Annexes

Annexe 1 : Exemple d’ébauche de règlement municipal désignant la personne responsable en vertu de la LAIMPVP

LA MUNICIPALITÉ DE [insérer le nom de la municipalité]

Règlement MUNICIPAL n^o [insérer le numéro du règlement municipal]

Visant à désigner la personne de la municipalité responsable de l'application de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée.

Attendu qu'aux termes du paragraphe 3 (1) de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée, qui constitue le chapitre M. 56 des L.R.O. de 1990, (ci-après la « Loi »), le conseil d'une municipalité peut, par règlement municipal, désigner une personne membre du conseil ou un comité de celui-ci à titre de personne responsable de la municipalité pour l'application de la Loi;

Et attendu que le conseil juge nécessaire et utile de désigner une personne responsable pour l'application de la Loi :

À ces fins, le conseil de la municipalité de [insérer le nom] adopte ce qui suit :

1. [insérer le nom/le titre du poste du membre du conseil ou le comité du conseil] est désigné à titre de personne responsable pour l'application de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée.

2. Le présent règlement municipal entre en vigueur le [insérer la date].

Première et seconde lecture le [insérer le jour] jour de [insérer le mois] [insérer l’année].

[insérer la signature du secrétaire et du président du conseil]

Troisième lecture et adoption le [insérer le jour] jour de [insérer le mois] [insérer l’année].

[insérer la signature du secrétaire et du président du conseil]

[insérer le sceau de la municipalité]

Annexe 2 : Exemple de résolution désignant une personne responsable en vertu de la LAIMPVP

RÉSOLUTION

POUR [insérer le nom du conseil, de la commission ou d’un autre organisme]

PROPOSÉE PAR : [insérer le nom de la personne]

APPUYÉE PAR : [insérer le nom de la personne]

Attendu qu'aux termes du paragraphe 3 (2) de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée, qui constitue le chapitre M.56 des L.R.O. de 1990, (ci-après la « Loi »), les membres élus ou nommés à un conseil, à une commission ou à un autre organisme qui est une institution aux termes de la Loi peuvent, par écrit, désigner une personne membre de l'organisme ou un comité de celui-ci à titre de personne responsable de l'institution pour l'application de la Loi;

Et attendu que [insérer le nom du conseil, de la commission ou d’un autre organisme] juge nécessaire et utile de désigner une personne responsable pour l'application de la Loi :

À ces fins, [insérer le nom du conseil, de la commission ou d’un autre organisme] décide ce qui suit :

1. [insérer le nom du conseil, de la commission ou d’un autre organisme] désigne par les présentes [insérer le nom ou le poste de la personne ou le nom du comité] à titre de personne responsable pour l’application de la Loi.
2. La présente résolution entre en vigueur le [insérer la date ici].

[Insérer la signature du secrétaire ou du président]

Annexe 3 : Exemple de délégation d’attributions

3.1 – Délégation d’attributions détaillée

[insérer le nom de l’institution]

DÉLÉGATION D’ATTRIBUTIONS à la personne responsable en vertu de la loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP)

1.0  Délégation

1.1  Dans les conditions prévues au paragraphe [62 (1) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, qui constitue le chapitre F.31 des L.R.O. de 1990, OU au paragraphe 49 (1) de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, qui constitue le chapitre M.56 des L.R.O. de 1990]  et sous réserve du paragraphe 2.0 ci-dessous, je délègue par les présentes les attributions de [insérer le titre de la personne responsable] à titre de personne responsable de [insérer le nom de l’institution] aux dirigeants suivants de l’institution :

(a) [insérer le titre du poste visé par la délégation]; et

(b) [insérer le titre des postes supplémentaires visés par la délégation, au besoin];

2.0  Limites, restrictions, conditions et exigences

2.1  Les dirigeants de l’institution visés au paragraphe 1.1 ci-dessus exerceront les attributions et les fonctions qui leur sont déléguées conformément aux annexes A, B et C.

2.2  Les attributions déléguées à chacun des dirigeants nommés aux présentes et visés par la délégation peuvent aussi être exercées par les personnes qui occupent ces postes auxquels elles ont été dûment nommées à titre intérimaire, ou par des personnes dûment autorisées à agir pour les personnes visées par la délégation, en leur absence.

3.0  Effet sur les délégations précédentes

3.1  Les attributions déléguées précédemment en vertu de la Loi par [insérer le titre de la personne responsable de l’institution] sont révoquées par la présente.

4.0  Durée de la délégation

4.1  Cette délégation entre en vigueur à la date indiquée ci-dessous et restera en vigueur jusqu’à la date de sa révocation par le [insérer le titre de la personne responsable de l’institution].

[insérer la signature de la personne responsable] [insérer la date]

Annexe A à l’exemple de délégation d’attributions – Exemples de décisions relatives à l’accès aux renseignements

Article paragraphe	Décision	Décideur visé par la délégation	Décideur suppléant visé par la délégation
LAIPVP : 10 LAIMPVP : 4	Accorder l’accès en totalité à des renseignements généraux.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 10 (1), 25 LAIMPVP : 4 (1), 18	Déterminer si l’institution a la garde ou le contrôle d’un document.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 10 (1) (a), 12 à 22 LAIMPVP : 4 (1) (a), 6 à 15	Déterminer si des exemptions s’appliquent à un document en totalité ou en partie.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 10 (1) (b), 24 (1.1), Règl. 460 (5.1) LAIMPVP : 4 (1) (b), 20.1, Règl. 823 (5.1)	Déterminer si une demande est frivole ou vexatoire.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 10 (2) LAIMPVP : 4 (2)	Refuser l’accès en totalité ou accorder l’accès en partie à des renseignements généraux.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 11 LAIMPVP : 5	Divulguer un document dans l’intérêt public si le document révèle un grave danger pour l’environnement, la santé ou la sécurité du public et aviser dans la mesure du possible toutes les personnes concernées par les renseignements contenus dans le document.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 23 LAIMPVP : 16	Déterminer si l’intérêt public manifeste l’emporte sur les exemptions prévues aux articles/paragraphes [13, 15, 15.1, 17, 18, 20, 21 ou 21.1 OU 7, 9, 9.1, 10, 11, 13 ou 14].	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 28 (7) LAIMPVP : 21 (7)	Décider d’accorder ou de refuser en totalité ou en partie l’accès à un document; aviser de la décision la personne concernée et l’auteur de la demande.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 47 (1) LAIMPVP : 36 (1)	Accorder l’accès en totalité aux renseignements personnels de la personne concernée.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 49 LAIMPVP : 38	Refuser à une personne l’accès en totalité ou en partie à ses documents personnels.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 47 (2) LAIMPVP : 36 (2)	Accorder ou refuser la demande d’une personne de rectifier ses renseignements personnels.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]

