Processus d'examen des rapports archéologiques

Aperçu

Cette information donne un aperçu du processus d’examen des rapports sur les sites archéologiques en Ontario.

Comment nous décidons des rapports à examiner

Le ministère sélectionne les rapports sur les sites archéologiques qui feront l’objet d’un examen technique en fonction de deux critères :

• le risque éventuel pour les sites archéologiques à la suite d’activités d’aménagement du territoire
• les besoins en matière de délivrance de licences archéologiques

Le ministère examine la plupart des rapports qui documentent des sites archéologiques. Cela permet de s’assurer que les décisions et les approbations relatives à l’aménagement du territoire sont éclairées par des recommandations appropriées concernant les sites archéologiques.

Bien que le ministère examine la majeure partie des rapports, la plupart de ceux qui présentent un faible risque sont inscrits dans le Registre public ontarien des rapports sur les sites archéologiques (le Registre) sans examen technique. Les rapports à faible risque comprennent :

• les rapports de recherche
• les rapports qui ne documentent pas les sites archéologiques

Le ministère peut vérifier les rapports à faible risque qui répondent aux critères d’absence d’examen technique. Le ministère vérifie ces rapports pour s’assurer que l’archéologue respecte les conditions de sa licence, y compris les Normes et directives à l’intention des archéologues-conseils (Normes et directives).

Types d’examens de rapports

Les rapports qui font l’objet d’un examen technique sont soumis soit à un examen détaillé, soit à un examen ciblé.

Le niveau d’examen dépend du risque associé aux sites archéologiques, des priorités du ministère et des besoins en matière de délivrance de licence.

Examen détaillé

Un rapport fera l’objet d’un examen détaillé si l’un des éléments suivants est vrai :

• il a été préparé par un nouveau titulaire de licence d’archéologue, afin que le ministère puisse lui fournir un encadrement
• il est examiné pour le ministère afin d’aider l’archéologue à respecter les Normes et directives
• il s’agit d’un rapport à risque élevé

Les rapports à risque élevé comprennent ceux qui répondent à l’un des critères suivants :

• ils documentent des projets d’évaluation complexes ou des sites archéologiques complexes
• ils documentent un ou plusieurs sites archéologiques, mais recommandent qu’aucun travail supplémentaire ne soit nécessaire
• ils ne recommandent aucun travail supplémentaire pour les sites documentés

Le ministère effectuera un examen détaillé des rapports à risque élevé pour s’assurer qu’ils sont conformes aux exigences du ministère en matière de travail sur le terrain et d’établissement de rapports, telles que décrites dans les Normes et directives. Un examen détaillé permet d’évaluer le rapport en fonction de chaque norme pertinente et de s’assurer que les recommandations de ne pas poursuivre le travail sont appropriées et fondées sur des preuves solides.

Examen ciblé

Le ministère procédera à un examen ciblé des rapports à risque modéré afin de s’assurer que le travail sur le terrain, le rapport et les recommandations pour la suite du travail sont conformes aux Normes et directives. Un examen ciblé consiste à examiner le rapport par rapport à une sélection de normes.

Les rapports à risque modéré comprennent les rapports d’évaluation archéologique qui :

• documentent les sites archéologiques
• recommandent des travaux supplémentaires pour les sites documentés

Les rapports initialement soumis à un examen ciblé peuvent passer à un examen détaillé si l’agent de révision en matière d’archéologie estime qu’un nombre important de travaux sur le terrain ou de normes de rapport n’ont pas été respectés.

Comment les décisions sont prises

Les rapports initialement soumis à un examen ciblé peuvent passer à un examen détaillé si l’agent de révision en matière d’archéologie estime qu’un nombre important de travaux sur le terrain ou de normes de rapport n’ont pas été respectés.

Les agents de révision en matière d’archéologie utilisent également des documents d’orientation qui précisent comment le ministère a interprété les normes, notamment :

• des bulletins techniques
• des fiches d’information
• des foires aux questions
• des notes de service des gestionnaires
• le site Web du ministère

Un agent de révision en matière d’archéologie peut également consulter d’autres agents de révision, le coordonnateur des données archéologiques, le responsable des permis, le chef d’équipe ou le gestionnaire de l’Unité des programmes d’archéologie.

