Commission d’évaluation des matériaux de construction Plan d’activités 2018-2021
Renseignez-vous sur les plans et les activités visant à évaluer et à autoriser efficacement les conceptions, produits et matériaux de construction en vue de leur utilisation en Ontario.
Mandat de la Commission
La Commission d’évaluation des matériaux de construction (« la Commission ») est un organisme de réglementation dont les pouvoirs sont établis par l’article 28 de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.
La Commission a pour mandat d’évaluer les nouveaux matériaux de construction, installations, réseaux et conceptions de bâtiments et d’en autoriser l’emploi, sous certaines conditions, en Ontario. Pour ce faire, elle peut effectuer ou faire effectuer des recherches, des analyses et des examens sur ces matériaux, installations, réseaux ou conceptions. La Commission n’est pas un organisme d’essais, mais elle peut néanmoins exiger qu’un demandeur réalise des essais dans le cadre de son évaluation.
La Commission peut en outre recommander au ministre d’apporter des modifications à la Loi de 1992 sur le code du bâtiment ou au Code du bâtiment.
Toutes les ressources humaines et financières dont la Commission a besoin pour remplir son mandat proviennent de la Direction du renouvellement des services du bâtiment du ministère des Affaires municipales (« le ministère »).
Principes directeurs
À titre d’organisme créé en vertu de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, la Commission exerce ses pouvoirs et remplit ses fonctions conformément au mandat qui y est défini. Elle se doit d’être impartiale et indépendante, et c’est cette image que le public doit avoir d’elle. Le ministère et le gouvernement de l’Ontario n’ont aucune influence sur ses décisions.
La Commission a conclu un protocole d’entente avec le ministre des Affaires municipales (« le ministre ») concernant l’exercice de son mandat. Ce protocole établit la relation entre le président de la Commission, le ministre et le ministère des Affaires municipales (« le ministère ») en ce qui a trait à la Commission et aux services qu’elle fournit. Il vise à préciser les responsabilités respectives de ces parties et à faire en sorte que le principe fondamental de la responsabilisation soit observé dans la gestion, l’administration et les activités de la Commission.
En tant qu’organisme public, la Commission agit selon les principes de gestion du gouvernement de l’Ontario. Ses instances sont régies par la Loi de 1992 sur le code du bâtiment et par le Code du bâtiment ainsi que par le Manuel des lignes directrices, politiques et procédures de la Commission et par les directives du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement. La Commission applique ces principes et éléments de gouvernance, notamment un comportement éthique, la responsabilisation, l’excellence de la gestion, l’utilisation judicieuse des fonds publics et la prestation de services de qualité supérieure au public, en contribuant à la salubrité, à la sécurité, à l’accessibilité et à l’efficacité énergétique des bâtiments en Ontario ainsi qu’en jouant un rôle positif dans le secteur de la construction de la province.
Orientation stratégique
La Commission s’efforce de fournir un processus rapide, abordable et non contradictoire d’évaluation et d’approbation de nouveaux matériaux, installations, réseaux et conceptions qui seront utilisés dans les bâtiments de l’Ontario. Dans l’exercice de ses fonctions, elle a acquis la réputation d’être un fournisseur de services efficace, utile et de qualité dans le secteur de la construction. La Commission se heurte néanmoins à certaines difficultés. Pour les surmonter et améliorer son fonctionnement ainsi que les services qu’elle fournit à ses clients, la Commission prévoit mettre en œuvre les initiatives qui suivent au cours des prochaines années.
Revue des autorisations existantes
La Commission a lancé une initiative afin de gérer et d’actualiser les autorisations existantes.
Pour commencer, la Commission a tenté de communiquer avec tous les titulaires d’une autorisation délivrée depuis 1976 pour s’assurer que leurs coordonnées étaient à jour dans ses dossiers. Elle a profité de l’occasion pour leur demander s’ils fabriquaient encore le matériau, l’installation, le réseau ou la conception que visait l’autorisation, et si les renseignements connexes que détenait la Commission étaient à jour.
La deuxième phase visait à relever tout dédoublement possible avec d’autres approbations pour des produits novateurs, notamment avec des décisions du ministre, en considérant les rapports d’évaluation du Centre canadien des matériaux de construction.
Un troisième examen a été effectué pour mettre à jour les autorisations existantes en fonction des politiques actuelles de la Commission et pour déterminer si ces autorisations devaient être mises à jour en fonction des codes et normes actuellement en vigueur (Code du bâtiment de 2012).
