Directive sur les conflits d’intérêt relative aux collèges d’arts appliqués et de technologie

Vue d’ensemble

La présente directive exécutoire vise à protéger l’intégrité et les normes éthiques des conseils d’administration des collèges et, chose tout aussi importante, à protéger l’intégrité de tout membre de conseil d’administration qui risque d’être en conflit d’intérêts.

L’objectif de toute politique sur les conflits d’intérêts consiste à aider les membres de conseil d’administration à s’acquitter de leurs responsabilités dans l’intérêt du public et à adopter des normes personnelles élevées en matière de responsabilité morale, de caractère et d’éthique. L’objectif est aussi de protéger l’intégrité du conseil d’administration dans son ensemble.

La présente directive obligatoire est publiée en vertu de la Loi de 2002 sur les collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario qui habilite le ministre des Collèges et Universités (anciennement le ministre de la Formation et des Collèges et Universités) à publier des directives obligatoires en matière de politique concernant la façon dont les collèges doivent s’acquitter de leurs objectifs ou mener leurs opérations.

But et portée

L’objectif de la présente directive exécutoire du ministère sur les conflits d’intérêts consiste à permettre à un conseil d’administration d’un collège de faire ce qui suit :

• aider un membre de conseil à déterminer lorsque son statut de membre peut être utilisé à des fins personnelles ou privées, financières ou autre
• protéger l’intégrité du conseil d’administration dans son ensemble et des membres du conseil qui se conforment aux conditions sur les conflits d’intérêts
• veiller à ce que la nomination ou la mise en candidature d’une personne à un poste au sein du conseil ne soit pas rejetée en raison d’un conflit d’intérêts potentiel
• protéger l’intégrité et les normes éthiques des conseils d’administration des collèges et, chose tout aussi importante, de protéger l’intégrité de tout membre de conseil d’administration qui risque d’être en conflit d’intérêts

La présente directive exécutoire du ministère ne s’applique pas lorsque l’intérêt est tellement faible ou sans importance qu’il ne peut pas raisonnablement être considéré comme pouvant influer sur le membre de conseil d’administration. Elle ne s’applique pas non plus lorsqu’un intérêt financier ou autre est commun à un large groupe dont le membre fait partie (par exemple population étudiante, personnel de soutien, personnel enseignant, personnel administratif).

La présente directive exécutoire ne s’applique pas lorsque l’enjeu est une question d’information générale ou publique.

Principes

Les membres de conseil d’administration doivent agir avec honnêteté et adopter des normes éthiques supérieures.

Les membres de conseil d’administration sont tenus de s’acquitter de leurs fonctions officielles et de se conduire de façon à résister à l’examen approfondi du public, car les collèges font partie du secteur parapublic et subissent un examen plus minutieux de la part du public que les organismes privés.

À l’exception des intérêts permis en vertu de la présente directive exécutoire, des lois ou des règlements, les membres de conseil d’administration ne doivent avoir aucun intérêt privé qui pourrait être touché particulièrement ou notablement par les décisions ou les mesures du collège auxquelles ils prennent part.

Dès leur nomination, les membres de conseil d’administration doivent prendre les mesures nécessaires pour éviter que leurs intérêts privés n’engendrent un conflit d’intérêts. En cas de conflit d’intérêts entre les intérêts privés et les fonctions officielles d’un membre de conseil d’administration, le conflit sera résolu en faveur de l’intérêt public.

Chaque membre de conseil d’administration, quelle que soit la façon dont il est devenu membre, doit avant tout veiller au bien-être de l’établissement et doit fonctionner principalement comme membre du conseil, et non pas comme membre représentant un groupe précis.

