Commission de retraite des juges provinciaux Plan d’activités 2019-22

Résumé

La Commission de retraite des juges provinciaux est l’organisme fiduciaire responsable des prestations de retraite des juges provinciaux et de leurs survivants. Pendant l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2018, cette responsabilité l’a amené à superviser le calcul et le versement, dans les délais, de 44,3 millions de dollars en prestations annuelles à 298 bénéficiaires du Régime de retraite des juges provinciaux (le « Régime »).

Les prestations sont tirées de la Caisse de retraite des juges provinciaux (la « Caisse »), un compte du Trésor de la province de l’Ontario. La Caisse contient les cotisations versées, les intérêts accumulés et les sommes payées ou créditées par le ministère des Finances de l’Ontario (le « MFO »), moins les prestations, les allocations de survivant et les autres montants versés en vertu du Régime. C’est le ministre des Finances qui est le dépositaire de la Caisse, dont aucun paiement ne peut être prélevé sans le consentement de la Commission.

Toutes les dépenses relatives au Régime sont payées directement par le Secrétariat du Conseil du Trésor (le « SCT » ou le « promoteur »). Ces dépenses administratives comprennent l’administration générale des cotisations salariales et les services de soutien de la Commission fournis en vertu d’une entente avec la Commission du Régime de retraite de l’Ontario (la « CRRO »). Les frais d’administration du Régime sont fixés dans une entente de niveau de service conclue entre la Commission, le SCT et la CRRO.

En mai 2018, le gouvernement a adopté officiellement les recommandations des 9e et 10e mandats de la Commission de rémunération des juges provinciaux, notamment en ce qui concerne la restructuration financière du Régime. La nouvelle version offrirait le même montant de prestations, mais les diviserait en trois volets : un régime de retraite enregistré, une convention de retraite et un régime complémentaire. Les changements ont été proposés en réponse aux demandes d’amélioration de la sécurité des prestations, de pleine déductibilité des cotisations des participants et de maximisation des possibilités de fractionnement du revenu de retraite en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.

L’année dernière, il a été souligné qu’en cas de refonte substantielle du modèle de financement du Régime, les priorités de la Commission pourraient changer radicalement pour le reste de la période du plan d’activités. C’est pourquoi la Commission a fait de la restructuration du Régime sa grande priorité pour le reste de 2018 et probablement la totalité de 2019. Pour que la transition soit réussie, il faudra bien administrer la convention actuelle dans l’intérim, bien planifier le nouveau cadre de gouvernance et bien exécuter la nouvelle convention.

Cette transition coïncide avec l’arrivée d’un nouveau gouvernement provincial, qui s’est donné pour mandat de promouvoir la responsabilité financière. L’exposé annuel d’automne de l’Ontario donne un aperçu des priorités gouvernementales qui auront une incidence sur la Commission à court terme. La Province se concentrera sur la réduction du déficit; elle souligne fréquemment la nécessité de dépenser moins et s’engage à examiner régulièrement les sorties des organismes publics. Elle compte également former un groupe de travail pour examiner en profondeur le rapport qualité-prix des mandats de chacun de ses organismes. En même temps, le gouvernement appuie la numérisation et la modernisation de la fonction publique ainsi que la mise en commun des actifs et de l’administration des universités en vue de réaliser des économies d’échelle.

La proposition actuelle visant la mise en commun des actifs et de l’administration par l’entremise de la Commission du Régime de retraite de l’Ontario et de la Société ontarienne de gestion des placements (la « SOGP ») présente des avantages pour les participants comme pour le promoteur. La transition vers une convention de retraite plus complexe nécessitera cependant l’élaboration de nouveaux processus et systèmes de gouvernance et d’administration, qui entraîneront sûrement des dépenses à court terme. La Commission milite pour l’automatisation des services depuis quelque temps; selon elle, le nouveau Régime est le moyen idéal d’établir un modèle d’administration rentable, moderne et viable qui atténue les risques et respecte les prestations promises aux bénéficiaires.

Les attentes du gouvernement s’intègrent facilement dans les priorités stratégiques de la Commission, car elles ont en commun trois thèmes essentiels : 1) la prestation des services; 2) les relations avec les parties intéressées; et 3) la gouvernance du Régime.

Stratégie générale : Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coût

Les recommandations des 9e et 10e mandats de la Commission de rémunération des juges provinciaux ont été officiellement adoptées par le gouvernement en 2018. Les changements recommandés ne changeront rien aux prestations ni aux taux de cotisation, mais auront un effet considérable sur la structure et la gouvernance du Régime de retraite des juges provinciaux. Il est entendu que la mise en œuvre du nouveau modèle de financement sera la grande priorité de la Commission, du promoteur du Régime et des parties intéressées pour l’année à venir. Par conséquent, il se faut être particulièrement vigilant quant à la prestation des services à la clientèle. Le but premier : veiller à ce que les participants et les retraités continuent de recevoir des services opportuns et de qualité pendant la transition.

La Commission a déjà établi que l’automatisation des prestations serait un bon moyen d’améliorer le suivi et l’évaluation des services. Le modèle d’administration en place complique les choses à cet égard parce qu’il est décentralisé et dépend fortement de l’intervention humaine. Pendant la transition, la Commission fera à nouveau la promotion des solutions automatisées qui allient modernité et rétroaction sur l’efficacité des services.

Mesurer et interpréter la valeur que prête un client à un service de prestations nécessite une expertise spécialisée et une plate-forme pratique afin de communiquer et de recueillir l’information. À la lumière de la restructuration du Régime, la Commission continue de croire qu’une stratégie de participation directe des clients et des parties intéressées serait l’option la plus rentable. Elle reste déterminée à favoriser le dialogue au moyen de rencontres avec chaque intervenant.

L’année dernière, le ministre a enjoint à la Commission d’évaluer la possibilité de préparer des relevés annuels à l’intention des participants et de formuler des recommandations à ce sujet. Le concept de relevé annuel du régime de retraite plaît en général, mais certaines questions concernant la teneur, la distribution et la responsabilité du processus et des données demeurent non résolues. Son évaluation terminée, la Commission recommande entre autres d’intégrer dans la refonte les critères associés à ces relevés et d’effectuer un premier dépouillement des données. Ces problèmes ne sont pas sans solution; la Commission continuera d’inciter le promoteur à produire des relevés réguliers pour les participants.

Stratégie générale : Favoriser des relations efficaces avec les parties intéressées

Le promoteur du Régime a entamé la mise en œuvre des changements recommandés par les 9e et 10e Commissions de rémunération des juges provinciaux. Bien qu’elles n’auront aucune incidence sur le montant des prestations, ces recommandations donneront naissance à une convention en plusieurs volets qui aura une grande incidence sur les exigences en matière d’administration et de production de rapports fiscaux que doivent respecter le promoteur et la Commission. La communication régulière de nouvelles aux parties intéressées permettra de repérer rapidement tout problème administratif, et donc d’éviter les retards.

