Tenir des réunions du conseil et des comités efficaces

Introduction

Les réunions du conseil d’administration et des comités peuvent avoir un impact important sur la réussite d’une organisation.

Nous avons élaboré la présente ressource pour vous aider à créer des plans de réunions qui aideront votre organisme non seulement à fonctionner, mais aussi à grandir et à prospérer. La présente ressource est conçue expressément à l’intention des commissions, des comités, des sociétés et des associations dont le ou les conseils ont besoin d’aide et de formation.

Établissement de l’ordre du jour

Un ordre du jour est une liste établie par les membres lors d’une réunion courante. L’ordre du jour permet aux membres, en particulier au président ou à la présidente, de s’en tenir au sujet, durant la réunion. Comme chaque membre reçoit une copie de l’ordre du jour avant la réunion aide aussi les membres à se préparer et, donc, à participer pleinement à la réunion.

Il incombe au président ou à la présidente, aidé du secrétaire ou de la secrétaire, d’établir l’ordre du jour de la réunion. Une fois que les membres ont adopté le format de l’ordre du jour, il est important que ce dernier reste invariable lors des réunions subséquentes.

Le secrétaire devrait joindre toute la documentation, tous les rapports et autres documents qui appuient les points figurant à l’ordre du jour au moins quatre jours ouvrables avant la réunion, pour permettre aux membres de s’y préparer.

Il incombe aux membres de lire l’ordre du jour proposé et de voir s’il faut y apporter des modifications Il est préférable d’apporter les changements à l’ordre du jour avant la réunion. Les membres devraient soumettre ces changements au président, à la présidente ou au secrétaire au moins deux jours avant la réunion, pour permettre de les effectuer. Le président ou la présidente peut demander de modifier l’ordre du jour lors de l’ouverture de la réunion, mais il est préférable de le faire avant la rencontre.

Le procès-verbal

Le procès-verbal d’une réunion sert de dossier public de toutes les interactions qui se sont déroulées durant la rencontre. Les procès-verbaux sont des dossiers exacts des discussions que l’organisme a tenues et des mesures qu’il a prises, durant les réunions courantes et les réunions des comités. Il est important de bien organiser les procès-verbaux, parce qu’il faut porter attention aux lois sur la protection de la vie privée qui touchent l’organisme.

Un bon secrétaire aide le président à planifier, à tenir et à conclure une réunion. Le ou la secrétaire peut être indispensable au président ou à la présidente, permettant à ce dernier ou à cette dernière de faire un meilleur usage de son temps. Les secrétaires assument souvent de nombreuses tâches. Leurs responsabilités commencent avant les réunions et se poursuivent durant ces dernières et au-delà. Les tâches de préparation, d’administration, de bureau et de suivi font partie du rôle du secrétaire.

Séances à huis clos

Une séance à huis clos est une partie de la réunion qui n’est pas accessible au public, étant donné la nature délicate de l’information échangée. Bien que les discussions à huis clos se tiennent en privé, les décisions ou les motions se prennent publiquement, durant la partie régulière de la réunion. Aucune note ni aucun procès-verbal ne se prend durant les parties à huis clos d’une réunion.

Élaboration et enregistrement des motions

Une motion est une proposition que soumet un membre pour amener le groupe à prendre une certaine mesure. Il est également important, quant à l’histoire d’un organisme, de conserver en dossier les motions et de noter qui les a soumises.

Étapes clés de la structure d’une motion

• Présentation : L’auteur présente une motion officielle, laquelle doit recevoir l’appui d’une deuxième personne.
• Appui : Une motion doit être appuyée pour aller de l’avant. La personne qui appuie la motion est d’accord avec cette dernière ou accepte de l’appuyer. Une fois l’appui accordé, on peut débattre et discuter de la motion.
• Lecture : Le président ou la présidente lit la motion qui est soumise à l’organisme pour fins de discussion.
• Discussion : On peut discuter de la motion. L’auteur de la motion est le premier à pouvoir parler de la motion faisant l’objet de la discussion.
• Modification : On peut modifier une motion, par suite d’une discussion, à l’aide d’une motion de modification.
• Appel : Le président ou la présidente demande s’il y a consensus quant à savoir si on est prêt à voter sur la motion.
• Nouvelle lecture : Le président ou la présidente lit la motion accompagnée de toutes les modifications.
• Vote : Les membres votent sur la motion.
• Déclarer : On déclare la motion comme étant acceptée ou rejetée et on l’inscrit comme telle.

