Lignes directrices relatives à l’utilisation des documents électoraux

Bureau du directeur général des élections

Élections Ontario

19 octobre 2021

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Table des matières

Historique des versions

Section 1 : Introduction

Section 2 : Exigences relatives à la consultation des documents de liste

2.1 Exigences en matière de dépôt de la politique de confidentialité

Tableau 1 : Exigences en matière de dépôt pour la réception et la consultation de la mise à jour annuelle

Tableau 2 : Exigences en matière de dépôt pour la réception et la consultation des listes des électeurs dans le cadre d’un scrutin

Section 3 : Exigences relatives à l’utilisation des documents de liste

Tableau 3 : Exigences en matière de dépôt du formulaire Attestation pour l’accès à la Liste des électeurs

Tableau 4 : Exigences en matière de dépôt des formulaires de suivi de la diffusion

3.1 Restrictions relatives à la reproduction des documents de liste

3.2 Cas dans lesquels il est autorisé et interdit d’utiliser des documents de liste

Tableau 5 : Cas dans lesquels il est autorisé d’utiliser des documents de liste

Section 4 : Exigences relatives à l’utilisation des reconnaissances numériques

Section 5 : Exigences relatives à la destruction sécurisée des documents de liste

Section 6 : Pratiques exemplaires en matière de confidentialité et de sécurité

Section 7 : Exigences relatives à la gestion des atteintes à la vie privée

Annexe A : Critères d’acceptation de la politique de confidentialité

Section 1 : Portée de la politique

Section 2 : Restriction d’utilisation

Section 3 : Exigences en matière de confidentialité

3.1 Mise en place et application des contrôles de confidentialité

3.2 Protocole de suppression des documents de liste

3.3 Formation sur les contrôles de confidentialité

3.4 Gestion des situations d’atteinte à la vie privée

Section 4 : Rôles et responsabilités

Section 5 : Approbation de la politique de confidentialité

Annexe B : Attestation pour l’accès à la Liste des électeurs (F0101)

Annexe C : Distribution des listes électorales (F0315)

Annexe D : Mise à jour annuelle des registres – Exemple de formulaire de suivi de la diffusion pour les partis politiques

Annexe E : Mise à jour annuelle des registres – Exemple de formulaire de suivi de la diffusion pour les députées et les députés

Annexe F : Diffusion des documents de liste – Aperçu

Lignes directrices relatives à l’utilisation des documents électoraux

Section 1 : Introduction

En vertu des dispositions de la Loi électorale, la directrice générale ou le directeur général des élections a l’obligation d’établir et de tenir un Registre permanent des électeurs pour l’Ontario (« Registre permanent » ou « RPEO ») et un Registre des électeurs absents, ainsi que de rendre accessibles les renseignements personnels des électrices et des électeurs y figurant aux entités politiques (partis politiques inscrits, candidates et candidats, députées et députés à l’Assemblée législative et secrétaires municipaux).

Les présentes lignes directrices visent à faire connaître aux entités politiques les dispositions de la Loi électorale et les exigences en matière de confidentialité portant sur les modalités de consultation et d’utilisation des renseignements personnels des électrices et des électeurs qui leur sont communiqués par Élections Ontario. En cas de conflit, d’incohérence ou d’incompatibilité entre la Loi électorale et les présentes lignes directrices, les dispositions de la Loi électorale prévalent et font office de texte de référence.

Les présentes lignes directrices s’appliquent aux documents électoraux suivants :

1. Les documents de liste : Il s’agit de toute liste sur laquelle figurent des renseignements personnels concernant les électrices et les électeurs, par exemple :
   • La mise à jour annuelle : Il s’agit des actualisations du Registre permanent et du Registre des électeurs absents, et des listes des électeurs connexes remises aux entités politiques à la fin de chaque année civile.
   • Les listes sur lesquelles figurent des renseignements concernant les électrices et les électeurs : Il s’agit de toute liste créée à partir du Registre permanent et du Registre des électeurs absents qui est fournie aux entités politiques dans le cadre d’un scrutin.
2. Les documents géographiques : Il s’agit de l’ensemble des cartes et des renseignements relatifs aux sections de vote qui sont communiqués dans le cadre d’un scrutin.

