Renseignements généraux

Tous les tiers annonceurs doivent déposer un état financier, y compris ceux qui ont retiré leur inscription.

Les tiers annonceurs doivent utiliser le formulaire 8.

Tous les tiers annonceurs inscrits doivent remplir la section A : Nom de l’inscrit, et la section B : Déclaration.

  • Si le tiers annonceur n’a reçu aucune contribution ni engagé aucune dépense, il doit cocher la case qui confirme ce fait, puis remplir la déclaration à la section B. Il n’a pas besoin de fournir d’autres renseignements.
  • Si le tiers annonceur a reçu des contributions ou s’il a engagé des dépenses, il doit fournir les renseignements demandés aux sections C et D et aux annexes 1 et 2, s’il y a lieu. Il sera sans doute plus facile de remplir le formulaire en commençant par les sections les plus détaillées, notamment les tableaux à l’annexe 1, plutôt que par l’État des recettes et des dépenses de la campagne.

Si le tiers annonceur a reçu des contributions ou engagé des dépenses supérieures à 10 000 $, le rapport d’un vérificateur doit être joint à l’état financier.

L’état financier rempli doit être présenté au ou à la secrétaire de la municipalité au plus tard à 14 h le dernier vendredi de mars (31 mars 2023).

Les états financiers supplémentaires doivent être présentés au ou à la secrétaire au plus tard à 14 h le dernier vendredi de septembre (29 septembre 2023).

Conseils pour remplir le formulaire 8

Voici des détails sur la façon de remplir correctement l’état financer de la campagne publicitaire.

Section A : Nom de l’inscrit

Indiquez le montant maximal des dépenses générales et le montant maximal des dépenses engagées relativement à des célébrations et à d’autres marques de reconnaissance.

N. B. : Des peines automatiques s’appliqueront si le formulaire indique un dépassement de l’un des montants maximaux des dépenses.

Section B : Déclaration

En signant le formulaire, vous déclarez que les renseignements fournis dans votre état financier sont fidèles et exacts. Même si quelqu’un d’autre a produit l’état financier, l’inscrit (ou son représentant) est responsable de l’exactitude de son contenu.

Section C : État des recettes et des dépenses de la campagne

Prêt

Si un prêt est consenti pour financer une campagne publicitaire, il faut indiquer le nom de la banque ou d’un autre établissement de crédit reconnu, ainsi que le montant du prêt.

Un prêt est autorisé uniquement s’il provient d’une banque ou d’un autre établissement de crédit reconnu en Ontario, et le montant du prêt doit être versé directement dans le compte de la campagne. Le tiers annonceur n’a pas le droit d’accepter un prêt de membres de sa famille ni d’un compte de société auquel il a accès.

Un prêt n’est pas considéré comme une recette de la campagne publicitaire, et son remboursement ne constitue pas non plus une dépense de la campagne. Cependant, si le prêt est garanti par le tiers annonceur (ou son conjoint ou sa conjointe, si le tiers est un particulier) et que la campagne ne le rembourse pas entièrement, le solde du prêt est considéré comme une contribution (étant donné que la personne qui a garanti le prêt fournit essentiellement à la campagne l’argent nécessaire pour rembourser le prêt).

Les intérêts que la campagne paie sur le prêt constituent une dépense de la campagne publicitaire.

Recettes

Les recettes de la campagne d’un tiers annonceur comprennent toutes les contributions qui ont été versées par le tiers inscrit, son conjoint ou sa conjointe (si le tiers est un particulier) et d’autres donateurs admissibles. Cela inclut la valeur des biens et services fournis. Les recettes comprennent également les remboursements de dépôts, l’intérêt accumulé dans le compte bancaire de campagne du tiers inscrit et les recettes générées par des événements de collecte de fonds ou des activités qui ne constituent pas une contribution (par exemple, la vente de rafraîchissements à leur valeur marchande par le tiers annonceur).

Dépôt pour les affiches

Si la municipalité exige un dépôt pour les affiches électorales, il faut inscrire ce montant comme une dépense publicitaire de la campagne payée à partir des fonds de la campagne. Si le tiers annonceur inscrit obtient le remboursement de son dépôt, il doit inscrire ce montant dans les recettes.

Dépenses

Les dépenses de la campagne incluent la valeur de tous les biens et services qui ont été fournis à la campagne (comme si leurs donateurs avaient contribué des sommes d’argent que la campagne a ensuite dépensées pour obtenir les biens et les services en question).

Le montant maximal des dépenses générales s’applique seulement aux dépenses engagées jusqu’à la fin du jour du scrutin. Il ne s’applique pas aux dépenses engagées après la journée de scrutin.

