Mandat

La Commission d’évaluation des matériaux de construction (« la Commission ») est un organisme de réglementation dont les pouvoirs sont établis par l’article 28 de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.

La Commission a pour mandat d’évaluer les nouveaux matériaux, les nouvelles installations, les nouveaux réseaux ou les nouvelles conceptions et d’autoriser leur emploi, sous réserve de conditions, dans les bâtiments de l’Ontario. Pour ce faire, elle peut effectuer ou faire effectuer des recherches, des analyses et des examens sur ces matériaux, installations, réseaux ou conceptions. La Commission n’est pas un organisme d’essais, mais elle peut néanmoins exiger qu’un demandeur réalise des essais dans le cadre de son évaluation.

La Commission peut en outre recommander au ministre des modifications à la Loi de 1992 sur le code du bâtiment ou au Code du bâtiment, dans sa version modifiée.

Toutes les ressources humaines et financières dont la Commission a besoin pour remplir son mandat proviennent de la Direction du bâtiment et de l’aménagement du ministère des Affaires municipales et du Logement (« le Ministère »).

Principes directeurs

À titre d’organisme créé en vertu de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, la Commission exerce ses pouvoirs et remplit ses fonctions conformément au mandat qui y est défini. Elle se doit d’être impartiale et indépendante, et c’est cette image que le public doit avoir d’elle. Le ministère et le gouvernement de l’Ontario n’ont aucune influence sur ses décisions.

La Commission a conclu un protocole d’entente avec le ministre des Affaires municipales et du Logement (« le ministre ») concernant l’exercice de son mandat. Ce protocole établit la relation entre le président de la Commission, le ministre et le ministère des Affaires municipales et du Logement en ce qui a trait à la Commission et aux services qu’elle fournit. Il vise à préciser les responsabilités respectives de ces parties et à faire en sorte que le principe fondamental de la responsabilisation soit observé dans la gestion, l’administration et les activités de la Commission.

En tant qu’organisme public, la Commission agit selon les principes de gestion du gouvernement de l’Ontario. Ses instances sont régies par la Loi de 1992 sur le code du bâtiment et par le Code du bâtiment ainsi que par le Manuel des lignes directrices, politiques et procédures de la Commission et par les directives du Conseil de gestion du gouvernement. La Commission applique ces principes et éléments de gouvernance, notamment un comportement éthique, la responsabilisation, l’excellence de la gestion, l’utilisation judicieuse des fonds publics et la prestation de services de qualité supérieure au public, en contribuant à la salubrité, à la sécurité, à l’accessibilité et à l’efficacité énergétique des bâtiments en Ontario ainsi qu’en jouant un rôle positif dans le secteur de la construction de la province.

Orientation stratégique

L’orientation stratégique et les objectifs de la Commission visent à assurer la bonne exécution du mandat d’examiner et d’autoriser l’utilisation de matériaux, d’installations et de conceptions pour la construction de bâtiments. L’orientation stratégique de la Commission est conforme à son mandat, aux priorités pour le secteur des organismes et aux politiques et directives clés du gouvernement.

Les organismes provinciaux font partie du gouvernement et, à ce titre, sont tenus d’agir dans le meilleur intérêt de la population ontarienne en faisant preuve d’efficience et d’efficacité et en optimisant l’utilisation de l’argent des contribuables. Conformément à cette attente, l’orientation et les objectifs de la Commission respectent les priorités gouvernementales suivantes :

Transparence et obligation de rendre compte

  • Respecter les directives et politiques gouvernementales pertinentes et rédiger des rapports dans le respect de la transparence et de l’obligation de rendre compte.
  • Adhérer aux normes et pratiques comptables et donner suite aux conclusions des vérifications, s’il y a lieu.
  • Déterminer les compétences, les connaissances et l’expérience nécessaires pour soutenir efficacement le rôle de la commission dans ses fonctions de gouvernance et de reddition de compte

Gestion des risques

  • Élaborer et mettre en œuvre un processus efficace pour cerner, évaluer et atténuer les risques, notamment, les impacts de la COVID‑19 et tout risque de situation d’urgence à l’avenir

Prestation numérique et services à la clientèle

  • Rechercher et mettre en œuvre des stratégies de numérisation pour la prestation de services en ligne afin de respecter les normes de service à la clientèle.
  • Utiliser une variété d’approches ou d’outils pour assurer la prestation des services dans toutes les situations, notamment en tenant compte des modes de prestation qui ont évolué depuis la pandémie de COVID‑19