Lorsqu’ils sont tenus de fournir des documents de liste aux entités politiques, les directrices générales ou les directeurs généraux des élections et les directrices ou les directeurs du scrutin communiquent uniquement les renseignements ci-dessous (sauf disposition contraire expresse de la Loi électorale) du Registre permanent et du Registre des électeurs absents :

• Registre permanent : Les renseignements personnels des électrices et des électeurs, y compris leur nom, leur identificateur unique, leur adresse résidentielle et leur adresse postale
• Registre des électeurs absents : Les renseignements personnels des électrices et des électeurs, y compris leur nom et leur identificateur unique

Les partis politiques inscrits ainsi que les candidates et les candidats peuvent choisir de ne pas recevoir les documents de liste et les documents géographiques d’Élections Ontario en ne présentant pas de demande. Élections Ontario continuera de fournir les documents de liste aux entités politiques qui répondent aux exigences de consultation énoncées dans la Loi électorale et les présentes lignes directrices.

La directrice générale ou le directeur général des élections peut, sur demande écrite d’une électrice ou d’un électeur, supprimer tout renseignement figurant sur l’ensemble des listes fournies aux entités politiques à condition d’avoir des motifs raisonnables de croire que, s’il était communiqué, ce renseignement mettrait la vie, la santé ou la sécurité de l’électrice ou de l’électeur en danger.

Pour en savoir plus sur ces lignes directrices, veuillez communiquer avec le Bureau de la protection de la vie privée d’Élections Ontario.

Section 2 : Exigences relatives à la consultation des documents de liste

En vertu du paragraphe 17.6(2) de la Loi électorale, la directrice générale ou le directeur général des élections est en droit de refuser de transmettre des documents de liste à des entités politiques qui n’ont pas communiqué de politique de confidentialité ou dont la politique n’est pas conforme aux exigences stipulées dans les présentes lignes directrices et prévues par la Loi électorale. Les entités politiques sont tenues d’élaborer et de mettre en œuvre une politique de confidentialité acceptable pour garantir que leurs candidates et leurs candidats, leurs députées et leurs députés à l’Assemblée législative, leur personnel, leurs bénévoles ainsi que leurs agentes et leurs agents respectent les restrictions d’utilisation des renseignements issus du Registre permanent et du Registre des électeurs absents conformément au paragraphe 17.4(1) de la Loi électorale et aux présentes lignes directrices. Les documents de liste d’un scrutin sont mis à disposition après l’émission du décret de convocation des électeurs aux fins d’une élection partielle ou générale.

L’annexe A précise les mentions minimales devant figurer dans la politique de confidentialité à transmettre à la directrice générale ou au directeur général des élections ou à la directrice ou au directeur du scrutin par les entités politiques qui demandent à accéder à des documents de liste contenant des renseignements personnels sur les électrices et les électeurs. Les entités politiques qui n’ont pas remis de politique de confidentialité sont uniquement en droit de recevoir des documents géographiques lors d’un scrutin.

2.1 Exigences en matière de dépôt de la politique de confidentialité

Élections Ontario applique des exigences en matière de dépôt des politiques de confidentialité conformément aux calendriers des mises à jour annuelles et des scrutins. Toutes les politiques de confidentialité soumises sont examinées par Élections Ontario, qui communiquera avec les entités politiques si des renseignements supplémentaires sont nécessaires. Toute politique de confidentialité déposée en vue de la mise à jour annuelle est valable 12 mois et s’applique à tout scrutin se déroulant durant cette période, sauf si l’entité politique informe Élections Ontario par écrit que des modifications y ont été apportées ou qu’un changement de direction a eu lieu. Les entités politiques inscrites après la mise à jour annuelle sont tenues de déposer une politique de confidentialité après réception de l’avis de confirmation d’inscription et sont en droit de recevoir la mise à jour annuelle dans un délai de 30 jours à compter de l’approbation de ladite politique par Élections Ontario. Les documents de liste relatifs à un scrutin sont mis à disposition en version électronique ou sous forme imprimée après l’émission du décret de convocation des électeurs aux fins d’une élection partielle ou générale.

