Comment élaborer un plan et des politiques d'accessibilité
Trouvez des directives étape par étape et des modèles pour vous aider à préparer des politiques en matière d’accessibilité et un plan pluriannuel, comme l’exige la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO).
Aperçu des exigences
Organisations qui ont moins de cinquante employés
Si vous êtes une entreprise ou un organisme sans but lucratif qui a moins de cinquante employés, vous devez :
- créer des politiques en matière d’accessibilité (voir la première étape)
- tenir vos politiques à jour (vous êtes encouragé à les mettre à jour périodiquement)
Vous n’êtes pas tenu de :
- documenter ces politiques (bien que cela puisse vous aider à vous conformer à d’autres exigences, y compris en ce qui concerne la formation des employés);
- créer un plan d’accessibilité pluriannuel.
Organisations qui ont cinquante employés ou plus
Si vous êtes une entreprise ou un organisme sans but lucratif qui a cinquante employés ou plus ou un organisme désigné du secteur public, vous devez élaborer
- une déclaration d’engagement à l’égard de l’accessibilité et la mettre à la disposition du public;
- des politiques écrites en matière d’accessibilité et les mettre à la disposition du public;
- un plan écrit d’accessibilité pluriannuel, le mettre à jour au moins une fois tous les cinq ans et l’afficher sur votre site Web, si vous en avec un.
Vous devez fournir sur demande la déclaration d’engagement, les politiques en matière d’accessibilité et le plan d’accessibilité de votre organisation dans un format accessible.
Définitions principales
Une déclaration d’engagement établit la vision de votre organisme en matière d’accessibilité et son intention de la réaliser. Elle représente la première étape importante de l’élaboration des politiques en matière d’accessibilité et des plans d’accessibilité.
Les politiques en matière d’accessibilité constituent les règles officielles que votre organisme adopte en vue d’atteindre ses objectifs d’accessibilité.
Un plan d’accessibilité énonce les mesures que votre organisme prendra pour empêcher et supprimer les obstacles à l’accessibilité et se conformer ainsi aux exigences de la LAPHO. Il doit également indiquer quand ces mesures seront prises.
Ces trois éléments fonctionnent ensemble pour permettre d’intégrer l’accessibilité à la culture et aux pratiques commerciales de votre organisme.
Étape 1 : Élaborez vos politiques en matière d’accessibilité
Ces politiques énoncent les règles que votre organisme adoptera pour devenir plus accessible. Comprendre le niveau d’accessibilité de votre organisme et savoir où il existe des obstacles peut être utile pour élaborer vos politiques en matière d’accessibilité.
Rédigez votre déclaration d’engagement
La déclaration d’engagement résume l’engagement de votre organisme à répondre aux besoins des personnes handicapées en matière d’accessibilité.
Lorsque vous la rédigez, prenez en compte la vision de votre organisme, ses objectifs généraux ainsi que son niveau actuel d’accessibilité. Réfléchissez au message sur l’accessibilité que vous voulez transmettre à vos employés et au public.
N’oubliez pas que l’accessibilité consiste à donner aux personnes de toutes les capacités la possibilité de participer pleinement à la vie quotidienne en déterminant et en éliminant les obstacles et en répondant aux besoins des personnes ayant différents handicaps, tels que définis par la LAPHO.
Lorsque vous avez terminé la déclaration d’engagement de votre organisme :
- envisagez d’en parler à vos employés, par exemple en l’affichant sur votre site intranet ou en demandant à un cadre supérieur d’envoyer un message par courriel à tous les employés;
- mettez-la à la disposition du public;
- fournissez-la sur demande dans un format accessible.
Envisagez de mettre la déclaration d’engagement sur votre site Web si vous en avez un ou dans la section « Message du chef de la direction » de votre plan d’accessibilité pluriannuel.
EXEMPLE de déclaration d’engagement
[Nom de l’organisme] s'engage à assurer un accès égal et la participation des personnes handicapées. Nous nous engageons à traiter les personnes handicapées d’une manière qui leur permet de conserver leur dignité et leur indépendance.