La Commission s’efforce de fournir un processus rapide, efficace au regard des coûts et rationalisé pour l’évaluation et l’approbation de nouveaux matériaux, installations, réseaux et conceptions qui seront utilisés pour la construction de bâtiments en Ontario. Conformément aux priorités du gouvernement, la Commission continue de respecter la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement, y compris en ce qui concerne la rédaction et l’affichage public du plan d’activités et du rapport annuel chaque année. La Commission adhère au processus de gestion des risques et de présentation de rapports du gouvernement et continue d’utiliser les outils de prestation des services en ligne pour la réception des demandes et l’organisation des réunions.

La Commission a acquis la réputation de prestataire de services efficace, utile et de qualité dans le secteur de la construction. La Commission se heurte néanmoins à certaines difficultés. Pour les surmonter et améliorer son fonctionnement et les services qu’elle fournit à ses clients, la Commission prévoit poursuivre au cours des prochaines années la mise en œuvre des initiatives décrites ci-après.

Recommandations au ministre

La Commission passe continuellement en revue les autorisations existantes pour déterminer s’il y a lieu de recommander au ministre des modifications au Code du bâtiment ou de révoquer d’autres autorisations à la lumière de la version en vigueur du Code.

La Commission n’a fait aucune recommandation au ministre au cours de l’exercice en cours.

Délai de prise de décisions et de délivrance d’autorisations

La Commission s’efforce de rendre une décision ou d’émettre une autorisation dans les 120 jours suivant son examen initial de la demande. Cette cible correspond au délai moyen requis pour l’évaluation des demandes.

La Commission s’efforce de rendre son processus d’évaluation des demandes aussi transparent que possible et d’améliorer la documentation correspondante, conformément à la priorité du gouvernement de renforcer la transparence et la responsabilisation.

La Commission continue de surveiller et d’examiner ses processus de prise de décisions afin de cerner toutes les possibilités d’en améliorer l’efficacité.

Planification de la relève

Dans le cadre de la planification de la relève, la Commission juge nécessaire de prolonger le chevauchement des mandats des membres sortants et des personnes nouvellement nommées. Idéalement, un chevauchement de neuf mois des mandats permettrait aux personnes en poste de transférer leurs connaissances aux nouveaux membres et de les encadrer.

En plus du maintien d’un effectif adéquat, il est primordial que la Commission conserve son expertise interne, d’où l’importance qu’elle continue de solliciter la nomination de nouveaux membres possédant des connaissances spécialisées dans tous les domaines techniques nécessaires (par exemple, sécurité contre l’incendie, plomberie, génie mécanique, systèmes d’égouts sur place, etc.). Conformément au protocole d’entente, le président de la Commission doit aviser le ministre lorsque des postes vont être vacants et formuler des recommandations pour le renouvellement de mandats qui viennent à échéance ou la nomination de nouveaux membres.

Sondage annuel auprès des clients

La Commission entend poursuivre ce sondage indépendant qui l’aide à déterminer le degré de satisfaction des clients à l’égard de ses services.

Vue d’ensemble des principales activités

New applications

Le personnel de soutien de la Commission est chargé de gérer les dossiers et d’assurer le service à la clientèle pour les personnes qui souhaitent demander une autorisation à la Commission. À la réception d’une demande, le ou la secrétaire de la Commission s’assure que tous les renseignements et documents exigés ont été soumis. Il ou elle consulte ensuite le Centre canadien de matériaux de construction (CCMC) pour savoir si ce dernier a examiné le produit ou manifesté son intention de le faire. Si c’est le cas, la Commission pourrait ne pas avoir la compétence requise pour effectuer une évaluation en vertu du paragraphe 29 (8) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.

Le ou la secrétaire de la Commission est le membre du personnel du ministère chargé d’aider la Commission et responsable de l’administration générale et de l’élaboration des politiques selon les directives de la Commission. Cette responsabilité exige d’assurer la liaison avec le Bureau du ministre en ce qui concerne le processus de nomination, la gestion des questions d’intérêt, la planification des activités, la mesure du rendement, la surveillance des dépenses ainsi que le respect des exigences applicables au secteur des organismes et des directives du Conseil de gestion du gouvernement.

