Directive sur la gestion des ressources humaines

Conformément à l’article 1 de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, les objets de la Loi sont les suivants :

1. Faire en sorte que la fonction publique de l’Ontario serve efficacement le public, le gouvernement et la Législature.
2. Veiller à l’impartialité, au professionnalisme, au respect de l’éthique et à la compétence au sein de la fonction publique de l’Ontario.
3. Énoncer des rôles et des responsabilités en ce qui a trait à l’administration de la fonction publique de l’Ontario.
4. Prévoir un cadre juridique pour la direction et la gestion de la fonction publique de l’Ontario.
5. Énoncer des droits et des obligations en matière de respect de l’éthique applicables aux fonctionnaires.
6. Énoncer des droits et des obligations en matière d’activités politiques applicables aux fonctionnaires.
7. Établir la procédure de divulgation et d’enquête en matière d’actes répréhensibles au sein de la fonction publique de l’Ontario et protéger des représailles les fonctionnaires qui font des divulgations.

La présente directive a été rédigée en vue d’appuyer ces objets

1.0. Date d’entrée en vigueur

1^er avril 2012

2.0. Date de la première version

24 février 1999

3.0. Date de la dernière révision

1^er juin 2011

4.0. Énoncé de politique

Dans le contexte des cadres d’éthique et d’emploi de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario(LFPO) et des valeurs organisationnelles de la fonction publique de l’Ontario (FPO), un cadre stratégique et une structure de gouvernance clairs et appropriés sont nécessaires afin de créer et de maintenir un environnement de travail inclusif et accessible qui encourage les fonctionnaires à offrir au public des services de haute qualité.

5.0. Introduction

5.1. La FPO est une organisation axée sur ses valeurs et vouée à l’excellence dans la prestation de services publics aux Ontariennes et Ontariens et à leurs représentants élus. Pour répondre à cet engagement, la FPO recrute, forme et retient à son emploi des fonctionnaires qui sont :

• impartiaux, professionnels, éthiques et compétents;
• bien informés, innovateurs et réceptifs au changement;
• dévoués et motivés à apprendre et à s'améliorer continuellement;
• engagés à offrir des services de qualité;
• représentatifs de la diversité de la province à tous les niveaux.

5.2. Des politiques et pratiques efficaces en matière de gestion des ressources humaines (RH) permettent de bâtir et d’appuyer la capacité et la productivité de la main-d’œuvre. Elles sont appuyées par des pouvoirs et des compétences de nature législative. Le Conseil de gestion du gouvernement (CGG) est habilité à publier des directives afin :

• de créer des catégories de postes et de définir les devoirs et les compétences associés à ces postes;
• de fixer le salaire ou l’échelle salariale et d’autres types de rémunérations, y compris les avantages sociaux;
• d’énoncer d’autres conditions^{footnote 1[1]}.

5.3. CGG est habilité ^{footnote 2[2]} à déléguer ces pouvoirs à la Commission de la fonction publique (CFP)^{footnote 3[3]}, et il lui a délégué certains de ces pouvoirs. La CFP est autorisée^{footnote 4[4]} à publier des directives en vue de la gestion et de l’administration efficaces des RH relativement aux fonctionnaires nommés pour travailler pour elle. La présente directive :

• établit le cadre stratégique de gestion des RH;
• renforce le rôle du CGG et de la CFP dans l’adoption de directives pour fixer les conditions d’emploi ou pour la gestion et l’administration efficaces des fonctionnaires conformément à la partie III de la LFPO;
• est appuyée par des politiques et des ressources d’entreprise et de RH conçues pour fournir des lignes directrices sur des thèmes précis relatifs à la gestion des RH.

5.4. Le cadre stratégique crée une approche d’entreprise systématique à la gestion des RH et à la gestion et à la résolution des problèmes touchant la main-d’œuvre et le milieu de travail dans un environnement en perpétuel changement.

