Protocole d’entente pour la Fiducie pour la conservation des espèces en péril

L’accord de fonctionnement entre l’Agence pour l'action en matière de conservation des espèces et la province, qui définit les rôles et les responsabilités de leur partenariat.

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Note : le masculin utilisé dans le texte du présent protocole doit être considéré comme neutre et inclut implicitement tous les genres.

Protocole d’entente/Accord de Fonctionnement entre sa Majesté le Roi du Chef de l’Ontario, représentée par le Ministre de l’Environnement, de la Conservation et des Parcs et l’Agence pour l’Action en matière de Conservation des Espèces représentée par son Président

Les parties au présent Protocole d’entente (Protocole) /au présent accord de fonctionnement conviennent de ce qui suit:

1. Objet

Le présent Protocole d’entente vise les objectifs suivants :
1. établir la relation de responsabilité entre le ministre et le président;
2. préciser les rôles et les responsabilités du ministre, du président, du sous-ministre, du directeur général et du conseil d’administration;
3. préciser les dispositions de nature opérationnelle, administrative, financière, de dotation, d’audit et de déclarations entre l’Agence et le ministère.
Le présent Protocole d’entente doit être lu conjointement avec la Loi et le Règlement. Le présent document est à la fois un protocole d’entente comme exigé par la DON et par l’accord de fonctionnement exigé en vertu de l’article 20.11 de la Loi sur les espèces en voie de disparition (LEVD). Le présent Protocole d’entente n’affecte, ne modifie, ni ne limite les pouvoirs de l’Agence comme établi en vertu de la Loi ou du Règlement et il ne porte pas atteinte aux responsabilités des parties en vertu de la Loi. En cas de divergence entre le présent protocole d’entente et la Loi ou le Règlement, la Loi et le Règlement prévaudront.

2. Définitions

Dans le cadre du présent Protocole d’entente :

« DON » désigne la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement (CGG), en sa version modifiée ou remplacée;
« Loi » et « LEVD » désignent la Loi de 2007 sur les espèces en voie de disparition, L.O. 2007, chap. 6, dans sa version modifiée;
« Agence » désigne l’Agence pour la Fiducie pour la conservation des espèces en péril, créée en vertu du Règlement et communément appelée l’Agence pour l’action en matière de conservation des espèces;
« Plan d’activités annuel » désigne le plan d’activités annuel de l’Agence, lequel comprend la politique opérationnelle mentionnée à l’article 10.1 du présent protocole d’entente;
« Rapport annuel » désigne le rapport annuel de l’Agence tel que mentionné au paragraphe 10.2 du présent protocole d’entente;
« Directives gouvernementales applicables » désigne les directives, politiques, normes et lignes directrices du gouvernement qui s’appliquent à l’Agence, pouvant être modifiées ou remplacées au besoin, et qui sont précisées à l’annexe 2 du présent protocole d’entente;
« Personne nommée » désigne un membre, et non une personne employée par l’Agence ou nommée par l’Agence à titre de membre de son personnel;
« Conseil d’administration » désigne le conseil d’administration de l’Agence;
« Directeur général » désigne la personne assurant la direction générale de l’Agence;
« Président » désigne la personne assurant la présidence de l’Agence;
« Espèces du Fonds pour la conservation » signifie une espèce désignée dans le Règlement de l’Ontario 829/21 : redevances pour la conservation des espèces en vertu de la LEVD aux fins du Fonds;
« Instruments constitutifs » désigne la Loi et le Règlement en vertu desquels l’Agence a été établie;
« Contrôle » désigne l’Unité du contrôle financier et du fonctionnement organisationnel du ministère au sein de la Direction de la planification opérationnelle et financière ou toute entité appelée à leur succéder dans le cadre du présent protocole;
« Sous-ministre » désigne la personne occupant la fonction de sous-ministre de l’Environnement, de la Conservation et des Parcs ou toute personne appelée à lui succéder;
« Loi sur le conseil exécutif » désigne la Loi sur le conseil exécutif, L.O. 1990, chap. E. 25, dans sa version modifiée;
« LAIPVP » désigne la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, dans sa version modifiée;
« Année financière » désigne la période commençant le 1er avril et se terminant le 31 mars de l’année suivante;
« Rapport quinquennal » désigne le rapport pour cinq ans tel qu’exigé en vertu du paragraphe 20.16 (4) de la Loi etexpliqué plus en détail à l’article 10.3 du présent protocole d’entente;
« Fonds » désigne le Fonds pour la conservation des espèces en péril comme établi au paragraphe 20.1 (1) de la LEVD;
« Plans financiers » désigne les plans financiers mentionnés à l’article 10.3 du présent protocole d’entente;
« Gouvernement » désigne le gouvernement de l’Ontario;
« CGG » désigne le Conseil de gestion du gouvernement;
« Membre » désigne un membre nommé à l’Agence par la personne occupant la fonction de lieutenant-gouverneur en conseil;
« Ministre » désigne la personne occupant la fonction de ministre de l’Environnement, de la Conservation et des Parcs ou toute personne pouvant être désignée, s’il y a lieu, à titre de ministre responsable relativement au présent protocole d’entente, conformément à la Loi sur le conseil exécutif;
« Ministre des Finances » désigne la personne occupant la fonction de ministre des Finances ou toute personne pouvant être désignée à cette fonction s’il y a lieu, en vertu de la Loi sur le conseil exécutif;
« Ministère » désigne le ministère de l’Environnement, de la Conservation et des Parcs ou tout ministère appelé à lui succéder;
« Protocole d’entente » désigne le présent document, signé par le ministre et le président au nom de l’Agence, qui constitue l’accord de fonctionnement exigé en vertu de l’article 20.11 de la LEVD;
« Président du Conseil du Trésor » désigne la personne occupant la fonction de président du Conseil du Trésor ou toute autre personne désignée à cette fonction, s’il y a lieu, en vertu de la Loi sur le conseil exécutif;
« CFP » désigne la Commission de la fonction publique;
« LFPO » désigne la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A, dans sa version modifiée;
« Règlement » désigne le Règlement de l’Ontario 651/21 : Agence, créée en vertu de la LEVD qui établit l’Agence;
« SCT » désigne le Secrétariat du Conseil du Trésor;
« CT/CGG » désigne le Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement.

3. Autorité légale et mandat de l’Agence

L’autorité légale de l’Agence pour l’action en matière de conservation des espèces est définie dans le Règlement.
L’Agence exerce les pouvoirs et l’autorité qui lui sont conférés en vertu de la Loi et du Règlement.
La mission de l’Agence, comme établi dans la Loi, est de gérer le Fonds conformément à l’objet du Fonds aux termes du paragraphe 20.1 (2) de la Loi et, à cette fin, l’Agence :
1. reçoit toutes les sommes des sources énumérées au paragraphe 20.2 (1) de la Loi et les verse dans le Fonds;
2. établit les activités qui sont admissibles à un financement à partir du Fonds;
3. conclut des accords de financement avec diverses personnes pour veiller à ce que les activités financées soient entreprises conformément à l’objet du Fonds;
4. administre et gère les sommes qui se trouvent dans le Fonds;
5. verse des sommes à partir du Fonds conformément à l’objet du Fonds, à l’article 20.7 de la Loi, aux lignes directrices établies par le ministre en vertu de l’article 20.8 de la Loi, à l’article 20.10 de la Loi et au Règlement;
6. exerce les fonctions et pouvoirs que lui attribuent la Loi et le Règlement.

4. Type d’organisme et statut d’organisme public

L’Agence est un organisme provincial régi par un conseil d’administration. Elle appartient à la sous-catégorie des « fiducies » en vertu de la DON et fait partie des « autres entités incluses » de la Directive sur l’approvisionnement de la FPO.
L’Agence est prescrite comme organisme public en vertu du Règlement de l’Ontario 146/10 : organismes publics et organismes publics rattachés à la Commission – Définitions, pris en vertu de la LFPO.
Sur le plan organisationnel, l’Agence ne fait pas partie du ministère, mais est considérée comme faisant partie du gouvernement.

5. Personne morale et statut d’organisme de la Couronne

L’Agence est un organisme de la Couronne au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne, L.R.O. 1990, chap. C.48, dans sa version modifiée.
L’Agence dispose des capacités, droits, pouvoirs et privilèges d’une personne physique pour mener à bien ses objectifs, sous réserve des limitations qui lui sont imposées en vertu de la Loi, du Règlement et du CT/CGG.
L’Agence est une société sans capital-actions créée par le Lieutenant-gouverneur en conseil en vertu du Règlement. Comme le prévoit le Règlement, l’article 132 (divulgation d’un conflit d’intérêts), le paragraphe 134 (1) (devoirs des administrateurs, etc.) et l’Article 136 (indemnisation) de la Loi sur les sociétés par actions s’appliquent, avec les adaptations nécessaires, à l’Agence et à son Conseil d’administration.
Comme stipulé dans la Loi, la Loi sur les personnes morales et la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales ne s’appliquent pas à l’Agence.

6. Principes directeurs

Les parties conviennent des principes directeurs suivants :

Le ministre reconnaît que l’Agence exerce des pouvoirs et exécute des fonctions conformément au mandat qui lui incombe en vertu de la Loi et du Règlement.
Le ministre reconnaît que l’Agence joue un rôle important dans l’élaboration des politiques et des programmes du gouvernement de l’Ontario, ainsi que dans la mise en œuvre de ces politiques et la prestation de ces programmes.
Le Conseil d’administration reconnaît son obligation de rendre compte à l’Assemblée législative, par l’entremise du ministre, dans le cadre de l’exercice de son mandat. L’obligation de rendre compte est un principe fondamental devant être respecté dans le cadre de la gestion, de l’administration et des activités de l’Agence. Le Conseil d’administration reconnaît qu’il doit rendre compte au ministre, par le biais de son président, sur la gouvernance et la surveillance de l’Agence.
En tant qu’organisme du gouvernement de l’Ontario, l’Agence remplit son mandat dans le respect des principes de gestion du gouvernement de l’Ontario. Ces principes portent notamment sur le comportement éthique, l’utilisation prudente, efficace et licite des ressources publiques, l’équité, la qualité supérieure des services publics ainsi que sur l’ouverture et la transparence dans le respect des limites imposées par la Loi.
Le ministre et le Conseil d’administration, par l’entremise du président, sont déterminés à faire de l’Agence un organisme crédible et disposant des pouvoirs lui permettant de remplir son mandat avec efficacité et efficience. Ils partagent l’objectif d’établir et de maintenir une relation de collaboration qui favorisera une gestion efficace de l’Agence et lui permettra de mener à bien ses responsabilités en vertu de la Loi.
L’Agence et le ministère s’engagent à éviter, dans la mesure du possible, le dédoublement des services.
L’Agence et le ministère travailleront ensemble dans un esprit de respect mutuel.