Pour qu’une motion quelconque soit valable, il doit y avoir quorum, tel qu’indiqué dans les règlements administratifs. Un quorum est le nombre minimum de membres qui doivent être présents pour qu’on puisse mener les débats, lors de la réunion. Le quorum est souvent un minimum de 51 pour 100 des membres. Une fois le quorum établit, le nombre de votes affirmatifs doit dépasser d’un certain nombre celui des votes négatifs, tel que l’indiquent les règlements administratifs, pour qu’une motion soit adoptée. Le président ou la présidente doit déterminer s’il y a quorum. La seule question qui n’est pas nulle et non avenue en l’absence de quorum est la motion d’ajournement de la réunion en l’absence de quorum.

Il existe différents types de motions, mais la plupart d’entre elles peuvent être classées comme suit :

• motion principale : question que pose un membre pour soumettre une affaire au groupe
• motion secondaire : touche la motion principale qui est déjà sur la table
• motion privilégiée : présente des questions qui traitent de mesures immédiates et peut interrompre la motion en cours
• motion incidente : influe sur les règles et les modalités d’une discussion qui n’est pas liée à une motion principale

Le président ou la présidente doit aussi déterminer qui, parmi les personnes présentes, peut en fait voter, ce privilège revenant aux membres à part entière de l’organisme.

Guide parlementaire des motions

Le guide parlementaire des motions ci-dessous renferme les détails sur la façon de créer une communication et des motions efficaces tout au long de vos réunions. Les motions ci-dessous sont énumérées par ordre de priorité. Toute motion peut être présentée si elle précède, dans le tableau, la motion en cours.

Débat et discussion

Comment débattre d’une motion

Les décisions relatives aux motions sont souvent tout aussi importantes que les motions mêmes. Tout membre d’un organisme aime exprimer son opinion. Il est cependant important que les discussions et les débats s’en tiennent au thème voulu. Les discussions doivent se tenir de façon aussi professionnelle et impersonnelle que possible. Les intervenants ne doivent jamais attaquer les motifs d’un autre membre et ni les mettre en doute.

Format du débat

Le président ou la présidente demande aux membres du groupe s’ils sont prêts à commencer à débattre ou à discuter d’une motion, une fois que cette dernière a été appuyée. Le président ou la présidente lit de nouveau la motion, apporte des éclaircissements et veille à ce que les membres se concentrent sur le sujet. Les membres ont besoin d’une période appropriée pour discuter de la motion en cours et un nombre représentatif de personnes doit y participer. On ne peut pas écourter les discussions pour voter immédiatement.

Le membre qui a présenté la motion peut parler en premier. Le président ou la présidente doit donner la parole à un membre pour qu’il puisse s’exprimer, ce qu’il peut faire aussi simplement qu’en établissant un contact visuel et en hochant la tête, en prononçant le nom du membre. La durée limite de la discussion par une personne varie de groupe à l’autre. Selon la procédure parlementaire, un membre peut parler seulement deux fois pendant la discussion subséquente.

On ne s’adresse pas aux orateurs, y compris au président ou à la présidente, en utilisant leur prénom, durant la discussion. Comme solution de rechange à un titre officiel, le membre peut parler de l’« orateur précédent ». La procédure parlementaire exige plus de formalités, en recommandant d’utiliser le titre de la personne (par exemple « conseiller ») ou Monsieur ou Madame, suivi du nom de famille.

Le président participe rarement aux discussions. S’il veut le faire, sa tâche de direction de la réunion peut être assignée à un autre membre, en général au vice-président. Sans le point de vue du président, l’organisme peut rater une expérience précieuse, ce dernier possédant dans bien des cas de longs antécédents au sein de l’organisme et quant à ses affaires.

CARE

Le modèle CARE demande aux participants à la discussion de s’exprimer de façon claire, concise, adaptée, respectueuse et exacte. À titre de participant, vous pouvez adhérer aux points suivants :

Clarté et concision

Durant toute discussion, formulez soigneusement vos idées avant de parler, pour vous exprimer de façon claire et concise.

Adaptation

Faites preuve de souplesse et soyez prêt à adapter votre point de vue à ceux des autres.

Respect

Soyez toujours respectueux envers les autres participants d’une discussion.