Nous croyons à l’intégration et nous nous engageons à répondre aux besoins des personnes handicapées en temps opportun en éliminant et en empêchant les obstacles à l’accessibilité tout en respectant nos exigences en la matière précisées dans la législation ontarienne sur l’accessibilité.
Élaborez vos politiques en matière d’accessibilité
Vous avez la souplesse nécessaire pour déterminer les politiques en matière d’accessibilité qui correspondent le mieux à la culture et aux pratiques commerciales de votre organisme.
Ce gabarit de politique en matière d’accessibilité fournit un exemple de ce qui doit être inclus dans une politique d’accessibilité.
Voici quelques approches à envisager pour élaborer vos politiques en matière d’accessibilité.
Cernez les lacunes dans vos politiques actuelles
Certaines de vos politiques actuelles portent probablement déjà sur l’accessibilité ou sur la législation de l’Ontario en la matière. Par exemple, vous disposez probablement déjà d’une politique sur la manière de rendre, sur demande, l’information accessible aux personnes handicapées.
Par ailleurs, au moment de l’évaluation du niveau d’accessibilité de votre organisme, vous avez peut-être découvert que certaines de vos politiques actuelles avaient créé des obstacles. Par exemple, une politique qui exige que les retours d’achat doivent être faits dans un délai de sept jours ouvrables crée un obstacle pour les personnes handicapées qui ne peuvent pas se déplacer facilement.
Passez en revue ce que la LAPHO vous oblige de faire, les obstacles que vous avez repérés dans le cadre de votre évaluation ainsi que vos objectifs généraux en matière d’accessibilité. Ensuite, demandez-vous si l’établissement d’une politique pourrait vous aider à atteindre vos objectifs.
Vous pouvez en outre adapter vos politiques actuelles afin d’y inclure l’accessibilité. Par exemple, si votre organisme dispose de politiques de ressources humaines sur le recrutement ou la gestion du rendement, vous pourriez y intégrer des exigences en matière d’accessibilité plutôt que d’en établir des nouvelles.
Organisez et rédigez vos politiques
Lorsque vous avez décidé du contenu à inclure, vous devez l’organiser dans un ordre logique et clair qui est facile à comprendre. Envisagez de commencer par votre déclaration d’engagement, puis d’ajouter vos politiques en matière d’accessibilité. Vos politiques doivent être compatibles avec les principes de la dignité, de l’autonomie, de l’intégration et de l’égalité des chances. Vous pouvez choisir le format de vos politiques, mais celles-ci doivent être documentées.
Remarque : Les organismes qui ont moins de cinquante employés ne sont pas tenus de documenter ces politiques, bien que cela puisse les aider à respecter d’autres exigences, y compris en ce qui concerne la formation des employés.
Exemple :
[Nom de l’organisme] fournira, sur demande, des renseignements aux personnes handicapées dans un format accessible ou au moyen d’aides à la communication d’une manière qui tient compte de leur handicap.
Pratique exemplaire
Dans votre logiciel bureautique, utilisez un fichier électronique structuré pour établir vos politiques et votre plan pluriannuel de sorte qu'il puisse être facilement transmis sur demande dans divers formats accessibles.
Un fichier électronique structuré renferme des renseignements sur le format du document, comme les titres, les en-têtes de sections, la taille de police et les couleurs. La création d’une structure simplifie la production du même document dans un autre format accessible comme une page Web, un format en gros caractères, du braille ou une version audio.
Publiez vos politiques
Vous devez rendre vos politiques accessibles au public. Par exemple, vous pourriez afficher des renseignements sur vos politiques sur votre site Web ou dans votre aire de réception. Vous devez en outre fournir sur demande une copie des politiques dans un format accessible.
