Commission de retraite des juges provinciaux 2020/2021 : Rapport annuel

Message du président

Lorsque le nouveau cadre de capitalisation de la Commission de retraite des juges provinciaux a été adopté le 1^er janvier 2020, le rôle et les responsabilités de la Commission de retraite des juges provinciaux (la Commission) ont été radicalement transformés. Depuis, la Commission collabore sans relâche avec nos parties prenantes à l’établissement d’un système de gouvernance des régimes de retraite qui appuiera nos nouvelles obligations fiduciaires et administratives aux termes du régime refondu.

La Commission du Régime de retraite des fonctionnaires de l’Ontario (CRRO) a accepté de continuer à agir à titre de notre mandataire et d’exercer tous les volets de l’administration quotidienne du Régime de retraite des juges provinciaux. La CRRO a joué un rôle déterminant dans la mise en œuvre des principaux processus et systèmes essentiels à une transition harmonieuse vers les nouvelles prestations de retraite à trois niveaux. Par conséquent, la Commission a été à même de respecter ses obligations en matière de paie, de mettre en place les caisses de retraite en fiducie pour recevoir les cotisations des participants et des promoteurs, et de satisfaire aux exigences réglementaires liées à la mise en place et à l’administration du régime de pension agréé et de la convention de retraite. Plus important encore, le Régime était pleinement fonctionnel au 1^er janvier 2020.

Le cadre de capitalisation refondu exigeait que la Commission assume des responsabilités fiduciaires, de gestion et réglementaires élargies relatives à l’investissement et à l’exploitation des deux nouvelles caisses. Le 17 mars 2020, la Commission s’est adjoint les services de la Société ontarienne de gestion des placements (SOGP) en matière de services de gestion de placements. Les travaux se sont poursuivis tout au long de 2020 pour définir la politique d’investissement de la Commission afin qu’une ébauche de qualité soit présentée pour commentaire après la nomination du représentant de l’Association des juges de l’Ontario et la constitution de la Commission. Entre-temps, les actifs du Régime seraient détenus dans des comptes de dépôt du marché monétaire.

En plus d’assumer de nouvelles responsabilités en matière de surveillance des fonds de placement, la Commission a augmenté le nombre de ses membres de trois à cinq. Il s’agit d’un changement important, puisque la composition de la Commission exige désormais des compétences en matière d’investissement. Le 27 février 2020, nous avons eu le plaisir d’accueillir Gus Gatzios, puis Kevin Adolphe, le 16 avril 2020. MM. Gatzios et Adolphe sont tous deux des professionnels hautement compétents, dotés d’une vaste expertise en matière d’investissement. Ils joueront un rôle essentiel dans l’élaboration des structures et politiques de gestion des placements de la Commission. Enfin, le 7 janvier 2021, nous avons accueilli le juge Thomas McKay, membre du Régime de retraite des juges provinciaux et de l’Association des juges de l’Ontario. Grâce à cette nomination, le nombre de membres de la Commission était bouclé et celle-ci était habilitée à procéder à la refonte du Régime avec transparence accrue.

Après avoir servi deux mandats, Lisa Philipps, membre de la Commission que nous tenons en grande estime, n’a pas souhaité se présenter pour un troisième mandat. Mme Philipps était une collègue exceptionnelle, et nous lui sommes profondément reconnaissants de ses perspectives et de son service désintéressé au cours des six dernières années.

Nous avons planché sur une gouvernance efficace du Régime, une prestation de services de qualité et de solides relations avec les parties prenantes tout au long de 2020 et jusqu’en 2021. Depuis l’entrée en vigueur de la refonte, la Commission a fait de solides progrès en établissant les fondements de nouvelles structures et de nouveaux processus pour une bonne gouvernance, tout en améliorant les niveaux de service à nos participants et à nos retraités. La Commission continue de profiter des occasions qui se présentent pour expliquer les changements apportés au Régime et leur incidence sur le participant ou le retraité, ainsi que notre rôle dans la concrétisation des engagements pris relativement aux prestations de retraite. Nous abondons toujours dans le sens d’une démarche collaborative avec nos parties prenantes, les consultant quant au contenu des communications aux participants ou à la meilleure méthode de fournir des services.

