Commission de retraite des juges provinciaux Plan d’activités

La Directive concernant les organismes et les nominations exige de la Commission de retraite des juges provinciaux (la « Commission ») qu'elle prépare et présente un plan d'activités tous les ans. L'élaboration de ce plan d'activités a commencé pendant le dernier trimestre de 2017 et s'est achevée à temps pour la date limite de sa soumission du 31 décembre. Par conséquent, il se peut que le lecteur trouve des références à des dates antérieures ou à des événements qui se sont déjà produits ou qui ont été réglés entre-temps. Lors du processus de rédaction, la Commission a pris la date limite de soumission du plan d'activités comme point de référence à des fins de discussion.

Sommaire

La Commission de retraite des juges provinciaux (la « CRJP » ou la « Commission ») est l'organisme fiduciaire responsable de l'administration du régime de retraite des juges provinciaux et de leurs survivants. Pendant l'exercice du plan qui s'est terminé le 31 mars 2017, cette responsabilité l'a amené à superviser le calcul et le versement, dans les délais prévus, d'un peu moins de 41 millions de dollars en prestations annuelles à 283 bénéficiaires du Régime de retraite des juges provinciaux (le « Régime »).

Les prestations sont tirées de la Caisse de retraite des juges provinciaux (la « Caisse »), laquelle constitue un compte du Trésor de la province de l'Ontario (« TPO »). La Caisse se compose des cotisations versées, des intérêts accumulés et des sommes payées ou créditées par le ministère des Finances de l'Ontario (« MFO »), moins les prestations, les allocations de survivant et les autres montants prévus en vertu du Régime. C'est le ministre des Finances qui est le dépositaire de la Caisse, et aucun paiement ne peut être prélevé de la Commission sans le consentement de la Commission.

Toutes les dépenses relatives au Régime sont payées directement par le Secrétariat du Conseil du Trésor (« SCT » ou le « promoteur »). Ces dépenses administratives comprennent les frais généraux d'administration des cotisations salariales et les services de soutien de la Commission fournis en vertu d'une entente avec la Commission du Régime de retraite de l'Ontario (la « CRRO »). Les frais d'administration du Régime sont établis dans le cadre d'une entente de niveau de service conclue entre la Commission, le SCT et la CRRO.

Une reformulation du Régime en vue de rendre ses dispositions conformes à la Loi de l'impôt sur le revenu a été à l'origine du litige qui a vu le jour en décembre 2013. Un groupe de travail a été formé pour analyser les points en litige et trouver des solutions aux fins d'une éventuelle présentation à la neuvième Commission de rémunération des juges provinciaux (la Commission de rémunération). Bien que la Commission ne participe pas aux activités du groupe de travail, il est possible que le processus donne lieu à des modifications du Régime et de sa Caisse. Si ces modifications comportent une refonte substantielle du modèle de financement du Régime, les priorités de la Commission pourraient changer sensiblement pour le reste de la période du plan d'activités. Nous avons été informés qu'il restait encore des points à discuter avec l'Agence de revenu du Canada; nous suivons la situation de près.

La province de l'Ontario gère sa situation financière en misant sur un plan d'élimination du déficit conçu pour réduire la croissance des dépenses des programmes et restreindre les coûts. Parallèlement, le Régime de retraite des juges provinciaux (RRJP) pourrait subir des modifications par l'entremise de la Commission de rémunération et l'application constante de nouvelles dispositions du Régime se rapportant à la répartition des avoirs de retraite à la suite de la dissolution du mariage. Il y a aussi le litige susmentionné qui continue de générer des frais juridiques additionnels, mais nécessaires, et qui exige un cadre de transparence et de responsabilisation beaucoup plus rigoureux, avec de multiples obligations en matière de présentation de rapports et de conformité. Chacune de ces modifications a une incidence sur des processus administratifs essentiels et exerce des pressions au niveau des coûts d'exploitation pour la Commission, l'agent et le promoteur. Parce que toutes les dépenses relatives au Régime sont payées par le promoteur, il est difficile pour la Commission de gérer ses risques opérationnels, ce qui est un élément clé de son plan d'activités.

Dans le cadre d'un processus annuel, la ministre Sandals a précisé ses attentes en ce qui a trait à l'orientation de la Commission au cours du prochain exercice financier. Ces objectifs sont non seulement cruciaux pour notre réussite mutuelle, mais sont également essentiels pour le maintien de la promesse relative à la retraite de tous les bénéficiaires du Régime. Les attentes de la ministre peuvent être facilement intégrées dans nos priorités stratégiques, car elles ont en commun trois thèmes essentiels : 1) la prestation des services; 2) les relations avec les parties intéressées; et 3) la gouvernance du Régime.

Stratégie de haut niveau : Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coût

Attente de la ministre – Offrir des services de prestations de retraite de qualité au meilleur coût et en temps opportun, qui sont appréciés par les participants au Régime et leurs bénéficiaires

Attente de la ministre – Examiner la possibilité d'introduire des états de prestations annuels pour les participants actifs et formuler des recommandations à ce sujet

Il est implicitement énoncé dans la stratégie de haut niveau et les attentes de la ministre relativement au service à la clientèle que la Commission doit savoir si le service qu'elle offre est de qualité, au meilleur coût et en temps opportun. Les rapports sur le rendement sont difficiles dans un contexte opérationnel qui n'est pas automatisé. L'amélioration de la capacité de la Commission à évaluer la prestation de services sur le plan de la qualité et de la rapidité doit passer par une certaine forme d'automatisation des prestations. Nous avons renforcé notre capacité à faire un suivi du rendement de l'exercice précédent, et nous prévoyons poursuivre cette tendance en 2018. La Commission continuera par ailleurs à envisager les possibilités d'adopter des solutions technologiques mises en œuvre par notre fournisseur de services, la CRRO. Nous espérons disposer de suffisamment de renseignements sur les coûts pour décider de la façon de procéder avec l'automatisation des prestations et d'effectuer une analyse de rentabilité pour l'exercice 2018-2019.

Mesurer et interpréter la valeur qu'un client confère à un service de prestations nécessitent une expertise spécialisée et une plate-forme pratique afin de communiquer et de recueillir l'information. Compte tenu des ressources dont elle dispose, la Commission a conclu qu'une stratégie de participation directe des clients et des parties intéressées était l'option la plus rentable. Nous allons encourager la discussion au cours des prochaines réunions avec chacune des parties intéressées et élaborer un plan spécifique pour cette initiative.

Les états de prestations annuels fournissent aux participants au Régime à la fois un aperçu de leurs droits à pension et une possibilité de s'assurer que l'information détenue par leur administrateur de Régime est exacte. Une exemption en vertu de la Loi sur les régimes de retraite de l'Ontario signifie que les participants au Régime n'ont jamais reçu d'état décrivant leurs droits. Nos conversations avec les parties intéressées nous ont révélé que le concept des états de prestations reçoit un appui de plus en plus grand, mais que certaines questions concernant le contenu, la distribution et la responsabilité du processus demeurent non résolues. La ministre a enjoint à la Commission d'évaluer la possibilité de préparer des états de prestations annuels à l'intention des participants au Régime et de formuler des recommandations à ce sujet. Nous reconnaissons l'existence de problèmes particuliers concernant la collecte et l'échange de données entre les parties intéressées qui sont actuellement responsables des données relatives à la retraite (p. ex., CRRO et Services Communs de l'Ontario). Toutefois, le mandat est en accord avec notre demande visant à élargir notre rôle de manière à inclure des participants actifs; nous sommes impatients d'entreprendre notre examen et de transmettre le rapport définitif ainsi que les recommandations.

