Introduction

La gestion de la technologie de l’information (TI) doit constituer une partie essentielle de tout plan d’activités. Vos clients, qu’il s’agisse de détaillants ou de partenaires de services de restauration, ou les clients qui rentrent chez eux avec vos produits recherchent des compagnies qui sont capables de communiquer électroniquement avec eux.

Intégrer la TI à la façon dont vous faites affaire est non seulement tenu pour acquis aujourd’hui, mais cela peut aussi vous économiser de l’argent et contribuer à renforcer vos relations avec vos clients.

Dans cette section, vous étudierez ce qui suit :

  • les rudiments de la TI nécessaires pour vous lancer
  • le commerce électronique entre entreprises
  • l’importance de la planification d’urgence et comment protéger et récupérer vos données

Les moyens de base de la TI nécessaires pour commencer

Un équipement moderne

Si vous avez déjà un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable, vous devrez peut-être le mettre à niveau pour vos besoins commerciaux. Visitez une boutique d’informatique pour voir si votre ordinateur a suffisamment de mémoire et pour déterminer si vous utilisez le système d’exploitation le plus récent.

Les logiciels les plus récents

Communiquez avec d’autres fabricants d’aliments que vous connaissez pour qu’ils vous donnent des recommandations sur les logiciels qui pourraient le mieux vous convenir. Vous aurez peut-être besoin des logiciels suivants :

  • Programme de gestion des relations avec les clients (gestion CRM) ou un autre programme de gestion d’entreprise pour gérer vos données, relations et contacts clients.
  • Logiciel de commerce électronique B2B, développé par l’industrie alimentaire et maintenant utilisé par de nombreux détaillants pour tous types de produits et de services.
  • Les logiciels effectuant les fonctions opérationnelles, notamment les ventes, les commandes, le suivi des stocks, la tenue des livres, la technologie blockchain, la traçabilité et la planification des ressources de l’entreprise sont généralement vendus sous forme de progiciels. La saisie de données dans des progiciels autonomes exige beaucoup de travail; une plateforme d’intégration numérique ressemble à une maison où les progiciels autonomes sont disposés comme des pièces séparées mais reliées entre elles. Lorsque votre entreprise grandit et que la liste des fonctions liées aux logiciels s’allonge, la plateforme d’intégration numérique contribue à l’utilisation efficace de l’informatique. À mesure que votre entreprise se développe, vous devez améliorer vos compétences en gestion des données.
  • L’intégration numérique (ID) est un domaine qui se développe rapidement. Demandez à un conseiller en développement économique du MAAARO qui sont les fournisseurs d’ID spécialisés dans les services aux petites entreprises ou aux entreprises en démarrage en communiquant avec le Centre d’information agricole au 1 877 424-1300 ou à ag.info.omafra@ontario.ca.

Vous devriez vous tenir au courant des tout derniers logiciels et matériels disponibles nécessaires pour répondre à vos besoins de croissance.

Une connexion Internet

L’idéal est d’avoir une connexion Internet haute vitesse si cela est possible où vous êtes.

Une présence en ligne

Donnez à vos clients et à vos fournisseurs un moyen facile de vous trouver en obtenant un nom de domaine établi à partir du nom de votre compagnie, p. ex. « nomcompagnie.com » ou « nomcompagnie.ca ».

Présence dans les médias sociaux

Établissez une présence sur une plate-forme de média social. Grâce à cette présence, vous pouvez communiquer et réseauter directement avec vos clients. Vous avez un grand choix d’outils liés au médias sociaux pour rester en contact avec votre marché cible. Les plus courants sont Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram et Youtube. C’est à vous de décider quels sont ceux qui conviendront le mieux à votre entreprise. Une participation régulière et constante sur le site de média social que vous avez choisi vous aidera à fidéliser vos clients et à asseoir votre réputation.

Indiquez à votre personnel comment et quand utiliser les médias sociaux. Vous devrez peut-être élaborer des stratégies et mettre en œuvre des politiques sur la gestion de vos comptes de médias sociaux.

