Commission d’évaluation des matériaux de construction plan d’activités 2020–2023

Mandat

La Commission d’évaluation des matériaux de construction (« la Commission ») est un organisme de réglementation dont les pouvoirs sont établis par l’article 28 de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.

La Commission a pour mandat d’évaluer les nouveaux matériaux de construction, installations, réseaux et conceptions de bâtiments et d’en autoriser l’emploi, sous certaines conditions, en Ontario. Pour ce faire, elle peut effectuer ou faire effectuer des recherches, des analyses et des examens sur ces matériaux, installations, réseaux ou conceptions. La Commission n’est pas un organisme d’essais, mais elle peut néanmoins exiger qu’un demandeur réalise des essais dans le cadre de son évaluation.

La Commission peut en outre recommander au ministre d’apporter des modifications à la Loi de 1992 sur le code du bâtiment ou au Code du bâtiment.

Toutes les ressources humaines et financières dont la Commission a besoin pour remplir son mandat proviennent de la Direction du bâtiment et de l’aménagement du ministère des Affaires municipales et du Logement (« le ministère »).

Principes directeurs

À titre d’organisme créé en vertu de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, la Commission exerce ses pouvoirs et remplit ses fonctions conformément au mandat qui y est défini. Elle se doit d’être impartiale et indépendante, et c’est cette image que le public doit avoir d’elle. Le ministère et le gouvernement de l’Ontario n’ont aucune influence sur ses décisions.

La Commission a conclu un protocole d’entente avec le ministre des Affaires municipales et du Logement (« le ministre ») concernant l’exercice de son mandat. Ce protocole établit la relation entre le président de la Commission, le ministre et le ministère des Affaires municipales et du Logement en ce qui a trait à la Commission et aux services qu’elle fournit. Il vise à préciser les responsabilités respectives de ces parties et à faire en sorte que le principe fondamental de la responsabilisation soit observé dans la gestion, l’administration et les activités de la Commission.

En tant qu’organisme public, la Commission agit selon les principes de gestion du gouvernement de l’Ontario. Ses instances sont régies par la Loi de 1992 sur le code du bâtiment et par le Code du bâtiment ainsi que par le Manuel des lignes directrices, politiques et procédures de la Commission et par les directives du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement. La Commission applique ces principes et éléments de gouvernance, notamment un comportement éthique, la responsabilisation, l’excellence de la gestion, l’utilisation judicieuse des fonds publics et la prestation de services de qualité supérieure au public, en contribuant à la salubrité, à la sécurité, à l’accessibilité et à l’efficacité énergétique des bâtiments en Ontario ainsi qu’en jouant un rôle positif dans le secteur de la construction de la province.

Orientation stratégique

La Commission s’efforce de fournir un processus rapide, abordable et non contradictoire d’évaluation et d’approbation de nouveaux matériaux, installations, réseaux et conceptions qui seront utilisés dans les bâtiments de l’Ontario. Dans l’exercice de ses fonctions, elle a acquis la réputation de fournisseur de services efficace, utile et de qualité dans le secteur de la construction. La Commission se heurte néanmoins à certaines difficultés. Pour les surmonter et améliorer son fonctionnement ainsi que les services qu’elle fournit à ses clients, la Commission prévoit mettre en œuvre les initiatives qui suivent au cours des prochaines années.

Revue des autorisations existantes

En 2008, la Commission a lancé une initiative pour gérer et tenir à jour toutes les autorisations existantes, y compris l’adoption d’une « politique d’expiration », qui verrait une autorisation expirer cinq ans après sa date d’approbation.

Pour commencer, la Commission a tenté de communiquer avec tous les titulaires d’une autorisation délivrée depuis 1976 pour s’assurer que leurs coordonnées étaient à jour dans ses dossiers. Elle a profité de l’occasion pour leur demander s’ils fabriquaient encore le matériau, l’installation, le réseau ou la conception que visait l’autorisation, et si les renseignements connexes que détenait la Commission étaient à jour.

La deuxième phase visait à relever tout dédoublement possible avec d’autres approbations pour des produits, conceptions ou systèmes novateurs, notamment avec des décisions du ministre, en considérant les rapports d’évaluation du Centre canadien des matériaux de construction.

Un troisième examen a été effectué pour mettre à jour les autorisations existantes en fonction des politiques actuelles de la Commission et pour déterminer si ces autorisations devaient être mises à jour en fonction des codes et normes actuellement en vigueur (Code du bâtiment de 2012).

