Commission de retraite des juges provinciaux Plan d’activités 2023–25

Sommaire

La Commission de retraite des juges provinciaux (CRJP ou la Commission) est un organisme fiduciaire et ses cinq administrateurs ont la charge de l’administration du Régime de retraite des juges provinciaux (le « Régime ») et du placement de son fonds en fiducie pour le régime de pension agréé (RPA) et le fonds en fiducie pour la convention de retraite (CR). Le choix du président se fait parmi les cinq membres et l’un des membres représente l’Association des juges de l’Ontario (AJO).

Le Régime de retraite des juges provinciaux (le « Régime ») est un régime contributif à prestations déterminées qui fournit des pensions et services de prestations à 294 juges en exercice et à 343 juges provinciaux à la retraite et survivants^{footnote 1[1]}. Depuis la mise en œuvre de la refonte du fonds, en vigueur depuis le 1^er janvier 2020, les pensions et allocations de survivant sont versées à partir de trois sources : les fonds en fiducie pour le RPA, les fonds en fiducie pour la CR et le régime complémentaire. Pour les neuf mois terminés le 31 décembre 2021^{footnote 2[2]}, le Régime a versé au total 42,5 millions de dollars en prestations de retraite et allocations de survivant.

La Commission n’a pas d’employés l’aidant à s’acquitter de ses responsabilités. La Commission du Régime de retraite de l’Ontario (CRRO) et la Société ontarienne de gestion des placements (SOGP) ont été nommées pour jouer un rôle clé dans le soutien de la Commission et lui fournir des services spécifiques, selon le principe du recouvrement des coûts. Les dépenses associées à l’administration du RPA et de la CR sont payées à partir de leurs caisses respectives. Les dépenses relatives au régime complémentaire sont payées directement par la province.

Même si la structure des prestations du Régime est devenue plus complexe et que nous sommes également responsables de placer les actifs du Régime en vertu de sa version révisée, ses activités continuent à répondre aux besoins de services de la Commission et des membres. Dorénavant, il est important que nous nous concentrions sur l’ajustement de nos mesures de rendement, des normes de supervision et des capacités de façon à pouvoir évaluer les besoins naissants du Régime et de ses membres et y répondre. Pour 2023, la Commission continuera de parfaire le système de gouvernance du régime de retraite, de renforcer la viabilité du Régime, d’offrir un excellent service aux participants et d’établir des relations efficaces avec les parties intéressées. Nous sommes également conscients des priorités du promoteur énoncées dans la lettre de mandat, et nos objectifs reflètent un but commun qui comprend les points suivants :

• Assurer une surveillance efficace des risques opérationnels et d’entreprise rencontrés par la Commission et le Régime, y compris les risques associés à la pandémie de COVID‑19;
• Établir des structures et des processus opérationnels qui permettent de soutenir et d’évaluer l’administration et le rendement efficaces du Régime et de ses caisses;
• Assurer une surveillance étroite de la SOGP et du CRRO et de leurs rôles respectifs en vertu du Régime;
• Offrir un service à la clientèle, des communications efficaces et des relations avec les parties intéressées de qualité supérieure afin d’aider les bénéficiaires du Régime à comprendre leurs droits à pension, leurs droits et leurs responsabilités en vertu du Régime.

Bien qu’il reste encore du travail à faire, la Commission a établi des bases solides pour la gouvernance et les opérations du Régime. Nous sommes impatients de travailler avec toutes les parties intéressées au cours de l’année qui vient et par la suite, afin de pouvoir continuer à tenir l’engagement du Régime.

Mandat

La création de la Commission de retraite des juges provinciaux remonte à 1992, sa tâche étant d’administrer les pensions et les allocations au survivant pour les juges provinciaux, les conjoints survivants et les enfants admissibles. À l’époque, la Commission comportait trois membres et a été constituée en organisme fiduciaire fonctionnant de façon indépendant du promoteur.

La restructuration financière du Régime est entrée en vigueur le 1^er janvier 2020, portant élargissement à la fois du mandat de la Commission et de sa composition. La restructuration financière a eu des incidences profondes sur le cadre de gouvernance et opérationnel du Régime, ajoutant de plus vastes responsabilités de surveillance en matière d’administration du Régime et des placements de ses deux nouveaux fonds en fiducie. Même si la Commission demeure un organisme fiduciaire fonctionnant de façon autonome par rapport au promoteur, elle compte maintenant cinq membres nommés, y compris un membre recommandé par l'AJO, et sa responsabilité de surveillance du Régime a augmenté, touchant en plus : les membres actifs, le financement du régime, les communications, la conformité et la gestion de l’actif.

La Commission de retraite des juges provinciaux (la Commission) supervise la gestion du Régime de retraite des juges provinciaux et de l’investissement dans les caisses du RPA et de la CR pour les juges en exercice et les juges à la retraite ainsi que leurs survivants, y compris les enfants admissibles. La Commission est la source des renseignements de pension fiables et impartiaux requis, en matière de régimes de retraite, afin d’appuyer des décisions efficaces concernant les activités liées aux pensions et la façon dont les clients souhaitent participer et organiser leur retraite en vertu du Régime. Il est essentiel de maintenir un régime de retraite viable et fiscalement avantageux pour que les participants, les retraités et les survivants du Régime continuent de recevoir un revenu à vie sûr et prévisible pendant leur retraite.

Dans l’exercice des fonctions prévues par son mandat, la Commission a l’obligation fiduciaire d’agir dans l’intérêt des juges et des autres bénéficiaires du Régime.

Orientations stratégiques

Depuis l’élargissement de son mandat, la Commission reconstituée s’est concentrée sur l’établissement de l’infrastructure nécessaire pour appuyer la surveillance et les opérations du Régime. Les dispositions du Régime restructuré sont pleinement entrées en vigueur le 1^er janvier 2020 et la Commission a commencé à surveiller la prestation des services élargis d’administration des prestations de retraite par la CRRO. Au début de 2020, la Commission a commencé à travailler sur une série de priorités à mettre en œuvre pour l’exercice de planification 2020-2021, notamment l’engagement de la SOGP pour gérer les actifs du RPA et de la CR, et de la CRRO pour gérer le Régime.

