Chapitre 8 : Demandes d’accès aux renseignements personnels et demandes de rectification
Introduction
Comme cela a déjà été indiqué dans ce manuel, la loi donne aux personnes le droit de demander à accéder à leurs propres renseignements personnels dont les institutions ont la garde et le contrôle. Comme pour les demandes d’accès aux documents généraux, ce droit d’accès est assujetti à des exemptions limitées et définies. Les personnes peuvent également demander aux institutions de rectifier leurs propres renseignements personnels dont celles-ci ont la garde ou le contrôle.
On appelle les demandes d’accès à ses propres renseignements personnels « demandes d’accès aux renseignements personnels ». On appelle les demandes de rectification de ses propres renseignements personnels « demandes de rectification ».
Ce chapitre est la présentation des principes propres aux demandes d’accès à des renseignements personnels et à des demandes de rectification. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences en matière de traitement des demandes d’accès, consultez le Chapitre 6 : Gérer le processus de demande.
Application de la loi pour les demandes d’accès aux renseignements personnels
Comme cela a été examiné dans le Chapitre 6 : Gérer le processus de demande, les coordonnateurs doivent s’assurer que les demandes contiennent des détails suffisants pour qu’un employé expérimenté puisse repérer un document; coordonner les recherches des documents visés et examiner ceux-ci pour déterminer si des exemptions et des exclusions pertinentes s’y appliquent.
Pour les demandes d’accès aux renseignements personnels, d’autres principes s’ajoutent. Pour évaluer l’application de la loi à des documents visés dans le contexte d’une demande d’accès aux renseignements personnels, les étapes fondamentales sont les suivantes :
- déterminer si des exclusions s’appliquent. Si c’est le cas, ne pas passer aux étapes suivantes;
- déterminer si la demande respecte la définition des renseignements personnels;
- déterminer si des exemptions du droit d’accès d’une personne à ses renseignements personnels s’appliquent au document;
- les exemptions du droit d’accès sont définies par la loi et présentées plus en détail dans les sections ci-dessous,
- si c’est le cas, déterminer si les critères pertinents pour chaque exemption sont respectés,
- déterminer si des critères légaux additionnels s’appliquent et s’ils sont respectés;
- déterminer si le document contient les renseignements personnels d’une autre personne que l’auteur de la demande;
- si c’est le cas, déterminer si leur divulgation constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée;
- exercer une mesure discrétionnaire si l’application d’exemptions discrétionnaires à un document a été établie.
Les facteurs pertinents et les questions soulevées par chaque étape sont présentés ci-dessous.
Exemptions du droit d’accès à ses documents personnels
LAIPVPpar. 49 (a) / LAIMPVPpar. 38 (a)
La loi stipule que bien que les personnes aient, de façon générale, le droit de demander l’accès à leurs renseignements personnels, il existe des exemptions limitées et clairement définies de ce droit d’accès. La loi définit les exemptions particulières qui s’appliquent au droit d’accès aux renseignements personnels. La majorité des exemptions s’appliquent aux demandes d’accès aux renseignements personnels. Ces exemptions s’appliquent dans les cas suivants :
- projets de règlement municipal et réunions municipales à huis clos;
- documents du Cabinet;
- conseils au gouvernement/conseils ou recommandations;
- exécution de la loi;
- Loi de 2001 sur les recours civils;
- Loi de 2002 interdisant les gains tirés du récit d’actes criminels;
- rapports avec d’autres autorités gouvernementales;
- rapports avec les communautés autochtones;
- défense;
- renseignements de tiers;
- intérêts économiques et autres;
- secret professionnel de l’avocat;
- menace à la sécurité ou à la santé;
- publication prochaine des renseignements.
Voir au Chapitre 5 : Exemptions et exclusions de plus amples renseignements sur la définition de ces exemptions. Des exemptions ou les critères légaux qui peuvent s’appliquer à une exemption sont également présentés dans ce chapitre.
Renseignements personnels d’autres personnes
LAIPVPpar. 49 (b) / LAIMPVPpar. 38 (b)
En plus des exemptions qu’elle définit, la loi autorise une institution à refuser de divulguer un document si sa divulgation constituait une atteinte injustifiée à la vie privée d’une autre personne que l’auteur de la demande.