La Commission continue de se rencontrer périodiquement les parties intéressées pour les informer et obtenir leur avis sur les activités du Régime, dans le but d’instaurer des liens solides avec le promoteur, le Cabinet du juge en chef et l’Association des juges de l’Ontario (l’« Association »).

La Commission est d’avis qu’en entretenant de bonnes relations avec les parties intéressées, elle donne aux clients du Régime la liberté de s’exprimer par l’entremise d’un représentant établi (par exemple, l’Association). Cela est particulièrement important pour la Commission puisqu’elle se concentre actuellement sur les juges retraités, les services dont ont besoin les juges en exercice n’étant pas facilement accessibles. Pour cette raison, elle compte resserrer ses relations avec les parties intéressées par des interactions régulières.

Grâce à ces bonnes relations, le personnel de la CRRO et de la Commission a souvent été invité à assister au séminaire biennal de préparation à la retraite à l’intention des juges, organisé par l’Association, en vue de leur présenter un aperçu du Régime. Les commentaires informels recueillis au fil des ans sur la forme et le fond ont été positifs, et la Commission compte continuer à resserrer les liens grâce à ce type d’interaction.

Stratégie générale : Renforcer la gouvernance du Régime

Les diverses activités quotidiennes nécessaires à l’administration des prestations de retraite sont réparties entre plusieurs services dans trois ministères, soit le Secrétariat du Conseil du Trésor, le ministère des Finances et le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs (le « MSGSC »), et comprennent une entente de niveau de services avec la CRRO. Comparée à la structure traditionnelle de gouvernance et de gestion des régimes à prestations déterminées, celle du Régime est considérée comme « atypique ». La Commission estime qu’on pourrait en faire plus pour prévenir la mauvaise gouvernance, et continue donc de discuter en priorité de cette question avec des membres des paliers supérieurs du gouvernement. Les choses avancent, mais la structure de gestion du Régime reste complexe comparativement à celle d’autres régimes de retraite.

Selon le nouveau modèle, les prestations viendront de trois sources : un régime de retraite enregistré, une convention de retraite et un régime complémentaire. L’application de ce modèle sera l’occasion parfaite d’envisager d’autres changements à la structure de gouvernance qui pourraient améliorer l’efficacité des mécanismes de contrôle, de gestion des risques et de protection des participants, des pensionnés et de leurs survivants. La Commission encouragera toutes les parties intéressées à étudier les options qui pourraient l’aider à atteindre ce but.

En outre, la Commission continue d’apprendre à mieux évaluer et optimiser les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance. Habituellement, le conseil d’administration reçoit de telles évaluations dans le cadre de programmes permanents de vérification interne. Or, les restrictions financières imposées par le gouvernement provincial ont compliqué l’embauche d’un vérificateur interne. Avant, la Commission faisait appel aux ressources gouvernementales pour ses vérifications; en 2018, elle a entrepris elle-même l’examen et l’analyse du schéma des processus relatifs aux données. Elle continuera de demander les ressources nécessaires à la vérification interne.

Les prestations du Régime excèdent celles autorisées pour un régime enregistré d’épargne-retraite en vertu du droit fiscal canadien. Bien que le Régime ait toujours été administré dans le cadre établi par la Loi de l’impôt sur le revenu (la « LIR »), des modifications s’imposaient pour maintenir son enregistrement auprès de l’Agence du revenu du Canada (l’« ARC »). En 2013, ces modifications ont fait l’objet de litiges remettant en question leur validité constitutionnelle et leur statut.

Normalement, le régime de retraite qui n’est pas régularisé risque de perdre son enregistrement, ce qui nuirait à la situation fiscale des bénéficiaires. Dans ce cas, le Secrétariat du Conseil du Trésor et l’Association des juges de l’Ontario ont convenu de suspendre les procédures tant et aussi longtemps que le Régime continue d’être administré comme avant le 31 octobre 2013 (la « convention de statu quo »). En tant qu’administratrice du Régime, la Commission s’est assurée que des mesures adéquates soient prises pour que l’ARC ne retire pas l’enregistrement du Régime avant la fin des négociations.

Cet accord a permis aux parties de s’entendre sur un nouveau modèle, que l’on travaille maintenant à appliquer. Le maintien de l’enregistrement reste une priorité pour la Commission, qui continue de voir à ce que le Régime soit conforme à la LIR dans le contexte de la convention de statu quo et demande à cette fin des avis juridiques indépendants, au besoin.

Mandat

La Commission a pour mandat d’administrer les prestations de retraite des juges provinciaux et les allocations de survivant de leur conjointe ou conjoint et de leurs enfants admissibles. Comptant trois membres, la Commission est constituée comme un organisme fiduciaire qui agit sans lien de dépendance avec le promoteur. Elle détermine l’admissibilité aux prestations et les montants à verser en fonction des modalités du Régime, comme elles sont prescrites dans le Règlement de l’Ontario 290/13 (le « Règlement »). Dans l’exercice de ces fonctions, la Commission a l’obligation fiduciaire d’agir dans l’intérêt des juges et des bénéficiaires du Régime.

Un président est nommé parmi les membres de la Commission; lui incombent les fonctions suivantes, dont il doit répondre auprès du président du Conseil du Trésor (le ministre) :

• veiller à ce que la Commission exécute son mandat;
• s’acquitter des rôles et responsabilités qui lui sont assignés;
• informer sur demande le ministre des activités de la Commission et de la conformité de l’organisme;
• communiquer en temps opportun les enjeux concernant les responsabilités du ministre en ce qui a trait à la Commission.

Toutes les prestations de retraite et les allocations de survivant du Régime sont versées à partir de la Caisse, et aucun paiement ne peut être fait sans l’autorisation de la Commission ou de façon non conforme à la procédure établie. La Commission n’est toutefois pas responsable de la gestion du placement des actifs de la Caisse. Ces actifs, y compris les cotisations des juges en exercice, sont détenus dans les comptes de l’Ontario. Le ministre des Finances est le dépositaire de la Caisse.

La Commission exerce ses activités conformément à toutes les politiques administratives établies et précisées dans les directives et lignes directrices applicables de l’organisme, y compris toute version nouvelle ou modifiée. Ces directives et lignes directrices comprennent les plus récentes versions figurant à l’annexe B.

Bien que la Commission agisse comme administratrice du Régime, elle ne possède pas de pouvoir ni de responsabilité en ce qui a trait :

• à l’administration de la Caisse et au placement de ses actifs;
• à la perception et à la remise des cotisations à la Caisse;
• aux intérêts cumulés par la Caisse;
• aux intérêts payables sur les cotisations des juges en exercice;
• à l’adhésion au Régime;
• aux évaluations actuarielles du Régime et de la Caisse;
• aux dépôts réglementaires auprès des autorités gouvernementales;
• à l’administration des prestations assurées pour les juges à la retraite;
• aux stratégies de communication publique et de publication pour les juges en exercice.

