La collecte de renseignements auprès d’observateurs participants est un mode de collecte indirecte autorisé par la norme 6 (Collecte indirecte).

Aux termes de la Loi contre le racisme, ces normes définissent des exigences précises s’appliquant à la collecte de renseignements auprès d’observateurs participants, à leur gestion et à leur utilisation. Sauf indication contraire, toutes les normes évoquées précédemment s’appliquent aux renseignements donnés par des observateurs participants, avec les modifications ou exceptions nécessaires décrites ci-dessous.

Les renseignements donnés par un observateur participant relèvent de la perception qu’a une personne quant à la race d’une autre personne. Ce renseignement esr recueilli afin de repérer et de surveiller les préjugés raciaux ou le profilage racial éventuels dans le cadre d’un service, d’un programme ou d’une fonction donnée. Les personnes donnant des renseignements en tant qu’observateurs participants (les répondants) se limitent aux employés, aux responsables, aux consultants et aux agents des organisations du secteur public.

Planifier la collecte de renseignements auprès d’observateurs participants, de la gestion et de l’utilisation de ces renseignements

Norme 38. Planifier la collecte de renseignements auprès d’observateurs participants

Avant d’entreprendre la collecte de renseignements auprès d’observateurs participants, les organisations du secteur public doivent élaborer et publier un plan de collecte, de gestion et d’utilisation étayé par un dialogue avec les populations visées et évaluer la nécessité de recueillir de tels renseignements et les risques et avantages de cette collecte.

Justification

Recueillir des renseignements auprès d’observateurs participants quant à la race d’une autre personne est une opération délicate. Une diligence raisonnable s’impose donc à l’étape de la planification pour que l’intérêt du public soit pris en considération lorsqu’on utilise de tels renseignements pour éliminer le racisme systémique et faire progresser l’équité raciale.

Lignes directrices

Dans l’élaboration de leurs plans, les organisations devraient consulter les populations, les intervenants et les partenaires pour étayer leur évaluation de la nécessité et de la mise en œuvre d’une collecte de renseignements auprès d’observateurs participants. Il peut s’agir, notamment, d’afficher publiquement des avis d’intention, de tenir des assemblées publiques et de lancer un appel à communications écrites sur les projets de plans de l’organisation.

Les organisations devraient mettre sur pied un groupe consultatif qui serait chargé de formuler des observations critiques sur la conception, la mise en œuvre et l’évaluation des plans. Ce groupe consultatif devrait être composé de représentants de l’organisation, des communauts autochtones, noires et racialisées, d’intervenants et de partenaires.

Circonstances permettant la collecte de renseignements auprès d’observateurs participants

Norme 39. Situations où la collecte de renseignements auprès d’observateurs participants est permise

Lorsque les organisations du secteur public recueillent des renseignements auprès d’observateurs participants, elles doivent le faire seulement dans le but précis d’évaluer le profilage ou un préjugé racial au sein d’un service, d’un programme ou d’une fonction.

La collecte de renseignements auprès d’observateurs participants ne peut se faire que si toutes les conditions suivantes sont réunies :

  1. L’OSP a rendu public un plan comme celui décrit à la norme 38.
  2. Il y a une interaction discrète entre un employé de l’organisation ou une personne qu’elle a mandatée (« représentant de l’organisation ») et un client ou un membre du public aboutissant à une décision qui détermine un résultat.
  3. Le représentant de l’organisation prennt part à l’interaction décrite précédemment a, à l’égard du particulier, un pouvoir décisionnel discrétionnaire susceptible d’avoir une répercussions non négligeable pour ce particulier.
  4. Les décisions ou les répercussions découlant de cette interaction peuvent être mesurés ou attestées par des traces enregistrées, notamment en fait de prestations, de sanctions ou de services reçus, ainsi du traitement fait ou de l’expérience vécue dans le cadre d’un service, d’un programme ou d’une fonction.