Une dernière étape de l’examen est en cours pour mettre à jour les autorisations originales restantes conformément aux politiques actuelles de la Commission, notamment l’ajout d’une date d’expiration.

De plus, lors de la publication de toute nouvelle version du Code du bâtiment, la Commission devra passer en revue les autorisations existantes afin d’identifier celles qui ne portent plus sur des produits, conceptions ou systèmes novateurs. La Commission est convaincue que cette démarche est nécessaire pour assurer la crédibilité et l’exactitude de la liste d’autorisations affichée sur sa page Web. Elle estime qu’il est important, pour assurer la confiance du public, que l’information concernant les autorisations soit exacte et à jour.

Recommandations au ministre

La Commission passe continuellement en revue les autorisations existantes pour déterminer s’il y a lieu de recommander au ministre des modifications au Code du bâtiment ou de révoquer d’autres autorisations à la lumière de la version en vigueur du Code.

La Commission n’a fait aucune recommandation au ministre au cours de l’exercice en cours.

Délai de prise de décisions et de délivrance d’autorisations

La Commission s’efforce de rendre une décision ou d’émettre une autorisation dans les 120 jours suivant son examen initial de la demande. Cette cible correspond au délai moyen requis pour l’évaluation des demandes.

La Commission s’efforce de rendre son processus d’évaluation des demandes aussi transparent que possible et d’améliorer la documentation correspondante.

La Commission continue de surveiller et d’examiner ses processus de prise de décisions afin de cerner toutes les possibilités d’en améliorer l’efficacité.

Planification de la relève

Dans le cadre de la planification de la relève, la Commission juge nécessaire de prolonger le chevauchement des mandats des membres sortants et des personnes nouvellement nommées. Idéalement, un chevauchement de neuf mois des mandats permettrait aux personnes en poste de transférer leurs connaissances aux nouveaux membres et de les encadrer.

En plus du maintien d’un effectif adéquat, il est primordial que la Commission conserve son expertise interne, d’où l’importance qu’elle continue de solliciter la nomination de nouveaux membres possédant des connaissances spécialisées dans tous les domaines techniques nécessaires (p. ex., sécurité contre l’incendie, plomberie, génie mécanique, systèmes d’égouts sur place, etc.). Conformément au protocole d’entente, le président doit aviser à l’avance le ministre lorsque des postes vont être vacants et formuler des recommandations pour le renouvellement de mandats qui viennent à échéance ou la nomination de nouveaux membres.

Sondage annuel auprès des clients

La Commission a l’intention de poursuivre ce sondage indépendant qui l’aide à déterminer le degré de satisfaction des clients à l’égard de ses services.

Vue d’ensemble des principales activités

Le personnel de soutien de la Commission est chargé de gérer les dossiers et d’assurer le service à la clientèle pour les personnes qui souhaitent demander une autorisation à la Commission. À la réception d’une demande, le secrétaire de la Commission vérifie si tous les renseignements et documents exigés ont été soumis. Il consulte ensuite le Centre canadien de matériaux de construction (CCMC) pour savoir si ce dernier a examiné le produit ou manifesté son intention de le faire. Si c’est le cas, la Commission pourrait ne pas avoir la compétence requise pour effectuer une évaluation selon le paragraphe 29 (8) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.

Le coordonnateur de l’innovation dans le domaine de la construction était le cadre supérieur du ministère chargé d’aider la Commission et responsable de l’administration générale et de l’élaboration des politiques selon les directives de la Commission. Cette responsabilité exigeait d’assurer la liaison avec le Bureau du ministre en ce qui concerne le processus de nomination, la gestion des questions d’intérêt, la planification des activités, la mesure du rendement, la surveillance des dépenses ainsi que le respect des exigences applicables au secteur des organismes et des directives du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement.

La Commission dans son ensemble rend des décisions sur les demandes, mais elle charge généralement des sous-comités de mener les évaluations détaillées. Ces sous-comités se composent de membres qui connaissent le domaine technique visé par la demande ou sont spécialisés dans celui-ci. La Commission peut demander l’avis du personnel technique du ministère.

Le nombre d’évaluations effectuées et d’autorisations accordées est fonction du volume de demandes. En général, la Commission se réunit une fois par mois, avec environ trois à cinq réunions de sous-comités pendant la même période. Il lui faut généralement de trois à quatre mois pour rendre sa décision, selon la complexité de la demande, le besoin de réclamer des renseignements supplémentaires aux demandeurs et la rapidité de leur réponse.