Tableau 1 : Exigences en matière de dépôt pour la réception et la consultation de la mise à jour annuelle

Tableau 2 : Exigences en matière de dépôt pour la réception et la consultation des listes des électeurs dans le cadre d’un scrutin

Section 3 : Exigences relatives à l’utilisation des documents de liste

En vertu de l’article 17.4 de la Loi électorale, les entités politiques sont uniquement autorisées à utiliser les documents de liste contenant des renseignements personnels sur les électrices et les électeurs à des fins électorales, et non commerciales.

Attestation pour l’accès à la Liste des électeurs et exigences en matière de suivi de la diffusion

Les entités politiques et les personnes ne peuvent demander des documents de liste qu’en remplissant et en déposant auprès d’Élections Ontario une Attestation pour l’accès à la Liste des électeurs (formulaire F0101) selon laquelle elles ne sont autorisées à recevoir des documents de liste qu’après qu’il a été vérifié qu’elles :

• comprennent que l’utilisation des documents de liste est autorisée uniquement à des fins électorales, et non commerciales
• comprennent l’importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels des électrices et des électeurs figurant sur les documents de liste
• comprennent les mesures de protection des renseignements personnels des électrices et des électeurs et confirment qu’elles respecteront les politiques de confidentialité
• confirment qu’elles veilleront à détruire de façon sécuritaire les documents de liste obtenus à des fins électorales

Tableau 3 : Exigences en matière de dépôt du formulaire Attestation pour l’accès à la Liste des électeurs

L’annexe B contient un exemple d’Attestation pour l’accès à la Liste des électeurs (formulaire F0101) à transmettre à Élections Ontario.

Un registre de suivi de la diffusion doit être tenu et rempli pour tout document de liste distribué dans le cadre d’un scrutin et de la mise à jour annuelle. Le registre doit comprendre toutes les personnes qui ont reçu des extraits de documents de liste.

Tableau 4 : Exigences en matière de dépôt des formulaires de suivi de la diffusion

L’annexe C contient un exemple du formulaire Distribution des listes électorales (formulaire F0315) qui doit être tenu à jour pendant le scrutin par les partis politiques et les candidates et candidats ainsi que pour les mises à jour annuelles des partis politiques et des députées et députés.

Les annexes D et E contiennent un exemple de registre de suivi de la diffusion que les partis politiques et les députées et députés doivent tenir lorsqu’ils reçoivent des documents de liste pour les mises à jour annuelles des registres.

3.1 Restrictions relatives à la reproduction des documents de liste

En vertu du paragraphe 17.4(3) de la Loi électorale, aucune personne ni entité politique qui obtient des renseignements du Registre permanent ou du Registre des électeurs absents (y compris des listes des électeurs) par voie électronique n’a le droit d’en reproduire, d’en stocker ou d’en transmettre une quelconque partie à aucune fin que ce soit, sauf dans les cas ci-après :

• partis politiques inscrits et députées et députés à l’Assemblée législative ayant reçu une mise à jour annuelle du Registre permanent des électeurs pour l’Ontario ou du Registre des électeurs absents en vertu des sous-alinéas 17.1(3)(1)(i) ou (ii)
• mise à jour portant sur une circonscription électorale donnée en vertu de l’alinéa 17.1(3)(2)
• personne ou entité ayant obtenu lesdits renseignements par l’entremise d’un parti politique inscrit ou d’une députée ou d’un député à l’Assemblée législative, sous réserve que ladite personne ou entité signe une reconnaissance écrite ou électronique attestant qu’elle est liée par les restrictions prévues par la Loi électorale, c’est-à-dire qu’elle peut uniquement utiliser les renseignements à des fins électorales, et non commerciales, conformément à l’alinéa 17.4(4)b)

3.2 Cas dans lesquels il est autorisé et interdit d’utiliser des documents de liste

La Loi électorale exige que toute personne ou entité politique qui reçoit et examine les listes des électeurs sous n’importe quel format (imprimé, électronique, sur un périphérique de stockage de données ou dans une application) se conforme aux restrictions sur l’utilisation des renseignements personnels des électrices et des électeurs, c’est-à-dire à des fins électorales seulement. Toute utilisation de renseignements personnels sur les électrices et les électeurs à des fins commerciales constitue un délit en vertu du paragraphe 17.4(1) de la Loi électorale. Toute utilisation non autorisée est passible d’une amende comme le prévoit l’article 97. L’annexe F contient la liste complète des documents de liste pouvant être diffusés.