La Commission dans son ensemble rend des décisions sur les demandes, mais elle charge généralement des sous-comités de mener les évaluations détaillées. Ces sous-comités se composent de membres qui connaissent le domaine technique visé par la demande ou sont spécialisés dans celui-ci. La Commission peut demander l’avis du personnel technique du ministère.

Le nombre d’évaluations effectuées et d’autorisations accordées est fonction du volume des demandes reçues. En général, la Commission se réunit au complet une fois par mois, avec, selon la charge de travail, une moyenne de trois réunions de sous-comités pendant la même période. Il lui faut généralement de trois à quatre mois pour rendre sa décision, selon la complexité de la demande, le besoin de réclamer des renseignements supplémentaires aux demandeurs et la rapidité de leur réponse.

La Commission note que lorsqu’un demandeur choisit de ne pas faire de présentation à la Commission, l’examen du dossier prend plus de temps, car cela exige un échange plus important de communications entre la Commission et le demandeur. De plus, dans un nombre croissant de cas, la Commission doit procéder à un examen pour s’assurer que la demande relève de sa compétence. L’ensemble de ces facteurs a une incidence sur le nombre de réunions de sous-comité nécessaires pour procéder à l’évaluation rigoureuse des nouveaux produits novateurs.

Le tableau 1 ci-dessous résume la charge de travail de la Commission au cours des cinq dernières années :

Exercice Demandes reçues Autorisations délivrées Autorisations modifiées ou révisées Autorisations révoquées Autorisations expiréesfootnote 2
2018–2019 8 3 1 5 s.o.
2019–2020 5 7 3 4 s.o.
2020–2021 3 4 41 4 s.o.
2021–2022 5 3 2 0 4
2022–2023footnote 1 2 4 0 0 8

Le nombre de demandes présentées à la Commission a légèrement fluctué au cours des cinq dernières années. La Commission note que l’augmentation du nombre de demandes reçues pendant l’exercice 2018–2019 pourrait résulter de la politique d’expiration (les autorisations expirent maintenant au bout de cinq ans). La Commission note également que l’augmentation des droits à verser pour une demande (en vigueur depuis 2018) peut avoir une incidence sur la décision d’une personne de présenter une demande à la Commission.

Maintien des autorisations existantes

En plus des nouvelles demandes, la Commission examine des demandes de modification d’autorisations existantes et passe en revue les autorisations existantes en vue de les révoquer, s’il y a lieu. Les demandes de modifications sont traitées sensiblement de la même façon que les nouvelles demandes. La Commission examine et évalue les particularités des modifications proposées afin de tenir compte des modifications et des mises à jour apportées aux produits, systèmes et conceptions novateurs. Le processus d’examen et de révocation augmente la charge de travail de la Commission et de son personnel.

Lors de l’entrée en vigueur d’une nouvelle édition du Code du bâtiment, la Commission passe aussi en revue les autorisations existantes au regard des nouvelles dispositions du Code afin de déterminer si le Code contient désormais des exigences relatives aux matériaux, aux installations, aux réseaux et aux conceptions de bâtiments qui étaient précédemment visées par des autorisations. Ces examens augmentent la charge de travail de la Commission.

Réalisations

En raison de l’épidémie de COVID‑19, le personnel et les membres de la Commission se sont adaptés au travail à distance. Pour fournir ses services, la Commission a commencé à accepter les demandes par voie électronique et à tenir des réunions à distance, par téléphone ou vidéoconférence. Ces mesures s’inscrivent dans la priorité du gouvernement de soutenir la relance post-COVID‑19 et d’améliorer la prestation numérique et la qualité du service à la clientèle.

