Directive sur les privilèges

1. Objectif

L’objectif de cette directive est d’identifier et d’établir les règles et les principes relatifs aux privilèges.

Le terme privilège fait référence aux privilèges offerts aux individus ou à un groupe d’individus, offre un bénéfice personnel, n'est pas généralement disponible aux autres, et n'est pas nécessaire pour le travail.

Une considération spéciale permise n'est pas considérée comme un privilège puisqu'elle est liée à un besoin pour le travail et pour l’exercice efficace des fonctions d’un individu, et est basée sur une analyse approuvée (voir la section 3.2 pour plus de détails).

2. Application et étendue

Cette directive s'applique aux employés et aux personnes nommées dans :

• tous les ministères, incluant les bureaux des ministres , ^{footnote 1[1]},
• tous les organismes réglementés et
• tous les organismes (c'est-à-dire les entités publiques ) réglementés par la Loi de 2009 sur l’examen des dépenses dans le secteur public.

Cette directive ne s'applique pas à ce qui suit :

• les dispositions des conventions collectives
• les bénéfices assurés
• les items généralement disponibles sur une base non discriminatoire pour tous ou la plupart des employés
  • (p. ex., Programme d’aide aux employés, les régimes de retraite)
• les besoins de santé et de sécurité (p. ex., la fourniture de bottes de travail)
• les accommodations pour l’emploi faites selon les droits de la personne ou des considérations pour l’accessibilité (p. ex., des postes de travail spéciaux, des heures de travail, des congés religieux)
• les Règles régissant le remboursement des dépenses engagées par les ministres, les chefs de l’opposition et autres personnes (liées à la Loi de 2002 sur l’examen des dépenses des ministres et des chefs d’un parti de l’opposition et l’obligation de rendre compte – pour les employés des bureaux des ministres)
• les dépenses incluses dans la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil (pour les ministères, et les agences et organismes réglementés)

Pour les employés et les personnes nommées dans les ministères et dans les organismes réglementés qui sont des organismes publics rattachés à la Commission^{footnote 2[2]}, cette directive ne s'applique pas aux dépenses pertinentes aux directives et aux politiques de la FPO (p. ex., Directive des services de rémunération, Directive sur les dépenses de réinstallation, Politique opérationnelle sur l’apprentissage et le développement de la FPO). Pour les employés des bureaux des ministres, cette directive ne s'applique pas aux dépenses pertinentes aux directives et aux politiques qui les visent.

Les employés et les personnes nommées dans d’autres agences ou organismes devraient consulter leurs ministères, agences ou organismes responsables pour évaluer la validité possible des directives et des politiques de la FPO.

Dans les cas de conflit ou d’incompatibilité, cette directive l’emporte sur un protocole d’entente entre un ministre et le chef d’une agence.

Cette directive ne l’emportera pas sur une loi ou une convention collective.

Principes

• L’argent des contribuables est utilisé prudemment et de façon responsable avec une importance sur la responsabilisation et la transparence.
• Les ministères, agences et organismes sont responsables de l’utilisation des fonds publics.
• Toutes les dépenses appuient les objectifs de travail.

3. Exigences obligatoires

3.1 Aucun privilège n'est permis dans les ministères, les agences ou les organismes.

Le terme privilège fait référence aux privilèges offerts aux individus ou à un groupe d’individus, offre un bénéfice personnel, n'est pas généralement disponible aux autres, et n'est pas nécessaire pour le travail.

Cela signifie que des privilèges tels que ceux qui suivent ne sont permis en aucun cas :

• l’adhésion à des clubs pour la récréation personnelle ou la socialisation tels des clubs d’entraînement, des clubs de golf, ou des clubs sociaux
• des abonnements à des événements culturels ou sportifs
• des indemnités d’habillement qui ne sont pas liées à des exigences de santé et de sécurité, ou spécifiques à un emploi
• l’accès à des cliniques privées de santé – des services médicaux qui ne sont pas offerts par le système de santé provincial ou par les régimes d’assurance collective de l’employeur
• des services de conseil professionnel pour des questions personnelles telles la planification des impôts ou du patrimoine

Ces privilèges ne peuvent pas être fournis de quelconque manière, incluant :

• une lettre d’offre comme promesse de bénéfice,
• un contrat d’emploi ou
• le remboursement d’une dépense.

3.2 Dans des circonstances limitées et exceptionnelles, une considération spéciale pourrait être offerte à un individu ou à un groupe. Une approbation au préalable, soutenue par une analyse, doit être obtenue avant de faire une offre et doit fournir toute considération spéciale à un individu ou à un groupe.

Les privilèges énumérés précédemment dans la section 3.1 ne peuvent être offerts comme considération spéciale en aucun cas.

