Commission d’évaluation des matériaux de construction plan d’activités 2024–2027

Mandat

La Commission d’évaluation des matériaux de construction (la « Commission ») est un organisme de réglementation dont les pouvoirs sont établis à l’article 28 de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.

La Commission a pour mandat d’évaluer les nouveaux matériaux, les nouvelles installations, les nouveaux réseaux ou les nouvelles conceptions et d’autoriser leur emploi, sous réserve de conditions, dans les bâtiments de l’Ontario. Pour ce faire, elle peut effectuer ou faire effectuer des recherches, des analyses et des examens sur ces matériaux, installations, réseaux ou conceptions. La Commission n’est pas un organisme d’essais, mais elle peut néanmoins exiger qu’un auteur de demande réalise des essais dans le cadre de son évaluation.

La Commission peut en outre recommander au ministre des modifications à la Loi de 1992 sur le code du bâtiment ou au Code du bâtiment, dans sa version modifiée.

Toutes les ressources humaines et financières dont la Commission a besoin pour remplir son mandat proviennent de la Direction du bâtiment et de l’aménagement du ministère des Affaires municipales et du Logement (le « ministère »).

Principes directeurs

À titre d’organisme créé en vertu de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, la Commission exerce ses pouvoirs et remplit ses fonctions conformément au mandat qui y est défini. Elle se doit d’être impartiale et indépendante, et c’est cette image que le public doit avoir d’elle. Le ministère et le gouvernement de l’Ontario n’ont aucune influence sur ses décisions.

La Commission a conclu un protocole d’entente avec le ministre des Affaires municipales et du Logement (le « ministre ») concernant l’exercice de son mandat. Ce protocole d’entente établit la relation entre le président de la Commission, le ministre et le ministère en ce qui a trait à la Commission et aux services qu’elle fournit. Il vise à préciser les responsabilités respectives de ces parties et à faire en sorte que le principe fondamental de la responsabilisation soit observé dans la gestion, l’administration et les activités de la Commission. Un nouveau ministre ayant été nommé en septembre 2023, un nouveau protocole d’entente est en cours d’élaboration et sera soumis à l’examen du ministre et du président de la Commission.

En tant qu’organisme public, la Commission agit selon les principes de gestion du gouvernement de l’Ontario. Ses instances sont régies par la Loi de 1992 sur le code du bâtiment et par le Code du bâtiment ainsi que par le manuel des lignes directrices, politiques et procédures de la Commission et les directives du Conseil de gestion du gouvernement. La Commission applique ces principes et éléments de gouvernance, notamment un comportement éthique, l’obligation de rendre compte, l’excellence de la gestion, l’utilisation efficace et efficiente des ressources publiques et la prestation de services de qualité supérieure au public, en contribuant à la salubrité, à la sécurité, à l’accessibilité et à l’efficacité énergétique des bâtiments de l’Ontario ainsi qu’en jouant un rôle positif dans le secteur de la construction de la province.

Orientation stratégique de la Commission

L’orientation stratégique et les objectifs de la Commission visent à assurer la bonne exécution du mandat d’examiner et d’autoriser l’utilisation de matériaux, d’installations et de conceptions pour la construction de bâtiments. L’orientation stratégique de la Commission est conforme à son mandat, aux priorités du gouvernement pour le secteur des organismes et à des politiques et directives clés.

Les organismes provinciaux font partie du gouvernement et, à ce titre, sont tenus d’agir dans l’intérêt supérieur de la population ontarienne en étant efficients et efficaces et en optimisant l’utilisation des fonds publics. Conformément à cette attente, l’orientation et les objectifs de la Commission respectent les priorités gouvernementales suivantes :