Au cours de l’année de planification 2023, quatre stratégies seront à la base du plan d’activités de la Commission. La Commission se concentrera sur l’amélioration du système de gouvernance des pensions tout en assurant la viabilité du Régime, en offrant des services excellents aux participants et en établissant des relations efficaces avec les parties intéressées. Voici les quatre priorités stratégiques de la Commission :

Améliorer les structures et processus de gouvernance du Régime et des caisses

Depuis 2020, la Commission s’est concentrée sur le regroupement des responsabilités de gestion du régime avec la CRRO, de la gestion des placements avec la SOGP et sur la mise en place de l’infrastructure de gouvernance à l’appui. Avec la finalisation de son entente de service, la Commission a fini de consigner les rôles et responsabilités de la CRRO, de la SOGP et d’autres parties intéressées qui appuient les processus de gouvernance du Régime. Dorénavant, la Commission continuera à œuvrer dans le sens de la nouvelle fonction de gestion des activités et l’amélioration des capacités de surveillance concernant le rendement des parties intéressées pour participer à la gouvernance et à l’administration du Régime et des caisses. Elle y parviendra par des efforts constants pour consigner par écrit la nouvelle politique de la Commission et les procédures d’administration du Régime, y compris les délégations de pouvoirs de la Commission et la mise en œuvre des nouveaux indicateurs de rendement qu’elle a approuvés. Les efforts d’amélioration de la gouvernance engloberont également un examen constant de l’approche de la Commission en matière d’autoévaluation et l’institution de programmes de formation de la Commission (p. ex. formation dans le domaine fiduciaire et en cybersécurité).

Renforcer la viabilité du Régime à long terme (sécurité de l’engagement)

La Commission a la charge de la prestation des services à l’endroit des membres actifs (juges en exercice), ainsi que des pensionnés, et la supervision des actifs du plan de placement du RPA et de la CR. La Commission, avec l’engagement et les recommandations de la SOGP et de nos experts‑conseils professionnels (c.-à-d. Aon et nos nouveaux conseillers indépendants en placements, Willis Towers Watson), a élaboré des stratégies de placement dont l’objet est de maximiser les avantages économiques ajustés en fonction des risques et à maintenir l’abordabilité du Régime pour les membres et le promoteur. Pour atteindre ces objectifs, la Commission surveillera la situation de provisionnement du Régime et formulera au besoin des recommandations appropriées au promoteur. De plus, les rapports trimestriels de rendement des placements figureront à l’ordre du jour des réunions de la Commission, qui en fera l’examen et prendra au besoin toute mesure appropriée.

Offrir aux membres des services rentables

Les responsabilités de la Commission touchent les offres de service de prestations à 294^{footnote 3[3]} membres actifs. La CRRO a été nommée pour fournir une gestion élargie et responsable des activités de pension alignée au nouveau mandat de la Commission. La Commission est résolue à faire en sorte que les membres actifs comprennent leurs droits à pension et leurs droits et responsabilités en vertu du Régime afin qu’ils puissent prendre des décisions informées concernant leur participåation au Régime. La Commission s’efforcera également de continuer à améliorer les services actuels à l’intention des 343^{footnote 3[3]} pensionnés et survivants du Régime, tout en maintenant des activités efficaces et précises en matière de cotisations salariales. Le Régime est un régime de retraite relativement petit, mais complexe, qui offre peu de possibilités de réaliser les économies d’échelle associées aux populations des grands régimes et aux environnements opérationnels à fort volume. À l’avenir, avec l’aide de la CRRO, de la SOGP et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), la Commission devra équilibrer les coûts et les bénéfices prévus pour veiller à offrir un bon rapport qualité-prix aux participants.

Favoriser des relations efficaces avec les parties intéressées

Chaque partie intéressée du Régime apporte des points de vue importants à toute discussion sur les pensions de retraite des juges. L'AJO donne un éclairage privilégié sur les besoins et les attentes des participants et la présence de son représentant au sein de la Commission est la bienvenue. L’administration du nouveau Régime exige une collaboration régulière et continue entre toutes les parties intéressées pour assurer une prestation réussie des services aux participants et une gestion efficace du Régime et de la caisse. Nous donnons à l’Annexe A une liste complète des parties intéressées. La Commission continuera à établir sa réputation de partenaire de confiance grâce à des communications et à des consultations régulières avec les diverses parties intéressées.

Aperçu des activités et des programmes actuels et futurs

La restructuration financière du Régime a généré de nouvelles responsabilités en matière de surveillance des placements et de l’administration liées à la gestion des comptes en fiducie du RPA et de la CR, notamment le placement des actifs, l’administration des rapports fiscaux, les registres de cotisation des participants et les rapports financiers connexes. Toutes les responsabilités préexistantes et tous les processus connexes du Régime demeurent en place et n’ont nécessité aucune modification importante pour assurer la stabilité des opérations de celui-ci.

Parmi les grandes activités du programme pour 2023, il faut mentionner :

Adopter une solution d’attribution électronique pour le Relevé annuel 2023 du régime de retraite

Le programme du relevé annuel du régime de retraite (RARR) fait ressortir la nécessité d’une méthode sécuritaire de communication électronique entre la Commission et les juges en exercice. Nous sommes reconnaissants au Cabinet du juge en chef d’avoir facilité l’acheminement électronique des RARR en nous offrant l’accès à son système de courrier électronique. La Commission a besoin d’un canal de communication temporaire sécurisé jusqu’à ce qu’elle puisse établir une solution permanente au sein de l’infrastructure de communication de la CRRO. Il ne sera pas possible de mettre en place une solution permanente dans l’échéancier requis; il faudra évaluer les possibilités et décider de la question au début de 2023 pour permettre un acheminement sécuritaire du prochain RARR en septembre 2023. Veiller à ce que la Commission soit à même de communiquer par voie électronique est conforme aux priorités gouvernementales générales touchant l’adoption des communications numériques.

Appliquer la nouvelle stratégie de placement de la caisse

L’Entente de gestion des placements (EGP) entre la Commission et la SOGP comporte une annexe sur les placements autorisés et les restrictions et cette annexe doit demeurer en place jusqu’à ce que soit approuvé l’Énoncé des politiques et procédures en matière de placement (EPPP).

