À qui le présent guide s’adresse-t-il

Le présent guide s’adresse aux établissements postsecondaires privés qui demandent une désignation ou un renouvellement de désignation en vertu du PEE, et qui remplissent le formulaire :

Programme des étudiants étrangers (PEE) — Demande de désignation ou nouvelle désignation — Établissements postsecondaires privés (à l’exclusion des collèges d’enseignement professionnel enregistrés)

Les établissements d’enseignement postsecondaire privés suivants sont visés :

  • les collèges d’enseignement professionnel inscrits en vertu de la Loi de 2005 sur les collèges d'enseignement professionnel de l'Ontario (LCEPO) qui souhaitent inscrire des étudiantes et étudiants étrangers à des programmes d’éducation postsecondaire d’une durée supérieure à six mois (formation linguistique, programmes menant à l’obtention d’un grade, etc.) et qui ne nécessitent pas d’être approuvés en vertu de la LCEPO
  • les établissements privés proposant des programmes de formation professionnelle qui sont exemptés des exigences en matière d’inscription des établissements et d’autorisation concernant les programmes en vertu de la LCEPO
  • les établissements privés proposant tout ou partie d’un ou plusieurs programmes menant à l’obtention d’un grade, autorisés en vertu d’une loi de l’Assemblée législative de l’Ontario ou ayant reçu le consentement du ministre des Collèges et Universités en vertu de la Loi de 2000 favorisant le choix et l’excellence au niveau postsecondaire
  • les établissements privés proposant des programmes d’éducation postsecondaire qui ne sont pas des programmes de formation professionnelle ou des programmes menant à l’obtention d’un grade
  • les établissements privés ayant pour principale activité la formation linguistique dispensée à des étudiantes et étudiants étrangers

Le présent guide ne concerne pas les collèges d’enseignement professionnel inscrits qui proposent uniquement des programmes approuvés en vertu de la Loi de 2005 sur les collèges d'enseignement professionnel de l'Ontario. Ces établissements doivent remplir le :

Demande simplifiée de désignation ou de renouvellement de désignation en vertu du Programme des étudiants étrangers (PEE) – Collèges d’enseignement professionnel inscrits plutôt que le formulaire mentionné ci-dessus

Critères de désignation : Exigences en vertu du PEE

Le présent guide ne présente pas les critères de désignation en vertu du PEE. Ces critères sont décrits dans les Exigences de désignation des établissements d’enseignement postsecondaire en vertu du PEE (Exigences en vertu du PEE). Si ces deux documents s’opposent, les Exigences en vertu du PEE font foi.

Aperçu de la procédure de demande

Avant de remplir une demande de désignation, les demandeurs doivent s’assurer de bien examiner les Exigences en vertu du PEE et de les comprendre.

Pour demander une désignation en vertu du PEE, les établissements doivent remplir le formulaire de demande approprié et fournir tous les documents justificatifs requis qui y figurent.

Si possible, veuillez rassembler et présenter tous les renseignements et documents nécessaires dans un seul dossier de demande. Dans le cas contraire, les demandeurs disposent d’un délai maximum de 6 mois pour fournir tous les formulaires, documents et renseignements nécessaires dans le cadre d’une demande de désignation. Une demande est considérée comme abandonnée si le demandeur ne présente pas tous les documents dans les six mois suivant la réception de la demande par le ministère.

Tous les documents et formulaires présentés au ministère à l’appui de la demande sont alors retournés à l’établissement.

Demandes de précisions ou de documents supplémentaires

Les demandes sont examinées selon les critères énoncés par les Exigences en vertu du PEE. Si des documents ou des précisions supplémentaires sont nécessaires, le ministère communique directement avec le demandeur. Si le demandeur ne répond pas à une demande de précisions ou de documents supplémentaires dans le délai indiqué, sa demande est considérée comme abandonnée.

Inspection en vertu du PEE

Inspection du site (vérification sur place)

Le ministère inspectera chaque campus et constituante figurant dans le formulaire de demande qui n’a fait l’objet d’aucune inspection au cours des 12 derniers mois pour s’assurer que la loi et les politiques dont il est responsable sont respectées.

Le ministère peut également inspecter un campus ou une constituante figurant dans le formulaire de demande même si une inspection a déjà été effectuée au cours des 12 derniers mois.