Le présent rapport annuel retrace la totalité de la première année et quart des activités de la Commission; qui plus est, j’ai eu le grand plaisir d’occuper le poste de présidente pendant cette période extraordinaire. Je remercie mes collègues de la Commission. Je les remercie de leurs efforts assidus au cours de l’année écoulée, lesquels porteront leurs fruits au cours des années à venir. Au nom de la Commission, je tiens à souligner le professionnalisme et le soutien du personnel de la Commission du Régime de retraite de l’Ontario et de la Société ontarienne de gestion des placements au cours de notre première année d’activité. Il nous reste encore du pain sur la planche pour mener à terme la refonte du Régime, mais nous avons eu beaucoup de succès ensemble depuis janvier 2020 et j’ai hâte de renforcer cette base solide au cours de la prochaine année.

Deborah A. (Debbie) Oakley

Présidente, Commission de retraite des juges provinciaux
Le 14 septembre 2021

Faits saillants de l’année

Tout au long de 2020 et jusqu’en 2021, la priorité de la Commission consistait à établir un cadre de gouvernance solide pour l’administration du Régime. Nos progrès constants au cours de cette période ont été émaillés de nombreuses réalisations, notamment :

Transition fluide

Au 1^er janvier 2020, date à laquelle le Régime refondu est devenu fonctionnel, la Commission de retraite des juges provinciaux avait déjà conclu des actes de fiducie pour le régime de pension agréé (RPA) et la convention de retraite (CR). Suivant l’adoption des actes et des contrôles financiers nécessaires, la Commission a pu assurer une transition fluide de ses activités vers le nouveau modèle des prestations à trois niveaux. Les prestations de retraite ont été toutes versées à la date prévue et les caisses de retraite en fiducie du RPA et de la CR ont été en mesure de recevoir et de conserver les cotisations des participants et des promoteurs déduites et versées aux caisses.

Documentation du cadre de gouvernance

En mars 2020, la Commission a franchi un important pas en avant en s’entendant avec la SOGP sur une convention de gestion des placements, créant les conditions nécessaires pour investir dans des instruments du marché monétaire à faible risque jusqu’à ce que la Commission ait adopté une stratégie de placement à plus long terme.

Grâce à cette convention et à une nouvelle convention de garde des dépôts, la somme de 421 millions de dollars a été transféré du Trésor au RPA dans le cadre de l’engagement initial de fonds fait par le gouvernement.

La reconstitution de la Commission nécessitait la révision du protocole d’entente (PE) existant afin de refléter les nouvelles relations de reddition de compte, d’expliquer les rôles et les responsabilités, et de définir les attentes, notamment les conventions administratives et financières. Ce nouveau protocole d’entente a été réécrit en consultation avec la Commission et adopté par le ministre et la présidente en juin 2020.

La Commission s’engage à créer un cadre de gouvernance définissant clairement les rôles et les responsabilités de tous les participants au processus de gouvernance. En décembre 2020, elle a adopté son premier règlement administratif général pour plus de transparence. Ce règlement codifie principalement les activités de la Commission et la façon dont elle délègue son autorité dans le cadre du Régime. Il pourra évoluer en fonction des besoins futurs de la Commission, à mesure qu’elle s’acquitte de ses obligations fiduciaires.

La Commission du Régime de retraite de l’Ontario (CRRO) a été désignée dans les dispositions du Régime comme le fournisseur de services à la Commission. Des négociations ont commencé avec la CRRO en vue d’une entente sur les services à fournir et sur une structure tarifaire à l’égard du Régime de retraite des juges provinciaux refondu. Après examen de ses exigences fonctionnelles et de gouvernance, la Commission a demandé à la CRRO d’assumer un rôle plus important dans le soutien opérationnel et la gestion du Régime de retraite des juges provinciaux et de ses caisses, que celui initialement proposé. La CRRO a donné son aval quant à son « rôle de gestion » dans l’administration du Régime; néanmoins, les services et coûts d’administration prévus par la CRRO devront être réévalués. Une version préliminaire révisée de l’entente de service initiale, consolidant les commentaires des versions antérieures sur les rôles et les responsabilités des parties, notamment la portée de leur responsabilité, a été distribuée pour recueillir les impressions. En attendant de mettre la dernière main à l’entente, une convention temporaire a été conclue pour assurer la rémunération adéquate de la CRRO.