Une considération spéciale selon cette directive fait référence à un item fourni à un individu ou à un groupe d’individus qui offre un bénéfice personnel, n'est généralement pas disponible aux autres, mais a fait ses preuves à travers une analyse qu'elle est liée à un besoin pour le travail et pour l’exercice efficace des fonctions d’un individu.

Pour plus de renseignements sur le processus d’approbation et les critères pertinents pour une analyse, veuillez lire l’annexe A.

Pour un tableau des niveaux d’approbation nécessaires pour offrir une considération spéciale à un individu ou à un groupe, veuillez lire l’annexe B.

3.3 L’offre d’une considération spéciale doit être bien documentée.

La documentation doit inclure l’analyse approuvée pour aller de l’avant, les modalités de l’arrangement et toutes les dates butoirs appropriées.

Si l’arrangement est pour un individu seulement, il doit y avoir une entente signée par la personne qui approuve et celle qui établit les modalités de la considération spéciale.

3.4 Les renseignements sur toute considération spéciale offerte doivent être rendus publics.

Les renseignements doivent inclure ce qui suit :

• un résumé des considérations spéciales offertes avec un justificatif et
• la période pendant laquelle la considération spéciale sera disponible.

Des renseignements personnels ne devraient pas être fournis.

Ce qui suit offre une direction sur l’endroit où les renseignements devraient être disponibles

Pour les agences ou organismes :

• les renseignements doivent être inclus dans les rapports annuels,
• si un organisme réglementé ne doit pas produire de rapports annuels (p. ex., les organismes consultatifs), l’organisme réglementé doit fournir des renseignements sur toute considération spéciale au ministère responsable pour être inclus dans le Plan annuel axé sur les résultats publié du ministère.

Pour les ministères :

• les renseignements doivent être inclus dans le Plan annuel axé sur les résultats publié,
• les renseignements doivent être inclus pour les agences qui doivent fournir des renseignements sur toute considération spéciale au ministère responsable (voir le texte précédent).

Pour tout renseignement sur l’application de cette directive, veuillez consulter le matériel de référence.

4. Responsabilités

Les employés et les personnes nommées sont responsables de ce qui suit :

• suivre les principes et les règles établies dans cette directive,
• prendre conscience des règles de conflit d’intérêts qui gouvernent leurs ministères, leur bureau de ministre, leur agence ou leur organisme,
• prendre conscience de toutes directives, politiques et lignes directrices pertinentes.

Les superviseurs et les gestionnaires sont responsables de ce qui suit :

• s'assurer que les employés prennent conscience des exigences de cette directive,
• demander une direction sans tarder lorsqu'il y a des questions sur son application.

Les sous-ministres sont responsables de ce qui suit :

• s'assurer que les principes et les règles de cette directive soient mis en œuvre et surveillés, incluant la mise en place de processus qui appuient la directive,
• s'assurer que la directive soit bien appliquée et surveillée,
• s'assurer que toute personne visée par cette directive prenne conscience de ses responsabilités selon cette directive,
• exécuter tout pouvoir délégué et les tâches assignées selon cette directive,
• approuver des demandes pour des considérations spéciales pour des employés, là où cela est approprié, et tel qu'établi dans cette directive.

Les PDG (ou les présidents, le cas échéant) sont responsables de ce qui suit :

• s'assurer que les principes et les règles de cette directive soient mis en œuvre et surveillés, incluant la mise en place de processus qui appuient la directive,
• s'assurer que la directive soit bien appliquée et surveillée,
• s'assurer que toute personne visée par cette directive prenne conscience de ses responsabilités selon cette directive,
• approuver des demandes pour des considérations spéciales pour des employés, là où cela est approprié et tel qu'établi dans cette directive.

Les présidents sont responsables de ce qui suit : :

• s'assurer que les employés et les personnes nommées prennent conscience de leurs responsabilités selon cette directive,
• s'assurer que la directive soit bien appliquée et surveillée.

Le sous-ministre du ministère des Services gouvernementaux est responsable de ce qui suit :

• interpréter cette directive et offrir conseil, orientation, matériel éducatif et renseignements.

Le secrétaire du Conseil de gestion du gouvernement est responsable de ce qui suit :

• spécifier les exigences des rapports, surveiller l’application de la directive et recommander des améliorations,
• exécuter tout pouvoir délégué et les tâches assignées selon cette directive.

Le secrétaire du Conseil du Trésor est responsable de ce qui suit :

• exécuter tout pouvoir délégué et les tâches assignées selon cette directive.

