Rapport annuel de l’organisation agricole et horticole
Apprenez à présenter le rapport annuel de votre société afin de conserver votre statut d’organisme sans but lucratif et d’être admissible aux subventions.
Aperçu
La Loi sur les organisations agricoles et horticoles définit les règles applicables aux associations agricoles, aux sociétés agricoles et aux sociétés horticoles qui sont constituées en vertu de la loi.
Selon la loi, les organisations doivent fournir au ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales (MAAARO) un rapport annuel pour :
- maintenir leur statut d’organisation à but non lucratif
- rester en règle avec le ministère
- être admissible à une demande de subvention (sociétés uniquement)
Associations agricoles
Les associations agricoles doivent soumettre leur rapport annuel directement au MAAARO.
Un mois avant la date prévue de votre prochaine assemblée générale annuelle (AGA), nous vous enverrons un courriel contenant un lien pour télécharger votre rapport annuel.
Sinon, vous pouvez envoyer votre dossier de rapport annuel par courriel à l’adresse suivante : ag.info.omafra@ontario.ca.
Sociétés agricoles et horticoles
Les sociétés doivent soumettre leur rapport annuel et leur demande de subvention par l’intermédiaire de Paiements de transfert Ontario. Assurez-vous que votre société est enregistrée sur Paiements de transfert Ontario.
À la fin de l’année, votre société recevra un courriel décrivant la procédure de soumission et la date limite.
Le guide et les documents justificatifs sont également disponibles sur le site de Paiements de transfert Ontario, pour plus de commodité.
Subventions
Votre société peut être admissible à des subventions. Les sociétés présentent une demande de subvention dans le cadre de la procédure de dépôt du rapport annuel.
Toutes les subventions sont versées en fonction de l’admissibilité de la société, en fonction des dépenses engagées par la société pour l’exercice financier qui vient de se terminer.
Vous devez :
- garder au dossier des copies de tous les reçus de dépenses engagées
- fournir les copies au MAAARO aux fins de vérification, s’il en fait la demande
Si votre société ne demande pas de subvention, vous devez quand même présenter un rapport.
À inclure
Votre rapport annuel et votre demande de subvention doivent inclure ce qui suit :
- Copie de l’état financier vérifié
- Déclaration du nombre de membres actuels
- Liste des administrateurs et des dirigeants de l’organisation, y compris leurs adresse civique, numéro de téléphone et adresse courriel
- Copie du rapport annuel présenté à l’assemblée générale annuelle
Rapports financiers acceptables
Les rapports financiers acceptables incluent :
- un rapport de l’auditeur indépendant (niveau d’assurance le plus élevé)
- un certificat d’examen financier (un niveau d’assurance acceptable, en anglais seulement)
Si vous n’avez pas accès à Paiements de transfert Ontario et que vous avez besoin d’une copie du certificat d’examen financier, demandez une copie en envoyant un courriel à l’adresse suivante : AHOA.admin@ontario.ca.
Un rapport « Avis au lecteur » produit par un cabinet comptable n’est pas acceptable.
Avis au lecteur
Si votre organisation reçoit un avis au lecteur, vous devez procéder à un examen supplémentaire des documents financiers.
Cela peut prendre la forme d’un certificat d’examen financier (en anglais seulement). Cela signifie qu’après la préparation des rapports financiers, votre organisation doit désignera deux personnes pour examiner les dossiers financiers de l’organisme.
Ces deux personnes ne devraient pas :
- siéger au conseil
- être apparenté à trésorier
- être apparenté avec l’autre
Ce sont les seules exigences auxquelles vous devez satisfaire, mais il est préférable de choisir des personnes qui connaissent bien les questions financières.
Les examinateurs peuvent être des bénévoles, ayant un lien ou non avec votre organisation.
Ce processus augmentera le niveau d’assurance de votre organisation par rapport aux états financiers.
Assemblées générales annuelles
Les organisations doivent :
- tenir une AGA au moins tous les 15 mois
- soumettre votre rapport annuel au ministère dans les 90 jours de votre AGA
Prolongations
Si votre société ne peut pas organiser son assemblée annuelle dans les 15 mois suivant votre dernière assemblée, en raison de circonstances inhabituelles et atténuantes, envoyez un courriel au directeur du MAAARO (AHOA.admin@ontario.ca) pour :
- demander une prolongation avec proposition d’une nouvelle date (mois/année)
- fournir la raison du report de l’AGA
Nous approuverons les prolongations et vous en informerons par courrier électronique.