Commission de retraite des juges provinciaux Plan d’activités 2021-24

Sommaire exécutif

La Commission de retraite des juges provinciaux (Commission) est l’organisme fiduciaire responsable de l’administration du Régime de retraite des juges provinciaux (Régime) et du placement de son fonds en fiducie pour le régime de pension agréé (RPA) et de son fonds en fiducie pour la convention de retraite (CR). Le 1er janvier 2020, le Régime a été modifié et le rôle et les responsabilités de la Commission ont été transformés, ce qui comprend l’élargissement de son mandat et une structure de caisse plus complexe. En même temps, la composition de la Commission a changé, le nombre de membres a augmenté, passant de trois à cinq, dont un nouveau membre nommé représentant de l’Association des juges de l’Ontario (Association).

Tout au long de 2020, la Commission a consacré beaucoup de temps et d’efforts à établir la structure et les processus de gouvernance pour commencer à honorer son nouveau mandat. Cela comprend la prise de mesure afin de modifier et d’élargir le rôle traditionnel de la Commission du Régime de retraite de l’Ontario (CRRO), passant d’un fournisseur de services à un gestionnaire et conseiller des opérations relatives aux régimes de retraite à valeur ajoutée. Comme la Commission est également responsable des actifs détenus dans le RPA et la CR, elle s’est concentrée sur la définition de ses stratégies d’investissement à long terme. Bien qu’une stratégie d’investissement à court terme ait été mise en œuvre en mars 2020, la mise en œuvre de la stratégie d’investissement à long terme débutera à la fin du premier trimestre de 2021.

La stabilisation des activités du Régime se poursuit à mesure que la Commission élabore ses normes et ses capacités de surveillance. L’exercice 2020-2021 a été une période de transition difficile, compliquée par la pandémie de COVID-19. Au moment où la Commission entame sa deuxième année de fonctionnement dans le cadre du nouveau Régime et du nouveau modèle de gouvernance, la Commission s’attend à ce que la charge de travail demeure importante, mais plus facile à gérer à mesure que la CRRO assume un rôle de gestion plus proactif.

De 2021 à 2024, la Commission continuera d’assumer ses responsabilités d’administrateur du Régime et de fiduciaire de caisse en améliorant la gestion des opérations ainsi que les processus de gouvernance afin de s’acquitter de ses obligations en tant qu’organisme fiduciaire et provincial.

Les principaux livrables pour 2021-2022 comprennent ce qui suit :

• Élaboration et mise en œuvre du premier relevé annuel du régime de retraite;
• Élaboration d’un cadre de gestion des risques;
• Définition de la nouvelle politique de communication de la Commission.

Mandat

La Commission de retraite des juges provinciaux a été créée en 1992 pour administrer les prestations de retraite des juges provinciaux et les allocations de survivant de leur conjointe ou conjoint et de leurs enfants admissibles. À l’époque, la Commission était composée de trois membres et constituée comme un organisme fiduciaire qui agissait sans lien de dépendance avec le promoteur.

Au début de 2020, la restructuration financière du Régime est entrée en vigueur, élargissant le mandat et la composition de la Commission. La restructuration financière est un changement majeur au cadre de financement du Régime qui touche la loi applicable, la façon dont le promoteur et les participants versent les cotisations au régime, l’endroit où les fonds sont déposés et la façon dont les prestations sont versées. Bien que la Commission demeure un organisme fiduciaire qui agit sans lien de dépendance avec le promoteur du Régime, elle est maintenant composée de cinq membres nommés et sa responsabilité de surveillance du Régime s’est élargie pour inclure les participants en exercice, le financement du Régime, les communications, la conformité et la gestion des actifs.

Le mandat modifié de la Commission reconstituée est tiré du Règlement 290/2013 et des fiducies applicables comme suit :

1. Exécuter les pouvoirs, les fonctions et les responsabilités de la Commission en tant que fiduciaire en vertu de la Convention de fonds en fiducie pour le régime de pension agréé et de la Convention de fonds en fiducie pour la convention de retraite.
2. Être l’administrateur du régime de retraite enregistré des juges provinciaux. Accepter et exécuter le rôle et les responsabilités d’un administrateur de régime de pension enregistré aux fins de la loi de l’impôt fédérale;
3. Superviser l’administration des droits en vertu du Régime et les fonctions administratives liées aux participants en exercice, aux retraités et aux survivants, y compris l’interprétation des dispositions du Régime, la communication avec les bénéficiaires du Régime et la gestion des placements des fonds en fiducie pour le RPA et pour la CR.

Dans l’exercice des fonctions prévues par son mandat, la Commission a l’obligation fiduciaire d’agir dans l’intérêt des juges et des bénéficiaires du Régime.

Orientations stratégiques

Depuis l’élargissement de son mandat, la Commission reconstituée s’est concentrée sur l’établissement de l’infrastructure nécessaire pour appuyer sa surveillance et les opérations relatives au Régime. Le Régime est entré pleinement en vigueur le 1er janvier 2020 et la Commission a commencé la surveillance des services d’administration des prestations que fournit la Commission du Régime de retraite de l’Ontario. Au début de 2020, la Commission a commencé à travailler sur une série de priorités en matière de mise en œuvre pour l’exercice 2020-2021, qui comprenaient l’engagement de la Société ontarienne de gestion des placements (SOGP) pour gérer les actifs du RPA.