Le tableau ci-dessous résume la charge de travail de la Commission au cours des cinq dernières années :

Le nombre de demandes présentées à la Commission a légèrement fluctué au cours des cinq dernières années. La Commission note que l’augmentation du nombre de demandes reçues pendant l’exercice 2018-2019 pourrait résulter de la politique d’expiration (les autorisations expirent maintenant au bout de cinq ans).

En plus des nouvelles demandes indiquées plus haut, la Commission examine des demandes de modification d’autorisations existantes et passe en revue les autorisations existantes en vue de les révoquer, s’il y a lieu. Les demandes de modification sont traitées sensiblement de la même façon que les nouvelles demandes. La Commission examine et évalue les particularités des modifications proposées afin de tenir compte des modifications et des mises à jour apportées aux produits, systèmes et conceptions novateurs. Le processus d’examen et de révocation augmente la charge de travail de la Commission et de son personnel.

La Commission note que lorsqu’un demandeur choisit de ne pas faire de présentation à la Commission, l’examen du dossier prend plus de temps, car cela exige un échange plus important de communications entre la Commission et le demandeur. De plus, dans un nombre croissant de cas, la Commission doit procéder à un examen approfondi pour s’assurer que la demande relève de sa compétence. Tous ces facteurs ont une incidence sur le nombre de réunions de sous-comité nécessaires pour procéder à l’examen complet des nouveaux produits novateurs.

Réalisations

Au cours des dernières années, plusieurs mesures ont été prises pour améliorer le rendement et la responsabilisation de la Commission, notamment le suivi continu des mesures du rendement qui lui sont propres. Voici les réalisations à son actif :

• La Commission a continué d’offrir un mécanisme rentable et expéditif d’évaluation des nouveaux matériaux de construction, installations, réseaux et conceptions de bâtiments.
• Elle a poursuivi la pratique consistant à sonder les clients après la fin de l’exercice (soit après le 31 mars 2019 pour ce plan d’activités); 
• Selon les résultats du sondage des clients qui ont utilisé les services de la Commission pendant l’exercice 2018-2019 :
  • 100 % étaient d’avis que les processus et les procédures étaient clairs et faciles à comprendre;
  • 100 % étaient d’avis que les membres avaient fait montre d’un niveau d’expertise approprié pour traiter la question visée;
  • 100 % estimaient avoir été traitées avec courtoisie tout au long du processus de demande et d’évaluation.
  • 100 % étaient satisfaits du niveau global de service fourni par la Commission.
• La Commission a continué de se conformer à la directive du Conseil de gestion du gouvernement concernant les organismes et les nominations :
  • La Commission a préparé un plan d’activités triennal, l’a terminé et l’a présenté dans les délais prescrits;
  • Son rapport annuel pour l’exercice 2018-2019 a été présenté et approuvé dans les délais prescrits.
  • Le protocole d’entente entre le ministre des Affaires municipales et du Logement et le président de la Commission a été confirmé.

Ressources

Ressources humaines

La Commission compte au total 12 membres à temps partiel, dont le président et un vice-président. Tous les membres sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil par voie de décret. Conformément à la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement, les personnes nommées à la Commission peuvent cumuler plusieurs mandats et siéger pendant un maximum de 10 années.

Les unités suivantes du ministère aident la Commission à observer la directive :

• la Direction du bâtiment et de l’aménagement de la Division des services aux municipalités;
• la Direction des services généraux de la Division de la gestion des activités ministérielles;
• la Direction de la planification et du contrôle financiers de la Division de la gestion des activités ministérielles;
• la Direction des services juridiques;
• le Groupement ITI pour les services à la collectivité.

Le personnel de soutien direct de la Commission (employé par le ministère) est composé d’une secrétaire de la Commission à 0,8 équivalent temps plein (ETP). Jusqu’au 1^er octobre 2019, la Commission avait aussi le soutien d’une coordonnatrice des innovations du bâtiment à 0,4 équivalent temps plein et d’une adjointe administrative à 0,4 équivalent temps plein.

Le personnel de soutien de la Commission ayant diminué de 50 %, il est probable que le rendement de la Commission en sera affecté. La charge de travail de la Commission n’ayant pas diminué, les 0,8 ETP restants ont pris en charge du travail supplémentaire. La Commission surveillera les effets de la réduction du personnel de soutien.

Ressources financières

La Commission ne dispose pas de son propre budget; elle est soutenue par le personnel du ministère. Ses dépenses de fonctionnement sont prélevées dans le budget du ministère des Affaires municipales et du Logement.