Annexe B à l’exemple de délégation d’attributions – Gestion du processus d’accès à l’information

Article/paragraphe	Décision	Décideur visé par la délégation	Décideur suppléant visé par la délégation
LAIPVP : 24 (2) LAIMPVP : 17 (2)	Proposer d’aider l’auteur d’une demande à reformuler sa demande quand celle-ci manque de clarté (clarification d’une demande).	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 24 (4) LAIMPVP : 17 (4)	Fournir à l’auteur d’une demande les dates de l’accès continu à ses demandes.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 25 (1) LAIMPVP : 18 (2)	Déterminer quelle institution a la garde ou le contrôle des documents demandés, acheminer la demande et en aviser l’auteur de la demande.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 25 (2) LAIMPVP : 18 (3)	Déterminer si un document présente plus d’intérêt pour une autre institution et transférer la demande et, au besoin, le document.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 26, 27 (1), 29, 30 LAIMPVP : 19, 20 (1), 22, 23	Communiquer l’avis d’accès ou de refus d’accès à un document. Si l’accès à un document est accordé, permettre l’accès ou prendre les mesures nécessaires à sa production; permettre l’examen de l’original du document. Si l’accès est refusé, fournir une explication.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 27 LAIMPVP : 20	Prolonger le délai et aviser l’auteur de la demande de la prolongation du délai.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 28 LAIMPVP : 21	Aviser les personnes concernées; aviser l’auteur de la demande du retard.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 33 LAIMPVP : S.O.	Publier des manuels, des directives et des lignes directrices sur Internet ou les rendre accessibles au public dans une salle de lecture.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 34 LAIMPVP : 26	Produire le rapport annuel.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 36 LAIMPVP : 25	LAIPVP : fournir au ministre responsable les renseignements nécessaires pour le Répertoire des documents. LAIMPVP : Renseignements à rendre accessibles au public pour le Répertoire des documents.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 24 (1) (c), 57, Règl. 460 (5.2), (6), (6.1) (7), (9) LAIMPVP : 14 (1) (c), 57, Règl. 823 (5.2), (6), (6.1) (7), (9)	Administration des droits (dont droits de traitement d’une demande), calcul des droits et des acomptes.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 57 (4), Règl. 460 (8) LAIMPVP : 45 (4), Règl. 823 (8)	Si cette mesure s’avère juste et équitable, accorder la suppression des frais.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 63 (1) LAIMPVP : 50 (1)	Accorder l’accès en l’absence d’une demande écrite.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]

Annexe C à l’exemple de délégation d’attributions – Responsabilités en matière de protection de la vie privée et de sécurité

Article/paragraphe	Décision	Décideur visé par la délégation	Décideur suppléant visé par la délégation
LAIPVP : 38 (2) LAIMPVP : 28 (2)	S’assurer que la collecte des renseignements personnels est autorisée par la loi.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 39 (2) LAIMPVP : 29 (2)	Informer correctement la personne concernée de la collecte de ses renseignements personnels.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 40 (1), Règl. 460 (5) LAIMPVP : 30 (1), Règl. 823 (5)	S’assurer que les renseignements personnels sont conservés pendant une période d’un an après leur utilisation (ou plus brève avec consentement)	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 40 (2) LAIMPVP : 30 (2)	S’assurer que les renseignements personnels utilisés sont exacts et à jour.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 41, 43 LAIMPVP : 31, 33	S’assurer que l’utilisation des renseignements personnels est autorisée par la loi.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 42, 43 LAIMPVP : 32, 33	S’assurer que la divulgation des renseignements personnels est autorisée par la loi.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 21 (1) (e), Règl. 460 (10) LAIMPVP : 14 (1) (e), Règl. 823 (10)	Approuver la divulgation de renseignements personnels à des fins de recherche.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 40 (4), Règl. 459 (3) LAIMPVP : 40(4)	Autoriser la destruction de renseignements personnels.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 40 (4), Règl. 459 (4) LAIMPVP : 40 (4)	Prendre des mesures pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels transférés à des archives ou détruits.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 10.1 LAIMPVP : 4.1	S’assurer que des politiques de tenue des documents sont mises en place et que les documents sont gérés conformément aux politiques et aux exigences.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : Règl. 460 (4) LAIMPVP : Règl. 823 (3)	Prévenir l’accès non autorisé aux documents.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : Règl. 460 (4) LAIMPVP : Règl. 823 (3)	Protéger les documents contre leur destruction ou leur endommagement par inadvertance.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 44 LAIMPVP : 34	Créer des banques de renseignements personnels.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]
LAIPVP : 46 LAIMPVP :35	Relever et signaler les utilisations ou les divulgations non conformes aux usages.	[insérer le poste du décideur visé par la délégation]	[insérer le poste du décideur suppléant visé par la délégation s’il y a lieu]

3.2 – Délégation d’attributions simplifiée pour les petites institutions

[insérer le nom de l’institution]

DÉLÉGATION D’ATTRIBUTIONS DE la personne responsable en vertu de la loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIPVP)

[JE OU NOUS] [insérer le nom de la personne responsable de l’institution pour l’application de la Loi], délègue toutes les attributions aux termes de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée à [insérer le titre du poste du décideur visé par la délégation] à compter du [insérer la date].