Pour l’exercice 2021-2022, le plan d’activités de la Commission reposera sur quatre stratégies. La Commission mettra l’accent sur l’amélioration du système de gouvernance relatif aux régimes de retraite, le renforcement de la viabilité du Régime, la prestation d’un service excellent aux participants et l’établissement de relations efficaces avec les parties intéressées. Les quatre priorités stratégiques de la Commission sont les suivantes :

Mettre en œuvre la gestion du nouveau Régime et améliorer la gouvernance

La priorité de la Commission en 2020-2021 était de regrouper la responsabilité de la gestion du Régime avec la CRRO et d’établir l’infrastructure de gouvernance essentielle. La Commission continuera de s’acquitter de sa nouvelle fonction de gestion opérationnelle et d’établir et d’améliorer l’infrastructure de gouvernance afin de remplir ses obligations compte tenu de l’élargissement de son mandat. Pour ce faire, des efforts continus seront déployés pour documenter la politique de la Commission et les procédures d’administration du Régime, y compris la délégation de pouvoirs de la Commission. Les efforts visant à améliorer la gouvernance comprendront également l’examen de l’approche d’auto-évaluation de la Commission et l’établissement de programmes d’éducation de la Commission (p. ex., formation sur les obligations fiduciaires).

Renforcer la viabilité à long terme du Régime (sécurité de l’engagement)

La Commission est maintenant responsable de l’offre de services aux participants en exercice (juges en exercice) et aux retraités, ainsi que de la surveillance des placements des actifs du RPA et du financement et des placements de la CR. La Commission adoptera, avec la participation et les recommandations d’experts-conseils professionnels d’Aon et de la SOGP, des stratégies d’investissement qui visent à maximiser les avantages économiques ajustés au risque et à garder le Régime abordable pour les participants et le promoteur. Pour atteindre ces buts, la Commission surveillera la situation du financement du Régime et fera des recommandations appropriées au promoteur, au besoin. De plus, des rapports trimestriels sur le rendement des placements seront inscrits aux ordres du jour des réunions de la Commission aux fins d’examen et de prise de mesures qui s’imposent.

Offrir un excellent service aux participants au meilleur coût

Les responsabilités de la Commission comprennent maintenant l’offre de services de prestations à 300 participants en exercice supplémentaires. La CRRO commencera à assurer une gestion élargie et responsable des opérations de pension en vertu d’une entente de niveau de service (ENS) mise à jour et révisée qui est harmonisée avec le nouveau mandat de la Commission. La Commission est déterminée à faire en sorte que les participants en exercice comprennent leurs droits à pension et leurs droits et responsabilités en vertu du Régime afin qu’ils puissent prendre des décisions éclairées relativement à leurs prestations de retraite (p. ex., un relevé annuel du régime de retraite). La Commission cherchera également à continuer d’améliorer les services existants offerts aux retraités tout en maintenant des opérations efficaces et exactes relatives aux cotisations salariales. Le Régime est un régime de retraite relativement petit, mais complexe, qui offre peu de possibilités de réaliser des économies d’échelle sur le plan de l’efficacité opérationnelle. À l’avenir, la Commission, avec l’aide de la CRRO, de la SOGP et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), devra équilibrer les coûts et les bénéfices prévus pour veiller à offrir un bon rapport qualité-prix aux participants.

Favoriser des relations efficaces avec les parties intéressées

Chaque partie intéressée du Régime apporte des points de vue importants à toute discussion sur les pensions de retraite des juges. L’Association donne un aperçu des besoins et des attentes des participants et sa présence au sein de la Commission est la bienvenue. L’administration du nouveau Régime exige une collaboration régulière et continue entre toutes les parties intéressées pour assurer une prestation réussie des services aux participants et une gestion efficace du Régime et de la caisse. La liste complète des parties intéressées du Régime figure à l’annexe A. La Commission continuera à établir sa réputation de partenaire de confiance grâce à des communications et à des consultations régulières avec les diverses parties intéressées.

Aperçu des activités actuelles et futures du programme

La restructuration financière du Régime comprend l’ajout de nouvelles responsabilités de surveillance des placements et d’administration liées à la gestion des fonds en fiducie pour le RPA et pour la CR, y compris le placement des actifs, l’administration des rapports fiscaux, les registres des cotisations des participants et les rapports financiers connexes. Toutes les responsabilités préexistantes et tous les processus connexes en vertu du Régime demeurent et ne nécessiteront pas de modifications importantes pour assurer la stabilité des opérations relatives au Régime.