7. Relations de reddition de compte

7.1 Ministre

Le ministre doit rendre compte :

au Conseil des ministres et à l’Assemblée législative de l’exécution du mandat de l’Agence et du respect par cette dernière des politiques gouvernementales; il doit aussi faire rapport à l’Assemblée législative sur les activités de l’Agence;
au CT/CGG du rendement de l’Agence et du respect par cette dernière des directives et politiques opérationnelles applicables du gouvernement et s’en porter garant;
au Conseil des ministres du rendement de l’Agence et du respect par cette dernière des directives et politiques opérationnelles ainsi que de l’orientation générale de ses politiques.

7.2 Président

Le président, au nom du Conseil d’administration, doit :

rendre compte au ministre sur le rendement de l’Agence en ce qui a trait à l’exécution de son mandat, et s’acquitter des rôles et responsabilités que lui confèrent les Instruments constitutifs, le présent Protocole d’entente, les directives du ministre, ses lignes directrices pour le financement des activités mises sur pied en vertu de la LEVD et les directives gouvernementales applicables (annexe 2);
rendre compte au ministre, comme demandé, des activités de l’Agence;
s’assurer de communiquer en temps opportun au ministre les enjeux qui auront des répercussions ou pourraient raisonnablement avoir des répercussions sur les responsabilités de ce dernier à l’égard de l’Agence;
confirmer au ministre le respect par l’Agence des lois et directives gouvernementales applicables ainsi que des politiques comptables et financières.

7.3 Conseil d’administration

Le Conseil d’administration doit rendre compte au ministre, par l’intermédiaire du président, de la surveillance et de la gouvernance de l’Agence; il doit établir des objectifs et des orientations stratégiques pour l’Agence dans le cadre de son mandat; il doit s’acquitter des rôles et responsabilités qui lui confèrent la Loi et le Règlement, le présent Protocole d’entente, les directives du ministre, ses lignes directrices pour le financement des activités mises sur pied en vertu de la LEVD et les directives gouvernementales.

7.4 Sous-ministre

Le sous-ministre doit rendre compte au secrétaire du Cabinet et au ministre du rendement du ministère en ce qui a trait au soutien administratif et organisationnel fourni à l’Agence, et s’acquitter des rôles et responsabilités que lui confèrent le ministre, la Loi et le Règlement, le présent Protocole d’entente et les directives gouvernementales applicables.

Le sous-ministre doit également attester au CT/CGG de la conformité de l’Agence aux directives applicables du CT/CGG.

7.5 Directeur général

Le directeur général doit rendre compte au Conseil d’administration de la gestion et de l’administration de l’Agence, de la supervision du personnel de l’Agence. Il doit également s’acquitter des rôles et responsabilités que lui ont confiés le Conseil d’administration, les Instruments constitutifs de l’Agence, le présent Protocole d’entente, les directives du ministre, ses lignes directrices pour le financement des activités mises sur pied en vertu de la LEVD et les directives gouvernementales applicables. Sous la direction du président, le directeur général travaille à la mise en œuvre des décisions politiques et opérationnelles. Le directeur général rend compte du rendement de l’Agence au Conseil d’administration, par l’entremise du président.

8. Rôles et responsabilités

8.1 Ministre

Le ministre est responsable de ce qui suit :

rendre compte et se porter garant auprès de l’Assemblée législative des activités de l’Agence ;
rendre compte et se porter garant auprès du CT/CGG du rendement de l’Agence et du respect par cette dernière des directives applicables du CT/CGG ainsi que des politiques opérationnelles et de l’orientation de la politique du gouvernement pour l’Agence;
recommander au CT/CGG, au besoin, la fusion, un changement au mandat ou la dissolution de l’Agence;
recommander au CT/CGG les pouvoirs à accorder ou à retirer à l’Agence lorsqu’une modification au mandat de l’organisme est proposée;
rencontrer le président pour discuter des enjeux associés à l’exécution du mandat de l’Agence;
travailler avec le président pour définir les mesures et les mécanismes appropriés liés au rendement de l’Agence;
passer en revue les conseils ou les recommandations du président en vue de la nomination ou de la reconduction du mandat d’une personne au conseil d’administration;
formuler des recommandations au Cabinet et au lieutenant-gouverneur en conseil relativement à la nomination ou à la reconduction du mandat d’une personne au conseil d’administration concernant le processus de nomination pour les organismes établi par la Loi ou par le CGG par le biais de la DON;
décider, à n’importe quel moment, si un examen ou un audit de l’Agence est nécessaire et demander au président de procéder à des examens périodiques de l’Agence; recommander au CT/CGG des changements à la gouvernance ou à l’administration de l’Agence à la suite d’un tel examen ou d’un tel audit;
lorsqu’il le juge approprié ou nécessaire, adopter des mesures ou demander à l’agence d’adopter des mesures correctives relativement à son administration ou à ses activités;
recevoir le rapport annuel de l’Agence et l’approuver en vue de son dépôt devant l’Assemblée législative dans les délais exigés dans la DON;
informer le président des priorités et de l’orientation générale de la politique du gouvernement pour l’Agence;
consulter le président (ou d’autres personnes) au besoin sur les nouvelles directives d’importance ou lorsque le gouvernement envisage d’apporter des modifications réglementaires ou législatives qui toucheront l’Agence;
préparer le Protocole d’entente avec le président de même que toutes les modifications pouvant lui être apportées, et signer ce Protocole d’entente afin qu’il prenne effet après avoir été signé par le président;
définir les attentes de haut niveau, les grands engagements et les priorités de rendement de l’Agence au début du cycle de planification annuel des activités par le biais d’une lettre de mandat pour l’Agence;
passer en revue et approuver le plan d’activités annuel dans les délais exigés dans les Instruments constitutifs, le Présent protocole d’entente ou la DON, selon le cas;
recommander au CT/CGG tout financement provincial à attribuer à l’Agence;
recevoir et examiner le rapport quinquennal et les plans de financement élaborés par l’Agence.

8.2 Président

Le président est responsable d’appuyer le Conseil d’administration et, à ce titre, il doit :

assurer la direction de l’Agence en travaillant avec le Conseil d’administration à établir les finalités, objectifs et orientations stratégiques permettant à l’organisme de remplir son mandat;
assurer la direction du conseil d’administration et veiller à ce que ce dernier assume ses responsabilités décisionnelles concernant l’Agence;
présider les réunions du Conseil d’administration et assurer notamment la gestion de l’ordre du jour de ce dernier;
passer en revue et approuver les demandes d’indemnités journalières et les demandes de remboursement de frais de voyage des personnes nommées au Conseil d’administration;
rechercher et mettre en œuvre, pour l’Agence, les orientations stratégiques en matière de politiques énoncées par le ministre;
communiquer en temps opportun au ministre tout enjeu ou événement susceptible de le concerner ou qui pourrait raisonnablement le concerner dans l’exercice de ses fonctions liées à l’Agence;
consulter le ministre au préalable concernant toute activité susceptible d’avoir des répercussions sur les politiques, les directives ou les procédures du gouvernement ou du ministère ou encore sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l’Agence comme établi dans les Instruments constitutifs.
sur demande, faire rapport au ministre dans les délais convenus sur les activités de l’Agence, notamment par le biais d’une lettre annuelle confirmant le respect, par l’Agence, des directives gouvernementales et de toutes les lois applicables ainsi que sa conformité aux politiques comptables et financières;
veiller à ce que l’Agence mène ses activités en respectant le budget alloué et que les fonds publics soient utilisés aux fins prévues, et ce, avec intégrité et honnêteté;
élaborer une ébauche de protocole d’entente avec le sous-ministre et lui apporter toutes les modifications demandées par le ministre;
préparer le Protocole d’entente avec le ministre, et avec l’autorisation au Conseil d’administration, le signer au nom de ce même Conseil d’administration;
remettre au ministre le plan d’activités annuel, le rapport annuel, le rapport quinquennal, les plans de financement et les rapports financiers, au nom du Conseil d’administration et conformément aux délais exigés dans les Instruments constitutifs, le présent Protocole d’entente et les directives gouvernementales applicables;
veiller à ce que le plan d’activités annuel, le rapport annuel, le rapport quinquennal et les plans de financement soient publiés dans le site Web de l’Agence dans les délais exigés dans les Instruments constitutifs, la DON, ou dans le présent Protocole d’entente, selon le cas;
fournir au ministre ainsi qu’au ministre des Finances et président du Conseil du Trésor une copie de chaque rapport d’audit, une copie des réponses de l’Agence à chacun de ces rapports et de toute recommandation contenue dans le rapport;
aviser le ministre chaque année de toute recommandation d’audit restée en suspens en raison d’une directive du Conseil d’administration;
veiller à ce que les mécanismes de gestion appropriés soient en place (p. ex. finances, technologies, ressources humaines) pour une administration efficace de l’Agence;
aider le directeur général à assurer des communications et des relations publiques efficaces au nom de l’Agence et consulter le ministre relativement aux stratégies de communication avec le public et aux publications, selon les besoins;
collaborer à toute vérification ou à tout audit de l’Agence que demande le ministre, le CT/CGG ou le vérificateur général de l’Ontario;
veiller à ce que les membres soient informés en vertu de leurs responsabilités dans le cadre de la LFPO en ce qui concerne les règles de conduite éthique, y compris les règles régissant les activités politiques;
agir comme responsable de l’éthique pour les fonctionnaires, y compris pour les personnes nommées à l’Agence, faire la promotion d’une conduite éthique et s’assurer que tous les membres et employés de l’Agence connaissent les exigences éthiques propres à la LFPO ainsi que les règlements et directives établis en vertu de cette Loi, notamment en matière de conflits d’intérêts, d’activités politiques et de divulgation protégée des actes répréhensibles;
tenir le ministre informé de tous les postes à pourvoir et pour lesquels une personne devra être nommée; formuler des recommandations pour les nominations ou la reconduction de nominations au Conseil d’administration;
assurer la conformité à toutes les lois et à toutes les obligations politiques du CT/CGG.