Glossaire

conflit d’intérêts réel :

Situation dans laquelle un membre de conseil d’administration a des intérêts privés ou personnels suffisamment liés à ses fonctions et responsabilités en tant que membre de conseil pour influer sur l’exercice de ces fonctions et responsabilités.

membre ou membre de conseil d’administration :

Membre du conseil d’administration d’un collège.

membre interne :

Membre de la population étudiante, du personnel enseignant, du personnel administratif ou du personnel de soutien élu au conseil d’administration du collège par le groupe en question, conformément aux procédures et aux conditions établies par le conseil d’administration, en consultation avec les étudiants et le personnel du collège. La présidente ou le président du collège est également membre interne en raison de son poste au sein du collège.

conflit d’intérêts perçu :

Situation dans laquelle des personnes raisonnablement bien informées pourraient penser avec raison qu’un membre de conseil d’administration est en conflit d’intérêts réel, même si ce n’est pas le cas en réalité.

conflit d’intérêts potentiel :

Situation dans laquelle un membre de conseil d’administration a des intérêts privés ou personnels qui pourraient influer sur l’exercice de ses fonctions ou responsabilités, avant que cette personne n’exerce ces fonctions ou responsabilités.

Directive exécutoire

1. Il y a conflit d’intérêts lorsque les intérêts privés ou personnels d’un membre de conseil d’administration prennent le dessus sur ses fonctions et responsabilités officielles en tant que membre du conseil d’administration du collège ou leur font concurrence. Il peut s’agir d’un conflit d’intérêts réel, perçu ou potentiel de nature financière ou autre.
2. Chaque année, tous les membres de conseil d’administration doivent remplir un formulaire de déclaration de conflit d’intérêts qui sera examiné par la présidente ou le président du conseil.
3.  Au début de chaque réunion du conseil, la présidente ou le président du conseil d’administration doit demander s’il y a un membre qui est en conflit d’intérêts à l’égard d’un point à l’ordre du jour et faire consigner la réponse dans le procès-verbal.
   • Lorsqu’un point à l’ordre du jour est discuté dans la partie publique de la réunion du conseil d’administration, le membre ayant un conflit d’intérêts réel peut rester dans la salle pendant la discussion sans participer au vote sur ce point. Le procès-verbal doit mentionner que le membre en conflit d’intérêts est resté dans la salle pendant la discussion, mais qu’il n’a pas voté sur le point. Dans le cas où la question est traitée dans la partie à huis clos de la réunion, le membre doit se retirer pendant la discussion ou le vote sur la question, et le procès-verbal doit le préciser.
   • Lorsque le conflit d’intérêts est perçu ou potentiel, le conseil d’administration décide si le membre doit rester pour les discussions et les votes sur les points à l’ordre du jour. Le procès-verbal doit en faire état.
4. Lorsqu’il est impossible d’éviter un conflit d’intérêts, le membre doit déclarer le conflit d’intérêts dès que possible et, au même moment, doit déclarer la nature générale du conflit. La déclaration d’un conflit d’intérêts avant la tenue d’une réunion du conseil doit être faite à la présidente ou au président du conseil, et le conseil doit en être informé.
   • Lorsqu’un membre ne sait pas s’il est en conflit d’intérêts ou non, il doit soumettre la question de conflit d’intérêts perçu ou potentiel au conseil, et ce dernier doit déterminer, à la majorité des voix, s’il y a ou non conflit d’intérêts. Le membre en question doit s’abstenir de voter sur la question de savoir s’il y a ou non conflit d’intérêts.
5. Lorsqu’un conflit d’intérêts est découvert après l’examen de la question, ce conflit doit être déclaré au conseil d’administration et être consigné comme il se doit dès que possible. S’il détermine que la participation du membre a influencé la décision sur cette question, le conseil doit réexaminer la question et peut annuler, modifier ou confirmer sa décision.
6. Tout membre du conseil d’administration qui perçoit qu’un autre membre est en conflit d’intérêts à propos d’une question à l’examen doit exprimer cette préoccupation à la présidente ou au président du conseil. La présidente ou le président doit, à son tour, discuter de cette question avec le membre perçu comme étant en conflit d’intérêts et, le cas échéant, en rediscuter avec le membre qui a signalé ce conflit. Si les discussions n’aboutissent à aucune solution, la question doit être portée à l’attention du conseil et ce dernier doit décider, à la majorité des voix, s’il y a conflit d’intérêts ou non. Le membre qui est perçu comme étant en conflit d’intérêts doit s’abstenir de voter.
7. Lorsqu’un membre ne respecte pas la présente directive exécutoire, à moins qu’il s’agisse d’une erreur de jugement commise de bonne foi, le conseil doit :
   • adresser une réprimande verbale ou adresser une réprimande par écrit
   • exiger la démission du membre ou destituer le membre en ayant recours aux processus prévus dans les règlements du conseil.
     Veuillez noter que les personnes nommées par le lieutenant-gouverneur en conseil ne peuvent être destituées par le conseil. Si le membre a été nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil, la présidente ou le président du conseil d’administration doit en informer le ministre.
8. Chaque présidente ou président du conseil d’administration doit soumettre annuellement au ministère une attestation pour confirmer la conformité du conseil avec la présente directive exécutoire.

