Remarque :  Les présentes lignes directrices s’appliquent aux exercices se terminant entre le 1er janvier 2022 ou ultérieurement. Le ministère vous informera de toute révision de ces lignes directrices.

Nous avons publié ces lignes directrices le 20 avril 2022 en vertu de la Loi de 2005 sur les collèges d'enseignement professionnel de l'Ontario.

Ce document ne constitue pas un recueil de conseils juridiques. Pour obtenir de plus amples renseignements ainsi que la formulation exacte des dispositions juridiques citées, veuillez consulter la Loi de 2005 sur les collèges d'enseignement professionnel de l'Ontario et ses règlements d’application.

Aperçu

Pour demeurer inscrits, les collèges d’enseignement professionnel doivent, chaque année, renouveler leur inscription auprès de la surintendante ou du surintendant des collèges d’enseignement professionnel. La date de renouvellement variera en fonction de la date de fin de l’exercice de chaque collège. Ces lignes directrices s’appliquent aux exercices se terminant en 2022 ou ultérieurement.

La date limite pour présenter une demande de renouvellement de l’inscription est de six mois après la date de fin de l’exercice des collèges d’enseignement professionnel. Les demandes de renouvellement peuvent être présentées en tout temps pendant cette période de six mois.

Demandes tardives

Un collège d’enseignement professionnel peut présenter une demande tardive de renouvellement d’inscription jusqu’à deux mois après la date limite de présentation de la demande. Cependant, un collège  d’enseignement professionnel qui présente sa demande pendant cette période de deux mois devra payer des frais de retard équivalant à 50 % des frais totaux de renouvellement.

Comment vérifier la date limite de renouvellement

Un collège d’enseignement professionnel peut se connecter au Système d’information sur les autorisations et les inscriptions concernant les programmes (SIAIP) pour consulter ses dates limites de renouvellement :

  • sélectionner « Organisme » dans le volet gauche de navigation
  • cliquer sur le lien « Visualiser l’organisme »
  • trouver la section « Renseignements sur l’organisme »

Si vous avez besoin d'aide pour vous identifier sur SIAIP, contactez le unité de l’inscription, direction des collèges  d’enseignement professionnel.

Si un collège  d’enseignement professionnel n’a pas présenté de demande complète de renouvellement dans un délai de huit mois suivant la date de fin de son exercice, son inscription prend fin à 0 h le lendemain de sa date d’expiration.

Une inscription expire automatiquement en vertu de la Loi de 2005 sur les collèges d'enseignement professionnel de l'Ontario lorsqu’un collège  d’enseignement professionnel ne présente pas de demande complète de renouvellement, cette mesure n’étant pas discrétionnaire. Si l’inscription d’un collège d’enseignement professionnel expire, le collège doit cesser immédiatement d’offrir, d’annoncer et de facturer des programmes qui requièrent l’approbation de la surintendante ou du surintendant ou de percevoir des droits pour de tels programmes, et il doit rembourser intégralement les étudiantes et les étudiants inscrits à ces programmes.

En application du paragraphe 17 (3) de la Loi de 2005 sur les collèges d'enseignement professionnel de l'Ontario, si un collège d’enseignement professionnel présente une demande complète de renouvellement avant sa date d’expiration, son inscription demeure en vigueur après cette date et jusqu’à ce que la surintendante ou le surintendant accepte ou refuse de renouveler l’inscription en vertu de l’article 18.

Chaque collège d’enseignement professionnel recevra des notifications de renouvellement émanant du SIAIP.

Le SIAIP indique clairement la date à laquelle chaque collège d’enseignement professionnel doit présenter la demande de renouvellement de son inscription ainsi que la date à laquelle son inscription prendra fin, faute de présenter une demande de renouvellement complète.

Utilisez SIAIP pour surveiller les courriels du ministère.

Remarque :  Veuillez noter que la surintendante ou le surintendant et le personnel du ministère des Collèges et Universités communiquent avec les collèges d’enseignement professionnel à leur siège social, en utilisant l’adresse de courriel qui figure dans le SIAIP.

Il appartient à chaque collège d’enseignement professionnel de veiller à ce que l’adresse de courriel inscrite dans le SIAIP pour le collège soit à jour et de consulter ses messages régulièrement pour recevoir les avis du SIAIP, du ministère et de la surintendante ou du surintendant.

Exigences en matière de rapports

La version PDF des lignes directrices contient des exemples de rapports.

Depuis le 4 février 2019, un nouveau Système d’information sur les autorisations et les inscriptions concernant les programmes (SIAIP) a remplacé le Système de renseignements sur l’inscription des collèges d’enseignement professionnel (RICEP). Les exigences de la politique relatives au renouvellement de l’inscription en vertu de la Loi de 2005 sur les collèges d'enseignement professionnel de l'Ontario demeurent inchangées et sont en vigueur dans le SIAIP.

Les collèges d’enseignement professionnel doivent saisir ou confirmer l’information financière, opérationnelle et relative aux inscriptions dans le SIAIP en vertu des exigences relatives au renouvellement de l’inscription. Les dossiers de demande ne peuvent plus être présentés en version imprimée.

Vous trouverez des exemples d’annexes dans le PDF disponible sur cette page ou dans le SIAIP.