L’objectif de placement de la stratégie de placement à court terme est de réaliser un portefeuille très liquide de titres du marché monétaire composé principalement de Bons du Trésor du gouvernement canadien et de titres à court terme de grande qualité. L’accent est mis principalement sur la sauvegarde du capital et la liquidité, étant donné le niveau accru de volatilité des marchés et l’incertitude entourant les répercussions économiques de la pandémie de COVID‑19.

L’adoption intégrale de la répartition stratégique des actifs (RSA) et de l’EPPP permettra à la Commission de commencer à transférer les actifs du portefeuille de placement existant dans le portefeuille sélectionné de placement optimal à long terme. La Commission devra tenir compte de l’échéancier de mise en œuvre requis pour passer à la nouvelle répartition des actifs sur la base des conseils et des consultations continus avec ses experts-conseils (Aon et WTW).

Consigner par écrit les convictions de la Commission en matière d’ESG/de placements

Nombre de régimes de retraite ont adopté une politique pour définir comment ils souhaitent intégrer les facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) dans leurs prises de décisions d’investissement. La Commission en est au premier stade d’évaluation de sa réponse et de la question de savoir si elle établira la documentation de ses convictions en matière d’ESG/de placements en 2023.

Mise en œuvre des rôles et des responsabilités de gestion de la CRRO

L’un des points clés pour la Commission, au cours de la refonte du Régime était la structure de gestion nécessaire pour s’acquitter adéquatement de ses responsabilités en tant que fiduciaire et administrateur du régime. Plutôt que d’adopter le modèle « distributif » de gestion qui était en place auparavant, la Commission a préféré regrouper les responsabilités de gestion des opérations relatives au Régime auprès de la CRRO. La nouvelle ENS entre la Commission, la CRRO et le (SCT) rend compte de ce rôle élargi. Les frais relatifs aux nouveaux services reflètent la nature révisée des responsabilités (c.-à-d. la CRRO assume un rôle de gestion), mais les services demeurent offerts sur le principe du recouvrement des coûts. En plus des responsabilités quotidiennes de gestion des activités du Régime, les programmes et activités qu’il faut mettre en œuvre comprennent :  

• Mise en place des mesures permettant à la Commission d’évaluer le rendement de la CRRO;
• Élaboration constante de politiques et procédures qui consigneront les délégations de pouvoirs de la Commission et définiront les nouveaux processus administratifs de la CRRO;
• Mises à jour périodiques, stratégiques et prioritaires, notamment sur la gestion du risque;
• Préparation et présentation du rapport annuel et du plan d’activités;
• Dans le respect de la Directive concernant les organismes et les nominations (DON), l’acquisition de fournisseurs de services (p. ex. actuariels et juridiques) requis pour la Commission;
• Élaboration continue des structures et des processus de gouvernance et d’exploitation pour appuyer la Commission dans la surveillance du nouveau Régime et de ses caisses.
• Consultation continue sur les nouvelles questions relatives au Régime et les nouveaux projets s’y rapportant.

Révision des énoncés de mission et de valeurs de la Commission

Le mandat du Régime a changé et nous avons commencé à revoir les énoncés de mission et de valeurs existants. Une reformulation de la mission, de la vision et des valeurs aidera les parties intéressées, y compris ses agents de service, à mieux comprendre les objectifs stratégiques de la Commission de sorte qu’ils pourront contribuer efficacement à leur atteinte. Plusieurs solutions ont été proposées et sont à l’étude, mais des discussions plus poussées s’imposent afin d’atteindre un consensus pour adopter les énoncés définitifs.

Vérification interne

La Commission estime que la vérification interne est un outil essentiel pour évaluer le rendement et établir la responsabilisation. La CRRO et la SOGP ont prêté leur aide à la Commission par un examen de leurs approches à la vérification interne et à l’établissement des objectifs. Puisque nombre des vérifications internes de la CRRO portaient sur les processus qui comprennent soit l’adhésion au Régime, soit l’environnement opérationnel général, elle a accepté de communiquer les rapports définitifs pertinents afin que la Commission puisse en prendre connaissance et suivre la réponse de la direction à toute constatation. La Commission a reçu un calendrier des vérifications internes prévues sur cinq ans, soit de 2022 à 2026.

Élaboration d’un plan de prestation des services électroniques, notamment une proposition de conception d’un site Web

La Commission considère essentielle l’élaboration d’un système de prestation électronique des services pour améliorer ses offres de services et progresser dans le sens des priorités gouvernementales concernant les services numériques et le service à la clientèle. Nous croyons que l’élaboration d’un plan de prestation des services électroniques aidera à mieux préciser les attentes de la Commission afin de pouvoir plus efficacement explorer les solutions provisoires et à long terme pour tirer parti des initiatives de modernisation du système de la CRRO et offrir une solution plus rentable au Régime. En 2023, la Commission évaluera la portée, le coût et l’échéancier de plusieurs options concernant les initiatives de TI. Il faudra que l’analyse de rentabilité soit approuvée pour que la Commission puisse mettre en œuvre tout projet envisagé.

Mise à jour des mécanismes de mesure du rendement à l’intention des fournisseurs de services en fonction des besoins naissants

La Commission a commencé à vérifier si les indicateurs de rendement clés (IRC) sont efficaces dans le cadre de la restructuration du régime. En 2023, la Commission supervisera la documentation de normes de rapports appuyant plus efficacement ses responsabilités en matière de gouvernance.

Évaluation actuarielle

On a préparé une évaluation actuarielle initiale du Régime enregistré de retraite des juges provinciaux au 1^er janvier 2020. En vertu des dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu, le rapport d’évaluation doit être déposé à l’ARC dans les quatre ans suivant l’évaluation la plus récente produite. Il faudra un taux d’escompte pour mener à bien l’évaluation et la déposer à l’Agence du revenu du Canada d’ici le 31 décembre 2023 pour respecter ses obligations réglementaires.

