La Division de la vérification interne de l’Ontario (DVIO) a examiné le Règlement (319/20) sur la vérification indépendante des forêts (VIF) du ministère.

L’Ontario dispose d’un cadre stratégique de gestion des forêts étoffé et complet. Il s’agit d’un système interconnecté de lois, de règlements et de politiques (p. ex., manuels, guides sur les forêts) fondé sur la science, l’amélioration continue et la mobilisation et la consultation du public et des Autochtones. Le processus de VIF fait partie intégrante du cadre stratégique de gestion durable des forêts de l’Ontario. Les vérifications aident à démontrer que les forêts de l’Ontario sont gérées de façon durable et continuent d’offrir des bienfaits aux générations actuelles et futures.

Le ministère apprécie et reconnaît le rapport de la DVIO, y compris les recommandations identifiées. Ses recommandations s’alignent avec les connaissances du Ministère sur les points à améliorer dans le processus de VIF. Le ministère apprécie les efforts déployés par la DVIO et les auteurs de l’examen pour appuyer l’amélioration continue du processus de VIF. Le ministère s’est engagé à améliorer continuellement le processus de VIF et poursuivra son travail pour assurer la réalisation efficiente et efficace des vérifications indépendantes des forêts dans l’ensemble des forêts gérées de la province.

Le ministère doit examiner le Règlement de l’Ontario 319/20 : Vérifications forestières indépendantes tous les 10 ans, le dernier examen ayant eu lieu en 2013. Le bulletin REO no 019-5315 publié dans le Registre environnemental de l’Ontario et des avis par courriel/lettre pour l’examen ont été envoyés le 15 août 2022. La DVIO a procédé à l’examen pour le ministère et a rédigé le rapport en juin 2023.

Le Ministère entreprend un remaniement du Processus et protocole de vérification indépendante des forêts (PPVIF) en 2024 pour les vérifications indépendantes des forêts de 2025. Dans le cadre du remaniement, le ministère examinera les suggestions de la DVIO et proposera des mises à jour, au besoin, pour y donner suite. Le VIF révisé proposé sera mis à la disposition des communautés autochtones, du public et des intervenants pour examen et commentaires par l’entremise du Registre environnemental de l’Ontario.

La liste des suggestions et des actions du ministère est la suivante :

Suggestion de la DVIO no 1

Le Ministère devrait envisager de revoir les fonctions et responsabilités actuelles du ministère et du Comité du Fonds de réserve forestier (CFRF), telles qu’elles sont définies dans le PPVIF et dans le cadre de référence, afin de réduire au minimum les chevauchements et le fardeau administratif du processus de VIF, tout en assurant l’alignement avec les objectifs.

Mesure du ministère

Terminée. Le ministère et le CFRF ont examiné les fonctions et responsabilités énoncées dans le cadre de référence du CFRF et dans le PPVIF en janvier 2024. L’examen visait à clarifier les choses et à réduire au minimum le chevauchement entre le ministère et le CFRF, tout en veillant à l’alignement avec les objectifs du règlement.

Suggestion de la DVIO no 2

Une fois l’examen des fonctions et responsabilités entrepris, le Ministère devrait envisager d’examiner le PPVIF et le cadre de référence afin de tenir compte des mises à jour et d’assurer l’harmonisation entre les deux documents.

Mesure du ministère

Le ministère et le CFRF ont ébauché une mise à jour des fonctions et responsabilités dans le cadre de référence du CFRF. La nouvelle mise à jour sera proposée aux fins d’inclusion dans le PPVIF pour les vérifications de 2025 afin d’harmoniser les deux documents.

Suggestion de la DVIO no 3

Le Ministère devrait envisager de reprendre les réunions communautaires locales en personne afin de faciliter la participation des groupes des Premières Nations et des Métis au processus, étant donné que les mesures contre la COVID-19 ne sont plus obligatoires.

Mesure du ministère

À l’heure actuelle, le PPVIF encourage les réunions en personne (page 24) pour appuyer la contribution au processus de vérification. Le ministère soulignera l’importance des réunions en personne lors des séances de formation des vérificateurs pour les vérifications de 2024 (prévues pour avril 2024).

Suggestion de la DVIO no 4

Le Ministère devrait envisager d’élaborer un modèle d’évaluation des risques pour l’unité de gestion (UG) afin de normaliser l’exécution des évaluations des risques et de faciliter l’examen pour s’assurer que le processus a été suivi de façon appropriée.