5.5. L’approche d’entreprise à la gestion des RH comprend les éléments suivants :

1. gouvernance et obligation de rendre compte – ligne directrice portant sur les rôles, les responsabilités et la délégation de pouvoir connexe relativement au processus décisionnel en matière de RH;
2. conduite éthique et professionnelle – ligne directrice portant sur le respect des éléments du cadre éthique de la LFPO et des pratiques professionnelles exemplaires;
3. culture organisationnelle – ligne directrice portant sur le leadership et la création d’un milieu de travail inclusif et accessible;
4. emploi – ligne directrice portant sur le cycle d’emploi (recherche, recrutement, nomination, assignation, ajustement et séparation);
5. rémunération – ligne directrice portant sur la conception de l’organisation, l’évaluation de l’emploi, la classification, le salaire, les avantages sociaux et la retraite;
6. gestion du talent – ligne directrice portant sur :
   • le soutien, le perfectionnement et l’assistance du personnel;
   • l’engagement et la rétention du personnel;
   • la planification de la succession.
7. santé, sécurité et bien-être – ligne directrice portant sur la santé, la sécurité et le bien-être dans le milieu de travail;
8. relations avec le personnel – activités liées aux relations entre le syndicat et la direction, la négociation collective et l’administration des conventions collectives.

6.0. Objectif

La présente directive définit le modèle de gouvernance et le cadre stratégique relatifs à la gestion d’entreprise des RH.

7.0. Application et portée

7.1. La présente directive s'applique à toutes les phases et à tous les aspects de la gestion des RH à l’égard des fonctionnaires nommés pour travailler dans des ministères ou des organismes publics rattachés à la Commission (OPRC) en vertu de l’article 32 de la LFPO.

7.2. Les dispositions de la présente directive s'appliquent à toutes les autres directives et politiques en matière de RH.

7.3. Aux fins de la présente directive et de toutes les autres directives et politiques en matière de RH, l’ordre^{footnote 5[5]} des actes de politique en matière de RH est le suivant :

directive : principes directeurs fondamentaux, exigences à caractère obligatoire et responsabilités des fonctionnaires;

politique : ligne directrice, pratique ou procédure à caractère obligatoire portant sur un thème, un domaine d’activités ou un processus d’activités précis. Elle comprend des principes, des exigences à caractère obligatoire et des responsabilités visant un thème précis;

ligne directrice : pratiques exemplaires relatives à un thème, à un domaine d’activité ou à un processus d’activités précis.

7.4. Les exigences et responsabilités décrites dans les directives et dans les politiques lient les fonctionnaires.

7.5. L’expression « pouvoirs délégués » désigne les pouvoirs et fonctions de la LFPO visés par la présente directive. L’expression « tâches assignées » désigne les responsabilités qui ne découlent pas d’une délégation prévue par la loi.

7.6. En cas de divergence entre la présente directive et :

• une disposition connexe de la législation applicable, la législation prévaut;
• une disposition connexe d’une convention collective applicable, la convention collective prévaut;
• une autre directive ou politique connexe en matière de RH autre que la partie concernant la suspension et le congédiement de la politique en matière d’emploi, la présente directive prévaut.

7.7. Dans la présente directive, l’expression « sous-ministre » désigne un sous-ministre ou une personne qui a été délégué ou assigné pour exécuter les pouvoirs ou fonctions conformément aux délégations de pouvoir en matière de RH de la CFP et du ministère ou de l' OPRC, le cas échéant.

8.0. Principes

8.1. Une fonction publique moderne :

• agit comme un employeur unique^{footnote 6[6]}, à l’aide d’outils de planification et de mise en œuvre en matière de gestion des RH intégrés dans l’ensemble de l’organisation;
• intègre la gestion des RH dans le processus de planification des activités en tant que partie intégrante;
• valorise, reconnaît et récompense les contributions du personnel;
• communique clairement et de manière cohérente l’importance de la diversité, de l’inclusion et de l’accessibilité et son engagement envers ces valeurs;
• dispose de structures de gouvernance qui équilibrent les responsabilités;
• est appuyée par des mécanismes de responsabilisation.

8.2. Le cadre d’éthique et d’emploi de la LFPO établit les fondements des politiques et des pratiques en matière de gestion des RH.