Examen annuel de l’Énoncé des politiques et procédures en matière de placements (EPPP)

Dans le cadre des accords fiduciaires concernant le RPA et la CR, la Commission doit adopter un EPPP comportant le contenu nécessaire pour les régimes assujettis aux mesures législatives de l’Ontario sur les normes de pension. Après l’adoption du document, la Commission doit le revoir chaque année et le modifier au besoin. L’adoption finale de la RSA et de l’EPPP a nécessité plus de temps que prévu initialement en raison en partie de consultations entre le (SCT) et l'AJO).

Après la fin des consultations, la Commission pourra finaliser son EPPP. Par la suite, elle pourra préciser son approche et établir ses procédures d’examen de l’EPPP.

Étudier les possibilités de faire suivre aux membres de la Commission une formation de sensibilisation à la sécurité

Au cours de la décennie écoulée, nous avons observé une hausse énorme de la cybercriminalité et chacun de nos fournisseurs de services a pris des mesures pour atténuer les risques dans son propre organisme. À titre de Commission, nous ne sommes pas à l’abri des risques en matière de cybersécurité et nous avons demandé à la CRRO de préparer des solutions de formation convenant le mieux au rôle et aux responsabilités des membres de la Commission. D’après les prévisions, la formation sera offerte à la Commission en 2023.

Soutien à la Commission rémunération au besoin

La Commission ne participe pas au processus de la Commission de rémunération des juges provinciaux. Par contre, elle peut formuler des recommandations en matière de prestations de retraite qui, en retour, peuvent avoir des répercussions sur l’administration du Régime (p. ex. communication supplémentaire avec les participants, demande d’approbation de la réglementation). Si la Commission est consultée, elle peut aider à dégager les effets administratifs des changements envisagés au Régime.

Ressources nécessaires pour atteindre les buts et les objectifs

La Commission compte atteindre ses objectifs par l’application et le fonctionnement de son Entente sur les niveaux de service (ENS) remaniée avec la CRRO, notamment en ce qui a trait à la prise en charge par celle-ci de la fonction de gestion du Régime.

En ce qui a trait aux objectifs qui ne font pas partie des services à honoraires fixes ou si des dépenses imprévues surviennent, la Commission aura besoin d’une analyse de rentabilité et pourrait devoir faire appel au (SCT) pour obtenir les analyses spécifiques et les ressources supplémentaires. Ces honoraires devraient couvrir tous les aspects des projets, y compris les ressources en personnel de la CRRO.

Pour atteindre ses buts et objectifs pour la période de planification, la Commission a besoin des ressources suivantes :

• Services des installations, de la gestion, de l’administration et des finances de la CRRO (services à honoraires fixes de la CRRO).
• Services associés au projet de la CRRO :
  • Financement des projets (p. ex. élaboration et production du site Web).
  • Gestion de projet.
  • Analyse des activités commerciales.
  • Services d’experts en la matière.
• Gestion des placements et gestion du rendement de la SOGP.
• Services consultatifs de placement.
• Actuaire du régime.
• Conseiller juridique indépendant de la Commission.
• Assurances.

Remarque : Les renseignements financiers connexes se trouvent au tableau de la section X – BUDGET FINANCIER.

Stratégies de détermination, d’évaluation et d’atténuation des risques

Dans le cadre de l’Entente sur les niveaux de service, il appartient à la CRRO de gérer l’élaboration, la surveillance courante et les rapports du cadre du risque d’entreprise de la Commission. L’équipe de gestion du risque de la CRRO travaille en étroite collaboration avec la Commission sur la tenue à jour d’un cadre du risque conçu pour déterminer et évaluer les risques clés et importants pour le mandat de la Commission, mettre en place des mesures clés de contrôle ou d’atténuation, adapter les futurs plans d’action et faire rapport sur les progrès.

On a établi des mesures d’atténuation des risques et des plans d’action et la Commission reçoit périodiquement des mises à jour lors de ses rencontres trimestrielles.

La Commission a déterminé ses risques et défini ses plans d’atténuation et d’action. Voici les principaux risques de la Commission en matière de gravité :

• Services à la clientèle – SOGP : Risque de ne pas avoir de structure de gestion solide concernant le rôle et les responsabilités de la SOGP à l’égard du Régime.
  • Plans d’action : pour atténuer ce risque, il faut négocier une entente globale de gestion des placements et établir pour la SOGP des mesures de rendement permanentes en matière d’évaluation continue.
• Services à la clientèle – CRRO : Risque de surveillance inefficace du rôle et de la responsabilité de la CRRO touchant la prestation de services à la clientèle exceptionnels en matière d’information et de relevé annuel sur les pensions à ses participants en vertu du Régime.
  • Plans d’action : consignation des procédures et obtention de l’approbation de la Commission pour la délégation des pouvoirs.
• Cybersécurité : Risque de défaillance des systèmes de TI essentiels ou encore, d’intrusion aux conséquences catastrophiques.
  • Plans d’action : la CRRO doit confirmer la mise en place de mesures d’atténuation par la SOGP.
• Provisionnement du Régime (placements) : Risque d’effets néfastes, sur le provisionnement du Régime, des décisions de financement gouvernementales non harmonisées aux buts et objectifs du Régime.
  • Plans d’action : évaluer la faisabilité d’adopter une politique de provisionnement à long terme.

Analyse du contexte

Nous donnons dans l’analyse environnementale qui suit une description de l’environnement opérationnel de la Commission. Nous y précisons et examinons brièvement les facteurs retenus pour éclairer l’évaluation des risques dont il est question dans l’analyse figurant à la section VI « Stratégies de détermination, d’évaluation et d’atténuation des risques ».

Pandémie de COVID‑19

La Commission impartit ses services de gestion des prestations dans le cadre de l’ENS avec la CRRO et ses services de gestion des placements dans le cadre de l’EGP conclue avec la SOGP. Les deux organismes ont prouvé qu’ils ont de solides plans de continuité des activités, de sorte que la Commission n’a subi aucune perturbation de ses activités depuis le début de la pandémie de COVID‑19. Depuis, les gouvernements ont adouci nombre des mesures de santé publique qui avaient été mises en place, mais pour l’avenir, on prévoit que les incertitudes perdureront concernant les sous-variants de la COVID. La Commission doit demander à la CRRO et à la SOGP des garanties permanentes concernant leur réponse au risque de COVID et à l’efficacité de leurs plans de continuité des activités.

