5. Qualités requises des évaluateurs et normes de service pour évaluer des besoins de soutien

5. Qualités requises des évaluateurs et normes de service pour évaluer des besoins de soutien

Applicable à : Entités d’examen des demandes
Cadre juridique : Sous-disposition 7(2) 2ii, 7(2) 2iii
Fonction des Entités d’examen des demandes aux termes de la Loi : Alinéa 17(1)(a)
Date d’entrée en vigueur : 1^er octobre 2020

Objet

L’objet de cette directive est de s’assurer que la collecte des renseignements effectuée par les Entités d’examen des demandes est uniforme à l’échelle de la province afin que les décisions sur les services et soutiens aux adultes ayant une déficience intellectuelle, qui sont financés par le ministère, et leur planification, soient fondées sur des données exactes sur les besoins, l’ordre de priorité et la situation des personnes dont la déficience intellectuelle a été établie conformément à la Loi.

Politique

Les Entités d’examen des demandes doivent suivre un processus prescrit par le ministère et uniforme à l’échelle de la province pour évaluer les besoins de soutien des auteurs de demande admissibles aux services et soutiens aux adultes ayant une déficience intellectuelle, qui sont financés par le ministère conformément à la Loi.

Directive

Ce processus sera administré par des évaluateurs qualifiés. Les Entités d’examen des demandes doivent confier à des évaluateurs qualifiés le soin d’utiliser la trousse de demande de services du ministère pour réunir des données sur les besoins de soutien, l’ordre de priorité et la situation des personnes ayant une déficience intellectuelle. La trousse de demande de services comprend la demande de services et de soutiens et l’Échelle d’intensité de soutien - version pour adulte (SIS-A^TM).

Les Entités d’examen des demandes doivent s’assurer que les donnéessont réunies, entreposées et tenues à jour de façon rigoureuse et uniforme pour assurer la protection des renseignements personnels et de nature délicate, et qu’elles satisfont aux normes du programme de formation des évaluateurs et d’assurance de la qualité du ministère.

Les Entités d’examen des demandes doivent s’assurer que les évaluateurs participent à tous les programmes obligatoires de formation et d’assurance de la qualité des données organisés par le ministère, et qu’ils respectent les normes provinciales lors de l’utilisation de la trousse de demande de services et du document de rapport de l’évaluateur du ministère (le rapport sommaire d’évaluation).

• Une évaluation des besoins de soutien n’est valide et complète que lorsqu’elle est faite par une évaluatrice ou un évaluateur qui a terminé avec succès le programme de formation des évaluateurs et d’assurance de la qualité du ministère au cours des 18 derniers mois.

Qualités et compétences requises des évaluateurs

Les Entités d’examen des demandes doivent s’assurer que les évaluateurs qui utilisent la trousse de demande de services ont les qualités requises suivantes :

• Un grade de premier cycle ou l’équivalent dans un domaine connexe aux services à la personne (psychologie, sociologie ou travail social, par exemple)^{footnote 4[4]}
• Au moins cinq (5) ans d’expérience récente dans le secteur des services aux personnes ayant une déficience intellectuelle, ou l’équivalent dans une profession liée aux services à la personne(Il incombe aux Entités d’établir quelles sont ces équivalences dans leur contexte régional.)^{footnote 5[5]}
• L’expérience de l’accueil, de la gestion des cas, de la coordination des services, du soutien direct ou de la défense des droits;
• Des compétences en informatique pertinentes pour utiliser les documents du ministère ainsi que les systèmes de technologie de l’information prescrits par le ministère, y compris le formulaire électronique SIS-A^TM pour recueillir des renseignements sur l’évaluation des besoins en matière de soutien des personnes qui demandent des services et soutiens pour personnes ayant une déficience intellectuelle, qui sont financés par le ministère;
• Avoir terminé avec succès l’initiation à l’utilisation de la trousse de demande de services en suivant le programme de formation des évaluateurs et d’assurance de la qualité des données du ministère;

Les évaluateurs doivent répondre aux exigences de formation continue et d’expérience suivantes pour continuer de satisfaire aux normes du ministère :

• Passer avec succès, tous les 18 mois, l’examen de la fiabilité administré dans le cadre du programme de formation des évaluateurs et d’assurance de la qualité du ministère;
• Utiliser régulièrement la trousse de demande de services avec les auteurs de demande; Les évaluateurs devraient avoir rempli au moins 36 trousses de demande de services au cours des 18 mois (à titre de pratique exemplaire, au moins deux évaluations par mois) séparant chaque examen de la fiabilité des évaluateurs dans le cadre du programme de formation des évaluateurs et d’assurance de la qualité des données du ministère.
• Les évaluateurs qui réintègrent le milieu de travail après un congé sont tenus de suivre les directives du ministère sur le maintien des qualités requises des évaluateurs, fournies dans le cadre du programme de formation des évaluateurs et d’assurance de la qualité des données du ministère, plus précisément dans les sections portant sur les congés.

Les évaluateurs doivent aussi avoir les compétences suivantes :

• Une connaissance approfondie des techniques d’entrevues et de l’écoute active, l’aptitude à établir des liens, quel que soit le handicap de leurs interlocuteurs, et savoir quand poser d’autres questions pour lever une ambiguïté;
• Une approche de la facilitation centrée sur la personne, la capacité d’orienter la discussion sur les besoins de soutien et la priorité du cas, et la capacité de reconnaître les différences subtiles entre cette priorité et celles d’autres fournisseurs de soins.

Les Entités d’examen des demandes doivent également s’assurer que les évaluateurs qui utilisent la trousse de demande de services ne participent pas directement à la prestation des services aux personnes ayant une déficience intellectuelle (c.-à-d., ne travaillent pas pour un organisme de service qui offre des services et soutiens résidentiels ou liés à la participation communautaire prévus par la Loi).