Transparence et obligation de rendre compte

• Respecter les directives et politiques gouvernementales pertinentes et rédiger des rapports dans le respect de la transparence et de l’obligation de rendre compte
• Respecter les normes et pratiques de comptabilité et donner suite aux conclusions des audits, le cas échéant
• Déterminer les aptitudes, les connaissances et l’expérience requises pour appuyer de façon efficace le rôle du conseil en matière de gouvernance et de responsabilisation de la Commission, et fournir au ministre des matrices de compétences mises à jour afin que des membres qualifiés soient nommés au conseil

Gestion des risques

• Élaborer et mettre en œuvre un processus efficace pour cerner, évaluer et atténuer les risques, notamment en matière de cybersécurité, et tout risque de situation d’urgence à l’avenir

Prestation numérique et services à la clientèle

• Rechercher et mettre en œuvre des stratégies de numérisation pour la prestation de services en ligne afin de respecter les normes de service à la clientèle.
• Utiliser une variété d’approches ou d’outils pour assurer la prestation des services dans toutes les situations.

La Commission s’efforce de fournir un processus rapide, simple et efficace au regard des coûts pour l’évaluation et l’approbation de nouveaux matériaux, installations, réseaux et conceptions qui seront utilisés pour la construction de bâtiments en Ontario. Conformément aux priorités du gouvernement, la Commission continue de respecter la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement, y compris en ce qui concerne la rédaction et la publication du plan d’activités et du rapport annuel chaque année. La Commission adhère au processus de gestion des risques et de présentation de rapports du gouvernement et continue d’utiliser les outils de prestation des services en ligne pour la réception des demandes et l’organisation des réunions.

La Commission a acquis la réputation de fournisseur de services efficace, utile et de qualité dans le secteur de la construction. Elle se heurte néanmoins à certaines difficultés. Pour les surmonter et améliorer son fonctionnement et les services qu’elle fournit à ses clients, la Commission entend poursuivre les initiatives suivantes au cours des prochaines années :

Recommandations au minister

La Commission passe continuellement en revue les autorisations existantes pour déterminer s’il y a lieu de recommander au ministre des modifications au Code du bâtiment ou de révoquer d’autres autorisations à la lumière de la version en vigueur du Code.

La Commission n’a fait aucune recommandation au ministre pendant l’exercice en cours.

Délais pour la prise de décisions et la délivrance d’autorisations

La Commission s’efforce de rendre une décision ou de délivrer une autorisation dans les 120 jours suivant son examen initial de la demande. Cette cible correspond au délai moyen requis pour l’évaluation des demandes.

La Commission s’efforce de rendre son processus d’évaluation des demandes aussi transparent que possible et d’améliorer la documentation correspondante, conformément à la priorité du gouvernement de renforcer la transparence et la responsabilisation.

La Commission continue de surveiller et d’examiner ses processus décisionnels pour déterminer s’il est possible d’en améliorer l’efficacité.

Planification de la relève

Dans le cadre de la planification de la relève, la Commission estime nécessaire d’avoir une période de chevauchement plus longue que dans le passé entre le mandat des membres sortants et celui des personnes nouvellement nommées. Idéalement, un chevauchement de neuf mois des mandats permettrait aux personnes en poste de transférer leurs connaissances aux nouveaux membres et de les encadrer.

En plus de maintenir un effectif suffisant, il est primordial que la Commission conserve son expertise interne, et il est donc important qu’elle continue de recruter de nouveaux membres possédant des connaissances spécialisées dans tous les domaines techniques nécessaires (par exemple, sécurité incendie, plomberie, génie mécanique, systèmes d’égouts sur place, etc.). Conformément au protocole d’entente, le président de la Commission doit aviser le ministre lorsque des postes se libèrent et formuler des recommandations pour le renouvellement de mandats qui viennent à échéance ou la nomination de nouveaux membres.

Sondage annuel auprès des clients

La Commission entend continuer de mener ce sondage indépendant qui l’aide à déterminer le degré de satisfaction des clients à l’égard de ses services.