En 2008, la Commission a adopté une « politique d’expiration », selon laquelle une autorisation expire cinq ans après sa date d’émission. La mise à jour en fonction des politiques actuelles de la Commission comprenait l’ajout d’une date d’expiration aux autorisations existantes ainsi que le remplacement des conditions générales par la version révisée de juillet 2017.
De plus, lors de la publication de toute nouvelle version du Code du bâtiment, la Commission passe en revue les autorisations existantes afin d’éliminer celles qui ne sont plus nécessaires. La Commission est convaincue que cette démarche est nécessaire pour assurer la crédibilité et l’exactitude de la liste d’autorisations affichée sur sa page Web. Elle estime qu’il est important, pour assurer la confiance du public, que l’information concernant les autorisations soit exacte et à jour.
Recommandations au ministre
La Commission passe continuellement en revue les autorisations existantes pour déterminer s’il y a lieu de recommander au ministre des modifications au Code du bâtiment ou de révoquer d’autres autorisations à la lumière de la version en vigueur du Code.
Le 28 septembre 2017, le président de la Commission a écrit au ministre au sujet des droits à verser en vertu de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment pour les demandes d’autorisation. La Commission a suggéré qu’il serait peut-être approprié que le ministère réévalue le montant de 11 000 $ de ces frais qui entrera en vigueur en janvier 2018.
La Commission a fait part de sa crainte que le montant élevé des droits à verser puisse avoir contribué à la baisse récente du nombre de demandes d’autorisation et puisse avoir des répercussions négatives sur les activités et l’innovation dans le secteur du bâtiment.
Délai de prise de décisions et de délivrance d’autorisations
La Commission s’efforce de rendre une décision ou d’émettre une autorisation dans les 120 jours suivant son examen initial de la demande. Cette cible correspond au délai moyen requis pour l’évaluation des demandes.
Lorsqu’il existe déjà des autorisations pour des technologies similaires à celle visée par une demande, la Commission peut, s’il y a lieu, s’en inspirer et prendre ainsi une décision plus rapidement. Par contre, les technologies nouvelles et novatrices peuvent nécessiter des délais plus longs parce qu’il faut vérifier les références et exiger parfois des essais supplémentaires ou des renseignements qui manquent.
La Commission s’efforce de rendre son processus d’évaluation des demandes aussi transparent que possible et d’améliorer la documentation correspondante.
La Commission continue de surveiller et d’examiner ses processus de prise de décisions afin de cerner toutes les possibilités d’en améliorer l’efficacité.
Planification de la relève
Dans le cadre de la planification de la relève, la Commission juge nécessaire de prolonger le chevauchement des mandats des membres sortants et des personnes nouvellement nommées. Idéalement, un chevauchement de neuf mois des mandats permettrait aux personnes en poste de transférer leurs connaissances aux nouveaux membres et de les encadrer.
À la fin de novembre 2016 et au début de décembre 2016, sept nouveaux membres ont été nommés à la Commission. Même si ces nouvelles nominations permettent à la Commission de continuer de fonctionner, il demeure important d’essayer d’échelonner les mandats des membres afin d’éviter qu’un trop grand nombre expire en même temps. Cela permet aux personnes qui siègent depuis plus longtemps à la Commission d’encadrer les nouveaux membres et contribue au maintien des connaissances au sein de la Commission.
En plus du maintien d’un effectif adéquat, il est primordial que la Commission conserve son expertise interne, d’où l’importance qu’elle continue de solliciter la nomination de nouveaux membres possédant des connaissances spécialisées dans tous les domaines techniques nécessaires (plomberie, systèmes mécaniques, systèmes d’égouts sur place, etc.). Conformément au protocole d’entente, le président doit aviser à l’avance le ministre lorsque des postes vont être vacants et formuler des recommandations pour le renouvellement de mandats qui viennent à échéance ou la nomination de nouveaux membres.
Objectifs de l’Ontario de parité entre les sexes
En juin 2016, la première ministre Kathleen Wynne a annoncé de nouveaux objectifs afin qu’un plus grand nombre de femmes aient la possibilité d’atteindre des postes de direction au sein des organismes provinciaux et des autres organisations gouvernementales. Le gouvernement de l’Ontario a fixé un objectif selon lequel, d’ici 2019, les femmes devraient représenter au moins 40 % de toutes les nominations aux conseils, commissions et organismes provinciaux.
Avec les sept nouvelles nominations mentionnées ci-dessus, la Commission se compose actuellement de 11 membres.
Au 30 novembre 2017, deux de ces 11 membres étaient des femmes, soit 20 %, ce qui est nettement inférieur à l’objectif de 40 % fixé par le gouvernement pour 2019.