Tableau 5 : Cas dans lesquels il est autorisé d’utiliser des documents de liste

Section 4 : Exigences relatives à l’utilisation des reconnaissances numériques

Les entités politiques qui mettent au point des applications numériques permettant aux destinataires d’accéder aux documents de liste sont autorisées à gérer des reconnaissances numériques. La reconnaissance numérique doit inclure les conditions d’utilisation sur une page qui s’affiche avant qu’il soit possible d’accéder à l’application. L’énoncé des conditions d’utilisation doit contenir le texte suivant :

Veuillez lire attentivement les énoncés ci-dessous, puis confirmer que vous les avez compris et que vous les acceptez en fournissant les renseignements demandés au bas de la page. Veuillez noter qu’une signature électronique équivaut à une signature manuscrite. Cette application comprend des renseignements tirés du Registre permanent des électeurs pour l’Ontario et du Registre des électeurs absents. Conformément à l’article 17.4 de la Loi électorale, je déclare ce qui suit à l’égard des renseignements que j’ai obtenus directement ou indirectement à partir du Registre permanent ou d’une liste des électeurs préparée à partir du Registre permanent des électeurs pour l’Ontario ou du Registre des électeurs absents, que lesdits renseignements m’aient été communiqués sous forme imprimée ou électronique ou que je les aie consultés sous une forme quelconque sans qu’un exemplaire me soit remis :

• Je n’utiliserai ces renseignements qu’à des fins électorales, et non commerciales.
• Je ne les communiquerai à d’autres qu’après avoir obtenu d’eux une reconnaissance écrite en vertu de laquelle ils sont liés par les restrictions de ce paragraphe.
• J’ai lu et je respecterai la politique de confidentialité élaborée par mon parti politique et approuvée par Élections Ontario.
• Je m’engage à respecter les Lignes directrices relatives à l’utilisation des documents électoraux d’Élections Ontario (disponible à elections.on.ca/fr).
• Je détruirai de façon sécuritaire les documents de liste à la fin des activités pour lesquelles je les ai reçus.

N’apposez pas votre signature électronique avant d’avoir lu et compris les énoncés ci-dessus et les documents mentionnés dans l’énoncé.  En apposant ma signature électronique ci-dessous, j’atteste avoir lu, comprendre et accepter toutes les conditions mentionnées dans les énoncés ci-dessus.

Signature électronique : * Veuillez inscrire votre nom complet au lieu d’une signature manuscrite.

Le bouton « Accepter » ne devrait pas fonctionner si aucun texte n’est saisi. Si vous n’êtes pas d’accord avec les énoncés ci-dessus ou si vous voulez d’abord consulter les politiques et les lignes directrices pertinentes, veuillez appuyer sur « Annuler ». Pour continuer, appuyez sur « Accepter ».

Outre l’obtention des reconnaissances numériques, l’application numérique doit permettre la collecte des renseignements requis sur les utilisateurs et, comme indiqué précédemment, la tenue d’un registre de suivi de la diffusion reprenant toutes les personnes qui ont eu accès à des renseignements personnels sur les électrices et les électeurs, que ce soit au moyen de documents de liste complets ou de parties ou de copies de ces derniers.