Au cours des dernières années, plusieurs mesures ont été prises pour améliorer le rendement et la reddition de comptes de la Commission, notamment le suivi continu des mesures du rendement qui lui sont propres, conformément à la priorité du gouvernement d’améliorer les services à la clientèle, la transparence et la responsabilisation. Voici les réalisations à son actif :

  • La Commission a continué d’offrir un mécanisme rentable et expéditif d’évaluation des nouveaux matériaux de construction, installations, réseaux et conceptions de bâtiments
  • La Commission a procédé à l’examen et la tenue à jour continus des autorisations existantes
  • La Commission a poursuivi la pratique consistant à sonder les clients après la fin de l’exercice (soit après le 31 mars 2022 pour ce plan d’activités)
  • Selon les résultats du sondage des clients qui ont utilisé les services de la Commission au cours de l’exercice 2021–2022 :
    • 100 % estimaient avoir été traités de façon équitable
    • 100 % étaient d’avis que les processus et les procédures étaient clairs et faciles à comprendre
    • 100 % étaient d’avis que le processus et les procédures présentaient un degré élevé de qualité et de cohérence
    • 100 % estimaient avoir été traités avec courtoisie par le personnel et les membres de la Commission
  • Conformément à la priorité du gouvernement de renforcer la transparence et la responsabilisation, la Commission continue de se conformer à la directive du Conseil de gestion du gouvernement concernant les organismes et les nominations :
    • La Commission a préparé un plan d’activités triennal, a adopté sa version finale et l’a présenté dans les délais prescrits
    • Son rapport annuel pour l’exercice 2020–2021 a été présenté et approuvé dans les délais prescrits
  • Conformément à la priorité du gouvernement concernant la gestion des risques, la Commission continue de cerner et d’évaluer les risques et de proposer des stratégies d’atténuation qui sont décrites chaque année dans le plan d’activités

Ressources

Ressources humaines

La Commission compte actuellement 9 membres à temps partiel, dont le président. Le poste de vice-président est actuellement vacant. Tous les membres sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil par voie de décret. Conformément à la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement, les personnes nommées à la Commission peuvent cumuler plusieurs mandats et siéger pendant un maximum de 10 années.

Les unités suivantes du ministère et du gouvernement aident la Commission à observer la directive :

  • la Direction du bâtiment et de l’aménagement de la Division de l’aménagement et de la croissance
  • la Direction des services généraux et la Direction de la planification et du contrôle financiers de la Division de la gestion des activités ministérielles
  • la Direction des services juridiques
  • le Groupement de l’information et de la technologie de l’information pour les services à la collectivité

Toutes les ressources humaines et financières de la Commission proviennent de la Direction du bâtiment et de l’aménagement du ministère des Affaires municipales et du Logement (« le ministère »).

Le personnel de soutien direct de la Commission (employé par le ministère) est composé d’une secrétaire de la Commission à 0,8 équivalent temps plein (ETP). La secrétaire est responsable de l’administration générale de la Commission. Cette responsabilité comprend la gestion du processus de nomination, la gestion des questions d’intérêt, la planification des activités, la mesure du rendement, la surveillance des dépenses ainsi que le respect des exigences applicables au secteur des organismes et des directives du Conseil de gestion du gouvernement.

Ressources financières

La Commission ne dispose pas de son propre budget; elle reçoit du soutien du personnel du Ministère. Ses dépenses de fonctionnement sont prélevées dans le budget du ministère des Affaires municipales et du Logement.

Le budget et les prévisions pour la période de planification de trois ans sont basés sur un taux estimé de six demandes (estimation fondée sur les données des années précédentes et sur des projections). En général, les dépenses réelles pour un exercice financier donné dépendent du nombre de demandes, de réunions et de membres. Au cours de l’exercice 2021–2022 et jusqu’en décembre 2022, la Commission a tenu toutes ses réunions virtuellement, et il n’y a donc eu aucun frais de déplacement. Avec le passage à un modèle hybride, où certaines réunions se tiendront en personne, on prévoit qu’il y aura des frais de déplacement et de réunion.

Le tableau 2 ci-dessous détaille les coûts liés au soutien de la Commission :

Dépenses Chiffres réels 2021–2022footnote 3 Chiffres provisoires 2022–2023footnote 4 Budget 2023–2024 Prévisions 2024–2025 Prévisions 2025–2026
Rémunérations journalières des membres 30 247 $ 19 782 $ 111 000 $ 111 000 $ 111 000 $
Déplacements et réunions des membres 0 $ 0 $ 23 300 $ 24 000 $ 24 700 $
Autres coûts liés à l’administration 1 420 $ 1 264 $ 10 000 $ 10 300 $ 10 600 $
Total partiel 31 667 $footnote 5 21 046 $footnote 5 144 300 $footnote 7 144 300 $footnote 7 144 300 $footnote 7
Équivalents plein temps (EPT) 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8
EPT — Coûts (salaire + avantages sociaux) 40 553 $footnote 6 48,839 $ 67 300 $ 70 000 $ 72 800 $
Total des charges 72 220 $ 69 885 $ 211 600 $ 215 300 $ 219 100 $

Remarque : Les chiffres étant arrondis, les totaux peuvent ne pas correspondre exactement.

