Issued : 1 avril, 2003
Révisé : septembre 2010
Format réédité : octobre 2023 ( aucun changement de politique )

But et portée

L’article 4 de la Loi de 2002 sur les collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario autorise le ministre des Collèges et Universités (anciennement Formation et des Collèges et Universités ) à donner des directives en matière de politique. Conformément aux pouvoirs qui lui sont conférés, le ministre a donné une directive exécutoire sur la gouvernance et la responsabilisation. L’article 8 du Règlement de l’Ontario 34/03, pris en application de la Loi de 2002 sur les collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario, exige que chaque collège prépare un rapport annuel, qu’il rendra public et soumettra au ministre.

La partie B de la directive exécutoire sur la gouvernance et la responsabilisation précise que le rapport annuel doit être préparé conformément à la méthode de fonctionnement du rapport annuel. Il s’agit de cette méthode de fonctionnement qui fait partie intégrante de la directive exécutoire.

Le rapport annuel fait état des réalisations du collège au chapitre des résultats opérationnels établis dans le plan d'activités de l'année et comprend les états financiers vérifiés. Un rapport annuel peut habituellement servir à diverses fins en matière notamment de reddition de comptes, de marketing et de promotion.

L'un des principaux objectifs du rapport annuel d’un collège est de rendre des comptes au public et au gouvernement. En outre, les renseignements présentés dans les rapports annuels des collèges sont utilisés par le ministère des Collèges et Universités pour conseiller et informer le gouvernement au chapitre de la planification et de l'élaboration de politiques.

Par ailleurs, les collèges peuvent améliorer leur efficacité et leur efficience en comparant leurs résultats avec ceux d’autres collèges aux caractéristiques similaires. Les rapports annuels qui établissent des données cohérentes présentées dans un format uniforme permettront de telles comparaisons.

Dates limites

Le 15 juin : Les états financiers vérifiés de chaque collège doivent être remis le 15 juin de chaque année (voir la méthode de fonctionnement relative aux états financiers vérifiés).

Le 30 juin : Le plan d'activités du collège doit être remis au plus tard le 30 juin de chaque année (pour plus de détails, se reporter la méthode de fonctionnement relative
aux plans d'activités).

Le 31 juillet  : Chaque collège est tenu de préparer un rapport annuel comprenant un exemplaire des états financiers vérifiés et des annexes requises.

Contactez colleges.unit@ontario.ca si vous avez des questions ou si vous avez besoin de copies des procédures d'exploitation indiquées.

Contenu du rapport annuel

Le rapport annuel doit comprendre au minimum :

  • Un compte rendu détaillé sur le degré de réalisation des objectifs que le collège a défini dans son plan stratégique et son plan d'activités de l'année précédente. Le collège suivra les lignes directrices sur le contenu figurant.

    S’il n’a atteint aucun des résultats attendus, le collège en donnera les raisons et exposera les mesures qu'il entend prendre pour les atteindre ou les redéfinir. Il peut en outre s'avérer utile de mentionner les changements de situation importants qui sont survenus et qui ont nécessité des ajustements en cours d'année.

  • Un exemplaire des états financiers vérifiés du collège pour l'année, de ses filiales et de sa fondation (s'il y a lieu), accompagné du rapport du vérificateur
  • Une analyse des résultats financiers du collège
  • Tel que stipulé dans le Cadre pour les programmes d’enseignement, directive exécutoire du ministère, un résumé des plaintes relatives à la publicité et au marketing des programmes offerts par les collèges, conformément aux exigences énoncées à l’annexe D.
  • Tel que stipulé dans le Cadre pour les programmes d’enseignement, directive exécutoire du ministère, un résumé des plaintes relatives à la publicité et au marketing des programmes offerts par les collèges, conformément aux exigences énoncées à l’annexe D la rapport annuel du la collège.

Format et table des matières

Présentation matérielle :

  • 8 ½ pouces par 11 pouces
  • mise en page en format portrait (pas de dépliant ou de grande page)
  • affichage sur le site Web du collège dans un fichier PDF (et non pas dans des chapitres distincts.)