Orientations stratégiques

1. Mission de la Commission

   Exceller dans l’administration des prestations de retraite versées en vertu du Régime en offrant des services rentables et de haute qualité aux bénéficiaires.

2. Valeurs fondamentales

   La Commission définit ses valeurs fondamentales comme un engagement à atteindre les objectifs suivants :

   • excellence dans la prestation des services à la clientèle;
   • confiance, équité et respect dans le traitement des bénéficiaires du Régime;
   • bonne gouvernance, responsabilisation et transparence des activités menées auprès des parties intéressées et des bénéficiaires du Régime;
   • esprit d’équipe tant au sein de la Commission qu’à l’extérieur de celle-ci, et leadership axé sur les résultats.
3. Orientations clés

   Le plan d’activités de la Commission repose sur trois stratégies. L’importance que donne la Commission à l’excellence du service à la clientèle, à l’efficacité des relations avec les parties intéressées et à la bonne gouvernance aidera le gouvernement à atteindre ses priorités sur le plan de la responsabilisation, de la transparence et de la gestion financière, ainsi que la priorité du Secrétariat du Conseil du Trésor concernant la modernisation des services publics de première ligne.

Stratégie 1 : Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coût

Le Régime subit actuellement une refonte majeure et complexe qui, si elle est mal gérée, nuira à la qualité du service à la clientèle. La Commission devra rester vigilante tout au long du projet, non seulement en surveillant les rapports sur les services existants, mais aussi en créant et en entretenant des mécanismes de rétroaction pour les parties intéressées. Elle est déterminée à maintenir son niveau de service pendant la période de transition.

Les services offerts par les administrateurs de régime de retraite doivent constamment évoluer pour répondre aux nouveaux besoins des participants qui souhaitent comprendre les enjeux et prendre des décisions éclairées sur la manière de toucher leurs prestations à leur retraite. La répartition des avoirs pour des questions de droit familial et de planification successorale est un exemple de situation courante où un bénéficiaire peut présenter une demande de service au Régime. Pour que la Commission puisse offrir un excellent service, elle doit se tenir au courant des besoins de ses clients et de ce qui leur importe.

Dans le passé, elle évaluait la qualité du service à la clientèle au moyen de consultations informelles avec les parties intéressées et de mises à jour régulières sur l’état des services à ses réunions trimestrielles. Ce type de rétroaction demeure utile pour évaluer les services de base, mais la Commission estime que pour atteindre l’excellence, elle doit mieux comprendre l’expérience des clients et leurs attentes. Voilà pourquoi elle prête autant d’importance à la communication des principaux indicateurs de rendement, une exigence qu’elle préconise dans le cadre de la mise en œuvre du nouveau Régime.

Stratégie 2 : Favoriser des relations efficaces avec les parties intéressées

En tant que petit organisme fiduciaire aux ressources restreintes, la Commission reconnaît que son efficacité repose grandement sur les personnes et les organisations qui l’entourent et ont à cœur sa réussite. Elle croit que chaque partie intéressée est motivée par sa part de responsabilité dans la prestation d’un service à la clientèle rentable et de grande qualité.

La Commission compte sept principaux partenaires, des organisations de tailles différentes qui contribuent chacune à différents aspects de l’administration du régime de retraite (voir la liste complète des parties intéressées à l’annexe A). Elles sont toutes situées à Toronto et sont facilement joignables lorsque la Commission l’exige. Pour la majorité des parties intéressées, l’administration du Régime représente une très petite fraction de leurs activités quotidiennes. Leurs interactions avec la Commission ne peuvent être efficaces que si elles sont ciblées et adaptées au rôle de chacune dans le Régime. De plus, la fréquence et le type de contact varieront en fonction du but visé (informer, consulter ou collaborer).

La Commission a récemment examiné et élargi les types de services exigés des fournisseurs afin de mieux remplir ses responsabilités de gouvernance. Elle a maintenant accès à un large éventail de ressources dans lesquelles puiser pour obtenir directement les commentaires des parties intéressées en vue d’orienter et de hiérarchiser les améliorations à apporter au service à la clientèle.

Bien exécutée, une stratégie de relations avec les parties intéressées peut avoir d’importantes retombées. Elle peut profiter à l’innovation en matière de service, à l’élaboration de politiques et de procédures et à la gestion de projet. La Commission continuera de communiquer de manière proactive avec ses parties intéressées, d’échanger sur le Régime et ses activités, d’établir des relations positives et de chercher des possibilités de collaboration.

Stratégie 3 : Renforcer la gouvernance du Régime

Il va sans dire que la gouvernance et la responsabilisation demeurent prioritaires pour le gouvernement et ses organismes, commissions et conseils. En tant qu’organisme fiduciaire et administratrice d’un régime de retraite, la Commission doit être encore plus prudente, car elle est également tenue d’agir dans l’intérêt des participants et bénéficiaires. Elle doit se doter d’une solide gouvernance pour être en mesure de répondre à ses obligations dans le cadre du Régime. La Commission continuera d’y travailler en créant des processus et structures qui respectent les principes suivants :

1. Accès à l’information – Afin de s’acquitter de ses responsabilités et de soutenir une prise de décisions éclairées, la Commission doit bénéficier d’un accès en temps opportun à des renseignements pertinents et exacts. Dans certains cas, les processus en place – le traitement manuel des informations largement répandu – ne facilitent pas la récupération rapide des renseignements sur les participants et le Régime. De nombreuses solutions ont été envisagées pour automatiser le traitement des prestations. Celle qui s’est démarquée consiste à tirer parti des processus et des technologies du Régime de retraite des fonctionnaires dans le cadre d’une initiative pluriannuelle de modernisation déjà en cours à la CRRO. Cependant, la restructuration du Régime a grandement changé les exigences de prestation, et la Commission devra réévaluer le meilleur moyen d’atteindre son objectif en 2019.
2. Transparence – L’ouverture et la transparence sont souvent vues comme étant des caractéristiques d’un cadre de gouvernance exemplaire. Effectivement, la transparence invite un regard extérieur sur les activités de la Commission, ce qui inspire la confiance des parties intéressées. La Commission continuera de chercher des moyens d’améliorer les communications et les relations avec les parties intéressées et les bénéficiaires, y compris les juges en exercice.
3. Responsabilisation – Les états financiers de la Caisse sont vérifiés chaque année par le Bureau de la vérificatrice générale de l’Ontario. Même si elle fournit des renseignements importants sur la gestion des activités du Régime, cette vérification a ses limites, car ses conclusions se fondent sur les états financiers et non sur un processus opérationnel en particulier. Compte tenu de ces limites, la Commission s’engage à obtenir une évaluation indépendante de son exposition au risque, notamment au moyen de vérifications internes régulières. Elle s’efforcera par ailleurs d’accroître sa responsabilisation en consignant ses procédures avec cohérence, en surveillant et en évaluant régulièrement son rendement et en offrant des formations au besoin.
4. Respect des obligations fiduciaires – Compte tenu de l’importance qu’elle accorde à l’amélioration de la gouvernance et de sa perspective unique en tant que fiduciaire, la Commission pourrait jouer un rôle important dans tous les dialogues sur la mise en œuvre du nouveau Régime, surtout s’ils sont susceptibles d’avoir une incidence sur la gouvernance. Les participants et les bénéficiaires du Régime comptent sur la Commission pour qu’elle agisse dans leur intérêt; celle-ci a donc l’obligation de participer à la discussion en mettant à profit son expérience et ses connaissances sur l’administration du Régime pour s’assurer que tout changement touchant le futur modèle de gouvernance soit viable et efficace.
5. Surveillance de la conformité – Les régimes de retraite offrent à leurs participants un moyen efficace sur le plan fiscal d’accumuler et de percevoir ultérieurement leurs économies de retraite. Par conséquent, ces outils sont fortement réglementés en vertu de la LIR et doivent être conformes aux règles fiscales pour maintenir leur enregistrement. Le promoteur est responsable de l’essentiel des exigences concernant la production des déclarations de revenus et la conformité du Régime. Par contre, la Commission, qui reconnaît l’importance de préserver le droit des bénéficiaires à une aide fiscale constante, contribue activement à la recherche et à la résolution des problèmes réglementaires. Elle doit également garantir au promoteur que ses activités sont conformes aux lignes directrices de l’organisme sur la responsabilisation et l’administration des droits, selon les modalités du Régime. La Commission continuera de surveiller la conformité à ces exigences à ses rencontres trimestrielles et au cours des discussions avec le promoteur.

