Commission de retraite des juges provinciaux Plan d’activités 2022-24

Sommaire exécutif

La Commission de retraite des juges provinciaux (Commission) et ses cinq membres forment l’organisme fiduciaire responsable de l’administration du Régime de retraite des juges provinciaux (Régime) et du placement de son fonds en fiducie pour le régime de pension agréé (RPA) et de son fonds en fiducie pour la convention de retraite (CR). Un président est choisi parmi les cinq membres et un membre est nommé représentant de l’Association des juges de l’Ontario (AJO).

Le Régime de retraite des juges provinciaux est un régime contributif à prestations déterminées qui fournit des pensions et des services de prestations à 290 juges en exercice et à plus de 335 juges provinciaux à la retraite et survivants. Depuis la mise en œuvre de la restructuration financière du Régime au 1er janvier 2020, les pensions et les allocations de survivant sont versées à partir de trois sources : les fonds en fiducie pour le RPA, les fonds en fiducie pour la CR et le régime complémentai re. Pendant l’exercice terminé le 31 mars 2021, le Régime a versé un total de 54,4 millions de dollars en pensions et allocations de survivant.

La Commission n’a pas d’employés l’aidant à s’acquitter de ses responsabilités. La Commission du Régime de retraite de l’Ontario (CRRO) et la Société ontarienne de gestion des placements (SOGP) ont été nommées pour jouer un rôle clé dans le soutien de la Commission et fournir des services particuliers à la Commission, selon le principe du recouvrement des coûts. Les dépenses associées à l’administration du RPA et de la CR sont payées à partir de leurs caisses respectives. Les dépenses relatives au régime complémentaire sont payées directement par la province.

En 2021, la Commission a recommandé que l’exercice du Régime prenne fin le 31 décembre au lieu du 31 mars afin de favoriser une meilleure gouvernance et le fonctionnement efficace du Régime. Compte tenu du changement de la date de fin d’exercice, les initiatives du dernier trimestre du plan d’activités de l’année dernière empiéteront sur le présent plan d’activités. Pendant cette période de transition, nous incorporerons ces objectifs à ceux du premier trimestre de l’année civile 2022 et rendrons compte de leur réalisation en 2023, dans le rapport annuel de 2022.

La stabilisation des activités du Régime se poursuit à mesure que la Commission élabore ses normes et ses capacités de surveillance. En 2022, la Commission s’engagera à améliorer le système de gouvernance relatif aux régimes de retraite, à renforcer la viabilité du Régime, à offrir un excellent service aux participants et à établir des relations efficaces avec les parties intéressées. Nous sommes également conscients des priorités du promoteur énoncées dans la lettre de mandat, et nos objectifs reflètent un but commun qui comprend les points suivants :

• Assurer une surveillance efficace des risques opérationnels et d’entreprise rencontrés par la Commission et le Régime, y compris les risques associés à la pandémie de COVID-19;
• Établir des structures et des processus opérationnels qui permettent de soutenir et d’évaluer l’administration et le rendement efficaces du Régime et de ses caisses;
• Assurer une surveillance étroite de la SOGP et de la CRRO dans leurs rôles respectifs en vertu du Régime;
• Offrir un service à la clientèle de qualité supérieure pour aider les participants à comprendre leurs droits à pension, leurs droits et leurs responsabilités en vertu du Régime.

Mandat

La Commission de retraite des juges provinciaux a été créée en 1992 pour administrer les prestations de retraite des juges provinciaux et les allocations de survivant de leur conjointe ou conjoint et de leurs enfants admissibles. À l’époque, la Commission était composée de trois membres et constituée comme un organisme fiduciaire qui agissait sans lien de dépendance avec le promoteur.

Entrée en vigueur le 1er janvier 2020, la restructuration financière du Régime a donné lieu à l’élargissement du mandat et de la composition de la Commission. Cette restructuration a eu un effet marqué sur la gouvernance et le cadre opérationnel du Régime en accroissant les responsabilités de surveillance de l’administration du Régime et des deux nouveaux fonds en fiducie. Bien que la Commission demeure un organisme fiduciaire qui agit sans lien de dépendance avec le promoteur du Régime, elle est maintenant composée de cinq membres nommés et sa responsabilité de surveillance du Régime s’est élargie pour inclure les participants en exercice, le financement du Régime, les communications, la conformité et la gestion des actifs.

La Commission de retraite des juges provinciaux (Commission) supervise la gestion du Régime de retraite des juges provinciaux et le placement des fonds associés au RPA et à la CR pour les juges en exercice et les juges à la retraite ainsi que leurs survivants, y compris les enfants admissibles. La Commission fournit de l’information fiable et impartiale sur les régimes de retraite afin de permettre une prise de décision efficace concernant les activités liées aux pensions et la façon dont les clients souhaitent participer et organiser leur retraite en vertu du Régime. Il est essentiel de maintenir un régime de retraite viable et fiscalement avantageux pour que les participants, les retraités et les survivants du Régime continuent de recevoir un revenu à vie sûr et prévisible pendant la retraite.

Dans l’exercice des fonctions prévues par son mandat, la Commission a l’obligation fiduciaire d’agir dans l’intérêt des juges et des bénéficiaires du Régime.

Orientations stratégiques

Depuis l’élargissement de son mandat, la Commission reconstituée s’est concentrée sur l’établissement de l’infrastructure nécessaire pour appuyer sa surveillance et les opérations relatives au Régime. Le Régime est entré pleinement en vigueur le 1er janvier 2020 et dès cette date, la Commission a commencé la surveillance des services élargis d’administration des prestations que fournit la Commission du Régime de retraite de l’Ontario. Au début de 2020, la Commission a commencé à travailler à une série de priorités en matière de mise en œuvre pour l’exercice 2020-2021, notamment l’engagement de la Société ontarienne de gestion des placements (SOGP) pour gérer les actifs du RPA.