Exactitude

Si vous participez à une discussion, formulez des commentaires exacts et conformes au sujet.

Vote

Un vote détermine l’orientation que les membres veulent donner à l’organisme. La clôture du vote lie les membres à cette décision.

Une fois qu’une motion présentée a été appuyée et qu’on en a suffisamment débattu, le président demande un vote. Pour qu’une motion soit valable :

• il doit y avoir quorum, conformément aux règlements administratifs
• pour qu’une motion soit adoptée, le nombre de votes affirmatifs doit dépasser d’un certain nombre celui des votes négatifs, comme le précisent les règlements administratifs
• la seule question qui n’est pas nulle et non avenue en l’absence de quorum est la motion d’ajournement de la réunion en l’absence de quorum

Le président ou la présidente doit aussi déterminer qui, parmi les personnes présentes, peut en fait voter, ce privilège revenant aux membres à part entière de l’organisme. Le président doit généralement agir comme partie neutre quant aux affaires de l’organisme. Il ne vote donc généralement pas. Les invités ne peuvent pas voter non plus.

Il existe diverses façons de voter, dont les suivantes :

• courriel : peut s’utiliser, si les règlements administratifs le permettent
• poste : peut s’utiliser, mais cela se fait moins fréquemment qu’autrefois
• vote oral ou de vive voix : l’expression désigne le fait que les membres du groupe disent oui ou non simultanément
• vote par appel nominal : on appelle le nom des membres à mesure qu’ils votent
• assentiment général : le président demande si quelqu’un s’oppose. S’il n’y a pas d’objection, la motion est acceptée à l’assentiment général
• division : une personne se lève ou lève la main pour se faire compter
• scrutin : les membres inscrivent de façon anonyme leur vote sur du papier

Le vote par scrutin préservant l’anonymat, le président ou la présidente peut participer, la neutralité du poste de président étant alors respectée.

Vote par procuration

Le vote par procuration signifie que si un membre (le mandant) doit être absent lors d’un vote, il ou elle peut donner à un autre membre (le mandataire) l’autorisation de voter en son nom. Le mandataire a donc deux voies. Les règlements administratifs doivent indiquer si l’organisme permet de voter par procuration. Le vote par procuration n’est pas considéré être une pratique exemplaire pour la plupart des organismes bénévoles.

Règlements administratifs de l’organisme.

Les règlements administratifs de l’organisme indiquent si le président peut couramment voter. L’autre exception au vote du président se produit en cas de vote à égalité. Le président doit alors voter.

Conduite appropriée durant une réunion

Il est important, durant une réunion, que les membres restent sur la bonne voie et se concentrent sur le sujet. Les règles de base de courtoisie devraient être expliquées au départ, lors de toute réunion. En cas de difficulté, le président devrait recourir à la procédure parlementaire pour s’assurer d’obtenir la coopération de tous les membres et pour résoudre tout conflit.

Tous les membres jouent un rôle important, au sein de l’organisme, en veillant à créer un contexte de travail constructif et en s’assurant que l’organisme atteigne ses objectifs. Chaque membre doit aborder l’organisme de façon professionnelle et faire preuve de respect envers tous les autres membres, envers les gens que ces derniers représentent et à l’égard du public qui interagit avec l’organisme. Cependant, il revient au président ou à la présidente d’exiger que la réunion se tienne dans un contexte professionnel, respectueux, équitable et ordonné.

La confiance et le respect constituent le fondement d’une réunion efficace ainsi que des règles de base. Si les droits et les règlements de quiconque sont enfreints, le président ou la présidente peut devoir recourir à des mesures disciplinaires pour remédier à la situation. Les options suivantes s’offrent à lui ou à elle :

• s’adresser au membre en question pendant la réunion
• imposer une amende
• suspendre le membre
• expulser le membre

Les amendes, la suspension et l’expulsion se produisent conformément aux lignes directrices figurant dans les règlements administratifs.

Soyez prêts. Arrivez tôt et apportez la documentation nécessaire. Il vaut mieux qu’une seule personne parle à la fois. Si vous participez, assoyez-vous droit et portez attention à votre langage corporel. Souvenez-vous de remettre en question l’idée, pas la personne.

Élections au conseil d’administration

Élection des membres

Des élections réussies donnent un éclairage positif à un processus parfois compliqué mais nécessaire. Plus votre société ou votre groupe est bien organisé, plus il est probable que des membres songent à se porter candidats.