8.3 Conseil d’administration

Les membres du conseil d’administration sont responsables de ce qui suit :

établir les finalités, objectifs et orientations stratégiques de l’Agence dans le cadre de son mandat tel que défini dans les Instruments constitutifs, les politiques gouvernementales s’il y a lieu et le présent Protocole d’entente;
assurer la gestion des affaires de l’Agence dans le cadre de son mandat tel qu’établi dans la Loi et conformément à son plan d’activités annuel tel qu’approuvé, dans le respect de ses plans de financement (selon le cas) et en respectant les paramètres établis et communiqués par écrit par le ministre, lesquels contiennent les orientations ou les directives ministérielles pour le financement d’activités mises sur pied en vertu de la LEVD;
diriger la préparation et approuver le plan d’activités annuel qui doit être remis au ministre dans les délais exigés dans la DON ou dans les délais convenus avec le ministère ou précisés dans le présent Protocole d’entente;
diriger la préparation du rapport annuel devant être remis au ministre aux fins d’approbation et de dépôt devant l’Assemblée législative, et l’approuver dans les délais établis dans les Instruments constitutifs et la DON, selon le cas;
prendre des décisions conformes au plan d’activités annuel approuvé, approuver le financement des activités conformément à la LEVD, au Règlement et aux plans de financement et veiller à ce que l’Agence mène ses activités en respectant le budget alloué;
veiller à ce que l’Agence utilise les fonds publics avec intégrité et honnêteté et uniquement aux fins prévues, en fonction du principe de rendement et en conformité avec les lois applicables, les Instruments constitutifs, et les directives gouvernementales applicables;
s’assurer que l’Agence est administrée de manière efficace et efficiente, en conformité avec les pratiques d’affaires et financières généralement acceptées et en conformité avec les directives gouvernementales applicables;
mettre sur pied des comités du Conseil d’administration ou des mécanismes de surveillance selon les besoins pour conseiller le Conseil d’administration sur une gestion efficace, une bonne gouvernance ou sur les procédures de reddition de compte de l’Agence;
approuver en temps opportun le Protocole d’entente et toute modification pouvant lui être apportée, et autoriser le président à signer ce Protocole d’entente, ou toute modification pouvant lui être apportée au nom de l’Agence;
approuver les rapports et examens de l’Agence pouvant être exigés par le ministre, s’il y a lieu, afin qu’ils soient soumis au ministre dans les délais convenus;
diriger l’élaboration d’un cadre pertinent de gestion des risques et d’un plan de gestion des risques, et organiser des examens et des audits de l’Agence en matière de risque, selon les besoins;
le cas échéant, veiller à ce que les règles en matière de conflits d’intérêts que doivent respecter le personnel et les personnes nommées par le gouvernement à l’Agence telles qu’établi dans le Règlement de l’Ontario 381/07 : règles relatives aux conflits d’intérêts visant les fonctionnaires actuels et anciens des ministères, lorsque l’Agence sera officiellement inscrite comme organisme public en vertu de la LFPO (ou qu’elle a été approuvée et publiée par le commissaire aux conflits d’intérêts ou dans le site Web du commissaire), soient en place pour les membres et le personnel de l’Agence;
établir les mesures de rendement, les cibles et les mécanismes de gestion pour le suivi et l’évaluation du rendement de l’Agence;
exiger que des mesures correctives soient adoptées pour le fonctionnement ou les activités de l’Agence, au besoin;
coopérer avec le CT/CGG et partager tout renseignement pertinent concernant tout examen des risques ou examen périodique demandé par le ministre ou le CT/CGG;
au besoin, consulter les parties intéressées relativement aux finalités, objectifs et orientations stratégiques de l’Agence;
conseiller le gouvernement, par l’entremise du ministre, sur les enjeux visant le mandat ou les activités de l’Agence ou sur les enjeux susceptibles de les affecter;
définir et faire rapport sur l’orientation stratégique de l’Agence conformément à la lettre de mandat remise par le ministre, au plan d’activités annuel de l’Agence, aux plans de financement, aux directives du ministre, aux lignes directrices du ministre pour le financement des activités élaborées en vertu de la LEVD et en tenant compte des enseignements tirés du rapport quinquennal;
diriger la préparation du rapport quinquennal et des plans de financement devant être remis au ministre conformément aux exigences et aux délais exigés dans les Instruments constitutifs et le présent Protocole d’entente, et les approuver;
nommer une personne à la direction générale et établir des objectifs de rendement ainsi que la rémunération associée à l’atteinte de ces objectifs pour la personne ainsi nommée, qui devra accorder l’importance exigée à une saine gestion et à une saine utilisation des deniers publics;
veiller à ce que le processus pour l’embauche d’un directeur général soit concurrentiel, abordable et conforme au plan d’activités annuel de l’organisme lors de son élaboration afin d’attirer et de garder une personne ayant les compétences élevées nécessaires à ces fonctions;
évaluer le rendement du directeur général en fonction des critères de rendement établis par le Conseil d’administration et le président;
assurer la sécurité des renseignements sensibles et confidentiels.

8.4 Sous-ministre

Le sous-ministre est responsable de ce qui suit :

conseiller et assister le ministre en ce qui a trait à ses responsabilités à l’égard de l’Agence, notamment en l’informant de l’orientation politique, des politiques et des priorités pertinents au mandat de l’Agence;
informer le ministre des exigences de la DON et des autres directives qui s’appliquent à l’Agence;
recommander au ministre, au besoin, une évaluation ou un examen, notamment une évaluation en fonction des risquespour l’Agence ou l’un ou l’autre de ses programmes, ou toute modification au cadre de gestion ou au cadre opérationnel de l’Agence;
organiser des réunions d’information régulières et des consultations entre le président et le ministre et entre le personnel du ministère et celui de l’Agence, selon les besoins;
attester au CT/CGG la conformité de l’Agence aux exigences d’obligations de rendre compte énoncées dans la DON et dans d’autres directives applicables du CT/CGG, dans les politiques opérationnelles du gouvernement et dans les orientations politiques en fonction de la lettre annuelle de conformité du président au ministre.
veiller à ce que le ministère et l’Agence disposent des capacités et des mécanismes de gestion fondés sur la gestion des risques, et qu’une surveillance appropriée de l’Agence soit exercée;
s’assurer que l’Agence dispose d’un cadre approprié de gestion des risques et d’un plan de gestion des risques pour la gestion des risques auxquels l’Agence pourrait être confrontée dans l’atteinte des objectifs de son programme ou de sa gestion des risques;
procéder, dans les délais prescrits, à des examens fondés sur les risques de l’Agence, de sa gestion ou de ses activités, comme pourraient l’exiger le ministre ou le CT/CGG;
établir un cadre pour l’examen ou l’évaluation du plan d’activités annuel et des autres rapports;
seconder le ministre dans l’examen des cibles, des mesures et des résultats de rendement de l’Agence;
conseiller le ministre sur les documents que lui remet l’Agence aux fins d’examen ou d’approbation, ou les deux;
remettre au ministre, dans le cadre du processus annuel de planification, un plan d’évaluation et de gestion des risques pour chaque catégorie de risque touchant l’Agence;
procéder à des examens de l’Agence, à la demande du ministre;
coopérer à tout nouvel examen de l’Agence, à la demande du ministre ou du CT/CGG;
assurer la surveillance de l’Agence au nom du ministre, tout en respectant l’autonomie de l’Agence, et établir les mesures correctives à adopter le cas échéant, puis recommander au ministre des solutions aux problèmes susceptibles de survenir, s’il y a lieu;
négocier avec le président en vue de produire un projet de protocole d’entente ou tout changement au Protocole d’entente, conformément aux directives du ministre;
consulter le directeur général et le président, au besoin, sur les questions d’importance mutuelle, notamment sur les services offerts à l’Agence par le ministère et la conformité de l’Agence aux directives du CT/CGG et aux politiques du ministère;
rencontrer le président ou le directeur général au besoin ou à la demande du ministre, ou encore à la demande du président ou du directeur général;
prendre les dispositions nécessaires afin que l’Agence dispose du soutien administratif, financier et autre, comme précisé dans le présent Protocole d’entente;
faire rapport au SCT sur la conformité de l’Agence et du ministère avec la DON, au besoin;
informer le président ou le directeur général, par écrit, de toute nouvelle directive gouvernementale ou de toute exception ou exemption, en tout ou en partie, aux directives du CT/CGG, aux politiques gouvernementales ou aux politiques administratives du ministère;
au besoin, présenter au secrétaire du CT/CGG un rapport sur le démantèlement de l’Agence une fois que ses actifs sont liquidés, que les travaux dont elle est responsable sont entièrement complétés et que les mandats des personnes nommées sont terminés;
consulter le président relativement à l’évaluation du rendement du directeur général.

8.5 Directeur général

Le directeur général est responsable de ce qui suit :

