5.1 Admissibilité et documents exigés

Pour être admissible au Programme d’aide aux sinistrés pour la reprise après une catastrophe à titre d’organisme sans but lucratif, l’organisme doit fournir un service à la collectivité et donner au public accès à ses installations. Les organismes comme les lieux de culte, les organismes de bienfaisance, les clubs philanthropiques ou les organismes de bénévoles peuvent être admissibles.

L’organisme sans but lucratif doit aussi utiliser tous ses profits (le cas échéant) pour réaliser ses buts et objectifs et ne doit pas utiliser ces profits en vue d’un gain personnel. La société sans but lucratif admissible doit fournir une copie de ses actes constitutifs (statuts constitutifs ou lettres patentes) pour faciliter la confirmation de son statut d’organisme sans but lucratif.

Seuls les coûts liés aux articles non assurés qui sont essentiels au fonctionnement de l’organisme sans but lucratif seront pris en compte pour l’admissibilité.

Documents devant accompagner les demandes présentées par les organismes sans but lucratif :

  • Formulaire de demande du Programme d’aide aux sinistrés pour la reprise après une catastrophe où toutes les sections s’appliquant aux organismes sans but lucratif ont été remplies.
  • Copie des actes constitutifs (statuts constitutifs ou lettres patentes).
  • Si la demande comprend des dépenses liées à la structure, preuve que l’organisme est propriétaire des lieux ou preuve de responsabilité légale pour la réparation des biens endommagés (convention de location p. ex.).
  • Copie d’une lettre de la compagnie d’assurance de l’organisme précisant le type et la cause des dommages ou pertes, le montant de la protection offerte par l’assurance, et la raison pour laquelle une partie des dommages ou pertes n’est pas couverte.
  • Documents justificatifs pour tous les coûts visés par la demande. Fournissez des photos ou d’autres preuves montrant que les articles qui font l’objet de la demande ont été endommagés lors de la catastrophe. Vous devez aussi fournir une copie des reçus ou factures à l’appui des coûts que vous avez subis. Veuillez consulter la section 5.2 pour connaître les documents particuliers à fournir pour différents articles admissibles.

5.2 Articles admissibles

Les organismes sans but lucratif admissibles pourraient recevoir de l’aide pour les coûts suivants. Veuillez indiquer dans votre formulaire de demande chacun des articles visés par votre demande et fournir les documents justificatifs nécessaires comme des photos des dommages et les reçus pour les articles faisant l’objet de votre demande. Les coûts doivent être raisonnables en fonction du type et de la valeur de chaque article ainsi que de la nature et de la taille de l’organisme sans but lucratif.

5.2.1 Dépenses liées à l’évacuation ou à la réinstallation d’urgence

  • Évacuation des biens meubles essentiels au fonctionnement de l’organisme sans but lucratif. Veuillez joindre les reçus que vous avez. Si l’évacuation est effectuée à l’aide d’un véhicule privé, les coûts admissibles seront calculés en fonction d’un taux normalisé par kilomètre (consultez le site Web du Programme pour connaître les taux actuels).
  • Entreposage des biens essentiels si cela est nécessaire pour éviter des dommages. Veuillez joindre les reçus.
  • Location d’autres locaux et du matériel connexe si les locaux principaux de l’organisme doivent être évacués. L’admissibilité se limite à la période d’urgence immédiate. Veuillez joindre les reçus.
  • Achat d’eau potable si la source d’eau normale ne fonctionne pas ou si elle représente un danger par suite de la catastrophe. Veuillez joindre les reçus.
  • Achat de produits consommables pour produire de la chaleur, de la lumière ou de l’électricité comme du carburant, des bougies ou des piles, si l’électricité ne fonctionne pas en raison de la catastrophe. Veuillez joindre les reçus.
  • Location d’un générateur ou d’un appareil de chauffage si l’électricité ne fonctionne pas en raison de la catastrophe. Veuillez joindre les reçus.

5.2.2 Dépenses liées aux mesures d’urgence, au nettoyage, à la désinfection et à l’élimination des débris et biens endommagés

  • Mesures d’urgence immédiates prises directement pour éviter ou limiter les dommages aux biens essentiels de l’organisme. Les coûts admissibles peuvent inclure l’achat de sacs de sable ou la location de pompes à eau ou de générateurs. Ne sont pas admissibles les coûts liés aux mesures d’urgence prises pour éviter ou limiter les dommages à des biens non essentiels (p. ex. l’aménagement paysager). Veuillez joindre les reçus.
  • La rémunération raisonnable versée aux employés, en sus du salaire normal (p. ex. rémunération des heures supplémentaires), pour l’enlèvement des débris et des matières dangereuses et l’élimination des déchets nécessaires pour permettre à l’organisme de fonctionner. Veuillez joindre les feuilles de temps, des renseignements sur la paie ou d’autres documents.
  • Sommes payées à un entrepreneur pour l’enlèvement des débris et des matières dangereuses et l’élimination des déchets nécessaires pour permettre à l’organisme de fonctionner. Veuillez joindre les reçus.
  • Produits de nettoyage et de désinfection consommables. Veuillez joindre les reçus.
  • Location de matériel de nettoyage comme un déshumidificateur ou un aspirateur eaux et poussières. Veuillez joindre les reçus.
  • Nettoyage et réparation de l’aménagement paysager essentiel au fonctionnement de l’organisme, par exemple dans le cas d’installations de loisirs extérieures. Veuillez joindre les reçus.
  • Frais pour la remise en service des services de gaz et d’électricité qui ont été débranchés en raison de la catastrophe. Veuillez joindre la facture du fournisseur du service ou un reçu.
  • Redevances de déversement dans les décharges pour l’élimination de débris ou de biens endommagés par suite de la catastrophe. Veuillez joindre les reçus.