Inspection en ligne (vérification sur pièces)

Le ministère peut à sa convenance procéder à une vérification sur pièces des dossiers et/ou de la documentation d’un demandeur concernant les étudiantes et étudiants étrangers. L’établissement demeure toutefois assujetti à l’obligation d’inspection sur place et à l’obligation de fournir des documents au ministère lorsque celui-ci en fait la demande.

Inspection des établissements agréés par un organisme d’agrément de programme de langue

Dans le cadre des Exigences en vertu du PEE, les demandeurs qui souhaitent proposer une formation linguistique à des étudiantes et étudiants étrangers doivent obtenir l’agrément d’un organisme d’agrément de programmes de langue. Même si ce processus peut comprendre une évaluation sur place, le ministère effectue une inspection distincte des lieux aux fins de la désignation en vertu du PEE.

Offre de désignation

La présentation d’un dossier complet ne garantit pas qu’une offre de désignation sera faite au demandeur. Une telle offre n’est accordée que si le ministère conclut que le demandeur satisfait à tous les critères de désignation énoncés dans les Exigences en vertu du PEE.

Une « offre de désignation » comprend une entente de désignation que l’établissement doit signer pour être désigné. Les demandeurs retenus sont désignés à compter de la date à laquelle l’entente de désignation est entièrement signée par l’établissement et la province.

Un établissement cesse d’être désigné à compter de la fin du jour de la date d’échéance de l’entente de désignation.

Désignation de plusieurs campus et/ou constituantes

La désignation en vertu du PEE est propre à un site et ne couvre que les campus et les constituantes figurant dans l’entente de désignation de l’établissement. Ainsi, un établissement peut ne pouvoir accepter des étudiantes et étudiants étrangers que dans certains de ses campus ou constituantes, mais pas dans tous.

Si un établissement souhaite étendre sa désignation à un autre campus ou à une autre constituante (par exemple, s’il ouvre un nouveau campus), il doit présenter une nouvelle demande démontrant que le campus ou la constituante qu’il souhaite inclure respecte tous les critères requis en vertu du PEE.

Si la désignation est accordée, l’entente de désignation de l’établissement doit être modifiée et signée afin d’inclure le campus ou la constituante. Le campus ou la constituante ne peut accepter des étudiantes et étudiants étrangers qu’une fois l’ajout effectué.

Demandeurs non retenus et demandes de révision

L’établissement n’est pas désigné aux fins du PEE :

  • si le demandeur n’est pas retenu
  • ne conclut pas d’entente de désignation
  • ne remplit pas les conditions énoncées dans l’offre de désignation

Les établissements non désignés ne figurent pas sur la liste des établissements d’enseignement désignés publiée par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et ne sont pas habilités à accueillir des étudiantes et étudiants étrangers ayant besoin d’un permis d’études dans le cadre de programmes d’études de six mois ou plus.

Le fait de se présenter comme un établissement non désigné en Ontario et/ou de recruter des étudiantes et étudiants étrangers sans leur fournir un permis d’études peut entraîner la non-admissibilité à une désignation future et d’autres conséquences, telles qu’un avertissement concernant l’inscription de l’établissement, le cas échéant.

Si votre demande n’est pas acceptée, vous pouvez demander une révision de la décision en présentant une demande écrite dans les 30 jours suivant la réception de l’avis de rejet. Veuillez indiquer les motifs de la demande de révision et joindre les documents justificatifs nécessaires.

Seules les demandes de révision accompagnées de nouveaux renseignements ou de justifications pertinents relatifs aux Exigences en vertu du PEE seront prises en compte.

Désignation continue

Si le demandeur présente une demande complète de renouvellement de désignation avant la date d’échéance de l’entente de désignation en cours ou à cette date, l’établissement continue d’être désigné (désignation continue) et peut accueillir des étudiantes et étudiants étrangers disposant d’un permis d’études dans le cadre de programmes de six mois ou plus, à condition de respecter les exigences de l’entente de désignation en cours et de présenter une demande de renouvellement de désignation dans les délais impartis. Cependant, si la demande de désignation est refusée, l’avis de la décision indiquera la date à laquelle la désignation continue prend fin.

Si l’entente de désignation d’un établissement arrive à échéance avant qu’une demande complète de désignation ne soit présentée, ou si la demande est rejetée, il cesse d’être désigné aux fins du PEE et le ministère en informe IRCC afin de le retirer de la liste des établissements d’enseignement désignés.