assurer la gestion des activités quotidiennes et des affaires opérationnelles, financières et d’analyse de l’Agence, conformément au mandat de l’Agence, aux directives gouvernementales applicables, aux pratiques d’affaires et financières généralement acceptées et au présent Protocole d’entente;
conseiller le président sur les exigences de la DON et la conformité de l’Agence à cette directive, aux directives gouvernementales applicables et aux règlements et politiques de l’Agence en confirmant notamment chaque année la conformité de l’Agence aux exigences obligatoires;
appliquer les politiques et procédures afin que les deniers publics soient utilisés avec intégrité et honnêteté;
assurer la direction et la gestion du personnel de l’Agence, y compris la gestion des ressources humaines et financières, conformément au plan d’activités annuel approuvé, aux pratiques d’affaires et financières généralement acceptées, aux instruments constitutifs et aux directives gouvernementales applicables;
définir et appliquer un cadre de gestion financière pour l’Agence, conformément aux directives, aux politiques et aux lignes directrices en matière de contrôle financier du ministre des Finances/du Conseil du Trésor;
transposer les finalités, objectifs et orientations stratégiques du Conseil d’administration en plan opérationnels et en activités, conformément au plan d’activités annuel et aux plans de financement approuvés;
veiller à ce que l’Agence dispose des capacités de surveillance et qu’un cadre de surveillance approprié soit en place pour la surveillance de la gestion et des activités de l’Agence, et pour ses mesures de rendement;
par l’entremise du président, garder le Conseil d’administration informé du déroulement de la mise en œuvre des politiques et des activités de l’Agence;
établir et appliquer des mécanismes qui permettront d’avoir l’assurance que l’Agence exerce ses activités conformément à son plan d’activités annuel approuvé;
définir et appliquer un cadre de gestion des risques et un plan de gestion des risques pour la gestion des risques qui sera mis en place comme demandé par le président;
aider le président et le Conseil d’administration à assumer ses responsabilités, notamment en matière de conformité avec toutes les lois et directives gouvernementales applicables et avec les autres directives, politiques, procédures, règlements et lignes directrices de l’Agence;
assurer un suivi annuel du rendement de l’Agence et faire rapport des résultats de cette surveillance au Conseil d’administration par l’entremise du président;
Garder le ministère et le président informés des enjeux ou des événements susceptibles d’avoir une influence sur le ministre, le sous-ministre ou le président dans l’exercice de leurs fonctions;
au besoin, demander le soutien et les conseils du ministère sur les questions de gestion de l’Agence;
lorsque l’Agence est officiellement désignée en vertu de la LAIPVP, veiller à ce que ses responsabilités en tant que dirigeant de l’institution soient assumées tel que le prévoit le Règlement 460 : dispositions générales de la LAIPVP;
établir et appliquer un mécanisme de conservation des documents de l’Agence et permettant de rendre de tels documents publics au besoin et de respecter la LAIPVPet la Loi de 2006 sur les archives publiques et la conservation de documents, le cas échéant;
établir et assurer la mise en œuvre de systèmes de gestion appropriés pour un fonctionnement efficace de l’Agence, notamment des systèmes technologiques nécessaires au suivi des frais engagés pour la conservation des espèces ou des sommes remboursées et des activités financées;
créer un site Web pour l’Agence en collaboration avec le ministère, et en assurer la bonne gestion et la mise à jour en se conformant aux exigences de publication des documents de l’Agence dans le site Web quant aux délais exigés dans les Instruments constitutifs, la DON et le présent Protocole d’entente, comme demandé par le président;
procéder à un examen axé sur le risque de la gestion et des activités de l’Agence;
au besoin, consulter le sous-ministre sur des questions d’importance mutuelle, notamment en ce qui concerne les services fournis par le ministère, et sur les directives gouvernementales applicables et les politiques du ministère;
coopérer avec les instances lors de tout examen périodique, comme demandé par le ministre ou le CT/CGG;
promouvoir une conduite éthique, comme demandé par le président, et veiller à ce que tout le personnel de l’Agence connaisse bien les exigences en matière d’éthique contenues dans la LFPO, dans tout règlement applicable et dans toute directive prise en vertu de la LFPO, notamment en matière de conflits d’intérêts, d’activités politiques et de divulgation protégée des actes répréhensibles;
par l’entremise du président, garder le Conseil d’administration informé de toutes les questions de nature opérationnelle;
préparer le rapport annuel et le plan d’activités annuel comme exigé par le Conseil d’administration;
préparer les rapports financiers aux fins d’approbation par le Conseil d’administration;
concevoir, aux fins d’approbation par le Conseil d’administration, un mécanisme d’évaluation du rendement pour le personnel, et en assurer la mise en place;
confirmer la conformité de l’Agence aux directives et aux politiques gouvernementales applicables et aider le Conseil d’administration à produire la déclaration de conformité de l’Agence;
préparer ou demander la préparation du rapport quinquennal et des plans de financement aux fins d’approbation par le Conseil d’administration;
formuler des recommandations au Conseil d’administration sur les approches permettant de déterminer si une activité est admissible à un financement; recommander, puis approuver les activités admissibles à un financement comme exigé par le Conseil d’administration, conformément à la LEVD et aux priorités établies dans les plans de financement;
en qualité de chef des communications de l’Agence, respecter les rôles et responsabilités définis dans le protocole de communications publiques

9. Cadre éthique

Les membres nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sont assujettis aux dispositions sur les conflits d’intérêts de la DON et, lorsque l’Agence est confirmée à titre d’organisme public comme précisé au paragraphe 4(b) du présent Protocole d’entente, aux dispositions sur les conflits d’intérêts de la LFPO et de ses règlements.

Les membres ne peuvent utiliser pour leur profit ou leur bénéfice personnel les renseignements obtenus du fait de leur nomination ou de leurs fonctions au Conseil d’administration. Un membre ayant des motifs raisonnables de croire qu’il se trouve en conflit d’intérêts dans une affaire portée à l’attention du Conseil d’administration ou d’un comité du Conseil d’administration doit faire part de la nature de ce conflit au président dans les plus brefs délais et s’abstenir de participer aux discussions sur l’affaire en question. Le cas échéant, le président doit veiller à ce que tout conflit d’intérêts allégué soit inscrit au procès-verbal de la réunion du Conseil d’administration au cours de laquelle l’affaire en question est abordée.

Le président, à titre de responsable de l’éthique de l’Agence, veille à ce que les personnes nommées et le personnel de l’Agence soient informés des règles d’éthique qu’ils doivent respecter, y compris les règles concernant les conflits d’intérêts, les activités politiques et la divulgation protégée des actes répréhensibles qui s’appliquent à l’Agence.

10. Exigences en matière de production de rapports

10.1 Plan d’activités annue

Le président veillera à ce que le ministre reçoive chaque année le plan d’activités annuel couvrant une période de trois (3) ans à partir de l’exercice financier à venir; ce plan comprendra un budget ainsi qu’un plan d’évaluation et de gestion des risques et sera produit aux fins d’approbation par le ministre. Le plan d’activités annuel devra être conforme aux exigences contenues dans la LEVD, la DON et dans le présent Protocole d’entente.
Dans le cadre du plan d’activités annuel, l’Agence devra élaborer une politique opérationnelle qui établira les approches qu’adoptera l’Agence pour minimiser les sommes consacrées à l’administration émanant du Fonds et pour faire preuve de responsabilité sur le plan financier et assurer sa durabilité en la matière. Cette politique opérationnelle inclura, au minimum, les éléments suivants :
1. des stratégies ainsi qu’un ou plusieurs indicateurs de rendement afin de minimiser les coûts administratifs et de fonctionnement compte tenu du montant des revenus reçus;
2. des approches pour la gestion et la prise en charge des défis financiers actuels ou des défis potentiels à venir, tels que des années où les revenus sont plus bas ou lorsque des remboursements sont émis (p. ex. tenir compte d’un fonds de prévoyance);
3. un aperçu des mesures que l’Agence entend adopter afin de minimiser les sommes du Fonds consacrées aux coûts administratifs des bénéficiaires dont les projets ont été financés.
4. les approches pour rembourser la Couronne conformément aux dates applicables à cet égard (p. ex. les fonds dépensés par la Couronne au nom de l’Agence aux fins des activités de démarrage, les paiements de prêts).
Le plan d’activités annuel devra être remis au directeur général de l’administration du ministère ou au directeur général désigné trois mois avant la date de début du premier exercice de l’Agence.
Le président a la responsabilité de s’assurer que le plan d’activités annuel comprend un système de mesures du rendement et des exigences de production de rapports sur la progression vers l’atteinte des objectifs établis dans le plan d’activités annuel. Ce système doit inclure des objectifs de rendement et préciser comment ils seront atteints. Il devra aussi énoncer des cibles et des échéances à cet effet.
Le président doit s’assurer que le plan d’activités annuel comprend un plan d’évaluation et de gestion des risques afin d’aider le ministère à produire de l’information sur son plan d’évaluation et de gestion des risques conformément aux exigences de la DON pour évaluer les risques, produire et garder à jour les dossiers nécessaires et faire rapport au CT/CGG.
Le ministre examinera le plan d’activités annuel et avisera rapidement le président s’il est d’accord avec les orientations proposées par l’Agence. Le ministre peut indiquer au président où et de quelle façon le plan de l’Agence diffère des politiques ou des priorités du gouvernement ou du ministère, au besoin, et le président, au nom du Conseil d’administration, révisera le plan de l’Agence en conséquence, Comme pratique exemplaire, le ministre devra approuver le plan d’activités annuel avant le début de l’exercice financier de l’Agence. Le plan d’activités annuel ne sera réputé valide qu’une fois approuvé par le ministre et que cette approbation aura été signifiée par écrit.
De plus, à tout moment, le CT/CGG peut exiger que le ministre lui remette le plan d’activités annuel de l’Agence aux fins d’examen.
Le président, par le biais du directeur général, veillera à ce que le plan d’activités annuel approuvé par le ministre soit aussi rendu public et proposé dans un format accessible, dans les deux langues officielles, dans le site Web de l’Agence, et ce, dans les 30 jours ouvrables suivant l’approbation du plan par le ministre.

10.2 Rapport annuel

Le président est chargé de s’assurer que le rapport annuel soit produit et remis au ministre aux fins d’approbation dans les délais exigés dans les instruments constitutifs ou dans la DON, selon le cas. Le rapport annuel doit être conforme aux exigences précisées dans les Instruments constitutifs, dans le présent Protocole d’entente et dans la DON.
En plus des exigences précisées dans la Loi et dans la DON, le rapport annuel inclura les éléments suivants :
1. montant total des revenus déposés dans le Fonds, par type de dépôt (p. ex. redevances pour la conservation des espèces, dons, financement versé par l’État);
2. montant total des paiements pour les activités financées, à partir du Fonds, afin d’atteindre les objectifs du Fonds;
3. pour chaque espèce conservée, montant total des redevances déposées dans le Fonds pour la conservation des espèces, des remboursements accordés et des paiements pour les activités financées à partir du Fonds pour atteindre les objectifs du Fonds;
4. une liste des bénéficiaires du Fonds et, pour chacun, les éléments d’information suivants :
  1. le montant total des fonds désignés pour l’activité financée;
  2. l’emplacement de l’activité financée (p. ex. la municipalité ou le district territorial);
  3. le montant versé dans l’année pour laquelle le rapport est en préparation (conformément à la LAIPVP);
  4. une description de l’activité financée;
  5. l’activité que le Fonds pour la conservation des espèces vise à protéger ou à rétablir, ainsi que les résultats attendus pour cette espèce du Fonds pour la conservation.
5. la proportion des dépenses de l’Agence consacrée à l’administration ou à l’exploitation par rapport au total de redevances reçues pour la conservation des espèces;
6. le montant total des paiements versés aux bénéficiaires financés pour les coûts administratifs.
Le président, par l’entremise du directeur général, veillera à ce que le rapport annuel soit préparé dans la forme précisée dans la DON.
Le ministre recevra et examinera le rapport annuel afin de confirmer qu’il respecte les exigences établies dans les Instruments constitutifs, dans le présent Protocole d’entente et dans la DON et approuvera ce rapport dans les délais précisés dans la DON.
Le ministre déposera le rapport à l’Assemblée législative conformément aux délais précisés dans la DON.
Le président, par l’entremise du directeur général, veillera à ce qu’après son dépôt à l’Assemblée législative, le rapport annuel soit publié dans un format accessible, dans les deux langues officielles, dans le site Web de l’Agence, et ce, dans les délais précisés dans la DON.
Pour la distribution du rapport annuel, les formats numériques et la voie électronique devront être privilégiés, à moins d’exigence contraire (p. ex. en vertu d’une directive ou d’une loi).