Les principales activités du programme pour 2021 comprennent ce qui suit :

Automatisation du calculateur des prestations de retraite

Les administrateurs de régimes de retraite doivent avoir la capacité d’effectuer rapidement de multiples calculs de prestations de retraite pour des participants et des groupes de participants, sur demande et dans le cadre de projets planifiés. Il peut être difficile pour un administrateur de régimes de produire efficacement des calculs de prestations de retraite s’il n’a pas de systèmes pour lier les données des participants à son calculateur, puis la possibilité d’importer les résultats dans un produit de communication. Pour remplir ses obligations compte tenu de l’élargissement de son mandat, la Commission doit automatiser le calculateur des prestations de retraite existant, créé dans le cadre de la mise en œuvre du nouveau Régime pour fournir des calculs de prestations de retraite à un participant. En plus de soutenir une offre de services de grande valeur aux participants, l’automatisation du calculateur des prestations de retraite permettra : 1) de produire plus efficacement des relevés annuels du régime de retraite en réduisant les besoins en matière de ressources de projet; 2) de contribuer à atténuer les erreurs de saisie des données en éliminant le besoin de transposer l’information; 3) d’établir l’infrastructure future pour la production continue des relevés annuels du régime de retraite et les autres services de prévisions budgétaires.

L’automatisation du calculateur des prestations de retraite existant sera effectuée à temps pour appuyer la production et la livraison du premier relevé annuel du régime de retraite du Régime.

Relevé annuel du régime de retraite

Les relevés annuels du régime de retraite sont la pierre angulaire d’un programme efficace de communication avec les participants. Les participants apprécient les relevés, car ils contribuent à la transparence de l’information qu’un administrateur de régime recueille et utilise pour l’offre de services de prestations, et ils offrent de l’information leur permettant de comprendre et d’optimiser la valeur qu’ils reçoivent du Régime.

Il convient de noter que les relevés annuels du régime de retraite sont une exigence de longue date qui s’applique aux régimes de retraite enregistrés dans la province de l’Ontario. Bien que le Régime soit exempté de ces exigences réglementaires, la Commission préconise la mise en œuvre volontaire des relevés annuels du régime de retraite pour les juges provinciaux en exercice. La Commission s’est engagée à consulter l’Association dans le cadre de l’élaboration du relevé annuel du régime de retraite et de son contenu qui est utile et précieux pour les participants.

La Commission a à cœur de maintenir la sécurité entourant la transmission des renseignements personnels et cet élément clé devra être pris en considération tout au long du projet.

Transition vers une nouvelle répartition stratégique des actifs

L’entente de gestion des placements entre la Commission et la SOGP comprend en annexe les investissements autorisés et les restrictions à imposer jusqu’à ce que l’Énoncé des politiques et procédures en matière de placement soit approuvé.

L’objectif de placement de la stratégie d’investissement à court terme est de fournir un portefeuille très liquide de titres du marché monétaire composé principalement de bons du Trésor du gouvernement canadien et de titres à court terme de grande qualité. L’accent est mis principalement sur la préservation du capital et la liquidité étant donné le niveau accru de volatilité des marchés et de l’incertitude entourant les répercussions économiques de la pandémie de COVID-19.

Après l’adoption officielle de la répartition stratégique des actifs et de l’Énoncé des politiques et procédures en matière de placement la Commission pourra commencer à transférer les actifs du portefeuille de placements existant dans son portefeuille de placements optimal à long terme choisi. La Commission devra tenir compte du délai de mise en œuvre prévu pour passer à la nouvelle répartition des actifs sur la base des conseils et des consultations continus avec ses experts-conseils (AON et SOGP).

Mise en œuvre des rôles et des responsabilités de gestion de la CRRO

La structure de gestion dont la Commission avait besoin pour s’acquitter adéquatement de ses responsabilités de fiduciaire et d’administrateur de régime a constitué un enjeu clé pendant la mise en œuvre du nouveau Régime. Plutôt que d’adopter le modèle « distributif » de gestion qui était en place auparavant et qui obligerait ses membres à exécuter des fonctions de gestion traditionnelles, la Commission a préféré regrouper la responsabilité de la gestion des opérations relatives au Régime avec la CRRO. La nouvelle ENS entre la Commission, la CRRO et le SCT reflète ce rôle élargi. Les frais pour les nouveaux services ont considérablement augmenté vu la nature des responsabilités, mais les services continuent d’être offerts selon le principe du recouvrement des coûts. En plus de la responsabilité courante de la gestion des opérations relatives au Régime, les programmes et les activités qui doivent être mis en œuvre comprennent :

• Établissement de mesures qui permettront à la Commission d’évaluer le rendement de la CRRO;
• Élaboration continue de politiques et de procédures qui permettront de consigner la délégation de pouvoirs de la Commission et de définir de nouveaux processus administratifs pour la CRRO;
• Mise à jour régulière des priorités et des stratégies, y compris la gestion des risques;
• Établissement de la politique de communication du Régime;
• Approvisionnement des fournisseurs de services requis (actuariat et droit) pour la Commission conforme à la Directive concernant les organismes et les nominations;
• Établissement de l’orientation générale de la Commission en matière de vérification interne (2021)
• Élaboration continue des structures et des processus de gouvernance et d’exploitation pour appuyer la surveillance par la Commission du nouveau Régime et de ses caisses.
• Consultation continue sur les nouvelles questions relatives au Régime et les nouveaux projets s’y rapportant.

Examen du programme d’auto-évaluation de la Commission

L’auto-évaluation de la Commission est considérée comme une pratique exemplaire et la Commission a déjà entamé un processus d’auto-évaluation au cours des années précédentes. Il se peut que le programme actuel ne convienne pas à la Commission compte tenu de l’élargissement de son mandat et la Commission examinera les rajustements qui sont requis, le cas échéant, pour la Commission reconstituée.