Justification

Il importe de déceler et de surveiller le profilage ou les préjugés raciaux pour comprendre et résoudre le racisme systémique et les disparités raciales. Le profilage ou le préjugé racial naît de la perception qu’un décideur ou un fournisseur de services a de la race d’une autre personne, en quoi il a un effet sur la façon dont cette personne sera traitée et sur les répercussions.

Lignes directrices

Un préjugé racial est une prédisposition, un préjugé ou une généralisation qui vise un groupe ou des personnes et qui se fonde surtout sur la race. À l’heure actuelle, pour la Commission ontarienne des droits de la personne, le « profilage racial » est toute action prise pour des raisons de sûreté, de sécurité ou de protection du public qui repose sur des stéréotypes fondés sur la race, la couleur, l’ethnie, l’ascendance, la religion, le lieu d’origine ou une combinaison de ces facteurs plutôt que sur un soupçon raisonnable, dans le but d’isoler une personne à des fins d’examen ou de traitement particulier (consulter la Commission ontarienne des droits de la personne pour avoir la définition la plus récente de cette expression).

L’application de règles, de pratiques non officielles ou de critères décisionnels suppose souvent l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire de la part du représentant de l’organisation (c.-à-d. le fournisseur de services ou le décideur). Il est possible que le fournisseur de services laisse des stéréotypes et des préjugés raciaux se manifester dans son exercice discrétionnaire. Les interactions discrétionnaires avec un fournisseur de services ou un déciseur, selon les perceptions de ceux-ci en lien avec la race, peuvent déboucher sur des disproportions pi des disparités raciales et avoir des repercussions majeures sur des particuliers, comme dans les exemples que voici :

  • La décision d’un agent de police d’arrêter quelqu’un ou de le mettre en détention;
  • La décision d’une travailleuse sociale de confier un enfant aux soins de services de protection de l’enfance.

Ne pas surveiller les répercussions de l’exercice d’un tel pouvoir discrétionnaire peut, en soi, constituer une forme de racisme systémique qui mène à des résultats marquants racialement inéquitables.

Question sur la race à poser à l’observateur participant et catégories raciales

Norme 40. Question obligatoire sur la race à poser à l’observateur participant et catégories raciales

Les organisations du secteur public recueillant des renseignements auprès d’observateurs participants afin de faire enquête sur un préjugé ou un profilage racial doivent poser la question obligatoire suivante sur la race ou la catégorie raciale.

Question sur la race à poser à l’observateur participant et catégories raciales

« Quelle catégorie raciale décrit le mieux cette personne ? » (Choisissez-en seulement une.)

  1. noire
  2. est-asiatique ou asiatique du Sud-Est
  3. autochtone (métisse, inuite ou de Première Nation)
  4. latino
  5. moyen-orientale
  6. sud-asiatique
  7. blanche

Règle pour y répondre – Le représentant de l’organisation (le répondant) qui donne ce renseignement ne peut choisir qu’une réponse valable en ce qui concerne un particulier. « Ne sais pas » ou « Ne souhaite pas répondre » ne sont pas des réponses valables.

Justification

Les préjugés raciaux et le profilage racial se manifestent lorsque les gens s’en remettent à des stéréotypes fondés sur la race et font des présupposés au sujet d’autres personnes en se fondant sur des indices visibles et d’autres renseignements. Ainsi, la racialisation tient souvent simplement au fait de classer des personnes dans des catégories. Pour repérer et surveiller le profilage racial, il importe de saisir les perceptions des personnes afin d’évaluer si les conclusions sont tirées en fonctions de stéréotypes et des mesures qui en découlent sont prises. À cet égard, connaître les antécédents réels du particulier concerné par les RDOP importe peu dans l’analyse.

Dans la collecte de renseignements auprès d’observateurs participants, il ne peut pas y avoir de catégorie « Autre race », car les leçons tirées d’autres administrations publiques et d’autres travaux de recherche montrent que l’inclusion de cette option compromet la validité des réponses.

