Aperçu

Les comptes officiels de médias sociaux sont des comptes désignés et approuvés dans le mais de représenter le gouvernement de l’Ontario. Ils peuvent être créés au nom d’un ministère (par exemple, @ONgouv et @ONgov) ou d'un organisme gouvernemental officiel (par exemple, @IncendiesON ou @ONFireMarshal). Ces comptes sont créés et mis à jour par la fonction publique de l’Ontario.

Tout compte officiel de média social :

  • fait partie d’un programme de communication ou d’un plan de prestation de services approuvé
  • est mis à jour par le personnel et les ressources de la fonction publique de l’Ontario
  • est officiellement désigné dans le but de représenter le gouvernement de l’Ontario
  • représente officiellement le gouvernement de l’Ontario en respectant l’identité visuelle officielle (images, logos, etc.), les conventions d’appellation, les règles de vérification de compte et les URL officielles

Lignes directrices relatives à l’utilisation d’un compte officiel

Les lignes directrices suivantes s’appliquent aux comptes officiels :

l’utilisation du compte et la planification des activités sur celui-ci doivent être effectuées en collaboration avec la direction des communications

un lien vers les Conditions d’utilisation des médias sociaux (www.ontario.ca/mediassociaux) doit être ajouté sur la page « Bio »

le compte doit respecter les lignes directrices se rapportant à l’identité visuelle sur les médias sociaux

le compte doit respecter les normes de service à la clientèle relatives aux médias sociaux de la fonction publique de l’Ontario

le compte doit être conforme aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée pour assurer la mise en place de normes sur la vie privée

le compte doit être enregistré dans la base de données OPS Websites Database

En cas de doute, ne publiez pas le contenu.

Accessibilité

Les comptes officiels de médias sociaux doivent respecter toutes les obligations prévues dans la Loi sur les services français et la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, notamment :

  • tout contenu et élément créatif doit être publié dans les deux langues officielles
  • tout contenu créatif doit être conforme aux exigences d’accessibilité (taille de la police, contraste des couleurs, etc.)

Pratiques d’utilisation exemplaires

Le caractère approprié de l’utilisation des médias sociaux est déterminé selon des circonstances précises. Voici quelques exemples pour vous guider dans l’utilisation d’un compte officiel.

Gestion du compte

Approprié

À titre d’exemple, il serait approprié :

  • d’élaborer une stratégie relative aux médias sociaux assortie d’attentes et d’objectifs clairs en matière de service à la clientèle
  • d’établir et de diffuser un message cohérent dans l’ensemble des sites de médias sociaux du gouvernement
  • de répondre aux questions et de clarifier les renseignements erronés
  • de respecter les autorisations et de reconnaître les auteurs (photos, images, etc.)
  • d’offrir de façon proactive des accommodements aux personnes handicapées, notamment un lien vers une version vidéo accessible sur la page « Bio » de votre compte

Inapproprié

Par contre, comme cela irait à l’encontre des politiques et principes en vigueur, il serait inapproprié :

  • d’accorder un accès à un membre du personnel sans que celui-ci ait d’abord été formé ou informé quant au langage approprié et aux exigences, d’accessibilité et de protection de la vie privée
  • de permettre la publication de commentaires qui vont à l’encontre des Conditions d’utilisation des médias sociaux
  • de ne pas répondre aux questions rapidement et de ne pas corriger les renseignements erronés
  • de diffuser du contenu sans en avoir d’abord vérifié l’exactitude et l’intégrité

Publication de contenu lié au travail ou à un ministère

Approprié

À titre d’exemple, il serait approprié :

  • de diffuser du contenu pertinent pour le public et le mandat du ministère
  • de trouver des occasions de faire part au public des politiques et des programmes
  • de veiller à ce que le contenu respecte la Loi sur les services en français
  • de respecter les exigences d’accessibilité pertinentes et d’indiquer que des accommodements peuvent être fournis aux personnes handicapées

Inapproprié

Par contre, comme cela irait à l’encontre des politiques et principes en vigueur, il serait inapproprié :

  • d’ouvrir un compte sans avoir obtenu l’approbation du Bureau du Conseil des ministres ou du Cabinet du premier ministre
  • de créer du contenu à partager qui ne respecte pas les exigences d’accessibilité et d’affichage sur appareil mobile
  • de ne pas publier le contenu équivalent en français

Publication de renseignements liés au lieu de travail

Dans quelques rares circonstances, il peut être approprié de parler de votre lieu de travail sur des comptes officiels, par exemple, en publiant des messages préapprouvés en direct à l’occasion d’un congrès ou d’un événement.

Les comptes officiels ne devraient pas contenir de renseignements propres à un lieu de travail, à une direction ou à une division. En outre, on ne devrait pas y publier de photos de réunions ou de fêtes, identifier des collègues ou encore y publier du contenu qui pourrait compromettre l’intégrité du ministère.

Partage de contenu, identification de personnes et utilisation de la mention « J’aime »

Avant de partager du contenu, d’utiliser la mention « J’aime » ou d’identifier des personnes, assurez-vous que le compte et le contenu du compte sont adaptés à l’auditoire de votre ministère.

Il est important de mettre en place une stratégie de contenu pour vos comptes de médias sociaux et de déterminer le type de renseignements que vous voulez y publier, les personnes que vous voulez identifier et le contenu auquel vous voulez attribuer la mention « J’aime ».