Pour l’exercice 2022, le plan d’activités de la Commission reposera sur quatre stratégies. La Commission mettra l’accent sur l’amélioration du système de gouvernance relatif aux régimes de retraite, la promotion de la viabilité du Régime, la prestation d’un service excellent aux participants et l’établissement de relations efficaces avec les parties intéressées. Les quatre priorités stratégiques de la Commission sont les suivantes :

Mettre en œuvre la gestion du nouveau Régime et améliorer la gouvernance

La priorité de la Commission en 2020-2021 était de regrouper la responsabilité de la gestion du Régime avec la CRRO et d’établir l’infrastructure de gouvernance essentielle. En 2022, la Commission continuera de s’acquitter de sa nouvelle fonction de gestion opérationnelle et d’établir et d’améliorer l’infrastructure de gouvernance afin de remplir ses obligations compte tenu de l’élargissement de son mandat. Pour ce faire, des efforts continus seront déployés pour documenter la politique de la Commission et les procédures d’administration du Régime, y compris la délégation de pouvoirs de la Commission. Les efforts visant à améliorer la gouvernance comprendront également un examen de l’approche d’auto-évaluation de la Commission et l’établissement de programmes d’éducation de la Commission (p. ex., formation sur les obligations fiduciaires).

Promouvoir la viabilité à long terme du Régime (sécurité de l’engagement)

La Commission est responsable de la prestation de services aux participants en exercice (juges en exercice) et aux retraités, ainsi que de la surveillance des placements des actifs du RPA et du financement et des placements de la CR. Avec la participation et les recommandations d’experts-conseils professionnels d’AON et de la SOGP, la Commission a élaboré des stratégies d’investissement qui visent à maximiser les avantages économiques ajustés en fonction des risques et à garder le Régime abordable pour les participants et le promoteur. Pour atteindre ces buts, la Commission surveillera la situation du financement du Régime et fera des recommandations appropriées au promoteur, au besoin. De plus, des rapports trimestriels sur le rendement des placements seront inscrits à l’ordre du jour des réunions de la Commission aux fins d’examen et de prise des mesures nécessaires.

Offrir un excellent service aux participants au meilleur coût

Les responsabilités de la Commission comprennent l’offre de services de prestations à 300 participants en exercice. La CRRO a été nommée pour assurer une gestion élargie et responsable des opérations de pension qui s’harmonise avec le nouveau mandat de la Commission. La Commission s’engage à faire en sorte que les participants en exercice comprennent leurs droits à pension et leurs droits et responsabilités en vertu du Régime afin qu’ils puissent prendre des décisions éclairées relativement à leur participation au Régime. La Commission cherchera également à continuer d’améliorer les services existants offerts aux 335 retraités et survivants du Régime, tout en veillant à l’efficacité et à l’exactitude des opérations relatives aux cotisations salariales. Le Régime est un régime de retraite relativement petit mais complexe, qui offre peu de possibilités de réaliser les économies d’échelle associées aux opérations de fort volume. À l’avenir, avec l’aide de la CRRO, de la SOGP et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), la Commission devra équilibrer les coûts et les bénéfices prévus pour veiller à offrir un bon rapport qualité-prix aux participants.

Favoriser des relations efficaces avec les parties intéressées

Chaque partie intéressée du Régime apporte des points de vue importants à toute discussion sur les pensions de retraite des juges. L’Association des juges de l’Ontario donne un aperçu des besoins et des attentes des participants, et la présence de son représentant au sein de la Commission est la bienvenue. L’administration du nouveau Régime exige une collaboration régulière et continue entre toutes les parties intéressées pour assurer une prestation réussie des services aux participants et une gestion efficace du Régime et de la caisse. La liste complète des parties intéressées du Régime figure à l’annexe A. La Commission continuera à établir sa réputation de partenaire de confiance grâce à des communications et à des consultations régulières avec les diverses parties intéressées.

Aperçu des activités et des programmes actuels et futurs

La restructuration financière du Régime comprend l’ajout de nouvelles responsabilités de surveillance des placements et d’administration liées à la gestion des fonds en fiducie pour le RPA et pour la CR, y compris le placement des actifs, l’administration des rapports fiscaux, les registres des cotisations des participants et les rapports financiers connexes. Toutes les responsabilités préexistantes et tous les processus connexes en vertu du Régime demeurent en place et ne nécessiteront pas de modifications importantes pour assurer la stabilité des opérations relatives au Régime.

Le promoteur a déplacé la fin de l’exercice du Régime pour qu’elle coïncide avec la fin de l’année civile, de sorte que certains des livrables qui étaient attendus au cours du trimestre se terminant le 31 mars 2022 en vertu du plan d’activités de l’exercice précédent ont été inclus dans le plan d’activités de 2022.

Les principales activités du programme pour 2022 comprennent ce qui suit :

Solution intérimaire de communication électronique et d’exécution

Le projet des relevés annuels du régime de retraite a fait ressortir la nécessité de disposer d’un moyen de communication électronique sécurisé entre la Commission et les juges en exercice. Nous sommes reconnaissants au Cabinet du juge en chef d’avoir facilité la livraison électronique des relevés annuels en nous donnant accès à son système de courrier électronique. La Commission a besoin d’un canal de communication temporaire et sécurisé jusqu’à ce qu’elle puisse établir une solution permanente au sein de l’infrastructure de communication de la CRRO. Nous devrons évaluer les différentes possibilités et trancher la question au début de 2022 pour pouvoir livrer les prochains relevés annuels de façon sécurisée en septembre 2022. Nous devons veiller à ce que la Commission soit en mesure de communiquer par voie électronique, conformément aux priorités pangouvernementales concernant l’adoption du mode numérique.

Transition vers une nouvelle répartition stratégique des actifs

L’entente de gestion des placements entre la Commission et la SOGP comprend en annexe les investissements autorisés et les restrictions à imposer jusqu’à ce que l’Énoncé des politiques et procédures en matière de placement soit approuvé.