Résumé des responsabilités

Collèges d’arts appliqués et de technologie

Le conseil d’administration doit :

• commencer chaque réunion en demandant aux membres de divulguer leurs conflits d’intérêts réels, potentiels ou perçus
• veiller à ce que les membres remplissent chaque année un formulaire de déclaration de conflit d’intérêts et à ce que les formulaires soient examinés par la présidente ou le président du conseil d’administration
• soumettre annuellement au ministère une attestation pour confirmer la conformité du conseil d’administration avec la présente directive exécutoire

Ministère des Collèges et Universités

Le ministère doit :

• tenir à jour une directive exécutoire pertinente sur les conflits d’intérêts
• réviser, de façon régulière et opportune, en consultation avec les conseils d’administration des collèges, l’efficacité de cette directive exécutoire et diffuser les modifications apportées à la directive, au besoin
• recueillir chaque année auprès des conseils d’administration des collèges les attestations de conformité avec la présente directive exécutoire

Exemples

Les conflits d’intérêts sont un problème que tous les conseils d’administration doivent gérer de façon proactive. La présente directive exécutoire vise à promouvoir une approche uniforme à l’égard des situations de conflit d’intérêts dans le système collégial et à établir les normes que les collèges doivent respecter en tant qu’établissements du secteur public.

Voici des exemples de situations où des conflits d’intérêts surviennent dans le cadre du fonctionnement d’un conseil d’administration de collège ainsi que des suggestions de pratiques exemplaires pour résoudre ces situations.

La liste qui suit n’est pas exhaustive. Elle donne plutôt des lignes directrices aux collèges afin d’aider les conseils d’administration à gérer les situations de conflit d’intérêts et d’uniformiser autant que possible l’application de la présente directive exécutoire à l’échelle collégiale.

1. Exemples de situations de conflit d’intérêts réel pour les membres internes

Un conflit d’intérêts pour un membre interne représentant la population étudiante serait, par exemple, un point à l’ordre du jour sur l’augmentation des droits de scolarité du programme auquel ce membre est inscrit.

Un conflit d’intérêts pour un membre interne représentant le personnel enseignant serait, par exemple, un point à l’ordre du jour portant sur la décision d’éliminer le programme dans lequel ce membre enseigne.

Un autre exemple serait qu’un membre du personnel participe à une discussion sur la transmission de renseignements confidentiels à la partie patronale dans le cadre de la négociation d’une nouvelle convention collective avec l’unité de négociation dont le membre fait partie.

Il n’y a pas de conflit d’intérêts si l’augmentation des droits de scolarité est de nature générale ou si la position discutée en ce qui concerne la négociation collective est une information publique, comme lorsque la discussion a lieu pendant la partie publique de la réunion du conseil.

2. Membres internes représentant le personnel enseignant, le personnel de soutien ou les cadres supérieurs et participant à l’évaluation ou à l’examen du rendement de la présidente ou du président

Il s’agit d’un exemple de conflit d’intérêts perçu ou potentiel. Il incombe au conseil d’administration de déterminer comment procéder. Le ministère recommande que les conseils d’administration des collèges discutent de la question et établissent un protocole ou une approche à utiliser avant qu’une telle situation survienne.