Lignes directrices

La perception qu’un fournisseur de services a de la race d’une personne repose sur les premières impressions, qui s’appuient sur de l’information superficielle facilement observable comme la couleur de la peau, la texture des cheveux, les traits du visage et d’autres éléments susceptibles de servir à étayer des présomptions sur l’ascendance raciale d’une personne, comme l’accent, le style vestimentaire, le nom de famille, etc.

Lorsqu’une personne est perçue comme métissée, le répondant devrait choisir la catégorie raciale à laquelle cette personne ressemble le plus selon lui. C’est cette perception qui est le plus susceptible de créer des stéréotypes ou des préjugés.

Il n’est pas permis de donner une non-réponse comme « Ne sais pas » ou « Ne souhaite pas répondre ». Ces options ne sont pas valables parcequ’elles peuvent servir à éviter de consigner un renseignement.

Les organisations devraient donner aux répondants (représentants de l’organisation) des instructions et une formation adaptée pour qu’ils :

  • fassent la meilleure évaluation possible de la personne, en toute honnêteté et en toute bonne foi;
  • comprennent que la collecte de ces renseignements est permise ou exigée par la Loi contre le racisme et par tout autre pouvoir, lorsque cela s’applique.

Validité des renseignements donnés par des observateurs participants

Norme 41. Assurance de qualité

Les organisations du secteur public doivent mettre en œuvre des mesures raisonnables et en garder une trace écrite pour que la collecte de renseignements auprès d’observateurs participants soit faite de bonne foi et que la perception de la race soit saisie avec exactitude.

Justification

Avant de pouvoir utiliser les renseignements donnés par des observateurs participants, il faut appliquer des méthodes d’assurance de la qualité pour veiller à ce que ces renseignements traduisent le plus fidèlement possible la perception des répondants.

Lignes directrices

L’exactitude ou la validité des renseignements donnés par un observateur participant est le degré de fidélité de la perception du répondant durant l’interaction en question. Il ne s’agit pas de savoir si la perception correspond à la « véritable » race du particulier visé par l’évaluation.

Les mesures relatives à l’assurance de qualité comprennent les mesures relatives à la reddition de comptes et la prestation d’une formation appropriée aux fournisseurs de services pour que ces derniers donnent des renseignements de bonne foi et comprennent le but de la collecte. Les OSP devraient se doter de mécanismes permettant de déceler et de régler les situations dans lesquelles des éléments indiquent que la collecte de renseignements auprès d’observateurs participants a été faite de mauvaise foi ou qu’il y a eu fausse représentation intentionnelle de la part d’une personne qui a donné des renseignements.

La validité des renseignements donnés par des observateurs participants devrait être évaluée au moyen des procédures relatives à l’assurance de la qualité des données établies par l’organisation et conformément à toutes les lois applicables. Cela peut comprendre, notamment, des vérifications ou des évaluations périodiques aléatoires des procédures de collecte de données auprès d’observateurs participants au titre du caractère complet, de la validité et de la fiabilité. Cela aide à promouvoir l’intégrité des données recueillies pour qu’elles servent aux fins prévues.

Si les renseignements sont recueillis sur le papier puis saisis dans des systèmes informatiques, les OSP devraient effectuer des vérifications aléatoires pour évaluer l’exactitude, la validité, le caractère complet et l’actualité des renseignements électroniques.

Norme 42. Saisie exacte et stockage des renseignements donnés par des observateurs participants

Les organisations du secteur public doivent avoir des politiques et des procédures consignées par écrit en matière de surveillance et de préservation de l’exactitude des renseignements recueillis auprès d’observateurs participants, stockés et divulgués aux fins prévues par la Loi contre le racisme.

Les organisations du secteur public doivent prendre des mesures raisonnables pour que les renseignements donnés par des observateurs participants sur la race d’une personne soient saisis avec exactitude dans des archives électroniques (les « bases de données ») séparées des archives administratives qui contiennent des renseignements personnels.

Les organisations doivent coder dans des dossiers électroniques les renseignements donnés par des observateurs participants de la manière indiquée.