Nature névralgique des données concernant les juges

Les renseignements personnels sur les juges en exercice ou à la retraite sont extrêmement sensibles et toute divulgation accidentelle pourrait avoir de graves effets sur la protection des renseignements personnels et la sécurité personnelle individuelle des juges. La Commission reconnaît le contexte particulier qui s’applique aux juges et requiert que la CRRO veille à protéger adéquatement les renseignements personnels en tout temps et particulièrement avant la transmission par la poste ou par des moyens électroniques. De plus, la Commission compte sur les politiques bien établies de la CRRO en matière de protection des renseignements personnels et de reprise après sinistre, pour réduire les risques liés à tout incident majeur.

Situation financière mondiale

Le paysage économique a changé considérablement depuis le début de 2022. Les pressions inflationnistes continuent et les banques centrales y répondent par des hausses des taux d’intérêt tout en essayant d’éviter de glisser dans la récession. Du fait de cette incertitude, les marchés ont été difficiles. Actuellement, les actifs du Régime sont investis dans des instruments à faible risque du marché monétaire, jusqu’à ce que les pourparlers entre la province et l'AJO à propos de l’adaptation finale de la répartition stratégique des actifs (RSA) et de l’EPPP soient terminés et que la Commission puisse adopter une stratégie de placement à plus long terme. Après l’adoption de la répartition stratégique des actifs, la Commission devra évaluer les conditions économiques en cours afin de préciser l’approche optimale à la transition des actifs sur le marché.

Mandat élargi de la Commission

La restructuration financière a élargi le mandat de la Commission, lui confiant de nouvelles responsabilités sur ce qui suit : surveillance des membres en exercice, financement du régime, communications, conformité et gestion des actifs de placement. Depuis la mise en œuvre de la restructuration du Régime, la Commission s’est concentrée sur la mise en place de structures et processus de gouvernance essentiels concernant ces nouvelles obligations de rendre compte. La mise en œuvre se poursuit et portera sur l’établissement des processus résiduels pour appuyer une surveillance plus efficace de la Commission par une délégation efficace à la CRRO et à la SOGP.

Options et coût dans le domaine des TI

Au fil des ans, compte tenu du nombre relativement réduit de participants au Régime, nous avons peu investi dans des solutions informatisées complexes et coûteuses, de sorte que les services d’administration des prestations ont en partie reposé sur des processus manuels en raison de la restructuration du Régime, il faudra évaluation des solutions d’automatisation. L’automatisation devrait aboutir à des améliorations dans le service au client, l’atténuation des risques, la qualité, la rentabilité et la gouvernance, mais il faudra payer le prix pour avoir accès aux systèmes de la CRRO et y apporter des modifications. Tout coût supplémentaire découlant de ces changements exigera l’approbation du promoteur.

Contraintes financières du promoteur

Dans le cadre de la restructuration du Régime, la province s’attend à verser des cotisations annuelles de plus de 40 millions de dollars pour le RPA et la CR afin de faire face à la pandémie de COVID‑19 et aux répercussions économiques connexes. Les contraintes financières du promoteur n’auraient pas d’incidence sur les cotisations au Régime, mais pourraient poser des difficultés concernant le financement de projets spéciaux pour appuyer à l’avenir l’administration du régime et de la caisse.

Participation des parties intéressées

Les participants au Régime sont des personnes qui maîtrisent bien les concepts juridiques et financiers. Par le passé, les questions de pension liées au Régime étaient habituellement soulevées par des particuliers et réglées dans ce contexte. Par contre, plus récemment, l'AJO a manifesté un intérêt plus vif dans le cadre d’exploitation et de gouvernance du Régime. À titre de partie intéressée, l'AJO représente les juges en exercice et à la retraite qui sont également participants au Régime et elle souhaite vraiment veiller à ce que l’administration du Régime respecte le principe de l’indépendance judiciaire.

La Commission est consciente du rôle de l'AJO en tant que partie intéressée de premier plan et accueille une plus grande participation à la gouvernance du Régime par l’intermédiaire de l’exigence législative de nommer un représentant de l'AJO à la Commission. Cette nomination devrait favoriser l’établissement d’un dialogue et améliorer la transparence concernant la gouvernance et les activités du Régime.

Litige en cours

La mise en œuvre de la restructuration financière devrait permettre de régler un litige de longue date qui remonte à décembre 2013. Cette requête a depuis été reportée et la convention initiale de statu quo, qui avait été établie pour maintenir la conformité de l’administration du Régime avec les anciennes dispositions, a été périodiquement prolongée au fil des ans. La Commission continue de surveiller ses frais judiciaires associés au retard et au maintien de la conformité à la convention de statu quo.

Commission de rémunération des juges provinciaux

La rémunération des juges est établie par une commission, dans le cadre d’un processus précisé dans la convention-cadre. Les recommandations des 9^e et 10^e Commissions de rémunération des juges provinciaux portent notamment sur des modifications à la conception du Régime. La prochaine Commission de rémunération des juges examinera les périodes qui suivent le 1^er avril 2022 et il n’est pas certain que, dans un proche avenir, d’autres changements aux prestations de retraite soient une priorité.

Exigences en matière de responsabilisation des organismes

Afin de renforcer le principe de reddition de comptes et de clarifier les rôles et responsabilités dans le secteur parapublic, le gouvernement a fourni plus fréquemment des orientations aux organismes provinciaux comme la Commission. Nombre d’organismes, y compris la présente Commission, ont apprécié l’utilité des directives pour définir plus précisément leurs obligations et les attentes du gouvernement. Malgré cette relation de responsabilisation avec le gouvernement, la Commission, à titre d’organisme de fiducie et de fiduciaire du Régime affirme constamment et fermement son autonomie dans toutes ses actions et décisions qui ont une incidence sur les intérêts des bénéficiaires du Régime, conformément à ce que la loi exige.

Dotation en personnel, ressources humaines et stratégie de rémunération

La Commission n’a aucun employé. L’incidence sur les ressources humaines est donc nulle et il n’est pas nécessaire de mettre en place une stratégie de rémunération ou de mener une analyse comparative avec d’autres organismes du secteur public.