Section 5 : Exigences relatives à la destruction sécurisée des documents de liste

Les entités politiques recevant des copies électroniques et des exemplaires papier de documents de liste sont tenues de s’en départir de manière sécurisée ou de les supprimer de manière définitive immédiatement après l’intégration des renseignements correspondants dans la base de données de l’entité politique. L’obligation de destruction sécurisée n’exige pas la suppression des renseignements concernant les électrices et les électeurs intégrés aux bases de données créées par les entités politiques à des fins électorales, sous réserve du respect des restrictions d’utilisation connexes prévues au paragraphe 17.4(1) de la Loi électorale. Les serveurs de base de données utilisés pour stocker des renseignements personnels concernant les électrices et les électeurs doivent être hébergés sur le territoire canadien.

Il est possible de faire appel à un prestataire de services pour le déchiquetage sécurisé des listes contenant des renseignements personnels sur les électrices et les électeurs; il incombe toutefois aux entités politiques de stipuler les modalités de destruction, les conditions à respecter et les personnes auxquelles cette tâche doit être confiée. Toutes les entités politiques sont tenues d’émettre ou d’obtenir du prestataire de services un certificat de destruction comportant les renseignements suivants :

• identification des dossiers ou des documents de liste détruits
• date, heure et lieu de destruction
• méthode de destruction
• nom et signature de la personne chargée de la destruction ou de l’opérateur

Les exigences à respecter quant aux modalités de destruction sécurisée des renseignements personnels des électrices et des électeurs par les entités politiques sont énoncées ci-après :

• Les méthodes utilisées doivent garantir que les dossiers personnels ne pourront pas être reconstitués.
• Les données électroniques doivent être effacées définitivement au moyen de méthodes empêchant leur restauration.
• Le logiciel d’effacement des données utilisé doit être conforme à la norme établie par le Centre de la sécurité des télécommunications Canada régissant les méthodes d’effacement.
• La destruction des exemplaires papier implique le déchiquetage vertical et horizontal, et non le déchiquetage continu (en bandes simples) des documents.
• Il convient d’effacer définitivement les données sur les électrices et les électeurs stockées sur tout support électronique mis hors service.

Les entités politiques qui ne sont pas en mesure de détruire les documents électoraux doivent les rendre à Élections Ontario. Veuillez vous adresser à Élections Ontario si vous avez des questions concernant la destruction sécurisée des documents électoraux.

En cas de démission ou de congédiement d’une députée ou d’un député à l’Assemblée législative ou si celle-ci ou celui-ci quitte son parti politique pour devenir députée indépendante ou député indépendant à l’Assemblée législative, elle ou il doit détruire tous les documents contenant des renseignements personnels sur les électrices et les électeurs et des renseignements électoraux ou les rendre à la directrice générale ou au directeur général des élections dans un délai de 30 jours à compter de sa démission ou de sa destitution.

Section 6 : Pratiques exemplaires en matière de confidentialité et de sécurité

Il incombe à toutes les entités politiques de prévenir l’accès non autorisé aux renseignements personnels des électrices et des électeurs en prenant notamment toute mesure raisonnable pour préserver leur sécurité et leur confidentialité au cours de leur utilisation, de leur stockage, de leur transfert et de leur destruction.

Pour prévenir efficacement les utilisations et les consultations non autorisées des renseignements personnels des électrices et des électeurs, les entités politiques doivent appliquer les pratiques exemplaires suivantes :

Directrice générale ou directeur général de la confidentialité

• Désigner une directrice générale ou un directeur général de la confidentialité responsable de la mise en œuvre des mesures de protection des documents électoraux, de la transmission des présentes lignes directrices aux personnes autorisées à consulter les renseignements personnels des électrices et des électeurs, de l’élaboration et de la mise en œuvre des politiques de confidentialité et du traitement des questions relatives à l’utilisation des documents de liste par l’entité politique.
• Lorsque cette personne quitte ses fonctions, il convient d’avertir Élections Ontario et de déposer une politique de confidentialité mise à jour en conséquence.