Vous pouvez aussi communiquer vos politiques à vos employés afin qu'ils puissent constater votre engagement à l’égard de l’accessibilité. Envisagez d’envoyer une note de service ou d’afficher une note de service sur le site intranet de votre organisme, si vous en avez un.
Découvrez comment rendre l’information accessible.
Étape 2 : Créez votre plan d’accessibilité pluriannuel
Qui doit se conformer
Les entreprises et les organismes sans but lucratif qui ont cinquante employés ou plus et les organisations désignées du secteur public doivent élaborer un plan d’accessibilité pluriannuel écrit.
Un plan d’accessibilité pluriannuel peut aider votre organisme à respecter ses engagements en matière de politiques en vertu de la LAPHO et à améliorer l’accessibilité dans l’ensemble. Il s’agit d’une feuille de route conçue pour vous aider à éliminer les obstacles à l’accessibilité que vous avez déterminés.
Approches à envisager
Consultez les experts : Consultez les personnes handicapées tout au long de ce processus. Les personnes handicapées sont souvent bien au fait des obstacles qui ont des répercussions négatives sur elles.
Affectation des ressources : Estimez les ressources humaines, financières et techniques requises.
Attribution des responsabilités : Décidez quel employé ou service dirigera vos efforts pour répondre à chaque engagement.
Déterminez un horaire : Établissez un horaire de travail qui s'harmonise aux dates limites de conformité pour la législation ontarienne sur l’accessibilité et les priorités de votre organisme.
Préparez votre plan d’accessibilité public
À vous de décider la quantité de renseignements à inclure dans votre plan. Ce dernier doit indiquer comment vous prévoyez supprimer les obstacles à l’accessibilité et vous conformer à la législation de l’Ontario en la matière.
Voir des exemples d’obstacles courants à l'accessibilité et de solutions possibles.
Cet exemple de gabarit de plan pluriannuel fournit des conseils aux entreprises et aux organismes sans but lucratif qui ont cinquante employés ou plus.
Votre plan d’accessibilité est public. Il doit être rédigé dans un langage simple sous forme de phrases courtes, tout en évitant le jargon ou les acronymes et en utilisant la voix active.
Invitez les personnes handicapées, celles qui ont de l’expérience du travail avec les personnes handicapées et d’autres personnes qui ont participé au processus de consultation à commenter votre plan.
Pour les organisations désignées du secteur public seulement : Vous devez consulter les personnes handicapées au moment de la création de vos plans. Si vous avez un comité consultatif de l’accessibilité, ce dernier doit participer au processus de consultation.
Téléchargez le gabarit de plan d’accessibilité des organisations désignées du secteur public pour obtenir des conseils sur la façon d’élaborer et de réviser vos plans pluriannuels.
Publiez votre plan d’accessibilité
Affichez votre plan
Obtenez l’approbation organisationnelle, puis distribuez le plan dans l’ensemble de l’organisme.
La loi stipule que vous devez afficher le plan sur le site Web de votre organisme. Si votre organisme n'a pas de site Web, envisagez de parler au public de votre plan d’accessibilité pluriannuel en lui indiquant comment il est possible d’y accéder. Par exemple, vous pourriez publier un message :
- sur un babillard;
- dans un bulletin;
- par l’entremise des médias sociaux.
Fournissez sur demande le plan dans un format accessible
Vous devez en outre fournir sur demande votre plan dans un format accessible. Parmi les formats accessibles figurent les fichiers HTML et Microsoft Word, le braille, les fichiers audio accessibles ainsi que les textes en gros caractères.
Découvrez comment rendre l’information accessible.
Envisagez la mise sur pied d’un processus de réponse aux commentaires et aux questions du public. Indiquez les coordonnées dans la section « Pour obtenir plus de renseignements » du plan d’accessibilité.
Étape 3 : Révisez et mettez à jour vos politiques et votre plan
Qui doit se conformer
Les entreprises et les organismes sans but lucratif qui ont cinquante employés ou plus et les organisations désignées du secteur public doivent mettre à jour leur plan d’accessibilité au moins une fois tous les cinq ans et le publier sur leur site Web (s’ils en ont un).