Révision de l’énoncé de mission et de valeurs de la Commission

Le mandat du Régime a changé et les énoncés de mission et de valeurs actuels sont désuets. La reformulation de la mission et des valeurs orientera la politique de communication de la Commission et sera intégrée dans le plan d’activités 2022.

Mise à jour des mesures de rendement des fournisseurs de services en fonction des nouvelles exigences

La Commission doit tenir compte de l’efficacité des principaux indicateurs de rendement actuels dans l’établissement du nouveau Régime.

Réalisation de l’évaluation actuarielle annuelle

La Commission est responsable de la réalisation de l’évaluation future du RPA et de la CR seulement. Une évaluation actuarielle initiale a été effectuée pour le régime de retraite enregistré des juges provinciaux en date du 1er janvier 2020. Selon les modalités du Régime, les évaluations doivent être réalisées chaque année, de sorte que la prochaine évaluation devrait être effectuée en date du 1er janvier 2021. La prochaine évaluation aux fins des exigences de financement devrait être déposée auprès de l’ARC au plus tard le 31 décembre 2023.

Examen annuel de l’Énoncé des politiques et procédures en matière de placement

L’Énoncé des politiques et procédures en matière de placement de la Commission a été établi volontairement, de sorte que la fréquence de son examen par la Commission n’est pas prévue. Les régimes régis par les lois provinciales sur les pensions doivent faire l’objet d’un examen au moins une fois par an. La Commission devra préciser son approche.

Ressources nécessaires pour atteindre les buts et les objectifs

La Commission prévoit atteindre ses objectifs grâce à l’application constante de son entente de niveau de service (ENS) remaniée avec la CRRO, en particulier en ce qui a trait à la prise en charge par la CRRO de la fonction de gestion du Régime.

Si des objectifs ne font pas partie de services à honoraires fixes, ou si des dépenses imprévues surviennent, la Commission aura besoin d’une analyse de rentabilisation et pourrait devoir faire appel au SCT pour obtenir une aide particulière et des ressources supplémentaires. La Commission s’attend à ce que la CRRO exécute deux projets clés en 2021 : l’automatisation du calculateur des prestations de retraite et la production du relevé annuel du régime de retraite. Les estimations des coûts des projets figurent dans le budget de fonctionnement annuel et les frais sont partagés également entre chaque fonds (c.‑à‑d. le RPA, la CR et le régime complémentaire). Ces frais devraient couvrir tous les aspects des projets, y compris les ressources humaines de la CRRO.

Pour atteindre ses buts et objectifs élargis, la Commission aura besoin des ressources suivantes : 

• Services des installations, de la gestion, de l’administration et des finances de la CRRO (services à honoraires fixes de la CRRO).
• Services associés aux projets de la CRRO : 
  • Financement des projets (p. ex., élaboration et production du relevé annuel du régime de retraite).
  • Gestion de projet.
  • Analyse des activités commerciales.
  • Expertise en la matière.
• Gestion des placements et gestion du rendement de la SOGP.
• Actuaire du régime.
• Services d’un avocat indépendant retenus par la Commission.
• Assurances

Note : Les renseignements financiers connexes figurent dans le tableau de la section X - BUDGET.

Détermination, évaluation et stratégies d’atténuation des risques

La CRRO gère l’élaboration, la surveillance continue et la production de rapports sur le cadre de risque d’entreprise de la Commission et a commencé à élaborer un inventaire révisé des risques d’entreprise. L’unité de la gestion des risques de la CRRO continue de travailler en étroite collaboration avec la Commission pour élaborer un cadre qui prévoit la détermination des principaux risques importants pour le mandat de la Commission, leur évaluation, les contrôles clés ou les mesures d’atténuation en place, les plans d’action à venir et les rapports.

Pendant que les travaux se poursuivent, des mesures d’atténuation des risques et des plans d’action ont été déterminées et feront l’objet de suivis et de rapports dans le cadre des réunions trimestrielles de la Commission. Un examen de la fréquence de production de rapports aura lieu en 2022 pour s’assurer que des rapports trimestriels sont appropriés.

La Commission a défini ses risques, déterminé des mesures d’atténuation et établi des plans d’action. Les principaux risques en matière de gravité pour la Commission sont les suivants :

• Services à la clientèle – SOGP : Risque de ne pas avoir une structure de gestion solide en ce qui concerne le rôle et les responsabilités de la SOGP à l’égard du Régime.
  • Plans d’action : pour atténuer ce risque, négociation d’une entente de gestion des placements globale à long terme d’ici avril 2021 et établissement de mesures de rendement permanentes pour la SOGP aux fins d’évaluation continue.
• Services à la clientèle – CRRO : Risque de surveillance inefficace du rôle et de la responsabilité de la CRRO à l’égard de la prestation de services à la clientèle exceptionnels relatifs à l’information sur les prestations et au relevé annuel du régime de retraite de ses participants en vertu du Régime.
  • Plans d’action : Consignation des procédures opérationnelles et obtention de l’approbation de la délégation de pouvoirs de la Commission.
• Cybersécurité : Risque de défaillance des systèmes de TI essentiels ou de brèche aux conséquences catastrophiques.
  • Plans d’action : Confirmation par la CRRO de la mise en place de mesures d’atténuation de la SOGP.
• Financement du Régime (investissement) : Risque d’être durement touché par les décisions de financement du gouvernement qui ne concordent pas avec les objets et les buts du Régime.
  • Plans d’action : évaluer la faisabilité de l’adoption d’une politique de financement à long terme.