Voir au Chapitre 5 : Exemptions et exclusions la présentation détaillée de l’exemption liée à la protection de la vie privée et la détermination des cas où la divulgation de renseignements constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée.
Autres exemptions
LAIPVPpar. 49 (c) à (f) / LAIMPVPpar. 38 (c) à (e)
La loi définit également des types de documents particuliers auxquels une exemption s’applique.
Dossiers correctionnels : cette exemption s’applique si le document provient d’un établissement correctionnel et s’il est raisonnable de s’attendre à ce que sa divulgation révèle des renseignements communiqués à titre confidentiel.
Documents d’appréciation ou d’avis divers confidentiels liés à l’attribution de contrats ou d’autres avantages gouvernementaux : cette exemption s’applique aux documents d’appréciation ou d’avis divers confidentiels recueillis dans le seul but d’attribuer des contrats et d’autres avantages gouvernementaux. Cette exemption s’applique quand leur divulgation révélerait la source de renseignements de l’institution alors qu'il était raisonnable de présumer que l’identité de cette source devait rester secrète.
Autres documents d’appréciation ou d’avis divers confidentiels : cette exemption protège les documents d’appréciation ou d’avis divers fournis explicitement ou implicitement à titre confidentiel dans le seul but :
- d’évaluer le matériel pédagogique ou les recherches d’un employé d’un établissement d’enseignement ou d’un hôpital ou d’une personne associée à cette institution (LAIPVP seulement);
- déterminer l’admission à un programme d’études d’un établissement d’enseignement ou d’un hôpital (LAIPVP seulement);
- déterminer les candidats possibles à une distinction ou à un prix (LAIPVP et LAIMPVP).
Renseignements d’ordre médical : cette exemption s’applique aux renseignements personnels s’il est raisonnable de s’attendre à ce que leur divulgation porte atteinte à la santé mentale ou physique de l’auteur de la demande.
Rectification des renseignements personnels
LAIPVPpar. 47 (2) / LAIMPVPpar. 36 (2)
La loi donne à une personne, qui a reçu l’accès à ses renseignements personnels dans le cadre du processus de raitement des demandes d’accès, le droit de demander la rectification de ces renseignements. Le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) a déterminé que trois facteurs doivent être évalués dans une demande de rectification :
- les renseignements doivent être des renseignements personnels;
- les renseignements doivent être erronés, incomplets ou ambigus;
- les renseignements ne sont pas une opinion communiquée par une autre personne.
Les opinions provenant d’une autre personne que celle demandant la rectification ne sont normalement pas rectifiables. Il est possible de modifier une opinion si on peut démontrer qu’elle a été consignée incorrectement.
La personne responsable doit déterminer si les renseignements visés par une demande de rectification peuvent être vérifiés et, si c’est le cas, approuver leur rectification. Si la rectification est faite, l’auteur de la demande doit en être avisé en recevant une copie du document rectifié.
Si la rectification n’est pas faite, la personne peut demander à l’institution d’annexer une « déclaration de désaccord » à ses renseignements. La déclaration de désaccord indique que la rectification a été demandée, mais qu’elle n’a pas été faite.
De plus, l’auteur de la demande doit être informé des raisons du refus de l’institution de procéder à cette rectification et du droit de :
- faire appel de la décision devant le CIPVP;
- exiger qu’une déclaration de désaccord soit annexée aux renseignements;
- demander la communication de la déclaration de désaccord à toute personne ou organisation à qui ses renseignements personnels ont été divulgués au cours des 12 mois précédents.
Forme intelligible
LAIPVPpar. 48 (4) / LAIMPVPpar. 37 (4)
Dans leur réponse à une personne ayant demandé l’accès à ses renseignements personnels, les institutions doivent veiller à les communiquer sous une forme compréhensible. Les renseignements personnels peuvent parfois être stockés ou utilisés d’une façon difficile à comprendre pour l’auteur de la demande.
Par exemple, les institutions peuvent être tenues de traduire la langue employée dans les documents contenant des renseignements personnels, d’augmenter la taille des caractères pour aider les personnes ayant des déficiences visuelles ou de prendre d’autres mesures pour rendre un document compréhensible pour l’auteur de la demande.
Ressources
Répertoire central des formulaires de l’Ontario : Demande d’accès ou de rectification