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Aperçu

La Loi sur les normes d’emploi (LNE) exige la tenue de dossiers par les parties suivantes :

  • Les employeurs doivent tenir des dossiers écrits sur chacun de leurs employés.
  • Les agences de placement temporaire doivent tenir certains dossiers écrits sur leurs employés ponctuels. Elles doivent également respecter les exigences générales relatives à la tenue des dossiers qui s’appliquent aux employeurs.
  • Les clients des agences de placement temporaire doivent tenir certains dossiers écrits sur leurs employés ponctuels.
  • Les recruteurs doivent tenir certains dossiers écrits sur leurs employeurs, les employeurs éventuels et les employés éventuels qui font appel à leurs services.

L’employeur, l’agence de placement temporaire, le client d’une agence de placement temporaire et le recruteur conservent ces dossiers pendant un certain temps ou chargent un tiers de le faire. Ils doivent aussi veiller à ce que ces dossiers soient facilement accessibles aux fins d’inspection.

Obligations de l’employeur : Contenu et conservation des dossiers sur les employés

L'employeur doit consigner et conserver les renseignements ci-dessous pour chaque employé.

Renseignements personnels des employés

Nom, adresse et date du début de l'emploi de l'employé

Ces renseignements doivent être conservés pendant une période de trois ans suivant le moment où l'employé cesse de travailler pour l'employeur.

Date de naissance de l'employé si celui-ci est un étudiant de moins de 18 ans

Ce renseignement doit être conservé pendant une période de trois ans suivant le moment où l’employé atteint 18 ans ou pendant une période de trois ans suivant le moment où l’employé cesse de travailler pour l’employeur, selon ce qui se produit en premier.

Heures de travail et salaire

Les dates, heures, et le nombre d’heures de travail de l’employé

L’employeur doit consigner et conserver en dossier les dates et heures auxquelles l’employé a travaillé. L’employeur doit aussi consigner les heures travaillées par l’employé pour chaque jour et chaque semaine.

Ce renseignement doit être conservé pendant une période de trois ans suivant le dernier jour ou la dernière semaine de travail de l’employé.

Si l’employé touche un salaire (par exemple, un montant fixe) pour chaque période de paie et que ce montant demeure le même (sauf s’il travaille plus de 44 heures dans une semaine) l’employeur n’est tenu de consigner que les renseignements suivants :

  • le nombre d'heures de travail de l'employé en sus de celles de sa semaine de travail normale;

    et
  • le nombre d'heures de travail de l'employé en sus de huit heures par jour (ou en sus du nombre d'heures que comporte sa journée de travail normale si elle en compte plus de huit).

L’employeur n’est pas tenu de consigner les dates et heures de travail des employés ou le nombre d’heures de travail des employés qui ont le droit de recevoir un montant fixe (salaire) pour chaque période de paie où le montant payé ne change pas et qui sont exemptés de la rémunération des heures supplémentaires et des dispositions relatives à la durée maximale du travail.

Le taux normal pour chaque heure supplémentaire accumulée lorsque l'employé a deux taux de rémunération ou plus

L’employeur doit consigner les dates, les heures et le taux normal pour chaque heure supplémentaire accumulée, dans le cas où l’employé :

  • a au moins deux taux de rémunération réguliers,
  • a, au cours d’une semaine de travail, travaillé pour l’employeur au-delà du seuil d’heures supplémentaires.

Ces dossiers doivent être conservés durant trois ans.

Ententes écrites visant à effectuer des heures supplémentaires ou à calculer la moyenne des heures de travail pour la rémunération des heures supplémentaires

L’employeur doit conserver des exemplaires de chaque entente conclue avec un employé relativement aux heures supplémentaires ou au calcul de la moyenne des heures de travail pour la rémunération des heures supplémentaires, pendant une période de trois ans suivant le dernier jour où le travail a été effectué en vertu de l’entente.

Renseignements contenus dans les relevés de salaire de l’employé

Ces renseignements doivent être conservés pendant une période de trois ans suivant le moment où ils sont communiqués à l’employé.

Politique en matière de partage des pourboires

À compter du 21 juin 2024, l’employeur devra conserver une copie de toute politique concernant sa participation ou celle d’un de ses directeurs ou actionnaires à une entente de mise en commun des pourboires. Chaque politique devra être conservée pendant trois ans après qu’elle a cessé d’être en vigueur.

Vacances, jours fériés et congés

Dossiers sur les jours de vacances

L’employeur est tenu de consigner des renseignements :

  • sur le nombre de jours de vacances que l’employé a accumulés depuis le début de son emploi, mais qu’il n’avait pas encore pris avant le début de l’année de référence
  • sur le nombre de jours de vacances que l’employé a accumulés pendant l’année de référence (ou la période tampon)
  • sur le nombre de jours de vacances qu’il a pris (le cas échéant) au cours de l’année de référence (ou de la période tampon);
  • sur le nombre de jours de vacances accumulés depuis le début de son emploi, mais qu’il n’avait pas encore pris à la fin de l’année de référence (ou de la période tampon).