Revenue

Les droits versés pour le dépôt d’une demande sont comptabilisés en tant que revenus non fiscaux du ministère des Affaires municipales et du Logement. Le taux actuel de ces droits, en vigueur depuis le 1er janvier 2018, est de 11 000 $ par demande.

Le tableau 3 donne le détail des revenus associés aux demandes présentées à la Commission :

Revenus Chiffres réels 2021–2022footnote 3
$		 Chiffres provisoires 2022–2023footnote 4
$		 Budget 2023–2024footnote 8
$		 Prévisions 2024–2025footnote 8
$		 Prévisions 2025–2026footnote 8
$
Droits de demande 44 000 33 000 66 000 66 000 66 000
Total des revenus 44 000 33 000footnote 9 66 000 66 000 66 000

Plan de communication

La Commission communique avec les demandeurs et autres personnes intéressées au moyen de publications, de formulaires et d’instructions appropriés qu’elle affiche sur son site Web public ou qu’elle envoie sur demande.

La secrétaire de la Commission répond aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel.

Analyse du contexte

Facteurs ayant une incidence sur le plan d’activités

Nouveaux membres de la Commission

La Commission devra s’efforcer de maintenir une composition adéquate, tant sur le plan du nombre de ses membres que sur celui des connaissances spécialisées dans tout l’éventail des disciplines techniques pertinentes (par exemple, sécurité contre l’incendie, plomberie, génie mécanique, systèmes d’égouts sur place, etc.).

Dans ses plans d’activités précédents, la Commission a indiqué qu’il serait préférable de prévoir un chevauchement des mandats des membres entrants et sortants afin de permettre aux membres en place d’encadrer les nouveaux membres. Idéalement, un chevauchement d’au moins neuf mois faciliterait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres ainsi que le mentorat de ces derniers.

Entre avril et décembre 2022, six mandats ont été renouvelés. Le mandat d’aucun autre membre n’expirera au cours de cet exercice.

Évolution des demandes/nature du travail

La complexité des demandes reçues par la Commission et l’adoption de technologies vertes, dont la plupart peuvent être considérées comme novatrices, influent sur l’ampleur des besoins en membres qualifiés et sur le niveau requis de soutien administratif. La Commission a besoin de membres compétents et d’un effectif de soutien adéquat pour maintenir les niveaux de service.

Lorsque l’édition 2012 du Code du bâtiment est entrée en vigueur le 1er janvier 2014, la Commission a commencé à passer en revue les autorisations existantes au regard des nouvelles dispositions du Code afin de déterminer si le Code contenait désormais des exigences relatives aux matériaux, aux installations, aux réseaux et aux conceptions de bâtiments qui étaient précédemment visées par des autorisations.

Une démarche similaire sera nécessaire lors de l’entrée en vigueur d’une nouvelle édition du Code du bâtiment, ce qui aura sans doute un impact sur la charge de travail de la Commission.

En outre, il y a une dizaine d’années, la Commission a institué un délai d’expiration de cinq ans pour ses autorisations. Pour qu’une autorisation soit maintenue, la personne qui la détient doit en demander le renouvellement tous les cinq ans, ce qui a aussi une incidence sur la charge de travail de la Commission.

Depuis le 1er avril 2020, la pandémie de COVID‑19 a probablement eu une incidence sur le nombre de demandes reçues. De plus, il se peut que l’augmentation des droits à verser (la dernière augmentation est entrée en vigueur en 2018) ait aussi influé sur le nombre de demandes reçues et, par conséquent, sur la charge de travail de la Commission.

Implications financières

À titre de personnes nommées à temps partiel, les membres de la Commission reçoivent une rémunération journalière établie par le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement. Cette rémunération est de 472 $ pour les membres, 583 $ pour les vice-présidents et 744 $ pour le président. Les membres de la Commission sont également remboursés pour les dépenses liées à leur participation aux réunions de la Commission tenues à Toronto ou ailleurs dans la province. En raison de la COVID‑19, des politiques de travail à domicile et de la tenue de réunions à distance, les frais de déplacement ont été considérablement réduits. Les coûts liés aux activités de la Commission, y compris les charges de fonctionnement et les rémunérations journalières des membres, font partie du budget global du ministère des Affaires municipales et du Logement.