Survol des principales activités de la Commission

Nouvelles demandes

Le personnel de soutien de la Commission est chargé de gérer les dossiers et d’assurer le service à la clientèle pour les personnes qui souhaitent demander une autorisation à la Commission. À la réception d’une demande, le secrétaire de la Commission s’assure que tous les renseignements et documents exigés ont été soumis puis demande au Centre canadien de matériaux de construction (CCMC) s’il a examiné le produit ou manifesté son intention de le faire. Si c’est le cas, la Commission pourrait ne pas avoir compétence pour effectuer une évaluation en vertu du paragraphe 29 (8) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.

Le secrétaire de la Commission est le membre du personnel du ministère chargé de donner du soutien à la Commission; il est responsable de l’administration générale et de l’élaboration des politiques selon les directives de la Commission. Il doit assurer la liaison avec le Bureau du ministre en ce qui concerne le processus de nomination, la gestion des questions d’intérêt, la planification des activités, la mesure du rendement, la surveillance des dépenses ainsi que le respect des exigences applicables au secteur des organismes et des directives du Conseil de gestion du gouvernement.

La Commission dans son ensemble rend des décisions sur les demandes, mais elle charge généralement des sous-comités de mener des évaluations détaillées. Ces sous-comités se composent de membres qui connaissent le domaine technique visé par la demande ou sont spécialisés dans celui-ci. La Commission peut demander l’avis du personnel technique du ministère.

Le nombre d’évaluations effectuées et d’autorisations accordées est fonction du volume des demandes reçues. En général, la Commission tient une réunion générale par mois, et selon la charge de travail, en moyenne trois réunions de sous-comités par demande. Il lui faut généralement de trois à quatre mois pour rendre sa décision, selon la complexité de la demande, les renseignements supplémentaires qu’elle doit obtenir des auteurs de demande et la rapidité de leur réponse.

L’examen du dossier nécessite plus de temps lorsque l’auteur de demande ne fait pas de présentation à la Commission, car celle-ci doit communiquer avec lui de façon plus soutenue. De plus, dans un nombre croissant de cas, la Commission doit procéder à un examen approfondi pour s’assurer que la demande relève de sa compétence. Ces facteurs influent sur le nombre de réunions de sous-comité nécessaires pour procéder à l’évaluation rigoureuse des produits nouveaux et innovants.

Le tableau 1 ci-dessous résume la charge de travail de la Commission au cours des cinq dernières années :

Le nombre de demandes présentées à la Commission a fluctué au cours des cinq dernières années. La Commission a constaté que la hausse des droits de demande (en vigueur depuis 2018) peut avoir une incidence sur la décision de présenter une demande à la Commission. Elle a constaté également que la hausse du nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2023-2024 pourrait résulter de la politique d’expiration (les autorisations expirent désormais tous les cinq ans) et du souci d’assurer l’introduction de produits nouveaux et innovants en Ontario.

Maintien des autorisations existantes

En plus des nouvelles demandes, la Commission examine des demandes de modification d’autorisations existantes et passe en revue les autorisations existantes en vue de les révoquer, s’il y a lieu. Les demandes de modifications sont traitées sensiblement de la même façon que les nouvelles demandes. La Commission examine et évalue les particularités des modifications proposées afin de tenir compte des changements et des mises à niveau apportés aux produits, systèmes et conceptions novateurs. Le processus d’examen et de révocation augmente la charge de travail de la Commission et de son personnel.

Lors de l’entrée en vigueur d’une nouvelle édition du Code du bâtiment, la Commission passe aussi en revue les autorisations existantes au regard des nouvelles dispositions du Code afin de déterminer si ce dernier contient désormais des exigences relatives aux matériaux, aux installations, aux réseaux et aux conceptions de bâtiments qui étaient précédemment visés par des autorisations. Ces examens augmentent la charge de travail de la Commission.

Travail du personnel de la Commission

Avant que la Commission n’étudie une demande, le personnel du ministère renseigne les auteurs de demande éventuels sur le processus, le mandat, le champ de compétence, les pouvoirs et les fonctions de la Commission, ainsi que sur l’application du Code du bâtiment et ses exigences.