Les échanges se poursuivent entre la Commission, le SCT et l’Association des juges de l’Ontario sur le rôle de cette dernière dans la mise en œuvre du Régime refondu et sur d’éventuelles obligations supplémentaires du gouvernement de les consulter dans le cadre du processus de la Commission de rémunération des juges provinciaux. En conséquence, l’Énoncé des politiques et des procédures de placement, et la répartition stratégique des actifs n’ont pas été parachevés au 31 mars 2021, comme prévu. Les discussions entre les parties se poursuivent.

Lettre de validation des données

Le mandat de la Commission a été élargi pour inclure la responsabilité de fournir des prestations de retraite aux juges en chambre, de communiquer avec eux, et de conserver les données nécessaires à l’administration de ces droits à pension. Toutefois, de tout temps, la gestion des données pour ce groupe ne cadrait pas avec les fonctions de la Commission, celle-ci étant assurée par le gouvernement de l’Ontario. La Commission voulait utiliser des données vérifiées pour atténuer les risques concernant sa réputation et sa capacité à communiquer efficacement avec les participants au Régime.

À l’automne 2020, la CRRO a terminé un exercice de validation des données sur les participants au nom de la Commission en fournissant aux 292 participants au Régime leurs données respectives sur les régimes de retraite, reçues de Services communs de l’Ontario (SCO), et en leur demandant d’en vérifier l’exactitude et les erreurs.

Par la suite, les données seraient validées au moins une fois par an dans le cadre de la distribution des relevés de retraite annuels. Les participants ont été informés de leur obligation de s’assurer de l’exactitude des données actuelles et, en l’absence de corrections, les données transférées seront considérées comme exactes aux fins de la prestation de services futurs, notamment la production d’un relevé de retraite annuel, en 2021.

L’équipe de projet a été formée en mai 2020 avec les ressources en gestion de projet et d’analyse en informatique de gestion de la CRRO. Grâce au soutien des principales parties prenantes (l’Association des juges de l’Ontario et le juge en chef de l’Ontario), la CRRO a donné suite à leurs commentaires en exécutant un plan de communication coordonné qui a requis l’envoi de cinq communications aux participants pour solliciter leur aide.

L’option de dépôt électronique du formulaire de modification/confirmation, par l’intermédiaire du juge en chef de l’Ontario, était proposée pour une durée limitée. Par la suite, les participants devaient suivre le processus normal pour demander des modifications aux renseignements par la poste. Un taux de réponse global se situait à un peu plus de 81 % des 292 participants.

Rendement opérationnel

Versement des prestations de retraite

Pendant la période ayant pris fin le 31 mars 2021, la Commission de retraite des juges provinciaux a continué d’assurer des services économiques de qualité à 338 bénéficiaires recevant des prestations de retraite ou des allocations de survivant du Régime et à 295 juges en chambre à temps plein.

La Commission a tenu cinq réunions trimestrielles au cours de cette période pour se pencher sur les affaires courantes (p. ex., approbation des versements des prestations de retraite, réception des rapports d’activité) et les approbations spéciales liées à la mise en œuvre de la refonte. De plus, 32 réunions de travail ont été convoquées pour étudier des questions spéciales liées à la mise en œuvre ou informer les principales parties prenantes. Comme la Commission composait avec la transition vers une nouvelle structure de gouvernance, cette augmentation du nombre de réunions était considérable, mais non inattendue par rapport aux années précédentes.

Pendant ses réunions ordinaires, la Commission surveille le rendement de ses fournisseurs de services au moyen de comptes rendus des travaux en cours et en attente. La Commission s’appuie également sur la présentation trimestrielle du rapport d’activité téléphonique du Régime de retraite des juges provinciaux pour évaluer le rendement en matière de services téléphoniques. Ces rapports facilitent la surveillance de la prestation des services par la Commission par rapport aux engagements pris dans les ententes de services.