[insérer la signature et le titre de la personne responsable]

[insérer la date]

Annexe 4 : Modèles de lettres sur le traitement des demandes

4.1 – Lettre accusant réception d’une demande à son auteur - Standard

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée a été reçue à notre bureau, ainsi que vos droits de traitement de la demande de 5,00 dollars, le [insérer la date].

Vous avez demandé à accéder aux renseignements suivants :

[insérer des précisions sur les documents demandés]

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.2 – Lettre accusant réception d’une demande à son auteur – Droits de traitement de la demande manquants

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée a été reçue à notre bureau le [insérer la date].

Vous avez demandé à accéder aux renseignements suivants :

[insérer des précisions sur les documents demandés]

Afin de traiter votre demande, nous exigeons des droits de traitement de 5,00 dollars. Si vous les réglez par chèque ou par mandat, veuillez libeller celui-ci à l’ordre du [insérer le bénéficiaire]. Quand nous aurons reçu ce paiement, nous procéderons au traitement de votre demande.

Si nous ne recevons pas de réponse de votre part dans un délai de 30 jours à compter de la date de cette lettre, nous clorons votre dossier.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.3 – Lettre accusant réception d’une demande à son auteur – Clarification requise

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée a été reçue à notre bureau le [insérer la date].

Vous avez demandé à accéder aux renseignements suivants :

[insérer des précisions sur les documents demandés]

Votre demande ne contient malheureusement pas assez de détails pour nous permettre de repérer le(s) document(s). Veuillez nous communiquer les renseignements suivants afin que nous puissions commencer à traiter votre demande :

[insérer des précisions sur les renseignements nécessaires]

C’est avec plaisir que nous répondrons à toutes vos questions ou que nous vous aiderons à clarifier ou à reformuler votre demande.

Si nous ne recevons pas de réponse de votre part dans un délai de 30 jours à compter de la date de cette lettre, nous clorons votre dossier.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.4 – Lettre accusant réception d’une demande à son auteur – Preuve d’identité requise

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée a été reçue à notre bureau le [insérer la date].

Vous avez demandé à accéder aux renseignements suivants :

[insérer des précisions sur les documents demandés]

Conformément au paragraphe 3 (3) du Règlement 460, nous sommes tenus de vérifier l’identité des personnes cherchant à accéder à leurs renseignements personnels. Veuillez fournir à notre bureau la photocopie d’une pièce d’identité valide avec photographie, délivrée par un gouvernement.

Quand nous aurons reçu la vérification de votre identité, nous procéderons au traitement de votre demande.

Si vous avez des questions, ou avez besoin d'une autre méthode de vérification de votre identité, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.5 – Lettre à l’auteur d’une demande transférée ou acheminée

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée a été reçue à notre bureau, ainsi que vos droits de traitement de la demande de 5,00 dollars, le [insérer la date].

[insérer le nom et l’adresse de l’autre institution] a [la garde et le contrôle OU un plus grand intérêt] pour les documents auxquels vous cherchez à accéder. En vertu de l’article [25 OU 18] de la Loi, nous lui avons [acheminé OU transféré] votre demande d’accès. Veuillez trouver ci-joint une copie de l’article [25 OU 18] pour que vous l’examiniez.

[Si l’institution destinataire est un bénéficiaire différent, ajouter : Comme nous ne traitons pas votre demande, nous vous renvoyons les droits de traitement de votre demande de 5,00 dollars en les joignant à cette lettre. Veuillez envoyer de nouveaux droits de traitement de votre demande à l’institution mentionnée ci-dessus.]

[Si l’institution destinataire est le même bénéficiaire (c.-à-d. ministre des Finances), ajouter : Nous avons acheminé votre demande en lui joignant les droits de traitement de 5,00 dollars. OU Nous avons traité les droits de traitement de votre demande de 5,00 dollars pour le compte de l’institution destinataire.]

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

insérer la signature]

4.6 – Lettre à l’institution destinataire d’une demande transférée ou acheminée

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

La demande d’accès ci-jointe a été reçue par notre bureau le [insérer la date de réception de la demande].

Cette demande vous est [transférée OU acheminée] en vertu de l’article [25 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée OU 18 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée] parce que nous croyons que votre institution a [la garde et le contrôle de OU un plus grand intérêt pour] ce document.

[Si l’institution destinataire est un bénéficiaire différent, ajouter : Comme nous ne traitons pas votre demande, nous vous renvoyons les droits de traitement de cette demande de 5,00 dollars en les joignant à la lettre adressée à l’auteur de la demande.]

[Si l’institution destinataire est le même bénéficiaire (c.-à-d. ministre des Finances), ajouter : Nous joignons les droits de traitement de cette demande à notre lettre. OU Nous avons traité les droits de traitement de cette demande de 5,00 dollars pour votre compte.]

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable].

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.7 – Lettre à l’auteur d’une demande – Avis de prolongation du délai

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée (ci-après « la Loi ») a été reçue à notre bureau, le [insérer la date de réception de la demande].

Une demande présentée en vertu de la Loi doit habituellement recevoir une réponse dans un délai de 30 jours civils, mais l’article [27 OU 20] autorise la prolongation de ce délai dans certaines circonstances. Le délai de réponse à votre demande a été prolongé de [insérer le nombre de jours] jours de plus jusqu’au [insérer la nouvelle échéance].

La raison de cette prolongation du délai est [les nombreux documents dans lesquels effectuer des recherches pour répondre à votre demande OU les nombreux documents à examiner pour répondre à votre demande OU les consultations nécessaires de tiers].

Veuillez trouver ci-jointe une copie de l’article [27 OU 20] de la Loi pour votre information.

