Vue d'ensemble

eSubmit est un canal électronique sécurisé pour soumettre au ministère de la Santé des documents contenant des renseignements personnels sur la santé.

Utilisez eSubmit pour :

  • soumettre des documents à l’appui de demandes de règlement pour services médicaux (examen manuel)
  • soumettre des demandes d’avis de règlement
  • consulter le statut des réponses aux demandes d’informations supplémentaires
  • consulter le statut d’un billet eSubmit en sélectionnant « Statut de mon billet » dans le menu principal

Soumission de documents à l’appui de demandes de règlement pour services médicaux

eSubmit est un canal électronique sécurisé pour soumettre au ministère de la Santé des documents contenant des renseignements personnels sur la santé. Cela comprend les demandes d’avis de règlement et les documents à l’appui (rapports opérationnels, rapports et notes de consultation) nécessaires pour régler les demandes complexes.

L’accès à eSubmit se fait par l’intermédiaire du site Web sécurisé du gouvernement de l’Ontario (OPS BPS Secure).

Si vous êtes inscrit au Service de transfert électronique des demandes de règlement pour services médicaux (TEDSM), vous et vos mandataires avez accès à eSubmit. Après avoir ouvert une session dans OPS BPS Secure, vous pouvez cliquer sur le lien eSubmit et remplir un formulaire en ligne.

Les demandes d’informations supplémentaires et les réponses aux demandes d’avis de règlement sont envoyées à votre page de téléchargement des communications TEDSM. Il s’agit du même endroit que celui où vous recevez les avis de règlement et les rapports d’erreurs.

Le service eSubmit est disponible 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, hormis pour la maintenance hebdomadaire programmée du système qui a lieu :

  • le dimanche matin entre 5 h et 8 h
  • le mercredi matin entre 5 h et 8 h

Instructions étape par étape pour l’utilisation d’eSubmit

Soumission

Documents à l’appui de demandes de règlement pour services médicaux (examen manuel), demande d’avis de règlement et réponse à une demande d’informations supplémentaires

  1. Ouvrez une session dans eSubmit à l’adresse www.ontario.ca/eSubmit.
  2. Sélectionnez « eSubmit » dans la page « Services d’administration et le MSSLD ». Vous serez redirigé vers la page principale d’eSubmit.
  3. Sélectionnez l’une des trois premières options ci­dessous pour soumettre des documents au ministère :
    • option « Soumettre les pièces justificatives (Examen manuel) »
    • option « Demande d’avis de versement (RAI — Demande d’ajustement) »
    • option « Réponse à la demande d’informations supplémentaires »
    • option « Statut de mon billet »

Documents à l’appui et demande d’avis de règlement

  1. Sélectionnez Soumettre les pièces justificatives ou Demande d’avis de versement dans le menu principal
  2. Vous avez le choix entre deux onglets dans la section Détails de la demande de l’écran :
    • Réclamation d’un fournisseur de l’Ontario
    • RTPBA — Réclamation à l’étranger
  3. Sélectionnez :
    • Réclamation d’un fournisseur de l’Ontario si vous présentez une demande pour un fournisseur de l’Ontario ou au nom d’un fournisseur de l’Ontario
    • RTPBA — Réclamation à l’étranger si vous présentez une demande pour une agence de facturation tierce enregistrée au nom d’un résident de l’Ontario qui se trouve à l’extérieur du pays
  4. Remplissez les champs obligatoires (marqués d’un astérisque *)
  5. Ajoutez les pièces jointes (jusqu’à 15 par soumission) ou les remarques du fournisseur/groupe
  6. Sélectionnez Soumettre
  7. Vous recevrez un message de confirmation et un courriel du ministère contenant votre numéro de billet et de compte

De plus amples instructions se trouvent dans le Manuel de l’utilisateur eSubmit.

Réponse à une demande d’informations supplémentaires

Une réponse à une demande d’informations supplémentaires doit être utilisée lorsque vous avez reçu une demande d’informations supplémentaires du ministère de la Santé.

Conservez le numéro d’identification de la demande indiqué dans la demande d’informations supplémentaires du ministère. Vous devrez saisir ce numéro pour accéder à l’écran de soumission.

  1. Sélectionnez Réponse à la demande d’informations supplémentaires dans l’écran principal d’eSubmit
  2. Saisissez le numéro d’identification de la demande à six chiffres (y compris les zéros de remplissage) fourni par le ministère et cliquez sur Soumettre
  3. Le formulaire Documents justificatifs supplémentaires requis s’ouvre. La section Coordonnées sera préremplie en fonction du numéro d’identification de la demande saisi
  4. Ajoutez les pièces jointes (jusqu’à 4 par soumission) ou les remarques du fournisseur/groupe
  5. Sélectionnez « Soumettre »
  6. Vous recevrez un message de confirmation et un courriel du ministère contenant votre numéro de billet et de compte

De plus amples instructions se trouvent dans le Manuel de l’utilisateur eSubmit.