La Commission a respecté ou surpassé ses normes de service à la clientèle au cours de la période visée par le présent rapport. Ces normes exigent que les demandes de prestations de retraite, les demandes concernant d’autres avantages de retraite prévus par le Régime et les demandes d’évaluation des prestations soient traitées en un maximum de 60 jours.

Encore une fois, la Commission n’a reçu aucune demande d’arbitrage, et aucun appel n’a été interjeté à l’encontre d’une de ses décisions pendant la période visée par le présent rapport.

Au cours de ses réunions trimestrielles ordinaires, la Commission a examiné et approuvé 18 nouvelles demandes de pension annuelle et d’allocations de survivant, toutes en vertu des nouvelles dispositions du Régime qui exigent le calcul du droit aux prestations de retraite à trois niveaux. Au cours de l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2021, aucune demande pour paiement forfaitaire au titre de règlement en droit de la famille n’a été présentée; la Commission a cependant approuvé un remboursement de cotisations à l’occasion de démissions.

La valeur annuelle correspondante des nouvelles prestations de retraite et allocations de survivant dont le paiement a été approuvé par la Commission était de 4,13 millions de dollars. Tous les versements de prestations de retraite ont commencé dans les délais et en respectant les engagements en matière de service.

Ajustements annuels au coût de la vie

Le Régime de retraite des juges provinciaux prévoit des augmentations annuelles indexées au coût de la vie, calculées selon deux méthodes. Selon certains critères d’admissibilité, un juge peut recevoir un ajustement égal à l’indice des prix à la consommation (IPC) chaque 1^er janvier ou un ajustement égal à l’augmentation de l’indice de la rémunération pour l’ensemble des activités économiques (IEA) au Canada, accordé aux juges en chambre chaque 1^er avril. Ces paiements sont approuvés chaque année par la Commission et deux ajustements sont effectués au cours d’un exercice.

En 2020, la Commission a approuvé des ajustements progressifs de 150 prestations de retraite et allocations de survivant pour refléter les ajustements salariaux annuels de l’IEA en vertu de la Framework Agreement on Judges’ Remuneration (entente-cadre sur la rémunération des juges). Le 1^er avril, les prestations de retraite des juges provinciaux à la retraite visés ou de leurs survivants ont été augmentées de 3,35 %. Les ajustements salariaux pour 2020 ont été publiés par le promoteur du Régime en août et les prestations de retraite ajustées et les montants rétroactifs ont été payés dans les délais, en octobre.

Pour 2021, la majoration de l’IPC a été calculée à 1 % et portée à un total de 197 prestations de retraite et allocations de survivant, le 1^er janvier 2021. La Commission a approuvé le paiement des prestations ajustées au coût de la vie à même chacune des caisses respectives. Ces prestations ont été versées le 22 janvier. Tous les retraités et survivants concernés ont reçu une communication les informant de l’augmentation de leurs prestations et expliquant brièvement le calcul de l’ajustement au coût de la vie.

Sensibilité des données des juges

Les renseignements personnels des juges en chambre et à la retraite sont extrêmement sensibles; s’ils sont divulgués accidentellement, ils pourraient avoir de graves conséquences sur la vie privée et la sécurité personnelle de chaque juge. La Commission reconnaît les circonstances particulières concernant les juges et exige que la CRRO s’assure que leurs renseignements personnels sont protégés de manière adéquate, notamment avant leur transmission par courrier ou autre moyen électronique. Les communications aux participants contenant des renseignements personnels (p. ex., la validation des données) ont été déployées conformément aux politiques de confidentialité et de reprise après sinistre bien établies de la CRRO, ce qui a permis à la Commission d’atténuer les risques associés à une violation de la vie privée.