Table des matières du rapport annuel

Les annexes ci-dessous sont obligatoires. L’information fournie qu’à titre suggestif; cela peut varier en fonction des circonstances et des besoins particuliers des collèges

Message de la présidente ou du président du conseil

  • commentaires généraux
  • éléments/environnement changeants

Message de la présidente ou du president

Thème du rapport annuel de cette année. Les détails pourraient inclure :

  • possibilité d’y inclure les tendances en matière d’effectifs
  • les grandes lignes des indicateurs clés de performance
  • les partenariats
  • les initiatives communautaires
  • la capacité financière/les enjeux financiers
  • d’autres points importants

Vision, mission et (ou) énoncés d’engagement

  • renvoi ici au plan stratégique.
  • pourquoi le collège fait ce qu’il fait

Rapport sur les objectifs des années antérieures

  • discussion sur les précédents objectifs de rendement atteints/non atteints
  • mesures à prendre
  • références explicites aux précédents plan d’activités et plan stratégique

Analyse de la performance opérationnelle du collège

  • définir les grandes réalisations du collège
  • ce qui a changé à la suite des activités menées par le collège au cours de la dernière année
  • les activités relevant de la directive exécutoire sur les activités entrepreneuriales,
  • les activités internationales
  • les activités de financement
  • donner des détails sur les sujets traités dans le message de la présidente ou du président

Analyse des résultats financiers du collège

Résumés financiers de haut niveau:

  • sources des revenus/dépenses;
  • tendances sur plusieurs années;
  • graphiques, s’il y a lieu

Tous les détails dans les états financiers vérifiés du collège (annexe B de son rapport annuel).

Filiales et fondations

  • érnumérer chaque filiale ou foundation
  • décrire les Cadre poactivités
  • fournir des états financiers consolidés
  • indiquer la disponibilité du rapport annuel de la fiiliale

Annexes au rapport annuel

Annexes obligatoires

Les détails supplémentaires indiqués dans la liste du conseil d’administration (annexe F) sont facultatifs.

Annexe A: Rapport ententes de mandat stratégique

Annexe B : États financiers vérifiés

Annexe C : Rapport sur le rendement des indicateurs clés de performance

Annexe D : Résumé des plaintes relatives à la publicité et au marketing reçues

L’annexe D de la directive exécutoire du ministère sur le Cadre d’élaboration des programmes d’études précise les lignes directrices concernant la publicité et le marketing concernant les programmes offerts par les collèges. Celles-ci comprennent un résumé annuel des plaintes devant être ajouté au rapport annuel du collège. Le résumé en question doit être préparé conformément à la présente annexe.

Le résumé annuel qui doit porter sur la même période que le rapport annuel doitrécapituler les plaintes reçues, revues et traitées au cours de cette période.

Pour la préparation du résumé, une plainte :

  • est une communication écrite (signée et datée) ou envoyée par courriel parune étudiante ou un étudiant au sujet de la publicité ou du marketing concernant un programme offert par un collège auquel elle ou il est inscrit etadressée au responsable du collège désigné

    et,

  • doit être reçue dans un délai maximum de six mois après que l’étudiante oul’étudiant a quitté le programme en question

Si le collège ne reçoit aucune plainte, il doit produire un rapport néant.
Le résumé doit être préparé en respectant la présentation suivante :

  • inclure les cinq rubriques suivantes :
    1. Nature de la plainte
    2. Date de réception
    3. Méthode de résolution/traitement
    4. Date de résolution communiquée à l’étudiant(e)
    5. Nombre de jours ouvrables nécessaires à la résolution
  • nombre total des plaintes
  • nombre de jours ouvrables nécessaires en moyenne à la résolution

Annexe E : Rapports des Instituts de technologie et d’enseignement supérieur (ITES)

Conformément aux ententes de reddition de comptes concernant la différenciation des collèges convenues en 2003, chaque collège désigné comme établissement différencié intégrera dans son rapport annuel les mesures énoncées ci-après. Le présent processus de production de rapports remplacera et simplifiera les exigences antérieures à ce sujet grâce aux ententes de reddition de comptes, tout en préservant la capacité du ministère à faire le suivi des progrès accomplis par chaque établissement en tant qu’établissement différencié.