10.3 Autres rapports

Généralités

Au nom du Conseil d’administration, le président est responsable de ce qui suit :

veiller à ce que les rapports et les documents indiqués à l’annexe 1 du présent Protocole d’entente soient soumis aux fins d’examen et d’approbation par le ministre, selon le cas et dans les délais exigés;
soumettre un rapport sur les approvisionnements au contrôle financier conformément aux exigences et dans les délais précisés dans la directive en matière d’approvisionnement de la FPO et à l’annexe 1 du présent Protocole d’entente;
fournir des données précises et autres renseignements, à la demande du ministre ou du sous-ministre, qui pourraient être exigés s’il y a lieu aux fins de l’administration du ministère.

Rapport quinquennal

Le directeur général est chargé de veiller à ce que le rapport quinquennal soit préparé conformément aux exigences établies dans la Loi et le Règlement de l’Ontario 656/21 : Rapport quinquennal de l’Agence, pris en vertu de la LEVD, et que ce rapport soit remis au ministre, par l’entremise du président, dans les trois (3) mois suivant le 16 septembre 2026 et tous les cinq ans par la suite.
Le ministre examinera le rapport quinquennal et livrera ses commentaires à l’Agence, au besoin, dans les 60 jours suivant sa réception. L’Agence tiendra compte des commentaires du ministre avant de publier le rapport quinquennal dans le site Web de l’Agence.
Le président, par l’entremise du directeur général, veillera à ce que le rapport quinquennal soit publié dans un format accessible dans le site Web de l’Agence, et ce, 30 jours après que le ministre a examiné ledit rapport.

Plans de financement

Le directeur général est chargé de veiller à ce que des plans de financement soient préparés et révisés, au besoin, pour chaque espèce du Fonds pour la conservation et que ces plans soient remis au ministre, par l’entremise du président, conformément aux exigences et aux délais établis dans le Règlement.
Pour chaque espèce du Fonds pour la conservation, le directeur général veillera à ce qu’un plan de financement soit établi et publié dans le site Web de l’Agence avant que des fonds soient dépensés pour des espèces du Fonds pour la conservation.
Le président, par l’entremise du directeur général, veillera à ce que les plans de financement soient publiés dans un format accessible dans le site Web de l’Agence, conformément aux exigences et aux délais établis dans le Règlement.

11. Exigences de publication

Le président, par l’entremise du directeur général et en collaboration avec le ministère, veillera à ce que les documents approuvés suivants soient publiés dans le site Web de l’Agence dans les délais précisés :
1. Protocole d’entente et toute lettre de confirmation – dans les 30 jours civils suivant la signature par les deux parties;
2. lettre de mandat de l’Agence – au plus tard en même temps que le dépôt du plan d’activité annuel correspondant;
3. plan d’activités annuel – conformément au paragraphe 10.1(h) du présent Protocole d’entente;
4. rapport annuel – conformément au paragraphe 10.2(f) du présent Protocole d’entente;
5. rapport quinquennal – conformément au paragraphe 10.3 (f) sur le rapport quinquennal du présent Protocole d’entente;
6. plans de financement – conformément au paragraphe 10.3 (i) sur ces plans de financement dans le présent Protocole d’entente.
Les documents publiés ne doivent pas divulguer : de renseignements personnels, de renseignements d’emploi sensibles ou portant sur les relations de travail, d’information privilégiée entre un avocat et son client, de renseignements confidentiels du Conseil des ministres, de secrets commerciaux ou d’information de nature scientifique, de renseignements susceptibles de nuire aux intérêts financiers ou commerciaux de l’Agence dans les marchés ou d’information qui, autrement, poserait un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’Agence. L’Agence respectera les politiques et les lignes directrices du gouvernement concernant les données sensibles pour les espèces en voie de disparition et procèdera à la formation appropriée au besoin (p. ex. formation sur les données sensibles du Centre d’information sur le patrimoine naturel).
L’Agence, par l’entremise du président et au nom du Conseil d’administration, veillera à ce que les renseignements sur les dépenses des personnes nommées, sur le directeur général et sur toute personne membre du personnel de direction relevant directement du directeur général soient publiés dans le site Web de l’Agence, conformément à la directive du CGG sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil.
L’Agence, par l’entremise du président et au nom du Conseil d’administration, veillera à ce que les renseignements suivants soient publiés dans le site Web de l’Agence :
1. les coordonnées et certains renseignements sur les dirigeants ou administrateurs de l’Agence, y compris les noms et la durée du mandat des administrateurs;
2. une description des activités financées, y compris le bénéficiaire des fonds (conformément à la LAIPVP), le montant accordé, l’espèce bénéficiaire et l’emplacement général (soit la municipalité ou le district territorial) de même que les résultats attendus à la suite de l’activité.
L’Agence, par l’entremise du président et au nom du Conseil d’administration, veillera à ce que toute autre exigence de publication applicable soit respectée, y compris les exigences précisées dans la Loi sur les services en français.

Pour le protocole de communications complet, veuillez consulter l’annexe 3.

12. Communications et gestion des enjeux

Les parties au présent Protocole d’entente reconnaissent que l’échange d’information en temps utile sur les activités et l’administration de l’Agence est essentiel pour permettre au ministre d’assumer ses responsabilités en ce qui a trait à la reddition de compte et de se porter garant auprès de l’Assemblée législative des activités de l’Agence. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel pour le président, au nom du Conseil d’administration, d’être bien informé des initiatives du gouvernement et des grandes orientations politiques susceptibles d’influer sur le mandat et les fonctions de l’Agence.

Le ministre et le président, au nom du Conseil d’administration, conviennent par conséquent de ce qui suit :

le président avisera le ministre, en temps utile, de tous les événements ou enjeux prévus, y compris des affaires litigieuses susceptibles d’intéresser ou qui pourraient raisonnablement intéresser le ministre dans l’exercice de ses responsabilités;
le ministre consultera le président en temps utile, au besoin, sur les grandes initiatives stratégiques du gouvernement ou sur les projets de loi du gouvernement susceptibles d’influer sur le mandat ou les fonctions de l’Agence ou d’avoir d’autres répercussions importantes pour l’Agence;
le ministre et le président, ou le sous-ministre et le directeur général consulteront divers intervenants au sujet des stratégies de communication et des publications. Chacun se tiendra mutuellement informé des résultats de ces consultations et de toute autre consultation publique, ainsi que des échanges avec les populations autochtones;
le ministre et le président se rencontreront au moins une fois par année, ou à la demande de l’une ou l’autre des parties, afin de discuter des enjeux liés à l’exécution et à la prestation du mandat de l’Agence, de sa gestion et de ses activités;
le sous-ministre et le directeur général se rencontreront au moins une fois l’an, ou à la demande de l’une ou l’autre des parties, afin de discuter des enjeux liés à l’exécution et à la prestation du mandat du Conseil d’administration et au fonctionnement efficace de l’Agence, selon le cas. Le sous-ministre et le directeur général partageront entre eux, en temps utile, de l’information et des conseils relativement aux questions importantes touchant la gestion ou les activités de l’Agence;
l’Agence et le ministère respecteront le protocole de communications publiques précisé à l’annexe 3 du présent Protocole d’entente dans le cadre de leurs mesures de gestion continue des enjeux.

Pour le protocole de communications complet, veuillez consulter l’annexe 3.

13. Modalités administratives

13.1 Directives gouvernementales applicables

Le président, au nom du Conseil d’administration, est chargé de veiller à ce que l’Agence mène ses activités dans le respect de toutes les directives gouvernementales applicables et conformément, selon le cas, aux politiques et procédures financières et administratives du ministère. L’annexe 2 du présent Protocole d’entente contient une liste de certaines des directives, lignes directrices et politiques applicables.
Le ministère informera l’Agence de toute modification ou de tout élément ajouté aux directives, aux politiques ou aux lignes directrices qui s’appliquent à l’Agence; l’Agence est toutefois responsable de se conformer à toutes les directives, politiques et lignes directrices qui la concernent.
En plus de la Directive sur les biens immobiliers, l’Agence doit respecter la politique du ministère de l’Infrastructure en matière de biens immobiliers, y compris ses annexes, lorsqu’elle acquiert des locaux pour ses bureaux ou pour la prestation de ses programmes. Le ministère veillera à ce que l’Agence demeure informée de toute mise à jour à cette politique.
Le président, au nom du Conseil d’administration, est chargé de veiller à ce que des attentes claires soient établies pour le transfert des paiements à leurs bénéficiaires, conformément à la Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert, et d’agir avec une diligence efficace pour préparer les contrats de paiement de transferts et en assurer la surveillance afin de s’assurer que les engagements prévus sont honorés et que les mesures de contrôle adéquates sont en place pour assurer une utilisation prudente de l’argent des contribuables.
Lorsqu’elle acquiert des biens et des services de tiers, l’Agence devra respecter les directives gouvernementales applicables en matière d’approvisionnement et ses propres politiques à cet égard.

13.2 Services de soutien administratif et organisationnel

L’Agence peut demander l’aide du ministère pour la prestation de services de soutien administratif et organisationnel. Le sous-ministre devra s’assurer que le soutien ou les services fournis à l’Agence, y compris les services juridiques, sont de la même qualité que ceux qui sont offerts aux divisions et aux directions de son propre ministère.
L’Agence peut demander le soutien du ministère, s’il y a lieu, pour ses échanges avec les populations autochtones.

13.3 Ententes avec des tiers et approvisionnements

L’Agence doit s’assurer, avant de conclure tout arrangement avec un tiers, que les exigences de paiement imposées à l’Agence sont conformes à la LEVD, au règlement et à l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, L.R.O. 1990, chap. F.12, dans sa version modifiée, ainsi qu’à toute directive gouvernementale applicable.
L’Agence doit s’assurer que tout arrangement financier avec un tiers respecte les conditions suivantes :
1. Les activités entreprises par le tiers sont admissibles à un financement en vertu de la LEVD, du Règlement et de toute directive du ministre pour le financement d’activités mises sur pied en vertu de la LEVD.
2. Il incombe au tiers d’établir quels permis, quelles licences et quelle autre forme d’approbation sont nécessaires pour réaliser l’activité, y compris les autorisations exigibles en vertu de la LEVD, et d’obtenir ces permis, licences et autorisations.
3. Le tiers a l’obligation de divulguer toute autre source de financement reçu pour réaliser l’activité, et de confirmer qu’il ne reçoit pas déjà de financement pour exécuter la même part de l’activité financée par l’Agence.
4. Le tiers a l’obligation de divulguer le montant du financement reçu de l’Agence qui sera consacré à l’administration dans le cadre du projet ou des activités financés.
5. Le tiers assurera le contrôle des activités et produira les rapports exigés à leur sujet, en conformité avec les directives gouvernementales applicables telles qu’établies dans l’arrangement afin d’aider l’Agence à remplir les exigences de déclaration, notamment la préparation de son rapport quinquennal.
L’Agence devra envisager des mécanismes pour encourager les parties ayant obtenu un financement à publier les résultats de leurs activités financées par le biais des arrangements financiers, conformément à toute directive gouvernementale applicable.
L’Agence devra mener ses activités en respectant toutes les directives gouvernementales applicables (y compris, sans s’y limiter, la Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert, la Politique opérationnelle en matière de paiements de transfert et la Directive sur l’approvisionnement pour la FPO s’appliquant aux autres organismes inclus, tels que définies dans la Directive), lors de la conclusion d’une entente avec un tiers et elle devra aussi s’assurer que la signature de l’entente est conforme à la gouvernance de l’Agence.
L’Agence gardera le directeur, la Direction économique et la Direction des Finances du ministère informés, en temps utile, de tout recours pour le recouvrement d’une dette que l’Agence souhaite entreprendre dans le cadre d’une entente conclue avec un tiers.