Vous pouvez, dans un délai de trente jours à compter de la date de cette lettre, demander au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée d’examiner cette décision de prolongation du délai de réponse. L’adresse du commissaire est la suivante : 2, rue Bloor Est, bureau 1400, Toronto (Ontario)  M4W 1A8. Les droits d’appels sont de [25,00 dollars (pour les demandes d’accès à des documents généraux) OU de 10,00 dollars (pour les demandes d’accès à des renseignements personnels)], payables par chèque ou par mandat libellé à l’ordre du ministre des Finances et ces droits sont à joindre à votre correspondance.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.8 – Lettre à l’auteur d’une demande – Estimation des droits et décision provisoire – Droits compris entre 25 et 99 dollars

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée (ci-après « la Loi ») a été reçue à notre bureau, le [insérer la date de réception de la demande].

Comme nous n’avons pas encore examiné les documents en détail, aucune décision définitive n’a été prise au sujet de l’appel, mais les exemptions suivantes s’appliqueront probablement. [décrire en termes généraux les exemptions pouvant s’appliquer aux documents].

L’article [57 ou 45] de la Loi exige le versement de droits pour le traitement d’une demande. Le montant de l’estimation des droits de traitement de cette demande est de [insérer le montant total de l’estimation des droits]. L’estimation des droits à votre charge se décompose comme suit :

•  [XX $] pour le temps de recherche, à savoir [insérer nombre] heures à 7,50 dollars par quart d’heure;
• [XX $] pour la préparation des documents, à savoir [insérer nombre] heures à 7,50 dollars par quart d’heure;
• [XX $] pour les frais de photocopie, à savoir [insérer nombre de pages] à 20 cents par page.

Veuillez noter que ceci représente une estimation des droits fondée sur des travaux préliminaires. Le calcul des droits peut évoluer. Veuillez ne verser aucuns droits pour l’instant.

La Loi prévoit une dispense totale ou partielle des droits si, selon nous, cette mesure est juste et équitable. Une preuve à l’appui de toute demande de suppression des droits pourra vous être demandée. Veuillez informer [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone] dès que possible si vous souhaitez demander une dispense des droits.

Vous pouvez, dans un délai de trente jours à compter de la date de cette lettre, demander au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée d’examiner cette estimation des droits. L’adresse du commissaire est la suivante : 2, rue Bloor Est, bureau 1400, Toronto (Ontario)  M4W 1A8. Les droits d’appels sont de [25,00 dollars (pour les demandes d’accès à des documents généraux) OU de 10,00 dollars (pour les demandes d’accès à des renseignements personnels)], payables par chèque ou par mandat libellé à l’ordre du ministre des Finances et ces droits sont à joindre à votre correspondance.

Veuillez trouver ci-joint, pour votre information, la copie des articles [insérer les articles d'exemptions pouvant être cités à l’appui de cette décision provisoire] et [57 OU 45] de la Loi.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.9 – Lettre à l’auteur d’une demande – Estimation des droits et décision provisoire – Droits supérieurs à 100 dollars

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée (ci-après « la Loi ») a été reçue à notre bureau, le [insérer la date de réception de la demande].

Comme nous n’avons pas encore examiné les documents en détail, aucune décision définitive n’a été prise au sujet de l’appel, mais les exemptions suivantes s’appliqueront probablement. [décrire en termes généraux les exemptions pouvant s’appliquer aux documents].

L’article [57 ou 45] de la Loi exige le versement de droits pour le traitement d’une demande. Le montant de l’estimation des droits de traitement de cette demande est de [insérer le montant total de l’estimation des droits]. L’estimation des droits à votre charge se décompose comme suit :

• [XX $] pour le temps de recherche, à savoir [insérer nombre] heures à 7,50 dollars par quart d’heure;
• [XX $] pour la préparation des documents, à savoir [insérer nombre] heures à 7,50 dollars par quart d’heure;
• [XX $] pour les frais de photocopie, à savoir [insérer nombre de pages] à 20 cents par page.

En vertu du paragraphe 7(1) du Règlement [460 OU 823] d’application de la Loi, si une estimation est supérieure à 100,00 dollars, l’institution peut percevoir 50 p. cent des droits estimés avant de traiter la demande. Veuillez libeller votre chèque ou mandat de [insérer 50 pour cent du montant total de l’estimation des droits] à l’ordre du [insérer le nom du bénéficiaire] et l’adresser à mon attention. La réception de l’acompte des droits est requise pour que votre demande puisse être traitée. Veuillez ne pas envoyer le montant total estimé pour l’instant. Nous calculerons le montant réel des frais et joindrons le solde dû en vous adressant l’avis de décision concernant votre demande d’accès.

La Loi prévoit une dispense totale ou partielle des droits si, selon nous, cette mesure est juste et équitable. Une preuve à l’appui de toute demande de suppression des droits pourra vous être demandée. Veuillez informer [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone] dès que possible si vous souhaitez demander une dispense des droits.

Vous pouvez, dans un délai de trente jours à compter de la date de cette lettre, demander au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée d’examiner cette estimation des droits. L’adresse du commissaire est la suivante : 2, rue Bloor Est, bureau 1400, Toronto (Ontario)  M4W 1A8. Les droits d’appels sont de [25,00 dollars (pour les demandes d’accès à des documents généraux) OU de 10,00 dollars (pour les demandes d’accès à des renseignements personnels)], payables par chèque ou par mandat libellé à l’ordre du ministre des Finances et ces droits sont à joindre à votre correspondance.

Veuillez trouver ci-joint, pour votre information, une copie des articles [insérer les articles d'exemptions pouvant être cités à l’appui de cette décision provisoire] et [57 OU 45] de la Loi.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.10 – Avis à la personne concernée au sujet des renseignements de tiers

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de la personne concernée]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

[insérer nom de l’institution] a reçu une demande d’accès à des documents en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée (ci-après « la Loi ») afin de divulguer [décrire en détail les documents susceptibles de porter atteinte aux intérêts de la personne concernée].

En vertu de l’article [28 OU 21] de la Loi, si la divulgation de documents risque de porter atteinte aux intérêts d’une personne, celle-ci doit avoir la possibilité de présenter des observations à la personne responsable de l’institution au sujet de la divulgation de ces documents.