Liste de vérification sur le renouvellement de l’inscription

Pièces à joindre au renouvellement

Pour la présentation des demandes de renouvellement concernant les exercices se terminant en 2022 ou ultérieurement dans le SIAIP, les collèges d’enseignement professionnel doivent joindre à leur demande les documents suivants :

  • les états financiers consolidés annuels vérifiés de toute l’entité juridique du collège d’enseignement professionnel accompagnés d’un rapport d’audit; l’audit doit être fait par un expert-comptable agréé et enregistré en Ontario en vertu de la Loi de 2004 sur l’expertise comptable
  • l’annexe 1 vérifiée : Revenus mensuels reçus d’avance et non acquis provenant des programmes d’enseignement professionnel, accompagnée d’un rapport d’audit selon la NCA (Normes canadiennes d’audit) 805 (pour les collèges situés en Ontario uniquement)
  • l’annexe 2 vérifiée : Revenus selon la source de financement, accompagnée d’un rapport d’audit NCA 805 (pour les collèges situés en Ontario uniquement)
  • l’annexe 3 vérifiée : Inscription des étudiantes et étudiants étrangers et canadiens, accompagnée d’un rapport d’audit selon la NCMC (Norme canadienne relative aux missions de certification) 3531 (pour les collèges situés en Ontario uniquement)
  • si un collège d’enseignement professionnel a conclu une entente de partenariat entre les collèges publics et le secteur privé, un double de cette entente doit être téléchargé dans la section « Documents à l’appui » du SIAIP
  • les documents justificatifs relatifs à tout changement dans les renseignements commerciaux ou relatifs aux activités de l’entité, le cas échéant (par exemple, nom de la société, administrateurs, emplacement)
  • si le collège d’enseignement professionnel a fourni un cautionnement en guise de sûreté financière, un certificat de prolongement du cautionnement
  • la preuve d’un contrat avec un fournisseur pour la conservation et la délivrance des relevés de notes (ne s’applique pas aux écoles d’aviation)
  • la preuve du dernier téléchargement des relevés de notes mentionnant la date et l’année
  • Saisir et confirmer dans le SIAIP le numéro d’entreprise assigné par l’Agence du revenu du Canada (NE de l’ARC) et fournir les documents justificatifs. Le NE de l’ARC, qui sert d’identificateur standard des entreprises, est un numéro unique à neuf chiffres. C’est le numéro exclusif d’une entreprise ou d’une entité juridique. Le justificatif peut être l’attestation d’une inscription aux fins de la TVH ou du traitement des salaires.
  • Il est recommandé aux collèges d’enseignement professionnel de régler les droits d’inscription par carte de crédit (Mastercard ou VISA) ou par carte de débit en ligne (Mastercard Débit ou VISA Débit) dans le SIAIP. Vous pouvez également présenter un chèque certifié, un mandat-poste ou une traite bancaire à l’ordre du ministre des Finances pour tous les frais de renouvellement, selon le montant indiqué dans le SIAIP, avec la raison sociale du collège d’enseignement professionnel inscrite en caractères d’imprimerie au verso.
  • En ce qui concerne les paiements par chèque certifié, le reçu généré par le SIAIP (c’est-à-dire la page de confirmation à imprimer) doit être envoyé par courrier au ministère à l’adresse figurant sur ledit reçu. Sachez que les paiements doivent être reçus dans notre bureau avant la date d’expiration.
  • La Liste de vérification sur le renouvellement de l’inscription est disponible dans le SIAIP.

Liste de vérification sur le renouvellement de l’inscription est également disponible auprès de SIAIP.

Consultez la version PDF des Lignes directrices sur le renouvellement de l’inscription pour obtenir des précisions sur chacune des pièces susmentionnées.

Dates limites

  • six mois après sa fin d’exercice financier, un collège d’enseignement professionnel doit présenter sa demande de renouvellement de l’inscription
  • Huit mois après sa fin d’exercice financier, un collège d’enseignement professionnel doit présenter sa demande de renouvellement de l’inscription pour éviter que son permis d’exploitation expire.

Des frais de retard s’appliqueront.

Important : demandes de renouvellement incomplètes ou tardives

  • les demandes de renouvellement de l’inscription ne seront pas traitées tant que le ministère n’aura pas reçu tous les documents requis par le biais du SIAIP.
  • les demandes incomplètes ne peuvent pas être acceptées et seront retournées.
  • l’omission de présenter une demande complète avant la date limite de demande entraînera des frais supplémentaires pour la demande.
  • l’omission de présenter une demande complète avant la fin du délai d’expiration entraînera l’annulation de l’inscription du collège d’enseignement professionnel.

Renseignements

Si vous avez des questions, connectez-vous au SIAIP pour communiquer avec la Direction des collèges  d’enseignement professionnel du ministère.

Si vous avez besoin d'aide pour vous identifier sur SIAIP, contactez le unité de l’inscription, direction des collèges d’enseignement professionnel :

 PCC@ontario.ca

Ministère des Collèges et Universités
Unité de l’inscription, Direction des collèges d’enseignement professionnel
77, rue Wellesley Ouest, C.P. 977
Toronto (Ontario) M7A 1N3