L’objectif de placement de la stratégie d’investissement à court terme est de fournir un portefeuille très liquide de titres du marché monétaire composé principalement de bons du Trésor du gouvernement canadien et de titres à court terme de grande qualité. L’accent est mis principalement sur la préservation du capital et la liquidité, étant donné le niveau accru de volatilité des marchés et l’incertitude entourant les répercussions économiques de la pandémie de COVID-19.

Après l’adoption officielle de la répartition stratégique des actifs et de l’Énoncé des politiques et procédures en matière de placement, la Commission pourra commencer à transférer les actifs du portefeuille de placements existant dans le portefeuille de placements optimal à long terme choisi. La Commission devra tenir compte du délai de mise en œuvre prévu pour passer à la nouvelle répartition des actifs sur la base des conseils et des consultations continus avec ses experts-conseils (AON et SOGP).

Établissement des convictions de la Commission quant aux facteurs ESG/investissements

De nombreux régimes de retraite ont adopté une politique pour définir comment ils souhaitent intégrer les facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) dans leur prise de décision en matière d’investissement. La Commission déterminera s’il convient de porter par écrit ses convictions quant aux facteurs ESG/investissements en 2022.

Mise en œuvre des rôles et des responsabilités de gestion de la CRRO

La structure de gestion dont la Commission avait besoin pour s’acquitter adéquatement de ses responsabilités de fiduciaire et d’administrateur de régime a constitué un enjeu clé pendant la mise en œuvre du nouveau Régime. Plutôt que d’adopter le modèle « distributif » de gestion qui était en place auparavant et qui obligerait ses membres à exécuter des fonctions de gestion traditionnelles, la Commission a préféré regrouper la responsabilité de la gestion des opérations relatives au Régime avec la CRRO. La nouvelle ENS entre la Commission, la CRRO et le SCT reflète ce rôle élargi. Les frais relatifs aux nouveaux services ont augmenté par rapport aux estimations initiales en raison de la modification des responsabilités (c.-à-d. la CRRO assumant un rôle de gestion), mais les services continuent d’être offerts selon le principe du recouvrement des coûts. En plus de la responsabilité courante de la gestion des opérations relatives au Régime, les programmes et les activités qui doivent être mis en œuvre comprennent ceux-ci :

• Établissement de mesures qui permettront à la Commission d’évaluer le rendement de la CRRO;
• Élaboration continue de politiques et de procédures qui permettront de consigner par écrit la délégation des pouvoirs de la Commission et de définir de nouveaux processus administratifs pour la CRRO;
• Mise à jour régulière des priorités et des stratégies, y compris la gestion des risques;
• Établissement de la politique de communication du Régime;
• Approvisionnement conforme à la Directive concernant les organismes et les nominations pour ce qui est des fournisseurs de services requis (p. ex., actuariat et droit) par la Commission;
• Élaboration continue des structures et des processus de gouvernance et d’exploitation pour appuyer la surveillance par la Commission du nouveau Régime et de ses caisses;
• Consultation continue sur les nouvelles questions relatives au Régime et les nouveaux projets s’y rapportant.

Révision de l’énoncé de mission et de valeurs de la Commission

Le mandat du Régime a changé et les énoncés de mission et de valeurs existants ont besoin d’être actualisés. La reformulation de la mission et des valeurs orientera la politique de communication de la Commission et sera intégrée dans le plan d’activités 2023.

Établissement des objectifs de vérification interne et finalisation du plan de vérification interne

Dans le cadre de la planification des vérifications internes régulières, un dialogue entre la Commission et la CRRO devra être entamé afin de définir les objectifs du programme de vérification et la meilleure façon de les atteindre. Puisque la CRRO vérifie de nombreux processus identiques employés dans l’administration du Régime de retraite des fonctionnaires et du Régime de retraite des juges provinciaux, il peut être avantageux de tirer parti des travaux de vérification déjà en cours. La Commission considère la vérification interne comme un outil essentiel pour évaluer le rendement et assurer la responsabilisation. Cette initiative aidera à planifier les ressources et la prestation globale de la vérification interne.

Élaboration et approbation du plan de continuité des activités avec les fournisseurs de services (CRRO et SOGP)

La pandémie de COVID-19 a sévi juste au moment où la Commission mettait en œuvre de nouvelles structures et de nouveaux processus de gouvernance pour superviser les caisses et le Régime. Notre aptitude à nous acquitter de nos obligations fiduciaires envers les participants au Régime n’a pas été touchée en raison des plans de continuité des activités existants de la CRRO et de la SOGP, lesquels ont contribué à atténuer les risques au cours de cette période difficile. La Commission doit être certaine de pouvoir interagir efficacement avec ses principaux fournisseurs de services lorsqu’elle réagit à un événement à risque touchant les placements, la gouvernance et les opérations du Régime. L’établissement d’un mécanisme plus formel pour évaluer nos aptitudes à cet égard soutiendra les capacités de gestion des risques de la Commission.

Élaboration d’une stratégie relative aux TI et d’un plan de prestation de services électroniques, y compris une proposition pour la conception d’un site Web

La Commission considère que l’élaboration d’une prestation de services informatiques est essentielle pour améliorer l’offre de services et pour favoriser la réalisation des priorités du gouvernement en matière de prestation numérique et de service à la clientèle. Nous croyons que la création d’un plan de prestation de services aidera à définir les attentes de la Commission, afin que nous puissions étudier plus efficacement des solutions provisoires et à plus long terme misant sur les initiatives de modernisation du système de la CRRO et offrant une solution plus rentable pour le Régime.