Mesures et cibles du rendement axées sur les résultats et les extrants

La Commission tient à mesurer le rendement et a établi plusieurs mesures d’extrants qui font l’objet d’un suivi et de rapports dans le cadre de ses réunions trimestrielles. Les données sur le rendement du service téléphonique, les rapports d’exception sur le traitement des cas, ainsi que la situation en matière de conformité sont des exemples de mesures des extrants mises en œuvre par la Commission au fil des ans pour l’aider à évaluer la prestation des services aux bénéficiaires du Régime.

La restructuration du Régime a ajouté des responsabilités supplémentaires obligeant la Commission à déterminer si ses principaux indicateurs de rendement sont actuellement suffisants et si elle devrait adopter à ce stade-ci des mesures plus complexes. La Commission prend des mesures pour s’assurer qu’elle respecte l’engagement de la province à produire des rapports fondés sur des données probantes au moyen de rapports sur les résultats et les extrants. Les rapports de rendement sont une priorité permanente de la Commission pour chacune des trois prochaines années. C’est une excellente occasion d’améliorer à la fois la prestation des services aux clients et la capacité de la Commission de superviser des opérations liées aux prestations et aux placements du Régime.

Budget

Les prévisions budgétaires 2023 ont été préparées conformément à la grille des frais prévue dans l’ENS provisoire conclue avec la CRRO et appuient une approche basée sur des honoraires fixes pour la gestion des opérations liées aux prestations du Régime. Ces services sont offerts en recouvrement des coûts et financés par la Commission et le (SCT) afin d’éviter que les fonds du Régime de retraite des fonctionnaires servent à l’administration d’un autre régime.

D’après les prévisions, la version finale de l’ENS devrait être approuvée d’ici la fin de l’exercice 2022. l’ENS porte établissement d’une approche à honoraires fixes offrant à la Commission un accès rentable aux services professionnels de gestion du régime de retraite et de soutien à la Commission. Les services d’administration nouveaux ou élargis des prestations peuvent se traduire par des honoraires de projet supplémentaires non inclus dans les honoraires fixes. Les prévisions budgétaires comportent une marge de tolérance à l’égard des projets prévus pour lesquels il faudra mieux définir la portée et les coûts pour obtenir les approbations requises. Cela comprendra la stratégie de passage de la Commission au numérique, stratégie axée sur les communications et la prestation des services en ligne au moyen d’une application sécurisée sur Internet.

Les autres postes budgétaires renvoient aux services de tiers nécessaires pour appuyer les responsabilités de la Commission en matière de gouvernance et de surveillance.

Biens réels

La Commission n’a pas le contrôle de biens réels en dehors des fonds en fiducie pour le RPA et la CR.

Stratégie relative aux technologies de l’information (TI) et plan de prestation de services électroniques (PSE)

Dans le cadre d’une entente de service avec la Commission, la CRRO ouvre l’accès à ses ressources de TI pour appuyer l’administration du Régime. Puisque la CRRO a la charge de l’élaboration et de la maintenance des divers systèmes opérationnels, notamment celui des prestations de retraite, la Commission n’a pas eu à établir de plan de TI spécifique pour le Régime. Au début du premier trimestre de 2022, la Commission s’est réunie pour amorcer des discussions préliminaires concernant l’élaboration d’une stratégie visant à améliorer les applications technologiques pour le Régime et ses participants.

Le Régime a une faible base de clients répartis sur un vaste territoire et ces caractéristiques sembleraient favoriser un certain niveau de prestation de communications et de services électroniques à l’avenir. Dans la conception de la prestation des services électroniques, il faut veiller à tenir compte des meilleures façons d’atténuer les risques connexes en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels. La politique de communication de la Commission confirme que la prestation numérique est la voie privilégiée de communication pour le Régime. Avant de passer à une stratégie du numérique, par contre, il faut consulter les principaux intervenants et élaborer et approuver une analyse de rentabilité définissant la portée du projet, le budget et les échéanciers. Même si la portée du projet reste à définir, notre budget et nos projections de dépenses offrent une estimation préliminaire du coût de l’initiative sur un horizon de trois ans.

À l’instar de la province, la Commission s’est engagée vers le numérique dans les services clients et de prestations de retraite. L’automatisation peut donner lieu à des améliorations en matière de qualité, de rentabilité et de gouvernance, ainsi que d’atténuation du risque, mais l’établissement d’un accès aux TI et l’amélioration de ceux-ci ne va pas sans coût. Pour tout projet de TI futur, il faudra, avant d’aller de l’avant, établir les priorités et les coûts supplémentaires générés par la solution ce qui exigera la consultation des parties intéressées et l’approbation de la Commission et du promoteur dans le cadre d’une analyse de rentabilité. La décision d’adopter une stratégie des services électroniques doit s’appuyer sur les besoins des clients et offrir une valeur mesurable (p. ex. taux d’utilisation prévus et réels) après la mise en œuvre. La Commission terminera l’élaboration de sa stratégie sur la technologie et les communications en 2023 et s’attend à recourir à un déploiement échelonné pour mieux gérer les dépenses du projet.

Initiatives faisant intervenir des tiers

La Commission n’a aucun employé et doit superviser les tierces parties choisies pour gérer et administrer le plan et ses caisses. Les services de la Commission sont offerts dans le cadre de marchés avec la CRRO, qui joue le rôle de gestionnaire du Régime, et avec la SOGP, qui agit à titre de gestionnaire des placements du Régime.

De temps à autres, la Commission a besoin de conseils sur des enjeux juridiques naissants influant sur ses obligations et sur l’administration du Régime. La Commission a retenu en 2020 les services d’Osler, Hoskin et Harcourt S.E.N.C.R.L. (Osler) pour offrir des services juridiques à la Commission reconstituée pendant la mise en œuvre du nouveau Régime. Cette entente se poursuivra en 2023 et constitue une dépense attribuée aux caisses du RPA, de la CR et du régime complémentaire. La Commission a retenu le cabinet Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L. (« BLG ») en 2014 pour en obtenir des services juridiques concernant le différend que pose la reformulation du régime par le gouvernement afin d’en assurer la conformité à la LIR. Cette décision est conforme aux lignes directrices du ministère du Procureur général concernant le recours à des services juridiques externes et la responsabilité du règlement des honoraires de BLG échoit au (SCT).