Les collèges ont l’habitude de faire participer leur personnel à l’évaluation de la présidente ou du président par l’utilisation de diverses méthodes, comme les sondages anonymes dont les résultats sont compilés électroniquement. Participer à une discussion sur les résultats d’un tel sondage ne constitue pas une situation de conflit d’intérêts. En effet, comme il est mentionné dans la section But et portée de la présente directive exécutoire, il ne s’agit pas d’un conflit d’intérêts lorsqu’un intérêt financier ou autre est commun à un large groupe dont le membre fait partie.

Il n’est pas dans l’intérêt du collège de faire participer son personnel à la rédaction ou à la présentation de l’évaluation de la présidente ou du président.

3. Étudiante ou étudiant participant à l’évaluation ou à l’examen du rendement de la présidente ou du président

Le ministère recommande aux conseils d’administration de discuter de la question des conflits d’intérêts perçus ou potentiels à l’avance et d’appliquer des principes semblables à ceux mentionnés dans le deuxième exemple ci-dessus concernant d’autres membres internes.

4. Conflit d’intérêts réel concernant l’évaluation ou l’examen du rendement de la présidente ou du président

La participation de la présidente ou du président serait considérée comme étant un conflit d’intérêts réel si le sujet traité ou les décisions prises concernent directement ou indirectement sa rémunération, ses avantages accessoires ou ses avantages sociaux. La présidente ou le président ne doit d’aucune façon participer à ces discussions ni y assister. Il est possible que le conseil d’administration doive demander des renseignements à la présidente ou au président pour l’aider à délibérer. Ces demandes doivent être de nature générale ou porter sur la transmission de renseignements liés au rendement concernant la réussite de la présidente ou du président à respecter les objectifs convenus. Les demandes ne doivent en aucun cas influer directement ou indirectement sur les décisions prises au sujet de sa rémunération, de ses avantages accessoires ou de ses avantages sociaux.

5. Autre membre du conseil d'administration que moi en conflit d'intérêts sans l'avoir déclaré

Il incombe à la présidente ou au président du conseil d’administration de demander si les membres ont un conflit d’intérêts à déclarer en ce qui concerne l’ordre du jour et de consigner les conflits d’intérêts dans le procès-verbal.

Chaque membre du conseil d’administration doit déclarer le plus tôt possible tout conflit d’intérêts le concernant et la nature générale de celui-ci. La déclaration d’un conflit d’intérêts avant la tenue d’une réunion du conseil doit être faite à la présidente ou au président du conseil. Il incombe au membre se trouvant en conflit d’intérêts ou encore à la présidente ou au président de déclarer ce conflit à la réunion du conseil d’administration.

Si un membre ne déclare pas son conflit d’intérêts et que d’autres membres du conseil croient qu’il y en a un, la section F de la présente directive exécutoire énonce qu’il incombe aux personnes qui perçoivent un conflit d’intérêts de soumettre la question à la présidente ou au président. Il incombe alors à la présidente ou au président de discuter du conflit d’intérêts avec le membre perçu comme étant en conflit d’intérêts. Si la présidente ou le président et le membre ne parviennent pas à résoudre la question, celle-ci doit être portée à l’attention du conseil en entier, qui doit décider s’il y a ou non conflit d’intérêts à la majorité des voix.

6. Consignation des déclarations de conflits d’intérêts dans les procès-verbaux du conseil d’administration

La consignation des déclarations de conflits d’intérêts contribue à protéger l’intégrité de chaque membre et du conseil dans son ensemble et constitue un document public. Lorsqu’un membre se trouvant en conflit d’intérêts ne participe pas aux discussions ou ne vote pas sur une question, ou lorsqu’un tel membre quitte la salle, le procès-verbal doit le mentionner.