Conseils pour remplir une demande de désignation ou de renouvellement de désignation

La section suivante fournit des conseils pratiques et des renseignements supplémentaires pour aider les établissements d’enseignement postsecondaire privés à remplir leur demande en vertu du PEE.

Partie A : Renseignements généraux

Pour remplir cette section, veuillez fournir des renseignements généraux concernant l’établissement.

A. Renseignements sur l’établissement

Dans cette section, veuillez indiquer la dénomination sociale et/ou le nom commercial de l’établissement tel qu’inscrit dans le Registre des entreprises de l’Ontario du ministère des Services au public et aux entreprises (anciennement ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs). N’oubliez pas que les renseignements figurant dans le registre public doivent être exacts et à jour.

B. Type d’établissement

Dans cette section, veuillez énumérer toutes les catégories correspondant à l’établissement.

Par exemple, si un demandeur est un collège d’enseignement professionnel inscrit selon la Loi de 2005 sur les collèges d'enseignement professionnel de l'Ontario (LCEPO) et qu’il propose des programmes professionnels, des programmes de formation professionnelle exemptés de la LCEPO et d’autres programmes de formation non professionnelle, il doit sélectionner les deux catégories suivantes :

  • collège d’enseignement professionnel inscrit en vertu de la Loi de 2005 sur les collèges d'enseignement professionnel de l'Ontario proposant des programmes d’éducation postsecondaire tels que des formations linguistiques et des programmes de formation menant à l’obtention d’un grade, etc.)
  • établissement privé proposant des programmes de formation professionnelle exemptés des exigences en matière d’inscription des établissements et d’autorisation concernant les programmes en vertu de la Loi de 2005 sur les collèges d'enseignement professionnel de l'Ontario

Le cas échéant, veuillez fournir le numéro d’identification figurant dans le Système d’information sur les autorisations et les inscriptions concernant les programmes (SIAIP) pour les collèges d’enseignement professionnel inscrits (« Org ID » et/ou « Campus ID »).

C. Renseignements sur les campus

Par « campus », on désigne « un emplacement où un établissement offre directement un enseignement postsecondaire ».

Dans cette section, veuillez énumérer tous les campus que le demandeur souhaite inclure dans la désignation en vertu du PEE (c’est-à-dire les emplacements où l’établissement propose des programmes d’études aux étudiantes et étudiants étrangers). Veuillez aussi mentionner tout nouveau campus. Les campus non mentionnés dans cette section ne seront pas inclus dans la désignation de votre établissement et ne pourront donc pas proposer de programmes de six mois ou plus aux étudiantes et étudiants étrangers, même s’ils figurent dans l’entente de désignation précédente.

D. Renseignements sur les constituantes

Par « constituante », on désigne un « emplacement exploité par un tiers où un établissement offre un enseignement postsecondaire par l’entremise du tiers ».

Dans cette section, veuillez énumérer toutes les constituantes que le demandeur souhaite voir désignées en vertu du PEE, où des programmes d’éducation postsecondaire seront proposés aux étudiantes et étudiants étrangers.

Partie B : Admissibilité des établissements d’enseignement postsecondaire

Remarque : Assurez-vous de bien comprendre les questions de la partie B de votre demande et fournissez des réponses sincères et exactes. Le ministère peut solliciter des renseignements complémentaires et/ou consulter d’autres parties pour confirmer la validité de vos réponses. Si vous fournissez des renseignements erronés ou mensongers, votre demande risque d’être rejetée.

1. Conformité aux lois et politiques de l’Ontario régissant les établissements d’enseignement postsecondaire

Pour remplir cette section, les demandeurs doivent faire preuve de diligence et s’assurer de respecter les exigences législatives applicables à leurs activités, notamment :

Par exemple, les demandeurs peuvent se renseigner auprès du ministère pour savoir si leurs programmes d’études sont approuvés en vertu de la Loi de 2005 sur les collèges d'enseignement professionnel de l'Ontario. ServiceOntario propose des renseignements supplémentaires sur le processus d’examen préalable.

2. Conformité à toute autre loi à laquelle est assujetti l’établissement

Si vous avez des antécédents de non-respect des lois en vigueur, veuillez fournir dans cette section une explication détaillée des circonstances liées à cette situation et joindre tous les documents pertinents. Le ministère communiquera avec vous si des renseignements supplémentaires sont nécessaires.