Le tableau suivant détaille les coûts liés au soutien de la Commission :

Remarque : Les chiffres étant arrondis, les totaux peuvent ne pas correspondre exactement.

Revenus

Les droits versés pour le dépôt d’une demande sont comptabilisés en tant que revenus non fiscaux du ministère des Affaires municipales et du Logement.

Depuis le 1^er janvier 2015, les droits à verser au moment d’une demande, qui étaient auparavant de 950 $, augmentent selon le barème suivant :

• 5 000 $ par demande, à compter du 1^er janvier 2015;
• 7 000 $ par demande, à compter du 1^er janvier 2016;
• 9 000 $ par demande, à compter du 1^er janvier 2017;
• 11 000 $ par demande, à compter du 1^er janvier 2018.

Le tableau ci-dessous donne le détail des revenus associés aux demandes présentées à la Commission.

Plan de communication

La Commission communique avec les demandeurs et autres personnes intéressées au moyen de publications, de formulaires et d’instructions appropriés qu’elle affiche sur son site Web public ou qu’elle envoie sur demande.

La secrétaire de la Commission répond aux demandes de renseignements par téléphone et par courrier électronique.

Analyse du contexte

(Facteurs ayant une incidence sur le plan d’activités)

Fluctuation du nombre de demandes

La complexité des demandes reçues par la Commission et l’adoption de technologies vertes, dont la plupart peuvent être considérées comme novatrices, influent sur l’ampleur des besoins en membres qualifiés et sur le niveau de soutien administratif requis. La Commission a besoin de membres compétents et d’un effectif adéquat pour maintenir les niveaux de service.

Lorsque l’édition 2012 du Code du bâtiment est entrée en vigueur le 1^er janvier 2014, la Commission a commencé à passer en revue les autorisations existantes au regard des nouvelles dispositions du Code afin de déterminer si le Code contenait désormais des exigences relatives aux matériaux, aux installations, aux réseaux et aux conceptions de bâtiments qui étaient précédemment visées par des autorisations.

Une démarche similaire sera nécessaire lors de l’entrée en vigueur d’une nouvelle édition du Code du bâtiment, ce qui aura sans doute un impact sur la charge de travail de la Commission.

En outre, la Commission a institué un délai d’expiration de cinq ans pour ses autorisations. Pour qu’une autorisation soit maintenue, la personne qui la détient devra en demander le renouvellement tous les cinq ans, ce qui aura aussi une incidence sur la charge de travail de la Commission.

L’augmentation des droits à verser peut influer sur le nombre de demandes reçues et, par conséquent, sur la charge de travail de la Commission.

Nouveaux membres de la Commission

La Commission devra s’efforcer de maintenir une composition suffisante, tant sur le plan du nombre de ses membres que sur celui des connaissances spécialisées dans tout l’éventail des disciplines techniques pertinentes (p. ex., sécurité contre l’incendie, plomberie, génie mécanique, systèmes d’égouts sur place, etc.).

Dans ses plans d’activités précédents, la Commission a indiqué qu’il serait préférable de prévoir un chevauchement des mandats des membres entrants et sortants afin de permettre aux membres en place d’encadrer les nouveaux membres. Idéalement, un chevauchement de neuf mois des mandats faciliterait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres ainsi que le mentorat de ces derniers.

En novembre 2018, le MAML a affiché une annonce sur le site Web du Secrétariat des nominations publiques pour pourvoir deux (2) postes de membre de la Commission d’évaluation des matériaux de construction. Deux nouveaux membres ont été nommés à la Commission en juin 2019. Les connaissances et les compétences de ces nouveaux membres ont contribué à maintenir la base de connaissances de la Commission.

Le 12 décembre 2019, le mandat de l’un des vice-présidents et de deux membres a été renouvelé pour 6 mois. Le mandat de cinq membres devrait expirer en mai 2020. Le président travaille avec le personnel du MAML pour obtenir le renouvellement du mandat des membres dans le but de maintenir la base de connaissances de la Commission.

Pressions financières

À titre de personnes nommées à temps partiel, les membres de la Commission reçoivent une rémunération journalière établie par le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement. Cette rémunération est de 472 $ pour les membres, 583 $ pour les vice-présidents et de 744 $ pour le président. Les membres de la Commission sont également remboursés pour les dépenses liées à leur participation aux réunions de la Commission tenues à Toronto ou ailleurs dans la province. Les dépenses et coûts liés aux activités de la Commission, y compris les charges de fonctionnement et les rémunérations journalières des membres, font partie du budget global du ministère des Affaires municipales et du Logement.