Stratégie de haut niveau : Favoriser des relations efficaces avec les parties intéressées

La Commission continue de se réunir périodiquement avec les parties intéressées afin de donner des renseignements et d'effectuer des consultations sur les activités du Régime dans le but d'instaurer de liens solides avec le promoteur et le Cabinet du juge en chef et l'Association des juges de l'Ontario (l'« AJO »).

Nous sommes d'avis que de bonnes relations avec les parties intéressées constituent une source de rétroaction vitale pour les clients du RRJP avec la Commission par l'entremise d'une partie intéressée connue (p. ex., l'AJO). Ces relations sont particulièrement importantes pour la Commission, étant donné son mandat restreint relativement aux juges en exercice. C'est pourquoi nous nous sommes engagés à améliorer nos relations par de fréquentes interactions avec ces parties intéressées.

Les bonnes relations ont permis de transmettre au personnel de la CRRO invitations régulières pour assister à un séminaire biennal de préparation à la retraite à l'intention des juges, organisé par l'AJO, en vue de présenter un aperçu du Régime au nom de la Commission. Les commentaires informels sur le contenu et la forme ont été positifs au fil du temps, et nous sommes déterminés à continuer à resserrer les liens grâce à ce type d'interaction. De plus, la neuvième Commission de rémunération des juges provinciaux formulera des recommandations se rapportant à la période de quatre années se terminant le 31 mars 2018. Des modifications apportées à la conception du Régime peuvent faire partie des recommandations; la Commission doit veiller à ce que les problèmes administratifs soient cernés rapidement de manière à ne pas retarder la mise en œuvre. La Commission envisage d'adopter une approche hautement collaborative en vue de repérer et de résoudre pareils problèmes au sein de plusieurs groupes de parties intéressées.

Stratégie de haut niveau : Renforcer la gouvernance du Régime

Attente de la ministre – Renforcer la gouvernance du Régime grâce à une transparence accrue, et continuer à améliorer la responsabilisation en rapport avec la gestion des activités du Régime

Les diverses activités quotidiennes que suppose l'administration des prestations de retraite sont réparties entre plusieurs services dans trois ministères, soit le SCT, le MFO et le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs (MSGSC), y compris une entente de niveau de services avec la CRRO. Comparée à la gouvernance et aux cadres administratifs des régimes à prestations déterminées conventionnels, la structure de gouvernance et de gestion du Régime est reconnue comme « atypique ». Craignant depuis un certain nombre d'années que la structure actuelle nuise à une gouvernance efficace du Régime, la Commission a continué de donner la priorité aux discussions de la question avec des membres des paliers supérieurs du gouvernement. À la suite de ces discussions, la notion de « gestion » a été officiellement définie, mais étant donné que cette définition concerne plusieurs parties (p. ex., SCT, CRRO et Services communs de l'Ontario), elle demeure complexe par rapport à d'autres régimes de retraite.

La Commission continue de renforcer sa capacité à évaluer et à améliorer l'efficacité des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance. Habituellement, un conseil d'administration reçoit de telles évaluations au moyen de programmes permanents de vérification interne. Les restrictions financières imposées par le gouvernement provincial ont posé des difficultés à la Commission pour l'embauche d'un vérificateur interne. La Commission a déjà réussi à obtenir des ressources internes en vérification; elle continue de demander au gouvernement un engagement à cet effet.

Le RRJP verse des prestations qui excèdent celles autorisées pour un régime enregistré d'épargne-retraite en vertu de la législation fiscale canadienne. Bien que le Régime ait toujours été administré dans le cadre établi par la Loi de l'impôt sur le revenu (LIR), des modifications s'imposaient pour maintenir l'enregistrement du Régime auprès de l'Agence du revenu du Canada (« ARC »). Le maintien de l'enregistrement du Régime est l'une des principales priorités de la Commission et c'est pourquoi elle a vivement incité le promoteur à apporter les modifications nécessaires. Le promoteur a rédigé les modifications qui ont rendu le Régime conforme aux exigences réglementaires de la LIR et de l'ARC. Le Cabinet a par la suite approuvé ces modifications qui sont entrées en vigueur en 2013.

Les modifications au Régime font actuellement l'objet d'une procédure légale qui remet en question leur validité constitutionnelle. La Commission poursuit la surveillance de la conformité à la LIR dans le contexte de la « convention de statu quo » et demande au besoin des avis juridiques indépendants pour assurer le maintien de l'enregistrement du Régime.

En décembre 2014, un groupe de travail composé de représentants du promoteur et de l'AJO a été mis sur pied. Le groupe de travail sert de tribune pour la résolution des problèmes mis au jour lors de la requête au tribunal qui a débuté en novembre 2013. La Commission a accepté d'agir en tant que partie neutre, comme ressource ponctuelle, et de s'assurer que le groupe de travail a pris les précautions adéquates pour que l'ARC ne révoque pas l'enregistrement du Régime pendant ces importantes discussions ont lieu.

La question de la gouvernance du Régime a été soulevée pendant les discussions du groupe de travail. La Commission a reçu l'assurance d'avoir l'occasion de participer à des discussions dans lesquelles son expérience de l'administration du Régime pourra contribuer à instaurer un modèle plus efficace de gouvernance du Régime.

Mandat

Le mandat de la Commission est d'administrer les prestations de retraite des juges provinciaux et les allocations de survivant leur conjoint(e) survivant(e) et leurs enfants admissibles. La Commission de trois membres est constituée comme un organisme fiduciaire qui agit sans lien de dépendance avec le promoteur. Elle détermine l'admissibilité aux prestations et les montants à verser en fonction des modalités du Régime, comme elles sont prescrites dans le Règlement de l'Ontario 290/13 (le « Règlement »). Dans l'exercice de ces fonctions, la Commission a l'obligation fiduciaire d'agir dans l'intérêt des juges et des bénéficiaires du Régime.

Un président est nommé parmi les membres de la Commission; cette personne est responsable, devant le président du Conseil du Trésor (le ministre), des fonctions suivantes :

• veiller à ce que la Commission exécute son mandat;
• s'acquitter des rôles et responsabilités qui lui sont assignés;
• informer le ministre comme convenu des activités de la Commission et de la conformité de l'organisme;
• transmettre en temps opportun les enjeux concernant les responsabilités du ministre en ce qui a trait à la Commission.

Toutes les prestations de retraite et les allocations de survivants du Régime sont versées à partir de la Caisse, et aucun paiement ne peut être fait sans l'autorisation de la Commission ou de façon non conforme à la procédure établie. La Commission n'est pas responsable de la gestion du placement des actifs de la Caisse. Les actifs de la Caisse, y compris les cotisations des juges en exercice, sont détenus dans les comptes de l'Ontario. Le ministre des Finances est le dépositaire de la Caisse.

La Commission exerce ses activités conformément à toutes les politiques administratives établies et précisées dans toutes les directives et lignes directrices de l'organisme, toutes modifications de ces directives et lignes directrices et toutes nouvelles directives ou lignes directrices qui s'appliquent. Ces directives et lignes directrices comprennent, mais sans s'y limiter, les plus récentes versions figurant à l'annexe « B ».

Bien que la Commission agisse comme administrateur du Régime, elle ne possède aucun pouvoir ni responsabilité en ce qui a trait :

• à l'administration de la Caisse et au placement de ses actifs;
• à la perception et à la remise des cotisations à la Caisse;
• aux intérêts gagnés par la Caisse;
• aux intérêts payables sur les cotisations des juges en exercice;
• à l'adhésion au Régime;
• aux évaluations actuarielles du Régime et de la Caisse;
• aux dépôts réglementaires auprès des autorités gouvernementales;
• à l'administration des prestations assurées pour les juges à la retraite;
• aux stratégies de communication publique et de publication pour les juges en exercice.