Analyse du contexte

L’analyse du contexte ci-dessous décrit l’environnement opérationnel de la Commission. On y précise et examine brièvement les facteurs retenus pour éclairer l’évaluation des risques figurant à la section VI « Détermination, évaluation et stratégies d’atténuation des risques ».

Pandémie de COVID-19

La Commission confie ses services d’administration des prestations en vertu de l’ENS à la CRRO et ses services de gestion des placements en vertu de l’entente de gestion des placements à la SOGP. Les deux organismes ont démontré avoir de solides plans de continuité des activités en place, de sorte que la Commission n’a subi aucune perturbation de ses activités depuis le début de la pandémie de COVID-19. Les gouvernements ont prévenu les Canadiens que les effets de la pandémie de COVID-19 devraient se continuer à se faire ressentir pendant une bonne partie de 2021. La Commission exigera de la CRRO et de la SOGP des assurances permanentes concernant l’efficacité de leurs plans de continuité des activités.

Élargissement du mandat de la Commission

La restructuration financière prévoit l’élargissement du mandat de la Commission afin d’inclure la surveillance des participants en exercice, du financement du Régime, des communications, de la conformité et de la gestion des actifs de placement. Au cours de 2020-2021, la Commission s’est concentrée sur l’établissement de structures et de processus de gouvernance fondamentaux liés à ces nouvelles obligations. Au cours de la prochaine phase de la mise en œuvre, l’accent devra être mis sur l’établissement du reste des processus en vue d’appuyer une surveillance plus efficiente par la Commission par voie de délégation réelle de pouvoirs à la CRRO et à la SOGP.

Options et coûts dans le domaine des TI

Au fil des ans, vu le nombre relativement réduit de participants au Régime, peu d’investissements ont été faits dans des solutions informatisées complexes et coûteuses, de sorte que les services d’administration des prestations reposent en grande partie sur des processus manuels. Le nouveau Régime exigera l’accélération de la transition vers les processus automatisés. Mais, bien que l’automatisation devrait avoir un effet positif sur l’atténuation des risques, la qualité des services, la rentabilité et la gouvernance, il y aura aussi un prix à payer pour accéder aux systèmes de la CRRO et les modifier. Tout coût supplémentaire entraîné par ces changements exigera le consentement et l’approbation du promoteur.

Contraintes financières du promoteur

Dans le cadre de la restructuration du Régime, la province verse maintenant des cotisations de près de 40 millions de dollars par année au RPA pour face à la pandémie de COVID-19 et aux répercussions économiques connexes. Les contraintes financières du promoteur n’auraient pas d’incidence sur les cotisations au Régime, mais pourraient compliquer le financement de projets spéciaux à l’avenir.

Participation des parties intéressées

Les participants au Régime maîtrisent bien les concepts juridiques et financiers. Par le passé, les questions de retraite liées à la Commission étaient habituellement soulevées par des particuliers et réglées dans ce contexte. Ces dernières années, l’Association a montré un intérêt accru pour le Régime et son cadre de gouvernance. En tant que partie intéressée, l’Association représente les juges en exercice et à la retraite qui participent également au Régime. La Commission apprécie le rôle joué par l’Association en tant que partie intéressée clé et se réjouit de la nomination d’un représentant de l’Association à la Commission. Ce changement devrait contribuer à encourager le dialogue et à améliorer la transparence des opérations du Régime.

Litige en cours

La mise en œuvre de la restructuration financière devrait permettre de régler des litiges de longue date qui ont commencé en décembre 2013. La requête a depuis été reportée et la convention initiale de statu quo qui avait été établie pour maintenir l’administration du Régime en conformité avec les anciennes dispositions a été périodiquement prolongée au fil des ans. La Commission continue de surveiller ses frais judiciaires associés au retard et au maintien de la conformité à la convention de statu quo.

Commission de rémunération des juges provinciaux

La rémunération des juges est établie par une commission, au moyen d’un processus précisé dans la convention-cadre. Maintenant, les recommandations des 9e et 10e Commissions de rémunération des juges provinciaux prévoient certains changements à la structure du Régime. Au prochain mandat, la Commission de rémunération se penchera sur les périodes qui suivent le 1er avril 2022.

Exigences en matière de responsabilisation des organismes

Afin de renforcer le principe de responsabilité et de clarifier les rôles et les fonctions de chacun dans le secteur parapublic, le gouvernement a communiqué plus fréquemment des conseils à ses organismes, conseils et commissions. Plusieurs organismes, notamment la Commission, ont trouvé ces directives utiles, plus particulièrement pour la définition de leurs obligations et des attentes du gouvernement. Malgré cette relation de responsabilisation avec le gouvernement, la Commission, en tant que fiduciaire et fiduciaire du Régime, affirme régulièrement et fermement son autonomie dans toutes ses actions et décisions qui ont une incidence sur les intérêts des bénéficiaires du Régime comme l’exige la loi.