Rendement financier

Depuis sa création, le Régime de retraite des juges provinciaux a fonctionné comme un régime non capitalisé, les cotisations étant détenues par le Trésor de la province et les prestations de retraite versées à même ce Trésor. Avec la refonte de la Caisse, entrée en vigueur le 1^er janvier 2020, deux composantes du Régime, à savoir le régime de pensions agréé (RPA) et la convention de retraite (CR) sont devenues des mécanismes de pension par capitalisation, les actifs étant détenus et investis en vertu de caisses en fiducie nouvellement créées. En fait, ces entités sont devenues des entités distinctes de la province et exigent des états financiers assujettis au contrôle de la vérificatrice générale de l’Ontario. Le Compte des pensions complémentaires (CPC), troisième volet du régime, continuera d’être capitalisé par le Trésor de la province.

Le 23 mars 2020, environ 421 millions de dollars ont été transférés du Trésor au RPA en vertu de l’engagement initial d’allocation de fonds du gouvernement. Ces fonds sont désormais investis auprès de la SOGP dans des instruments du marché monétaire à faible risque jusqu’à ce que la Commission adopte officiellement une stratégie d’investissement à plus long terme.

Les cotisations régulières des participants continuent d’être versées au RPA et à la CR. La province verse un peu moins de trois millions de dollars par mois à la CR à titre de paiement de financement spécial. Cinquante pour cent de ces paiements spéciaux, ainsi que les cotisations des participants, sont envoyés à un compte d’impôt remboursable auprès de l’Agence du revenu du Canada. La province ne cotise actuellement aucune somme au régime complémentaire.

Une évaluation actuarielle initiale a été préparée pour le Régime de pensions des juges provinciaux au 1^er janvier 2020 dans le but d’établir les exigences de cotisation du Régime conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu, jusqu’à la prochaine évaluation actuarielle. L’évaluation a été déposée auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et les recommandations de l’actuaire concernant les cotisations patronales au Régime ont été approuvées. Le RPA est exempté de la Loi sur les régimes de retraite de l’Ontario, de sorte que l’évaluation n’est pas déposée auprès de l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers (ARSF). La CR et le CPC ne sont pas des régimes enregistrés. Par conséquent, bien que les obligations de capitalisation soient préparées par l’actuaire du Régime, il n’existe aucune exigence similaire de déposer une évaluation auprès de l’ARC ou de l’ARSF.

La Commission est responsable de l’administration du Régime et du placement de ses fonds, mais n’a pas d’employés pour s’acquitter de ces responsabilités. La CRRO et la SOGP disposent toutes deux de personnel, d’installations, de systèmes et de processus leur permettant d’administrer tous les volets d’un régime et d’une caisse de retraite. La CRRO et la SOGP ont été appelées à prêter main-forte à la Commission et à lui fournir certains services soumis au principe de recouvrement des coûts. Les dépenses du Régime liées à l’administration du RPA et de la CR sont payées à même leurs caisses respectives. Les dépenses relatives au CPC sont prises en charge directement par la province.

Réalisations au cours du mandat

La lettre de mandat du ministre a été reçue en octobre 2019. La Commission a été invitée à mettre l’accent sur les trois priorités suivantes :

1. Appuyer et faciliter la mise en œuvre de la nouvelle structure de gouvernance du Régime résultant du nouveau modèle de capitalisation, notamment en rédigeant des communications concernant la nouvelle structure et en les distribuant aux participants.

Commentaires

Le Commission a mis en évidence 22 priorités nécessaires à la mise en œuvre du nouveau modèle de capitalisation et à l’établissement des activités. Au 31 mars 2021, 14 priorités avaient été achevées ou résolues. Les autres priorités comprennent des objectifs en matière d’investissement et d’administration du Régime. Ces objectifs ont été adaptés du fait des échanges en cours entre la Commission, le Secrétariat du Conseil du Trésor (le SCT représentant le promoteur) et l’Association des juges de l’Ontario concernant le rôle de cette dernière dans la mise en œuvre du régime refondu. Par conséquent, les progrès réalisés pour la résolution de certaines priorités (p. ex., Énoncé des politiques et procédures de placement, répartition stratégique de l’actif) ont été plus lents que prévu.