Gestion des risques technologiques

Chaque compagnie a besoin d’un plan de sécurité solide pour protéger ses données. Pour de plus amples renseignements sur la façon de procéder, consultez la rubrique Planification de la contingence dans la présente section.

Autres ressources (mesures de performance, outils en ligne et outils de performance sur le Web)

L’analyse du passage sur un site Web est effectuée par un outil en ligne qui mesure, recueille, analyse et présente des données qui vous permettent de comprendre les mouvements des visiteurs sur votre site Web. Vous pouvez ainsi déterminer combien de personnes ont visité votre site Web et quelles pages elles ont regardées. L’optimisation pour les moteurs de recherche (SEO en anglais) est un processus servant à positionner votre site Web dans les premières réponses d’un moteur de recherche, tel que Google ou Yahoo, afin que vos clients puissent vous trouver plus facilement ainsi que vos produits.

Commerce électronique B2B

Votre produit passera par beaucoup d’étapes pour se rendre de votre établissement au consommateur. Il faudra peut-être documenter chacune de ces étapes. Par exemple, lorsque des grossistes décident de vous acheter votre produit, ils vous donnent un bon de commande autorisant la vente. Après avoir vérifié la livraison, vous pouvez leur envoyer une facture, et ils vous retourneront une confirmation de paiement.

Aujourd’hui, la plupart de ces documents sont créés sur support informatique, sans papier. Ces allers et retours de l’information entre les entreprises sont appelés commerce électronique B2B.

Vous serez peut-être amené à travailler avec plusieurs entreprises, car votre produit est géré dans une chaîne d’approvisionnement.

Pour que tout se passe bien, tous les maillons de la chaîne d’approvisionnement doivent pouvoir communiquer efficacement les uns avec les autres. Une façon de s’assurer que votre commerce électronique B2B fonctionne consiste à mettre en œuvre un système d’échange de données informatisées (EDI). La mise en place et la maintenance d’un tel système peuvent être coûteuses, mais il existe des fournisseurs de services qui proposent ce service contre rémunération. Assurez-vous de prendre en compte ce coût dans votre plan d’activités afin de ne pas avoir de surprises par la suite. Les normes suivantes sont des normes mondiales déjà utilisées par d’autres entreprises et dans d’autres pays.

GS1

Depuis plus de 35 ans, le système GS1 (seulement en anglais) de normes sur la chaîne d’approvisionnement mondiale transforme la façon dont les organisations communiquent et travaillent ensemble à travers le monde. Ces normes volontaires assurent des échanges efficaces entre les compagnies à travers le monde.

GS1 Canada

GS1 Canada, l’organisation membre GS1 reconnue pour le Canada, permet à ses plus de 20 000 membres d’améliorer leur compétitivité et de réduire leurs coûts en adoptant des normes et des pratiques optimales pour leur chaîne d’approvisionnement.

Le système GS1 se compose des éléments suivants :

  • Les codes à barres (aussi appelés codes produits électroniques ou EPC) sont la norme GS1 la plus connue et permettent plus de six milliards de transactions de balayage par jour. Les codes à barres permettent aux grands détaillants de scanner et de suivre vos produits.
  • eCom est un ensemble de normes de messagerie commerciale électronique qui permet de transmettre rapidement, efficacement et avec exactitude des messages électroniques entre partenaires commerciaux. Ces messages sont notamment des bons de commande, des avis d’expédition et des confirmations de paiement.
  • Le Global Data Synchronization Network (GDSN, ou Réseau mondial de synchronisation des données) est un ensemble de normes permettant des échanges continus et protégés de données normalisées exactes entre des partenaires commerciaux.
  • EPCglobal de GS1 est un nouveau système de normes mondiales qui conjugue la technologie de l’identification par radiofréquence (RFID), l’infrastructure existante des réseaux de communication et les codes à barres pour identifier immédiatement et automatiquement un article et en faire le suivi tout au long de la chaîne d’approvisionnement à l’échelle planétaire.

Planification de contingence – Atteinte à la sécurité et récupération des données

Que se passerait-il si votre entreprise était confrontée à une des situations suivantes ?