13.4 Services juridiques

L’Agence et le ministère du Procureur général, par le biais de la Direction des services juridiques, devront établir un protocole pour la prestation de services juridiques à l’Agence.
L’Agence peut demander des services juridiques externes si elle a besoin d’une expertise que ne possède pas le ministère du Procureur général ou lorsque le recours à un cabinet de procureurs de la Couronne entraînerait un conflit d’intérêts.
Au besoin, des services juridiques externes seront retenus conformément à la politique opérationnelle du ministère du Procureur général en matière d’acquisition et d’utilisation de services juridiques.

13.5 Création, collecte, conservation et élimination de documents

Le président, au nom du Conseil d’administration, doit assurer la mise en place de procédures pour la création, la collecte, la conservation et l’élimination de documents.
Le Conseil d’administration, par l’entremise du président, doit s’assurer que l’Agence respecte toutes les lois provinciales, les directives et les politiques sur la gestion de l’information et la gestion des documents.
Le directeur général, le président et le Conseil d’administration doivent protéger les intérêts juridiques et financiers de même que les autres intérêts de l’Agence en adoptant des mesures raisonnables pour assurer la durabilité, l’intégrité, la conservation et la sécurité de tous les documents officiels créés, commandés ou acquis par l’Agence. Ces documents incluent, sans s’y limiter, tous les documents électroniques tels que les courriels, l’information publiée sur le site ou les sites Web de l’Agence, les ensembles de données de base de données et tous les documents conservés dans des ordinateurs personnels ou des disques durs partagés.
Le président, au nom du Conseil d’administration, doit s’assurer que des mesures sont en place pour exiger que le personnel de l’Agence crée des documents complets, exacts et fiables, où seront consignés et documentés les transactions opérationnelles importantes, les décisions, les événements, les politiques et les programmes.
Le Conseil d’administration, par l’entremise du président, doit veiller à ce que l’Agence se conforme à la Loi de 2006 sur les archives publiques et la conservation des documents, L.O. 2006, chap. 34, annexe A, dans sa version modifiée.

13.6 Propriété intellectuelle

Le président, au nom du Conseil d’administration, doit s’assurer que les intérêts juridiques, financiers et autres du gouvernement en matière de propriété intellectuelle sont protégés dans tout contrat que l’Agence pourrait conclure avec un tiers et qui implique la création d’une propriété intellectuelle.
L’Agence doit respecter la Directive sur la gouvernance et la gestion ainsi que l’utilisation de l’information et de la technologie de l’information du CT/CGG conjointement avec la Politique générale de conservation des documents; Gestion, diffusion et fixation du prix des renseignements gouvernementaux ainsi que toute politique ou toute directive connexe.

13.7 Accès à l’information et protection de la vie privée

Le président et le ministre reconnaissent que, lorsque l’Agence est désignée comme institution aux fins de la LAIPVP, elle doit respecter les exigences contenues dans la LAIPVP relativement à la collecte, à la conservation, à la protection, à l’utilisation et à l’élimination de documents.
Le directeur général doit être la personne de l’institution responsable aux fins de la LAIPVP.
L’Agence et le ministère devront coopérer pour fournir des données particulières et d’autres renseignements demandés par l’une ou l’autre des parties, de la manière convenue et dans des délais raisonnables, afin de répondre aux besoins en matière d’information.
L’Agence devra, à la demande du ministère, fournir des données particulières et tout autre renseignement dans les délais raisonnables exigés par le ministère.
Les parties reconnaissent que toute l’information transmise au ministre ou au ministère par l’Agence demeure sous le contrôle du ministre aux termes de la LAIPVP.
Les données ou les documents confidentiels fournis par l’Agence au ministre ou au ministère devront le demeurer et devront être clairement identifiés comme confidentiels par l’Agence. Si le ministre reçoit une demande en vertu de la LAIPVP pour la divulgation de tels renseignements confidentiels, le ministre transmettra à l’Agence un avis à cet effet.
Nonobstant ce qui précède, l’Agence reconnaît que le ministère est lié par la LAIPVP et pourrait devoir, en vertu de la loi ou d’une ordonnance du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, de la Cour ou d’un tribunal, divulguer de l’information confidentielle de l’Agence transmise au ministre par l’Agence. Toute demande d’information par l’Agence au ministère sera étudiée afin d’en vérifier la conformité avec la LAIPVP.

13.8 Normes de service

L’Agence doit établir des normes de qualité et de service à la clientèle conformes aux normes correspondantes du gouvernement, du ministère et de la fonction publique de l’Ontario.
Le président doit veiller à ce que l’Agence offre des services d’une qualité conforme aux principes et aux exigences de la Directive sur les services de la FPO.
L’Agence élaborera une procédure officielle de traitement des plaintes relatives à la qualité des services reçus par le public, conformément aux normes de qualité de service du gouvernement.
Le plan d’activités annuel contiendra des mesures de rendement et des cibles pour le service, ainsi que les détails de la procédure de traitement des plaintes par l’Agence.
L’Agence devra se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, L.O. 2005, chap. 11, dans sa version modifiée, et la Loi sur les services en français et le Règlement de l'Ontario 544/22 (Offre active de services en français – Mesures prescrites) pris en vertu de cette loi pour renforcer l'offre active de services en français.
L’Agence veillera à ce qu’un reçu soit remis, en temps utile, à la personne ayant payé des redevances pour la conservation des espèces, ayant versé un don ou ayant reçu un remboursement. Les renseignements suivants doivent figurer sur les reçus remis pour redevances pour la conservation des espèces ou à la suite d’un remboursement :
1. nom et coordonnées de la personne ayant payé les redevances ou à qui le remboursement est accordé;
2. identifiant attribué par le ministère pour l’autorisation pertinente en vertu de la LEVD;
3. montant total des redevances payées ou remboursées et date du paiement ou du remboursement, par espèce du Fonds pour la conservation;
4. municipalité ou district territorial de l’activité autorisée associée au paiement ou au remboursement.
L’Agence mettra le ministère en copie pour les reçus remis aux personnes qui ont payé des redevances pour la conservation des espèces ou qui ont obtenu un remboursement.

14. Arrangements financiers

14.1 Dispositions générales

Toutes les procédures financières de l’Agence doivent être conformes aux exigences de la Loi, du Règlement, des règlements de l’Agence, aux exigences contenues dans les directives et lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances, dans les politiques et procédures financières et administratives ministérielles du ministère et aux autres lignes directrices, directives et politiques du gouvernement, y compris celles précisées à l’annexe 2 du présent Protocole d’entente.
À moins que le ministre des Finances ne demande à une autre personne de le faire, l’Office ontarien de financement devra coordonner et se charger d’organiser toutes les dispositions visant des emprunts, le placement de fonds ou la gestion des risques financiers de l’Agence conformément à la LEVD.
Conformément au paragraphe 20.10(b) de la LEVD, l’Agence peut effectuer des paiements par prélèvement sur le Fonds pour le remboursement à la Couronne des dépenses que la Couronne a engagées pour la création de l’Agence ou des sommes qu’elle a avancées, s’il y a lieu. Dans de tels cas, le ministre émettra une directive à l’Agence précisant le montant du paiement et demandera au ministère de fournir à l’Agence les documents justificatifs du paiement.
Conformément à l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, L.R.O. 1990, chap. F.12, dans sa version modifiée, l’Agence ne doit pas souscrire des arrangements financiers, engagements financiers, garanties, remboursements ou opérations semblables susceptibles d’augmenter, directement ou indirectement, la dette ou la dette éventuelle du gouvernement sans le consentement écrit du ministre des Finances et/ou du président du Conseil du Trésor, selon le cas. L’approbation du ministre est nécessaire avant de demander toute autorisation prévue par la loi au ministre des Finances et/ou au président du Conseil du Trésor.
Si l’Agence doit réaffecter des ressources à la suite d’un rajustement de son budget de fonctionnement imposé par le Conseil des ministres ou le ministre, elle devra informer le ministère des changements qu’elle entend faire et en discuter avec lui.
Le Conseil d’administration devra déterminer à combien se chiffre le montant maximal des dépenses pouvant être traitées par le directeur général.

14.2 Financement

L’Agence détiendra un compte en son nom dans une banque canadienne et assurera la gestion de ses propres activités financières, y compris la location, les placements et la gestion des espèces, conformément aux orientations politiques et aux exigences de l’Office ontarien de financement.
Les arrangements financiers de l’Agence et l’utilisation de ses revenus doivent être conformes aux exigences contenues dans les Instruments constitutifs.
Les activités admissibles à un financement provenant du Fonds devront satisfaire les exigences contenues dans les Instruments constitutifs. Pour plus de précision, les activités suivantes sont admissibles à un financement à partir du Fonds :
1. un accord conclu en vertu de l’article 16 de la Loi;
2. un permis délivré en vertu du paragraphe 17 (2) (b) de la Loi;
3. une exemption définie dans les dispositions suivantes du règlement de l’Ontario 242/08 : dispositions générales, prises en vertu de la Loi :
  1. article 23.11 (protection des écosystèmes);
  2. article 23.17 (activités de protection et de rétablissement des espèces).
  3. article 23.17.1 (incubation des œufs de tortue).
L’Agence peut recevoir des fonds du gouvernement, qui seront prélevés sur le Trésor en vertu de crédits autorisés par l’Assemblée législative et sous réserve d’ajustements effectués par le ministre, le CT/CGG ou l’Assemblée législative, conformément aux dispositions suivantes :
1. À la demande du ministre, le directeur général préparera des estimations des dépenses de l’Agence à inclure dans le plan d’activités du ministère aux fins de présentation à l’Assemblée législative. Le président remettra ces estimations au ministre suffisamment à l’avance pour que ce dernier puisse les analyser et les approuver.
2. Les estimations fournies par le président pourraient, après consultation appropriée avec le ministre, être modifiées comme exigé. Les parties reconnaissent que le CT/CGG dispose de l’ultime pouvoir décisionnel.
Les procédures financières de l’Agence doivent respecter les directives et les lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances ainsi que les autres directives gouvernementales applicables.
En vertu des paragraphes 20.2(1) et 20.5(1) de la LEVD, l’Agence a le pouvoir de recevoir des dons et de conclure des arrangements financiers pour assurer le financement de son programme. L’Agence peut remettre des reçus officiels de dons à des fins fiscales, conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada.