Aperçu des activités actuelles et futures du programme

L’un des projets pour la période de trois ans se terminant le 31 mars 2022 – soit le projet a), qui consiste à mettre en œuvre une solution d’automatisation réalisable – a d’abord été envisagé en tant qu’engagement pluriannuel autonome. Puisqu’il fera maintenant partie de la mise en œuvre du nouveau Régime, sa réalisation s’inscrira dans le cadre des deux plus grands projets. Les détails de ces projets n’ayant pas encore été établis, l’échéance ne peut être confirmée pour le moment. Les projets b) et c) ci-dessous, qui sont en cours, sont menés dans le cadre des efforts continus d’amélioration. Enfin, le projet d) a été mis en branle après plusieurs années d’attente attribuables à des contestations judiciaires. Comme pour le projet a), les détails restent à clarifier; aucun échéancier ne peut donc être établi.

1. Mise en œuvre une solution d’automatisation réalisable – Première phase

   (État : En cours     Achèvement prévu : À déterminer)

   Une vérification interne précédente avait soulevé la possibilité d’accroître l’efficacité des services en améliorant les mécanismes de gestion, ce qui pourrait bénéficier à la fois au Régime et à ses participants. Selon cette vérification, comme l’administration du Régime comporte un nombre élevé de processus et calculs manuels, la Commission devrait envisager la mise en place d’une certaine forme d’automatisation.

   Lorsqu’un cadre administratif est dominé par des processus manuels, on s’entend généralement pour dire que l’intégration de nouvelles technologies et la modernisation des processus peuvent améliorer les choses, en gouvernance comme en gestion. Cela dit, le coût peut être un facteur, surtout pour les régimes de retraite comme celui des juges provinciaux, pour lesquels il est impossible de faire des économies d’échelle. La Commission s’est toutefois engagée à trouver une solution efficace au meilleur coût qui permettrait de diminuer le risque et d’améliorer l’efficacité.

   Depuis que l’idée a fait surface, la nécessité de moderniser les processus est devenue encore plus pressante avec la restructuration prévue du Régime. La complexité administrative de la nouvelle structure obligera l’organisme à développer ses systèmes et processus plus rapidement que prévu. Il faudra déterminer si le projet de modernisation de la CRRO suffit pour encadrer les systèmes ou si des mesures provisoires s’imposent.

   Il faudra aussi en savoir plus sur la mise en œuvre, notamment sur le rôle et les responsabilités de la Commission, avant de déterminer quel sera le meilleur moyen de contribuer au projet. La transformation du Régime et l’automatisation qui l’accompagne font partie des priorités de la Commission en 2019.

2. Amélioration du service et réduction des coûts

   (État : En cours     Achèvement prévu : Projet permanent)

   Quand la Commission a fait valoir la nécessité d’instaurer un relevé annuel du régime de retraite pour les participants en exercice, l’ancien ministre lui a demandé de mener une étude à ce sujet et de formuler des recommandations. L’étude terminée, la Commission en sait maintenant assez sur l’état actuel des processus pour commencer la collecte et la transmission de données auprès des parties intéressées. Elle est impatiente de commencer à produire des relevés annuels, qui seront selon elle un bel ajout aux services pour les juges en exercice. Elle doit cependant se rappeler que, dans le cadre actuel, ces relevés devront être produits manuellement et en fonction de données non validées. Pour garantir aux relevés une administration efficace et économique, il faudra sans doute attendre la mise en œuvre du nouveau Régime et le dépouillement des données. En 2019, la Commission produira un relevé annuel standard, de concert avec l’Association des juges de l’Ontario.

   Fournir un excellent service au meilleur coût est la priorité de la Commission. Dans le passé, la principale mesure utilisée était le respect des délais de service établis. Des indicateurs de rendement plus fiables permettront à la Commission de mieux cerner là où des améliorations seraient les plus utiles. Mais avant d’adopter de nouveaux indicateurs, la Commission doit s’informer davantage des attentes et des besoins des clients relativement aux interactions de service avec le Régime. Pour le moment, elle a décidé de traiter la question de la satisfaction des clients directement avec les parties intéressées.

   En 2017, elle a pu accéder à des données sur le rendement du service par téléphone. Elle a pu consulter pour la première fois des statistiques sur les appels au sujet du Régime. Il s’agit d’une étape importante dans le processus qui vise à permettre à la Commission de s’acquitter de ses responsabilités en matière d’évaluation des besoins en services de sa clientèle et de la gestion du rendement de son fournisseur de services. Elle reçoit maintenant des rapports trimestriels sur les tendances et a demandé à la CRRO de produire en 2019 une comparaison annuelle (d’année en année). L’analyse des tendances aidera la Commission à cerner les besoins des clients et à planifier ses ressources en conséquence.

   Le Régime et la Caisse sont gérés par un certain nombre de directions et de secteurs du gouvernement, dont certains échappent à l’autorité ou à l’examen de la Commission. Pour améliorer le service et réduire les coûts, la Commission continuera de chercher des occasions de collaborer avec le promoteur aux mesures de perfectionnement des processus qui produisent des services rentables de qualité.