Orientations stratégiques

1. Mission de la Commission

   Exceller dans l'administration des prestations de retraite versées en vertu du Régime en offrant des services rentables et de haute qualité aux bénéficiaires.

2. Valeurs fondamentales

   La Commission définit ses valeurs fondamentales comme un engagement à atteindre les objectifs suivants :

   • excellence dans la prestation des services à la clientèle;
   • confiance, équité et respect dans le traitement des bénéficiaires du Régime;
   • bonne gouvernance, responsabilisation et transparence des activités menées auprès des parties intéressées et des bénéficiaires du Régime;
   • esprit d'équipe tant au sein de la Commission qu'à l'extérieur de celle-ci, et leadership axé sur les résultats.
3. Orientations clés

   Le plan d'activités de la Commission repose sur trois stratégies. L'importance que nous donnons à l'excellence du service à la clientèle, à l'efficacité des relations avec les parties intéressées et à la bonne gouvernance efficace aidera le gouvernement à atteindre ses priorités sur le plan de la responsabilisation, de la transparence et de la gestion financière, et le SCT à concrétiser sa priorité de modernisation des services publics de première ligne.

Stratégie 1 : Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coût

Les services offerts par les administrateurs de régime de retraite sont en constante évolution en vue de répondre aux besoins croissants des participants qui souhaitent comprendre les enjeux et de prendre des décisions éclairées sur la manière de toucher leurs prestations à leur retraite. La répartition des avoirs pour des questions de droit familial et de planification successorale est un exemple de situations courantes où un bénéficiaire peut présenter une demande de service au Régime. Pour que la Commission offre un excellent service, elle doit mieux comprendre les besoins de ses clients et ce qu'ils valorisent.

Depuis 1999, la Commission fournit des services d'administration des prestations aux bénéficiaires du Régime au moyen d'une entente de service avec la CRRO. Traditionnellement, les interactions avec la clientèle ont été axées sur le paiement des prestations ou des allocations de survivant. En conséquence, la Commission évaluait la qualité de la prestation du service à la clientèle dans le cadre de consultations informelles avec les parties intéressées et de mises à jour régulières sur l'état des services au cours des réunions trimestrielles de la Commission. Ce type de rétroaction demeure utile pour évaluer la prestation des services de base; toutefois, nous sommes d'avis que pour renforcer notre capacité à fournir d'excellents services passe par une connaissance plus approfondie de l'expérience des clients et de leurs attentes. Pour cette raison, nous considérons que la communication des principaux indicateurs de rendement est une exigence hautement souhaitable alors que nous examinons les solutions d'automatisation proposées et formulons nos recommandations à l'intention du promoteur. Les tribunaux tiennent les administrateurs et les employeurs de plus en plus responsables des communications avec les employés et les bénéficiaires en rapport avec les régimes de retraite. Il est possible que les bénéficiaires n'aient pas toujours les renseignements nécessaires pour prendre des décisions éclairées sur la planification de leur retraite ou la réception des prestations auxquelles ils ont droit. Selon nous, les juges en exercice sont particulièrement vulnérables puisqu'ils ne reçoivent que très peu, voire aucune information, de la Commission ou du promoteur du Régime pendant leur mandat. Or, il est difficile pour la Commission de fournir en temps opportun des renseignements cohérents sur le Régime, en raison de certaines restrictions en matière de communication électronique et d'accès aux coordonnées des participants. Nous comptons nous attaquer à cette lacune en continuant d'engager la discussion avec les parties intéressées et le promoteur au sujet d'un élargissement des responsabilités de la Commission qui lui permettrait de communiquer les droits à pension aux juges en exercice pour éventuellement leur fournir un état annuel portant sur la retraite.

La Commission se considère évidemment comme l'organisme responsable du Régime et comme la mieux placée pour aider les clients à prendre des décisions éclairées sur leurs droits à pension. À l'heure actuelle, il n'existe aucun canal de communication réservé à la promotion de ce message auprès des bénéficiaires retraités du Régime. La Commission prévoit solliciter l'approbation des ressources nécessaires pour mettre en place une stratégie de communication officielle. Nous entendons nous servir de la rétroaction des parties intéressées pour trouver des moyens de communication plus proactifs qui sont à la fois actuels, informatifs et rédigés dans un langage simple.

Stratégie 2 : Favoriser des relations efficaces avec les parties intéressées

En tant que petit organisme fiduciaire aux ressources restreintes, nous reconnaissons que notre efficacité repose grandement sur les personnes et les organisations qui nous entourent et qui ont à cœur notre réussite. Nous croyons que chacune de nos parties intéressées est motivée par sa part de responsabilité dans la prestation d'un service à la clientèle de grande qualité et rentable. Cette vision est conforme à l'avis exprimé par la ministre dans sa lettre de mandat qui souligne l'importance de la collaboration des parties intéressées dans l'élaboration et dans la mise en œuvre des modifications de conception du Régime.

Nos principales parties intéressées comprennent sept organisations de différentes tailles, offrant chacun des ressources à l'appui de différents aspects de l'administration du régime de retraite (voir la liste complète des parties intéressées à l'annexe A). Ils sont tous situés à Toronto et peuvent être facilement rejoints lorsque la Commission l'exige. Pour la majorité des parties intéressées, l'administration du Régime représente une très petite fraction de leurs activités quotidiennes. Nos interactions ne peuvent être efficaces que si elles sont ciblées et pertinentes au rôle de chaque organisation dans le Régime; en outre, la fréquence et le type de contact varieront en fonction de sa finalité (soit informer, consulter ou collaborer).

Nous avons récemment examiné et élargi les types de services que nous exigeons de notre fournisseur de services afin de mieux soutenir les responsabilités de gouvernance de la Commission. Nous avons maintenant accès à un large éventail de ressources dans lesquelles nous pouvons puiser pour renforcer nos efforts visant à obtenir directement les commentaires des parties intéressées en vue d'informer et d'établir les priorités des futures améliorations du service à la clientèle.

Une stratégie de relations avec les parties intéressées bien exécutée peut avoir d'importantes retombées. Nous pouvons améliorer l'innovation en matière de service, l'élaboration de politiques et de procédures et la gestion de projet en prenant connaissance des points de vue de nos parties intéressées. La Commission continuera de communiquer de manière proactive avec ses parties intéressées, d'engager un dialogue sur le Régime et ses activités, d'établir des relations positives et de chercher des possibilités de collaboration.

Stratégie 3 : Renforcer la gouvernance du Régime

Nous sommes très conscients que la gouvernance et la responsabilisation demeurent prioritaires pour le gouvernement et ses organismes, commissions et conseils. En tant qu'organisme fiduciaire et administrateur d'un régime de retraite, la Commission doit appliquer une norme de prudence encore plus rigoureuse, car elle est également tenue d'agir dans l'intérêt de ses participants et bénéficiaires Une solide gouvernance est essentielle pour que la Commission soit en mesure de répondre à ses obligations dans le cadre du Régime. La Commission continuera à mettre l'accent sur la consolidation de sa gouvernance en créant des processus et structures qui répondent aux principes suivants :