Afin de remplir les conditions requises par une exemption du droit à l’accès à des documents liée aux renseignements de tiers, les trois critères suivants doivent être respectés :

• ces renseignements doivent appartenir à l’une des trois catégories de renseignements de tiers suivants : secret industriel ou renseignement d’ordre scientifique, technique, commercial, financier ou ayant trait aux relations de travail;
• les renseignements doivent avoir été fournis par le tiers à titre confidentiel, implicitement ou explicitement;
• il est raisonnable de s’attendre à ce que la divulgation de ces renseignements ait pour effet l’un des préjudices ci-dessous :
  • nuire à votre situation concurrentielle ou entraver vos droits contractuels;
  • interrompre votre communication de ces renseignements ou de renseignements semblables à [nom de l’institution];
  • causer des pertes ou des profits indus à une personne, une entreprise ou une organisation que vous connaissez.

En vertu des articles [17 OU 10] de la Loi, nous devons divulguer ces documents, sauf si les conditions ci-dessus sont respectées. Veuillez trouver ci-joint une copie des articles [17 et 28 OU 10 et 21] de la Loi, ainsi qu’une copie des documents en question. Veuillez examiner les documents ci-joints.

Si la divulgation de ces documents vous préoccupe, veuillez nous expliquer vos sujets de préoccupation, par écrit, au plus tard le [insérer la date]. Afin d’appuyer vos arguments contre la divulgation de ces documents en totalité ou en partie, vous devrez démontrer qu’ils respectent les critères de définition des renseignements de tiers, exposés ci-dessus.

Nous vous aviserons par écrit d’ici le [insérer la date] de notre décision au sujet de la divulgation de ces documents.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.11 – Avis à la personne concernée au sujet de la protection de sa vie privée

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de la personne concernée]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

[insérer le nom de l’institution] a reçu une demande d’accès à des documents en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée (ci-après « la Loi ») afin de divulguer [décrire en détail les documents susceptibles de porter atteinte aux intérêts de la personne concernée].

En vertu de l’article [28 OU 21] de la Loi, les personnes doivent avoir la possibilité de présenter des observations au sujet de la divulgation de leurs renseignements personnels à un tiers.

Nous aimerions connaître votre opinion au sujet de la divulgation de ces documents. Veuillez indiquer par écrit si vous considérez ou non que la divulgation des documents ci-joints constituerait une atteinte à votre vie privée. L’article [21 OU 14] de la Loi précise dans quelles circonstances la divulgation des renseignements personnels peut constituer une atteinte injustifiée à la vie privée.

Veuillez trouver ci-joint une copie des articles [21 et 28 OU 14 et 21] pour votre information.

Votre réponse doit être reçue au plus tard le [insérer la date]. Vous serez avisé(e) par écrit d’ici le [insérer la date] de notre décision au sujet de la divulgation de ces documents.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.12 – Lettre à l’auteur d’une demande – Avis de retard en cas d’atteinte aux intérêts d’un tiers

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée (ci-après « la Loi ») a été reçue à notre bureau, le [insérer la date de réception de la demande].

La divulgation de ces documents peut porter atteinte aux intérêts d’un tiers.

En vertu de l’article [28 OU 21], nous sommes tenus d’aviser les tiers aux intérêts desquels la divulgation de documents risque de porter atteinte. Ces derniers ont ensuite la possibilité de présenter des observations au sujet de la divulgation du ou des documents en question.

Ce processus exige d’adapter le délai de réponse. La décision de divulguer ou de ne pas divulguer le ou les documents sera prise d’ici le [insérer la date].

Veuillez trouver une copie de l’article [28 OU 21] de la Loi pour votre information.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.13 – Lettre à la personne concernée – Avis de divulgation des renseignements

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de la personne concernée]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Merci pour vos observations en date du [insérer la date figurant dans les observations] au sujet de la divulgation de [insérer la description des documents ou des précisions à leur sujet]. Il a été décidé d’accorder à l’auteur de la demande l’accès [OU l’accès partiel] à ces documents.

Le fonctionnaire responsable de la décision au sujet de l’accès pour la demande qui vous concerne est [insérer le nom et le titre du décideur visé par la délégation].

Vous pouvez, dans un délai de trente jours à compter de la date de cette lettre, demander au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée d’examiner cette décision. L’adresse du commissaire est la suivante : 2, rue Bloor Est, bureau 1400, Toronto (Ontario)  M4W 1A8.

S’il n’est pas fait appel de cette décision auprès du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, l’accès total à ces documents sera accordé à l’auteur de la demande après le [insérer la date].

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.14 – Lettre à la personne concernée – Avis du refus de divulguer des renseignements

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de la personne concernée]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Merci pour vos observations en date du [insérer la date figurant dans les observations] au sujet de la divulgation de [insérer la description des documents ou des précisions à leur sujet].

Après avoir examiné ces observations, [insérer le nom de l’institution] est d’accord avec vos arguments. En vertu de l’article [17 OU 21 OU 10 OU 14] de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée, il a été décidé de refuser à l’auteur de la demande l’accès à la totalité [insérer la description des documents ou des précisions à leur sujet].

Le fonctionnaire responsable de la décision au sujet de l’accès à votre demande est [insérer le nom et le titre du décideur visé par la délégation].

Veuillez prendre note que l’auteur de la demande peut faire appel de cette décision auprès du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.15 – Lettre à l’auteur d’une demande – Décision de divulguer tous les documents

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée (ci-après « la Loi ») a été reçue à notre bureau, le [insérer la date de réception de la demande].

Des recherches ont été effectuées et les documents visés par votre demande ont été examinés. Il a été décidé d’accorder l’accès à la totalité des documents. [Si aucuns droits ne sont exigés, ajouter : Veuillez trouver ci-joint les documents visés par votre demande.]