3. Dettes envers la Couronne et paiements exigibles en vertu des lois applicables

Si l’établissement est en retard pour un paiement lié à une dette due à la province, au Canada ou à une autre province ou un autre territoire du Canada, veuillez fournir dans cette section une explication détaillée et les documents nécessaires à votre demande. Le ministère communiquera avec vous si des renseignements supplémentaires sont nécessaires.

4. Expérience en matière de programmes d’éducation postsecondaire en Ontario

Demandeurs sollicitant une désignation pour la première fois

Les établissements ayant dispensé des programmes d’éducation postsecondaire en Ontario pendant au moins trois années consécutives avant de déposer leur demande doivent fournir des éléments probants qui attestent de leur prestation, tel que précisé dans cette section de la demande.

Les demandeurs n’ayant pas dispensé de programmes d’éducation postsecondaire en Ontario pendant au moins les trois années consécutives précédant leur demande, mais qui souhaitent demander une désignation en vertu de l’article 6.2 des Exigences en vertu du PEE, doivent :

Demandeurs sollicitant un renouvellement de désignation

Veuillez fournir des pièces qui attestent que vous avez offert des programmes d’éducation postsecondaire en Ontario depuis l’entente de désignation précédente.

5. Capacité financière suffisante

Les demandeurs doivent prouver qu’ils ont les moyens de financer des programmes d’études destinés aux étudiantes et étudiants étrangers en fournissant les états financiers vérifiés mentionnés dans le formulaire de demande approprié. Les états financiers vérifiés associés à la demande de désignation doivent concerner l’entité juridique qui la présente.

Les états financiers issus par exemple d’une mission d’examen, ou ceux d’une société mère ou d’une filiale ne sont pas acceptés en remplacement des états financiers vérifiés du demandeur.

Partie C : Capacité opérationnelle

6. Campus et constituantes

Veuillez fournir les documents requis mentionnés à la section 6 du formulaire de demande pour chaque campus et constituante que vous souhaitez inclure dans votre désignation.

Les demandeurs de renouvellement de désignation qui souhaitent ajouter un campus ou une constituante à leur désignation doivent renseigner les rubriques A à E pour chaque nouveau campus ou nouvelle constituante.

Remarque : Compte tenu des délais nécessaires à l’obtention d’un rapport d’inspection incendie des responsables du service des incendies, il est conseillé aux demandeurs de présenter leur demande en temps opportun afin de pouvoir joindre ce document à leur dossier de demande.

7. Tenue des dossiers des étudiantes et étudiants

Dans cette section, les demandeurs doivent fournir des formulaires ou des documents attestant que l’établissement est en mesure de gérer les dossiers des étudiantes et étudiants étrangers conformément à l’article 10.3 des Exigences en vertu du PEE.

Si nécessaire, les demandeurs peuvent également :

  • fournir une copie d’une entente conclue avec toute personne nommée pour conserver les relevés de notes conformément au paragraphe 10.3(e) des Exigences en vertu du PEE
  • présenter une liste des personnes ou des services autorisés à traiter, consulter et entreposer les dossiers des étudiantes et étudiants étrangers et les relevés de notes au sein de l’établissement
  • mentionner l’emplacement où les dossiers et les relevés de notes des étudiantes et étudiants étrangers sont conservés (s’ils sont entreposés dans un endroit différent de l’établissement)

Les demandeurs d’un renouvellement de désignation doivent fournir des copies de tous les documents faisant partie des dossiers des étudiantes et étudiants étrangers qui ont été modifiés depuis l’entrée en vigueur de leur précédente entente de désignation.

8. Recrutement

Les établissements doivent adopter des pratiques de recrutement honnêtes et éthiques pour attirer et recruter des étudiantes et étudiants étrangers, notamment dans le cadre des activités promotionnelles et de la publicité. Les établissements ou les mandataires/sous-traitants qui agissent en leur nom doivent respecter les dispositions de l’article 11 des Exigences en vertu du PEE. Un établissement, un mandataire ou un sous-traitant peut se voir refuser une désignation ou la perdre s’il est prouvé qu’il a fait usage de pratiques trompeuses, éthiquement inacceptables ou illégales.

Les établissements qui décident de recourir à des tiers pour recruter des étudiantes et étudiants doivent veiller à ce que ceux-ci connaissent les dispositions de l’article 11 des Exigences en vertu du PEE.