3. Cadre de gouvernance

   (État : En cours     Achèvement prévu : Projet permanent)

   Selon les principes généraux de gouvernance des régimes de retraite, l’administrateur du régime doit procéder à une évaluation régulière de sa gouvernance. La Commission a effectué une première auto-évaluation à la fin de 2017, et une deuxième à la fin de 2018. Elle s’attend à ce que les résultats obtenus l’aident à évaluer l’efficacité de la gouvernance du Régime en fonction des pratiques exemplaires et à hiérarchiser ses réponses afin d’assurer et de maintenir une bonne gouvernance.

   La Commission souhaite également consigner une stratégie de communication afin de veiller à ce que la direction et les parties intéressées respectent ses objectifs. La refonte du Régime exigera beaucoup en matière de communications; le projet devrait commencer à l’exercice 2019-2020.

   Les politiques et procédures fournissent des orientations claires au fournisseur de service et garantissent une administration cohérente des droits à pension. Vu la restructuration du Régime, il sera nécessaire d’évaluer et de reformuler la plupart des politiques et procédures. Pendant cette période de transition, la Commission consignera et approuvera des politiques essentielles et notera les procédures correspondantes à compléter dans le cadre du projet de refonte.

4. Application au Régime de dispositions conformes à la LIR

   (État : En cours     Achèvement prévu : À déterminer)

   La mise en œuvre de dispositions conformes à la LIR a été reportée depuis décembre 2013 en attendant la résolution des litiges sur la série précédente de modifications à ce sujet. Un groupe de travail a été formé vers la fin de 2014 pour trouver des solutions et a proposé aux 9e et 10e Commissions de rémunération, au début de 2018, un nouveau cadre pour le Régime en vue de régler les problèmes à l’origine des litiges. En mai 2018, le gouvernement a officiellement accepté ce nouveau cadre, qui rendra finalement le Régime conforme à la LIR.

   Le nouveau modèle se compose d’un régime de retraite enregistrée, d’une convention de retraite et d’un régime complémentaire. Les travaux de mise en œuvre ont déjà commencé. L’administration du Régime étant assez complexe, elle nécessitera la collaboration de toutes les parties intéressées. La Commission entend collaborer avec le promoteur et chacun des partenaires pour veiller à ce que le Régime soit exploitable et entièrement conforme aux règlements.

Ressources nécessaires pour atteindre les buts et les objectifs

La Commission prévoit atteindre les objectifs de son mandat et de ses orientations stratégiques grâce à l’application constante de son entente de niveau de service (ENS) avec la CRRO. Si l’ENS ne suffit pas, ou si des dépenses imprévues surviennent, la Commission s’adressera directement au SCT pour obtenir une aide particulière et des ressources supplémentaires.

La Commission a conclu une entente de niveau de service exhaustive qui couvre les services de secrétariat et les services d’administration des prestations dont elle a besoin. LA CRRO offre ces services selon le principe du recouvrement des coûts, et la prochaine possibilité de rajustement est prévue pour 2018. Aucun nouveau service ne s’est ajouté à l’ensemble et aucun nouveau tarif n’a été proposé.

Le coût des services associés à la mise en œuvre du nouveau Régime fait partie des frais de projet, et ne compte pas dans les frais des services de secrétariat et d’administration ordinaires. On s’attend à ce que la mise en œuvre génère des dépenses supplémentaires et exige le recours aux ressources humaines de la CRRO et du SCT, en consultation avec lesquels des estimations des coûts et des ressources nécessaires seront établies.

Ni la Commission ni le Régime ne génèrent de recettes. Le tableau 10.1 à la section X, « Budget et dotation en personnel », contient des détails sur les dépenses prévues du Régime.

À l’occasion, la Commission a besoin de fournisseurs de services externes (actuariat, droit, vérification) pour s’acquitter de ses responsabilités en matière d’administration du Régime. Selon les modalités de l’ENS, elle doit demander l’approbation du SCT pour engager des dépenses supplémentaires. Une fois l’approbation obtenue, les dépenses sont facturées au SCT, au prix coûtant.

Analyse du contexte

L’analyse du contexte ci-dessous décrit l’environnement opérationnel de la Commission. On y précise et examine brièvement les facteurs retenus pour éclairer l’évaluation des risques figurant aux tableaux de la section VII « Détermination des risques et stratégies d’atténuation »

Options et coûts dans le domaine des TI

Le fournisseur de services de la Commission, la CRRO, dispose de mécanismes pour gérer un ensemble convenu de services en vertu du Régime. Au fil des ans, vu la petite taille de ce dernier, peu d’investissements ont été faits dans des solutions informatisées, de sorte que les services d’administration des prestations reposent en grande partie sur des processus manuels. Le nouveau Régime accélérera la transition vers les processus automatisés. Mais, bien que ce changement devrait avoir un effet positif sur l’atténuation des risques, la qualité des services, la rentabilité et la gouvernance, il y aura aussi un prix à payer pour accéder aux systèmes de la CRRO et les modifier. Tout coût supplémentaire entraîné par la participation exigera le consentement et l’approbation du promoteur.

Contraintes financières du promoteur

Les dépenses du Régime sont acquittées directement par le SCT. L’administration de base des prestations et les services de secrétariat représentent la plus grande partie des dépenses administratives du Régime. Les services sont impartis à la CRRO et fournis selon le principe du recouvrement des coûts. Des modifications ont récemment été apportées aux tarifs et aux services pour tenir compte de l’augmentation du volume des opérations et de l’élargissement de la portée des services. La Commission et le promoteur sont parvenus au niveau de service requis pour concilier les obligations de la Commission et l’équilibre budgétaire, qui compte parmi les grandes priorités du gouvernement. Quant aux services nécessaires à la mise en œuvre du nouveau Régime, ils ne relèvent pas de l’entente de niveau de service et nécessiteront donc un financement supplémentaire.

Participation des parties intéressées

Les participants au Régime maîtrisent bien les concepts juridiques et financiers. Par le passé, les questions de retraite liées à la Commission étaient habituellement soulevées par des particuliers et réglées dans ce contexte. Ces dernières années, l’Association des juges de l’Ontario a montré un intérêt accru pour le Régime et son cadre de gouvernance. En tant que partie intéressée, l’Association représente les juges en exercice et à la retraite qui participent également au Régime. La Commission apprécie le rôle joué par l’Association en tant qu’intervenante clé et a instauré un dialogue régulier avec elle pour établir et maintenir de bonnes relations, améliorer la transparence et évaluer ses propres services.

Litige en cours

Le Règlement de l’Ontario 290/13 a modifié le Régime pour en harmoniser les dispositions avec la LIR. Les modifications ne changent pas le montant des prestations payables à un retraité ou à un survivant, mais elles ont une incidence sur certains mécanismes de la liste de paie qui relèvent de la compétence des Services communs de l’Ontario et de la CRRO, puisque les fonds devaient être répartis entre deux comptes : un dont les avantages sont inférieurs aux plafonds fixés pour les régimes de retraite enregistrés, et un dont les avantages sont supérieurs à ces limites.