Révisez et mettez à jour vos politiques
Une politique est un document évolutif qui doit être révisé et mis à jour chaque fois que les pratiques ou les procédures de votre organisme changent. À mesure que vous avancez dans la mise en oeuvre de votre plan d’accessibilité pluriannuel, vous devrez peut-être mettre à jour les politiques que vous avez rédigées ou en rédiger de nouvelles.
Examinez et mettez à jour votre plan
Vous êtes tenu d’examiner et de mettre à jour votre plan d’accessibilité au moins une fois tous les cinq ans et de l’afficher sur votre site Web, si vous en avez un.
Lorsque vous mettez à jour votre plan, notez les réalisations de votre organisme et ajustez vos stratégies si nécessaire.
Pratiques exemplaires
- Intégrez la planification de l’accessibilité dans les cycles d’entreprise et stratégiques existants ainsi que dans les autres processus de planification.
- Assurez-vous que vos politiques d’accessibilité restent conformes à vos plans d’accessibilité.
Pour les organisations désignées du secteur public seulement
Consultations
Au moment de l’élaboration, de l’examen et de la mise à jour de vos plans d’accessibilité, vous devez consulter les comités consultatifs de l’accessibilité (si vous en avez un) de votre organisme ainsi que les membres du personnel handicapés. Les consultations permettront aux personnes handicapées de formuler des commentaires et vous aideront à rester au fait des besoins de celles-ci.
Mise à jour du rapport d’étape annuel
Vous devez en outre préparer un rapport annuel qui contient des mises à jour sur ce que votre organisme a fait pour mener à bien ses plans d’accessibilité. Ces mises à jour peuvent, entre autres, présenter de l’information sur la satisfaction de vos exigences légales en matière d’accessibilité ainsi que sur d’autres réalisations relatives à l’accessibilité. Les rapports d’étape annuels doivent être publiés sur le site Web de votre organisme s'il en a un. Votre rapport d’étape annuel doit être fourni sur demande dans un format accessible.
Téléchargez le guide Plan d’accessibilité pluriannuel des organisations désignées du secteur public qui comprend un gabarit pour le rapport d’étape annuel.
Obstacles courants et solutions
Certaines personnes considèrent les handicaps comme étant les obstacles, mais ce n'est pas le cas. Par exemple, Sarah a une basse vision et a de la difficulté à lire certains menus de restaurant. L’obstacle n'est pas sa basse vision, mais bien les petits caractères sur les menus. Lorsqu'un restaurant fournit à Sarah un menu sur lequel sont imprimés de gros caractères, celle-ci est en mesure de le consulter et de commander elle-même facilement.
Les tableaux suivants présentent les différents types d’obstacles existants et certaines solutions possibles pour les éliminer.
Obstacles comportementaux
Ces obstacles peuvent faire en sorte que les personnes handicapées soient traitées différemment des personnes non handicapées.
| Obstacles comportementaux | Solutions possibles |
|---|---|
| Croire que les personnes atteintes d’une déficience intellectuelle ne sont pas capables de prendre des décisions. | Ne supposez pas la capacité d’un employé ou d’un client handicapé. Demandez-lui plutôt ce qu'il peut ou ne peut pas faire. |
| Supposer qu'une personne ayant un trouble de la parole ne peut pas vous comprendre. | Formez les employés afin qu'ils puissent interagir et communiquer avec des personnes ayant différents types de handicap. |
| Croire qu'une personne ayant un problème de santé mentale ou qu'une personne dans un fauteuil roulant ne serait pas un bon employé. | Informez-vous des mesures d’adaptation que vous pouvez mettre en place pour les employés handicapés. |
| Supposer qu'une personne ayant une perte de la vision ne peut pas regarder des films ou la télévision ni assister à des concerts. | Informez-vous des différentes mesures et technologies offertes pouvant aider les personnes ayant une perte de la vision à regarder des films ou la télévision et à assister à des concerts. |
| Éviter une personne handicapée de peur de dire quelque chose d’incorrect ou de l’offenser. | Formez les employés afin qu'ils puissent interagir et communiquer avec des personnes ayant différents types de handicap. |
| Penser que la mise en place de mesures d’adaptation destinées aux personnes handicapées est coûteuse. | Informez-vous des types de mesures d’adaptation destinées aux personnes handicapées. Bon nombre de ces mesures ne sont pas très coûteuses. |
Obstacles au niveau de l’information ou des communications
Ces obstacles sont présents lorsqu'une personne handicapée ne peut pas obtenir et (ou) comprendre l’information accessible aux autres.