[Si certains documents ont été assujettis à un avis en vertu de l’article 28/21, ajouter : Certains documents visés portent atteinte aux intérêts d’autres personnes. Nous ne pouvons donc pas les divulguer pendant 30 jours de plus afin de permettre aux personnes concernées de faire appel de cette décision. Si aucun avis d’appel n’est reçu par notre bureau d’ici 30 jours, nous pourrons procéder à la divulgation de ces documents.]

Le fonctionnaire responsable de la décision au sujet de l’accès que vous avez demandé est [insérer le nom et le titre du décideur visé par la délégation].

Le montant de l’estimation des droits de traitement de cette demande était de [insérer le montant total de l’estimation des droits]. Le montant réel des droits de traitement de votre demande est de [insérer le montant réel des droits]. L’estimation des droits à votre charge se décompose comme suit :

•  [XX $] pour le temps de recherche, à savoir [insérer nombre] heures à 7,50 dollars par quart d’heure;
• [XX $] pour la préparation des documents, à savoir [insérer nombre] heures à 7,50 dollars par quart d’heure;
• [XX $] pour les frais de photocopie, à savoir [insérer nombre de pages] à 20 cents par page.

[Si un acompte des droits a été versé, ajouter : Votre acompte de XX dollars sera déduit du montant total des droits.] Ces documents seront préparés pour être mis à votre disposition dès la réception du solde dû de [insérer le montant total des droits OU le montant total des droits moins l’acompte]. Veuillez noter que si nous ne recevons pas le paiement de vos droits d’ici 30 jours à compter de la date de cette lettre, nous considérerons votre demande comme abandonnée et nous clorons le dossier.

La Loi prévoit une dispense totale ou partielle des droits si, selon nous, cette mesure est juste et équitable. Une preuve à l’appui de toute demande de suppression des droits pourra vous être demandée. Veuillez informer [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone] dès que possible si vous souhaitez demander une dispense des droits.

Vous pouvez, dans un délai de trente jours à compter de la date de cette lettre, demander au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée d’examiner cette décision et ces droits. L’adresse du commissaire est la suivante : 2, rue Bloor Est, bureau 1400, Toronto (Ontario)  M4W 1A8. Les droits d’appels sont de [25,00 dollars (pour les demandes d’accès à des documents généraux) OU de 10,00 dollars (pour les demandes d’accès à des renseignements personnels)], payables par chèque ou par mandat libellé à l’ordre du ministre des Finances et ces droits sont à joindre à votre correspondance.

Veuillez trouver ci-joint, pour votre information, une copie des articles [57 OU 45] de la Loi.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.16 – Lettre à l’auteur d’une demande – Décision de refuser l’accès en totalité ou en partie

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée (ci-après « la Loi ») a été reçue à notre bureau, le [insérer la date de réception de la demande].

Des recherches ont été effectuées et les documents visés par votre demande ont été examinés. Il a été décidé [d’accorder l’accès à une partie des documents OU de refuser l’accès à la totalité des documents]. Des informations seront extraites de [XX] de ces documents et [XX] pages seront retenues conformément aux articles [insérer les exemptions pertinentes] de la Loi.

[Si certains documents ont été assujettis à un avis en vertu de l’article 28/21, ajouter : Certains documents visés portent atteinte aux intérêts d’autres personnes. Nous ne pouvons donc pas les divulguer pendant 30 jours de plus afin de permettre aux personnes concernées de faire appel de cette décision. Si aucun avis d’appel n’est reçu par notre bureau d’ici 30 jours, nous pourrons procéder à la divulgation de ces documents.]

Le fonctionnaire responsable de la décision au sujet de l’accès que vous avez demandé est [insérer le nom et le titre du décideur visé par la délégation].

Le montant de l’estimation des droits de traitement de cette demande est de [insérer le montant total de l’estimation des droits]. Le montant réel des droits de traitement de votre demande est de [insérer le montant réel des droits]. L’estimation des droits à votre charge se décompose comme suit :

•  [XX $] pour le temps de recherche, à savoir [insérer nombre] heures à 7,50 dollars par quart d’heure;
• [XX $] pour la préparation des documents, à savoir [insérer nombre] heures à 7,50 dollars par quart d’heure;
• [XX $] pour les frais de photocopie, à savoir [insérer nombre de pages] à 20 cents par page.

[Si un acompte des droits a été versé, ajouter : Votre acompte de XX dollars sera déduit du montant total des droits.] Ces documents seront préparés pour être mis à votre disposition dès la réception du solde dû de [insérer le montant total des droits OU le montant total des droits moins l’acompte]. Veuillez noter que si nous ne recevons pas le paiement de vos droits d’ici 30 jours à compter de la date de cette lettre, nous considérerons votre demande comme abandonnée et nous clorons le dossier.

La Loi prévoit une dispense totale ou partielle des droits si, selon nous, cette mesure est juste et équitable. Une preuve à l’appui de toute demande de suppression des droits pourra vous être demandée. Veuillez informer [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone] dès que possible si vous souhaitez demander une dispense des droits.

Vous pouvez, dans un délai de trente jours à compter de la date de cette lettre, demander au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée d’examiner cette décision et ces droits. L’adresse du commissaire est la suivante : 2, rue Bloor Est, bureau 1400, Toronto (Ontario)  M4W 1A8. Les droits d’appels sont de [25,00 dollars (pour les demandes d’accès à des documents généraux) OU de 10,00 dollars (pour les demandes d’accès à des renseignements personnels)], payables par chèque ou par mandat libellé à l’ordre du ministre des Finances et ces droits sont à joindre à votre correspondance.

Veuillez trouver ci-joint, pour votre information, une copie des articles [insérer les articles pertinents pour invoquer des exemptions] et [57 OU 45] de la Loi.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.17 – Lettre à l’auteur d’une demande – Décision de refuser de confirmer ou de nier l’existence de documents

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée (ci-après « la Loi ») a été reçue à notre bureau, le [insérer la date de réception de la demande].