1. L'accès à l'information – Afin de s'acquitter de ses responsabilités et de soutenir une prise de décisions éclairées, la Commission doit bénéficier d'un accès en temps opportun à des renseignements pertinents et exacts. Dans certains cas, les processus en place – le traitement manuel des informations qui est largement répandu dans le Régime – ne soutiennent pas la récupération rapide des renseignements portant sur les participants et le Régime. Nous avons évalué la faisabilité de l'automatisation des processus de versement des prestations, et nous sommes en train de rédiger nos recommandations à l'intention du promoteur. La Commission tentera d'obtenir du promoteur une allocation pour s'attaquer aux problèmes de l'information et des données en finançant une solution d'automatisation modeste, mais efficace, qui mettra à profit l'initiative de modernisation du système actuellement menée par la CRRO. Elle consultera les parties intéressées concernées, notamment Services communs de l'Ontario (« SCO »), afin d'assurer une transition en douceur.
2. Une transparence accrue – La divulgation et la transparence sont souvent citées comme des pratiques exemplaires dans un cadre de gouvernance. En fait, la transparence apporte un niveau de surveillance indépendant, axé sur les activités de la Commission, ce qui, en retour, augmente la crédibilité de la Commission auprès des parties intéressées. La Commission continuera de chercher à tirer parti des possibilités d'améliorer les communications et les relations avec les parties intéressées et les bénéficiaires, y compris les juges en exercice.
3. Une responsabilisation améliorée – Les états financiers de la Caisse sont vérifiés chaque année par le Bureau du vérificateur général de l'Ontario. Même si elle fournit des renseignements importants sur la gestion des activités du Régime, cette vérification a une portée limitée, car les conclusions découlent des états financiers et ne se fondent sur aucun processus opérationnel particulier. Compte tenu de ces limites, la Commission s'engage à obtenir une évaluation indépendante de son exposition au risque au moyen de vérifications internes régulières. Elle s'efforcera par ailleurs à accroître la responsabilisation par la documentation constante et cohérente de ses procédures, une surveillance et évaluation régulières du rendement et de la formation selon les besoins.
4. Le rendement pour les obligations fiduciaires – Les représentants nommés par le promoteur et l'AJO tentent de régler le litige relatif à l'administration du Régime. Bien que la Commission ne participe pas directement au différend, nous comprenons que le « groupe de travail » consulte l'ARC sur certaines modifications de conception du Régime. Compte tenu de l'importance que nous donnons à l'amélioration de la gouvernance du Régime et de la perspective unique que nous possédons en tant que fiduciaire, nous croyons que la Commission pourrait jouer un rôle important dans tous les dialogues portant sur une restructuration de la conception du Régime, surtout si elle est susceptible d'avoir une incidence sur la gouvernance. Les participants et les bénéficiaires du Régime comptent sur la Commission pour qu'elle agisse dans leur intérêt; nous croyons donc que nous avons l'obligation de participer à la discussion en apportant notre expérience et nos connaissances de l'administration du Régime pour nous assurer que tout changement touchant le futur modèle de gouvernance soit viable et efficace.
5. La surveillance de la conformité – Les régimes de retraite offrent à leurs participants un moyen efficace sur le plan fiscal, d'épargner et de percevoir ultérieurement leurs économies de retraite. Par conséquent, ces outils sont fortement réglementés en vertu de la LIR et doivent être conformes aux règles fiscales pour maintenir leur enregistrement. Le promoteur est responsable de l'ensemble des exigences concernant la production des déclarations de revenus et celles en matière de conformité. Par contre, la Commission, qui reconnaît l'importance de préserver le droit des bénéficiaires du Régime à une aide fiscale constante, contribue activement à la recherche et à la résolution des problèmes sur le plan réglementaire. Par ailleurs, la Commission doit également garantir au promoteur que ses activités sont conformes aux lignes directrices de l'organisme portant sur la responsabilisation et l'administration des droits, selon les modalités du Régime. La Commission continuera de surveiller la conformité à ces exigences au cours des futures discussions avec le promoteur.

Aperçu des activités du programme actuelles et futures

Durant la période de trois ans se terminant le 31 mars 2021, l'un des projets – a) Mettre en œuvre une solution d'automatisation réalisable – est un engagement pluriannuel comportant un engagement financier de la part du promoteur. L'analyse de rentabilité de la Commission devrait se terminer lorsque les exigences du projet de la CRRO seront remplies, soit probablement en 2019. Les projets b) et c) ci-dessous, qui sont en cours, sont menés dans le cadre des efforts continus d'amélioration. Enfin, la dernière activité, soit d), est en suspens en raison du litige. Elle fera l'objet d'une surveillance pour s'assurer qu'elle sera menée à bien lorsque les questions juridiques auront été réglées et que l'orientation stratégique du SCT aura été précisée.

1. Mise en œuvre une solution d'automatisation réalisable – Première phase (État : En suspens Achèvement prévu : T4 de 2019)

   Une vérification interne précédente avait noté une possibilité d'amélioration au niveau de l'administration du Régime, qui pourrait bénéficier à la fois au Régime et à ses participants grâce à un gain d'efficacité au niveau des services. Selon cette vérification, comme l'administration du Régime comporte un nombre élevé de processus et calculs manuels, la Commission devrait envisager la mise en place d'une certaine forme d'automatisation.

   Un projet technologique de modernisation des processus pourrait être bénéfique à la fois sur le plan de la gouvernance et de l'administration des prestations. Mais les coûts pourraient être prohibitifs, en particulier pour les régimes comme le RRJP où les économies d'échelle n'existent pas. La Commission s'est toutefois engagée à trouver une solution efficace au meilleur coût qui permettrait de diminuer le risque et d'améliorer l'efficacité.

   Depuis que cette possibilité d'amélioration a retenu l'attention, le fournisseur de services de la Commission, la CRRO, a fait savoir qu'elle a entrepris un projet pluriannuel visant à moderniser ses systèmes et processus. Par conséquent, nous pensons que les coûts d'une solution globale seront plus modestes que nos premières estimations, ce qui représente un incitatif important à l'automatisation du RRJP dans le cadre du projet de modernisation de la CRRO.

   Compte tenu de l'envergure du projet de la CRRO, la Commission comprend qu'elle aura peu d'influence sur sa mise en œuvre et son échéancier. Avant d'aller de l'avant, nous attendons de recevoir des précisions sur ce projet et des renseignements fiables sur les coûts de la part de la CRRO. Dès que le projet sera défini et que l'information sur les coûts est disponible, il sera possible de parachever l'analyse de rentabilité aux fins d'examen par le promoteur.

2. Amélioration du service et réduction les coûts - (État : En cours Achèvement prévu : projet permanent)

   Dans sa lettre de mandat pour l'exercice 2018-2019, la ministre a prié la Commission d'examiner la possibilité d'introduire des états de prestations annuels à l'intention des participants actifs et de formuler des recommandations à ce sujet. Étant donné que nous comptons sur d'autres parties intéressées pour obtenir les données nécessaires afin de produire ces états, le SCT a accepté de recourir à un fournisseur de services tiers en vue de mener un projet de mise en correspondance des processus de traitement des données d'ici septembre 2018. Cette analyse nous permettra de mieux comprendre la façon dont circulent les données des participants à travers les organisations qui assument des responsabilités en matière d'administration de la paie et des avantages sociaux (p. ex., Services communs de l'Ontario). La Commission devra également faire participer d'autres parties intéressées, y compris l'Association des juges de l'Ontario, dans le cadre de consultations directes, de manière à s'assurer que leurs points de vue sont pris en compte dans nos recommandations.

   Fournir un excellent service au meilleur coût est la priorité de la Commission. Dans le passé, la principale mesure utilisée était fondée sur le respect des engagements en matière de services dans un délai donné. Des indicateurs de rendement plus fiables permettront à la Commission de savoir plus précisément là où les améliorations seraient les plus utiles. Mais avant d'adopter de nouveaux indicateurs de rendement, la Commission doit détenir des connaissances plus approfondies sur les attentes et les besoins des clients relativement aux interactions de services avec le Régime. Pour le moment, elle a décidé de traiter la question de la satisfaction des clients directement avec les parties intéressées.

