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Renseignements concernant le bulletin

Le 25 novembre 2023, les formulaires de demande OnLand seront mis à jour et optimisés afin d'améliorer l'expérience des clients.

Objet du bulletin

Principales mises à jour des formulaires de demande :

  1. Menu déroulant et tri :
    • Un nouveau menu déroulant sera introduit pour la demande d'approbation préalable de document, listant les types de documents préapprouvés acceptables.
    • Ajout de nouvelles options de motifs de changement dans le formulaire de demande de changement/correction, qui sont classées par ordre alphabétique pour faciliter la navigation.
  2. Nouveau type de demande :
    • Ajout d'une option pour le formulaire de demande de rapport sur la conservation des données.
  3. Simplification interne :
    • Les demandes OnLand seront désormais directement envoyées à POLARIS II, notre base de données d'enregistrement immobilier.
    • La distribution par courriel ne sera plus nécessaire grâce à ce processus rationalisé.
  4. Préfixe du numéro de la demande unique :
    • Chaque type de demande aura son propre préfixe de numéro de demande unique attribué par le système lors de la soumission
    • Demande de modification/correction : QC
    • Demande d'approbation préalable de document : QD
    • Demande de dérogation ou de rapport sur la conservation des données : QM

Ces numéros de demande uniques doivent être utilisés pour faire référence à vos dossiers. Par exemple, lorsque vous correspondez avec le personnel au sujet d'une demande de modification/correction, veuillez indiquer le numéro d'identification de la demande QC12345.

Détails supplémentaires

Demande de modification/correction

Ce formulaire est utilisé pour demander des modifications ou des corrections à un enregistrement immobilier, en sélectionnant le ou les types d'erreurs qui s'appliquent à la demande. Il peut y avoir plus d'une raison au changement. Veillez à sélectionner tous les motifs de modification qui s'appliquent à votre demande. 

Des types de motifs de modification supplémentaires ont été ajoutés à la liste déroulante.

  • Demande de suppression liée
  • Description incorrecte – Erreur servitude
  • Description incorrecte – Erreur non-servitude
  • Suppression liée à la mainlevée (par exemple, ajournement)

Pour les remboursements d'inscriptions papier et électroniques, sélectionnez « Autre » dans la liste déroulante des motifs de changement et joignez votre formulaire de demande de remboursement (formulaire de demande de remboursement OnLand) ou (formulaire de demande de remboursement Teraview).

Demande d'approbation préalable de document

Le formulaire de demande a été amélioré pour offrir un menu déroulant des types de documents disponibles pour la préapprobation. Des types de documents supplémentaires ont été ajoutés à la liste : 

  • Exemption du plan de renvoi
  • Demande d'enregistrement d'une ordonnance judiciaire
  • Demande d'ordonnance de dévolution
  • Demande d'ordonnance de forclusion

Seuls les types de documents figurant dans la liste déroulante seront préapprouvés. Vous devez joindre un document de préparation complété et signé (y compris le ou les calendriers, le cas échéant).

Une fois le document approuvé, un numéro d'approbation préalable avec le préfixe « DX » sera attribué et communiqué par le personnel. Le numéro DX d'approbation préalable des documents doit être mentionné dans le document déposé.

Veuillez noter que si vous sélectionnez « Autre », le document doit être complexe et sera soumis à l'appréciation du personnel d’enregistrement immobilier. S'il est considéré comme non complexe, il sera rejeté pour approbation préalable.

Demande de dérogation

Pour demander une dérogation à un enregistrement immobilier électronique, vous devez joindre un document complet et signé en préparation, y compris les annexes, le cas échéant.

Pour demander une dérogation à l'enregistrement immobilier électronique ou pour toute question urgente concernant l'enregistrement, les candidats doivent fournir des informations détaillées sur le formulaire. Les détails doivent inclure l'existence d'une enquête du registrateur, d'un indicateur d’interdiction d’opération, d'une cote foncière, ou tout autre détail pertinent pour la demande.

Veuillez soumettre la demande de dérogation bien avant la date de clôture.

Les demandes de dérogation reçues entre 16 h 30 et 17 h seront traitées par ordre de réception pendant les heures d'enregistrement. Si votre demande ne peut être traitée dans les heures d'enregistrement, vous serez contacté.

Demande de rapport sur la conservation des données

Pour demander un rapport sur la conservation des données, il faut fournir le numéro du Ne soumettez pas de doublons et la cote foncière.

Demande d'approbation préalable du plan

Veuillez noter que cette fonctionnalité est actuellement en mode bêta et qu'elle n'est pas encore disponible. Des informations supplémentaires sur l'accès à ce service seront fournies ultérieurement.

Mises à jour du statut des demandes

Ne soumettez pas de doublons. Le délai de réponse aux demandes est généralement de 10 jours, mais il peut varier pour diverses raisons.  Pendant cette période, le personnel du bureau d’enregistrement immobilier examinera votre demande et vous fournira une réponse ou vous demandera des preuves ou des éclaircissements supplémentaires, si nécessaire. 

Pour vous tenir informé de l'état d'avancement de votre demande, le personnel d’enregistrement immobilier vous enverra un message électronique le 8e jour si votre demande n'a pas été traitée.

Original signé par

Dan Petoran
Directeur de l'enregistrement des immeubles