Aon offre des services-conseils en actuariat dans le cadre d’un marché avec la CRRO. La Commission peut se prévaloir de ces services en vertu des modalités de ce contrat. Les services comprennent la préparation des évaluations de provisionnement courantes du régime et des calculs de droits plus complexes, par exemple la valeur escomptée des droits individuels aux fins des évaluations sous le régime du droit de la famille. Le Régime nécessite des évaluations actuarielles annuelles et les prochains rapports seront préparés au 1^er janvier 2022 et 1^er janvier 2023. Il faudra préparer une évaluation officielle et la transmettre à l’Agence du revenu du Canada d’ici la fin de 2023.

En 2022, la Commission a mené à terme un processus d’approvisionnement pour retenir des services consultatifs d’investissement indépendants pour appuyer sa surveillance de la nouvelle fonction de placement du Régime. Le promoteur retenu est Willis Towers Watson, qui offre périodiquement l’accès à des experts principaux en investissement pour préparer les stratégies d’investissement des caisses du Régime et en faire rapport.

Les services de tiers pour effectuer les travaux pour la Commission doivent être conformes à la Directive sur l’approvisionnement de la province.

Plan de mise en œuvre

Voir le tableau à l’Annexe B.

Plan de communication

La prestation de services de qualité commence par des communications efficaces entre la Commission, les bénéficiaires du Régime et les parties intéressées. La Commission croit également que de bonnes communications contribuent à créer un climat de confiance et d’ouverture, essentiel pour recueillir de la rétroaction sur la façon dont elle peut améliorer constamment l’expérience de service des participants. La Commission continuera de s’efforcer d’améliorer l’échange des renseignements nécessaires touchant le Régime pour appuyer la prise de décisions éclairées dans tous les aspects de l’administration du Régime.

Les modifications législatives entrées en vigueur le 1^er janvier 2020 ont élargi le mandat de communication de la Commission aux participants en exercice, en plus des retraités, des survivants et des représentants personnels. Pour veiller à ce que les attentes et les buts soient clairs et faciliter la prestation opportune des programmes de communication, la Commission a adopté sa première politique des communications à la fin de 2021. Cette politique est une ressource aidant à prioriser les initiatives futures de communication et à assurer la prestation d’une façon logique, bien planifiée et rentable.

La Commission a terminé son deuxième RARR en septembre 2022 et doit constater des gains d’efficacité comparativement à la première année de production. Les RARR sont une source précieuse de renseignements sur les droits à pension pour les participants dans l’ensemble de l’Ontario. Les participants y trouvent des renseignements personnalisés en matière de droits à pension, les incitant à prendre la responsabilité de planifier leur retraite et leur santé financière pendant cette période de leur vie. L'AJO est une ressource inestimable en matière de points de vue des participants sur le contenu et la Commission compte obtenir d’excellents résultats par un niveau accru de consultations précoces sur les exigences de contenu et la possibilité de coordonner une prestation numérique.

La manière dont la Commission aborde la communication est fonction de sa capacité limitée en matière de communications numériques. La Commission évalue la faisabilité d’introduire un site Web pour le Régime et la prestation de services numériques à l’avenir. La Commission envisage également le recours à des ententes temporaires pour appuyer directement les communications numériques avec les juges en exercice. De manière à garantir la sécurité, la Commission compte continuer à dépendre des plateformes plus classiques de communication verbales et écrites pour joindre ses publics de retraités et de survivants. Tous les produits de communication sont préparés à l’interne et approuvés, soit par la Commission, soit par son président, selon le cas, avant d’être distribués. De façon à relever l’efficacité opérationnelle du Régime et informer plus rapidement les participants, la Commission peut déléguer le pouvoir d’approbation conformément à sa toute nouvelle Politique des communications.

Les membres de la Commission ont besoin d’avoir accès à du personnel compétent capable de fournir des renseignements personnalisés et opportuns concernant le Régime. La Commission joue un rôle de premier plan dans l’élaboration d’une politique administrative utilisée pour orienter la préparation de procédures opérationnelles écrites par la CRRO, qui est notre fournisseur de services. La consignation des procédures et des gabarits de communication pour appuyer le personnel permettra de veiller à ce que les participants au Régime reçoivent des renseignements cohérents et précis chaque fois qu’ils communiquent avec la Commission. Dans les années qui viennent, nous continuerons à donner des éclaircissements sur la politique administrative concernant les questions émergentes en matière de prestations de retraite, y compris celles liés aux futures commissions de rémunération.

La transparence et l’ouverture sont les pierres angulaires de la confiance et la marque distinctive de l’approche de la Commission en matière de communications. La Commission s’efforce de veiller à ce que nos parties intéressées aient accès à l’information et aient la possibilité de dialoguer concernant le rendement financier et opérationnel du Régime. Les consultations publiques sont extérieures à la portée du mandat de la Commission, mais chaque participant est résolu à consulter nos parties intéressées avant l’introduction de changements administratifs qui peuvent avoir un effet direct sur eux ou leurs mandants.

La Commission continuera à être à l’affut de modes de communication qui aideront les membres actifs, les retraités et les survivants à prendre des décisions éclairées concernant leurs prestations de retraite. La Commission créera de plus des moyens pour que les parties intéressées puissent fournir leurs opinions en consultant fréquemment le Cabinet du juge en chef et l'AJO sur les divers services d’administration des prestations de retraite et autres afin d’évaluer la satisfaction des participants et les changements proposés.

Aucune consultation des médias ou du public n’est prévue en 2023.