Les agents de révision en matière d’archéologie peuvent également consulter un large éventail de ressources disponibles, notamment :

• des cartes et des images aériennes, telles que Google Earth
• le SIG interne du ministère qui comprend l’emplacement des sites archéologiques dans la base de données des sites archéologiques de l’Ontario
• les renseignements sur les sites et les ressources archéologiques détenus par le ministère, comme les formulaires d’enregistrement des sites, les rapports, la correspondance et les demandes de conseils
• la documentation historique disponible
• les rapports d’inspection des travaux sur le terrain, si une inspection a été effectuée

En outre, les agents de révision en matière d’archéologie :

• se réunissent régulièrement en équipe pour discuter de l’interprétation des Normes et directives et examiner les études de cas
• reconnaissent que, dans certains cas, il existe une gamme de pratiques acceptables selon la façon dont un archéologue titulaire d’une licence a appliqué une norme ou une combinaison de normes

Résultats possibles d’une révision de rapport

Lorsqu’il a terminé son examen, l’agent de révision en matière d’archéologie envoie une lettre à l’archéologue titulaire d’une licence pour l’informer du résultat de l’examen. Une révision de rapport peut avoir l’un des résultats suivants :

• le rapport est inscrit au Registre
• le rapport soulève des préoccupations et l’archéologue doit déposer un rapport révisé
• le rapport révisé soulève des préoccupations et l’archéologue doit déposer une autre révision
• le rapport est incomplet, et l’examen du ministère a pris fin
• le rapport a été jugé non conforme, et l’examen du ministère a pris fin

Si l’agent de révision en matière d’archéologie soulève des préoccupations au sujet du rapport, la lettre énumère ces préoccupations.

Révision de rapport

Les demandes de révision sont le plus souvent des demandes d’informations supplémentaires ou de précisions sur certains points du rapport.

Un agent de révision en matière d’archéologie demandera des révisions lorsqu’il aura terminé son examen du rapport. La plupart des demandes exigent que l’archéologue dépose un rapport révisé.

L’agent de révision en matière d’archéologie peut demander des éclaircissements ou des informations supplémentaires avant de terminer son examen, par courriel ou par téléphone.

Les préoccupations les plus courantes que soulève un rapport proviennent d’un manque de clarté quant aux décisions prises sur le terrain ou d’un manque d’information pour appuyer les déclarations contenues dans le rapport. Ces problèmes peuvent souvent être résolus par la présentation d’un rapport révisé.

Une demande de révision d’un rapport comprendra une préoccupation selon laquelle l’archéologue n’a pas respecté soit les conditions de sa licence, soit une norme propre à la conservation des sites archéologiques. Un agent de révision en matière d’archéologie peut décider de ne pas demander un rapport révisé si seulement un petit nombre de normes de nature plus administrative n’ont pas été respectées (par exemple, si le rapport n’est pas formaté selon le tableau 7.1 des Normes et directives).

Si un agent de révision en matière d’archéologie demande un rapport révisé, il énumérera toutes les normes qui n’ont pas été respectées dans sa lettre de révision. Cependant, il se peut qu’il ne soit pas possible d’évaluer si une norme a été respectée lors de la révision initiale.

Révisions supplémentaires

Un agent de révision en matière d’archéologie fera tout son possible pour s’assurer qu’il cerne toutes les préoccupations lors de l’examen initial de votre rapport. Cependant, dans certains cas, l’information contenue dans le rapport initial ne permet pas à l’agent de révision en matière d’archéologie de déterminer si toutes les normes pertinentes ont été abordées. L’agent de révision en matière d’archéologie peut vous demander d’apporter des révisions supplémentaires à un rapport que vous avez déjà révisé.

Par exemple, il peut manquer des informations dans le rapport original et lorsque ces informations sont fournies dans un rapport révisé, l’agent de révision en matière d’archéologie soulève des préoccupations à leur sujet. Pour cette raison, un agent de révision peut relever, lors de l’examen d’un rapport révisé, des points qui ne figuraient pas dans l’examen du rapport original.