En décembre 2013, une requête a été déposée auprès de la Cour supérieure de justice de l’Ontario pour que celle-ci rende une ordonnance déclarant inconstitutionnelles et illégales les dispositions récemment modifiées du Régime. La requête a depuis été reportée et la convention initiale de statu quo qui avait été établie pour maintenir l’administration du Régime en conformité avec les anciennes dispositions a été prolongée jusqu’au 1er mai 2019. La Commission continue de surveiller ses frais judiciaires et l’augmentation de la complexité administrative qui sont associés au retard et au maintien de la conformité à la convention de statu quo.

Commission de rémunération des juges provinciaux

La rémunération des juges est établie par une commission, au moyen d’un processus précisé dans la convention-cadre. Maintenant, les recommandations des 9e et 10e Commissions de rémunération des juges provinciaux prévoient certains changements à la structure du Régime. Au prochain mandat, la Commission de rémunération se penchera sur les périodes qui suivent le 1er avril 2022.

Exigences en matière de responsabilisation des organismes

Afin de renforcer le principe de responsabilité et de clarifier les rôles et les fonctions de chacun dans le secteur parapublic, le gouvernement a communiqué plus fréquemment des conseils à ses organismes, conseils et commissions. Plusieurs organismes, notamment la Commission, ont trouvé ces directives utiles, plus particulièrement pour la définition de leurs obligations et des attentes du gouvernement. En raison de sa structure et de son mandat, la Commission reconnaît qu’elle dépend des mécanismes et des ressources du SCT et de la CRRO pour les questions de conformité. Malgré cette dépendance, la Commission affirme régulièrement et fermement son autonomie dans toutes ses actions et décisions qui ont une incidence sur les intérêts des bénéficiaires du Régime.

Nature délicate des données concernant les juges

Les renseignements personnels des juges en exercice ou à la retraite sont extrêmement délicats; toute divulgation accidentelle pourrait avoir de graves conséquences sur la protection de la vie privée et sur la sécurité personnelle des juges. La Commission reconnaît le contexte particulier qui s’applique aux juges et exige que la CRRO garantisse adéquatement la protection des renseignements personnels avant tout envoi par la poste ou toute transmission électronique. De plus, la Commission se fonde sur des politiques bien établies de la CRRO en matière de protection des renseignements personnels et de reprise après sinistre, qui réduisent les risques liés à un incident majeur.

Détermination des risques et stratégies d’atténuation

Ressources humaines

La Commission n’a pas d’employé. L’incidence sur les ressources humaines est donc nulle et il n’est pas nécessaire de mettre en place une stratégie de rémunération ou de mener une analyse comparative avec d’autres organismes du secteur public. Consultez les paragraphes b) et c) de la section XV (voir page 24 de ce document) pour en savoir plus.

Mesures du rendement

À sa réunion trimestrielle de septembre 2017, la Commission a commencé à recevoir une analyse des tendances des appels téléphoniques. Les données sur le rendement du service téléphonique complètent maintenant les autres mesures en vigueur, comme le délai de 60 jours pour le traitement des affaires et l’obligation de double vérification, qui font aussi l’objet d’un suivi. La conformité à ces mesures est vérifiée dans le cadre de réunions régulières de la Commission pour garantir la prestation en temps voulu de services de qualité reposant sur des données exactes. La Commission révisera et consignera ses critères pour les nouvelles mesures de rendement en 2019.
Un des pires obstacles à l’amélioration des rapports de rendement est le manque d’automatisation dans les processus opérationnels de la Commission. Les informations de rendement doivent être recueillies et traitées manuellement, ce qui en augmente les coûts. La Commission ajoutera l’amélioration des rapports de rendement dans les exigences opérationnelles de la mise en œuvre du nouveau Régime.

Budget et dotation en personnel

L’administration quotidienne du Régime et les fonctions de secrétariat de la Commission sont confiées à la CRRO cadre le cadre d’une entente de niveau de service. À l’heure actuelle, ces services sont fournis selon le principe du recouvrement des coûts et financés par le SCT pour éviter que les fonds du Régime de retraite des fonctionnaires servent à l’administration d’un autre régime. Les frais sont évalués en fonction d’un cycle triennal, l’évaluation la plus récente s’appliquant à l’exercice en cours. Aucun nouveau service n’a été ajouté à l’ensemble et aucun nouveau tarif n’a été proposé pour le moment. Les services non régis par l’ENS sont facturés au SCT au prix coûtant. Le projet de transformation du Régime devrait donc faire grimper considérablement ces dépenses. Par ailleurs, la Commission ne génère pas de recettes.

Tableau 10.1 – Budget et dotation en personnel (TVH en sus)

N.B. : Les dépenses associées à la gestion des prestations et aux fonds ne sont pas comprises dans les estimations.

Stratégie relative aux technologies de l’information et plan de prestation de services électroniques

La participation au Régime est très faible comparativement à d’autres régimes du secteur parapublic. La Commission ne possède pas de site Web et l’utilisation des technologies de l’information se limite à la tenue de dossiers et à la transmission de données pour le traitement de la liste de paie.

La Commission agit conformément aux recommandations d’un rapport de vérification interne d’avril 2014, qui proposait de déterminer si l’automatisation des processus manuels actuels était susceptible d’augmenter l’efficience et d’atténuer certains risques liés aux données. Aux termes de l’ENS entre la CRRO, le SCT et la Commission, le SCT doit consentir par écrit à toute modification au système qui entraînerait des coûts supplémentaires pour le Secrétariat.

En 2017, la CRRO, fournisseur de services de la Commission, a lancé un projet pluriannuel visant à moderniser ses systèmes informatiques de traitement des prestations. L’idée de participer à un projet d’une telle envergure a plu à la Commission, car elle permettrait d’acquérir des outils d’administration à la fine pointe de la technologie à un coût très intéressant pour le promoteur du Régime. À l’époque, la CRRO avait accepté de fournir un supplément d’information pour aider la Commission à évaluer le coût et l’ampleur de sa participation.

Depuis, le promoteur s’est engagé à mettre en œuvre le nouveau Régime recommandé par les 9e et 10e Commissions de rémunération des juges provinciaux. Pour le moment, il penche pour une échéance ambitieuse qui ne semble pas cadrer avec le plan pluriannuel de la CRRO. La Commission doit déterminer, de concert avec le promoteur et les autres parties intéressées, comment une mise en œuvre progressive pourrait être entamée pour bien gérer les risques et les coûts.

Entre-temps, la restructuration du Régime nécessitera l’adoption d’un système pouvant s’adapter à un certain degré d’automatisation. La CRRO travaille à la clarification des exigences en matière de soutien technique de base pour le Régime. Les coûts pourront être calculés une fois la portée établie.