Mesure du ministère

Le ministère met à jour le PPVIF pour les vérifications de 2025. L’élaboration d’un modèle d’évaluation des risques que les vérificateurs pourront utiliser pour documenter l’achèvement des évaluations des risques et des examens de soutien sera prise en compte dans le cadre de la mise à jour.

Suggestion de la DVIO no 5

Le Ministère devrait envisager d’élaborer un processus pour examiner périodiquement la classification des procédures de vérification obligatoires et facultatives.

Mesure du ministère

Le ministère est en train de mettre à jour le PPVIF pour les vérifications de 2025, et la classification des procédures de vérification obligatoires et facultatives y sera examinée. L’examen permettra de s’assurer que cette classification correspond au cycle d’examen du processus de vérification tous les 10 ans, ou plus fréquemment à mesure que des mises à jour sont apportées au cadre stratégique de gestion des forêts.

Suggestion de la DVIO no 6

Le Ministère devrait envisager d’améliorer le processus de VIF en harmonisant les procédures de vérification du PPVIF avec les objectifs du Règlement afin de déterminer l’ampleur du travail qui doit être effectué pour atteindre chacun des objectifs réglementaires de la VIF.

Mesure du ministère

Les possibilités d’harmonisation des procédures de vérification du PPVIF avec les objectifs du Règlement sur la VIF seront étudiées dans le cadre de la mise à jour du PPVIF en 2025.

Suggestion de la DVIO no 7

Le Ministère devrait envisager d’examiner les procédures de vérification au sein du PPVIF pour appuyer les articles précis des exigences du Règlement en utilisant une approche fondée sur le risque qui garantit que les procédures appropriées sont incluses pour faciliter la réalisation efficace des vérifications.

Mesure du ministère

Le ministère met à jour le PPVIF pour les vérifications de 2025. Un examen des procédures de vérification sera envisagé dans le cadre de la mise à jour du PPVIF en 2025.

Suggestion de la DVIO no 8

Le Ministère devrait examiner le processus des rapports annuels pour assurer la qualité et le respect des délais de remise.

Mesure du ministère

Terminée. Le ministère a examiné les exigences du Manuel de planification de la gestion forestière en 2023, y compris le processus de production de rapports annuels, dans le cadre du projet de révision des manuels forestiers. Ce Manuel continue de donner l’occasion au ministère d’examiner les rapports annuels et exige que l’aménagiste des forêts explique la manière dont les commentaires du ministère ont été traités.

Le ministère continuera de transmettre le processus de remise et d’examen du rapport annuel aux spécialistes de la forêt dans le cadre des activités prévues de transfert de politiques et de formation qui appuient le déploiement des manuels sur les forêts dont la mise en œuvre est prévue à compter du 1er juillet 2024.

Suggestion de la DVIO no 9

Le Ministère devrait envisager d’ajouter une déclaration sur le Portail d’information sur les richesses naturelles (PIRN), où se trouvent les rapports annuels, pour indiquer que les informations sont fournies par l’aménagiste des forêts sans examen ni approbation du Ministère.

Mesure du ministère

Le ministère est en train de déterminer les mises à jour et les améliorations à apporter au PIRN pour appuyer les manuels forestiers proposés dont la mise en œuvre est prévue pour le 1er juillet 2024. Le ministère tiendra compte des communications liées aux rapports annuels dans le cadre de ces mises à jour et améliorations.

Suggestion de la DVIO no 10

Le Ministère devrait envisager d’examiner les facteurs qui causent des écarts dans les rapports de Surveillance de l’efficacité en matière sylvicole (SEM) et élaborer les politiques et directives techniques nécessaires pour rendre les vérifications plus efficaces.

Mesure du ministère

Le ministère s’efforce de fournir des directives supplémentaires pour veiller à ce que les aménagistes des forêts de l’Ontario puissent mettre en œuvre avec succès les exigences en matière de politique sylvicole du Manuel de planification de la gestion forestière et du Manuel relatif aux opérations forestières et à la sylviculture lors de l’élaboration et de la mise en œuvre des planifications de la gestion forestière (PGF). L’orientation du suivi de la régénération est envisagée afin d’assurer une mise en œuvre cohérente de la politique sylvicole. L’objectif est de garantir la fiabilité des informations sur le suivi de la régénération qui servent de base à la modélisation de la PGF et de la détermination de la durabilité et des rapports publics.

Suggestion de la DVIO no 11

Le Ministère devrait envisager de mettre à jour le PPVIF afin d’exiger que les conclusions soient davantage fondées sur les risques, en tenant compte des répercussions de nature plus systémique.

Mesure du ministère

Dans le cadre de la mise à jour du PPVIF en 2025, il sera envisagé de mettre l’accent sur les risques en prenant en considération les impacts de nature plus systémique.