Conseils pour réussir l’examen

En plus de respecter les normes de travail sur le terrain et de rédaction du rapport correspondant à l’étape de l’évaluation à laquelle vous avez participé, vous pouvez contribuer à ce que votre rapport soit accepté lors de l’examen en :

• décrivant clairement les décisions que vous avez prises pendant le travail sur le terrain, les raisons pour lesquelles vous les avez prises et la manière dont elles ont influencé les stratégies de travail sur le terrain ou la rédaction du rapport
• encourageant vos directeurs de fouille à prendre des notes détaillées sur le terrain afin que vous puissiez fournir des descriptions claires des décisions prises dans le rapport
• veillant à ce que la personne qui a pris les décisions sur le terrain (vous ou votre directeur de fouille) relise le rapport avant de le soumettre au ministère
• demandant à un collègue de relire le rapport avant de le soumettre
• présentant une demande de conseils techniques par courriel à archaeology@ontario.ca si vous n’êtes pas sûr de la manière de respecter certaines normes

Rapport jugé incomplet

Un rapport peut être jugé incomplet lorsque le ministère a relevé des problèmes concernant un rapport et demandé des révisions, et que le rapport révisé répond à l’un des critères suivants ou aux deux :

• le rapport révisé n’est pas déposé auprès du ministère dans le délai imparti
• le rapport révisé ne répond pas à toutes les préoccupations soulevées à la satisfaction du ministère

Un agent de révision en matière d’archéologie ne jugera un rapport incomplet qu’après avoir reçu au moins une demande de révision. Souvent, plusieurs demandes de révision précèdent la décision de juger un rapport incomplet.

Avant de juger qu’un rapport est incomplet, l’agent de révision en matière d’archéologie doit consulter le chef d’équipe ou le gestionnaire. Le chef d’équipe ou le gestionnaire examinera les préoccupations relatives au rapport et demandera à l’agent de révision en matière d’archéologie d’envoyer une lettre à l’archéologue détaillant les préoccupations qui subsistent. Cette lettre pourra :

• soit demander une révision supplémentaire
• ou fournir un avis indiquant que le rapport a été jugé incomplet

Rapport jugé non conforme

Un rapport est jugé non conforme lorsque l’une ou l’autre des conditions suivantes est remplie :

• l’agent de révision en matière d’archéologie a soulevé des doutes quant à la conformité d’un archéologue aux conditions de sa licence (y compris le fait de ne pas aviser le ministère d’un projet de travaux sur le terrain en soumettant un formulaire d’information sur le projet avant le début des travaux sur le terrain)
• le travail sur le terrain documenté dans le rapport a été jugé gravement incompétent ou destructeur pour le site archéologique

Un agent de révision en matière d’archéologie ne jugera un rapport comme étant non conforme qu’en dernier recours, après avoir reçu au moins une demande de révision. Souvent, plusieurs demandes de révision précèdent la décision de non-conformité d’un rapport.

Avant de juger un rapport non conforme, l’agent de révision en matière d’archéologie consultera son gestionnaire. Le gestionnaire examinera les préoccupations relatives au rapport et demandera à l’agent de révision en matière d’archéologie d’envoyer une lettre à l’archéologue détaillant les préoccupations qui subsistent. Cette lettre aura pour but :

• soit de demander une révision supplémentaire
• ou de fournir un avis indiquant que le rapport a été jugé non conforme

Si un rapport est jugé non conforme, le ministère n’acceptera pas d’autres rapports soumis sous le numéro du formulaire d’information sur le projet associé.

Révision des rapports et conformité des licences

Une demande de révision de rapport n’est pas considérée comme étant d’une gravité égale à celle d’un rapport incomplet ou non conforme. La demande de révision est la première étape pour déterminer si une évaluation a été effectuée en conformité avec les Conditions applicables aux licences archéologiques et les Normes et directives.

Les rapports sont jugés incomplets ou non conformes lorsque le ministère a déterminé que les normes n’ont pas été respectées. Ils ont une plus grande incidence sur le dossier de licence d’un archéologue et peuvent entraîner une révision de sa licence.

Procéder à une autoévaluation

Envisagez de procéder à une autoévaluation de votre conformité aux Normes et directives pour vous assurer que votre travail sur le terrain et vos rapports sont conformes aux normes. Cela peut aider à :

• cerner les possibilités d’amélioration
• réduire la possibilité que votre rapport doive être révisé
• réduire le risque que votre rapport soit jugé incomplet ou non conforme

Faire appel de la révision d’un rapport

Si un archéologue n’est pas d’accord avec le résultat de la révision d’un rapport, il peut contacter l’agent de révision en matière d’archéologie.

Si le problème ne peut être résolu avec l’agent de révision en matière d’archéologie, l’archéologue peut demander une réunion avec le chef d’équipe ou le gestionnaire de l’unité des programmes d’archéologie.

Si vous ne comprenez pas les préoccupations de l’agent de révision en matière d’archéologie ou ce qu’il a demandé, contactez-le pour demander des éclaircissements.