioration de la responsabilisation; exercice des devoirs de fiduciaire; contrôle de l’observation.

Accès à l’information

En 2017, la Commission a mentionné qu’elle solliciterait un financement pour mettre en place une solution recommandée à la suite d’une analyse coûts-avantages commandée pour obtenir un rapport sur la faisabilité de l’automatisation des calculs relatifs aux pensions. L’automatisation aiderait la Commission à gérer les risques associés à l’administration manuelle en lui donnant accès en temps opportun à des renseignements pertinents et exacts. Deux facteurs ont influé sur la façon dont nous allons procéder.

En premier lieu, la Commission a compris qu'à la suite de la neuvième et dixième Commission de rémunération des juges provinciaux, des recommandations porteraient vraisemblablement sur des modifications à la conception du Régime qui auraient des répercussions importantes sur l’administration et la gouvernance de celui-ci. Nous avons jugé qu’il ne serait pas prudent de procéder à l’automatisation sans connaître les exigences administratives associées à la modification du Régime.

En second lieu, notre fournisseur de service, la CRRO, élabore actuellement des plans de consolidation des pensions qui pourraient améliorer l’efficacité et la rentabilité de l’administration du Régime de retraite des juges provinciaux. Puisque la consolidation des pensions pourrait donner lieu à une solution procurant un meilleur rapport coût‑efficacité et que par ailleurs, aucune urgence administrative pratique n’imposait un engagement de la Commission à mettre en place une solution d’automatisation des pensions, nous reportons notre décision en attendant d’obtenir plus d’information.

Accroissement de la transparence

La divulgation et la transparence sont souvent désignées comme des pratiques exemplaires dans un cadre de gouvernance. De fait, la transparence amène l’exercice d’un autre niveau de surveillance indépendante des activités de la Commission, ce qui, à son tour, renforce la crédibilité de celle-ci auprès des parties intéressées. La Commission a démontré son engagement à accroître la transparence par les actions suivantes :

1. elle a travaillé de concert avec le cabinet de la juge en chef en juin 2017 pour la transmission de renseignements concernant le droit de la famille pour le manuel des juges;
2. elle a procédé à l’examen de toutes les communications d’importance, notamment les lettres d’indexation, les annonces concernant le droit de la famille et les modèles de communications personnelles ayant trait au droit de la famille;
3. elle a consulté les parties intéressées sur des éléments de données liés à ses propositions concernant l’état annuel sur la retraite et a collaboré à la rédaction d’une lettre de bienvenue pour les nouveaux membres du Régime, comme suite directe d’une consultation avec l’Association des juges de l’Ontario.

Amélioration de la responsabilisation

La Commission s’est engagée à obtenir une évaluation indépendante de son exposition au risque au moyen d’une vérification interne ordinaire. Elle entend favoriser une meilleure responsabilisation à l’aide d’une documentation continue systématique de ses procédures, d’une surveillance et d’une évaluation périodiques du rendement ainsi que de formation, au besoin. Au cours de l’exercice 2017-2018 :

1. elle a adopté un format de rapport révisé pour les travaux en cours qui pourrait être produit plus efficacement et adapté pour répondre aux besoins de la Commission;
2. elle a continué à consigner des informations relatives aux politiques du Régime de retraite des juges provinciaux traitant des nouvelles règles du Régime ayant trait au droit de la famille, et à approuver ces politiques;
3. elle a terminé sa première autoévaluation annuelle de la gouvernance en décembre 2017;
4. elle a obtenu un engagement de financement du SCT pour soutenir un projet de cartographie des processus de données au lieu d’une vérification interne en 2017;
5. elle a permis et achevé une formation individuelle en ligne sur la gouvernance offerte par l’intermédiaire du Secrétariat des nominations.