| Obstacles au niveau de l’information et de la communication | Solutions possibles |
|---|---|
| Caractères trop petits pour pouvoir être lus. | Créez les documents utilisés quotidiennement, comme les panneaux et les menus, pour qu'ils soient faciles à consulter en vous assurant que les caractères sont lisibles pour la plupart des personnes. |
| Le matériel de présentation des réunions, comme les diapositives et les vidéos, n'est pas accessible aux employés ayant une basse vision ou une perte auditive. | Élaborez un modèle de diapositives en utilisant des gros caractères, des couleurs à contraste élevé ainsi qu'une mise en page claire. Fournissez une description visuelle des diapositives lorsque vous faites une présentation. |
| Les vidéos n’ont pas de sous-titres et ne sont pas accessibles aux personnes qui ont subi une perte de l’ouïe. | Fournissez des sous-titres pour les vidéos et, lorsque cela n’est pas possible, fournissez une transcription textuelle de la vidéo. |
| Les brochures, les guides et les annonces publicitaires ne sont pas clairs ou ne sont pas bien compris. | Utilisez un langage, des symboles et des images simples pour transmettre votre message. |
| Les images figurant sur les sites Web ne sont pas décrites et ne sont pas accessibles aux personnes qui dépendent des technologies d’assistance. | Fournissez des descriptions ou des balises ALT pour les personnes qui dépendent des technologies d’assistance. |
| Les panneaux sont complexes, chargés ou portent à confusion. | Mettez en place des panneaux simples et clairs. L’information doit pouvoir être représentée sous d’autres formes, comme par des tableaux ou des pictogrammes. |
| La disposition des places ne favorise pas la pleine participation des personnes ayant une perte auditive. | Disposez les places autour d’une table ronde pour faciliter la lecture sur les lèvres. Utilisez des dispositifs techniques pour malentendants ou des dispositifs d’amplification au besoin. |
| Le marketing et les communications ne sont pas inclusifs, que ce soit pour représenter les personnes handicapées, les intégrer comme public cible potentiel, ou les prendre en compte. | Assurez-vous que vos efforts en matière de marketing et de communications rejoignent les personnes handicapées. Intégrez les personnes handicapées de tous âges dans les photos, les témoignages et les autres publications. Assurez-vous que vos documents de marketing comme les dépliants, les brochures, les balados et les vidéos publiés sur YouTube sont accessibles. |
Obstacles technologiques
Ces obstacles sont présents lorsque la technologie ou la façon de l’utiliser ne répond pas aux besoins des personnes handicapées.
| Obstacles technologiques | Solutions possibles |
|---|---|
| Les courriels ou les autres communications électroniques ne sont pas accessibles aux personnes utilisant des lecteurs d’écran. | Assurez-vous que chaque courriel est accessible aux personnes utilisant des lecteurs d’écran et offrez-leur d’autres méthodes de communication. |
| Les clients ont un seul moyen de communiquer avec vous; par exemple, seulement par téléphone. | Mettez en place différents moyens de communication afin que vos clients puissent communiquer avec vous, y compris le téléphone, le courriel et le téléimprimeur, ou offrez une formation à vos employés afin qu'ils puissent utiliser le service de relais téléphonique. |
| Les demandes d’emploi pouvant seulement être transmises en ligne. | Acceptez les demandes d’emploi dans un certain nombre de formats. |
Obstacles systémiques
Ce sont des aspects des politiques, des pratiques et des procédures font en sorte que les personnes handicapées sont traitées différemment des autres ou sont parfois complètement exclues.