L’expérience montre que pour que la Commission dispose d’une gamme suffisamment diversifiée d’expériences et de connaissances, sa composition optimale est de 15 membres.
En supposant que le nombre de membres de la Commission soit de quinze, six de ces membres devraient être des femmes d’ici 2019 afin d’atteindre l’objectif de 40 % fixé par le gouvernement. En principe, on devrait pouvoir atteindre cet objectif puisque la Commission cherchera à obtenir d’autres nominations au cours des deux prochaines années. Une stratégie a été mise en place dans le but d’augmenter la représentation des femmes au sein de la Commission.
Pour aider à atteindre l’objectif du gouvernement, le personnel communiquera avec des professionnels influents afin d’identifier des femmes qualifiées et de les encourager à poser leur candidature lorsqu’un siège devient vacant à la Commission. À cette fin, on utilisera les canaux internes de communication d’organisations professionnelles, notamment :
- l’Ontario Society of Professional Engineers,
- l’Ordre des ingénieurs de l’Ontario,
- l’Ontario Network of Women in Engineering,
- la Canadian Association of Women in Construction,
- l’Association des officiers en bâtiments de l’Ontario
- l’Ordre des architectes de l’Ontario.
Sondage annuel auprès des clients
La Commission a l’intention de poursuivre ce sondage indépendant qui l’aide à déterminer le degré de satisfaction des clients à l’égard de ses services.
Initiatives écologiques
La Commission examinera avec le ministère des moyens durables de réduire les répercussions environnementales des services offerts.
Vue d’ensemble des principales activités
Le personnel de soutien de la Commission est chargé de gérer les dossiers et d’assurer le service à la clientèle pour les personnes qui souhaitent demander une autorisation à la Commission. À la réception d’une demande, le secrétaire de la Commission vérifie si tous les renseignements et documents exigés ont été soumis. Il consulte ensuite le Centre canadien de matériaux de construction (CCMC) pour savoir si ce dernier a examiné le produit ou manifesté son intention de le faire. Si c’est le cas, la Commission pourrait ne pas avoir la compétence requise pour effectuer une évaluation selon le paragraphe 29(8) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.
Le coordonnateur de l’innovation dans le domaine de la construction – le cadre supérieur du ministère chargé d’aider la Commission – est chargé de l’administration générale et de l’élaboration des politiques selon les directives de l’organisme. Cette responsabilité exige d’assurer la liaison avec le Bureau du ministre en ce qui concerne le processus de nomination, la gestion des questions d’intérêt, la planification des activités, la mesure du rendement, la surveillance des dépenses ainsi que le respect des exigences applicables au secteur des organismes et des directives du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement.
La Commission dans son ensemble rend des décisions sur les demandes, mais elle charge généralement des sous-comités de mener les évaluations détaillées. Ces sous-comités se composent de membres qui connaissent le domaine technique visé par la demande ou sont spécialisés dans celui-ci. La Commission peut demander l’avis du personnel technique du ministère.
Le nombre d’évaluations effectuées et d’autorisations accordées est fonction du volume de demandes. En général, la Commission se réunit une fois par mois, avec environ cinq à sept réunions de sous-comités pendant la même période. Il lui faut généralement de trois à quatre mois pour rendre sa décision, selon la complexité de la demande, le besoin de réclamer des renseignements supplémentaires aux demandeurs et la rapidité de leur réponse.
Le tableau suivant donne une synthèse de la charge de travail de la Commission au cours des cinq dernières années :
Tableau 1
| Tableau 1 | Demandes reçues |
Autorisations délivrées |
Autorisations modifiées ou révisées |
Autorisations révoquées |
|---|---|---|---|---|
| 2013-2014 | 14 | 6 | 4 | 7 |
| 2014-2015 | 6 | 5 | 2 | 21 |
| 2015-2016 | 4 | 2 | 1 | 4 |
| 2016-2017 | 3 | 1 | 10 | 11 |
| 2017-2018* | 5 | - | 3 | 7 |
* Les chiffres réels provisoires de 2017-2018 ne couvrent pas tout l’exercice. Ils couvrent la période allant du 1er avril 2017 au 31 décembre 2017.
Le nombre de demandes présentées à la Commission a légèrement fluctué au cours des cinq dernières années. On a constaté une hausse marquée pour l’exercice 2013-2014, qui pourrait en partie résulter de l’entrée en vigueur de l’édition 2012 du Code du bâtiment le 1er janvier 2014. La Commission note que la baisse du nombre de demandes reçues pour l’exercice en cours pourrait résulter de l’augmentation continue des droits à verser.