Nature délicate des données concernant les juges

Les renseignements personnels des juges en exercice ou à la retraite sont extrêmement délicats; toute divulgation accidentelle pourrait avoir de graves conséquences sur la protection de la vie privée et sur la sécurité personnelle des juges. La Commission reconnaît le contexte particulier qui s’applique aux juges et exige que la CRRO garantisse adéquatement la protection des renseignements personnels en tout temps et surtout avant tout envoi par la poste ou toute transmission électronique. De plus, la Commission se fonde sur des politiques bien établies de la CRRO en matière de protection des renseignements personnels et de reprise après sinistre, qui réduisent les risques liés à un incident majeur.

Dotation en personnel, ressources humaines et stratégie de rémunération

La Commission n’a pas d’employé. L’incidence sur les ressources humaines est donc nulle et il n’est pas nécessaire de mettre en place une stratégie de rémunération ou de mener une analyse comparative avec d’autres organismes du secteur public.

Mesures et cibles du rendement axées sur les résultats et les extrants

La Commission s’est engagée à mesurer le rendement et a établi plusieurs mesures d’extrants qui font l’objet d’un suivi et de rapports dans le cadre des réunions trimestrielles de la Commission. Les données sur le rendement du service téléphonique, les rapports d’exception sur le traitement des affaires et l’état de la conformité sont des exemples de mesures d’extrants que la Commission a mises en œuvre au fil des ans pour l’aider à évaluer la prestation de services aux bénéficiaires du Régime.

Le nouveau Régime prévoit l’ajout de responsabilités, ce qui oblige la Commission à déterminer si ses principaux indicateurs de rendement actuels sont suffisants et si elle devrait adopter des mesures plus complexes à ce stade‑ci. La Commission prend des mesures pour s’assurer qu’elle respecte l’engagement de la province à produire des rapports fondés sur des données probantes au moyen de rapports fondés sur les résultats et les extrants. Les rapports sur le rendement constituent une priorité permanente de la Commission pour chacune des trois prochaines années. Il s’agit d’une excellente occasion d’améliorer à la fois la prestation de services aux clients et la capacité de la Commission de surveiller les opérations liées aux prestations et aux placements du Régime.

Budget

L’exercice 2021-2022 marque la deuxième année de fonctionnement de la Commission, mais la première année complète de fonctionnement avec les structures de gouvernance et de gestion qu’elle a adoptées pour répondre à ses exigences en matière de surveillance. Les prévisions budgétaires ont été élaborées conformément à l’ENS avec la CRRO et appuient une approche basée sur des honoraires fixes pour la gestion des opérations liées aux prestations du Régime. Ces services sont fournis selon le principe du recouvrement des coûts et financés par la Commission et le SCT pour éviter que les fonds du Régime de retraite des fonctionnaires servent à l’administration d’un autre régime.

La Commission s’est engagée à produire un relevé annuel du régime de retraite régulier en septembre 2021. Les prévisions budgétaires pour les projets comprennent le relevé annuel du régime de retraite et un projet connexe visant à automatiser le calculateur des prestations de retraite afin de permettre un traitement efficace avec un minimum de ressources du service à la clientèle tout en atténuant les erreurs associées au calcul manuel.

Les autres postes budgétaires font référence aux services tiers prévus nécessaires pour appuyer les responsabilités de gouvernance et de surveillance de la Commission.

Régime de retraite des juges provinciaux Budget de fonctionnement annuel Du 1er avril 2021 au 31 mars 2022

Régime de retraite des juges provinciaux Projections des frais d’exploitation sur trois ans Du 1er avril 2021 au 31 mars 2024

Notes

Les dépenses liées aux activités du régime de pension agréé et de la convention de retraite sont payées à partir des caisses établies pour ces Régimes.

Biens réels

La Commission ne contrôle pas de biens réels en dehors des fonds en fiducie pour le RPA et pour la CR.

Stratégie relative aux technologies de l’information (ti) et plan de prestation de services électroniques

Dans le cadre de la restructuration financière du Régime, la Commission utilise les ressources en TI de la CRRO pour appuyer l’administration du Régime. Étant donné que la CRRO est responsable de systèmes importants, la Commission n’a pas eu besoin d’établir une stratégie relative aux TI propre au Régime. La Commission a signalé que la responsabilité en matière de système devrait faire l’objet de discussions plus poussées en 2021 dans le contexte de l’examen de son cadre de risque.

Le Régime compte une petite clientèle répartie sur une vaste région géographique, et ces caractéristiques semblent jouer en faveur d’un certain niveau de prestation de services électroniques à l’avenir. Au moment de concevoir la prestation de services électroniques, il faut prendre soin de réfléchir à la meilleure façon d’atténuer les risques connexes en matière de protection de la vie privée et de sécurité. L’élaboration d’une stratégie relative à la présence numérique et au site Web devra être prise en compte lorsque la Commission établira sa politique de communication.