   En 2017, elle a pu avoir à sa disposition des données sur le rendement du service par téléphone. Elle a pu consulter pour la première fois des statistiques sur les appels au sujet du Régime. Il s'agit d'une étape importante dans le processus qui vise à permettre à la Commission de s'acquitter de ses responsabilités en matière d'évaluation des besoins en services de sa clientèle et de la gestion du rendement de son fournisseur de services. Nous continuerons de recevoir des mises à jour trimestrielles de la CRRO sur les tendances des appels.

   Le Régime et la Caisse sont gérés par un certain nombre de directions et de secteurs du gouvernement, dont certains échappent à l'autorité ou à l'examen de la Commission. Afin d'améliorer le service et de diminuer les coûts, la Commission continuera de chercher des occasions de collaborer avec le promoteur en vue d'améliorer les processus qui fournissent des services rentables de grande qualité.

3. Cadre de gouvernance - (État : En cours Achèvement prévu : projet permanent)

   Les principes généraux de gouvernance des régimes de retraite recommandent que l'administrateur du régime procède à une évaluation régulière de sa gouvernance. La Commission a effectué son auto-évaluation à la fin de 2017. Nous espérons que les résultats obtenus nous aideront à évaluer l'efficacité de la gouvernance du RRJP en fonction des pratiques exemplaires et à établir la priorité de nos réponses afin d'assurer et de maintenir une bonne gouvernance.

   La Commission souhaite documenter une stratégie de communication afin de veiller à ce que la direction et les parties intéressées respectent ses buts et objectifs. Nous croyons que l'exercice 2018-2019 sera une année très exigeante pour les ressources et nous prévoyons lancer le projet au cours de l'exercice 2019-2020.

   La gestion des dossiers représente une partie importante de l'administration du Régime. Nous sommes heureux de souligner que notre évaluation de la conformité de la Commission aux normes provinciales est maintenant terminée, et qu'un nouveau calendrier de conservation des documents a été déposé à l'archiviste de l'Ontario à la fin de 2017. Nous nous concentrons maintenant sur la majorité des comptes rendus de réunions trimestrielles de la Commission qui remontent jusqu'au début en 1985, lesquels sont uniquement conservés en format papier. Afin de réduire au minimum les pertes et destructions accidentelles de ces archives, la Commission entend les convertir sous forme électronique dans les 24 prochains mois.

   Les politiques et procédures fournissent des orientations claires au fournisseur de service et garantissent une administration cohérente des droits à pension. La Commission continuera de documenter et d'approuver ses politiques et de veiller à la mise en œuvre continue des procédures de soutien.

4. Appliquer au Régime de dispositions conformes à la LIR. - (État : Reporté Achèvement prévu: en suspens)

   Les cotisations et droits à pension qui dépassent les montants maximaux prescrits en vertu de la LIR ne peuvent être versés à la caisse d'un régime de retraite enregistré ni être payés à même celle-ci. Les régimes qui offrent des prestations supérieures aux limites établies par la LIR créent habituellement un compte ou une caisse supplémentaire qui permet de détenir les actifs et de verser les prestations ne pouvant être administrées dans le cadre du régime enregistré. Les modifications visant la conformité ont été déposées et sont en vigueur depuis le 31 octobre 2013. Une procédure judiciaire a été entamée en décembre 2013 pour annuler les dispositions visant la conformité à la LIR et revenir aux dispositions antérieures du Régime. Les parties ont conclu une entente qui reporte la mise en œuvre et interdit la modification des modalités administratives antérieures. Un groupe de travail composé de représentants du promoteur et de l'AJO a été mis sur pied à l'automne 2014. En raison de la complexité des questions fiscales qui ont une incidence sur la conception du Régime et de l'examen imminent de la Commission de rémunération, les discussions ont été prolongées. La Commission continuera de collaborer avec le groupe de travail, le SCT et la CRRO en vue de veiller à appliquer une conformité réglementaire totale lorsque la question sera résolue.

Ressources nécessaires pour atteindre les buts et les objectifs

La Commission prévoit atteindre les objectifs de son mandat et de ses orientations stratégiques grâce à l'application et à la mise en œuvre constantes de son entente de niveau de service (ENS) avec la CRRO. Si l'ENS ne suffit pas, ou si des dépenses imprévues surviennent, la Commission s'adressera directement au SCT pour obtenir une aide particulière et des ressources supplémentaires.

Le promoteur du Régime a autorisé un budget réservé à l'embauche d'un fournisseur de services tiers pour un projet de mise en correspondance des processus de traitement des données entre les SCO et la CRRO. En qualité de fournisseur de services de la Commission, la CRRO mène le processus d'approvisionnement et s'attend à ce que la sélection du fournisseur soit terminée au début de 2018.

La CRRO offre des services en recouvrement des coûts, et la prochaine possibilité de rajustement des coûts surviendra en 2018. La Commission dispose d'une entente de service complète qui comble les lacunes précédentes des services de secrétariat requis par la Commission, qui augmente la conformité aux exigences de l'organisme en matière de rapports et qui ajoute les autres services nécessaires à l'administration des nouvelles fonctionnalités du Régime, comme les dispositions en droit de la famille introduites en 2016. Un rajustement important des frais d'administration des prestations a été effectué en 2015 pour tenir compte de ces questions; nous ne prévoyons pas d'autres changements notables. La CRRO a indiqué que les coûts associés aux services d'administration en droit de la famille évoluaient et qu'il pourrait y avoir un rajustement des frais si les ressources estimées pour le Régime étaient dépassées.

La Commission procède à l'évaluation d'une proposition d'automatisation des prestations qui lui permettrait de saisir une occasion décelée dans une vérification antérieure. En tirant parti des modifications prévues aux systèmes de la CRRO à compter de 2017, la Commission estime pouvoir accroître l'efficacité et réduire les risques à peu de frais. En collaboration avec la CRRO et le promoteur, la Commission préparera une analyse de rentabilité pour soutenir l'investissement en capital.

Les projets susmentionnés seront à l'origine de dépenses supplémentaires et exigeront l'accès aux ressources en personnel de la CRRO et du SCT. Des estimations des coûts des projets et des ressources nécessaires seront établies en consultation avec le SCT et la CRRO.

Ni la Commission ni le Régime ne génèrent de recettes. Le tableau 10.1 à la section X, « Budget et dotation en personnel », contient des détails sur les dépenses prévues du Régime.

À l'occasion, la Commission a besoin de fournisseurs de services externes (p. ex., services d'actuariat, services juridiques et services de vérification) pour s'acquitter de ses responsabilités en matière d'administration du Régime. En vertu des modalités de l'ENS, elle doit demander l'approbation du SCT pour engager des dépenses supplémentaires. Une fois l'approbation obtenue, les dépenses sont facturées au SCT, au prix coûtant.

Analyse du contexte

L'analyse du contexte ci-dessous décrit l'environnement opérationnel de la Commission. On y précise et examine brièvement les facteurs retenus pour éclairer l'évaluation des risques figurant aux tableaux de la section VII « Détermination des risques et stratégies d'atténuation ».

Options et coûts dans le domaine des TI

Le fournisseur de services de la Commission, la CRRO, dispose de mécanismes pour gérer un ensemble convenu de services en vertu du Régime. Au fil des ans, vu la petite taille du Régime, peu d'investissements ont été faits dans des solutions informatisées, de sorte que les services d'administration des prestations reposent en grande partie sur des processus manuels. En cherchant à combler cette lacune, nous devrions obtenir des gains sur le plan de l'atténuation des risques, de la qualité, de la rentabilité des services et de la gouvernance du Régime. Une initiative de modernisation des systèmes est actuellement menée par la CRRO, et la Commission doit évaluer le coût de sa participation. Tout coût supplémentaire entraîné par la participation exige le consentement et l'approbation du promoteur.

