Tant le rapport de PSR (et tout document justificatif) que les documents établissant une exemption doivent être conservés de manière facilement accessible sur le lieu de travail tant que l’appareil, la structure ou l’élément protecteur reste sur le lieu de travail ou que le procédé est utilisé sur le lieu de travail.

Pour les exigences particulières concernant les documents qui doivent être conservés sur le lieu de travail, voir le paragraphe 7(8) du Règlement sur les établissements industriels.

Les rapports de PSR et les documents d’exemption peuvent être demandés à tout moment par un inspecteur de la santé et de la sécurité du ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences.

Documents électroniques

La Loi de 2000 sur le commerce électronique prévoit que l’exigence légale d’une information ou d’un document écrit est satisfaite si elle est sous forme électronique et accessible de manière à pouvoir être consultée ultérieurement.  

Par conséquent, l’exigence selon laquelle le rapport de PSR ou les documents d’exemption doivent être présentés par écrit signifie que les formats électroniques de ces documents sont acceptables tant qu’ils sont accessibles pour une utilisation ultérieure. Il serait inacceptable, par exemple, de conserver les versions électroniques des rapports PSR sur un ordinateur où personne ne peut y accéder.

Une version électronique d’un rapport de PSR doit respecter les mêmes exigences qu’un rapport de PSR écrit (par exemple, inclure la signature de la personne qui a effectué l’examen et le sceau de l’ingénieur, le cas échéant).