Exercice des devoirs de fiduciaire

Les membres et les bénéficiaires du Régime comptent sur la Commission pour agir au mieux de leurs intérêts; aussi estimons-nous avoir l’obligation de participer aux discussions sur les modifications qui seront éventuellement apportées à la conception du régime. Bien que la Commission de rémunération n’ait pas présenté de rapport durant l’exercice 2017-2018, nous avons continué tout au long de l’année de tirer parti de nos interactions régulières avec les principales parties intéressées pour mieux modeler la future gouvernance du Régime de retraite des juges provinciaux.

Les membres de la Commission ont connaissance des règles de conflit d’intérêts qui régissent notre service et, comme nous l’avons mentionné, nous saisissons les occasions d’apprentissage et de perfectionnement offertes aux personnes nommées au sein d’organismes, y compris les occasions d’apprentissage en ligne.

Contrôle de l’observation

À titre d’organisme fiduciaire provincial, la Commission est assujettie aux règles et au cadre de responsabilisation établis dans la Directive concernant les organismes et les nominations; par ailleurs, en tant que régime de retraite, elle est régie par l’Agence du revenu du Canada et doit se conformer aux règles de fiscalité énoncées dans la LIR.

Si le promoteur du régime est responsable de la plus grande partie des obligations du Régime en matière d’observation et de production de déclarations, il reste néanmoins que l’observation de certaines exigences fiscales opérationnelles relève de la responsabilité de la Commission, en sa qualité d’administrateur (par exemple, la présentation du FER, les feuillets T4A et la déclaration de renseignements). La Commission contrôle l’observation de ces règles fiscales opérationnelles par la présentation d’un rapport périodique spécial lors de ses réunions trimestrielles. Au cours de l’exercice 2017-2018, la Commission s’est conformée aux règles fiscales applicables.

L’exercice 2017-2018 a été fort occupé sur le plan de l’observation, par la Commission, des lignes directrices sur l’obligation de rendre compte des organismes. La Commission a reçu 11 avis concernant des lignes directrices nouvelles ou des modifications à des lignes directrices pour les organismes et d’autres renseignements connexes. Chaque avis a été présenté aux fins de discussion à nos réunions trimestrielles, et des mesures ont été prises au besoin. De plus, la Commission a achevé son inventaire des données conformément aux exigences de la Directive sur les données ouvertes. Il s’agit du programme introduit en 2016 pour créer une liste exhaustive des actifs de données et mettre ces données à la disposition du public. En raison de la nature des données utilisées dans l’administration d’un régime de retraite, la Commission a classé ces renseignements comme étant exemptés de publication.

Enfin, la Commission s’était engagée à examiner et à évaluer son système de gestion des dossiers pour veiller au respect des politiques et des directives applicables aux organismes. Notre première démarche a été d’établir un nouveau calendrier de conservation pour présentation à la Division de l’information, de la protection de la vie privée et des Archives publiques (IPVPAP) de l’Ontario, en vue de son approbation. En souscrivant au calendrier de conservation, non seulement la présidente a-t-elle satisfait aux obligations lui incombant vertu de la loi et du protocole d’entente, mais elle a aussi fait en sorte d’éviter à la Commission de retraite des juges provinciaux le coût et le fardeau administratif de la mise sur pied et du maintien d’un processus indépendant de gestion des dossiers.

Commentaires de la présidente

La Commission est responsable de l’administration des prestations de retraite et des allocations de survivant prévues dans le Régime de retraite des juges provinciaux. En tant qu’organisme fiduciaire provincial, la Commission gère le versement annuel de prestations dont la valeur dépasse actuellement 44,3 millions de dollars. En tant que commission, elle s’engage à offrir des services rentables de haute qualité aux bénéficiaires du Régime. Un résumé de quelques réalisations opérationnelles du dernier exercice est présenté à la section IV.

La Commission souhaite remercier la direction et le personnel de la Direction de la stratégie de rémunération totale du Secrétariat du Conseil du Trésor et de la Direction de l’administration de la paie et des avantages sociaux du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs, ainsi que la Commission du Régime de retraite de l’Ontario et son personnel, pour leur aide.