14.3 Rapports financiers

Le président, au nom du Conseil d’administration, remettra au ministre les états financiers annuels vérifiés de l’Agence et les inclura dans son rapport annuel. Ces états financiers seront fournis dans un format conforme aux politiques comptables établies de la province, émises par la Division du contrôleur provincial.
L’Agence transmettra ses renseignements sur la rémunération au ministre des Finances et/ou au président du Conseil du Trésor, par l’entremise du ministère, en conformité avec la Loi de 1996 sur la divulgation ces traitements dans le secteur public.

14.4 Statut fiscal : taxe de vente harmonisée (TVH)

Perception/remise de la TVH

L’Agence doit respecter ses obligations de fournisseur en vertu de la Loi sur la taxe d’accise du Canada, laquelle lui impose de percevoir et de remettre la TVH relative à toute fourniture taxable qu’elle effectue.

Paiement/remboursement de la TVH

L’Agence doit payer la TVH le cas échéant, conformément à la Loi sur la taxe d’accise du Canada.
L’Agence a préparé une demande afin d’être ajoutée à l’annexe A de l’Accord de réciprocité fiscale Canada-Ontario.
Si la demande de l’Agence est acceptée, alors :
1. l’Agence sera en mesure de réclamer une réduction de la TVH au gouvernement sur toute TVH à payer, sous réserve des restrictions imposées par le ministère des Finances du Canada;
2. l’Agence ne réclamera pas de réduction gouvernementale de la TVH pour les montants de taxe pour lesquels elle a déjà réclamé un remboursement, un crédit de taxe sur les intrants ou toute autre réduction en vertu de la Loi sur la taxe d’accise du Canada;
3. l’Agence devra fournir au ministère des Finances ou à l’Agence du revenu du Canada, sur demande, les renseignements nécessaires pour établir à combien se chiffrera la réduction gouvernementale de la TVH.
4. il incombe à l’Agence d’informer le ministère des Finances dans les 30 jours en cas de changement de nom, de fusion avec un autre organisme, de modification importante de son mandat ou de ses principales activités, de réorganisation importante ou de modification de sa structure juridique, ainsi qu’en cas de cessation d’activité ou de dissolution.
Si la demande de l’Agence est refusée, alors :
1. l’Agence ne pourra pas réclamer de réduction gouvernementale de la TVH;
2. l’Agence devra réclamer tous les remboursements, crédits de taxes sur les intrants et autres réductions auxquels elle a droit en vertu de la Loi sur la taxe d’accise du Canada.

15. Dispositions relatives à l’audit et aux examens

15.1 Audit

L’Agence doit faire l’objet d’examens périodiques et d’audits sur l’optimisation des ressources, par la vérificatrice générale de l’Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur général, L.R.O. 1990, chap. A.35, dans sa version modifiée, ou par la Division de la vérification interne du SCT.
La Division de la vérification interne peut aussi mener des audits internes si elle obtient les approbations nécessaires du Comité de vérification du ministère ou du Comité de vérification générale.
Sans égard à tout audit externe annuel ou déjà réalisé, le ministre peut demander que l’Agence fasse l’objet d’un audit à n’importe quel moment.
L’Agence enverra sans tarder une copie de chaque rapport d’audit au ministre. L’Agence fournira aussi une copie de sa réponse au rapport d’audit et à toute recommandation qu’il contient. L’Agence avisera le ministre chaque année de toute recommandation découlant de l’audit demeurée en suspens.
Le président, au nom du Conseil d’administration, pourra demander une vérification indépendante des transactions financières ou des mesures de contrôle de gestion de l’Agence, aux frais de l’Agence.
Chaque année, les comptes de l’Agence devront faire l’objet d’un audit par un ou plusieurs vérificateurs nommés par le Conseil d’administration et en conformité avec la LEVD. L’Agence devra inclure ses états financiers vérifiés dans son rapport annuel.

15.2 Autres examens

L’Agence fera l’objet d’examens périodiques exigés à la discrétion et suivant une directive du CT/CGG ou du ministre. Cet examen peut porter sur des questions liées à l’Agence et déterminées par le CT/CGG ou le ministre et peut concerner notamment le mandat, les pouvoirs, la structure de gouvernance ou les activités de l’Agence.
En demandant un examen périodique, le ministre ou le CT/CGG doivent décider quand aura lieu cet examen et qui le réalisera; ils doivent également définir les rôles respectifs du président, du Conseil d’administration et du ministre ainsi que la façon dont les autres parties pourraient prendre part à cet exercice.
Un examen du mandat de l’Agence sera réalisé tous les six (6) ans.
Au cours d’un tel examen, le ministre consultera au besoin le président, au nom du Conseil d’administration.
Le président, le directeur général et le Conseil d’administration collaboreront à un tel examen.
Si un examen est réalisé à la demande du ministre, le ministre devra transmettre au CT/CGG, aux fins d’analyse, toute recommandation de changement découlant des résultats de l’examen concernant l’Agence.

16. Dotation et nominations

16.1 Exigences de dotation

En vertu de l’article 20.4 (4) de la LEVD, l’Agence peut embaucher ou retenir les services de personnes en vue d’assurer la bonne marche de ses activités. L’Agence peut prescrire les tâches de ces personnes ainsi que les autres modalités de leur embauche et assurer le paiement de la rémunération et des dépenses de ces personnes conformément aux politiques, aux directives et aux lignes directrices du gouvernement.
Lorsque l’Agence est désignée comme organisme public comme précisé au paragraphe 4(b) du présent Protocole d’entente, chaque employé de l’Agence devient membre de la fonction publique aux fins de la LFPO, et chaque employé est donc assujetti au cadre éthique et à toutes les portions applicables de la LFPO.
Les employés de l’Agence jugés nécessaires pour assurer la bonne marche des activités de l’Agence seront embauchés en vertu de la partie III de la LFPO, conformément aux politiques et aux processus approuvés par le Conseil d’administration.

16.2 Nominations

Le président et le (ou les) vice–président(s) sont désignés par le lieutenant-gouverneur en conseil sur recommandation du ministre, conformément au paragraphe 3(6) du Règlement, pour un mandat ne devant pas dépasser trois ans, avec possibilité de reconduction, chaque mandat ne devant pas dépasser trois ans.
Les membres sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sur recommandation du ministre, conformément au paragraphe 3 (1) du Règlement, pour un mandat ne devant pas dépasser trois ans, avec possibilité de reconduction, chaque mandat ne devant pas dépasser trois ans.
Le nombre minimal de membres du Conseil d’administration est de trois et le nombre maximal de membres est de cinq comme le prévoit le Règlement.

16.3 Rémunération

La rémunération des membres est établie par le lieutenant-gouverneur en conseil.
Comme précisé dans le Décret 1356/2021, les taux de rémunération suivants s’appliquent aux personnes nommées au Conseil d’administration pour la durée de leur mandat, sous réserve de tout décret prévalant :
1. pour le membre qui est aussi président, une indemnité journalière de 225 $;
2. pour le membre qui est aussi vice-président, une indemnité journalière de 175 $;
3. pour tout autre membre, une indemnité journalière de 150 $.
Les frais de déplacement réclamés pour les membres doivent respecter la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil. Les dépenses raisonnables devront être remboursées.

17. Gestion des risques, protection en matière de responsabilité et assurance

17.1 Gestion des risques

Le président, au nom du Conseil d’administration, est chargé de veiller à ce qu’une stratégie de gestion des risques soit élaborée pour l’Agence, conformément au processus de gestion des risques de la fonction publique de l’Ontario.
L’Agence devra veiller à ce que les risques auxquels elle est exposée soient pris en charge de la manière appropriée.

17.2 Protection en matière de responsabilité et assurance

L’Agence devra souscrire, si nécessaire, une assurance responsabilité auprès d’un tiers afin de se protéger contre les réclamations découlant d’actes ou d’omissions de l’Agence ou de ses administrateurs, de ses officiers, employés ou mandataires ou encore d’actes ou d’omissions ayant causé des lésions corporelles, un décès ou des dommages matériels, y compris la perte de jouissance d’un bien.
L’Agence informera le directeur, Direction de la planification des activités et du budget du ministère, ainsi que l’Unité de liaison avec les organismes du ministère du montant, du type et du coût de la couverture d’assurance de l’Agence.
L’Agence veillera à ce que ses assureurs fournissent à l’Agence et au ministère des certificats d’assurance ou toute autre preuve qui pourrait être demandée par l’Agence ou le ministère en vue de confirmer la couverture d’assurance prévue au paragraphe 17.2 du présent Protocole d’entente, de même que le renouvellement ou le remplacement à la date d’échéance de cette assurance, ou avant cette date.

18. Entrée en vigueur, durée et examen périodique du présent Protocole d’entente

Le présent Protocole d’entente entre en vigueur à la date où il est signé par le ministère en tant que dernière partie à le signer et il demeure en vigueur jusqu’à ce qu’il soit révoqué ou remplacé par un protocole d’entente ultérieur, ou une version modifiée, qui sera signée par le ministre et par le président.
Une copie du Protocole d’entente signé et de tout protocole d’entente ultérieur doit être remise au secrétaire du CT/CGG.
Lorsqu’un nouveau ministre ou un nouveau président entre en fonction, les deux parties doivent confirmer par lettre que le Protocole d’entente demeurera en vigueur (et joindre la lettre signée au Protocole d’entente); ils peuvent aussi convenir d’examiner et de signer un nouveau protocole d’entente dans les six (6) mois suivant le changement.
Une copie de la lettre d’affirmation, ou un nouveau protocole d’entente entre le ministre et le président doit être remis au Secrétaire du CT/CGG dans les six (6) mois suivant l’entrée en fonction de la nouvelle ou des nouvelles parties.
Le ministre ou le président, au nom du Conseil d’administration, peuvent procéder à un examen ou à une modification du présent Protocole d’entente après avoir remis une demande écrite à l’autre partie.
Si l’une ou l’autre des parties juge opportun de modifier le présent Protocole d’entente, elle ne peut le faire que par écrit. Toute modification apportée n’entrera en vigueur qu’après approbation par les parties.
Un examen complet ou le remplacement du présent Protocole d’entente seront possibles immédiatement après un changement important du mandat de l’Agence, de ses pouvoirs ou de sa structure de gouvernance suite à une modification de la LEVD ou du Règlement.
Le présent Protocole d’entente sera révisé au moins une fois tous les cinq (5) ans ou à la suite d’un changement de président ou de ministre, afin de s’assurer qu’il demeure à jour et conforme aux attentes du gouvernement.