Accès aux renseignements personnels des électrices et des électeurs

• Il convient de restreindre le nombre de personnes ayant accès aux documents électoraux afin de réduire les risques d’atteinte à la vie privée.
• Seuls les employées et les employés autorisés, les bénévoles ou les agentes et agents d’entités politiques qui ont besoin de consulter les renseignements personnels des électrices et des électeurs devraient obtenir un accès sécurisé à la base de données de l’entité politique.
• Il faut veiller à ce que toutes les personnes ayant accès aux renseignements personnels sur les électrices et les électeurs comprennent l’importance d’en préserver la confidentialité.
• Il faut obtenir de chaque destinataire une reconnaissance dans laquelle la personne s’engage à respecter les restrictions d’utilisation des renseignements personnels concernant les électrices et les électeurs (voir l’exemple à l’annexe B).

Mots de passe et clés

• Les mots de passe et les clés doivent rester sous la supervision étroite de la directrice générale ou du directeur général de la confidentialité.
• Des mots de passe individuels et uniques doivent être fournis aux employées et aux employés autorisés, aux bénévoles ou aux agentes et aux agents d’entités politiques qui ont besoin d’accéder aux renseignements personnels des électrices et des électeurs dans la base de données de l’entité.
• Les mots de passe doivent être tenus confidentiels par chaque utilisatrice et utilisateur et doivent être suffisamment complexes.
• Les mots de passe doivent être cryptés lorsqu’ils sont transmis et stockés.
• Le cryptage des mots de passe stockés doit englober le mot de passe lui-même et toute information décrivant l’utilisation du mot de passe ou les systèmes auxquels il correspond.

Dossiers électroniques

• Les dossiers électroniques qui contiennent des renseignements personnels concernant les électrices et les électeurs doivent être stockés sous forme cryptée sur un périphérique de stockage de données/dans une application protégé(e) par un mot de passe ou sur un périphérique amovible plutôt que sur le disque dur d’un ordinateur portable ou personnel.

Ordinateurs portables et personnels

• L’accès aux ordinateurs portables et personnels doit être protégé par un mot de passe et toutes les données stockées sur le disque dur doivent être cryptées et conservées dans un emplacement sécurisé.
• D’autres mesures de protection, telles que l’installation de logiciels antivirus et de pare-feu personnels, peuvent être prises.
• Le verrouillage d’écran par mot de passe doit être activé sur les ordinateurs portables et personnels laissés temporairement sans surveillance.

Courriels

• En cas de travail hors des locaux, notamment à domicile, les employées et les employés, les bénévoles ou les agentes et les agents doivent éviter d’envoyer des renseignements personnels concernant les électrices et les électeurs par courriel.
• Si des renseignements personnels doivent être envoyés par courriel, le courriel en question et toutes les pièces jointes doivent être cryptés.

Dossiers papier

• Lorsqu’ils ne sont pas utilisés, les dossiers papier doivent être conservés dans des classeurs fermés à clé.
• En déplacement, les dossiers papier doivent être transportés de manière sécurisée dans un contenant fermé à clé et rester en possession des employées et des employés, des bénévoles ou des agentes et des agents de l’entité politique.
• En cas d’utilisation à domicile, seuls les employées et les employés, les bénévoles ou les agentes et les agents de l’entité politique doivent avoir accès aux dossiers.
• Lorsque des photocopies des documents de liste sont requises, les photocopieuses ne doivent pas être laissées sans surveillance pendant l’exécution des copies.

Utilisation des dossiers hors des locaux

• Les documents originaux doivent être conservés en lieu sûr et demeurer dans les locaux. Les employées et les employés, les bénévoles ou les agentes et les agents de l’entité politique doivent obtenir les approbations nécessaires pour sortir des documents des locaux, et il convient de tenir un registre des renseignements utilisés hors des locaux et de la personne responsable.

Transports en commun et autres espaces publics

• Les employées et les employés, les bénévoles ou les agentes et les agents de l’entité politique ne doivent jamais consulter de renseignements personnels sur les électrices et les électeurs, sous forme imprimée ou électronique, dans les transports en commun ou d’autres espaces publics.