Le secrétaire du Conseil des ministres est responsable de ce qui suit :

• approuver des demandes pour des considérations spéciales qui seront fournies aux sous-ministres tel qu'établi dans cette directive,
• approuver des demandes pour des considérations spéciales qui seront fournies aux employés d’organismes publics rattachés à la Commission tel qu'établi dans cette directive,
• déléguer le pouvoir d’approbation aux sous-ministres ou aux secrétaires du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement tel qu'établi dans cette directive,
• soumettre ses propres demandes pour considération spéciale au premier ministre ou au premier ministre désigné pour approbation.

Le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement (CT/CGG) sont responsables de ce qui suit :

• approuver des demandes pour des considérations spéciales qui seront fournies aux employés des bureaux des ministres tel qu'établi dans cette directive,
• approuver des demandes pour des considérations spéciales qui seront fournies aux présidents et autres personnes nommées tel qu'établi dans cette directive,
• permettre des exemptions de toute cette directive ou de certaines parties.

5. Définitions

Employé de la FPO :

individu nommé comme fonctionnaire selon la partie III de la LFPO. (employés des ministères, incluant les bureaux des ministres et des organismes réglementés qui sont des organismes publics rattachés à la Commission).

Employé d’une agence ou d’un organisme

individu employé par une agence ou un organisme qui n'est pas gouverné par la partie III de la LFPO. (inclut des organismes réglementés et des corporations figurant dans la Loi de 2009 sur l’examen des dépenses dans le secteur public qui ne sont pas des organismes réglementés).

Personne nommée :

une personne nommée par le gouvernement pour entreprendre toute fonction au nom du gouvernement.

Président :

personne nommée comme chef d’une agence ou d’un organisme, redevable au ministre, que le titre de président soit utilisé ou non.

Président-directeur général (PDG) :

chef des opérations dans les agences et organismes.

Organisme réglementé :

Aune entité qui fait partie du gouvernement de l’Ontario, mais ne dépend pas hiérarchiquement d’un ministère et est sujette à la Directive du CT/CGG sur l’établissement et l’obligation de rendre compte des organismes du gouvernement.

Organismes publics rattachés à la Commission :

un organisme réglementé dont les employés sont nommés selon la partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO) (les organismes publics rattachés à la Commission sont régis par règlement selon la LFPO).

Délégation de pouvoir :

une affectation écrite selon laquelle une personne qui a un pouvoir, un devoir, une fonction ou une responsabilité selon cette directive autorise une autre personne (identifiée par son nom ou par le titre de son poste) à exercer ce pouvoir, ce devoir, cette fonction ou cette responsabilité.

Employé :

Organismes :

dans le cadre de cette directive, les corporations figurant dans la Loi de 2009 sur l’examen des dépenses dans le secteur public qui ne sont pas des organismes réglementés.

Privilège :

dans le cadre de cette directive, un privilège offert à un individu ou un groupe d’individus, offre un bénéfice personnel, n'est pas généralement disponible aux autres, et n'est pas nécessaire pour le travail.

Considération spéciale :

une exigence pour le travail pour l’exécution efficace du travail d’un individu, basée sur une analyse approuvée, et disponible seulement dans des circonstances limitées et exceptionnelles.

6. Annexes

6.1 Annexe A : Analyse

Les renseignements suivants établissent l’analyse nécessaire pour demander l’approbation d’une considération spéciale selon cette directive.

Les ministères, les agences et les organismes doivent établir une analyse qui doit inclure au minimum les renseignements suivants :

• la nature de la considération spéciale, incluant les coûts associés ou les ressources nécessaires
• l’identification du besoin qui est satisfait
• la raison pour laquelle le ou les individus nécessitent une considération spéciale pour exécuter leurs fonctions
• tout autre renseignement contextuel pertinent
• identification d’une période de temps (durée du besoin pour le travail). Est-ce temporaire ou continu? Si c'est temporaire, fournir une date d’échéance.
• les options considérées; se limiter à dire qu'il n'y a pas d’autres options n'est pas considéré comme une réponse appropriée
• la raison pour laquelle la considération spéciale proposée est la meilleure ou la plus appropriée des options (p. ex., Quelle est la valeur que cette considération spéciale offre à l’organisme et pourquoi cela offre-t-il une meilleure valeur que les autres options?)
• les répercussions de ne pas aller de l’avant avec la considération spéciale
• évaluation des risques en allant de l’avant ou non
• identification de tout intérêt public ou des médias qui pourrait être généré et toute conséquence possible

Ceux qui approuvent devraient considérer cette demande si elle :

• peut passer le test des vérificateurs et des membres du public
• peut être bien expliquée et documentée
• est juste et équitable
• est raisonnable

Les ministères, les agences et les organismes doivent s'assurer que toutes les approbations appropriées de la gestion aient été obtenues avant de demander l’approbation finale.

Annexe B : Approbations d’une considération spéciale