Examen et mise à jour du programme d’auto-évaluation de la Commission

L’auto-évaluation de la Commission est considérée comme une pratique exemplaire et la Commission a déjà entamé un processus d’auto-évaluation au cours des années précédentes. Le programme actuel doit être évalué pour assurer sa conformité au mandat élargi de la Commission. La Commission examinera les rajustements qui sont requis, le cas échéant, pour la Commission reconstituée.

Évaluation des besoins d’orientation des nouveaux membres de la Commission et élaboration d’un programme d’intégration officiel

Un bon programme d’orientation des membres de la Commission fournit aux nouveaux membres des renseignements importants sur le Régime, sur la Commission et sur leurs responsabilités, afin que ces membres puissent effectuer rapidement la transition vers leur nouveau rôle. À l’heure actuelle, la Commission dispose de plusieurs outils d’orientation, mais la définition du processus aidera à obtenir des résultats cohérents qui favoriseront une transition plus efficace.

Mise à jour des mesures de rendement des fournisseurs de services en fonction des nouvelles exigences

La Commission doit tenir compte de l’efficacité des indicateurs de rendement clés actuels dans le cadre du nouveau Régime.

Réalisation de l’évaluation actuarielle annuelle

La Commission est responsable de la réalisation de l’évaluation future du RPA et de la CR seulement. Une évaluation actuarielle initiale a été préparée pour le régime de retraite enregistré des juges provinciaux au 1er janvier 2020. Selon les modalités du Régime, les évaluations doivent être réalisées chaque année, de sorte que la prochaine évaluation sera effectuée au 1er janvier 2022. La prochaine évaluation aux fins des exigences de financement devrait être déposée auprès de l’ARC au plus tard le 31 décembre 2023.

Examen annuel de l’Énoncé des politiques et procédures en matière de placement

L’Énoncé des politiques et procédures en matière de placement de la Commission a été établi volontairement, de sorte que la fréquence de son examen par la Commission n’est pas prévue au mandat. Les régimes régis par les lois provinciales sur les pensions doivent faire l’objet d’un examen au moins une fois par an. La Commission devra préciser son approche.

Ressources nécessaires pour atteindre les buts et les objectifs

La Commission prévoit atteindre ses objectifs grâce à l’application continue de son entente de niveau de service (ENS) remaniée avec la CRRO, en particulier en ce qui a trait à la prise en charge par la CRRO de la fonction de gestion du Régime.

Si des objectifs ne font pas partie des services à honoraires fixes, ou si des dépenses imprévues surviennent, la Commission aura besoin d’une analyse de rentabilisation et pourrait devoir faire appel au SCT pour obtenir une aide particulière et des ressources supplémentaires. Ces frais devraient couvrir toutes les facettes des projets, y compris les ressources humaines de la CRRO.

Pour atteindre ses buts et ses objectifs élargis, la Commission a besoin des ressources suivantes :

• Services des installations, de la gestion, de l’administration et des finances de la CRRO (services à honoraires fixes de la CRRO).
• Services associés aux projets de la CRRO :
  • Financement des projets (p.ex., élaboration et production du relevé annuel du régime de retraite).
  • Gestion de projet.
  • Analyse des activités commerciales.
  • Expertise en la matière.
• Gestion des placements et gestion du rendement de la SOGP.
• Actuaire du régime.
• Services d’un avocat indépendant retenus par la Commission.
• Assurances.

Note : Les renseignements financiers connexes figurent dans le tableau de la section 10 - Budget.

Stratégies de détermination, d’évaluation et d’atténuation des risques

La CRRO gère l’élaboration, la surveillance continue et la production de rapports sur le cadre de risque d’entreprise de la Commission et a commencé des travaux en 2021 pour élaborer et adopter un inventaire révisé des risques d’entreprise. L’unité de la gestion des risques de la CRRO continue de travailler en étroite collaboration avec la Commission pour élaborer un cadre qui prévoit la détermination des principaux risques importants pour le mandat de la Commission, leur évaluation, les contrôles clés ou les mesures d’atténuation en place, les plans d’action à venir et les rapports.

Pendant que les travaux se poursuivent, des mesures d’atténuation des risques et des plans d’action ont été déterminés et feront l’objet de suivis et de rapports dans le cadre des réunions trimestrielles de la Commission. Un examen de la fréquence de production de rapports aura lieu en 2022 pour s’assurer que des rapports trimestriels sont appropriés.

La Commission a défini ses risques, déterminé des mesures d’atténuation et établi des plans d’action. Les principaux risques en matière de gravité pour la Commission sont les suivants :

• Services à la clientèle – SOGP : Risque de ne pas avoir une structure de gestion solide en ce qui concerne le rôle et les responsabilités de la SOGP à l’égard du Régime.
  • Plans d’action : Pour atténuer ce risque, négociation d’une entente de gestion des placements globale à long terme et établissement de mesures de rendement permanentes pour la SOGP aux fins d’évaluation continue.
• Services à la clientèle – CRRO : Risque de surveillance inefficace du rôle et de la responsabilité de la CRRO à l’égard de la prestation de services à la clientèle exceptionnels relatifs à l’information sur les prestations et au relevé annuel du régime de retraite des participants en vertu du Régime.
  • Plans d’action : Consignation des procédures opérationnelles et obtention de l’approbation de la Commission pour la délégation de pouvoirs.
• Cybersécurité : Risque de défaillance des systèmes de TI essentiels ou de brèche aux conséquences catastrophiques.
  • Plans d’action : Confirmation par la CRRO de la mise en place de mesures d’atténuation de la SOGP.
• Financement du Régime (investissement) : Risque d’être durement touché par les décisions de financement du gouvernement qui ne concordent pas avec les objets et les buts du Régime.
  • Plans d’action : Évaluer la faisabilité d’adopter une politique de financement à long terme.

Analyse du contexte

L’analyse du contexte ci-dessous décrit l’environnement opérationnel de la Commission. On y précise et examine brièvement les facteurs retenus pour éclairer l’évaluation des risques dont il est question à la section VI intitulée « Stratégies de détermination, d’évaluation et d’atténuation des risques ».