Contraintes financières du promoteur

Les dépenses du Régime sont acquittées directement par le SCT. L'administration de base des prestations et les services de secrétariat représentent la plus grande partie des dépenses administratives du Régime. Les services sont impartis à la CRRO et fournis en recouvrement des coûts. Des modifications ont récemment été apportées à la grille tarifaire et à l'échéancier des services afin de tenir compte de l'augmentation du volume des opérations et de l'élargissement de la portée des services. La Commission et le promoteur sont parvenus au niveau de service requis pour concilier les obligations de la Commission et l'équilibre budgétaire, objectif qui compte parmi les grandes priorités du gouvernement.

Participation des parties intéressées

Les participants au Régime sont des personnes considérées comme averties sur les plans juridique et financier. Par le passé, les questions de retraite liées à la Commission étaient habituellement soulevées par des particuliers et réglées dans ce contexte. Ces dernières années, l'AJO a montré un intérêt accru pour le Régime et son cadre de gouvernance. En tant que partie intéressée, l'AJO représente les juges en exercice et à la retraite qui participent également au Régime. La Commission apprécie le rôle joué par l'AJO en tant que partie intéressée clé et a instauré un dialogue régulier pour établir et maintenir de bonnes relations, améliorer la transparence et évaluer notre prestation de services.

Litige en cours

Le Règlement de l'Ontario 290/13 a modifié le RRJP pour en harmoniser les dispositions avec la LIR. Les modifications n'influent pas sur le montant des prestations payables à un retraité ou à un survivant, mais elles ont une incidence sur certains mécanismes de la liste de paie qui relèvent de la compétence de SCO et de la CRRO, puisque les fonds seront répartis entre deux comptes, l'un qui offre des avantages ne dépassant pas les plafonds fixés pour les régimes enregistrés de retraite, l'autre qui fournit des avantages qui excèdent ces limites.

En décembre 2013, une requête a été déposée auprès de la Cour supérieure de justice de l'Ontario pour que celle-ci rende une ordonnance déclarant inconstitutionnelles et illégales les dispositions récemment modifiées du Régime. La requête a depuis été reportée et la convention initiale de statu quo qui avait été établie pour maintenir l'administration du Régime en conformité avec les anciennes dispositions a été prolongée jusqu'au 30 juin 2018. La Commission continue de surveiller ses frais judiciaires et l'augmentation de la complexité administrative qui sont associés au retard et au maintien de la conformité à la convention de statu quo.

Commission de rémunération des juges provinciaux

La rémunération des juges est établie au moyen d'un processus de la Commission précisé dans la convention-cadre. La neuvième Commission d'examen de la rémunération des juges (la « Commission de rémunération ») formulera des recommandations relatives à la période du 1^er avril 2014 au 31 mars 2018. La procédure en vue des audiences de la neuvième Commission commencera au début de l'exercice 2018-2019.

Exigences en matière de responsabilisation des organismes

Afin de renforcer la responsabilisation et de clarifier les rôles et les responsabilités dans le secteur parapublic, le gouvernement a communiqué plus fréquemment des orientations à ses organismes, conseils et commissions. Plusieurs organismes, notamment la Commission, ont trouvé ces directives utiles, plus particulièrement pour la définition de leurs obligations et des attentes du gouvernement. En raison de sa structure et de son mandat, la Commission reconnaît qu'elle dépend des mécanismes et des ressources du SCT et de la CRRO pour les questions de conformité. Malgré cette dépendance, la Commission affirme régulièrement et fermement son autonomie dans toutes ses actions et décisions qui ont une incidence sur les intérêts des bénéficiaires du Régime.

Nature délicate des données concernant les juges

Les renseignements personnels des juges en exercice ou à la retraite sont extrêmement délicats; toute divulgation accidentelle pourrait avoir de graves conséquences sur la protection de la vie privée et sur la sécurité personnelle des juges. La Commission reconnaît le contexte particulier qui s'applique aux juges et exige que la CRRO garantisse adéquatement la protection des renseignements personnels avant tout envoi par la poste ou toute transmission électronique. De plus, la Commission se fonde sur des politiques bien établies de la CRRO en matière de protection des renseignements personnels et de reprise après sinistre, qui réduisent les risques liés à un incident majeur.

Détermination des risques et stratégies d'atténuation

Ressources humaines

La Commission n'a aucun employé. L'incidence sur les ressources humaines est nulle et il n'est pas nécessaire de mettre en place une stratégie de rémunération ou de mener une analyse comparative avec d'autres organismes du secteur public. Consultez les paragraphes b) et c) de la section XV (voir page 24 de ce document) pour obtenir des détails supplémentaires.

Mesures de rendement

À sa réunion trimestrielle de septembre 2017, la Commission a commencé à recevoir une analyse des tendances des appels téléphoniques. Les données sur le rendement du service téléphonique complètent maintenant les autres mesures établies, comme le délai de 60 jours pour le traitement des affaires et l'obligation de double vérification, qui sont actuellement suivies. La conformité à ces mesures est vérifiée dans le cadre de réunions régulières de la Commission pour garantir la prestation en temps opportun de services de qualité reposant sur des données exactes. En 2018, la Commission envisagera l'adoption de mesures de rendement plus détaillées pour les rapports trimestriels de traitement des dossiers, y compris les temps de traitement totaux pour les opérations spécifiques.

L'état de l'automatisation des processus opérationnels du Régime pose problème dans le cadre de l'amélioration des rapports de rendement. Les informations de rendement doivent être recueillies et traitées manuellement; le manque d'automatisation des processus du Régime rend son administration moins rentable. La Commission inclura l'amélioration des rapports de rendement dans les exigences opérationnelles de son initiative d'automatisation des processus.

Budget et dotation en personnel

L'administration quotidienne du Régime et les fonctions de secrétariat de la Commission sont confiées à la CRRO. À l'heure actuelle, ces services sont fournis en recouvrement des coûts et défrayés par le SCT. Les frais sont évalués en fonction d'un cycle triennal. La prochaine évaluation sera effectuée en avril 2018. Les activités de la CRRO relatives à l'administration du Régime se sont intensifiées au cours du dernier cycle triennal, tant par leur volume que par leur portée. Les services fournis à l'extérieur de l'ENS sont rétrofacturés au SCT au prix coûtant. La Commission ne génère pas de recettes.

Tableau 10.1 – Budget et dotation en personnel (TVH en sus)

Stratégie relative aux technologies de l'information et plan de prestation de services électroniques

La participation au Régime est très faible comparativement à d'autres régimes du secteur parapublic. La Commission ne possède pas de site Web et l'utilisation des technologies de l'information se limite à la tenue de dossiers et à la transmission de données pour le traitement de la liste de paie.

La Commission agit conformément aux recommandations d'un rapport de vérification interne d'avril 2014 qui proposait de déterminer si l'automatisation des processus manuels actuels était susceptible d'augmenter l'efficience et d'atténuer certains risques liés aux données. En vertu de l'ENS entre la CRRO, le SCT et la Commission, le SCT doit donner son consentement et son approbation par écrit pour toute modification au système qui entraînerait des coûts supplémentaires pour le Secrétariat.

En 2017, la CRRO, fournisseur de services de la Commission, a lancé un projet pluriannuel visant à moderniser ses systèmes informatiques de traitement des prestations. La participation à un projet d'une telle envergure permettrait d'acquérir des outils d'administration à la fine pointe de la technologie à un coût très intéressant pour le promoteur du Régime. La CRRO nous fournira un supplément d'information afin de pouvoir évaluer le coût et l'étendue de notre participation.

Une fois la solution choisie, nous préparerons une analyse de rentabilité. Suite à l'approbation de l'analyse de rentabilité, la Commission devra veiller à ce qu'un processus d'approvisionnement concurrentiel soit lancé pour sélectionner un fournisseur qualifié.