Le personnel du ministère élabore un protocole à suivre préalablement aux demandes pour mieux aider les clients dans le cadre du processus de la Commission pour les fabricants de produits nouveaux et innovants dans le secteur de la construction en Ontario. Ce travail devrait nécessiter au moins 12 mois. Lorsqu’il sera terminé, la Commission examinera le protocole et envisagera de les ajouter à son Manuel des lignes directrices, politiques et procédures.

Réalisations

Le personnel et les membres de la Commission continuent de travailler essentiellement à distance. Pour fournir ses services, la Commission continue d’accepter les demandes électroniques et tient la majorité de ses réunions à distance par téléphone et vidéoconférence. Afin de trouver un équilibre optimal entre les réunions en personne et les réunions virtuelles, la Commission entend tenir deux réunions en personne par an, en fonction de l’ordre du jour du mois ou de la disponibilité des membres, ou si un auteur de demande le réclame.

Au cours des dernières années, plusieurs mesures ont été prises pour améliorer le rendement et la reddition de comptes de la Commission, notamment le suivi continu des mesures du rendement qui lui sont propres, conformément à la priorité du gouvernement d’améliorer les services à la clientèle, la transparence et la responsabilisation. Voici les réalisations à son actif :

• La Commission a continué d’offrir un mécanisme rentable et rapide d’évaluation des nouveaux matériaux de construction, installations, réseaux et conceptions de bâtiments.
• La Commission a continué d’examiner et de tenir à jour les autorisations existantes.
• La Commission a maintenu sa pratique consistant à mener un sondage auprès de ses clients après la fin de l’exercice (soit après le 31 mars 2023 pour le présent plan d’activités).
• Selon les résultats du sondage mené auprès des clients qui ont utilisé les services de la Commission au cours de l’exercice 2022–2023 :
  • 100 % des clients estimaient avoir été traités équitablement
  • 100 % des clients étaient d’avis que les processus et les procédures étaient clairs et faciles à comprendre
  • 100 % étaient d’avis que le processus et les procédures présentaient un degré élevé de qualité et de cohérence
  • 100 % estimaient avoir été traités avec courtoisie par le personnel et les membres de la Commission.
• Conformément à la priorité du gouvernement de renforcer la transparence et la responsabilisation, la Commission continue de se conformer à la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement; ainsi :
  • la Commission a préparé un plan d’activités triennal, a adopté sa version finale et l’a présenté dans les délais prescrits
  • son rapport annuel pour l’exercice 2022–2023 a été présenté et approuvé dans les délais prescrits.
• Conformément à la priorité du gouvernement concernant la gestion des risques, la Commission continue de cerner et d’évaluer les risques et de proposer des stratégies d’atténuation qui sont décrites chaque année dans le plan d’activités.

Ressources

Ressources humaines

La Commission compte actuellement neuf membres à temps partiel, dont le président. Le poste de vice-président est actuellement vacant. Tous les membres sont nommés par décret. Conformément à la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement, les personnes nommées à la Commission peuvent cumuler plusieurs mandats et siéger pendant un maximum de 10 ans.

Les unités et suivantes du ministère aident la Commission à observer cette directive :

• la Direction du bâtiment et de l’aménagement de la Division de l’aménagement et de la croissance
• la Direction des services généraux et la Direction de la planification et du contrôle financiers de la Division de la gestion des activités ministérielles
• la Direction des services juridiques
• le Groupement de l’information et de la technologie de l’information pour les services à la collectivité.

Toutes les ressources humaines et financières de la Commission proviennent de la Direction du bâtiment et de l’aménagement du ministère.

Le personnel de soutien direct de la Commission (employé par le ministère) est composé d’un secrétaire à 0,8 équivalent temps plein (ETP). Le titulaire de ce poste est responsable de l’administration générale de la Commission, et notamment de la gestion du processus de nomination, de la gestion des questions d’intérêt, de la planification des activités, de la mesure du rendement, de la surveillance des dépenses ainsi que du respect des exigences applicables au secteur des organismes et des directives du Conseil de gestion du gouvernement.