Pandémie de COVID-19

La Commission confie ses services d’administration des prestations en vertu de l’ENS à la CRRO et ses services de gestion des placements en vertu de l’entente de gestion des placements à la SOGP. Les deux organismes ont démontré qu’ils ont de solides plans de continuité des activités en place, de sorte que la Commission n’a subi aucune perturbation de ses activités depuis le début de la pandémie de COVID-19. Les gouvernements ont prévenu les Canadiens qu’une certaine incertitude liée aux variants préoccupants subsistera dans l’avenir. La Commission exigera de la CRRO et de la SOGP des assurances permanentes concernant l’efficacité de leurs plans de continuité des activités.

Nature délicate des données concernant les juges

Les renseignements personnels des juges en exercice ou à la retraite sont extrêmement délicats; toute divulgation accidentelle pourrait avoir de graves conséquences pour la protection de la vie privée et la sécurité personnelle des juges. La Commission reconnaît le contexte particulier qui s’applique aux juges et requiert que la CRRO garantisse adéquatement la protection des renseignements personnels en tout temps et surtout avant tout envoi par la poste ou toute transmission électronique. De plus, la Commission se fonde sur les politiques bien établies de la CRRO en matière de protection des renseignements personnels et de reprise après sinistre, politiques qui réduisent les risques liés à tout incident majeur.

Élargissement du mandat de la Commission

La restructuration financière prévoit l’élargissement du mandat de la Commission afin d’inclure la surveillance des participants en exercice, du financement du Régime, des communications, de la conformité et de la gestion des actifs de placement. En 2020-2021, la Commission s’est concentrée sur l’établissement de structures et de processus de gouvernance fondamentaux liés à ces nouvelles obligations. Au cours de la prochaine phase de la mise en œuvre, l’accent devra être mis sur l’établissement du reste des processus en vue d’appuyer une surveillance plus efficiente par la Commission par voie de délégation réelle de pouvoirs à la CRRO et à la SOGP.

Options et coûts dans le domaine des TI

Au fil des ans, vu le nombre relativement réduit de participants au Régime, peu d’investissements ont été faits dans des solutions informatisées complexes et coûteuses, de sorte que les services d’administration des prestations reposent en grande partie sur des processus manuels. Le nouveau Régime exigera l’accélération de la transition vers les processus automatisés. Mais, bien que l’automatisation doive avoir un effet positif sur l’atténuation des risques, la qualité des services, la rentabilité et la gouvernance, il y aura aussi un prix à payer pour accéder aux systèmes de la CRRO et les modifier. Tout coût supplémentaire entraîné par ces changements exigera le consentement et l’approbation du promoteur.

Contraintes financières du promoteur

Dans le cadre de la restructuration du Régime, la province verse maintenant des cotisations de près de 40 millions de dollars par année au RPA pour faire face à la pandémie de COVID-19 et aux répercussions économiques connexes. Les contraintes financières du promoteur n’auraient pas d’incidence sur les cotisations au Régime, mais pourraient compliquer le financement de projets spéciaux à l’avenir.

Participation des parties intéressées

Les participants au Régime maîtrisent bien les concepts juridiques et financiers. Par le passé, les questions de retraite liées à la Commission étaient habituellement soulevées par des particuliers et réglées dans ce contexte. Ces dernières années, l’Association a montré un intérêt accru pour le Régime et son cadre de gouvernance. En tant que partie intéressée, l’Association représente les juges en exercice et à la retraite qui participent également au Régime. La Commission apprécie le rôle joué par l’Association en tant que partie intéressée clé et se réjouit de la nomination d’un représentant de l’Association à la Commission. Ce changement devrait contribuer à encourager le dialogue et à améliorer la transparence des opérations du Régime.

Litige en cours

La mise en œuvre de la restructuration financière devrait permettre de régler un litige de longue date qui a commencé en décembre 2013. La requête a depuis été reportée et la convention initiale de statu quo qui avait été établie pour maintenir l’administration du Régime en conformité avec les anciennes dispositions a été périodiquement prolongée au fil des ans. La Commission continue de surveiller ses frais judiciaires associés au retard et au maintien de la conformité à la convention de statu quo.

Commission de rémunération des juges provinciaux

La rémunération des juges est établie par une commission, au moyen d’un processus précisé dans la convention-cadre. Les recommandations des 9^e et 10^e Commissions de rémunération des juges provinciaux prévoient certains changements à la structure du Régime. Au prochain mandat, la Commission de rémunération se penchera sur les périodes qui suivent le 1er avril 2022.

Exigences en matière de responsabilisation des organismes

Afin de renforcer le principe de responsabilité et de clarifier les rôles et les fonctions de chacun dans le secteur parapublic, le gouvernement a communiqué plus fréquemment des conseils à ses organismes, conseils et commissions. Plusieurs organismes, notamment la Commission, ont trouvé ces directives utiles, plus particulièrement pour la définition de leurs obligations et des attentes du gouvernement. Malgré cette relation de responsabilisation avec le gouvernement, la Commission, en tant que fiduciaire et fiduciaire du Régime, affirme régulièrement et fermement son autonomie dans toutes ses actions et décisions qui ont une incidence sur les intérêts des bénéficiaires du Régime comme l’exige la loi.

Dotation en personnel, ressources humaines et stratégie de rémunération

La Commission n’a pas d’employés. L’incidence sur les ressources humaines est donc nulle et il n’est pas nécessaire de mettre en place une stratégie de rémunération ou de mener une analyse comparative avec d’autres organismes du secteur public.