Réponse aux attentes énoncées dans la lettre de mandat de l’organisme rédigée par le SCT

Chaque année, le gouvernement, par une lettre de mandat du ministre responsable, informe les organismes régionaux de ses attentes de haut niveau en matière de gouvernance et de fonctionnement. En retour, les organismes intègrent ces priorités dans leurs plans stratégiques. Au cours de l’exercice 2023, le ministre a expressément demandé à la Commission de se concentrer sur ce qui suit :

• surveillance efficace des risques opérationnels, stratégiques, juridiques et financiers rencontrés par la Commission et le Régime, notamment pour gérer et atténuer les effets permanents ou les risques résiduels associés à la pandémie de COVID‑19;
• structure et processus de gouvernance et d’exploitation efficaces qui permettront de soutenir et d’évaluer l’administration et le rendement du nouveau Régime et de ses caisses;
• surveillance étroite à l’endroit de la Société ontarienne de gestion des placements (SOGP) dans son rôle de gestion des actifs dont elle est responsable, et à l’endroit de la Commission du régime de retraite de l’Ontario (CRRO) dans son rôle de gestion en ce qui concerne ses responsabilités liées au niveau de service à l’égard du Régime;
• prestation d’un service à la clientèle de qualité supérieure pour aider les participants à comprendre leurs droits à pension et autres droits et leurs responsabilités en vertu du Régime.

Le gouvernement a également établi sept priorités pangouvernementales qui s’appliquent à la Commission. Bien que ces priorités ne soient pas toutes pertinentes, nous avons relevé celles qui s’appliquent aux activités de la Commission :

1. Compétitivité, durabilité et gestion des dépenses
   • fonctionner à l’intérieur des affectations financières de la Commission
   • chercher et exploiter des possibilités d’adoption de pratiques novatrices et/ou d’améliorer la durabilité du programme
   • se conformer aux directives applicables relatives à la centralisation de la chaîne d’approvisionnement
   • trouver des possibilités de promouvoir le plan d’action Faire progresser l’Ontario

   Remarque – La Commission continue de renforcer sa gouvernance et ses activités et s’est engagée à intégrer ces priorités dans la mesure du possible.

2. Transparence et responsabilité
   • se conformer aux directives et aux politiques gouvernementales applicables et veiller à la transparence et à la responsabilisation dans la communication des rapports
   • respecter les exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations, le cadre éthique de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario et les pratiques et normes comptables et répondre le cas échéant aux constatations découlant des vérifications
   • déterminer les compétences, les connaissances et l’expérience appropriées qui sont nécessaires pour appuyer efficacement la Commission dans son rôle de gouvernance et de reddition de comptes

   Remarque – La Commission veillera à respecter ses engagements en matière de responsabilisation par des rapports périodiques sur toutes les obligations connues et en affectant un point permanent à l’ordre du jour pour examiner les nouvelles questions de conformité. La Commission tiendra à jour et rafraîchira de temps à autres la grille des compétences de ses membres pour assurer une composition diversifiée et complémentaire de la Commission.

3. Gestion du risque
   • préparer et mettre en œuvre un processus efficace pour déceler, évaluer et atténuer les risques, notamment planifier pour faire face aux situations d’urgence sanitaire et autres, par exemple la COVID‑19, et y répondre

   Remarque – La Commission a établi un nouveau cadre de gestion du risque où les risques sont regroupés par catégories et évalués selon leur gravité et on détermine les mesures d’atténuation et les plans d’action. La Commission s’est dotée d’exigences en matière de rapports trimestriels et continuera à se soucier des mesures d’atténuation pour veiller à la continuité des activités lors de la réponse à des risques urgents. La Commission est résolue à appuyer les mesures visant à atténuer les répercussions des situations d’urgence sanitaire et non sanitaire, notamment la COVID‑19.

4. Gestion des effectifs

   Remarque – Cette priorité ne s’applique pas, car la Commission n’a pas d’employé.

5. Diversité et inclusion
   • préparer et favoriser des initiatives en matière de diversité et d’inclusion favorisant un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, non raciste et diversifié
   • faire preuve de leadership dans un environnement inclusif et sans harcèlement
   • adopter un processus de mobilisation en matière d’inclusion afin de veiller à ce que toutes les voix soient entendues pour éclairer les politiques et les décisions

   Remarque – La Commission n’a aucun employé, mais cherchera à s’assurer, au moyen des rapports pertinents de la CRRO et de la SOGP, que la culture du milieu de travail et les interactions avec les clients respectent ces exigences.

6. Collecte des données
   • améliorer la façon dont l’organisme utilise les données dans la prise de décisions, le partage des renseignements et l’établissement de rapports, notamment en tirant parti de solutions actuelles ou nouvelles pour préparer des rapports fondés sur les résultats et améliorer la prestation des services
   • promouvoir la transparence des tâches liées aux données et au partage des données avec le ministère le cas échéant

   Remarque – La Commission envisagera l’intégration d’objectifs en matière de résultats dans les projets clés pour l’année qui vient, y compris le plan de prestation des services de TI et électroniques et le relevé annuel du régime de retraite.

7. Prestation de services numériques et service à la clientèle
   • examiner et mettre en œuvre des stratégies de passage au numérique ou de modernisation numérique pour la prestation de services en ligne et continuer à respecter ou à dépasser les normes de service à la clientèle pendant la transition
   • adopter des approches numériques, telles que la recherche sur les utilisateurs, le développement agile et la gestion de produits

   Remarque – La Commission étudiera la possibilité de fournir des services numériques dans le cadre de l’élaboration de sa nouvelle Stratégie de la technologie. La Commission demandera à la CRRO et à la SOGP des mises à jour sur les approches et outils utilisés pour gérer la COVID‑19 dans les milieux de travail.

Annexe A – Résumé des rôles des parties intéressées dans le Régime

Annexe B – Tableau du plan de mise en œuvre

En cours

• Vérification interne
• Production et diffusion du relevé annuel du régime de retraite (RARR)
• Mise à jour des mesures du rendement pour les fournisseurs de services en fonction des exigences naissantes
• Examen annuel de l’Énoncé des politiques et procédures en matière de placements
• Améliorer l’administration par l’élaboration de politiques et de procédures
• Approbation de la Commission concernant les délégations de pouvoir
• Consultation des parties intéressées sur les enjeux et projets naissants concernant le régime
• Mise à jour trimestrielle sur la stratégie et les priorités
• Préparation des structures et processus de gouvernance et d’exploitation pour appuyer la restructuration du Régime et de ses caisses.
• Définir, évaluer et atténuer les risques naissants