Dans cette section, les demandeurs doivent fournir les documents et renseignements suivants concernant au moins trois publicités qu’ils ont utilisées durant l’année écoulée :

  • le texte de la publicité, qu’elle soit écrite ou orale
  • la période pendant laquelle la publicité a été publiée ou diffusée
  • si la publicité n’est pas rédigée en français ni en anglais, une traduction de la publicité par un traducteur professionnel ou ayant suivi une formation en traduction

Si le demandeur a utilisé au plus trois publicités au cours de l’année écoulée, il doit attester qu’il a fourni toutes les publicités qu’il a diffusées durant cette période.

Les demandeurs doivent disposer de l’autorisation de toute personne dont le témoignage est utilisé dans une publicité, qu’il s’agisse d’une personne étudiante, d’une personne diplômée ou d’un membre du personnel de l’établissement.

9. Programmes d’études

Dans cette section, veuillez énumérer tous les programmes que votre établissement propose aux étudiantes et étudiants étrangers disposant d’un permis d’études, avec tous les renseignements supplémentaires nécessaires. Vous pouvez remplir les cases prévues à cet effet dans la demande ou joindre des documents supplémentaires le cas échéant.

Les demandeurs de renouvellement de désignation doivent fournir les renseignements concernant tous les programmes que l’établissement propose déjà ou qu’il a l’intention de proposer aux étudiantes et étudiants étrangers. Il est possible de mentionner qu’aucune modification n’a été apportée depuis l’entrée en vigueur de la précédente entente de désignation, si tel est le cas.

Partie D : Mécanismes d’aide et de protection des étudiantes et étudiants

Sections 10 à 13 de la demande (mécanismes de protection des étudiantes et étudiants)

Veuillez fournir les documents attestant que l’établissement a mis en place les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des étudiantes et étudiants, conformément aux Exigences en vertu du PEE :

  • pour chaque programme d’études conclu avec une étudiante étrangère ou un étudiant étranger, l’établissement doit utiliser un modèle de formulaire précis. Pour obtenir plus de détails sur les exigences en matière de contrat d’études, veuillez consulter l’article 13 des Exigences en vertu du PEE.

Les demandeurs d’un renouvellement de désignation doivent fournir des documents et des modèles mis à jour si des modifications ont été apportées depuis l’entrée en vigueur de leur précédente entente de désignation.

14. Services de soutien aux étudiantes et étudiants

Les demandeurs doivent :

  • indiquer le nom et le poste occupé par une ou plusieurs personnes chargées de fournir, coordonner ou superviser les services de soutien aux étudiantes et étudiants étrangers (par exemple, « Vice-présidente ou vice-président des services de soutien aux étudiantes et étudiants ») qui respectent les critères définis aux alinéas 17.5(b)1) à 7) des Exigences en vertu du PEE
  • attester ne pas conserver ni retenir le passeport, le permis d’études ou tout autre document similaire d’une étudiante étrangère ou d’un étudiant étranger
  • fournir des documents attestant que l’établissement satisfait aux exigences du paragraphe 17.5(b) des Exigences en vertu du PEE

Les demandeurs de renouvellement de désignation doivent fournir les documents et les renseignements mis à jour depuis leur précédente entente de désignation ou indiquer l’absence de modifications.

15. Désignation d’une personne chargée de confirmer et de déclarer les inscriptions

Indiquez dans cette section les coordonnées de la personne chargée de confirmer et de déclarer les inscriptions des étudiantes et étudiants étrangers à IRCC à chaque date limite d’inscription et sur demande.

Les demandeurs de renouvellement de désignation doivent veiller à ce que les coordonnées communiquées au ministère soient toujours à jour.

16. Évaluation sur place d’un campus ou d’une constituante

Si un établissement a été inspecté par un tiers à des fins d’agrément de programme ou d’assurance de la qualité, le demandeur doit :

  • préciser l’identité de l’évaluateur de l’assurance de la qualité
  • fournir un exemplaire du rapport d’inspection d’agrément

Par exemple, si un organisme d’agrément de programme de langue a réalisé une évaluation sur place sur l’un ou plusieurs des campus ou constituantes mentionnés dans votre formulaire de demande, vous devez nous fournir un exemplaire du rapport d’inspection s’y rapportant. La liste des organismes d’agrément de programme de langue figure dans l’annexe A des Exigences en vertu du PEE.