Mesures et cibles du rendement axées sur les résultats et les extrants

La Commission s’est engagée à mesurer le rendement et a établi plusieurs mesures d’extrants qui font l’objet d’un suivi et de rapports dans le cadre des réunions trimestrielles de la Commission. Les données sur le rendement du service téléphonique, les rapports d’exception sur le traitement des affaires et l’état de la conformité sont des exemples de mesures d’extrants que la Commission a mises en œuvre au fil des ans pour l’aider à évaluer la prestation de services aux bénéficiaires du Régime.

Le nouveau Régime prévoit l’ajout de responsabilités, ce qui oblige la Commission à déterminer si ses principaux indicateurs de rendement actuels sont suffisants et si elle devrait adopter des mesures plus complexes à ce stade ci. La Commission prend des mesures pour s’assurer qu’elle respecte l’engagement de la province à produire des rapports fondés sur des données probantes au moyen de rapports fondés sur les résultats et les extrants. Les rapports sur le rendement constituent une priorité permanente de la Commission pour chacune des trois prochaines années. Il s’agit d’une excellente occasion d’améliorer à la fois la prestation de services aux clients et la capacité de la Commission de surveiller les opérations liées aux prestations et aux placements du Régime.

Budget

L’exercice 2022 sera la troisième année d’activités de la Commission. Des prévisions budgétaires ont été élaborées conformément à la grille des frais prévue dans l’ENS provisoire avec la CRRO et appuient une approche basée sur des honoraires fixes pour la gestion des opérations liées aux prestations du Régime. Ces services sont fournis selon le principe du recouvrement des coûts et financés par la Commission et le SCT pour éviter que les fonds du Régime de retraite des fonctionnaires servent à l’administration d’un autre régime.

La Commission a présenté le premier relevé annuel du régime de retraite pour les juges en exercice en 2021, et s’engage à le produire régulièrement dans les prochaines années. Les estimations budgétaires relatives aux projets comprennent la production du relevé annuel du régime de retraite en 2022 et une initiative visant à réexaminer la mission et les valeurs de la Commission pour les aligner sur le mandat élargi du nouveau Régime.

Les autres postes budgétaires font référence aux services tiers prévus qui sont nécessaires pour appuyer les responsabilités de gouvernance et de surveillance de la Commission.

Régime de retraite des juges provinciaux Budget de fonctionnement annuel Du 1er janvier 2022 au 31 décembre 2022

Projection des dépenses de fonctionnement sur 3 ans du Régime de retraite des juges provinciaux Du 1er janvier 2022 au 31 décembre 2024

Biens réels

La Commission ne contrôle pas de biens réels en dehors des fonds en fiducie pour le RPA et pour la CR.

Stratégie relative aux technologies de l’information (ti) et plan de prestation de services électroniques

Dans le cadre de la restructuration financière du Régime, la Commission utilise les ressources en TI de la CRRO pour appuyer l’administration du Régime. Étant donné que la CRRO est responsable du développement et de la maintenance des systèmes de retraite et d’autres systèmes opérationnels, la Commission n’a pas eu besoin d’établir un plan de TI particulier pour le Régime. La Commission a signalé que la responsabilité en matière de système devrait faire l’objet de discussions plus poussées en 2022 dans le contexte de l’examen de son cadre de risque.

Le Régime compte une petite clientèle répartie sur une vaste région géographique, et ces caractéristiques semblent jouer en faveur d’un certain niveau de prestation de services électroniques à l’avenir. Au moment de concevoir la prestation de services électroniques, il faut prendre soin de réfléchir à la meilleure façon d’atténuer les risques connexes en matière de protection de la vie privée et de sécurité. L’élaboration d’une stratégie relative à la présence numérique et au site Web devra être prise en compte lorsque la Commission établira sa politique de communication.

L’automatisation peut avoir un effet positif sur l’atténuation des risques, la qualité des services, la rentabilité et la gouvernance, mais il y aura aussi un prix à payer pour accéder aux systèmes de TI et les modifier. Il faudra classer tous les projets de TI futurs par ordre de priorité et tout coût supplémentaire entraîné par la solution exigera l’approbation de la Commission et du promoteur dans le cadre d’une analyse de rentabilisation avant d’aller de l’avant. La décision d’adopter une stratégie relative aux services électroniques doit être appuyée par les besoins des clients et procurer une valeur mesurable (p. ex., taux d’utilisation prévus et réels) une fois mise en œuvre.

Initiatives faisant intervenir des tiers

La Commission n’a pas de personnel et doit surveiller les tiers choisis pour gérer et administrer le Régime et ses caisses. La Commission fournit des services dans le cadre de contrats avec la CRRO, qui agit à titre de gestionnaire du Régime, et avec la SOGP, qui agit à titre de gestionnaire des placements du Régime.

À l’occasion, la Commission a besoin d’avis portant sur les nouvelles questions juridiques qui ont une incidence sur ses obligations et l’administration du Régime. Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. (Osler) a été choisi en 2020 pour offrir à la Commission reconstituée des services juridiques pendant la mise en œuvre du nouveau Régime. Cette entente sera maintenue en 2022 et est financée à même le Régime. Le cabinet Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L (« BLG ») a été choisi en 2014 pour offrir à la Commission des services juridiques en ce qui a trait au différend que pose la reformulation du Régime par le gouvernement afin d’en assurer la conformité à la LIR. Cette décision est conforme aux lignes directrices du ministère du Procureur général concernant le recours à des services juridiques externes, et le SCT est responsable du règlement des honoraires de BLG. AON offre des services-conseils en actuariat en vertu d’un contrat avec la CRRO. À court terme, la Commission peut accéder à ces services selon les modalités du contrat de la CRRO. Ces services comprennent la préparation des évaluations actuarielles du Régime et l’exécution de calculs des prestations plus complexes, comme le calcul de la valeur de rachat des droits individuels pour les évaluations en droit de la famille. Le Régime exige des évaluations actuarielles annuelles, et le prochain rapport sera préparé au 1er janvier 2022.

L’engagement de tiers pour effectuer des travaux pour la Commission doit être conforme à la Directive sur l’approvisionnement de la province.

