Comment utiliser le présent document

Les normes
constituent les exigences qui s’appliquent aux OSP visées par la Loi.
Les justifications
présentent des motifs sous-tendant les normes.
Les lignes directrices
décrivent des pratiques exemplaires et des facteurs importants à considérer pour se conformer aux normes.

Les normes représentent les aspects à considérer en ce qui a trait aux fonctions, aux besoins et aux réalités de fonctionnement variables des OSP en Ontario.

Aperçu des normes

  1. Évaluer, planifier et préparer
    • Cerner les besoins et établir les objectifs précis de l’organisation en ce qui a trait à la collecte de renseignements personnels en se fondant sur les observations des intervenants et de la collectivité.
    • Déterminer les priorités et les ressources des organisations, et procéder à une évaluation de l’incidence sur la vie privée.
    • Cerner des répercussions utiles au titre de la prestation de services, de programmes ou de politique, et établir un plan d’analyse.
    • Instaurer des processus de régie des données, et élaborer et planifier des politiques et des procédures de collecte, notamment des mesures visant à garantir la qualité et la sécurité des renseignements personnels.
    • Cerner les besoins en formation, puis élaborer et dispenser des formations et d’autres ressources pour appuyer l’observation de la Loi, de ses règlements d’application et des normes, ainsi que des dispositions pertinentes sur la protection de la vie privée.
  2. Recueillir des renseignements personnels
    • Communiquer aux clients et aux collectivités l’objet de la collecte de renseignements personnels, ainsi que la manière dont elle est réalisée.
    • Mettre en œuvre une collecte de renseignements personnels qui repose sur le consentement exprès et volontaire.
  3. Gérer et protéger les renseignements personnels
    • Mettre en œuvre des procédures garantissant la qualité et la sécurité des renseignements personnels.
    • Maintenir et favoriser des dispositifs et des processus sécuritaires afin de conserver, de consigner et d’éliminer les renseignements personnels.
    • Limiter l’accès aux renseignements personnels, ainsi que leur utilisation.
  4. Analyser les renseignements recueillis
    • Calculer et interpréter les disproportions ou les disparités statistiques se rapportant à la race.
    • Appliquer des seuils pour interpréter l’existence éventuelle d’écarts visibles nécessitant de nouvelles analyses ou mesures correctives.
  5. Diffuser les données et les résultats d’analyse à l’intention du public
    • Anonymiser les ensembles de données et les résultats des analyses avant de les rendre publiques, conformément aux principes du gouvernement ouvert.
    • Inclure les résultats témoignant de disproportions ou de disparités se rapportant à la race dans les rapports établis à l’intention du public, ainsi que les seuils utilisés.
  6. Appuyer et instaurer le changement organisationnel au chapitre de l’action contre le racisme
    • Recourir aux renseignements pour mieux comprendre les inégalités raciales et pour étayer les décisions à prendre pour faire tomber les obstacles systémiques et faire progresser l’équité raciale.
    • Continuer de surveiller et d’évaluer les progrès et les répercussions.
    • Promouvoir l’éducation et la participation du public quant à l’action contre le racisme.
  7. Renseignements donnés par des observateurs participants (RDOP)
    • Prévoir de recueillir, de gérer et d’utiliser des RDOP accompagnés d’observations formulées par les collectivités et les intervenants en cause.
    • Mettre en œuvre la collecte de RDOP conformément aux exigences en matière de collecte indirecte.
    • Prévoir des mesures visant à garantir l’exactitude des RDOP avant qu’ils ne soient utilisés.