L’automatisation peut avoir un effet positif sur l’atténuation des risques, la qualité des services, la rentabilité et la gouvernance, mais il y aura aussi un prix à payer pour accéder aux systèmes de TI et les modifier.

Il faudra classer tous les projets de TI futurs par ordre de priorité et tout coût supplémentaire entraîné par la solution exigera l’approbation de la Commission et du promoteur dans le cadre d’une analyse de rentabilisation avant d’aller de l’avant. La décision d’adopter une stratégie relative aux services électroniques doit être appuyée par les besoins des clients et procurer une valeur mesurable (p. ex., taux d’utilisation prévus et réels) une fois mise en œuvre.

Initiatives faisant intervenir des tiers

La Commission n’a pas de personnel et doit surveiller les tiers choisis pour gérer et administrer le Régime et ses caisses. La Commission fournit des services dans le cadre de contrats avec la CRRO, qui agit à titre de gestionnaire du Régime et la SOGP, qui agit à titre de gestionnaire des placements du Régime.

À l’occasion, la Commission a besoin d’avis portant sur les nouvelles questions juridiques qui ont une incidence sur ses obligations et l’administration du Régime. Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. (Osler) a été choisi en 2020 pour offrir à la Commission reconstituée des services juridiques pendant la mise en œuvre du nouveau Régime. Cette entente devrait se poursuivre jusqu’en 2021 et est financée à même le Régime. Le cabinet Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L (« BLG ») a été choisi en 2014 pour offrir à la Commission des services juridiques en ce qui a trait au différend que pose la reformulation du Régime par le gouvernement afin d’en assurer la conformité à la LIR. Cette décision est conforme aux lignes directrices du ministère du Procureur général concernant le recours à des services juridiques externes. Le SCT est responsable du règlement des honoraires de BLG.

AON offre des services-conseils en actuariat en vertu d’un contrat avec la CRRO. À court terme, la Commission peut accéder à ces services selon les modalités du contrat de la CRRO. Ces services comprennent la préparation des évaluations actuarielles du Régime et l’exécution de calculs des prestations plus complexes, comme le calcul de la valeur de rachat des droits individuels pour les évaluations en droit de la famille. Le Régime exige des évaluations actuarielles annuelles, et le prochain rapport devrait être préparé au 1er janvier 2021.

L’engagement de tiers pour effectuer des travaux pour la Commission doit être conforme à la Directive sur l’approvisionnement de la province.

Plan de mise en œuvre

Voir le tableau de l’annexe B.

Plan de communication

La prestation de services de qualité commence par une communication efficace entre la Commission, les bénéficiaires et les parties intéressées. La Commission est également d’avis que les bonnes communications contribuent à créer un climat de confiance et d’ouverture essentiel à la collecte des commentaires sur la façon dont elle peut constamment améliorer la qualité du service aux membres. Elle continuera de se concentrer sur l’amélioration de l’échange de données requises pour éclairer la prise de décisions concernant tous les aspects de l’administration du Régime.

Les modifications législatives entrées en vigueur le 1er janvier 2020 ont élargi le mandat de communication de la Commission pour inclure les participants en exercice, en plus des retraités, des survivants et des représentants personnels. Afin de préciser les attentes et les buts, et de faciliter la prestation dans les délais des programmes de communication, la Commission produira sa première politique de communication au cours de l’exercice 2021-2022. La politique servira de ressource pour aider à établir l’ordre de priorité des futures initiatives de communication et à assurer une prestation logique, bien planifiée et au meilleur coût.

La Commission s’engage à produire son premier relevé annuel du régime de retraite d’ici septembre 2021. Les relevés annuels du régime de retraite sont une source précieuse d’information sur les droits à pension pour les participants au Régime de l’Ontario. Le relevé annuel du régime de retraite fournit aux participants au Régime des renseignements personnalisés sur les droits à pension qui les encouragent à assumer la responsabilité de leur planification de la retraite et de leur santé financière à la retraite. L’Association est indispensable pour connaître le point de vue des membres sur le contenu, et la Commission s’attend à obtenir d’excellents résultats grâce à une consultation préliminaire de haut niveau sur les exigences en matière de contenu et la possibilité de coordonner la prestation numérique.

L’approche de communication de la Commission est limitée par ses lacunes sur le plan de la technologie numérique. Pour l’instant, la Commission n’est pas en mesure d’entretenir un site Web indépendant, et bien qu’il lui est permis de publier certains messages dans le manuel des juges, sur le site intranet du juge en chef, elle dépend principalement des modes de communication oraux et écrits traditionnels pour s’adresser à son public. Tous les produits de communication sont élaborés à l’interne et approuvés par la Commission ou le président, selon le cas, avant leur distribution.

Les membres de la Commission ont besoin d’avoir accès à du personnel compétent qui peut répondre rapidement à leurs questions particulières. La Commission joue un rôle actif dans l’élaboration de la politique administrative qui sert à guider l’élaboration des procédures opérationnelles écrites par la CRRO, son fournisseur de services. En produisant des documents sur les procédures et les modèles de communication à l’appui du personnel, elle fera en sorte que les participants au Régime reçoivent des renseignements cohérents et exacts dans le cadre de leurs communications. Dans les années à venir, la Commission continuera de préciser la politique administrative concernant les nouvelles questions relatives à la retraite, y compris les futures Commissions de rémunération.