Suggestion de la DVIO no 12

Le Ministère devrait envisager de réviser le temps alloué aux vérificateurs pour préparer la version provisoire de l’Annexe 1 du rapport de vérification (constats techniques).

Mesure du ministère

Le temps nécessaire pour préparer la version préliminaire du rapport de vérification sera revu dans le cadre de la mise à jour du PPVIF en 2025.

Suggestion de la DVIO no 13

Le Ministère devrait envisager de mettre en place un processus exigeant l’élaboration en temps opportun de plans d’action en réponse aux constats ministériels soulevés dans les rapports de VIF. Afin de faciliter la transparence et la responsabilisation dans le cadre du processus de suivi, ces plans d’action devraient faire l’objet de rapports destinés au public et comprendre les mesures à prendre, la partie responsable et le calendrier de mise en œuvre.

Mesure du ministère

Terminée. Comme indiqué dans le PPVIF, les constats ministériels sont également évalués dans le plan d’action élaboré pour chaque unité de gestion. La mesure précise que les constats au niveau du Ministère ou des politiques sont pris en compte dans le cycle régulier de planification du travail ministériel et d’examen des politiques. Les résultats de la prise en compte des constats ministériels se reflètent dans les examens et les révisions des politiques. Les processus des politiques comprennent la consultation des communautés autochtones, du public et des intervenants.

Suggestion de la DVIO no 14

Le Ministère devrait envisager d’élaborer un processus périodique pour examiner les constats de toutes les VIF et cerner les problèmes systémiques qui doivent être réglés à l’échelle ministérielle.

Mesure du ministère

Terminée. Il existe un processus pour identifier les tendances en fonction des constats des VIF. Le PPVIF attribue une fonction au CFRF consistant à « fournir des commentaires périodiques sur les constats de la vérification et/ou à formuler des recommandations au ministère ». De plus, le ministère tient à jour une base de données des constats issus des vérifications afin d’appuyer l’identification d’enjeux communs, de tendances et de problèmes systémiques.

Suggestion de la DVIO no 15

Le Ministère devrait envisager d’élaborer un processus pour suivre les mesures prises à l’échelle ministérielle et valider les mesures prises par le Ministère et les aménagistes forestiers.

Mesure du ministère

Terminée. En 2020, le Manuel de planification de la gestion forestière (MPGF) a été révisé pour inclure le suivi des mesures assignées dans le cadre d’un plan d’action élaboré conformément à la VIF applicable dans les rapports annuels de l’unité de gestion. De plus, les révisions proposées pour le MPGF (2024) précisent que, s’il y a lieu, « toutes » les mesures assignées dans le cadre d’un plan d’action seront discutées. Comme indiqué dans le PPVIF, les constats ministériels sont également évalués dans le plan d’action élaboré pour chaque unité de gestion. La mesure précise que les constats au niveau du Ministère ou des politiques sont pris en compte dans le cycle régulier de planification du travail ministériel et d’examen des politiques. Les résultats de la prise en compte des constats ministériels se reflètent dans les examens et les révisions des politiques.

Suggestion de la DVIO no 16

Avec le passage au cycle décennal, le Ministère devrait envisager d’évaluer les mises à jour correspondantes du PPVIF qui pourraient être nécessaires en raison du prolongement de la période de vérification.

Mesure du ministère

Le ministère tiendra compte des expériences acquises à ce jour pour mettre en œuvre une période prolongée entre les vérifications et identifiera les révisions utiles lors de la mise à jour du PPVIF en 2025.

Comme la mise en œuvre du cycle de vérification révisé en est encore à ses débuts, le ministère continuera d’évaluer le PPVIF et d’y apporter des améliorations en fonction de ces expériences chaque année. Une évaluation exhaustive de la mise en œuvre du cycle de vérification révisé sera envisagée dans le cadre du prochain examen du règlement sur la VIF.

Suggestion de la DVIO no 17

Le Ministère devrait envisager d’entreprendre un examen complet des répercussions sur le processus de VIF, car les vérifications se multiplient et les délais s’allongent pour surveiller et évaluer les risques associés à la décision de passer au cycle de 10 ans.

Mesure du ministère

Comme la mise en œuvre du cycle de vérification révisé en est encore à ses débuts, le ministère continuera d’évaluer le PPVIF et d’y apporter des améliorations en fonction de ces expériences chaque année. Une évaluation exhaustive de la mise en œuvre du cycle de vérification révisé sera envisagée dans le cadre du prochain examen du règlement sur la VIF.