En plus des nouvelles demandes indiquées plus haut, la Commission examine des demandes de modification d’autorisations existantes et passe en revue les autorisations existantes en vue de les révoquer, s’il y a lieu. Les demandes de modification sont traitées sensiblement de la même façon que les nouvelles demandes. La Commission examine et évalue les particularités des modifications proposées afin de tenir compte des modifications et des mises à jour apportées aux produits, systèmes et conceptions novateurs. Le processus d’examen et de révocation augmente la charge de travail de la Commission et de son personnel.
La Commission a noté que les demandes sont de plus en plus complexes sur les plans technique et procédural, et que leur évaluation prend donc plus de temps. La Commission doit également consacrer plus d’efforts à la communication avec les demandeurs d’autorisation, car les documents servant à expliquer les motifs du rejet complet ou partiel d’une demande d’autorisation sont maintenant beaucoup plus détaillés. De plus, dans un nombre croissant de cas, la Commission doit procéder à un examen pour s’assurer que la demande relève de sa compétence. Tous ces facteurs ont une incidence sur le nombre de réunions de sous-comité nécessaires pour procéder à l’examen complet des nouveaux produits novateurs.
Réalisations
Au cours des dernières années, plusieurs mesures ont été prises pour améliorer le rendement et la responsabilisation de la Commission, notamment la surveillance continue des mesures du rendement qui lui sont propres. Voici les réalisations à son actif :
- Elle a continué d’offrir un mécanisme rentable et expéditif d’évaluation des nouveaux matériaux de construction, installations, réseaux et conceptions de bâtiments.
- Elle a poursuivi son sondage auprès de ses clients après la fin de l’exercice (soit le 31 mars 2017 pour ce plan d’activités).
- Selon les résultats du sondage des clients qui ont utilisé les services de la Commission pendant l’exercice 2016-2017 :
- 100 % étaient d’avis que les processus et les procédures étaient clairs et faciles à comprendre;
- 100 % étaient d’avis que les membres avaient fait montre d’un niveau d’expertise approprié pour traiter la question visée;
- 100 % estimaient avoir été traitées avec courtoisie tout au long du processus de demande et d’évaluation.
- 100 % étaient satisfaits du niveau global de service fourni par la Commission.
- La Commission a continué de se conformer à la directive du Conseil de gestion du gouvernement concernant les organismes et les nominations :
- La Commission a préparé un plan d’activités triennal, l’a terminé et l’a présenté dans les délais prescrits;
- Son rapport annuel pour l’exercice 2016-2017 a été présenté et approuvé dans les délais prescrits.
Ressources
Ressources humaines
La Commission compte actuellement 11 membres à temps partiel, dont le président et le vice-président. Selon les directives du Conseil de gestion actuellement en vigueur, les personnes nommées à la Commission peuvent maintenant cumuler plusieurs mandats et siéger pendant un maximum de 10 années.
Les unités suivantes du ministère aident la Commission à observer la directive :
- la Direction du bâtiment et de l’aménagement de la Division des services aux municipalités;
- la Direction du renouvellement des services du bâtiment de la Division des services aux municipalités;
- la Direction des services généraux de la Division de la gestion des activités ministérielles;
- la Direction de la planification et du contrôle financiers de la Division de la gestion des activités ministérielles;
- la Direction des services juridiques;
- le Groupement ITI pour les services à la collectivité.
Le personnel de soutien direct de la Commission (employé par le ministère) est composé d’une secrétaire à 0,8 équivalent temps plein, d’une coordonnatrice des innovations du bâtiment à 0,4 équivalent temps plein et d’une adjointe administrative à 0,4 équivalent temps plein.
Ressources financières
La Commission ne dispose pas de son propre budget; elle reçoit du soutien du personnel du ministère. Ses dépenses de fonctionnement sont prélevées dans le budget du ministère des Affaires municipales.