19. Signatures

Le présent Protocole d’entente peut être signé en autant d’exemplaires que nécessaire et chaque exemplaire sera considéré comme un original et, ensemble, tous les exemplaires constitueront un seul et même instrument, lequel pourra être envoyé par courriel, sous forme de document électronique (en format PDF, par exemple).
Chacun des soussignés reconnaît qu’apposer son nom en format électronique sur la ligne prévue ci-dessous équivaut à une signature aux fins de la Loi de 2000 sur le commerce électronique, L.O. 2000, chap. 17, dans sa version modifiée.

Ian Barrett
Président
Agence pour l’action en matière de
conservation des espèces
Andrea Khanjin
Ministre
Ministère de l’Environnement, de la
Conservation et des Parcs

Annexe 1 : résumé des exigences de déclaration de l’Agence

Date Limite	Rapport / Document	Responsables
Déposé chaque année dans les trois (3) mois précédant la fin de l’exercice	Plan d’activité annuel Prépare Approuve Remet au ministre	Directeur général Conseil d’administration/ministre Président
Déposé chaque année dans les 120 jours civils suivant la fin de l’exercice	Rapport annuel Prépare Approuve Remet au ministre	Directeur général Conseil d’administration/ministre Président
Déposés chaque année avec le rapport annuel.	États financiers vérifiés	Président
Révisé au moins une fois tous les cinq (5) ans ou à la suite d’un changement de président ou de ministre.	Protocole d’entente	Président
Déposé dans les trois (3) mois suivant le cinquième anniversaire du jour où l’Agence a été créée par voie de règlement, puis tous les cinq ans par la suite.	Rapport quinquennal Prépare Approuve Remet du ministre	Directeur général Conseil d’administration Président
Remis au ministre et publié dans le site Web de l’Agence avant le financement d’activités pour chaque espèce du Fonds pour la conservation.	Plans de financement Prépare Approuve Remet du ministre	Directeur général Conseil d’administration Président
Déposé chaque année (doit être remis en septembre/octobre).	Rapport sur les approvisionnements préparé par l’Agence et remis au contrôle financier.	Président
Déposés chaque année (doit être remis en avril/mai).	Comptes publics préparés par l’Agence et remis au contrôle financier.	Président
Déposée chaque année (date de remise établie par voie de directive du SCT).	Attestation de conformité préparée par l’Agence et remise au ministre.	Président
Déposé sur demande au ministre.	L’Agence préparera une estimation de ses dépenses qui sera intégrée au plan d’activités annuel du ministère, au besoin.	Directeur général

Annexe 2 : Directives, lignes directrices et politiques du gouvernement de l’Ontario s’appliquant au présent protocole

Voici certaines des directives, lignes directrices et politiques du gouvernement qui s’appliquent à l’Agence. Des directives, lignes directrices et politiques autres que celles ci-dessous pourraient aussi s’appliquer ultérieurement.
- Directive concernant les organismes et les nominations
- Directive sur l’obligation de rendre compte
- Directive sur l’obtention d’avis comptables
- Directive sur le contenu de la publicité
- Directive sur les renseignements sur la rémunération dans le secteur parapublic, donnée en vertu de la Loi sur la rémunération des cadres du secteur parapublic
- Directive sur la planification des activités et la gestion des affectations
- Directive sur les communications en français
- Directive sur les données et les services numériques
- Directive sur la divulgation des actes répréhensibles pour les employés et les personnes nommées à des organismes publics
- Directive sur les rapports de conformité au cadre de rémunération des cadres
- Directive sur la gouvernance et la gestion de la technologie de l’information, prise conjointement avec la Politique générale de conservation des documents; Gestion, diffusion et fixation du prix des renseignements gouvernementaux
- Publications du gouvernement
- Directive en matière d’indemnité
- Directive sur les vérifications internes
- Politique du ministère de l’Infrastructure en matière de biens immobiliers
- Directive sur les biens immobiliers
- Directive sur les services de la FPO
- Directive applicable aux avantages accessoires
- Directive sur l’approvisionnement pour la fonction publique de l’Ontario, étant donné qu’elle s’applique aux autres entités incluses
- Directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications
- Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert
- Politique opérationnelle en matière de paiements de transfert
- Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil
- Directive sur l’identification visuelle
L’Agence doit se conformer à toutes les directives, politiques et lignes directrices auxquelles elle est assujettie, qu’elles figurent ou non sur la liste ci-dessus.
Le ministère informera l’Agence de toute modification ou de tout ajout aux directives, politiques et lignes directrices qui s’appliquent à elle.

Annexe 3 : Protocole de communications publiques

Objectif

L’objectif de ce protocole de communication est d’établir un cadre qui permettra au ministère et à l’Agence de collaborer pour les communications publiques. Des lignes de communication claires et directes entre le ministère et l’Agence sont essentielles. Le présent protocole de communications aidera à la fois à la mise en place du mandat de l’Agence comme prévu par la loi et à la promotion du travail qu’elle accomplira. Il aidera également le ministre à rendre compte à l’Assemblée législative et au Conseil des ministres à ce sujet.
Définitions
1. « Communications publiques » désigne tout élément communiqué au public, directement ou par l’intermédiaire des médias, sous les formes suivantes :
  - Verbale, par exemple un discours ou une présentation publique;
  - Imprimée, par exemple un rapport sur support papier;
  - Électronique, par exemple une publication dans un site Web ou dans les médias sociaux.
2. « Question litigieuse » désigne une question qui est, ou dont on peut raisonnablement croire qu’elle sera, sujette à discussion au sein de l’Assemblée législative ou du public, ou qui sera vraisemblablement source de questions posées au ministre ou au gouvernement. Une question litigieuse peut être soulevée par :
  - des membres de l’Assemblée législative;
  - des membres du public;
  - des médias;
  - des parties prenantes;
  - des Autochtones ou des groupes autochtones;
  - des partenaires assurant la prestation de services.
L’Agence se conformera à la Directive sur l’identification visuelle du CT/CGG et se désignera, dans toutes les réponses aux médias et les communiqués de presse, ainsi que dans son site Web et dans les médias sociaux, en tant qu’organisme du gouvernement de l’Ontario.
Le ministère et l’Agence désigneront des personnes qui agiront comme responsables des communications publiques.
- La personne responsable pour le ministère est le directeur des communications ou son remplaçant désigné (par le biais de la Direction des communications).
- La personne responsable pour l’Agence est le directeur général.
- La personne-ressource pour la Direction des espèces en péril est le directeur de la direction des espèces en péril ou son remplaçant désigné.
Aux fins du présent protocole, les communications publiques sont divisées en trois catégories.
1. Toute affaire courante de l’Agence et de ses programmes dans laquelle le ministère ou le gouvernement ne sont pas directement engagés.
  - L’Agence devra partager quinze (15) jours avant la date requise ses documents de communication publique avec la Direction des communications du ministère et avec la Direction des communications et la Direction des espèces en péril du ministère, qui les fera circuler au sein du ministère, selon les besoins. L’Agence peut élaborer des lignes directrices qui définissent des plans de communication pour les activités opérationnelles quotidiennes de l’Agence, puis les transmettre ministère afin de plus avoir à aviser tout le monde individuellement dans le cadre des communications de routine.
  - L’Agence devra partager les rapports, tels que les rapports sur les dépenses, et tout autre contenu aux fins de publication dans la page de Web de l’Agence avec la Direction des communications et la Direction des espèces en péril au moins quinze (15) jours ouvrables avant la date prévue de publication.
2. Réponses des médias, communiqués de presse et plans de communication pour lesquels des messages provinciaux ou ministériels permettront d’accroître la visibilité de l’Agence ou du gouvernement ou qui offrent des possibilités d’annonce par les députés locaux.
  - Le directeur général avisera la Direction des communications et la Direction des espèces en péril du ministère de toute réponse à venir de la part des médias, des communiqués de presse et des plans de communication à paraître au moins quinze (15) ouvrables jours à l’avance pour toutes les communications publiques prévues.
  - L’Agence devra aussi faire approuver les communiqués de presse ou les plans de communication au moins quinze (15) jours ouvrables avant la date prévue de publication.
  - Une approbation définitive du bureau du ministre est nécessaire et pourra être obtenue par l’intermédiaire de la Direction des communications du ministère. (Remarque : Si le bureau du ministre souhaite ajouter une citation du ministre au communiqué de presse, celle-ci sera élaborée par la Direction de la communication du ministère et soumise au bureau du ministre pour approbation en même temps que l’ébauche du communiqué de presse.)
  - L’Agence devra partager tout contenu destiné à être publié dans la page Web de l’Agence avec la Direction des communications et la Direction des espèces en péril au moins quinze (15) jours ouvrables avant la date prévue de publication.
3. Réponses des médias ou communiqués de presse en réponse aux questions litigieuses susceptibles d’avoir des conséquences directes pour le ministère ou le gouvernement, ou qui vont vraisemblablement entraîner des demandes de renseignements dirigées vers le ministre ou le gouvernement (notamment les annonces ayant trait au financement ou aux subventions et les questions litigieuses)
  - Pour toutes les questions litigieuses, le directeur général en informe la Direction des communications et la Direction des espèces en péril du ministère immédiatement et sans délai, ainsi que le bureau du sous-ministre au même moment. La Direction des communications pourrait aussi aviser l’Agence de toute question litigieuse exigeant son attention. L’Agence fournira à la Direction des communications toute l’information de mise en contexte sur l’enjeu en question, puis la Direction des communications veillera à produire une note sur l’enjeu soulevé.
  - L’Agence doit obtenir l’approbation du ministère avant de publier une réponse aux médias ou un communiqué de presse dans cette catégorie. La personne responsable des communications pour l’Agence transmettra la réponse aux médias ou le communiqué de presse à la Direction des communications du ministère, qui amorcera le processus d’approbation au sein du ministère et avisera la Direction des espèces en péril au besoin.
  - Pour les réponses aux médias et les communiqués de presse de cette catégorie, une approbation définitive par le bureau du ministre est requise.

Mis à jour : 13 mai 2024

Date de publication : 09 janvier 2023