8.3. Les décisions en matière de gestion des RH sont prises conformément aux valeurs organisationnelles de la FPO^{footnote 7[7]}, soit :

• confiance
• équité
• diversité
• excellence
• créativité
• collaboration
• efficacité
• souplesse

et aux éléments des nouvelles méthodes de contrôle :

• comportement éthique
• gestion réfléchie des risques
• hiérarchie claire des responsabilités
• bonne gestion des ressources
• déclaration et évaluation des résultats par rapport aux objectifs énoncés^{footnote 8[8]}.

8.4. Les directives, politiques, lignes directrices et pratiques en matière de gestion des RH visent à bâtir un milieu de travail inclusif et accessible, sans discrimination ni harcèlement.

8.5. Une gestion des RH efficace est possible en cultivant une relation constructive et harmonieuse avec les agents de négociation.

8.6. Une gestion des RH efficace qui informe, motive et soutient le personnel est cruciale pour maintenir la productivité et la qualité de la prestation des services de la fonction publique.

8.7. La FPO applique des principes rigoureux de protection des renseignements personnels dans son approche relativement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels concernant les membres de son personnel.

8.8. La documentation, la conservation, l’affichage et la déclaration de renseignements relativement aux RH doivent être réalisés conformément à la législation pertinente et aux directives et politiques connexes.

8.9. Le respect de la politique est essentiel pour assurer une gestion efficace des RH.

9.0. Exigences obligatoires

9.1. Le CGG et la CFP doivent :

• veiller à ce que les plans, directives, politiques, actes de délégation et autres mécanismes de gouvernance en matière de RH soient à jour et soient communiqués clairement à l’organisation;
• s'assurer qu'une archive est établie pour l’entreposage et la conservation des directives et des politiques adoptées conformément à la LFPO.

9.2. Le personnel doit respecter tous les éléments du cadre d’éthique et d’emploi et s'y conformer :

• serments d’allégeance^{footnote 9[9]} et professionnels^{footnote 10[10]}
• règles en matière de conflits d’intérêts^{footnote 11[11]}
• divulgation d’actes répréhensibles^{footnote 12[12]}
• droits et restrictions concernant les activités politiques^{footnote 13[13]}.

9.3. Toutes les autres directives, politiques et lignes directrices en matière de RH doivent :

• s'aligner sur la présente directive;
• être accessibles, à jour et communiquées clairement à l’organisation;
• être vérifiées, examinées et mises à jour régulièrement.

10.0. Responsabilités

Les responsabilités suivantes s'appliquent à toutes les directives et politiques en matière de RH adoptées conformément à la LFPO.

Employés

10.1. Respectent :

• les exigences et obligations énoncées dans la LFPO et ses règlements;
• le Code des droits de la personne, la Loi sur la santé et la sécurité au travail et la réglementation afférente;
• les directives, politiques et lignes directrices en matière de RH et les dispositions pertinentes de la convention collective.

10.2. Contribuent à ce que le milieu de travail soit inclusif, accessible et exempt de discrimination et de harcèlement.

10.3. Comprennent et respectent les devoirs et responsabilités rattachés à leur poste, y compris les devoirs leur incombant aux termes des directives et des politiques en matière de RH, et fournissent aux gestionnaires les renseignements exigés par ces directives et ces politiques.

10.4. Comprennent que les membres du personnel reconnus comme ayant contrevenu à une directive ou à une politique en matière de RH peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu'au congédiement, conformément aux principes de discipline progressive.

10.5. Respectent leurs engagements en matière de rendement et gèrent leur développement personnel et leur plan de carrière en collaboration avec leur chef.

10.6. Participent aux programmes de formation obligatoires et aux activités de sensibilisation liés à la LFPO et aux directives et politiques en matière de RH.

Chefs

10.7. Assument toutes les responsabilités des employés décrites aux paragraphes 9.1 à 9.6.

10.8. Véhiculent les valeurs de l’organisation et les pratiques exemplaires de gestion des RH dans l’exercice de leurs responsabilités de gestion.

10.9. Inspirent, conseillent et dirigent le personnel afin d’obtenir des résultats, et donnent des commentaires constructifs.

10.10. Mettent en œuvre des plans, des directives et des politiques en matière de RH et appliquent les dispositions pertinentes de la convention collective.

10.11. Définissent les obligations de reddition de compte, les devoirs et les responsabilités de chaque employé de manière claire et précise, tout en insistant sur l’importance et les incidences du respect par le personnel des directives et des politiques en matière de RH.