Les deux approches de l’organisation d’élections pour les postes au sein d’un organisme sont les suivantes :

• élections à vote ouvert
• élections à partir d’une liste de candidats

Les élections à vote ouvert se font sur proposition verbale. Si vous n’avez pas de comité de mise en candidature, les membres sont mis en candidatures par la salle, durant une réunion. Pour les élections à partir d’une liste de candidats, il faut avoir dressé une liste écrite des candidats et candidates en vue des élections ou des mises en candidature. La fréquence des élections est déterminée par les règlements administratifs. Ces derniers indiquent qui peut occuper un poste de cadre dirigeant, au sein de l’organisme. S’il y a un grand nombre de membres ou si l’organisme s’inquiète des partis pris quant au processus de mise en candidature, on forme un comité de mise en candidature pour aider à susciter des candidatures.

Si on utilise des bulletins de vote, il est essentiel d’avoir des membres d’un comité des élections pour ce qui est de préparer, de distribuer, de trier, de valider et de compter les bulletins de vote. Bien qu’on puisse voter de vive voix, c’est-à-dire voter oralement par vote affirmatif ou vote négatif, les bulletins de vote ont tendance à être plus fiables dans le cas d’un grand groupe ou de candidats multiples. La tâche du comité et, en fait, de tous les membres qui soumettent des candidatures consiste à évaluer les faiblesses de l’organisme et à recommander une liste de candidats ou candidates potentiels dont les compétences renforceraient l’organisme.

Les membres du comité des mises en candidatures devraient être représentatifs de l’ensemble des membres aux points de vue du sexe, de l’âge, de l’appartenance ethnique et plus. Chez les grands organismes, la coordination des élections peut exiger la formation d’un comité des élections et la désignation d’une journée et d’une réunion particulières, juste pour les élections. Les membres du comité des élections répondent aux questions et aux préoccupations des membres à mesure que le processus et la journée des élections se déroulent.

Une fois les nouveaux cadres dirigeants annoncés, ces membres dirigeants doivent accepter officiellement leur poste. Si un membre ne l’accepte pas, il faut demander la tenue d’une élection partielle quant à ce poste particulier. Chez certains organismes, on prête un serment professionnel, tel qu’indiqué dans les règlements administratifs, lors de l’acceptation du poste.

Il est essentiel de mettre en place un plan de formation des nouveaux cadres dirigeants. La formation peut se donner de façon officielle, par le biais d’un examen des tâches et des responsabilités dirigé par un ancien président ou une ancienne présidente, ou de façon non officielle, comme au moyen d’une liste de lecture recommandée.

Comités

Il n’est pas toujours efficace d’affecter l’organisme au complet à un projet. Un plus petit groupe de l’organisme, peut-être entre les mains d’experts publics, pourrait accomplir la tâche plus efficacement.

Comités ad hoc ou temporaires

On forme ces comités pour effectuer une tâche particulière, comme tenir une conférence ou un séminaire, puis on les dissout. Les tâches ou le cadre de référence d’un comité ad hoc sont établis lors de la formation du comité. Cela inclut le fait de déterminer qui préparera le rapport final.

Comités permanents

Les tâches d’un comité permanent sont souvent énumérées dans les règlements administratifs et les règles permanentes de l’organisme, étant donné sa nature permanente. Le mandat d’un membre d’un comité permanent est semblable à celui d’un cadre dirigeant. En général, le comité permanent fait rapport durant les réunions courantes. La fréquence et le contenu de ces rapports sont indiqués dans les règlements administratifs.

La création d’un comité permet de recenser des personnes-ressources qui peuvent consacrer le temps et de déployer les efforts nécessaires à l’achèvement d’un projet. Le comité peut demander de l’aide à l’extérieur de l’organisme, élargissant ainsi le temps et les compétences dont le projet dispose. Comme dans le cas du processus normal des motions, la motion secondaire de renvoyer une question à un comité est appuyée et fait l’objet d’une discussion et d’un vote. Si elle est adoptée, on peut tenir une élection pour décider qui, parmi les membres, dirigera le comité.

Dans certains cas, les règlements administratifs dictent des membres d’office des comités. Ainsi, les règlements administratifs peuvent indiquer que la personne élue comme trésorier doit être membre du comité des finances. En vertu de son poste, le trésorier ou la trésorière est donc membre d’office du comité des finances.