Aperçu

Les comptes de médias sociaux de spécialistes et de membres de la haute direction permettent à ces derniers de partager leur expertise dans un domaine particulier lié à leur rôle au sein du gouvernement.

Les comptes de spécialistes sont utilisés par des experts en la matière, comme des géologues en chef, des biologistes, des conseillers en agriculture ou des spécialistes de la gestion des sols. Ces comptes sont détenus et gérés par les spécialistes, qui peuvent s’en servir pour parler de leur travail.

Les comptes de membres de la haute direction sont utilisés par des membres de la haute direction, comme les sous-ministres, qui travaillent au gouvernement. Ces comptes sont détenus et gérés par les membres de la haute direction, qui peuvent s’en servir pour parler de leur travail.

Bien que leurs comptes de médias sociaux soient avant tout des comptes personnels, les spécialistes et les membres de la haute direction doivent tenir compte de certains considérations supplémentaires en raison de leur notoriété et de leur lien avec leur fonction officielle au gouvernement.

Un compte de média social de spécialiste ou de membre de la haute direction :

  • est détenu et géré par le propriétaire du compte uniquement
  • est utilisé principalement pour des activités et du contenu liés au travail
  • peut représenter un expert dans un domaine particulier ou un membre de la haute direction dans ses fonctions, comme celle de sous-ministre
  • demeure la responsabilité de la personne qui l’utilise même si le rôle de cette personne a changé (la personne sera alors responsable d’effectuer les mises à jour nécessaires)
  • comporte, au besoin, une mention claire sur la page « Bio » indiquant que l’utilisateur est une employée ou un employé de la fonction publique de l’Ontario, sans toutefois indiquer qu’il s’agit d’un compte officiel du gouvernement de l’Ontario
  • est mis à jour uniquement par le propriétaire du compte et ne profite d’aucun soutien de la part du personnel de la fonction publique de l’Ontario, notamment en ce qui concerne la création de contenu et la gestion du compte
  • ne contient aucun élément visuel (images, logos, etc.) suggérant que le compte représente officiellement le gouvernement de l’Ontario

Lignes directrices relatives aux comptes de spécialistes et aux de membres de la haute direction

Les spécialistes et les membres de la haute direction qui possèdent des comptes de médias sociaux doivent :

éviter de poser des gestes qui compromettent ou donnent l’impression de compromettre l’intégrité de la fonction publique, notamment en ce qui a trait à l’impartialité, tel quel décrit dans les droits et restrictions entourant les activités politiques

tenir compte de leurs obligations en vertu des règles sur les conflits d’intérêts à l’intention des fonctionnaires, notamment la protection des renseignements confidentiels, privés ou personnels obtenus dans le cadre du travail

adopter approche en matière d’inclusion lors de la création et de la gestion du compte, bien que cela ne soit pas obligatoire (par exemple, en rédigeant du contenu dans les deux langues officielles, conformément à la Loi sur les services en français, et en tenant compte de l’accessibilité, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario)

adopter une attitude courtoise et s’en tenir aux faits; dans l’éventualité d’une erreur, faire preuve d’honnêteté et de franchise et rectifier l’information rapidement

garder à l’esprit que tous les commentaires sont officiels et ainsi s’exprimer avec clarté, transparence et respect

Approbation des comptes

Chaque ministère est responsable de déterminer le niveau d’approbation requis pour la publication de contenu. Ce faisant, la personne qui utilise le compte devrait informer toutes les parties prenantes, y compris la direction des communications du ministère, avant de créer, de mettre en place ou d’utiliser un compte de spécialiste ou de membre de la haute direction.

Selon le profil public de la personne, il pourrait être nécessaire d’aviser le bureau du ministre et la direction des communications du ministère de la création du compte.

Les personnes ayant reçu l’autorisation de créer un compte de spécialiste ou de membre de la haute direction doivent faire preuve d’une grande acuité politique.

Pratiques d’utilisation exemplaires

Le caractère approprié de l’utilisation des médias sociaux est déterminé selon des circonstances précises. Avant d’utiliser les médias sociaux, vous devriez connaître votre auditoire et élaborer une stratégie pour vous assurer que le public qui y est abonné comprend le type de renseignements que vous publiez.

Voici quelques exemples pour vous guider dans l’utilisation d’un compte de spécialiste ou de membre de la haute direction.

Publication de contenu lié au travail ou au ministère

Lorsque vous publiez ou transmettez du contenu à partir de vos comptes de médias sociaux personnels, assurez-vous de respecter vos obligations à titre de fonctionnaire, notamment votre serment ou affirmation solennelle, ainsi que les règles relatives aux conflits d’intérêts et aux activités politiques

Approprié

À titre d’exemple, il serait approprié :

  • de retransmettre un message d’un ministère concernant un programme
  • de partager votre expertise ou de répondre à des questions portant sur un domaine précis
  • de retransmettre des nouvelles ou des initiatives concernant le gouvernement, un collègue ou un domaine précis

Inapproprié

Par contre, comme cela irait à l’encontre des politiques et principes en vigueur, il serait inapproprié :

  • de rédiger un message critiquant une politique du ministère ou d’un intervenant ou qui contrevient aux lois, aux principes ou aux politiques applicables à votre rôle et à votre relation avec le gouvernement
  • de faire preuve de favoritisme envers un fournisseur, une entreprise ou un intervenant
  • de diffuser des renseignements confidentiels

