Demande de reconnaissance à titre d’organisme de gouvernance des vérificateurs

Aperçu

Si vous demandez la reconnaissance de l’employeur par le directeur général de la prévention (DGP), vous devez vous assurer que le vérificateur principal que vous utilisez pour effectuer la vérification indépendante est, au moment de la vérification, y compris à la date de clôture officielle de la vérification, dûment inscrit auprès d’un organisme de certification jugé acceptable par le DGP du ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences.

Le vérificateur principal doit être dûment accrédité :

• soit auprès d’un organisme de certification accrédité selon la norme ISO 17024 – Évaluation de la conformité – Exigences générales pour les organismes de certification procédant à la certification de personnes (ISO 17024)
• soit par un organisme de certification que le DGP juge acceptable comme organisme de gouvernance des vérificateurs

Nous avons élaboré les lignes directrices suivantes pour vous aider à remplir la demande de reconnaissance à titre d’organisme de gouvernance des vérificateurs.

Comment faire une demande

Avant de faire une demande

Si votre organisme est accrédité selon la norme ISO 17024 – Évaluation de la conformité – Exigences générales pour les organismes de certification procédant à la certification de personnes, vous n’avez pas à remplir la demande d’accréditation à titre d’organisme de gouvernance des vérificateurs.

Si votre organisme n’est pas accrédité selon la norme ISO 17024, le DGP peut reconnaître le processus de certification d’un organisme de gouvernance qui remplit les exigences de la section 3.2 des Critères de reconnaissance des employeurs — Exigences relatives aux organismes de gouvernance des vérificateurs.

Si vous êtes un organisme de certification demandant à être reconnu par le DGP, il vous est recommandé de vous procurer un exemplaire de la norme ISO 17024 pour obtenir tous les détails concernant les exigences ainsi que des définitions des termes.

Faites une demande

1^re étape : créez un profil du demandeur

Créez un profile dans le portail de demande

2^e étape : téléchargez le formulaire de demande

Téléchargez le formulaire de l’organisme de gouvernance des vérificateurs depuis le portail de demande

3^e étape : préparez et rassemblez les documents nécessaires pour appuyer votre demande

Veuillez vous reporter à la liste de vérification suivante :

• formulaire de demande dûment rempli
• processus d’accréditation documenté pour les vérificateurs
• documents indiqués dans le formulaire de demande qui soutiennent le processus de certification pour les vérificateurs

4^e étape : remplissez le formulaire de demande

Remplissez entièrement le formulaire de demande de l’organisme de vérificateurs et sauvegardez-le sous un format PDF et utilisez le nom suivant : [Nom de votre organisme] GB Application signed [aaaa/mm/jj]

Les formulaires de demande remplis à la main ne seront pas acceptés.

Vous pourriez :

• signez la demande en utilisant une signature électronique
• imprimez et signez la demande de reconnaissance de l’employeur dûment remplie, puis numérisez la copie papier signée et sauvegardez sous un format PDF en utilisant le nom suivant : [Nom de votre organisme], GB Application Signed  [aaaa/mm/dd].pdf

Remplissez toutes les sections du formulaire de demande (en français ou en anglais) et signez toutes les sections exigeant une signature. En signant la demande, vous confirmez que tous les renseignements que vous avez fournis sont :

• complets
• précis
• véridiques

Uniquement les formulaires de demande complets seront évalués. Le DGP n’émet pas de reconnaissance conditionnelle.

Tout renseignement, toute référence ou tout document faux ou trompeurs, pourraient entraîner le rejet de votre demande.

Découvrez comment remplir le formulaire.

Le directeur général de la prévention peut, pour les motifs suivants, cesser de reconnaître à un organisme de certification le statut d’organisme de gouvernance des vérificateurs accepté :

• l’organisme de certification n’a pas fourni un rapport annuel au plus tard à la date d’anniversaire de l’obtention du statut d’organisme de gouvernance
• l’organisme de certification n’a pas participé à un processus d’examen de l’assurance de la qualité demandé par le DGP
• l’organisme de certification ne satisfait plus aux exigences du DGP relatives aux organismes de gouvernance
• le directeur général de la prévention se rend compte que l’organisme de certification a présenté au ministère de faux renseignements, de fausses références, de fausses attestations ou des documents falsifiés.