Codage des renseignements donnés par des observateurs participants sur la race d’une personne

Élément de donnée :
Renseignement donné par l’observateur participant sur la race
Description :
Indique la race d’une personne selon la perception d’un fournisseur de services
Nom du champ :
Renseignement donné par l’observateur participant sur la race
Type champ et format :
Ce champ est de type discret et son format est alphanumérique (25)
Jeu de codes (valeurs valables) :
Ce champ contient des valeurs alphanumériques :
  • noire
  • est-asiatique ou asiatique du Sud-Est
  • autochtone (Première Nation, Métis ou Inuit)
  • latino
  • moyen-orientale
  • sud-asiatique
  • blanche

Donnée manquante (valeur nulle) : Espace laissé blanc ou « . » (point) pour indiquer une valeur nulle, si aucune valeur n’a été indiquée

Justification

En saisissant avec exactitude et d’une manière uniforme les renseignements donnés par les observateurs participants, on assure la qualité des données qui seront utilisées. Ces renseignements ne peuvent pas être stockés dans des ensembles de données structurés de manière que chaque dossier porte sur un seul particulier, mais plutôt dans des ensembles de données structurés de manière que chaque dossier porte sur une seule interaction relative à des services.

Lignes directrices

Pour permettre des analyses de disproportions ou de disparités, il est possible de stocker les renseignements donnés par des observateurs participants dans une base de données sécurisée qui peut être liée à des renseignements sur les répercussions de cette interaction. Il est possible de tenir des bases de données où sont consignées des répercussions à même des baeses de données administratives de l’OSP où sont consignées d’autres renseignements personnels nécessaires aux analyses.

Par exemple, les dossiers contenant des renseignements donnés par des observateurs participants peuvent comporter des numéros d’identification pouvant servir à établir un lien avec les bases de données de l’organisation contenant des renseignements personnels sur les répercussions des interactions avec le fournisseur de services.

On devrait également assigner au participant un numéro d’identification unique pour chaque interaction afin de pouvoir faire des liens avec les bases de données administratives. Cela permet de faire des analyses visant à déceler les tendances ou les les caractéristiques différenciées des décisions prises à titre individuel par les employés, les responsables, les consultants et les agents.

Consultation des renseignements donnés par des observateurs participants et désaccord sur ces renseignements

Norme 43. Consultation des renseignements donnés par des observateurs participants et désaccord sur ces renseignements

Les organisations du secteur public doivent se doter de procédures consignées par écrit qui permettent aux particuliers de demander à consulter les RDOP se rapportant à eux. S’ils sont en désaccord avec des éléments des RDOP, ils doivent être en mesure d’exiger qu’une déclaration de désaccord soit jointe au dossier.

Justification

Permettre aux particuliers de consulter les RDOP se rapportant à eux constitue un aspect important du respect de la dignité des particuliers. Certes, les RDOP visent une personne, mais ils rendent compte des perceptions du représentant de l’organisation au moment de leur collecte. Pour préserver l’intégrité des renseignements recueillis, on ne peut permettre ni à la personne qui les a donnés ni à la personne visée de les modifier.

Lignes directrices

Les OSP devraient être en mesure d’expliquer aux personnes demandant de consulter les RDOP qui les visent pourquoi elles ne peuvent pas rectifier ces renseignements. Si la personne demande de formuler une déclaration de désaccord, une trace écrite de sa demande et ainsi que sa déclaration doivent être jointes aux RDOP. Ces renseignements pourraient servir à vérifier l’exactitude de la collecte de données et à justifier les besoins en matière de formation.

Les particuliers peuvent présenter par écrit ou de vive voix une demande de consultation de renseignements personnels ou de présentation d’une déclaration de désaccord. Avant d’envoyer une réponse, les organisations devraient vérifier l’identité du demandeur.

Les systèmes informatiques doivent pouvoir sauvegarder les déclarations de désaccord jointes aux renseignements personnels.