Initiatives faisant intervenir des tiers

À l'heure actuelle, la CRRO est la seule tierce partie avec laquelle la Commission a conclu une ENS. La Commission entend surveiller cette entente avec la CRRO, ainsi que les services offerts par celle-ci et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les autres parties intéressées participants à l'administration du Régime. Nous avons confiance en la CRRO, qui agit comme notre mandataire, et nous étudions la possibilité d'accroître l'automatisation en tirant parti de l'infrastructure de son système d'administration des prestations (consultez la section IV pour en savoir plus).

Au lieu d'une vérification interne, le promoteur du Régime a décidé de financer une initiative visant la mise en correspondance du traitement des données afin de nous aider à analyser la proposition relative à l'introduction d'états de prestations annuels pour les membres actifs et de formuler des recommandations à ce sujet. À la fin de 2017, la CRRO a entamé un processus d'approvisionnement destiné à retenir, au nom de la Commission, les services d'une tierce partie pour effectuer une analyse et un rapport. Selon les résultats du processus, nous prévoyons que le rapport sera achevé d'ici la fin de septembre 2018.

À l'occasion, la Commission a besoin d'avis portant sur les nouvelles questions juridiques qui ont une incidence sur ses obligations et l'administration du Régime. Le cabinet Borden, Ladner, Gervais (« BLG ») a été choisi pour offrir à la Commission des services juridiques en ce qui a trait au différend que pose la reformulation du Régime par le gouvernement afin d'en assurer la conformité à la LIR. Cette décision est conforme aux lignes directrices du ministère du Procureur général concernant le recours à des services juridiques externes. Le SCT est responsable du règlement des honoraires et devrait continuer de l'être en 2018.

De plus, les actuaires du Régime, AON Hewitt, offrent des services-conseils en actuariat en vertu d'un contrat avec le SCT. Ces services comprennent la réalisation d'évaluations d'un financement permanent du Régime et l'exécution de calculs des prestations plus complexes, comme le calcul de la valeur de rachat des droits individuels en vertu du droit de la famille. Récemment, le promoteur du Régime a demandé à l'actuaire d'évaluer l'état du financement du Régime au 31 mars 2017. Ce rapport n'était pas terminé au moment de l'achèvement du présent plan d'activités.

Les calculs actuariels relatifs au fractionnement de la Caisse à des fins de conformité à la LIR ont été effectués le 31 mars 2012. Toutefois, conformément à la « convention de statu quo », aucune mesure n'a été prise pour créer un compte supplémentaire. Une fois le litige réglé, la Commission et le promoteur du Régime détermineront la nature et la portée de tous les travaux actuariels supplémentaires.

Plan de mise en œuvre

Pour la période des trois exercices visés par le présent plan d'activités, la Commission supervisera les processus, les possibilités et les outils suivants afin de surveiller, évaluer et examiner les activités et résultats énumérés ci-dessous.

Offrir un service à la clientèle de grande qualité au meilleur coût

• Offrir une solution d'automatisation des prestations
  • Obtenir l'accord des parties intéressées figurant à l'annexe A pour la portée du projet proposé.
  • Demander l'approbation du promoteur pour l'analyse de rentabilité d'une solution d'automatisation des prestations d'ici la fin de 2019.
  • Acquérir les services d'un fournisseur conformément aux directives du gouvernement en matière d'approvisionnement. Ce résultat attendu dépend beaucoup de la CRRO et de la Commission de rémunération.
  • Exécuter le plan du projet et en superviser la prestation.
• Accroître la sensibilisation et faciliter la rétroaction des clients sur la prestation des services.
  • Continuer de faire rapport sur la prestation des services à titre de point à l'ordre du jour de toutes les réunions des parties intéressées.
  • Élargir et affiner les rapports sur la prestation des services à titre de point à l'ordre du jour des réunions trimestrielles de la Commission.
• Collaborer avec le promoteur et les parties intéressées afin de déterminer et satisfaire les exigences en matière de données nécessaires à l'appui des initiatives de communication sur les prestations.
  • Procéder à une mise en correspondance des processus de traitement des données pour donner suite à la recommandation concernant l'introduction de la solution d'automatisation des prestations.
• Établir un plan de communication avec les bénéficiaires dans le cadre de l'instauration d'une nouvelle politique ou procédure.
  • Amener les parties intéressées à participer à un dialogue sur l'élargissement du mandat de la Commission afin d'y inclure la responsabilité en matière de communication sur les droits à pension à l'intention des juges en exercice.

Favoriser des relations efficaces avec les parties intéressées

• Instaurer des interactions régulières en personne entre les parties intéressées et la Commission sur des questions relatives au Régime.
• Évaluer la nécessité d'informer, de consulter et de collaborer avec chacune des parties intéressées dans le cadre de chaque initiative de communication et de chaque prise de décisions.
• Établir une stratégie de participation des parties intéressées.

Renforcer la gouvernance du Régime

Accroître la transparence

• Collaborer avec le Cabinet du juge en chef pour maintenir à jour les renseignements relatifs au Régime sur son site intranet, lequel est accessible aux juges en exercice et à ceux mandatés selon le régime des indemnités journalières.
• Révision, par la Commission, de toutes les communications relatives au Régime, et approbation de celles-ci au nom de la Commission, y compris celles liées à aux modifications du droit de la famille et aux futures Commissions de rémunération.
• Fournir des occasions de consultation sur les initiatives et communications de la Commission aux parties intéressées, notamment le Cabinet du juge en chef et l'Association des juges de l'Ontario.

Améliorer la responsabilisation

• Finaliser les exigences de format de la Commission pour la communication des données provenant des indicateurs de rendement et transmettre le rapport trimestriel.
• Procéder chaque année à un examen et à une évaluation des fournisseurs de services de la Commission en fonction des principaux indicateurs de rendement établis.
• Poursuivre la documentation et l'approbation des nouvelles politiques et procédures du Régime.
• Effectuer l'auto-évaluation annuelle de la Commission sur la gouvernance.
• Effectuer des vérifications internes périodiques.
• Participer au besoin à l'apprentissage ou au perfectionnement des personnes nommées au sein d'un organisme.

S'acquitter de ses obligations fiduciaires

• Façonner l'avenir de la gouvernance du Régime en participant à des discussions avec les principales parties intéressées et en partageant l'expérience de la Commission avec elles.
• S'assurer que les membres de la Commission et les employés connaissent les règles relatives aux conflits d'intérêts qui régissent la Commission.
• Participer, au besoin, aux possibilités d'apprentissage ou de perfectionnement des personnes nommées au sein d'un organisme en rapport avec les fiduciaires et leurs obligations.
• Faire une interprétation juste et impartiale des dispositions du Régime.

Surveiller la conformité

• Surveiller la conformité aux lignes directrices réglementaires et de l'organisme par l'intermédiaire de rapports présentés régulièrement aux réunions trimestrielles.
• Obtenir le soutien du SCT et de la CRRO pour l'interprétation des nouvelles exigences ou des modifications apportées aux exigences et faire le point avec les membres de la Commission.

Plan de communication

Notre capacité à fournir des offres de services de grande qualité commence par une communication efficace entre la Commission, les bénéficiaires du régime et les parties intéressées. Nous pensons également que les bonnes communications contribuent à créer un climat de confiance et d'ouverture essentiel à la collecte des commentaires sur la façon dont nous pouvons constamment améliorer la qualité du service à la clientèle. La Commission continuera de se concentrer sur l'amélioration de l'échange de données relatives au Régime requises pour éclairer la prise de décisions concernant tous les aspects de l'administration du Régime.