Le tableau suivant détaille les coûts liés au soutien de la Commission :
Tableau 2A
| Type | 2016-2017 Chiffres réels1 |
2017-2018 Chiffres réels provisoires2 |
2018-2019 Prévisions |
2019-2020 Prévisions |
2020-2021 Prévisions |
|---|---|---|---|---|---|
| Rémunération journalière | 109 877 $ | 50 056 $ | 112 000 $ | 112 000 $ |
112 000 $ |
| Déplacements et réunions | 23 992 $ | 6 845 $ | 55 000 $ | 55 650 $ |
58 350 $ |
| Autres coûts liés à l’administration Administration |
6 $ | 3 612 $ | 9 000 $ | 9 270 $ |
9 550 $ |
| Total partiel | 140 691 $3 | 60 513 $4 | 176 000 $5 | 177 920 $5 |
179 900 $5 |
| Équivalents plein temps (EPT) Equivalents - numbers |
1.6 | 1.6 | 1.6 | 1.6 |
1.6 |
| EPT – Coûts (salaire + avantages sociaux) Equivalents - costs (salary + benefits) |
138 225 $ | 66 565 $ | 152 000 $ | 156 560 $ |
158 000 $ |
| Total | 278 916 $ | 127 078 $ | 328 000 $ | 334 480 $ |
337 900 $ |
1 L’exercice de la Commission débute le 1er avril et se termine le 31 mars. Les chiffres réels pour 2016-2017 couvrent la période allant du 1er avril 2016 au 31 mars 2017
2 Les chiffres réels provisoires de 2017-2018 ne reflètent pas l’exercice en entier. Ils couvrent la période allant du 1er avril 2017 au 31 décembre 2017 et sont arrondis au dollar près.
3 Les charges de fonctionnement comprennent les coûts liés aux réunions mensuelles de la Commission, les rémunérations journalières des membres et le remboursement de leurs frais de déplacement, y compris l’hébergement à l’hôtel, les indemnités de repas (jusqu’au maximum autorisé par la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil), le stationnement et le transport en commun.
4 Certaines demandes de remboursement n’étaient pas intégrées aux chiffres provisoires de 2016-2017, car elles n’avaient pas encore été traitées.
5 Le nombre de réunions varie en fonction du volume de demandes. La rémunération journalière des membres est établie par la Directive concernant les organismes et les nominations pour les membres à temps partiel nommés par décret. Les charges prévues pour 2018-2019 et pour les exercices suivants sont calculées en fonction du nombre type de demandes déposées (établi à partir des données antérieures et des prévisions) et sur les taux de rémunération journalière des membres.
Revenus
Les droits payés pour le dépôt d’une demande sont comptabilisés en tant que revenus non fiscaux du ministère des Affaires municipales.
Depuis le 1er janvier 2015, les droits à verser au moment d’une demande, qui étaient auparavant de 950 $, augmenteront selon le barème suivant :
- 5 000 $ par demande, à compter du 1er janvier 2015;
- 7 000 $ par demande, à compter du 1er janvier 2016;
- 9 000 $ par demande, à compter du 1er janvier 2017;
- 11 000 $ par demande, à compter du 1er janvier 2018.
Le tableau ci-dessous donne le détail des revenus associés aux demandes présentées à la Commission.
Tableau 2B
| Revenus | 2015-2016 Chiffres réels |
2016-2017 Chiffres réels provisoires1 |
2017-2018 Prévisions |
2018-2019 Prévisions |
2019-2020 Prévisions |
|---|---|---|---|---|---|
| Droits de dépôt de requête | 27 820 $ | 47 340 $ | 66 000 $ | 66 000 $ |
66 000 $ |
| Total des revenus | 27 820 $ | 47 340 $ | 66 000 $ | 66 000 $ |
66 000 $ |
1 Les chiffres réels de 2017-20187 ne reflètent pas l’exercice en entier. Ils couvrent la période allant du 1er avril 2017 au 31 décembre 2017 et sont arrondis au dollar près.
Plan de communication
La Commission communique avec les demandeurs et autres personnes intéressées au moyen de publications, de formulaires et d’instructions appropriés qu’elle affiche sur sa page Web ou qu’elle envoie sur demande.
La secrétaire de la Commission ou la coordonnatrice de l’innovation dans le domaine de la construction répond aux demandes d’information adressées à la Commission par téléphone ou par courriel.
Analyse du contexte
Fluctuation du nombre de demandes
La complexité croissante des demandes reçues par la Commission et l’adoption de technologies vertes, dont la plupart peuvent être considérées comme novatrices, influeront sur l’ampleur des besoins en membres qualifiés et sur le niveau de soutien administratif requis. La Commission a besoin de membres compétents et d’un effectif adéquat pour maintenir les niveaux de service.
Lorsque l’édition 2012 du Code du bâtiment est entrée en vigueur le 1er janvier 2014, la Commission a commencé à passer en revue les autorisations existantes au regard des nouvelles dispositions du Code afin de déterminer si le Code contenait désormais des exigences relatives aux matériaux, aux installations, aux réseaux et aux conceptions de bâtiments qui étaient précédemment visées par des autorisations.