Visualisation

Statut de mon billet

Pour connaître le statut de vos soumissions (billets) dans eSubmit, sélectionnez Statut de mon billet dans le menu principal d’eSubmit. Sélectionnez l’affichage « Tout Ouvert » ou « Fermé » dans le champ État du billet.

L’option Tout ouvert permet d’afficher tous les billets dont le statut est ouvert.

L’option Fermé permet d’afficher tous les billets qui correspondent à l’intervalle de dates saisi dont le statut est « Fermé ». La recherche est limitée aux billets qui ont été fermés au cours des 12 derniers mois.

De plus amples instructions se trouvent dans le Manuel de l’utilisateur eSubmit.

Demande d’informations supplémentaires ou réponse à une demande d’avis de règlement

  1. Ouvrez une session dans OPS BPS Secure
  2. Sélectionnez « MCEDT Service (Upload/Download) » dans la page « Services d’administration et le MSSLD ». Vous serez redirigé vers la page principale du TEDSM
  3. Sélectionnez Télécharger
  4. Une liste des rapports s’affichera à l’écran Rapports Disponibles

Demande d’informations supplémentaires

  1. Dans la liste des rapports, recherchez le type de fichier EFR et le sujet eSubmit Form Return. Le nom du fichier s’affichera dans le format suivant :
     

    ClaimsSubmissionNumber_ADD_0000_123456_eSubmitTicket Number.csv

  2. Sélectionnez Télécharger
  3. Ouvrez ou enregistrez le fichier
  4. Visualisez la demande et notez le numéro d’identification de la demande

De plus amples instructions se trouvent dans le Manuel de l’utilisateur eSubmit.

Réponse à une demande d’avis de règlement

  1. Dans la liste des rapports, recherchez le type de fichier EFR et le sujet eSubmit Form Return. Le nom du fichier s’affichera dans le format suivant :
     

    ClaimsSubmissionNumber_RAI_0000_123456_eSubmitTicketNumber.csv

  2. Sélectionnez Télécharger
  3. Ouvrez ou enregistrez le fichier
  4. Visualisez la réponse du ministère

De plus amples instructions se trouvent dans le Manuel de l’utilisateur eSubmit.

Soumission des documents à l’appui pour le traitement manuel ou les avis de règlement via la page Web du TEDSM

Intégration d’eSubmit avec les téléchargements de fichiers du TEDSM

Les documents à l’appui et les avis de règlement peuvent être téléchargés sur eSubmit par l’intermédiaire du TEDSM.

Page Web du TEDSM (session OPS BPS Secure)

Les utilisateurs qui accèdent au TEDSM via OPS BPS Secure sur leur navigateur Web verront une option intitulée « eSubmit Submission Upload » sous File Type dans « MCEDT Uploads ». Sélectionnez ce type de fichier pour soumettre des documents à l’appui ou des avis de règlement.

Les personnes désignées devront obtenir les autorisations du TEDSM pour télécharger la soumission eSubmit afin de pouvoir télécharger le type de fichier.

La convention d’appellation des fichiers doit respecter les exigences techniques que ces derniers soient traités correctement. Si la convention d’appellation des fichiers est incorrecte, une réponse s’affiche à l’écran. S’il y a un problème avec les données dans le nom du fichier soumis, aucun billet eSubmit ne sera créé et un rapport de réponse d’erreur et de confirmation sera renvoyé par le TEDSM le jour ouvrable suivant, indiquant le type d’erreur.

Règles de désignation des fichiers

Pour être traité avec succès, le fichier doit contenir des métadonnées précises dans le format suivant, délimité par des tirets :

AAA-BBBBBB-CCCC-DD-EE-FFFFFFFFFFFF-GGGGGGGG.zzz

AAA – Type de document (SUP ou RAI)

BBBBBB – Numéro du fournisseur

CCCC – Numéro de groupe (ou « 0000 » pour le fournisseur solo)

DD – Spécialité

EE – Code de la province

FFFFFFFFFF – Numéro de carte Santé, longueur variable jusqu’à 12 caractères

GGGGGGGG – Numéro de compte, longueur variable jusqu’à 8 caractères

zzz – Extension du nom de fichier

Exemple :

SUP-211122-4321-12-ON-1234567890-87654321.pdf

Pour plus de détails sur la convention d’appellation des fichiers, veuillez consulter le document « eSubmit — Spécifications techniques pour la soumission électronique d’une demande d’avis de règlement et de documents à l’appui » (en anglais seulement) en accédant au lien ci-dessous.

Ressources complémentaires