En vertu des paragraphes [21 (5)/14 (5) OU 14 (3)/8 (3)], nous ne pouvons confirmer ou nier l’existence de ce document, car la divulgation de l’existence d’un document [constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée OU ferait obstacle à une question qui concerne l’exécution de la loi].

Le fonctionnaire responsable de la décision au sujet de l’accès que vous avez demandé est [insérer le nom et le titre du décideur visé par la délégation].

Vous pouvez, dans un délai de trente jours à compter de la date de cette lettre, demander au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée d’examiner cette décision. L’adresse du commissaire est la suivante : 2, rue Bloor Est, bureau 1400, Toronto (Ontario)  M4W 1A8. Les droits d’appels sont de [25,00 dollars (pour les demandes d’accès à des documents généraux) OU de 10,00 dollars (pour les demandes d’accès à des renseignements personnels)], payables par chèque ou par mandat libellé à l’ordre du ministre des Finances et ces droits sont à joindre à votre correspondance.

Veuillez trouver ci-joint une copie des [insérer les articles pertinents pour invoquer des exemptions] de la Loi pour votre information.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.18 – Lettre à l’auteur d’une demande – Décision d’informer l’auteur de la demande qu’aucun document visé n’existe

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée (ci-après « la Loi ») a été reçue à notre bureau, le [insérer la date de réception de la demande].

Nous avons effectué des recherches et aucun document visé par votre demande n’a été repéré.

Le fonctionnaire responsable de la décision au sujet de l’accès que vous avez demandé est [insérer le nom et le titre du décideur visé par la délégation].

Vous pouvez, dans un délai de trente jours à compter de la date de cette lettre, demander au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée d’examiner le caractère raisonnable de nos recherches. L’adresse du commissaire est la suivante : 2, rue Bloor Est, bureau 1400, Toronto (Ontario)  M4W 1A8. Les droits d’appels sont de [25,00 dollars (pour les demandes d’accès à des documents généraux) OU de 10,00 dollars (pour les demandes d’accès à des renseignements personnels)], payables par chèque ou par mandat libellé à l’ordre du ministre des Finances et ces droits sont à joindre à votre correspondance.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.19 – Lettre à l’auteur d’une demande – Décision d’approbation de la rectification des renseignements personnels

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Votre demande de rectification de vos renseignements personnels en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée a été reçue le [insérer la date].

La rectification a été apportée et une copie du document rectifiée est jointe à cette lettre. Vous êtes en droit de demander à ce que cette rectification soit envoyée aux personnes à qui ces renseignements ont été divulgués au cours des 12 derniers mois.

[REMARQUE : À cet avis, l’institution pourra décider de joindre la liste des personnes auxquelles ces renseignements personnels ont été divulgués au cours des 12 derniers mois. Les renseignements personnels de ceux agissant à titre personnel ne doivent pas être mentionnés dans cette liste.]

Le fonctionnaire responsable de la décision au sujet de l’accès que vous avez demandé est [insérer le nom et le titre du décideur visé par la délégation].

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.20 – Lettre à l’auteur d’une demande – Décision de refus de la rectification des renseignements personnels

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Votre demande de rectification de vos renseignements personnels en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée a été reçue le [insérer la date].

Vos renseignements personnels n’ont pas été rectifiés. [Insérer la raison du refus de la demande notamment en faisant référence aux trois facteurs suivants dans l’argumentation : 1) renseignements personnels et privés ou non; 2) renseignements erronés, incomplets ou ambigus ou non; 3) les renseignements sont une opinion communiquée par une autre personne ou non OU constituent ou non une question concernant l’exécution de la loi.

Vous êtes en droit de demander qu’une déclaration de désaccord soit jointe à ce document et que cette déclaration de désaccord soit envoyée aux personnes à qui ce document a été divulgué au cours des 12 derniers mois.

[REMARQUE : À cet avis, l’institution pourra décider de joindre la liste des personnes auxquelles ces renseignements personnels ont été divulgués au cours des 12 derniers mois. Les renseignements personnels de ceux agissant à titre personnel ne doivent pas être mentionnés dans cette liste.]

Le fonctionnaire responsable de la décision au sujet de l’accès que vous avez demandé est [insérer le nom et le titre du décideur visé par la délégation].

Vous pouvez, dans un délai de trente jours à compter de la date de cette lettre, demander au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée d’examiner cette décision. L’adresse du commissaire est la suivante : 2, rue Bloor Est, bureau 1400, Toronto (Ontario)  M4W 1A8. Les droits d’appels sont de 10,00 dollars, payables par chèque ou par mandat libellé à l’ordre du ministre des Finances et ces droits sont à joindre à votre correspondance.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

4.21 – Lettre à l’auteur d’une demande l’avisant que cette demande sera considérée comme abandonnée

[insérer la date]

[insérer le nom et l’adresse de l’auteur de la demande]

Demande d’accès : [insérer le numéro de la demande]

Madame/Monsieur,

Je vous adresse cette lettre pour vous informer que la demande d’accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [municipale] et la protection de la vie privée (ci-après « la Loi ») a été reçue à notre bureau, le [insérer la date de réception de la demande].

Le [insérer la date], notre bureau a pris contact avec vous concernant [l’estimation des droits OU la clarification de votre demande]. Nous n’avons pas encore reçu votre réponse.

En l’absence d’une réponse, nous considérerons votre demande comme abandonnée et nous clorons le dossier le [insérer la date].

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsable]. Nous vous serions reconnaissants d’utiliser le numéro de la demande d’accès indiqué ci-dessus pour toute la future correspondance.

Veuillez agréer mes sincères salutations,

[insérer la signature]

Annexe 5 : Exemple de formulaire de recherche de documents

No de référence :	[insérer le numéro de la demande d’accès]
Personne-ressource du secteur de programme :	[insérer la personne-ressource du secteur de programme, responsable de la conduite ou de la coordination des recherches – un formulaire par secteur de programme est requis – inclure le nom, le poste et le numéro de téléphone du bureau]
Secteur de programme :	[insérer le nom du secteur de programme ou du bureau conduisant les recherches]
Date(s) des recherches :	[insérer les dates des recherches]

1. Indiquer dans quelles banques de renseignements les recherches ont été conduites [l’ordinateur de quelle personne, quels dossiers (disque dur et disques partagés), quels bureaux ou salles de dossiers].