Une démarche similaire devra être entreprise lors de l’entrée en vigueur de toute nouvelle édition du Code du bâtiment, ce qui aura sans doute un impact sur la charge de travail de la Commission.
En outre, la Commission a institué un délai d’expiration de cinq ans pour ses autorisations. Pour qu’une autorisation soit maintenue, la personne qui la détient devra en demander le renouvellement tous les cinq ans, ce qui aura aussi une incidence sur la charge de travail de la Commission.
L’augmentation des droits à verser peut influer sur le nombre de demandes reçues et, par conséquent, sur la charge de travail de la Commission.
Nouveaux membres de la Commission
La Commission devra s’efforcer de maintenir une composition suffisante, tant sur le plan du nombre de ses membres que sur celui des connaissances spécialisées dans tout l’éventail des disciplines techniques pertinentes (p. ex., la plomberie, les systèmes mécaniques, les systèmes d’égouts sur place, etc.). En outre, comme mentionné ci-dessus, la Commission devra s’efforcer d’augmenter le nombre de femmes parmi ses membres afin d’atteindre la cible de 40 % fixée par le gouvernement d’ici 2019.
Dans ses plans d’activités précédents, la Commission a indiqué qu’il serait préférable de prévoir un chevauchement dans le mandat des membres entrants et sortants afin de permettre aux membres en place d’encadrer les nouveaux membres. Idéalement, un chevauchement d’au moins neuf mois des mandats faciliterait le transfert de connaissances des anciens aux nouveaux membres, ainsi que le mentorat de ces derniers.
Même si cela n’a pas été le cas pour cette dernière série de nominations, la Commission recommande vivement que cela soit pris en considération pour toute nouvelle nomination à l’avenir.
Pressions financières
À titre de personnes nommées à temps partiel, les membres de la Commission reçoivent une rémunération journalière établie par le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement. Cette rémunération est de 429 $ pour les membres, de 530 $ pour le vice-président et de 676 $ pour le président. Les membres de la Commission sont également remboursés pour les dépenses liées à leur participation aux réunions de la Commission tenues à Toronto ou ailleurs dans la province. Les dépenses et coûts liés aux activités de la Commission, y compris les charges de fonctionnement et les rémunérations journalières des membres, font partie du budget global du ministère des Affaires municipales.
La fluctuation du volume et de la complexité des demandes a une incidence directe sur le budget de la Direction à l’appui des activités de la Commission.
Mesures et cubiles de rendement
La Commission a adopté les recommandations en matière de mesure du rendement formulées en 2000 par la Commission de réforme du réseau d’organismes (la « Commission Guzzo »). Ces recommandations touchaient aux domaines suivants : l’équité, l’accessibilité, la rapidité, la qualité et la cohérence, la transparence, l’expertise, le coût optimal et la courtoisie. Même si la Commission n’a pas classé tous ces objectifs comme étant à priorité « élevée », des processus ont été mis en place pour veiller à ce que tous les objectifs soient tous intégrés à ses activités et, par conséquent, pris en compte comme il se doit. Le tableau 3 ci-dessous indique le degré de priorité que la Commission attribue à chacun des objectifs. Des mesures de rendement ont été établies pour les objectifs dont la priorité est classée « élevée » ou « moyenne » dans le tableau 3.
Tableau 3
| Objectifs | Classement de la priorité |
|---|---|
| Équité |
Élevée |
| Accessibilité* |
Faible |
| Rapidité |
Élevée |
| Qualité et cohérence |
Élevée |
| Transparence |
Moyenne |
| Expertise |
Élevée |
| Coût optimal |
Faible |
| Courtoisie |
Moyenne |
* On notera qu’aux fins de la mesure du rendement, la Commission de réforme du réseau d’organismes a utilisé le terme « accessibilité » dans ses recommandations relativement à un accès simple et à guichet unique permettant au public de recevoir rapidement des services de qualité, quelle que soit leur connaissance du système.
Les résultats de ces mesures sont présentés au tableau 4.