La fluctuation du nombre et de la complexité des demandes a une incidence directe sur le budget du ministère à l’appui des activités de la Commission.

Mesures et cibles de rendement

La Commission a adopté les recommandations relatives à la mesure du rendement établies en 2000 par la Commission de réforme du réseau d’organismes (la « Commission Guzzo »). Ces recommandations sont l’équité, la rapidité, la qualité, la cohérence, la transparence, l’expertise et la courtoisie.

Le tableau 4 suivant présente les résultats du rendement de la Commission :

Commission d’évaluation des matériaux de construction : Mesures et cibles de rendement
Résultats Mesures Cibles Situation en 2021–2022 Engagements pour 2023–2026
Équité
(processus et procédures équitables et jugés équitables)		 Les demandeurs estiment que le processus était équilibré, adéquat et équitable. La proportion des décisions de la Commission menant à une révision judiciaire ne devrait pas dépasser 10 % par exercice. Cible atteinte. La proportion des décisions de la Commission ayant mené à une révision judiciaire n’a pas dépassé 10 % en 2021–2022. La proportion des décisions de la Commission menant lieu à une révision judiciaire ne devrait pas dépasser 10 % par exercice.
Rapidité 
(évaluation rapide et rigoureuse des nouveaux matériaux, installations, réseaux et conceptions)		 Nombre moyen de mois entre la réception de la demande et la décision. En moyenne, rendre la décision ou délivrer l’autorisation dans les 120 jours suivant la première réunion de la Commission tenue après la réception du dossier complet de demande. Cible atteinte. En moyenne, les décisions ont été prises ou les autorisations accordées dans les 120 jours suivant la première réunion de la Commission tenue après la réception du dossier de demande complet. En moyenne, rendre la décision dans les 120 jours suivant la première réunion de la Commission tenue après la réception du dossier complet de demande.
Qualité et cohérence
(processus et procédures intègres et cohérents)		 Les demandeurs estiment que le processus de la Commission a été mené avec un niveau élevé de qualité et de cohérence. 85 % des demandeurs estiment que le processus était d’un niveau élevé de qualité et de cohérence. Cible atteinte. 100 % des personnes qui ont répondu au sondage 2021–2022 estimaient que le processus était d’un niveau élevé de qualité et de cohérence. 85 % des demandeurs estiment que le processus était d’un niveau élevé de qualité et de cohérence.
Transparence
(processus et procédures clairs et faciles à comprendre)		 Les demandeurs estiment avoir bien compris les processus et procédures de la Commission. 85 % des demandeurs estiment que les processus et procédures sont clairs et faciles à comprendre. Cible atteinte. 100 % des personnes qui ont répondu au sondage 2021–2022 estimaient que les processus et les procédures étaient clairs et faciles à comprendre. 85 % des demandeurs estiment que les processus et procédures sont clairs et faciles à comprendre.
Compétence
(décisions judicieuses rendues par la Commission grâce aux compétences techniques de ses membres)		 a) Les demandeurs estiment que les membres de la Commission ont fait preuve d’un niveau approprié de connaissance et de compétences techniques.
b) Envoi en temps opportun d’un préavis au Bureau du ministre au sujet de l’expiration imminente du mandat d’un membre de la Commission		 a) 85 % des demandeurs considèrent que les autorisations de la Commission démontrent un niveau élevé de connaissances et d’expertise techniques sur le sujet traité
b) Le Bureau du ministre sera avisé six mois à l’avance de l’expiration du mandat de membres.		 a) Cible atteinte. 100 % des personnes qui ont répondu au sondage en 2021–2022 estimaient que les membres de la Commission étaient des spécialistes du sujet traité.
b) Cible atteinte. En 2021–2022, le ministère a été avisé 180 jours à l’avance de l’expiration du mandat de membres de la Commission.		 a) 85 % des demandeurs considèrent que les autorisations de la Commission démontrent un niveau élevé de connaissances et d’expertise techniques sur le sujet traité
b) Le Bureau du ministre sera avisé six mois à l’avance de l’expiration du mandat d’un membre.
Courtoisie
(politesse et courtoisie envers tous les clients)		 Les parties estiment avoir été traitées avec courtoisie tout au long du processus de demande et d’évaluation. 85 % des demandeurs estiment qu’ils ont été traités avec courtoisie tout au long du processus de traitement et d’évaluation de leur demande. Cible atteinte. 100 % des personnes qui ont répondu au sondage 2021-2021 estimaient avoir été traités avec courtoisie par le personnel de la Commission tout au long du processus de traitement de leur demande, et 100 % estimaient avoir été traités avec courtoisie par les membres. 85 % des demandeurs estiment qu’ils ont été traités avec courtoisie tout au long du processus de traitement et d’évaluation de leur demande