Ressources financières

La Commission ne dispose pas de son propre budget; elle reçoit du soutien du personnel du ministère. Ses dépenses de fonctionnement sont financées à même le budget du ministère.

Le budget et les prévisions pour la période de planification de trois ans sont basés sur la réception de six demandes (estimation fondée sur les données des années précédentes et sur des projections). En général, les dépenses réelles pour un exercice financier donné dépendent du nombre de demandes, de réunions et de membres. Comme la Commission tient des réunions à distance et en personne, il est prévu que les frais de déplacement seront faibles. En date de décembre 2023, la Commission avait tenu une réunion générale en personne au cours de l’exercice.

Le tableau 2 ci-dessous décrit les coûts liés au soutien de la Commission :

Remarque: Les chiffres étant arrondis, les totaux peuvent ne pas correspondre exactement.

Revenus

Les droits de demande sont comptabilisés en tant que revenus non fiscaux du ministère. Ces droits, en vigueur depuis le 1^er janvier 2018, s’élèvent à 11 000 $ par demande.

Le tableau 3 ci-dessous indique les revenus associés aux demandes présentées à la Commission :

Plan de communication

La Commission communique avec les auteurs de demande et les autres personnes intéressées au moyen de publications, de formulaires et d’instructions qu’elle affiche sur son site Web public ou envoie sur demande.

Le secrétaire de la Commission répond aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel.

Analyse du contexte

Facteurs ayant une incidence sur le plan d’activités

Nouveaux membres de la Commission

La Commission devra s’efforcer de maintenir une composition adéquate, tant sur le plan du nombre de ses membres que sur celui des connaissances spécialisées dans tout l’éventail des disciplines techniques pertinentes (par exemple, sécurité incendie, plomberie, génie mécanique, systèmes d’égouts sur place, etc.).

Dans ses plans d’activités précédents, la Commission a indiqué qu’il serait préférable de prévoir un chevauchement des mandats des membres entrants et sortants afin de permettre aux membres en place d’encadrer les nouveaux membres. Idéalement, un chevauchement d’au moins neuf mois faciliterait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres ainsi que le mentorat de ces derniers.

Au cours de l’exercice en cours, en mars 2024, le mandat de la présidence et d’un membre prendra fin. En plus des reconductions prévues, un concours a lieu actuellement afin de recruter de nouveaux membres. Toutes les offres d’emploi de la Commission sont publiées dans le site Web du Secrétariat des nominations.

Évolution de la demande et de la nature du travail

La complexité des demandes reçues par la Commission, dont toutes portent sur des technologies novatrices, influe sur l’ampleur des besoins en membres qualifiés et sur le niveau requis de soutien administratif. La Commission a besoin de membres compétents et d’un effectif de soutien adéquat pour maintenir les niveaux de service.

Lorsque l’édition 2012 du Code du bâtiment est entrée en vigueur le 1^er janvier 2014, la Commission a commencé à passer en revue les autorisations existantes au regard des nouvelles dispositions du Code afin de déterminer si ce dernier contenait désormais des exigences relatives aux matériaux, aux installations, aux réseaux et aux conceptions de bâtiments qui étaient précédemment visées par des autorisations.

Une démarche similaire sera nécessaire lors de l’entrée en vigueur d’une nouvelle édition du Code du bâtiment, ce qui pourrait se répercuter sur la charge de travail de la Commission.

En outre, il y a une dizaine d’années, la Commission a institué un délai d’expiration de cinq ans pour ses autorisations. Pour qu’une autorisation soit maintenue, la personne qui la détient doit en demander le renouvellement tous les cinq ans, ce qui peut aussi avoir une incidence sur la charge de travail de la Commission.