La transparence et l’ouverture sont les pierres angulaires de la confiance et caractérisent l’approche de la Commission en matière de communication. La Commission veille à ce que ses partenaires aient accès à l’information et puissent avoir l’occasion de participer à un dialogue sur le rendement financier et opérationnel du Régime. Le mandat de la Commission n’englobe pas les communications ni les consultations publiques, mais chaque membre s’est engagé à consulter les parties intéressées avant d’apporter un changement administratif qui pourrait avoir une incidence directe sur elles ou sur leurs mandants.

La Commission continuera de chercher des modes de communication qui aideront les participants en exercice, les retraités et les survivants à prendre des décisions éclairées relativement à leurs prestations de retraite. La Commission donnera aussi aux parties intéressées l’occasion de s’exprimer en consultant souvent le juge en chef de l’Ontario et l’Association des juges de l’Ontario plus souvent relativement à ces questions et à d’autres services d’administration des prestations pour évaluer la satisfaction des participants et les changements suggérés.

Réponse aux attentes énoncées dans la lettre de mandat de l’organisme rédigée par le SCT

Le gouvernement a établi des priorités pangouvernementales qui comprennent :

• Transparence et responsabilisation – La Commission veillera à respecter ses engagements en matière de responsabilisation au moyen de la tenue de rapports présentés régulièrement sur toutes les obligations connues et en réservant un point permanent à l’ordre du jour pour examiner les nouvelles questions de conformité. La Commission mettra à jour de temps à autre et au besoin la grille des compétences de ses membres pour assurer la diversité et la complémentarité de la Commission.
• Gestion des risques – La Commission est en train d’établir son nouveau cadre de risque et de documenter les risques par catégorie, d’en évaluer la gravité et de déterminer les mesures d’atténuation et les plans d’action. La Commission réexaminera les exigences actuelles en matière de déclaration et pourrait les faire passer de trimestrielles à semestrielles en 2022.
• Collecte des données – La Commission envisagera d’intégrer les objectifs de résultats dans les projets clés pour l’année à venir, y compris la politique de communication et le relevé annuel du régime de retraite.
• Livraison numérique et service à la clientèle – La Commission examinera la faisabilité de la livraison numérique dans le cadre de l’élaboration d’une nouvelle politique de communication en 2021-2022. La Commission demandera des mises à jour à la CRRO sur les approches et les outils utilisés pour gérer la COVID-19 en milieu de travail.

La lettre de mandat comprenait également les priorités suivantes propres à la Commission : 

• Structures et processus de gouvernance et d’exploitation qui appuient les services et l’évaluation du rendement – La Commission a établi sa structure de gouvernance de base, le mandat de gestion opérationnelle ayant été attribué à la CRRO, elle est bien placée pour amorcer la préparation des mesures du rendement.
• Gestion des risques, y compris les répercussions de la pandémie – La Commission renforce ses capacités en matière de gestion des risques et demande la confirmation des plans de continuité des activités dans le cadre des mesures à prendre.
• Gouvernance relative à la surveillance de la gestion des actifs par la SOGP – La Commission reçoit déjà des mises à jour trimestrielles sur le rendement de la SOGP. La Commission a demandé l’apport de certaines modifications pour répondre à ses besoins.
• Service à la clientèle, y compris l’introduction du relevé annuel du régime de retraite – La Commission s’engage à aider les participants à comprendre leurs droits à pension et leurs droits et responsabilités au moyen de communications soutenues régulières. Le relevé annuel du régime de retraite est l’occasion idéale de mobiliser les clients en combinant une discussion sur les droits et les responsabilités avec des renseignements personnalisés sur les droits.

Organigramme (facultatif)

• Un organigramme a été élaboré et figure à l’annexe C.

Annexe A - Résumé des rôles des parties intéressées dans le Régime

Annexe B - Tableau du plan de mise en œuvre

En cours

• Mise à jour des mesures de rendement des fournisseurs de services en fonction des nouvelles exigences
• Réalisation de l’évaluation actuarielle annuelle
• Examen annuel de l’Énoncé des politiques et procédures en matière de placement
• Clarification de l’administration par l’élaboration de politiques et de procédures
• Approbation de la délégation de pouvoirs de la Commission
• Consultation sur les nouvelles questions relatives au Régime et les nouveaux projets s’y rapportant.
• Mises à jour trimestrielles sur la stratégie et les priorités
• Élaboration des structures et des processus de gouvernance et d’exploitation pour appuyer le nouveau Régime et ses caisses.

Annexe C – Organigramme du Régime de retraite des juges provinciaux

• Promoteur du régime
  Secrétariat du Conseil du Trésor
  • Administrateur de régime et fiduciaire des fonds DU RPA ET DE LA CR
    Commission de retraite des juges provinciaux
    • Administration
      CRRO
    • Financement du régime
      CRRO
    • Communication
      CRRO
    • Conformité (législative, réglementaire et De l’organisme)
      CRRO
    • Gestion des actifs (fonds en fiducies pour le RPA et pour la CR)
  • Nouveau régime
    Commission de rémunération des juges provinciaux