Évaluation des risques

En fonction de l’orientation stratégique et des objectifs de la Commission, le risque suivant a été relevé. La Commission a établi des stratégies d’atténuation, y compris des plans d’urgence, des mesures d’atténuation et une surveillance au besoin dans le cadre de protocoles de gestion prudente des risques, conformément à la priorité du gouvernement d’améliorer la gestion des risques.

Voici la matrice des impacts et des probabilités qui a servi à l’évaluation :

Grille d’évaluation des risques
Incidence Probabilité Faible Probabilité Moyenne Probabilité Élevée
Élevée Mesures d’atténuatioin et
plans d’urgence		 Mesures d’atténuation et plans d’urgence;
surveillance étroite		 Adoption urgente de mesures correctives;
surveillance rigoureuse
Moyenne Tolérance; surveillance Mesures d’atténuation et plans d’urgence Mesures d’atténuation et plans d’urgence;
surveillance étroite
Faible Tolérance; aucune mesure Tolérance; surveillance Mesures d’atténuation et plans d’urgence

Risque : Manque de transfert des connaissances ou de planification de la relève nuisant à la rapidité et à la qualité

Problème

Dans les années passées, le chevauchement insuffisant du mandat des membres sortants et de celui des nouveaux membres a ralenti le traitement des demandes. En effet, les nouveaux membres ne connaissent pas bien les processus de la Commission, ce qui cause des retards dans le traitement des demandes. Il est important qu’ils se familiarisent avec les anciennes demandes et les processus de la Commission, et le chevauchement insuffisant des mandats des membres nuit à la qualité et à la rapidité du travail.

La Commission continue d’exprimer le souhait de voir un chevauchement accru des mandats des anciens et des nouveaux membres par rapport à la pratique actuelle.

Probabilité : Moyenne

Toutefois, le mandat de tous les membres actuels expirera pendant la période couverte par ce plan. Si un nombre important de ces membres quittent la Commission parce que leur mandat n’est pas renouvelé ou qu’ils ne souhaitent pas qu’il le soit, ce risque de transfert insuffisant des connaissances et de baisse de la capacité à fournir des autorisations augmentera.

Impact : Moyenne

Des changements importants et simultanés dans la composition de la Commission peuvent entraîner un fardeau disproportionné pour certains membres et rendre difficile la détermination de la composition appropriée d’un sous-comité. Même si les nouveaux membres peuvent posséder de bonnes connaissances techniques, dans l’idéal, ils devraient avoir suffisamment de temps pour apprendre les processus de la Commission auprès de membres siégeant depuis plus longtemps.

Le président et le personnel de la Commission poursuivront leur collaboration avec le gouvernement et le Secrétariat des nominations afin d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent, mais en plus petits groupes, pour que leurs mandats n’expirent pas tous en même temps.

Cette stratégie devrait permettre à la Commission d’améliorer la planification de la relève; de faire chevaucher les mandats, ce qui favoriserait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres; de maintenir un effectif représentatif des diverses régions géographiques; de favoriser le mentorat des nouveaux membres; de se constituer et de maintenir une équipe dont les membres possèdent des compétences liées à l’éventail complet des disciplines techniques (sécurité contre l’incendie, plomberie, génie mécanique, systèmes d’égouts sur place, etc.).

Même si ce risque a été évalué comme étant à probabilité moyenne et à impact moyen, la Commission, en collaboration avec le personnel du ministère et avec d’autres organismes gouvernementaux, devra continuer d’élaborer des stratégies de façon à mieux répartir les dates d’expiration des mandats.