Incidences financières

À titre de personnes nommées à temps partiel, les membres de la Commission reçoivent une indemnité journalière établie par le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement. Cette indemnité est de 472 $ pour les membres, 583 $ pour le vice-président et 744 $ pour le président. Les membres de la Commission sont également remboursés pour les dépenses liées à leur participation aux réunions de la Commission tenues à Toronto ou ailleurs dans la province. Les coûts liés aux activités de la Commission, y compris les charges de fonctionnement et les indemnités journalières des membres, font partie du budget global du ministère.

La fluctuation du nombre et de la complexité des demandes a une incidence directe sur le budget du ministère à l’appui des activités de la Commission.

Mesures et cibles de rendement

La Commission a adopté les recommandations relatives à la mesure du rendement établies en 2000 par la Commission de réforme du réseau d’organismes (la « Commission Guzzo »). Ces recommandations sont :

• l’équité
• la rapidité
• la qualité
• la cohérence
• la transparence
• l’expertise et la courtoisie.

Le tableau 4 suivant présente les résultats de la mesure du rendement de la Commission.

Évaluation des risques

Compte tenu de l’orientation stratégique et des objectifs de la Commission, le risque suivant a été relevé. La Commission a établi des stratégies d’atténuation, y compris des plans d’urgence, des mesures d’atténuation et une surveillance au besoin dans le cadre de protocoles de gestion prudente des risques, conformément à la priorité du gouvernement d’améliorer la gestion des risques.

Voici la matrice des impacts et des probabilités qui a servi à l’évaluation :

Grille d’évaluation des risques

Risque : Manque de transfert des connaissances ou de planification de la relève nuisant à la rapidité et à la qualité

Problème :

Dans les années passées, le chevauchement insuffisant du mandat des membres sortants et de celui des nouveaux membres a ralenti le traitement des demandes. En effet, les nouveaux membres ne connaissent pas bien les processus de la Commission, ce qui cause des retards dans le traitement des demandes. Il est important qu’ils se familiarisent avec les anciennes demandes et les processus de la Commission, et le chevauchement insuffisant des mandats des membres nuit à la qualité et à la rapidité du travail.

La Commission continue d’exprimer le souhait de voir un chevauchement accru des mandats des anciens et des nouveaux membres par rapport à la pratique actuelle.

Probabilité : Moyenne

Le mandat de tous les membres actuels expirera pendant la période visée par le présent. Si un nombre important de ces membres quittent la Commission parce que leur mandat n’est pas renouvelé ou qu’ils ne souhaitent pas qu’il le soit, ce risque de transfert insuffisant des connaissances et de baisse de la capacité à fournir des autorisations augmentera.

Impact: Moyen

Des changements importants et simultanés dans la composition de la Commission peuvent entraîner un fardeau disproportionné pour certains membres et rendre difficile la détermination de la composition appropriée d’un sous-comité. Même si les nouveaux membres possèdent de bonnes connaissances techniques, il serait préférable de leur laisser assez de temps pour se familiariser avec les processus de la Commission auprès de membres siégeant depuis plus longtemps.

Le président et le personnel de la Commission poursuivront leur collaboration avec le gouvernement et le Secrétariat des nominations afin d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent, mais en plus petits groupes, pour que leurs mandats n’expirent pas tous en même temps.

Cette stratégie devrait permettre à la Commission d’améliorer la planification de la relève; de faire chevaucher les mandats, ce qui favoriserait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres; de maintenir un effectif représentatif des diverses régions géographiques; de favoriser le mentorat des nouveaux membres; de constituer et de maintenir une équipe dont les membres possèdent des compétences liées à l’éventail complet des disciplines techniques (sécurité incendie, plomberie, génie mécanique, systèmes d’égouts sur place, etc.).

Même si ce risque a été évalué comme étant de probabilité Moyenne et d’impact Moyen, la Commission, en collaboration avec le personnel du ministère et avec d’autres organismes gouvernementaux, devra continuer d’élaborer des stratégies de façon à mieux répartir les dates d’expiration des mandats.