N. B. : Une dépense demeure assujettie au montant maximal des dépenses générales si elle est engagée avant le jour du scrutin, mais payée après ce jour.

Certains genres de dépenses ne sont pas visés par le montant maximal des dépenses générales même si elles sont engagées avant le jour du scrutin.

Les dépenses engagées pour des célébrations et d’autres marques de reconnaissance après la clôture du scrutin sont assujetties au montant maximal pour ce type de dépenses, peu importe le moment où elles ont été engagées.

Section D : Calcul de l’excédent ou du déficit

Déficit de la campagne

Dans le haut de la section D, vous devez soustraire le montant total des dépenses de votre campagne du montant total de ses recettes. Si les dépenses dépassent les recettes, la campagne accusera un déficit.

Si la campagne a été prolongée afin de recueillir des fonds, le tiers annonceur inscrit doit quand même déposer un état financier présentant la situation financière de la campagne au plus tard le 3 janvier 2023.

Excédent de la campagne

Dans le haut de la section D, vous devez soustraire le montant total des dépenses de votre campagne du montant total de ses recettes. Si les recettes sont supérieures aux dépenses, la campagne publicitaire a un excédent.

Le tiers annonceur a le droit de récupérer sur l’excédent les contributions versées par l’inscrit ou, si le tiers annonceur est un particulier, par son conjoint ou sa conjointe. Par exemple, si votre campagne a un excédent de 500 $ et que l’inscrit a contribué 400 $ à la campagne publicitaire, le tiers peut déduire 400 $, ce qui ramène l’excédent de votre campagne à 100 $. Si l’excédent est de 500 $ et que l’inscrit a contribué 600 $, le tiers annonceur peut déduire 500 $ de sa contribution, ce qui ramène le solde de la campagne à 0 $. Le tiers annonceur ne peut pas déduire plus que la valeur de l’excédent.

Si, après déduction des contributions faites par l’inscrit ou par son conjoint ou sa conjointe (si le tiers annonceur est un particulier), la campagne a toujours un excédent, ces fonds doivent être versés au ou à la secrétaire.

Annexe 1 : Contributions

L’annexe 1  présente un résumé des contributions à la campagne publicitaire.

Les tableaux suivants font partie de l’annexe 1  et doivent être remplis, le cas échéant :

  • Tableau 1 : Contributions en biens et services
  • Tableau 2 : Inventaire des biens et fournitures provenant de la campagne précédente et utilisés dans cette campagne
  • Tableau 3 : Contributions monétaires (plus de 100 $ par donateur) provenant d’autres sources que l’inscrit ou son conjoint ou sa conjointe
  • Tableau 4 : Contributions monétaires (plus de 100 $ par donateur) provenant de personnes morales ou d’organisations syndicales
  • Tableau 5 : Contributions en biens et services (plus de 100 $ par donateur) provenant d’autres sources que l’inscrit ou son conjoint ou sa conjointe
  • Tableau 6 : Contributions en biens et services (plus de 100 $ par donateur) provenant de personnes morales ou d’organisations syndicales

Contributions de l’inscrit ou de son conjoint ou sa conjointe

Inscrivez ces montants sur les lignes prévues à cet effet à l’annexe 1.

N. B. : Inscrivez le montant total des contributions versées par l’inscrit ou, s’il s’agit d’un particulier, par son conjoint ou sa conjointe, y compris les sommes remboursées à même un excédent.

Contributions totalisant 100 $ ou moins

Il n’est pas nécessaire d’identifier individuellement les donateurs qui ont contribué 100 $ ou moins au total. Le montant total versé par ces donateurs sera traité comme un paiement unique et indiqué dans la partie supérieure de l’annexe 1.

Si une contribution de source anonyme ne dépasse pas 100 $, incluez-la dans le total des contributions de 100 $ ou moins par donateur. Les contributions de sources anonymes de plus de 25 $ doivent être versées au ou à la secrétaire de la municipalité.

Biens et services fournis par l’inscrit ou (s’il s’agit d’un particulier) par son conjoint ou sa conjointe

Si l’inscrit, son conjoint ou sa conjointe (si le tiers annonceur est un particulier) fournit des biens et des services à la campagne publicitaire, ces dons doivent être indiqués dans les contributions. Inscrivez les contributions dans le tableau 1 de l’annexe 1 .

Inventaire des biens et fournitures provenant de la campagne municipale précédente et utilisés dans cette campagne

Les biens restants d’une campagne publicitaire précédente qui sont réutilisés par le tiers annonceur constituent une contribution sous forme de biens à sa nouvelle campagne. Vous devez établir la valeur marchande actuelle de ces biens (p. ex. s’il reste 100 affiches de 2018 et qu’elles sont réutilisées, vous devez établir le prix d’achat de ces mêmes 100 affiches en 2022) et l’inscrire au tableau 2. Ce montant doit également figurer dans les dépenses de la campagne.