Tous (à l’exception du Collège Georgian) :

  • Le collège décrira comment il continue à dispenser une grande variété de programmes préparant à un diplôme, et d’autres programmes postsecondaires et non postsecondaires qui concordent avec le mandat conféré au collège par le régime dans le but de répondre aux besoins des diplômés de l’enseignement secondaire et des apprenants adultes. Dans le cadre de cette description, le collège fournira des données sur l’effectif des différents domaines d’études.
  • Le collège décrira comment il contribue à développer le régime d’apprentissage en Ontario afin d’augmenter l’offre du marché en matière demain-d'oeuvre qualifiée grâce à la formation théorique, en étendant la gamme des programmes d’apprentissage, et en concevant des itinéraires d’études pour les apprentis qui souhaitent accéder à des programmes menant à l’obtention d’un diplôme et vice versa. Dans le cadre de cette description, le collège fournira des données sur l’effectif des programmes d’apprentissage qu’il propose.
  • Les ITES doivent maintenir leurs indicateurs clés de performance au dessus de la moyenne du régime. Le collège décrira comment il fait un suivi de ses indicateurs clés de performance et, le cas échéant, où des améliorations sont apportées. De plus, le collège décrira comment il veille à ce que ses diplômés aient accès à des programmes menant à un grade, ainsi que le nombre de diplômés accédant à des études menant à un grade.

Le collège décrira comment ses activités de recherche appliquée contribuent à sa mission d’établissement différencié.

En plus des mesures susmentionnées, Seneca décrira les différents modes de collaboration avec les universités et/ou d’autres établissements conférant des grades universitaires, y compris la liste de tous les diplômes conjoints.

Le modèle de différenciation utilisé pour le Collège Georgian est différent de celui utilisé pour les autres collèges. Par conséquent, en plus de rendre compte del’éventail des combinaisons de programmes et des modes de collaboration avec les universités, le Collège Georgian fournira des données sur les activités d’enseignement et les partenariats par programme ainsi que le nombre d’élèves évoluant entre le collège et les établissements universitaires partenaires.

Annexe F : Liste du conseil d’administration

Facultatif, le collège peut également inclure :

  • indiquer la date de la nomination
  • la date de fin du mandat actuel
  • indiquer les membres du conseil d’administration à l’interne et leur affiliation

Présentation du rapport annuel

Une fois que le conseil d’administration l’a approuvé, le rapport annuel du collège sera envoyé courriel :

Directeur de la Responsabilisation du secteur postsecondaire
Ministère des Collèges et Universités à l'adresse :
colleges.unit@ontario.ca

au plus tard le 31 juillet de chaque année.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la présente méthode de fonctionnement, veuillez communiquer :

colleges.unit@ontario.ca

Publication du rapport annuel

Conformément au Règlement de l’Ontario 34/03, chaque collège doit veiller à mettre le rapport annuel à la disposition du public. Les collèges devront, au moins, l’afficher sur leur site Web ou le fournir gratuitement aux personnes qui n’ont pas accès à Internet et qui en font la demande.

Sommaire des responsabilités

Collèges d'arts appliqués et de technologie

Le conseil d’administration :

  • s’assure que le rapport annuel respecte les exigences de la directive exécutoire du ministère sur la gouvernance et la responsabilisation, qui comprend le respect des exigences énoncées dans la présente méthode de fonctionnement;
  • approuve le rapport annuel, y compris les états financiers, ainsi que les rapports exigés dans les annexes B et C;
  • s’assure que le rapport annuel est présenté au ministère au plus tard le 31 juillet de chaque année, comme l’indique la présente méthode de fonctionnement;
  • s’assure que le rapport annuel est mis à la disposition du public.

Ministère des Collèges et Universités

Le ministère :

  • rend compte au gouvernement des réalisations des collèges dans la mesure où elles sont en rapport avec les objectifs du gouvernement
  • se sert des rapports annuels pour conseiller et informer le gouvernement dans le contexte de la planification et de l'élaboration de politiques
  • travaille en collaboration avec chaque collège, de manière individuelle ou collective, pour mettre en place des mesures correctives lorsque les priorités provinciales ou les résultats attendus ne sont pas respectés