2. Nom(s) et titre(s) du poste de l’employé ou des employés contactés pendant les recherches

3. Méthodes/processus employés pour conduire les recherches et types de fichiers où les recherches ont été conduites (courriels, autres fichiers électroniques, fichiers sur papier, listes de fichiers, listes de fichiers hors site, microfiche, etc.)

4. Des documents visés ont-ils été repérés? Dans le cas contraire, pourraient-ils se trouver ailleurs? Si des documents visés ont existé, mais ont été détruits ou ont disparu, veuillez expliquer pour quelles raisons.

5. Des documents visés contiennent-ils les renseignements personnels de l’auteur de la demande? Si c’est le cas, le temps de recherche et l’extraction ne doivent pas entrer dans le calcul des frais de recherche.

6. Ces documents ou cette demande sont-ils problématiques ou de nature délicate? Si c’est le cas, veuillez expliquer pour quelles raisons. Veuillez garder présent à l’esprit que nos employés risquent de ne rien connaître au sujet de vos documents.

8. Un programmeur a-t-il dû écrire du code pour récupérer un ou plusieurs documents pour cette demande? Oui/Non

Annexe 6 : Exemple de formulaire d’estimation des droits

No de référence	[insérer le numéro de la demande d’accès]
Personne-ressource du secteur de programme :	[insérer la personne-ressource du secteur de programme, responsable de la conduite ou de la coordination des recherches – un formulaire par secteur de programme est requis – inclure le nom, le poste et le numéro de téléphone du bureau]
Secteur de programme :	[insérer le nom du secteur de programme ou du bureau conduisant les recherches]
Date(s) des recherches :	[insérer les dates des recherches]

1. Indiquer les lieux où les recherches devront être conduites (l’ordinateur de quelle personne, quels dossiers, quels bureaux ou salles de dossiers].

2. Nom de tous les employés contactés.

3. Méthodes/processus employés pour cette estimation et types de fichiers où les recherches ont été conduites (courriels, fichiers sur papier, etc.)

4. Un échantillon représentatif a-t-il été utilisé? Si c’est le cas, décrivez les lieux des recherches, la taille de l’échantillon, le nombre d’heures de recherche dans l’échantillon, le nombre de pages de documents visés trouvés dans l’échantillon et les dépenses éventuellement engagées lors de ces recherches dans l’échantillon, etc.

5. Des documents visés contiennent-ils les renseignements personnels de l’auteur de la demande? Si c’est le cas, le temps de recherche et l’extraction ne doivent pas entrer dans le calcul des frais de recherche.

6. Estimation du nombre d’heures requises pour conduire les recherches (arrondi au ¼ heure le plus proche, ne pas inclure le temps passé à photocopier) : nombre d'heures

7. Estimation du nombre de pages des documents visés : nombre de pages

8. Estimation du nombre de pages où des extractions totales ou partielles seront requises en vertu de la LAIMPVP (renseignements de tiers ou personnels, avis juridiques, etc.)nombre de pages

9. Un programmeur devra-t-il écrire du code pour récupérer un ou plusieurs documents pour cette demande? Oui/Non

10. Les documents visés contiennent-ils probablement des renseignements de tiers? Si c’est le cas, veuillez expliquer pour quelles raisons.

11.  Types de documents probablement récupérés (courriels, correspondance, feuilles de calcul, cartes, notes de breffage, etc.).

Annexe 7 : Exemple d’index de documents

Numéro du document	Description du document	Nombre de pages	Décision de divulguer	Exemptions appliquées	Commentaires
[numéro de chaque document]	[décrire brièvement chaque document, en indiquant sa date]	[calculer le nombre de pages du document]	[insérer la décision : divulgation en totalité, document retenu en totalité ou en partie]	[insérer les exemptions appliquées pour retenir les renseignements]	[insérer les commentaires pertinents, y compris les ordonnances du CIPVP ou la jurisprudence à l’appui de l’application des exemptions]

Ajouter des rangées selon les besoins

Annexe 8 : Demande de dispense d’avis de collecte de renseignements personnels

1. Institution : [insérer le nom de l’institution]

2. Description des renseignements à collecter : [décrire les renseignements personnels à collecter]

3. Autorité pour collecter : [décrire l’autorité légale de cette collecte des renseignements personnels]

4. Mode de collecte : [p. ex. directement auprès de la personne concernée par ces renseignements ou indirectement. Si la collecte est indirecte, indiquer l’autorité légale à l’appui de cette collecte]

5. Nombre prévu de personnes pour qui cette dispense est sollicitée : [insérer le nombre de personnes prévues]

6. Utilisation des renseignements personnels collectés : [décrire le but de la collecte et tous les articles de la LAIPVP/LAIMPVP autorisant des utilisations ou des divulgations additionnelles]

7. Banque de renseignements personnels : [Ces renseignements personnels sont-ils conservés dans une banque de renseignements personnels et est-ce décrit dans le Répertoire des documents?]

8. Justification de la dispense : [choisir dans la liste ci-dessous la justification de la dispense]

• Entrave de l’avis au but de la collecte indirecte
• Autorité légale de la collecte indirecte
• Fardeau administratif/Coût des avis
• Autorisation du commissaire
• Consentement implicite
• Collecte effectuée par une autre institution qui a avisé la personne en question
• Autre (veuillez expliquer)

9. Expliquer pourquoi l’avis ne peut pas être communiqué : [donner une explication détaillée]

10. Autres documents ci-joints : [liste des documents additionnels joints à cette demande]

Date : [insérer la date]

Personne responsable de l’institution : [insérer le nom et la signature du responsable de l’institution pour les besoins de la LAIPVP ou de la LAIMPVP].