L’employeur doit conserver ces renseignements :

  • sept jours après le début de la prochaine année de référence (ou de la première année de référence si les dossiers se rapportent à une période tampon);
  • si cette date arrive plus tard, le premier jour de paie après la fin de la prochaine année de référence (ou de la première année de référence si les dossiers se rapportent à une période tampon).

Ces renseignements doivent généralement être conservés pendant une période de cinq ans suivant la consignation des jours de vacances.

Dossiers sur l’indemnité de vacances

L’employeur doit consigner des renseignements sur l’indemnité de vacances gagnée et versée à l’employé durant l’année de référence (ou la période tampon, le cas échéant) et sur la méthode de calcul de cette indemnité.

L’employeur doit conserver ces renseignements :

  • sept jours après le début de la prochaine année de référence (ou de la première année de référence si les dossiers se rapportent à une période tampon);
  • si cette date arrive plus tard, le premier jour de paie après la fin de la prochaine année de référence (ou de la première année de référence si les dossiers se rapportent à une période tampon).

Ces renseignements doivent généralement être conservés pendant une période de cinq ans suivant la consignation des jours de vacances et de l’indemnité de vacances.

Journée de congé remplacée par un jour férié

Si une journée est remplacée par un jour férié, l’employeur doit fournir à l’employé un relevé écrit faisant mention :

  • du jour férié de la journée remplacée,
  • de la date de la journée remplacée,
  • de la date à laquelle ce relevé a été fourni à l’employé.

L’employeur doit conserver au dossier pendant trois ans les renseignements figurant sur ce relevé.

Renseignements relatifs aux congés

L’employeur doit assurer la tenue ou voir à ce qu’une autre personne assure la tenue de l’ensemble des avis, certificats, documents de correspondance et autres documents qu’il donne ou produit et qui se rapportent à un employé qui prend un congé. Ces renseignements doivent être conservés pendant une période de trois ans suivant le jour où ce congé a pris fin.

Cela comprend tous les documents se rapportant aux congés suivants pris par l’employé :

  • au congé de maternité,
  • au congé parental,
  • au congé de maladie,
  • au congé pour obligations familiales,
  • au congé de deuil,
  • au congé d’urgence déclarée,
  • au congé dû à une urgence concernant une maladie infectieuse,
  • au congé familial pour les aidants naturels,
  • au congé familial pour raison médicale,
  • au congé en cas de maladie grave,
  • au congé pour don d’organe,
  • au congé de réserviste,
  • au congé en cas de violence familiale ou sexuelle,
  • au congé en cas de décès d’un enfant,
  • au congé en cas de disparition d’un enfant dans des circonstances criminelles.

Politiques sur la déconnexion du travail et la surveillance électronique

Les employeurs doivent conserver des copies de toute politique écrite sur la déconnexion du travail et de toute politique écrite sur la surveillance électronique pendant trois ans après que la politique a cessé d’être en vigueur.

Registre des travailleurs à domicile

Le cas échéant, l’employeur doit aussi tenir un registre indiquant les nom, adresse et taux de rémunération des travailleurs à domicile qu’il emploie. Ce registre doit être conservé pendant une période de trois ans suivant le moment où le travailleur à domicile cesse de travailler pour l’employeur.

Agences de placement temporaire et clients

En plus de se conformer aux obligations générales de tenue de dossiers dont il est question dans le présent chapitre, une agence de placement temporaire doit aussi :

  • consigner le nombre d’heures qu’un employé en affectation a travaillé pour chaque client, chaque jour et chaque semaine,
  • conserver tout avis écrit fourni à un employé en affectation au sujet de la fin d’une affectation.

Le ou les clients d’une agence de placement temporaire doivent :

  • consigner le nom de chaque employé ponctuel affecté à la réalisation de travaux pour le client
  • consigner le nombre d’heures que l’employé ponctuel a travaillé pour eux chaque jour et chaque semaine.

L’agence de placement temporaire et son ou ses clients doivent conserver ces dossiers pendant trois ans après le jour ou la semaine auxquels les informations se rapportent, ou charger un tiers de le faire.

Recruteurs

Un recruteur est toute personne, société, société en nom collectif ou entreprise individuelle qui, moyennant des frais, trouve ou tente de trouver un emploi temporaire ou permanent en Ontario à des employés éventuels, ou trouve ou tente de trouver des employés temporaires ou permanents pour des employeurs éventuels en Ontario. (Certaines exceptions s’appliquent à cette définition; consulter le chapitre Délivrance de permis – Agences de placement temporaire et recruteurs du guide ou le Règl. de l’Ont. 99/23 : Délivrance de permis – Agences de placement temporaire et recruteurs pour obtenir de plus amples détails.)

Les recruteurs sont tenus de consigner ces renseignements :

  • le nom de chaque employé éventuel qui fait appel aux services du recruteur pour trouver ou tenter de trouver un emploi
  • le nom et l’adresse de chaque employeur ou employeur éventuel qui fait appel aux services du recruteur

Le recruteur doit conserver ces dossiers pendant trois ans après le jour où il arrête de fournir ses services à l’employé éventuel, à l’employeur ou à l’employeur éventuel, ou charger un tiers de le faire.