5.2.3 Dépenses de réparation et de remplacement

L’aide pour les dépenses de réparation et de remplacement est fondée sur les coûts nécessaires pour remettre les biens essentiels de l’organisme à un état de fonctionnement de base. L’aide n’est pas basée sur le coût de remplacement intégral.

5.2.3.1 Dépenses liées à la structure

  • Réparations nécessaires à des installations essentielles au fonctionnement de l’organisme, notamment les réparations aux fondations, à la structure, au toit, à la cheminée, à la plomberie, au système de chauffage et à l’installation électrique. Les coûts admissibles sont basés sur les coûts de construction standards. Les coûts des finitions de valeur supérieure ne sont pas admissibles. Les coûts des réparations de dommages antérieurs à la catastrophe sont non admissibles. Veuillez joindre les reçus pour les travaux déjà terminés. Pour les travaux non encore terminés, veuillez fournir des estimations d’entrepreneurs qualifiés. On vous demandera de fournir les reçus une fois que les travaux auront été effectués.
  • Nettoyage, vidange, réparation ou remplacement d’une fosse septique et du champ d’épuration par suite de dommages causés par la catastrophe. Les coûts de remplacement admissibles tiennent compte de la dépréciation. Veuillez joindre les reçus et des preuves montrant quand la fosse septique a été installée ou reconstruite.
  • Réparations apportées aux voies d’accès pour autos ou aux aires de stationnement dans la mesure où cela est nécessaire pour le fonctionnement de l’organisme ainsi que pour assurer la sécurité et l’accès. Veuillez joindre les reçus.

5.2.3.2 Dépenses liées au contenu

  • Remplacement ou réparation des meubles, du matériel, des outils et du stock essentiels endommagés nécessaires au fonctionnement de l’organisme. La nature des articles admissibles varie en fonction de la nature de l’organisme. Veuillez joindre les reçus (preuve d’achat des articles perdus et remplacés).
    N.B. Les coûts de remplacement admissibles tiennent compte de la dépréciation.

5.3 Articles non admissibles

Les coûts suivants ne sont pas admissibles au Programme pour les organismes sans but
lucratif :

  • Évacuation de biens non essentiels au fonctionnement de l’organisme sans but lucratif.
  • Coûts liés à l’élimination, à la réparation, au nettoyage ou au remplacement d’articles non essentiels au fonctionnement de l’organisme sans but lucratif.
  • Coûts des prêts.
  • Perte de revenus.
  • Coûts liés à des préjudices personnels.
  • Coûts de fonctionnement normaux.
  • Franchises d’assurance. Cependant, dans la rare situation où un organisme sans but lucratif aurait acheté une police d’assurance comportant une franchise exceptionnellement élevée, le montant non admissible de la franchise pourrait être ajusté.

5.4 Liste de vérification personnelle

Cette liste de vérification pourrait vous aider à faire le suivi des tâches pour votre demande au Programme. Selon votre situation, il est possible que vous deviez effectuer des tâches qui ne figurent pas ci-dessous et que toutes les tâches ne soient pas nécessaires à votre demande. Les tâches ci-dessous ne sont pas nécessairement classées dans l’ordre où vous devriez les accomplir. Vous n’avez pas besoin de joindre cette liste de vérification à votre demande d’aide.

Liste de vérification personnelle
Accomplie Tâche
  Vérifiez sur le site Web du Programme si votre organisme sans but lucratif est situé dans une zone où le Programme est activé et quelle est la date limite pour présenter une demande.
  Vérifiez à la section 5.1 des lignes directrices si votre organisme est admissible au Programme à titre d’organisme sans but lucratif.
   
  Faites l’inventaire de vos pertes. Prenez des photos des biens endommagés afin de fournir la preuve qu’ils ont été endommagés lors de la catastrophe.
  Communiquez avec la compagnie d’assurance de votre organisme pour obtenir la documentation précisant les dommages qui seront couverts par la police d’assurance.
  Conservez des dossiers décrivant les coûts d’urgence et les activités de nettoyage ainsi que les reçus connexes.
  Conservez les estimations, factures et reçus pour la réparation ou le remplacement des articles endommagés selon ce que prévoient les lignes directrices.
  Obtenez une copie de vos actes constitutifs (statuts constitutifs ou lettres patentes) pour faciliter la confirmation du statut d’organisme sans but lucratif.
  Remplissez les sections du formulaire de demande qui s’appliquent à votre cas. Le formulaire se trouve sur le site Web du Programme.
  Joignez à votre demande une copie des documents justificatifs indiqués dans les sections 5.1 et 5.2 des lignes directrices.
  Présentez au plus tard à la date limite votre formulaire de demande rempli accompagné des documents justificatifs nécessaires.