Publication de contenu de partenaires ou d’intervenants

Pour faciliter la publication de contenu pertinent sans approbation supplémentaire, nous encourageons le personnel, en collaboration avec les équipes de communication, à dresser une liste de contenu approuvé provenant :

  • de partenaires du ministère
  • d’intervenants
  • de spécialistes
  • de tout autre compte pertinent

Il est important de tenir à jour cette liste et de vérifier que le contenu du compte est approprié pour votre auditoire.

Publication de contenu sur un compte officiel d’un ministère

Le contenu publié sur un compte officiel d’un ministère devrait se limiter à des photos ou à des vidéos de députés dans l’exercice de leurs fonctions ministérielles (par exemple, lors d’un discours ou d’une annonce officielle). N’ajoutez pas de lien vers les comptes de médias sociaux de ministres et ne les identifiez pas.

Les comptes officiels du gouvernement ne doivent pas retransmettre le contenu de comptes de médias sociaux personnels de ministres, les identifier ou interagir avec eux de quelconque façon. Cela pourrait contrevenir aux règles et des lois entourant les activités politiques.

Risques

Les comptes de médias sociaux officiels ont pour but de représenter officiellement le gouvernement sur les plateformes numériques. Ils servent à diffuser du contenu sur nos produits et nos services ainsi que des avis. Ils servent aussi à répondre aux questions du public, en privé et publiquement.

Les comptes de médias sociaux des ministères sont consultés par un vaste auditoire et peuvent être scrutés de près par le public et les médias. Faites preuve de discernement et tenez compte des risques à votre réputation ou à celle de la FPO quand vous publiez du contenu ou interagissez avec le public sur les médias sociaux.

Tout fonctionnaire qui ne respecte pas les lois, les principes ou les politiques peut faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Participation à des activités politiques

Ne prenez part à aucune activité politique, quelle qu’en soit la nature, sur les comptes officiels de médias sociaux du gouvernement.

En outre, le contenu publié sur les comptes officiels du gouvernement ne doit comporter aucun symbole, identifiant ou contenu de parti politique.

Pour en savoir plus, veuillez vous reporter aux droits et restrictions entourant les activités politiques.

Collecte de renseignements personnels, vie privée et autorisations

Sur les comptes officiels de médias sociaux, il est important de ne pas recueillir, publier ou divulguer de renseignements personnels ou confidentiels au sujet d’autres personnes sans avoir d’abord obtenu leur consentement et les approbations requises.

Pour les photos et les vidéos de personnes, l’approbation peut prendre l’une des formes suivantes :

  • un formulaire de consentement
  • la publication d’un avis de collecte de renseignements dans le cadre d’un événement
  • le consentement verbal ne suffit pas

En cas de doute au sujet des autorisations requises pour la publication de contenu ou sur le caractère privé ou personnel d’un élément de contenu, veuillez vous adresser à votre supérieur ou consulter la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

En outre, aucun renseignement ou contenu personnel permettant d’identifier les membres du personnel de la fonction publique de l’Ontario responsables de la gestion du compte ne doit être publié sur un site officiel du gouvernement.

Mises en situation

Voici quelques mises en situation qui illustrent bien la manière d’appliquer les directives relatives aux médias sociaux. Toutefois, il ne s’agit pas d’une liste exhaustive des risques et des éléments dont il faut tenir compte. En cas de doute, consultez votre supérieur ou la direction des communications pour connaître la marche à suivre.

Mise en situation 1

Une représentante d’un ministère aimerait donner un coup de pouce à l’entreprise de son amie qui, selon elle, offre d’excellents produits et services. Elle prévoit aimer et rediffuser les publications de l’entreprise de son amie à partir du compte officiel du ministère afin de l’aider à joindre un auditoire plus vaste.

Risques et éléments à prendre en compte :

  • Cette situation pourrait-elle constituer un conflit d’intérêts ou être perçue comme tel?
  • S’agit-il de contenu à caractère partisan?
  • Le contenu est-il lié à une initiative ministérielle ou gouvernementale?
  • Cette situation donne-t-elle une mauvaise image du gouvernement d’une quelconque façon?

Recommandations

Avant de retransmettre du contenu publié par la FPO, le personnel responsable des comptes de médias sociaux de la FPO doit tenir compte des risques. Ils ne devraient pas retransmettre ou publier de contenu qui pourrait constituer une violation des règles relatives aux conflits d’intérêts, d’autant plus que les renseignements pourraient ne pas provenir d’une source gouvernementale fiable ou ne pas être liés à une initiative ministérielle ou gouvernementale.

Remarque : Si un ancien fonctionnaire ou un fonctionnaire actuellement en poste croit qu’il pourrait y avoir apparence de conflit d’intérêts, il doit communiquer avec un responsable de l’éthique.

Apprenez-en plus sur les lois, principes et politiques qui régissent l’utilisation des médias sociaux.

Mise en situation 2

Un employé d’un ministère autre que le vôtre vous demande de l’aider à diffuser une annonce. Il aimerait que vous publiiez l’annonce sur tous les comptes de médias sociaux de votre ministère afin de joindre un plus vaste auditoire.

Risques et éléments à prendre en compte :

  • Le contenu se rapporte-t-il à votre ministère?
  • Le contenu est-il pertinent pour votre auditoire?
  • Ces renseignements pourraient-ils être utiles à votre auditoire?

Recommandations

Avant de retransmettre du contenu, le personnel responsable des comptes de médias sociaux de la FPO doit tenir compte des risques. Si le contenu se rapporte à votre ministère, qu’il est pertinent et utile pour votre auditoire et qu’il respecte les exigences d’accessibilité, il est alors approprié de le retransmettre.

Apprenez-en plus sur les lois, principes et politiques qui régissent l’utilisation des médias sociaux.