  • Une tempête majeure, une inondation ou un incendie ayant détruit votre bureau et tous vos dossiers.
  • Votre réseau informatique est en panne depuis plusieurs jours et vous ne pouvez pas accéder à vos courriels ni à l’information sur votre ou vos disques durs.
  • Un virus informatique a anéanti votre réseau.
  • Un pirate informatique a accédé aux renseignements privés sur vos clients.

Avec quelle rapidité votre compagnie pourrait-elle reprendre ses activités après une grave perte de données, voire pas du tout ?

Imaginez que vous perdiez des jours ou des semaines de travail, votre base de données de clients et leurs numéros de téléphone, vos dossiers financiers et tous les dossiers de travail que votre compagnie ait produits ou compilés.

Et qu’en est-il de votre réputation lorsque vos clients découvrent que vous avez été incapables de protéger leurs renseignements confidentiels ?

Le coût de la perte de ces renseignements ou de la perte d’accès pendant une période prolongée est difficile à calculer avec précision, car de nombreux aspects de l’entreprise sont touchés. Il y a les coûts directs de réparation et de restauration des données, et les coûts indirects liés à la baisse de productivité et aux ventes perdues et à la perte de confiance de vos clients.

Comment protéger et récupérer vos données

Il est important de dresser un plan de rétablissement d’urgence sur lequel vous pouvez compter pour protéger votre entreprise.

Le plan de continuité des opérations comprend un éventail de mesures qu’une entreprise doit prendre pour s’assurer que ses fonctions commerciales essentielles resteront accessibles à ses clients et fournisseurs, aux organismes de réglementation et à toute autre personne en ayant besoin. Ces fonctions comprennent des tâches quotidiennes telles que la gestion de projets, les sauvegardes du système et bien plus. La continuité des activités ne se met pas en place au moment d’un désastre; elle doit être assurée quotidiennement pour maintenir le service, la cohérence et la capacité de récupération.

Si vous sauvegardez vos données sur des disques durs externes ou des clés USB, la récupération à la suite de la défaillance d’un disque peut prendre beaucoup de temps. En outre, cela suppose que vous avez tout sauvegardé correctement et que vous avez sous la main tous vos programmes logiciels et clés de licence durant le rétablissement.

La sauvegarde automatique de données dans un « nuage » ou Dropbox est plus courante et élimine la nécessité d’avoir des disques externes ou des clés USB que vous devez conserver en un lieu sûr. L’utilisation du nuage ou de Dropbox facilite aussi la récupération de l’information et exige moins de temps.

La « sauvegarde en nuage » signifie tout simplement que vos données sont hébergées dans un centre de données éloigné présent sur Internet.

Les solutions de continuité des opérations envoient des copies de vos données par le biais d’une connexion Internet sur un serveur situé dans une chambre forte. En cas de désastre, toutes vos données seront là, sous bonne garde et bien protégées.

Vous pouvez trouver des compagnies qui offrent de tels services en cherchant en ligne des solutions de continuité des opérations. Parlez également aux entreprises de transformation d’aliments que vous connaissez pour obtenir des recommandations.

Protection contre les pirates informatiques, les virus et les logiciels espions

Il existe une grande variété de programmes informatiques pouvant protéger votre entreprise contre les pirates informatiques, les virus et les logiciels espions. Communiquez avec un consultant de votre centre informatique local pour savoir ce qui fonctionnera pour vous.

Liste de contrôle

  • J’ai un ordinateur et un système d’exploitation très récents et suffisamment de mémoire.
  • J’ai effectué des recherches pour déterminer le logiciel dont j’aurai besoin et je suis en train de l’acquérir.
  • J’ai une connexion Internet haute vitesse.
  • J’ai cherché un nom de domaine pour mon entreprise et je l’ai enregistré.
  • J’ai créé des adresses de courriel avec mon nom de domaine.
  • J’ai étudié la possibilité d’avoir un site Web ou une présence sur le Web.
  • J’ai déterminé comment faire pour que la gestion de ma chaîne d’approvisionnement soit conforme à la norme GS1.
  • J’ai une méthode pour sauvegarder mes données; j’ai également un plan de récupération d’urgence.