5^e étape : soumettez votre demande

Téléchargez votre demande et d’autres documents exigés dans le portail de demande. Une fois que vous aurez téléchargé tous les documents, cliquez sur «soumettre» pour soumettre votre demande. Vous recevrez un courriel de confirmation du ministère qui contiendra des renseignements pour faire le suivi du processus de demande.

Conservez l’original des documents pour vos dossiers.

Votre document peut être soumis en français ou en anglais seulement. Le fait d’omettre de fournir tous les documents exigés pourrait entraîner le rejet de votre demande.

Si vous avez de la difficulté à soumettre votre dossier de demande, veuillez écrire à SOSE@ontario.ca.

Après la soumission de votre demande

Une fois votre demande envoyée :

• le ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences vous informera de votre statut par courriel ou par la poste
• vous devrez communiquer au ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences tout changement, ainsi que tous renseignements ou références supplémentaires. Les modifications peuvent retarder le traitement de votre demande

Comment remplir le formulaire

Les renseignements que vous fournissez dans la demande vous sont demandés en vertu du paragraphe 7.6.4(1) de la Loi sur la santé et la sécurité au travail. Le processus d’évaluation de ces renseignements est autorisé en vertu du paragraphe 7.6.1(1) de la Loi sur la santé et la sécurité au travail.

Ces renseignements sont strictement confidentiels et leur divulgation à des tiers et leur utilisation à d’autres fins sont interdites, sauf si la loi nous y autorise.

Section A : renseignements sur le demandeur

1. Coordonnées du demandeur

Ces renseignements comprennent :

Le numéro de l’entreprise inscrite auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC)

Le numéro d’entreprise (NE) est :

• un numéro d’inscription unique à neuf chiffres
• attribué à une entreprise par le gouvernement fédéral
• permet d’identifier l’entité juridique d’une entreprise
• simplifie la façon dont une entreprise fait affaire avec les gouvernements fédéral et provincial et avec les administrations municipales

Agence du revenu du Canada (ARC) attribue également des codes à 15 caractères identifiant le programme; voir l’exemple ci dessous. Veuillez inscrire un numéro de l’ARC à 9 chiffres ou un code à 15 caractères dans votre demande.

Exemple : 123456789TR0001

• Numéro d’inscription : 123456789
• Identifiant du programme : TR
• Numéro de référence/compte : 0001

L’Ontario utilise et demande le NE dans ses communications avec les entreprises domiciliées dans la province.

Coordonnées de la personne ressource désignée

La demande doit contenir les renseignements d’une personne ressource désignée employée par l’organisme.

2. Coordonnées d’une autre personne ressource

Fournissez les coordonnées d’une personne ressource qui serait joignable si le ministère n'arrivait pas à joindre la personne ressource désignée. Cette personne doit être autorisée à agir au nom de votre organisme.

3. Déclaration

La personne-ressource désignée et l’autre personne ressource doivent lire, comprendre et accepter le texte de cette section avant de la signer.

Section B : attestation

1. Attestation

Nous utilisons des attestations dans le cadre du processus de demande d’accréditation à titre d’organisme de gouvernance des vérificateurs pour confirmer, vérifier et prouver que vous avez rempli les critères établis.

Si vous ne remplissez pas cette section, nous ne pourrons pas accepter votre demande et le processus d’examen sera retardé.

Section C : processus d’accréditation d’un organisme de certification

1. Conception du programme

Dans cette section, vous devez décrire en quoi votre programme de certification est conforme à la section 3.2 des exigences du DGP relatives aux organismes de gouvernance des vérificateurs.

2. Déclaration

Signez et datez cette section. Si cette section n’est pas signée et datée, la demande ne sera pas traitée.

Sauvegardez la demande et les documents à l’appui

Veillez à conserver les versions originales pour la tenue de vos dossiers. Lorsque vous sauvegardez les documents à joindre à votre demande, vous devez utiliser le protocole d’identification suivant :

Nous joindre

Contactez le Bureau de la prévention du ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences :

Par téléphone : Sans frais : 1 877 202-0008

Par la poste :
Bureau de la prévention du ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences
400, avenue University, 7^e étage
Toronto (Ontario)
M7A 1T7