Le mandat de la Commission a été élargi dans le cadre de la refonte du Régime pour y inclure la responsabilité des communications avec les participants. LA CRRO appuie le mandat de la Commission en mettant au point des communications prioritaires qui font mieux connaître le profil de la Commission auprès des participants, créent de la valeur et établissent la Commission comme une source fiable d’information sur le Régime. Au nombre des récentes initiatives de communication :

1. Avis de modification des feuillets d’impôt — avec l’introduction de la CR, les participants et les pensionnés recevaient de nouveaux feuillets d’impôt pour 2020. En consultation avec l’Association des juges de l’Ontario, la CRRO a rédigé et diffusé plusieurs communications expliquant les modifications apportées aux feuillets d’impôt pour permettre aux participants de s’adapter au changement. Le 4 février, les avis ont été envoyés aux retraités et affichés par voie électronique auprès de l’Association des juges de l’Ontario pour les juges en chambre.
2. Séance d’information virtuelle sur la retraite — le 14 janvier 2021, la CRRO a présenté un aperçu du Régime à 40 juges prévoyant de prendre leur retraite au cours des prochaines années. Les juges qui ont participé à la séance d’information ont reçu une estimation de leurs prestations de retraite et une copie du diaporama pour référence future. Dans le cadre d’une initiative de formation, un petit groupe d’employés du Service à la clientèle de la CRRO ont également assisté à la présentation.
3. Renouvellement des modèles : Les lettres d’estimation des prestations de retraite et les lettres modèles en droit de la famille ont été révisées pour intégrer le régime refondu. Les droits au titre de chaque niveau de prestations sont déclarés pour aider le participant à prendre des décisions éclairées. Les formulaires ont également été actualisés afin de s’harmoniser avec le régime refondu.
4. Lettre de bienvenue aux nouveaux participants au Régime : désormais, une lettre de la présidente de la Commission présente aux juges nouvellement nommés les principales caractéristiques des régimes et leur fournit des informations sur la façon d’obtenir des services. Cette lettre de bienvenue devrait aider à promouvoir une relation client personnelle à long terme.

2. Effectuer une validation des données sur les juges en chambre afin d’améliorer l’exactitude et la qualité des données sur les participants, qui serviront à créer un relevé de retraite personnalisé à remettre l’année suivante.

Commentaires

La CRRO a achevé le projet de validation des données en 2020. Cette initiative a permis, pour la première fois, à près de 300 juges en chambre d’examiner leurs renseignements personnels relatifs aux prestations de retraite et de les corriger.

La validation des données devrait améliorer la qualité des données des participants et la valeur des offres de services du Régime de retraite des juges provinciaux, notamment l’envoi de leur premier relevé de retraite annuel en 2021.

Les participants au Régime ont commencé à recevoir leurs trousses de validation des données, le 18 septembre 2020. La trousse contenait les renseignements personnels de base des participants, transférés des Services communs de l’Ontario; à leur tour, les participants devaient examiner les renseignements en question et en confirmer l’exactitude en remplissant un formulaire spécial de modification. Ce formulaire était temporairement accessible en ligne par l’intermédiaire du juge en chef de l’Ontario.

À la fin du projet, la CRRO a confirmé les données de 237 participants, soit 81 % des juges en chambre.

3. Préparer votre plan d’activités annuel en fonction des responsabilités élargies de la Commission de retraite des juges provinciaux découlant du nouveau modèle de capitalisation.

Commentaires

Suivant la nomination du juge Thomas McKay, la Commission était entièrement constituée en janvier 2021. Jusqu’à cette date, la Commission s’inquiétait que la poursuite du plan d’activités de 2020 et l’établissement du cadre de gouvernance, en l’absence d’une Commission pleinement constituée, ne soient pas dans l’intérêt des bénéficiaires du Régime. En consultation avec le SCT, la Commission a plutôt mis l’accent sur une liste de priorités de mise en œuvre avec l’intention de reporter les engagements à long terme jusqu’à ce que la Commission soit pleinement constituée. Le plan d’activités annuel pour la période de 2021 à 2024 a été préparé en fonction du mandat élargi du nouveau Régime. Nous avons l’intention d’adopter les mêmes démarches pour le prochain plan d’activités triennal à compter de 2022.

Conseil d’administration

États financiers

du 1^er janvier 2020 au 31 mars 2020

du 1^er avril 2020 au 31 mars 2021