Section 7 : Exigences relatives à la gestion des atteintes à la vie privée

Une atteinte à la vie privée désigne la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation ou la suppression de renseignements personnels concernant une électrice ou un électeur d’une manière qui n’est pas conforme aux lois applicables (p._ex., la Loi électorale et la Loi sur le financement des élections) ainsi qu’aux politiques et aux procédures en matière de protection des renseignements personnels. Voici des exemples d’atteinte à la vie privée :

• accès, modification ou copie non autorisés des renseignements personnels d’une électrice ou d’un électeur
• perte ou vol des renseignements personnels d’une électrice ou d’un électeur sous la garde et le contrôle de l’entité politique, sous quelque forme que ce soit

Les atteintes à la vie privée peuvent être involontaires ou délibérées. Une atteinte à la vie privée peut concerner des renseignements agrégés ou dépersonnalisés s’il est raisonnablement prévisible que ces renseignements peuvent être utilisés, seuls ou avec d’autres renseignements disponibles, pour identifier une personne. Il y a atteinte présumée à la vie privée lorsqu’il est raisonnable de croire qu’une atteinte à la vie privée, telle que définie ci-dessus, s’est produite.

Tout accès non autorisé, qu’il soit avéré ou présumé, ainsi que toute perte et tout vol de documents dans lesquels figurent des renseignements personnels sur des électrices ou des électeurs constituent une atteinte à la vie privée et nécessitent la prise de mesures rapides et efficaces. Chaque incident devra être abordé selon une approche adaptée. Il est toutefois recommandé à la directrice générale ou au directeur général de la confidentialité :

• d’avertir immédiatement la directrice générale ou le directeur général des élections d’Élections Ontario de la situation et des mesures prises pour la contenir ou l’atténuer en envoyant un courriel à priv@elections.on.ca
• de limiter l’étendue de l’incident, d’en identifier la source et d’atténuer les dommages qui en découlent
• de documenter les circonstances ayant conduit à l’incident ou de signaler l’incident à la police
• de réviser et de mettre à jour les politiques, les processus et les procédures internes de l’entité politique afin d’éviter tout incident à l’avenir

Annexe A : Critères d’acceptation de la politique de confidentialité

En vertu de l’article 17.6 de la Loi électorale, les entités politiques souhaitant consulter des renseignements personnels détenus par Élections Ontario sur des électrices ou des électeurs sont tenues d’élaborer et de mettre en œuvre une politique de confidentialité. Cette politique de confidentialité doit être soumise à Élections Ontario avant de demander l’accès à des documents de liste issus du Registre permanent des électeurs et du Registre des électeurs absents.

Les exigences ci-dessous correspondent aux critères d’acceptation minimum des politiques de confidentialité déposées auprès d’Élections Ontario. Après acceptation, ces dernières doivent également être publiées sur le site Web public des entités politiques concernées dans les 30 jours suivant la réception de l’avis d’acceptation d’Élections Ontario.

Élections Ontario se réserve le droit de vérifier les pratiques de confidentialité des entités politiques dont elle a accepté la politique en la matière de façon à garantir le respect des conditions qui y sont énoncées. Le paragraphe 17.6(3) de la Loi électorale autorise Élections Ontario à divulguer en ligne toute incompatibilité entre les pratiques d’une entité politique et sa politique de confidentialité.

Section 1 : Portée de la politique

Cette section doit contenir un énoncé indiquant à qui et à quoi s’applique la politique (c.-à-d. tous les documents de liste fournis par Élections Ontario).

Section 2 : Restriction d’utilisation

Cette section doit fournir des renseignements concernant les mesures permettant à l’entité politique de garantir que ses employées et ses employés, ses bénévoles ou ses agentes et ses agents respectent les restrictions d’utilisation des documents de liste prévues à l’article 17.4 de la Loi électorale, c’est-à-dire que ces renseignements ne seront utilisés qu’à des fins électorales et non à des fins commerciales. Cette section doit également indiquer :

• les utilisations autorisées des renseignements sur les électrices et les électeurs (communication avec les électrices et les électeurs, demande de soutien à une campagne électorale, recrutement de militantes et de militants pour un parti)
• les mesures mises en œuvre pour suivre la diffusion des documents de liste et gérer les formulaires de reconnaissance écrite ou numérique en vertu de l’article 17.4 de la Loi électorale

Section 3 : Exigences en matière de confidentialité

3.1 Mise en place et application des contrôles de confidentialité

Recenser l’ensemble des mesures de sécurité mises en œuvre pour garantir que toutes les personnes représentant l’entité politique respectent les exigences en matière de confidentialité prévues par la Loi électorale, les présentes lignes directrices et la politique de confidentialité de l’entité politique.