Tableau 4
| Résultats | Mesures | Cibles | Situation en 2016-2017 |
Engagements pour 2018 - 2021 |
|---|---|---|---|---|
| Équité (processus et procédures équitables et jugés équitables) |
Les demandeurs estiment que le processus était équilibré, adéquat et équitable. | La proportion des décisions de la Commission menant à une révision judiciaire ne devrait pas dépasser 10 % par exercice. | Cible atteinte. Il n’y a eu aucune plainte ou révision judiciaire en 2016-2017. |
La proportion des décisions de la Commission menant à une révision judiciaire ne devrait pas dépasser 10 % par exercice. |
| Rapidité (évaluation rapide et rigoureuse des nouveaux matériaux, installations, réseaux et conceptions) |
a) Nombre moyen de mois entre la réception de la demande et la décision | a) Les décisions sont prises en moyenne dans un délai de quatre mois après l’examen initial de la demande par la Commission. |
a) Cible atteinte. Les décisions ont été prises en moyenne dans un délai de quatre mois après l’examen initial de la demande par la Commission. |
a) Les décisions sont prises en moyenne dans un délai de quatre mois après l’examen initial de la demande par la Commission. |
| Rapidité (évaluation rapide et rigoureuse des nouveaux matériaux, installations, réseaux et conceptions) |
b) Affichage rapide des autorisations sur le site Web de la Commission | b) Dans 85 % des cas, l’autorisation finale est affichée sur le site Web de la Commission dans les 10 jours ouvrables de la réception de la traduction en français. | b) Cible atteinte. Dans 85 % des cas, l’autorisation finale a été affichée sur le site Web de la Commission dans les 10 jours ouvrables de la réception de la traduction en français. |
b) Dans % des cas, l’autorisation finale est affichée sur le site Web de la Commission dans les 10 jours ouvrables de la traduction en français. |
| Qualité et cohérence (processus et procédures intègres et cohérents) |
Les demandeurs estiment que le processus de la Commission a été mené avec un niveau élevé de qualité et de cohérence. | 85 % des demandeurs estiment que le processus était d’un niveau élevé de qualité et de cohérence. | Cible atteinte. Selon les résultats du sondage 2016-2017, 100 % des clients de la Commission estimaient que le processus était d’un niveau élevé de qualité et de cohérence. |
85 % des demandeurs estiment que les processus et procédures sont clairs et faciles à comprendre. |
| Transparence (processus et procédures clairs et faciles à comprendre) |
Les demandeurs estiment que les processus et procédures de la Commission ont été clairement compris. | 85 % des demandeurs estiment que les processus et procédures sont clairs et faciles à comprendre. | Cible atteinte. Selon les résultats du sondage 2016-2017, 100 % des clients de la Commission estimaient que les processus et les procédures étaient clairs et faciles à comprendre. |
85 % des demandeurs estiment que les processus et procédures sont clairs et faciles à comprendre. |
| Expertise (décisions judicieuses rendues par la Commission grâce aux compétences techniques de ses membres) |
a) Les demandeurs estiment que les membres de la Commission ont fait preuve d’un niveau approprié de connaissances et de compétences techniques. |
a) 85 % des demandeurs considèrent que les autorisations de la Commission démontrent un niveau approprié de connaissances et de compétences techniques sur le sujet traité. | a) Cible atteinte. Selon les résultats du sondage 2016-2017, 100 % des clients de la Commission estimaient que les autorisations de la Commission démontraient un niveau approprié de connaissances et de compétences techniques sur le sujet traité. |
a) 85 % des demandeurs considèrent que les autorisations de la Commission démontrent un niveau approprié de connaissances et de compétences techniques sur le sujet traité |
| Expertise (décisions judicieuses rendues par la Commission grâce aux compétences techniques de ses membres) |
b) Envoi en temps opportun d’un avis au Bureau du ministre au sujet l’expiration imminente du mandat d’un membre de la Commission | b) Le Bureau du ministre sera avisé six mois à l’avance de l’expiration du mandat d’un membre. | b) Cible atteinte. En 2016-2017, le Bureau du ministre a été avisé moins de six mois avant l’expiration mandat des membres de la Commission. |
b) Le Bureau du ministre sera avisé six mois à l’avance de l’expiration du mandat d’un membre. |
| Courtoisie (politesse et courtoisie envers tous les clients) |
Les clients estiment qu’ils ont été traités avec courtoisie tout au long du processus de demande et d’évaluation. | 80 % des clients interrogés estiment qu’ils ont été traités avec courtoisie tout au long du processus de traitement et d’évaluation de leur demande. | Cible atteinte. Selon les résultats du sondage 2016-2017, 100 % des clients estimaient avoir été traités avec courtoisie par le personnel de la Commission tout au long du processus de traitement de leur demande, et 100 % estimaient avoir été traités avec courtoisie |
85 % des candidats estiment qu'ils sont traités avec courtoisie tout au long du processus de candidature et d’évaluation. |
Évaluation des risques
En fonction de l’orientation stratégique et des objectifs de la Commission, les trois risques suivants ont été relevés. La Commission a établi des stratégies d’atténuation, y compris des plans d’urgence, des mesures d’atténuation et une surveillance au besoin dans le cadre de protocoles de gestion prudente des risques. À l’heure actuelle, la Commission a besoin de ressources supplémentaires pour atténuer ces risques. La Commission entend effectuer la planification nécessaire pour résoudre ces problèmes.
