Qui peut enregistrer des documents?

Vous devez avoir reçu l’autorisation du directeur de l’enregistrement des immeubles pour enregistrer des documents électroniques dans le Système d’enregistrement immobilier électronique.

Vous devez satisfaire certaines normes et certains critères, incluant une preuve :

  • d’identité
  • de ressources financières
  • d’honorabilité/responsabilisation

Le fait de restreindre l’autorisation à des particuliers qui satisfont aux normes renforce la sécurité et l’intégrité du système et aide à protéger les consommateurs.

Vous ne devez pas remplir la procédure d’autorisation si vous êtes un titulaire de compte Teraview qui utilisez le système uniquement pour chercher des titres au moyen de ce compte.

Titulaires de comptes par opposition à utilisateurs sous licence

Seuls les titulaires d’un compte Teraview doivent suivre la procédure d’autorisation.

Les autres personnes qui se servent du Système d’enregistrement immobilier électronique à votre bureau, appelées « utilisateurs », doivent détenir une licence de sécurité personnelle délivrée par Teranet avant de pouvoir enregistrer un document.

Toutefois, elles n'ont pas besoin de demander une autorisation auprès du directeur de l’enregistrement des immeubles.

Les titulaires d’un compte Teraview sont tenus de s'assurer que toutes les personnes qui se servent de leur compte pour enregistrer des documents électroniques le font conformément aux lois pertinentes.

Liste d’utilisateurs

Vous devez donner la liste :

  • des utilisateurs du système à votre bureau, s'il s'agit de professionnels réglementés, par exemple des avocats;
  • ils ne sont pas utilisateurs du système, mais sont directement responsables de superviser les non-professionnels qui se servent du compte

Veuillez informer Teranet de tout ajout ou suppression à votre liste d’utilisateurs, dès que possible.

Praticien de l’immobilier indépendant

Votre catégorie est la D, même si vous êtes titulaire d’un compte Teraview et que vos services ont été retenus par des avocats afin de préparer ou d’enregistrer des documents en leur nom.

C’est la nature du titulaire de compte Teraview qui détermine la catégorie.

Si vous souhaitez rester en mesure de préparer ou d’enregistrer des documents, vous devez compléter le processus de demande. Si vous n’êtes pas encore en possession des documents prouvant les ressources financières, prévoyez suffisamment de temps pour vous les procurer.

Si vous voulez un accès limité aux recherches, vous n’avez pas à demander une autorisation, mais vous avez toujours besoin d’un compte Teraview.

Comment présenter une demande

Services en ligne d’enregistrement immobilier
Les services d’enregistrement immobilier, y compris les options libre-service, ne sont accessibles qu’en ligne.

Veuillez vous rendre dans le site Web d’ONLAND pour effectuer vos opérations.

Courriel

Présentez votre demande d’autorisation par courriel : ELRSAuthorization@ontario.ca .

Veuillez lire le Guide de demande d’autorisation (PDF) pour savoir ce dont vous aurez besoin;

  • scannez tous les documents d’identification et justificatifs nécessaires (les cartes Santé et d’adhésion à un barreau ne sont pas acceptées), en couleurs
  • le ou les formulaires de demande dûment remplis;
  • le formulaire de convention d’enregistrement dûment rempli.

Courrier

Si vous ne pouvez pas présenter votre demande d’autorisation par courriel, envoyez-la par la poste à l’adresse suivante :

Système d’enregistrement immobilier électronique Autorisation
4e étage
20, rue Dundas O
Toronto (Ontario) M5G 2C2

Téléphone

Appelez ServiceOntario au 416 314-3138 ou au 1 866 262-8135 pour discuter des options offertes.

Coût

La procédure d’autorisation est gratuite.

Documents d’entreprise

Si vous présentez une demande d’autorisation au nom d’une société (en vertu de la Loi sur les sociétés par action de l’Ontario ou du Canada, de la catégorie D), vous devez présenter l'un des documents qui suivent comme preuve de constitution en société :

  • Statuts de prorogation
  • Statuts de fusion
  • Statuts constitutifs
  • Lettres patentes
  • Articles de modification, le cas échéant

Ces documents doivent être estampillés comme étant certifiés par le gouvernement, ou accompagnés d’un certificat de constitution, etc. Il doit s'agir d’ampliations ou des documents originaux délivrés par le gouvernement.

Les copies certifiées conformes ou les photocopies seules ne sont pas acceptées.

Pour les sociétés professionnelles de catégorie B, en plus des éléments mentionnés précédemment, vous devez fournir une copie originale ou notariée du certificat d’autorisation.

Dans le cas de la catégorie A institutions financières seulement, un certificat du statut ou certificat de conformité sera accepté en remplacement des documents exigés plus haut.

Tous les documents seront conservés de façon sécuritaire dans un dossier. Vous recevrez une copie de la convention d’enregistrement signée, si l’autorisation est accordée.

Délais de traitement

Dans un bureau

Environ 15 minutes (si votre demande est complète et comprend tous les documents exigés).

Le délai de traitement dépend du nombre de clients au moment où vous présentez votre demande. Nous vous recommandons de fixer un rendez-vous à l’avance.

Autorisations

Dans un délai d’une semaine suivant la présentation (si votre demande est complète et comprend tous les documents exigés).

Les dossiers de demande dûment remplis sont envoyés au bureau principal à Toronto pour y être traités.

Renseignements personnels et protection de la vie privée

Vous devez présenter deux pièces d’identité pour prévenir le vol d’identité, une situation courante dans les cas de fraudes immobilières.

Les dossiers de demande dûment remplis seront envoyés au bureau principal du Système d’enregistrement immobilier à Toronto, de chaque bureau d’enregistrement immobilier de façon quotidienne, par service de messagerie sécurisé.

À Toronto, la documentation et les renseignements que vous transmettez seront conservés dans un dossier dans une zone sécurisée accessible uniquement par le directeur de l’enregistrement des immeubles et les employés affectés au traitement de vos demandes.

Les copies papier seront conservées dans une zone verrouillée, et tout renseignement entreposé de façon électronique sera protégé par un mot de passe dans un fichier auquel seul le personnel affecté au traitement aura accès.

Renouvellement d’une autorisation

Dans la plupart des cas, vous devez renouveler une autorisation après 5 ans.

Une date d’expiration vous sera attribuée au moment où le directeur signera la convention d’enregistrement.

Vous recevrez également un avis de renouvellement plusieurs mois avant la date d’expiration. Vous devez remplir votre demande de renouvellement au moins 30 jours avant la date d’expiration afin d’allouer suffisamment de temps au traitement de votre demande.