Initiatives faisant intervenir des tiers

À l’heure actuelle, la CRRO est la seule tierce partie avec laquelle la Commission a conclu une ENS. La Commission entend surveiller cette entente avec la CRRO, ainsi que les services offerts par celle-ci et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les autres parties intéressées participants à l’administration du Régime. Elle a confiance en la CRRO, qui devrait continuer de fournir des services d’administration des prestations.

À l’occasion, la Commission a besoin d’avis portant sur les nouvelles questions juridiques qui ont une incidence sur ses obligations et l’administration du Régime. Le cabinet Borden Ladner Gervais (« BLG ») a été choisi pour offrir à la Commission des services juridiques en ce qui a trait au différend que pose la reformulation du Régime par le gouvernement afin d’en assurer la conformité à la LIR. Cette décision est conforme aux lignes directrices du ministère du Procureur général concernant le recours à des services juridiques externes. Le SCT est responsable du règlement des honoraires et devrait continuer de l’être en 2019.

De plus, les actuaires du Régime, Aon Hewitt, offrent des services-conseils en actuariat en vertu d’un contrat avec le SCT. Ces services comprennent la préparation des évaluations actuarielles du Régime et l’exécution de calculs des prestations plus complexes, comme le calcul de la valeur de rachat des droits individuels pour les évaluations en droit de la famille.
Les calculs actuariels relatifs au fractionnement de la Caisse à des fins de conformité à la LIR ont été effectués le 31 mars 2012. Toutefois, conformément à la « convention de statu quo », aucune mesure n’a été prise pour créer un compte supplémentaire. Une fois le litige réglé, la Commission et le promoteur détermineront la nature et la portée de tous les travaux actuariels supplémentaires, y compris une évaluation complète du Régime.

Plan de mise en œuvre

Pour la période des trois exercices visés par le présent plan d’activités, la Commission supervisera les processus, les possibilités et les outils suivants de sorte à surveiller, évaluer et examiner ce qui suit.

Offrir un service à la clientèle de grande qualité au meilleur coût

• Maintenir tous les niveaux de service pendant la transition au nouveau Régime.
• Offrir une solution d’automatisation des prestations.
  • Former des groupes de travail et faire de l’automatisation un objectif du projet.
• Faire connaître les services et faciliter la rétroaction des clients.
  • Continuer de faire rapport sur les services à titre de point à l’ordre du jour de toutes les réunions avec les parties intéressées.
  • Développer et clarifier les besoins en matière de rapports et les inclure à tous les ordres du jour des réunions trimestrielles de la Commission.
  • Se doter d’un établissement désigné pour surveiller la mise en pratique de solutions en réponse aux commentaires.
• Collaborer avec le promoteur et les parties intéressées pour définir et produire les données nécessaires aux initiatives de communication sur les prestations.
  • Mener à bien l’initiative de dépouillement des données dans le cadre de la refonte du Régime.
• Établir un plan de communication avec les bénéficiaires dans le cadre de l’instauration d’une nouvelle politique ou procédure.
• En attendant l’introduction du relevé annuel du régime de retraite pour chaque participant en exercice, produire un relevé standard en 2019.

Favoriser des relations efficaces avec les parties intéressées

• Instaurer des rencontres régulières en personne entre les parties intéressées et la Commission sur des questions relatives au Régime.
• Évaluer la nécessité d’informer, de consulter et de collaborer avec chacune des parties intéressées dans le cadre de chaque initiative de communication et de chaque prise de décisions.
• Mettre en œuvre une stratégie d’invitation à la participation pour les initiatives, s’il y a lieu.

Renforcer la gouvernance du Régime

Accroître la transparence

• Collaborer avec le Cabinet du juge en chef pour remettre à jour les renseignements relatifs au Régime sur son site intranet, lequel est accessible aux juges en exercice et à ceux mandatés selon le régime des indemnités journalières.
• Révision, par la Commission, de toutes les communications relatives au Régime, et approbation de celles-ci au nom de la Commission, y compris celles liées aux modifications du droit de la famille et aux futures Commissions de rémunération.
• Fournir des occasions de consultation sur les initiatives et communications de la Commission aux parties intéressées, notamment le Cabinet du juge en chef et l’Association des juges de l’Ontario.

Améliorer la responsabilisation

• Procéder chaque année à un examen et à une évaluation des fournisseurs de services de la Commission en fonction des principaux indicateurs de rendement établis.
• Poursuivre la documentation et l’approbation des nouvelles politiques et procédures du Régime.
• Effectuer l’auto-évaluation annuelle de la Commission sur la gouvernance.
• Effectuer des vérifications internes périodiques.
• Participer au besoin à l’apprentissage ou au perfectionnement des personnes nommées au sein d’un organisme.

S’acquitter de ses obligations fiduciaires

• Façonner l’avenir de la gouvernance du Régime en participant à des discussions avec les principales parties intéressées et en partageant l’expérience de la Commission avec elles.
• S’assurer que les membres de la Commission connaissent les règles relatives aux conflits d’intérêts qui s’appliquent à eux.
• Participer, au besoin, aux possibilités d’apprentissage ou de perfectionnement des personnes nommées au sein d’un organisme en rapport avec les fiduciaires et leurs obligations.
• Faire une interprétation juste et impartiale des dispositions du Régime.

Surveiller la conformité

• Surveiller la conformité aux lignes directrices réglementaires et de l’organisme au moyen de rapports présentés régulièrement aux réunions trimestrielles.
• Obtenir le soutien du SCT et de la CRRO pour l’interprétation des nouvelles exigences ou des modifications apportées aux exigences et faire le point avec les membres de la Commission.

Plan de communication

L’offre de services de qualité commence par une communication efficace entre la Commission, les bénéficiaires et les parties intéressées. La Commission est également d’avis que les bonnes communications contribuent à créer un climat de confiance et d’ouverture essentiel à la collecte des commentaires sur la façon dont elle peut constamment améliorer la qualité du service à la clientèle. Elle continuera de se concentrer sur l’amélioration de l’échange de données requises pour éclairer la prise de décisions concernant tous les aspects de l’administration du Régime.

L’approche de communication de la Commission est limitée par ses lacunes sur le plan de la technologie numérique. Pour l’instant, la Commission n’est pas en mesure d’entretenir un site Web indépendant, et bien qu’il lui est permis de publier certains messages dans le manuel des juges, sur le site intranet du juge en chef, elle dépend principalement des modes de communication oraux et écrits traditionnels pour s’adresser à son public. Tous les produits de communication sont élaborés à l’interne et approuvés par la Commission ou le président, selon le cas, avant leur distribution.