Voici la matrice des impacts et des probabilités qui a servi à l’évaluation :
Grille d’evaluation des risques
| Incidence | Probabilité Faible |
Probabilité Moyenne |
Probabilité Élevée |
|---|---|---|---|
| Élevée | Mesures d’atténuatioin et plans d’urgence |
Mesures d’atténuation et plans d’urgence; surveillance étroite |
Adoption urgente de mesures correctives; |
| Moyenne | Tolérance; surveillance | Mesures d’atténuation et plans d’urgence |
Mesures d’atténuation et plans d’urgence; |
| Faible | Tolérance; aucune mesure | Tolérance; surveillance |
Mesures d’atténuation et plans d’urgence |
Risque no. 1 : Manque de transfert des connaissances ou de planification de la relève nuisant à la rapidité et à la qualité
Problème :
Dans les années passées, le chevauchement insuffisant du mandat des membres sortants et de celui des nouveaux membres a ralenti le traitement des demandes. En effet, les nouveaux membres ne connaissent pas bien les processus de la Commission, ce qui cause des retards dans le traitement des demandes. Il est important qu’ils se familiarisent avec les anciennes demandes et les processus de la Commission, et le chevauchement insuffisant des mandats des membres nuit à la qualité et à la rapidité du travail.
La Commission a indiqué qu’elle souhaite voir un chevauchement accru des mandats des anciens et des nouveaux membres par rapport à la pratique actuelle.
Probabilité : Moyenne
La durée cumulée du mandat de deux membres de la Commission atteindra la limite maximale de dix ans au cours des trois exercices financiers visés par le présent plan. Cependant, le mandat actuel de sept membres de la Commission expirera en novembre 2018, soit au cours de cette période. Si ces membres ne souhaitent pas que leur mandat soit renouvelé, ce risque de transfert insuffisant des connaissances et de baisse de la capacité à fournir des autorisations augmentera.
Impact : Moyen
Des changements importants et simultanés dans la composition de la Commission peuvent entraîner un fardeau disproportionné pour certains membres et rendre difficile la détermination de la composition appropriée d’un comité d’audition. Même si les nouveaux membres peuvent posséder de bonnes connaissances techniques, on devrait idéalement les intégrer progressivement aux audiences pour leur permettre de se familiariser avec les processus de la Commission.
Le président et le personnel de la Commission collaboreront avec le Bureau du ministre et le Secrétariat des nominations afin d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent, mais en plus petits groupes, pour que leurs mandats n’expirent pas tous en même temps.
Cette stratégie devrait permettre à la Commission d’améliorer la planification de la relève; de faire chevaucher les mandats, ce qui favoriserait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres; de maintenir un effectif représentatif des diverses régions géographiques; de favoriser le mentorat des nouveaux membres; de se constituer et de maintenir une équipe dont les membres possèdent des compétences liées à l’éventail complet des disciplines techniques (structure, sécurité incendie, plomberie, systèmes mécaniques, systèmes d’égouts sur place, etc.).
Même si ce risque a été évalué comme étant à probabilité « Moyenne » et à impact « Moyen », la Commission, en collaboration avec le personnel du ministère et avec d’autres organismes gouvernementaux, élaborera des stratégies de façon à mieux répartir les dates d’expiration des mandats.
Risque no. 2 : Manque d’expertise parmi les membres
Problème :
La Commission doit s’assurer d’avoir suffisamment de membres ayant les compétences et les connaissances appropriées.
Probabilité : Faible
La Commission fonctionne de façon optimale lorsqu’elle compte de 14 à 16 membres, y compris le président et le vice-président. Elle a actuellement 11 membres, soit un nombre satisfaisant pour lui permettre de s’acquitter de son mandat. Néanmoins, il serait souhaitable qu’elle ait de quatre à cinq membres de plus, pour renforcer notamment l’expertise de la Commission en systèmes d’égouts sur place et en plomberie/CVCA.
Impact : Faible
La Commission a actuellement de 11 membres, soit un nombre adéquat pour lui permettre de s’acquitter de son mandat.
Ce risque étant évalué comme étant à « Faible » probabilité et « Faible » impact, la Commission pourra le tolérer et examinera si des nominations supplémentaires amélioreraient son expertise globale.