L'approche de communication de la Commission est limitée par ses lacunes sur le plan de la technologie numérique. La création d'un site Web indépendant n'étant pas possible pour le moment, la Commission fait appel à des plateformes traditionnelles de communication orale et écrite pour joindre ses groupes cibles. Tous les produits de communication sont élaborés à l'interne et approuvés par la Commission, ou par le présidente, selon le cas, avant leur distribution.

Les communications avec les retraités, les juges en exercice et d'autres bénéficiaires concernent généralement les droits à des prestations en vertu du Régime. Nos clients ont besoin d'avoir accès à du personnel compétent qui peut fournir rapidement une communication personnalisée. La Commission joue un rôle actif dans l'élaboration de la politique administrative qui sert à guider l'élaboration des procédures opérationnelles écrites par notre fournisseur de services. En produisant des documents sur les procédures et les modèles de communication à l'appui du personnel, nous ferons en sorte que nos clients reçoivent des renseignements cohérents et exacts dans le cadre de leurs communications avec la Commission. Dans les années à venir, nous continuerons de préciser la politique administrative concernant les nouvelles questions relatives à la retraite, y compris les futures Commissions de rémunération et le litige en rapport avec le Règl. de l'Ont. 290/13.

La transparence et l'ouverture sont les pierres angulaires de la confiance et caractérisent notre approche en matière de communication. Nous veillons à ce que nos parties intéressées aient accès à l'information et puissent avoir l'occasion, au moins une fois l'an, de participer à un dialogue sur le rendement financier et opérationnel du Régime. Le mandat de la Commission n'englobe pas les communications ni les consultations publiques, mais nous nous sommes engagés à consulter les parties intéressées avant l'application des changements administratifs qui pourraient avoir une incidence directe sur elles ou sur leurs mandants.

La responsabilité en matière de communications relatives au Régime a toujours été déterminée en fonction du statut des bénéficiaires du Régime. Les communications avec les juges en exercice sont généralement assurées par le CJC et, dans certains cas, par l'AJO, alors que la responsabilité des communications avec les retraités et les survivants incombe exclusivement à la Commission. Bien que la Commission ne possède pas le mandat officiel de communiquer de façon proactive avec les juges en exercice, elle suit de près la préparation de renseignements sur le Régime que transmettent d'autres parties intéressées et, s'il y a lieu, collabore à ces communications.

Dans sa lettre de mandat, la ministre a prié la Commission d'analyser la proposition relative à l'introduction d'états de prestations annuels pour les membres actifs et à formuler des recommandations à ce sujet. Les communications régulières avec les membres au sujet des prestations de retraite accumulées constituent un service de base offert aux participants de régimes enregistrés de retraite en Ontario. La Commission comprend que pour formuler des recommandations viables, il faut instaurer un processus de consultation entre nos parties intéressées qui applique le même principe de transparence et d'ouverture. Nous sommes déterminés à recueillir les points de vue de diverses parties intéressées pour veiller à ce que nos recommandations ne soient non seulement bénéfiques à nos membres, mais réalisables par ceux qui sont responsables de les appliquer.

La Commission continuera de chercher des possibilités de communication qui aideront les participants, les retraités et les survivants à prendre des décisions éclairées relativement à leurs prestations de retraite. La Commission fournira aussi l'occasion aux parties intéressées de transmettre leurs commentaires en consultant le CJC et l'AJO plus souvent relativement à ces questions et à d'autres services d'administration des prestations pour évaluer la satisfaction de la clientèle et proposer des changements.

Enfin, dans le cadre de notre enquête sur la possibilité d'automatiser les paiements de prestations, nous allons examiner la possibilité de tirer parti des systèmes d'administration des prestations de la CRRO afin d'améliorer la qualité et la rentabilité de l'administration actuelle, et de déterminer s'il faudrait développer des capacités en matière de communication numérique.

Organigramme et structure hiérarchique

• Deborah Oakley - Présidente - 14 novembre 2018
  • Lisa Philipps - Membre - 26 février 2020
  • Elizabeth Boyd - Membre - 1^er juin 2019

1. Composition de la Commission

   Le gouvernement provincial nomme les membres de la Commission par décret en vertu de modalités particulières. La Commission se compose normalement de trois membres; la période de leur mandat est limitée à trois ans. L'un des membres est désigné à la présidence de la Commission par le gouvernement provincial. Le mandat des membres peut être reconduit à son expiration. La Commission se réunit généralement quatre fois par année, mais d'autres réunions peuvent être convoquées si la charge de travail l'exige.

   Le renouvellement des fonctions de Deborah Oakley dans son rôle de présidente a été confirmé le 14 novembre 2015. Après avoir quitté son poste de cadre dirigeante chez OMERS, Mme Oakley a fondé son propre cabinet d'experts-conseils et offre des services provisoires de direction générale et de gestion d'association, principalement aux organismes œuvrant dans le secteur judiciaire.

   D'abord nommée au sein de la Commission en avril 2013, Elizabeth Boyd a vu son mandat reconduit pour une période supplémentaire de trois ans en juin 2016. Mme Boyd est associée à un important cabinet d'avocats de Toronto. Elle exerce surtout le droit dans les domaines des prestations de retraite, des avantages sociaux et de la rémunération des cadres. Lisa Philipps est entrée à la Commission le 26 février 2014. Elle est vice-présidente intérimaire aux affaires universitaires et doyenne à l'Université York.

2. Relations de responsabilisation

   La présidente est responsable, devant le président du Conseil du Trésor, de veiller à ce que la Commission exécute son mandat. Des responsabilités particulières lui sont assignées par le Règlement, le PE et les politiques et directives applicables du gouvernement et du ministère.

   Le sous-ministre est responsable, devant le secrétaire du Conseil des ministres et le président du Conseil du Trésor, du rendement du ministère sur le plan du soutien administratif et organisationnel procuré à la Commission pour que celle-ci s'acquitte de ses responsabilités.

3. Soutien administratif et organisationnel

   Puisque la Commission ne dispose pas de personnel, les services de secrétariat et les activités courantes sont confiés à la CRRO par l'intermédiaire d'une ENS tripartite à laquelle participent le SCT et le promoteur du Régime.

   Le promoteur du Régime, représenté par le SCT, est responsable de la mise en œuvre des modifications aux politiques et de la conception du Régime. Une gestion efficace au sein du Centre pour les relations de travail et la rémunération dans le secteur public, Direction de la stratégie de rémunération totale, permet également d'assurer le respect des exigences réglementaires en matière de déclaration du Régime et le paiement de toutes les dépenses liées au fonctionnement du Régime, y compris les services juridiques et actuariels.

   La CRRO est l'organisme fiduciaire provincial qui est responsable de l'administration du Régime de retraite des fonctionnaires et du placement de ses avoirs. En outre, elle offre depuis 1999 des services d'administration des prestations et des services de secrétariat à la Commission selon un plan de recouvrement des coûts, en faisant appel à son infrastructure opérationnelle, à sa direction et à ses effectifs.

Annexe « A »

Résumé des rôles des parties intéressées dans le Régime

Annexe « B »

Directives et lignes directrices pour les organismes classifiés applicables à la Commission de retraite des juges provinciaux

• Directive concernant les organismes et les nominations
• Directive sur le contenu de la publicité
• Directive sur les frais de déplacement, de repas et d'accueil
• Directive sur la gestion des documents
• Directive sur l'identification visuelle
• Directive sur l'approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications
• Directive sur l'approvisionnement (dans la mesure où elle s'applique à la Commission en tant qu'« autre entité incluse »)
• Directive sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée
• Directive sur la divulgation des actes répréhensibles

Annexe « C »

Évaluation du risque – Définition des descripteurs de niveaux de risques

Niveau de probabilité

Importance des conséquences