7. Membre quittant la salle après avoir déclaré un conflit d’intérêts

Comme mentionné à la section C de la présente directive exécutoire, la nature du conflit d’intérêts et le caractère public ou privé de la réunion détermineront si le membre du conseil doit rester dans la salle. Lorsqu’un membre du conseil a des intérêts privés ou personnels suffisamment liés à ses fonctions et responsabilités de membre pour influer sur l’exercice de ces fonctions et responsabilités, ce membre est en conflit d’intérêts. Dans un tel cas, si la réunion du conseil se tient à huis clos, la directive exécutoire exige que le membre ne participe pas aux discussions et quitte la salle. Dans la partie publique de la réunion, le membre peut rester dans la salle, mais ne peut pas voter.

Lorsqu’un conflit d’intérêts perçu ou potentiel est déclaré dans une séance à huis clos, le conseil décidera si la personne concernée doit rester dans la salle.

8. Membre du conseil d’administration possédant une entreprise et présentant une soumission au collège dans le cadre d’un appel d’offres

Un membre du conseil d’administration peut présenter une soumission au collège dans le cadre d’un appel d’offres. Cependant, dès que le membre sait que son entreprise pourrait présenter une soumission, il doit en faire part à la présidente ou au président du conseil. La situation dans laquelle se trouve le membre pourrait entraîner un conflit d’intérêts perçu ou réel, car le membre pourrait disposer de renseignements auxquels ses concurrents du processus d’appel d’offres n’ont pas accès. Le conseil d’administration devra déterminer la façon de procéder pour garantir un processus ouvert, équitable et transparent.

Si l’entreprise du membre présente une soumission et que le conseil d’administration participe à la prise de décision concernant la soumission, la situation devra être traitée comme une situation de conflit d’intérêts réel.

9. Membre du conseil d’administration posant sa candidature à un poste au collège

Le statut de membre d’une personne pourrait être perçu comme étant un avantage dans le cadre d’un concours pour un poste au collège. Le membre devra démissionner du conseil d’administration avant de poser sa candidature. Un membre ne peut pas poser sa candidature en tant que membre actif du conseil dans l’espoir de protéger son statut de membre du conseil si sa candidature n’est pas retenue pour le poste.

10. Membre du conseil d’administration ou personne de sa famille suivant un cours ou un programme sans payer les droits de scolarité

Les membres du conseil d’administration n’ont droit à aucun avantage personnel découlant de leur participation au conseil.

11. Autorisation de l’achat de souvenirs spéciaux par le conseil d’administration pour les membres sortants du conseil

De petits cadeaux pour services rendus peuvent être offerts aux membres du conseil, à titre de courtoisie. Ces souvenirs doivent respecter les normes habituelles relatives à l’utilisation de fonds publics et pouvoir résister à l’épreuve de l’examen public.

12. Politicienne ou politicien siégeant au conseil d’administration d’un collège

Lorsque les collèges ont été créés, un siège était réservé aux politiciennes ou politiciens municipaux. Cependant, une telle personne peut se trouver en conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu. Le conseil devra bien évaluer la situation et déterminer si les avantages l’emportent sur le fait que, de temps à autre, le membre ne pourra pas participer aux discussions ni voter.

13. Membre devant se retirer de la réunion du conseil d’administration en raison d’un conflit d’intérêts réel – nombre de membres requis devenu insuffisant pour atteindre le quorum

Chaque collège doit obtenir son propre avis juridique sur les questions d’ordre juridique concernant la gouvernance du conseil d’administration. Cependant, la règle générale veut qu’il y ait quorum en cas de vote.

14. Discussion à une réunion du conseil d’administration au sujet de la nomination d’une personne externe à un sous-comité – deux membres du conseil d’administration déclarent qu’ils connaissent cette personne, qu’elle est leur voisine, et demandent s’il s’agit d’un conflit d’intérêts

Il ne s’agit pas d’un conflit d’intérêts, car l’intérêt est faible et ne peut généralement pas être considéré comme pouvant influer sur le membre du conseil. La situation serait différente si la personne était un parent proche ou un associé des membres.