Publication de renseignements liés au lieu de travail

Approprié

À titre d’exemple, il serait approprié :

  • de diffuser un message félicitant un intervenant pour son succès dans le cadre d’un projet
  • de publier sur les médias sociaux des photos de dignitaires en visite ou de spécialistes de votre domaine
  • d’échanger avec le public afin de fournir des renseignements factuels et de favoriser la sensibilisation

Inapproprié

Par contre, comme cela irait à l’encontre des politiques et principes en vigueur, il serait inapproprié :

  • de publier un message mettant en doute l’éthique professionnelle d’un collègue
  • de répondre à une critique en ergotant ou de manière peu professionnelle
  • de publier des photos contenant des images de documents pouvant être agrandies de manière à voir des renseignements personnels ou confidentiels

Publication de contenu personnel

Approprié

À titre d’exemple, il serait approprié :

  • de parler d’une activité ou d’un loisir personnel non liés au travail
  • de partager des anecdotes et des photos de famille
  • d’échanger avec le public sur un ton professionnel ou personnel

Inapproprié

Par contre, comme cela irait à l’encontre des politiques et principes en vigueur, il serait inapproprié :

  • de parler d’une occasion d’affaire avec le gouvernement de l’Ontario dans le but d’avantager un ami ou un membre de votre famille
  • de diffuser ou d’identifier du contenu ou des photos à caractère désobligeant ou harcelant (par exemple, du contenu de nature raciste ou homophobe)
  • de diffuser du contenu protégé par des droits d’auteur sans en indiquer la source

Partage de contenu, identification de personnes et utilisation de la mention « J’aime »

Nous encourageons les spécialistes et les membres de la haute direction qui utilisent des comptes de médias sociaux à retransmettre du contenu publié par les ministères, si celui-ci est pertinent pour leurs abonnés.

Risques

Il y a toujours un risque (comme le risque d’atteinte à la réputation d’une personne ou d’un employeur) quand on communique, publie, interagit ou utilise la mention « J’aime » sur les médias sociaux.

L’ajout d’un avertissement, comme « les opinions énoncées sont les miennes », peut clarifier le fait que votre compte n’exprime en aucun cas l’opinion du gouvernement. Toutefois, cette précaution ne limite en rien vos obligations et vos responsabilités en tant que fonctionnaire.

En tant que spécialiste ou membre de la haute direction, vous pourriez faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement si l’un de vos comptes de médias sociaux contrevient aux lois, aux principes ou aux politiques applicables en matière d’emploi.

Participation à des activités politiques

Même si votre compte de média social est désigné comme étant un compte de spécialiste ou de membre de la haute direction, évitez de vous engager dans des activités politiques de quelconque nature pour vous assurer que vos actions ou vos opinions ne compromettent pas ou ne donnent pas l’impression de compromettre l’impartialité de la fonction publique.

Pour en savoir plus, veuillez vous reporter aux droits et restrictions entourant les activités politiques

Collecte de renseignements personnels, vie privée et autorisations

En ce qui concerne les activités liées au travail, il est important de ne pas recueillir, publier ou divulguer de renseignements personnels ou confidentiels au sujet d’autres personnes sans avoir d’abord obtenu leur consentement.

Pour les photos et les vidéos de personnes, l’approbation peut prendre l’une des formes suivantes :

  • le consentement verbal (en sachant qu’il peut être révoqué à tout moment)
  • un formulaire de consentement
  • la publication d’un avis de collecte de renseignements dans le cadre d’un événement lié au travail

En cas de doute au sujet des autorisations requises pour la publication de contenu ou sur le caractère privé ou personnel d’un élément de contenu, veuillez vous adresser à votre supérieur ou consulter la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Mises en situation

Voici quelques mises en situation qui illustrent bien la manière d’appliquer les directives relatives aux médias sociaux. Veuillez cependant noter qu’il ne s’agit pas d’une liste exhaustive des risques et des éléments à prendre en considération et que nous vous encourageons toujours à communiquer avec votre supérieur ou la direction des communications si vous avez des doutes sur la façon de procéder.

Mise en situation 1

Un spécialiste d’un ministère demande à un responsable s’il peut ouvrir un compte de média social sur lequel il pourrait parler du travail qu’il effectue quotidiennement.

Risques et éléments à prendre en compte :

  • La personne est-elle un collaborateur de confiance et détient-elle les compétences requises pour parler de son travail ou d’une initiative?
  • Le compte sera-t-il géré par cette personne sans le soutien du ministère?
  • Quelle est la stratégie associée à ce compte?
  • Qu’arrivera-t-il au compte si la personne quitte son poste?
  • Existe-t-il déjà un compte semblable?

Recommandations

Avant d’accepter qu’une personne fasse la promotion de son travail au gouvernement, le ministère doit tenir compte des risques.

Le ministère peut autoriser l’ouverture du compte si son titulaire :

  • a communiqué le type de renseignements qui y seront publiés
  • a partagé sa stratégie de publication
  • est un expert avéré en la matière qui contribuera à promouvoir les efforts du gouvernement
  • est une personne de confiance réputée pour sa grande acuité politique

Apprenez-en plus sur les lois, principes et politiques qui régissent l’utilisation des médias sociaux.