| Obstacles systémiques | Solutions possibles |
|---|---|
| Les personnes handicapées sont exclues des événements ou elles ne sont incluses qu'en y pensant après coup pendant la planification des activités. | Assurez-vous de tenir compte de l’accessibilité lorsque vous planifiez des activités et invitez les participants à vous indiquer s'ils ont des besoins différents. Envisagez d’utiliser une liste de vérification de l’accessibilité lorsque vous planifiez des activités. |
| Manque de connaissances concernant les différents types de mesures d’adaptation dont un employé pourrait avoir besoin pour effectuer un retour au travail après s'être absenté en raison d’un handicap. | Informez-vous des types de mesures d’adaptation dont les employés pourraient avoir besoin. Parler aux employés pour connaître leurs besoins particuliers est un premier pas dans la bonne direction. |
| Personne n'est responsable des questions liées à l’accessibilité pour les personnes handicapées. | Nommez une personne-ressource qui mettra en oeuvre les politiques et les procédures en matière d’accessibilité. |
| Les politiques en matière d’embauche ne favorisent pas la présentation de candidatures de personnes handicapées. | Révisez les processus d’embauche actuels afin de cerner et d’éliminer les obstacles comme des lieux d’entrevue inaccessibles. |
| Les procédures peuvent ne pas tenir compte de certains employés, comme ordonner au personnel d’entretien de seulement utiliser des produits nettoyants pouvant causer des réactions allergiques. | Mettez en oeuvre une politique de produits inodores. |
Obstacles physiques et architecturaux
Ces obstacles présents dans le milieu restreignent l’accès aux personnes handicapées.
| Obstacles physiques et architecturaux | Solutions possibles |
|---|---|
| Les allées sont bloquées par des étalages ou de la marchandise, ce qui les rend trop étroites pour qu'une personne puisse y circuler en fauteuil roulant ou avec un ambulateur. | Pensez au chemin que vos employés et clients empruntent lorsque vous créez des étalages ou entreposez de la marchandise. |
| Les lieux où se tiennent les activités ou les réunions sont inaccessibles. | Songez aux obstacles potentiels lorsque vous choisissez un lieu. Il ne suffit pas de penser à une rampe. Il faut aussi penser aux toilettes, à l’éclairage et à la signalisation. |
| Les éléments d’accessibilité, comme les portes dotées d’un dispositif d’ouverture automatique, sont brisés et ne sont pas réparés rapidement. | Élaborez un plan d’entretien et assurez-vous que les réparations sont effectuées rapidement lorsque le matériel est défectueux. |
Avis de non-responsabilité
Le but et l’objet de la présente page Web consistent à aider les particuliers et les entreprises en leur fournissant des renseignements relatifs à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et à son règlement connexe, le Règl. de l’Ont. 191/11. Bien que notre objectif soit de fournir des renseignements pertinents et opportuns, il est impossible de garantir l’exactitude ou l’exhaustivité de tout renseignement fourni. Le présent document d’orientation ne vise pas à fournir, ni ne fournit, d’avis juridique et ne doit pas être interprété ou traité comme étant un avis juridique. Les personnes qui sollicitent un avis juridique doivent consulter un professionnel du droit qualifié.
En cas de divergence entre le contenu du site Web et les lois et règlements pertinents de l’Ontario, c’est la version officielle des lois et règlements de l’Ontario publiée par l’imprimeur du Roi pour l’Ontario qui l’emporte.
Le ministère des Services aux aînés et de l’Accessibilité et le gouvernement de l’Ontario se dissocient des activités des consultants sur l’accessibilité, ainsi que des conseils, opinions ou recommandations que ceux-ci pourraient émettre.