Les communications avec les retraités, les juges en exercice et d’autres bénéficiaires concernent généralement les droits à des prestations en vertu du Régime. Les clients ont besoin d’avoir accès à du personnel compétent qui peut répondre rapidement à leurs questions particulières. La Commission joue un rôle actif dans l’élaboration de la politique administrative qui sert à guider l’élaboration des procédures opérationnelles écrites par la CRRO, son fournisseur de services. En produisant des documents sur les procédures et les modèles de communication à l’appui du personnel, elle fera en sorte que ses clients reçoivent des renseignements cohérents et exacts dans le cadre de leurs communications. Dans les années à venir, la Commission continuera de préciser la politique administrative concernant les nouvelles questions relatives à la retraite, y compris les futures Commissions de rémunération et le litige en rapport avec le Règlement de l’Ontario 290/13.

La transparence et l’ouverture sont les pierres angulaires de la confiance et caractérisent l’approche adoptée en matière de communication. La Commission veille à ce que ses partenaires aient accès à l’information et puissent avoir l’occasion de participer à un dialogue sur le rendement financier et opérationnel du Régime. Le mandat de la Commission n’englobe pas les communications ni les consultations publiques, mais la Commission s’est engagée à consulter les parties intéressées avant d’apporter un changement administratif qui pourrait avoir une incidence directe sur elles ou sur leurs mandants.

La responsabilité en matière de communications relatives au Régime a toujours été déterminée en fonction du statut des bénéficiaires. Les communications avec les juges en exercice sont généralement assurées par le juge en chef de l’Ontario et, dans certains cas, par l’Association des juges de l’Ontario, alors que la responsabilité des communications avec les retraités et les survivants incombe exclusivement à la Commission. Bien que cette dernière ne possède pas le mandat officiel de communiquer de façon proactive avec les juges en exercice, elle suit de près la préparation de renseignements sur le Régime que transmettent d’autres parties intéressées et, s’il y a lieu, collabore à ces communications.

La Commission a terminé son étude sur l’introduction d’un relevé annuel sur régime de retraite pour les participants en exercice et aimerait lancer ce programme en même temps que la restructuration du Régime. Les communications régulières au sujet des prestations accumulées constituent un service de base offert aux participants de régimes enregistrés de retraite en Ontario. La Commission comprend que pour formuler des recommandations viables, elle doit instaurer auprès de ses parties intéressées un processus de consultation qui applique le même principe de transparence et d’ouverture. Elle est déterminée à recueillir les points de vue de diverses parties pour veiller à ce que ses recommandations soient non seulement bénéfiques pour les participants, mais réalisables par ceux qui sont responsables de les appliquer

La Commission continuera de chercher des modes de communication qui aideront les participants, les retraités et les survivants à prendre des décisions éclairées relativement à leurs prestations de retraite. La Commission donnera aussi aux parties intéressées l’occasion de s’exprimer en consultant souvent le juge en chef de l’Ontario et l’Association des juges de l’Ontario plus souvent relativement à ces questions et à d’autres services d’administration des prestations pour évaluer la satisfaction de la clientèle et les changements suggérés.

Enfin, pour déterminer la nécessité d’automatiser le paiement des prestations, il faut s’interroger non seulement sur les répercussions de l’automatisation sur la qualité et la rentabilité des processus actuels, mais aussi sur la nécessité d’acquérir des capacités en matière de communication numérique.

Organigramme et structure hiérarchique

• Deborah Oakley - Présidente - 14 novembre 2018
  • Lisa Philipps - Membre - 26 février 2020
  • Elizabeth Boyd - Membre - 1^er juin 2019

1. Composition de la Commission

   Le gouvernement provincial nomme les membres de la Commission par décret en vertu de modalités particulières. La Commission se compose normalement de trois membres; la période de leur mandat se limite à trois ans. L’un des membres est désigné à la présidence par le gouvernement provincial. Le mandat des membres peut être reconduit à son expiration. La Commission se réunit généralement quatre fois par année, mais d’autres réunions peuvent être convoquées si la charge de travail l’exige.

   Le renouvellement des fonctions de Deborah Oakley dans son rôle de présidente a été confirmé le 14 novembre 2015. Après avoir quitté son poste de cadre dirigeante chez OMERS, M^{mefootnote 9[9]}Oakley a fondé son propre cabinet d’experts-conseils et offre des services de direction générale et de gestion d’association, principalement aux organismes œuvrant dans le secteur de la justice.

   D’abord nommée au sein de la Commission en avril 2013, Elizabeth Boyd a vu son mandat reconduit pour une période supplémentaire de trois ans en juin 2016. M^me Boyd est associée à un important cabinet d’avocats de Toronto. Elle exerce surtout le droit dans les domaines des prestations de retraite, des avantages sociaux et de la rémunération des cadres.

   Lisa Philipps est entrée à la Commission le 26 février 2014. Elle est vice-présidente aux affaires universitaires et doyenne à l’Université York.

2. Relations de responsabilisation

   La présidente est responsable, devant le président du Conseil du Trésor, de veiller à ce que la Commission exécute son mandat. Des responsabilités particulières lui sont assignées par les règlements, son protocole d’entente et les politiques et directives applicables du gouvernement et du ministère.

   La sous-ministre du SCT est responsable, devant le secrétaire du Conseil des ministres et le président du Conseil du Trésor, du soutien administratif et organisationnel que procure le ministère à la Commission pour que celle-ci s’acquitte de ses responsabilités.

3. Soutien administratif et organisationnel

   Puisque la Commission ne dispose pas de personnel, les services de secrétariat et les activités courantes sont confiés à la CRRO par l’intermédiaire d’une ENS tripartite à laquelle participent le SCT et le promoteur du Régime.

   Le promoteur, représenté par le SCT, est responsable de la mise en œuvre des modifications aux politiques et de la conception du Régime. Une gestion efficace au sein de la Direction de la stratégie de rémunération totale du Centre pour les relations de travail et la rémunération dans le secteur public permet également d’assurer le respect des exigences réglementaires en matière de déclaration du Régime et le paiement de toutes les dépenses liées au fonctionnement, y compris les services juridiques et actuariels.

   La CRRO est l’organisme fiduciaire provincial responsable de l’administration du Régime de retraite des fonctionnaires et du placement de ses avoirs. En outre, elle offre depuis 1999 des services d’administration des prestations et de secrétariat à la Commission selon un plan de recouvrement des coûts, en faisant appel à son infrastructure opérationnelle, à sa direction et à ses effectifs.

Annexe A

Résumé des rôles des parties intéressées dans le Régime

Annexe B

Directives et lignes directrices pour les organismes classifiés applicables à la Commission de retraite des juges provinciaux

• Directive concernant les organismes et les nominations
• Directive sur le contenu de la publicité
• Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil
• Directive sur la gestion des documents
• Directive sur l’identification visuelle
• Directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications
• Directive sur l’approvisionnement (dans la mesure où elle s’applique à la Commission en tant qu’« autre entité incluse »)
• Directive sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée
• Directive sur la divulgation des actes répréhensibles

Annexe C

Évaluation du risque – Définition des descripteurs de niveaux de risques

Niveau de probabilité

Importance des conséquences