Plan de mise en œuvre

Voir le tableau de l’annexe B.

Plan de communication

La prestation de services de qualité commence par une communication efficace entre la Commission, les bénéficiaires et les parties intéressées. La Commission est également d’avis que les bonnes communications contribuent à créer un climat de confiance et d’ouverture essentiel à la collecte des commentaires sur la façon dont elle peut constamment améliorer la qualité du service aux membres. Elle continuera de se concentrer sur l’amélioration de l’échange de données requises pour éclairer la prise de décisions concernant tous les aspects de l’administration du Régime.

Les modifications législatives entrées en vigueur le 1er janvier 2020 ont élargi le mandat de communication de la Commission pour inclure les participants en exercice, en plus des retraités, des survivants et des représentants personnels. Afin de préciser les attentes et les buts, et de faciliter la prestation des programmes de communication dans les délais prévus, la Commission s’engage à produire sa première politique de communication d’ici le premier trimestre de l’année civile 2022. La politique sert de ressource pour aider à établir l’ordre de priorité des futures initiatives de communication et à assurer une prestation logique, bien planifiée et au meilleur coût.

La Commission s’engage à produire le prochain relevé annuel du régime de retraite d’ici septembre 2022. Les relevés annuels du régime de retraite sont une source précieuse d’information sur les droits à pension pour les participants au Régime de l’Ontario. Le relevé annuel du régime de retraite fournit aux participants au Régime des renseignements personnalisés sur les droits à pension qui les encouragent à assumer la responsabilité de leur planification de la retraite et de leur santé financière à la retraite. L’Association est indispensable pour connaître le point de vue des membres sur le contenu, et la Commission s’attend à obtenir d’excellents résultats grâce à une consultation préliminaire de haut niveau sur les exigences en matière de contenu et la possibilité de coordonner la prestation numérique.

L’approche de communication de la Commission est limitée par ses lacunes sur le plan de la technologie numérique. Le maintien d’un site Web indépendant n’est pas possible pour le moment, mais la Commission évaluera des solutions temporaires pour soutenir la communication électronique directement avec les juges en exercice. Par mesure de sécurité, la Commission continuera probablement de s’appuyer sur des plateformes de communication orale et écrite plus traditionnelles pour rejoindre les retraités et les survivants. Tous les produits de communication sont élaborés à l’interne et approuvés par la Commission ou le président, selon le cas, avant leur distribution.

Les membres de la Commission ont besoin d’avoir accès à du personnel compétent qui peut répondre rapidement à leurs questions particulières. La Commission joue un rôle actif dans l’élaboration de la politique administrative qui sert à guider l’élaboration des procédures opérationnelles écrites par la CRRO, son fournisseur de services. En produisant des documents sur les procédures et les modèles de communication à l’appui du personnel, elle fera en sorte que les participants au Régime reçoivent des renseignements cohérents et exacts dans le cadre de leurs communications. Dans les années à venir, la Commission continuera de préciser la politique administrative concernant les nouvelles questions relatives à la retraite, y compris celles qui se rapportent à de futures Commissions de rémunération.

La transparence et l’ouverture sont les pierres angulaires de la confiance et caractérisent l’approche de la Commission en matière de communication. La Commission veille à ce que ses partenaires aient accès à l’information et puissent avoir l’occasion de participer à un dialogue sur le rendement financier et opérationnel du Régime. Le mandat de la Commission n’englobe pas les communications ni les consultations publiques, mais chaque membre s’est engagé à consulter les parties intéressées avant d’apporter un changement administratif qui pourrait avoir une incidence directe sur elles ou sur leurs mandants. La Commission continuera de chercher des modes de communication qui aideront les participants en exercice, les retraités et les survivants à prendre des décisions éclairées relativement à leurs prestations de retraite. La Commission donnera aussi aux parties intéressées l’occasion de s’exprimer en consultant souvent le juge en chef de l’Ontario et l’Association des juges de l’Ontario relativement à ces questions et à d’autres services d’administration des prestations pour évaluer la satisfaction des participants et les changements suggérés.

Aucune consultation médiatique ou publique n’est prévue en 2022.

Réponse aux attentes énoncées dans la lettre de mandat de l’organisme rédigée par le SCT

Chaque année, au moyen d’une lettre de mandat du ministre, le gouvernement informe les organismes provinciaux de ses attentes de haut niveau quant à leur gouvernance et à leur fonctionnement. Les organismes intègrent ces priorités dans leurs plans stratégiques. Pour l’exercice 2022, le ministre a expressément demandé à la Commission de fournir :

• une surveillance efficace des risques opérationnels, stratégiques, juridiques et financiers rencontrés par la Commission et le Régime, y compris la gestion et l’atténuation des impacts permanents ou des risques associés à la pandémie de COVID-19;
• une structure et des processus de gouvernance et d’exploitation efficaces qui permettent de soutenir et d’évaluer l’administration et le rendement efficaces du nouveau Régime et de ses caisses;
• une surveillance étroite de la Société ontarienne de gestion des placements (SOGP) dans son rôle de gestion des actifs dont la Commission est responsable, et de la Commission du Régime de retraite de l’Ontario (CRRO) dans son rôle de gestion et en ce qui concerne ses responsabilités liées au niveau de service à l’égard du Régime;
• un service à la clientèle de qualité supérieure pour aider les participants à comprendre leurs droits à pension, leurs droits et leurs responsabilités en vertu du Régime.

Le gouvernement a également communiqué huit priorités pangouvernementales qui s’appliquent à la Commission. Bien que ces priorités ne soient pas toutes pertinentes, nous avons relevé celles qui s’appliquent aux activités de la Commission :

1. Compétitivité, durabilité et gestion des dépenses
   • mener les activités en respectant les limites des affectations financières de la Commission
   • chercher et exploiter des occasions d’adopter des pratiques innovantes et/ou d’améliorer la durabilité du programme
   • se conformer aux directives applicables relatives à la centralisation de la chaîne d’approvisionnement
   • trouver des possibilités de promouvoir le plan d’action Faire progresser l’Ontario

   Remarque – La Commission continue de renforcer sa gouvernance et ses activités, et s’engage à intégrer ces priorités dans la mesure du possible.