10.12. Documentent et conservent les dossiers appropriés, conformément aux règles sur la confidentialité.

10.13. Instaurent un milieu de travail inclusif, accessible et exempt de discrimination et de harcèlement.

Responsables des RH (directeur, Unité des activités stratégiques du ministère)

10.14. Agissent à titre de responsable de la stratégie au moment de la conception, de l’élaboration et de la mise en œuvre des systèmes, processus, initiatives et pratiques exemplaires en matière de RH du ministère qui appuient les cadres d’éthique et d’emploi en vertu de la LFPO ainsi que des directives et politiques dans ce domaine.

10.15. Appuient le sous-ministre dans le cadre des initiatives du ministère sur la gestion du talent et du rendement.

10.16. Appuient les cadres supérieurs relativement aux obligations de gestion des RH.

10.17. Agissent à titre d’agent de liaison entre la Direction des programmes et des services aux cadres et le ministère en fournissant aux cadres supérieurs des conseils, des orientations, de la formation, des renseignements, des avis et du soutien.

10.18. Agissent à titre de responsable de la stratégie pour appuyer le mandat du ministère des Services gouvernementaux dans les négociations relatives à la convention collective.

10.19. Établissent des mécanismes afin de permettre aux cadres supérieurs et au personnel de se conformer aux exigences obligatoires énoncées dans les directives et les politiques et aux obligations connexes en matière de gestion des RH.

10.20. Fournissent régulièrement une rétroaction à RHOntario au sujet des améliorations aux directives, aux politiques et aux lignes directrices en matière de RH.

Sous-ministres, présidents et délégués prescrits de la CFP des OPRC

10.21. Assurent la direction du ministère en ce qui a trait à :

• l’établissement de mécanismes de sensibilisation, de formation et de conformité du personnel relativement aux exigences des cadres d’éthique et d’emploi en vertu de la LFPO et de l’ensemble des directives, politiques, lignes directrices et conventions collectives;
• la prestation aux cadres de la capacité, du soutien et du pouvoir délégué nécessaires pour répondre aux exigences des directives, politiques, lignes directrices et conventions collectives en matière de RH dans le but d’atteindre les objectifs opérationnels;
• l’instauration et le maintien d’un milieu de travail inclusif, accessible et exempt de discrimination et de harcèlement, conformément au Code des droits de la personne, à la Loi sur la santé et la sécurité au travail, à la réglementation afférente et à toute autre législation pertinente à laquelle la Couronne est assujettie.

10.22. Bâtissent et appuient la capacité de l’organisation et élaborent des stratégies en matière de RH afin d’atteindre les objectifs opérationnels et de répondre aux priorités de l’organisation.

10.23. Lorsqu'il y a un délégué prescrit de la CFP, le président et le sous-ministre se consultent pour exercer les fonctions déléguées ou assignées en matière de RH à l’égard du délégué de la CFP.

RHOntario, ministère des Services gouvernementaux

Politique en matière de RH et planification de la main-d’œuvre

10.24. Établit les cadres contractuels, juridiques et stratégiques pour la gestion des RH afin d’atteindre les objectifs du gouvernement.

10.25. Cible et réduit les risques potentiels associés à l’employeur relativement à la gestion des RH en fournissant des conseils sur la politique en matière de RH et relativement à l’interprétation des directives et des politiques à l’intention du CGG, de la CFP et des cadres, et établit un calendrier pour l’examen périodique des directives, des politiques et des lignes directrices en matière de RH.

10.26. Élabore et interprète les directives, les politiques et les lignes directrices en matière de RH, notamment au sujet de l’emploi, de la rémunération, de la gestion du rendement, de la santé, de la sécurité et de la prévention du harcèlement en milieu de travail et de la discrimination individuelle et systémique.

10.27. Définit les priorités et les capacités organisationnelles en matière de RH à l’aide de plans de gestion intégrée des RH.

10.28. Fournit des outils d’analyse, de déclaration, de communication et de prise de décision relativement à la gestion des équivalents temps plein (ETP) et à la planification de la main-d’œuvre.