La fluctuation du volume et de la complexité des demandes a une incidence directe sur le budget de la Direction à l’appui des activités de la Commission.

Mesures et cibles de rendement

La Commission a adopté les recommandations relatives à la mesure du rendement établies en 2000 par la Commission de réforme du réseau d’organismes (la « Commission Guzzo »). Ces recommandations sont l’équité, l’accessibilité, la rapidité, la qualité, la cohérence, la transparence, l’expertise, le coût optimal et la courtoisie. Même si la Commission n’a pas classé tous ces objectifs comme étant à priorité « élevée », des processus ont été mis en place pour veiller à ce que tous les objectifs soient tous intégrés à ses activités et, par conséquent, pris en compte comme il se doit. Le tableau 3 ci-dessous indique le degré de priorité que la Commission attribue à chacun des objectifs. Des mesures de rendement ont été établies pour les objectifs dont la priorité est classée « élevée » ou « moyenne » dans le tableau 3. Les résultats de ces mesures sont présentés au tableau 4.

Le tableau 4

Le tableau 5

Évaluation des risques

En fonction de l’orientation stratégique et des objectifs de la Commission, le risque suivant a été relevé. La Commission a établi des stratégies d’atténuation, y compris des plans d’urgence, des mesures d’atténuation et une surveillance au besoin dans le cadre de protocoles de gestion prudente des risques.

Voici la matrice des impacts et des probabilités qui a servi à l’évaluation :

Grille d’évaluation des risques

Le tableau 6

Risque no 1 : Manque de transfert des connaissances ou de planification de la relève nuisant à la rapidité et à la qualité

Problème :

Dans les années passées, le chevauchement insuffisant du mandat des membres sortants et de celui des nouveaux membres a ralenti le traitement des demandes. En effet, les nouveaux membres ne connaissent pas bien les processus de la Commission, ce qui cause des retards dans le traitement des demandes. Il est important qu’ils se familiarisent avec les anciennes demandes et les processus de la Commission, et le chevauchement insuffisant des mandats des membres nuit à la qualité et à la rapidité du travail.
La Commission a continuellement indiqué qu’elle souhaite voir un chevauchement accru des mandats des anciens et des nouveaux membres par rapport à la pratique actuelle.  

Probabilité : Moyenne

La durée cumulée du mandat d’un membre de la Commission atteindra la limite maximale de dix ans au cours des trois exercices financiers visés par le présent plan. Toutefois, le mandat de tous les membres actuels expirera pendant la période couverte par ce plan. Si un nombre important de ces membres quittent la Commission parce que leur mandat n’est pas renouvelé ou qu’ils ne souhaitent pas qu’il le soit, ce risque de transfert insuffisant des connaissances et de baisse de la capacité à fournir des autorisations augmentera.    

Impact : Faible

Des changements importants et simultanés dans la composition de la Commission peuvent entraîner un fardeau disproportionné pour certains membres et rendre difficile la détermination de la composition appropriée d’un sous-comité. Même si les nouveaux membres peuvent posséder de bonnes connaissances techniques, dans l’idéal, ils devraient avoir suffisamment de temps pour apprendre les processus de la Commission auprès de membres siégeant depuis plus longtemps.

Le président de la Commission et le personnel ont réussi à mettre en œuvre le plan de relève, les mandats des membres ayant été échelonnés. Le président et le personnel de la Commission poursuivront leur collaboration avec le Bureau du ministre et le Secrétariat des nominations afin d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent, mais en plus petits groupes, pour que leurs mandats n’expirent pas tous en même temps.

Cette stratégie devrait permettre à la Commission d’améliorer la planification de la relève; de faire chevaucher les mandats, ce qui favoriserait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres; de maintenir un effectif représentatif des diverses régions géographiques; de favoriser le mentorat des nouveaux membres; de se constituer et de maintenir une équipe dont les membres possèdent des compétences liées à l’éventail complet des disciplines techniques (sécurité contre l’incendie, plomberie, génie mécanique, systèmes d’égouts sur place, etc.).

Même si ce risque a été évalué comme étant à probabilité MOYENNE et à impact FAIBLE, la Commission, en collaboration avec le personnel du ministère et avec d’autres organismes gouvernementaux, continuera d’élaborer des stratégies de façon à mieux répartir les dates d’expiration des mandats.