Il peut s’agir de dispositifs visant à protéger les renseignements personnels des électrices et des électeurs reçus sous forme imprimée et par voie électronique. Les catégories suivantes doivent être prévues :

contrôles administratifs

procédures visant à préserver la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels des électrices et des électeurs en limitant l’accès aux renseignements strictement nécessaires et aux personnes de confiance, ainsi qu’en désignant une personne responsable de la mise en place des mesures de confidentialité

contrôles techniques

mots de passe, pistes de vérification, cryptage, pare-feu et autres dispositifs techniques de sécurité visant à minimiser le risque d’accès non autorisé aux renseignements personnels des électrices et des électeurs

contrôles physiques

procédures restreignant l’accès aux zones où sont conservés les renseignements personnels des électrices et des électeurs

3.2 Protocole de suppression des documents de liste

Fournir des renseignements sur les protocoles mis en place pour garantir le respect des exigences de destruction sécurisée des documents de liste lorsqu’ils n’ont plus d’utilité à des fins électorales. Les protocoles de suppression doivent être conformes aux présentes lignes directrices.

3.3 Formation sur les contrôles de confidentialité

Fournir des renseignements sur la formation dispensée aux personnes représentant l’entité politique pour garantir la connaissance et le respect des mesures et des contrôles de la confidentialité.

3.4 Gestion des situations d’atteinte à la vie privée

Préciser les processus internes mis en œuvre pour contenir et gérer les problèmes de consultation, de divulgation, d’utilisation, de modification ou de suppression accidentelle ou non autorisée des renseignements personnels des électrices et des électeurs; décrire les processus de gestion des situations d’atteinte à la vie privée, comme la notification à la directrice générale ou au directeur général des élections en cas de perte, de vol ou de consultation non autorisés des renseignements personnels des électrices et des électeurs.

Section 4 : Rôles et responsabilités

La présente section doit contenir des renseignements concernant ce qui suit :

• Les responsabilités de la directrice générale ou du directeur général de la confidentialité eu égard à la prévention des risques de consultation, de divulgation, d’utilisation, de modification ou de suppression accidentelle ou non autorisée des renseignements personnels des électrices et des électeurs. Il lui incombe notamment de satisfaire à l’ensemble des obligations de dépôt prévues dans les présentes lignes directrices.
• La directrice générale ou le directeur général de la confidentialité de l’entité politique est responsable de la mise en place générale et de l’application de la politique de confidentialité, dont elle ou il doit être signataire.
• Déterminer les responsabilités en matière de confidentialité de l’ensemble des personnes représentant les entités politiques, y compris les partis politiques, les candidates et les candidats, les membres de l’Assemblée législative, les employées et les employés, les bénévoles ou les agentes et les agents.

Section 5 : Approbation de la politique de confidentialité

La présente section doit contenir des renseignements concernant ce qui suit :

• la date d’entrée en vigueur de la politique de confidentialité
• le nom et la signature du directeur général ou de la directrice générale de la confidentialité de l’entité politique
• la date de signature de la politique de confidentialité par le directeur général ou la directrice générale de la confidentialité

Annexe B : Attestation pour l’accès à la Liste des électeurs (F0101)

Annexe C : Distribution des listes électorales (F0315)

Annexe D : Mise à jour annuelle des registres – Exemple de formulaire de suivi de la diffusion pour les partis politiques

Annexe E : Mise à jour annuelle des registres – Exemple de formulaire de suivi de la diffusion pour les partis politiques

Annexe F : Diffusion des documents de liste – Aperçu

Vous trouverez ci-dessous une liste des documents de liste pouvant être diffusés. Sauf indication contraire, c’est la directrice générale ou le directeur général des élections qui distribue ces documents de liste. Ils sont disponibles sur demande.

(155-G044F)