10.29. Établit des mesures de rendement et des exigences de déclaration en matière de RH et surveille la mise en application de toutes les directives et politiques.

10.30. Recommande des améliorations aux politiques et à la planification au CGG ou à la CFP, le cas échéant.

Relations avec les employés

10.31. Négocie et assure la liaison avec les agents de négociation relativement aux conditions d’emploi des employés syndiqués et veille à ce que les dispositions de la directive sur la divulgation de l’information confidentielle aux agents négociateurs soient respectées.

10.32. Représente les intérêts de l’employeur dans les conflits de travail, les griefs et les comités mixtes du syndicat et de la direction.

10.33. Élabore et gère les protocoles et les processus de sécurité du personnel.

10.34. Élabore et administre les programmes de santé, de sécurité et de bien-être du personnel.

Services de RH^{footnote 14[14]}

10.35. Fournit un soutien relatif au système centralisé des processus opérationnels de gestion intégrée des RH.

10.36. Assure la liaison entre les experts en matière de RH de RHOntario et le responsable ou l’employé dans le cadre de l’interprétation et de la prestation de conseils et de directives.

10.37. Fournit des services de première ligne de recrutement et de conseils en matière de RH aux cadres.

10.38. Gère les programmes et les services à l’intention de la direction.

10.39. Gère les programmes à l’intention des jeunes et des nouveaux professionnels.

Éducation et formation

10.40. Fournit de la formation, des renseignements, des conseils et du soutien aux cadres.

10.41. Fournit des renseignements et des services d’accompagnement au personnel.

10.42. Assure la direction dans l’établissement et le maintien des programmes d’éducation et de formation.

Engagement du personnel

10.43. Assure le leadership dans l’établissement et le maintien de mécanismes et de mesures de soutien connexes visant à renforcer la capacité de la main-d’œuvre et la mobilisation du personnel.

Commission de la fonction publique

10.44. Exerce un leadership en :

• assurant la surveillance stratégique en vue d’une gestion efficace des RH au sein de la FPO;
• établissant les valeurs de l’organisation et les modes de promotion et d’intégration;
• veillant à ce que les plans, directives, politiques, actes de délégation et autres mécanismes de gouvernance en matière de RH soient à jour et soient communiqués clairement à l’organisation.

10.45. Publie toutes les directives et politiques en vue d’une gestion et d’une administration efficaces des RH.

10.46. Veille à l’impartialité des nominations.

10.47. Présente des recommandations au CGG au sujet des directives et des politiques en matière de RH qui nécessitent l’approbation du CGG.

10.48. Établit une archive pour l’entreposage et la conservation des directives de la CFP^{footnote 15[15]}.

10.49. Oblige les sous-ministres, présidents ou délégués prescrits de la CFP (le cas échéant) à rendre compte de la mise en œuvre efficace des directives et des politiques.

Secrétaire du Conseil de gestion du gouvernement

10.50. Recommande au CGG :

• les directives et politiques en matière de RH relatives aux salaires ou à l’échelle salariale;
• d’autres conditions d’emploi, y compris les conventions collectives négociées;
• les niveaux d'ETP pour les ministères.

10.51. Transmet les décisions du CGG aux sous-ministres.

Secrétaire du Conseil des ministres

10.52. Transmet les décisions du Conseil des ministres aux sous-ministres.

10.53. Gère le rendement des sous-ministres.

Conseil de gestion du gouvernement

10.54. Publie toutes les directives et politiques du CGG en matière de RH.

10.55. Établit une archive pour l’entreposage et la conservation des directives du CGG.^{footnote 16[16]}

Renseignements

Pour en savoir plus, veuillez communiquer avec :

Direction des politiques et de la planification des RH

Division de la gestion des RH et des politiques générales

RHOntario, ministère des Services gouvernementaux

Appendice A – Révisions de la directive

Appendice B – Définitions

Accessible

Ce qui est facilement atteint ou obtenu; une installation dans laquelle il est facile d’entrer; qui ne constitue pas un obstacle pour les personnes handicapées.

Organisme public rattaché à la Commission

Un organisme public prescrit à titre d’organisme public rattaché à la Commission en vertu de l'alinéa 8(1.1)b) de la LFPO, et qui relève donc de la compétence de la Commission de la fonction publique.