Contributions totalisant plus de 100 $

Si une personne fait une ou plusieurs contributions dont la valeur totale dépasse 100 $ (y compris la valeur de biens et de services et le coût de billets lors d’une activité de financement), vous devez inscrire toutes ces contributions dans les tableaux de l’annexe 1  (tableaux 3  à 6).

Si une contribution de source anonyme dépasse 100 $, vous devez l’inclure dans le total des contributions de plus de 100 $ par donateur et l’inscrire dans le tableau approprié (en indiquant   anonyme  » comme nom du donateur). Les contributions de sources anonymes de plus de 25 $ doivent être versées au ou à la secrétaire de la municipalité.

N. B. : C’est le montant total versé par un donateur qui importe. Si une personne achète un billet pour une activité de financement au coût de 50 $ puis, plus tard durant la campagne, contribue 75 $ additionnels, chacune de ces deux contributions doit être inscrite aux tableaux appropriés, car leur total dépasse 100 $.

Les donateurs admissibles peuvent faire don de biens et de services à la campagne publicitaire. Vous devez inscrire ces dons à la fois comme des contributions et comme des dépenses (comme si le donateur avait fait don d’une somme d’argent que la campagne a ensuite utilisée pour acheter les biens et les services en question).

Les personnes morales et les organisations syndicales peuvent faire des contributions, y compris en biens et services, à des tiers annonceurs.

Annexe 2 : Événements et activités de financement

Aucun montant maximal ne s’applique aux coûts engagés pour des événements ou activités de financement. Toutefois, pour être considérée comme un coût d’une activité de financement, une dépense doit être principalement liée à cette activité et non à la promotion de la campagne publicitaire. Une collecte de fonds qui a lieu en marge d’une activité de promotion ne fait pas de celle-ci une activité de financement. De la même façon, une ligne au bas d’un dépliant électoral qui demande aux gens de faire un don à la campagne ne fait pas des coûts de production de ce dépliant une dépense liée à une activité de financement.

Si vous avez inclus les coûts d’une activité de financement à la section C, vous devez fournir des détails concernant cette activité à l’annexe 2.

Les contributions reçues lors d’une activité de financement peuvent inclure :

  • le prix du billet;
  • si des biens ou des services sont vendus, la somme provenant de la vente qui dépasse leur valeur marchande (p. ex. si un article d’une valeur de 100 $ est vendu 175 $, son acheteur a fait une contribution de 75 $ à la campagne);
  • les chèques personnels recueillis auprès de donateurs pendant l’activité.

Si des donateurs ont fait don de biens ou de services pour l’activité de financement, vous devez inscrire ces dons à la fois comme des contributions et comme des dépenses.

Vous devez inscrire ces contributions à l’annexe 1 et, si le total des contributions d’un donateur est supérieur à 100 $, vous devez en fournir le détail dans les tableaux appropriés. Pour de plus amples renseignements, consultez la section « Annexe 1 : Contributions » ci-dessus.

Une activité de financement peut aussi rapporter des recettes qui ne sont pas considérées comme une contribution, par exemple :

  • don en espèces de 25 $ ou moins;
  • si des biens ou des services sont vendus, la valeur marchande des biens et services vendus (p. ex. si un article d’une valeur de 100 $ est vendu 175 $, 100 $ de ce montant constituent des recettes);
  • le montant payé pour des biens ou des services vendus pour 25 $ ou moins.

Contributions de sources anonymes

Vous pouvez accepter les contributions de sources anonymes d’au plus 25 $ chacune reçues lors d’une activité de financement (recueillies p. ex. en faisant circuler un chapeau ou dans un bocal). Déclarez à l’annexe 2  la somme totale provenant de ces dons lors de cette activité.

Toutes les autres contributions de sources anonymes doivent être versées au ou à la secrétaire de la municipalité.

Faites la soustraction de la contribution comme payée ou payable au ou à la secrétaire pour arriver au total des contributions de la partie II de l’annexe 2.

Rapport du vérificateur

Si les dépenses de votre campagne publicitaire ou les contributions que vous avez reçues dépassent 10 000 $, vous devez demander à un vérificateur d’examiner votre état financier et de fournir un rapport.

Le rapport du vérificateur doit être préparé par un vérificateur titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi de 2004 sur l’expertise comptable. Avant de retenir les services d’un vérificateur pour produire ce rapport, vérifiez que cette personne possède bien ce permis.

Où trouver les formulaires mentionnés dans ce guide

On peut obtenir les formulaires du ou de la secrétaire de la municipalité ou les télécharger à partir du Répertoire central des formulaires du gouvernement de l’Ontario.