2. Transparence et responsabilité
   • se conformer aux directives et aux politiques gouvernementales applicables et veiller à la transparence et à la responsabilité dans la communication des rapports
   • adhérer aux exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations, au cadre éthique de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario et aux normes et aux pratiques comptables, et répondre aux constatations découlant des vérifications, le cas échéant
   • déterminer les compétences, les connaissances et l’expérience appropriées qui sont nécessaires pour soutenir efficacement la Commission dans son rôle de gouvernance et de responsabilisation

   Remarque – La Commission veillera à respecter ses engagements en matière de responsabilisation en communiquant des rapports réguliers concernant toutes les obligations connues et en réservant un point permanent à l’ordre du jour pour examiner les nouvelles questions de conformité. La Commission mettra à jour au besoin la grille des compétences de ses membres pour assurer une composition diverse et complémentaire de la Commission.

3. Gestion des risques
   • élaborer et mettre en œuvre un processus efficace pour reconnaître, évaluer et atténuer les risques, y compris la planification et l’intervention relatives aux situations d’urgence sanitaires et non sanitaires telles que la COVID-19
   • élaborer un plan de continuité des activités qui définit les services et le personnel critiques et essentiels

   Remarque – La Commission a établi un nouveau cadre de risque dans lequel les risques sont regroupés par catégorie et évalués en fonction de leur gravité, et dans lequel sont déterminés des mesures d’atténuation et des plans d’action. La Commission a fixé des exigences en matière de rapports trimestriels et continuera de mettre en place des mesures d’atténuation pour assurer la continuité lors des interventions liées aux risques émergents.

4. Gestion des effectifs

   Remarque – Cette priorité ne s’applique pas car la Commission n’a pas d’employés.

5. Collecte de données
   • améliorer la façon dont l’organisme utilise les données dans la prise de décision, le partage d’information et la production de rapports, notamment en tirant parti de solutions de données existantes ou nouvelles pour éclairer les rapports fondés sur les résultats et améliorer la prestation des services
   • promouvoir la transparence des tâches liées aux données et du partage des données avec le ministère, le cas échéant

   Remarque – La Commission envisagera d’intégrer des objectifs de résultats dans les projets clés pour l’année à venir, y compris la politique de communication et le relevé annuel du régime de retraite.

6. Livraison numérique et service à la clientèle
   • examiner et mettre en œuvre des stratégies de numérisation ou de modernisation numérique pour la prestation de services en ligne, et continuer à respecter ou à dépasser les normes de service à la clientèle tout au long de la transition
   • adopter des approches numériques, telles que la recherche sur les utilisateurs, le développement agile et la gestion de produits

   Remarque – La Commission examinera la faisabilité de la livraison numérique dans le cadre de l’élaboration d’une nouvelle politique de communication. La Commission demandera des mises à jour à la CRRO et à la SOGP concernant les approches et les outils utilisés pour gérer la COVID-19 en milieu de travail.

7. Diversité et inclusion
   • élaborer et promouvoir des initiatives de diversité et d’inclusion favorisant un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié
   • faire preuve de leadership dans un environnement inclusif sans harcèlement
   • adopter un processus d’engagement en matière d’inclusion pour faire en sorte que toutes les voix soient entendues afin d’éclairer les politiques et la prise de décision

   Remarque – La Commission n’a pas d’employés, mais cherchera à obtenir l’assurance, par l’intermédiaire de rapports produits par la CRRO et la SOGP, que la culture du lieu de travail et les interactions avec les clients satisfont aux exigences ci-dessus.

8. Relance après la COVID-19
   • reconnaître et maintenir les modes de prestation de services (numériques ou autres) qui ont évolué depuis le début de la COVID‐19
   • soutenir les initiatives de relance après la COVID-19

   Remarque – La Commission s’engage à soutenir les mesures destinées à atténuer les impacts de la COVID-19 sur la prestation de services, et à travailler avec les fournisseurs de services pour définir et exécuter son intervention.

Organigramme (facultatif)

Un organigramme a été élaboré et figure à l’annexe C.

Annexe A - Résumé des rôles des parties intéressées dans le Régime

Annexe B - Tableau du plan de mise en œuvre

En cours

• Production et livraison régulières du relevé de retraite annuel
• Préparation de l’évaluation actuarielle annuelle
• Surveillance des progrès de la Commission de rémunération et mise en œuvre suivant les recommandations acceptées
• Mise à jour des mesures de rendement des fournisseurs de services en fonction des nouvelles exigences
• Réalisation de l’évaluation actuarielle annuelle
• Examen annuel de l’Énoncé des politiques et procédures en matière de placement
• Clarification de l’administration par l’élaboration de politiques et de procédures
• Approbation de la délégation de pouvoirs de la Commission
• Consultation sur les nouvelles questions relatives au Régime et les nouveaux projets s’y rapportant
• Mises à jour trimestrielles sur la stratégie et les priorités
• Élaboration des structures et des processus de gouvernance et d’exploitation pour appuyer le nouveau Régime et ses caisses

Annexe C – Organigramme du Régime de retraite des juges provinciaux

• Administrateur de régime et fiduciaire des fonds du RPA et CR
  Commission de retraite des juges provinciaux
  • Administration
    CRRO
  • Financement du régime
    CRRO
  • Communication
    CRRO
  • Conformité (législative, réglementaire et De l’organisme)
    CRRO
  • Gestion des actifs (fonds en fiducies pour le RPA et pour la CR)
    SOGP