Sous-ministre

Dans la présente directive, relativement à un pouvoir ou une fonction exercé par un sous-ministre :

• un sous-ministre ou une personne qui a été délégué ou assigné pour exécuter les pouvoirs et fonctions conformément aux délégations de la Commission de la fonction publique et du ministère ou de l’organisme public rattaché à la Commission, le cas échéant.

Diversité

La présence d’une grande variété de qualités et de caractéristiques humaines au sein d’un groupe ou d’une organisation. Les dimensions de la diversité comprennent notamment l’âge, le genre, la race, l’ethnicité, les capacités physiques et intellectuelles, la religion, l’orientation sexuelle, les études et l’expertise.

Entreprise

La fonction publique de l’Ontario, y compris les ministères et les organismes publics rattachés à la Commission.

Cadre stratégique de gestion des RH

Cadre portant sur la formulation, l’élaboration et la gestion de problèmes d’entreprise touchant la main-d’œuvre et le milieu de travail. Éléments du cadre :

a) gouvernance et obligation de rendre compte – ligne directrice portant sur les rôles, les responsabilités et la délégation de pouvoir connexe relativement au processus décisionnel en matière de RH

b) conduite éthique et professionnelle – ligne directrice portant sur le respect des éléments du cadre éthique en vertu de la LFPO et des pratiques professionnelles exemplaires

c) culture organisationnelle – ligne directrice portant sur le leadership et la création d’un milieu de travail inclusif et accessible

d) emploi – ligne directrice portant sur le cycle d’emploi (recherche, recrutement, nomination, assignation, réaffectation et séparation)

e) rémunération – ligne directrice portant sur la conception de l’organisation, l’évaluation de l’emploi, la classification, le salaire, les avantages sociaux et la retraite

f) gestion du talent – ligne directrice portant sur :

• le soutien, le perfectionnement et l’assistance du personnel,
• l’engagement et la rétention du personnel,
• la planification de la succession

g) santé, sécurité et bien-être – ligne directrice portant sur la santé, la sécurité et le bien-être dans le milieu de travail

h) relations avec le personnel – activités liées aux relations entre le syndicat et la direction, la négociation collective et l’administration des conventions collectives

Inclusif

Un environnement qui accepte, utilise, accommode et apprécie les talents, les compétences, les capacités, les perspectives et les styles de direction de tous les membres du personnel et les clients, y compris tous les aspects de leur diversité.

Fonctionnaire ou délégué prescrit de la CFP

La personne prescrite dans le Règlement de l’Ontario 148/10 adopté en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario afin que des pouvoirs et fonctions en matière de RH lui soient délégués pour gérer le personnel d’un organisme public rattaché à la Commission. Cette personne peut aussi être appelée « délégué de la CFP ».

Organisme public

Entité prescrite à titre d’organisme public en vertu de l’alinéa 8(1.1)a) de la LFPO (comprend la plupart des conseils et commissions classifiés).

Commission de la fonction publique

Entité constituée en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario et dotée de pouvoirs et fonctions à l’égard des fonctionnaires, comme le prévoit la Loi.

Secrétaire du Conseil des ministres

Greffier du Conseil exécutif et chef de la fonction publique de l’Ontario.

Appendice C – Cadre stratégique de gestion des RH

La Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario régit la gestion des ressources humaines (RH) de la fonction publique de l’Ontario (FPO). Reflétant les valeurs de la FPO, le cadre stratégique de gestion des RH comprend les éléments suivants :

• gouvernance et obligation de rendre compte;
• conduite éthique et professionnelle;
• culture organisationnelle;
• rémunération;
• emploi;
• gestion du talent;
• relations avec le personnel;
• santé, sécurité et bien-être.

Le cadre repose sur des directives, politiques et procédures en matière de RH qui sont mises en application par le biais de programmes variés mis en œuvre non seulement à l’échelle organisationnelle mais aussi au sein de ministères et d’organismes publics rattachés à la Commission.

Le cadre stratégique de gestion des RH est maintenu et renouvelé en parallèle à un cycle d’établissement de politiques, d’application et de conformité des programmes, de vérifications de la conformité aux politiques, d’évaluations et de révisions des politiques.