Normes de service applicables au processus devaluation (trousse de demande)

Les Entités d’examen des demandes doivent établir les normes de service suivantes et les faire appliquer par les évaluateurs qui utilisent la trousse de demande de services :

• Les renseignements personnels ne peuvent être réunis qu’après avoir informé les auteurs de demande, et s’être assuré qu’ils ont compris l’objet de la collecte et de la communication de ces données conformément à la Loi.
• Il est vivement recommandé de faire appel aux mêmes évaluateurs pour mener les deux entrevues. Si la personne qui a procédé à la première évaluation n’est pas disponible pour la deuxième entrevue, les auteurs de demande ou leurs représentants peuvent demander qu’une autre personne procède à la deuxième évaluation pour remplir plus vite la trousse de demande de services.
• L’utilisation de la trousse de demande de services doit comporter deux entrevues semi-structurées auxquelles assisteront l’évaluatrice ou l’évaluateur, l’auteure ou l’auteur de la demande admissible, et au moins une répondante ou un répondant, mais pas plus de quatre. Ces entrevues doivent se dérouler de la façon décrite dans le manuel de formation des évaluateurs et d’assurance de la qualité et le manuel d’initiation à la trousse de demande de services.
  • Selon la norme de pratique exemplaire, les entrevues devraient avoir lieu à des jours différents. Les évaluations tenues le même jour devraient être exceptionnelles, et leur justification devrait toujours reposer sur l’intérêt de l’auteure ou l’auteur de la demande.
• On définit la répondante ou le répondant comme suit : une personne qui connaît l’auteure ou l’auteur de la demande depuis au moins trois mois et a pu l’observer dans un ou divers contextes pendant de longues périodes de temps. Les répondants doivent aussi être capables de comprendre toutes les questions qui leur sont posées et d’y répondre.
• Par répondante ou répondant, on entend : le père, la mère, un frère, une sœur, un autre membre de la famille, une tutrice ou un tuteur, un membre du personnel de soutien direct, une superviseure ou un superviseur, une enseignante ou un enseignant, ou toute autre personne qui aide, travaille ou vit avec la personne faisant l’objet de l’évaluation et la comprend et comprend ses besoins particuliers de soutien.
• Les Entités d’examen des demandes feront de leur mieux pour que les auteurs de demande soient présents aux deux entrevues prévues dans la trousse de demande de services.

Il peut arriver, exceptionnellement, que les auteurs de demande ne participent qu’à une partie de l’entrevue ou se présentent seuls à l’entrevue.

• Ils pourront ne participer qu’à une partie de l’entrevue seulement s’il est évident que l’entrevue ne les aide pas, mais qu’ils souhaitent tout de même remplir une trousse de demande de services :
  • Si l’auteure ou l’auteur de la demande n’est pas en mesure de répondre aux questions ou de participer pleinement, un deuxième répondant devrait être présent pour s’assurer qu’au moins deux personnes peuvent participer pleinement et répondre à toutes les questions de l’entrevue.
  • Les auteurs de la demande peuvent se présenter seuls à l’entrevue s’ils n’ont personne qui les connaisse depuis au moins trois mois ou s’ils insistent pour se représenter eux-mêmes.
• Exceptionnellement, ou si la personne le demande ou le requiert, il pourra s’écouler plus de 15 jours ouvrables entre la première et la deuxième entrevue.
• Les Entités d’examen des demandes doivent fournir des renseignements de base sur les entrevues, et la trousse de demande de services, aux auteurs de demande et à leurs répondants au moins dix (10) jours ouvrables avant la première entrevue.
• Les auteurs de demande peuvent remplir certaines sections de la demande de services et de soutiens avant l’entrevue. Au premier rendez-vous, la personne qui procède à l’évaluation examinera les sections déjà remplies pour s’assurer que les questions ont été comprises et que les réponses sont complètes.
• Les entrevues auront lieu en personne, tous les participants se réuniront au même endroit ou se retrouveront par vidéoconférence.
• L’évaluatrice ou l’évaluateur doit obtenir une réponse valide à chaque question figurant dans la trousse de demande de services.
• Les Entités d’examen des demandes doivent réexaminer tous les cinq ans les besoins de soutien des personnes ayant une déficience intellectuelle qui sont en attente de services et de celles qui reçoivent des services :
• Le réexamen aura lieu tous les cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière trousse de demande de services a été remplie
• Les Entités d’examen des demandes doivent s’assurer que les évaluateurs se conforment aux normes d’utilisation de la trousse de demande de services lorsqu’ils réexaminent les besoins de soutien des personnes ayant une déficience intellectuelle.
• Le réexamen nécessitera qu’on remplisse une nouvelle trousse de demande de services, et donc une nouvelle demande de services et de soutiens et une nouvelle SIS-A^TM.
• Si les besoins de soutien ou la situation personnelle d’une personne ayant une déficience intellectuelle changent de façon notable, les Entités d’examen des demandes doivent prendre les mesures qui s’imposent pour procéder plus rapidement au réexamen.
• Une évaluatrice qualifiée ou un évaluateur qualifié peut utiliser une trousse de demande de services pour une personne qui a au moins seize ans si, en dehors du critère d’âge, cette personne satisfait aux critères d’admissibilité aux services et soutiens aux adultes ayant une déficience intellectuelle, qui sont financés par le ministère conformément à la Loi.
• Les Entités d’examen de demandes ne peuvent aiguiller ces personnes vers ce type de services et soutiens ou leur offrir des connexions donnant accès à ces services avant leur dix-huitième anniversaire.