3. Les réunions

Les grands dossiers de la municipalité sont habituellement traités au cours des réunions du conseil municipal. La présente section contient des renseignements importants sur la tenue de réunions et les procédures ainsi que des conseils à suivre pour décider de la façon dont vous conduirez les activités du conseil.

Importance des réunions du conseil

En général, le conseil exerce les pouvoirs de la municipalité au moyen de règlements, qu’il adopte pendant ses réunions. Les réunions des conseils municipaux et locaux doivent généralement être ouvertes au public; il est bon pour les conseils de travailler de façon transparente et responsable. C’est à ces occasions que se déroulent les étapes au cœur du processus décisionnel du conseil, dont les délibérations et le vote. C’est pourquoi il importe de convoquer et d’organiser convenablement les réunions du conseil, et de suivre les bonnes procédures.

Le déroulement efficace et efficient des réunions fait progresser les dossiers rapidement. L’un des rôles du président du conseil consiste à diriger les réunions, quoique cette tâche puisse être, avec son autorisation, déléguée à un autre membre du conseil. Il incombe souvent à la personne qui préside le conseil de faire respecter l’ordre du jour, de faire régner l’ordre et d’appliquer les règles de procédure adoptées par le conseil, le cas échéant.

Règlement de procédure

Toutes les municipalités et certains conseils locaux doivent adopter un règlement de procédure régissant la convocation, le lieu et le déroulement de leurs réunions et des réunions de certains comités. Il revient habituellement au conseil de déterminer le contenu du règlement de procédure.

Avis

Les municipalités doivent inclure dans leur règlement de procédure des règles les obligeant à donner un avis public de leurs réunions. Ces avis favorisent la responsabilisation et la transparence, de même que la participation du public au processus décisionnel de la municipalité.

Réunions extraordinaires

La Loi de 2001 sur les municipalités prévoit la possibilité de convoquer des réunions extraordinaires, sous réserve du règlement de procédure de la municipalité. Le secrétaire de la municipalité peut par exemple convoquer une réunion extraordinaire du conseil en réponse à une requête de la majorité des conseillers, ou encore la présidente ou le président du conseil peut le faire en cas d’événement climatique extrême. Certaines municipalités ont prévu un préavis minimum avant la tenue d’une réunion extraordinaire; ce préavis indique clairement la date, l’heure, le lieu et l’objet de la réunion.

Pour en savoir davantage sur les règlements de procédure, consultez l’article 238 de la Loi.

Définition de « réunion »

Le conseil se réunit habituellement en réunion ordinaire ou extraordinaire. Il est libre de décider de la fréquence de ses réunions, mais celles-ci ont en général lieu à intervalles réguliers et à un endroit prévu dans le règlement de procédure. Fait exception à cette règle la première réunion du conseil après l’élection de ses membres, qui doit avoir lieu à la date fixée dans le règlement de procédure, au plus tard 31 jours après le début du mandat du conseil.

La Loi prévoit maintenant qu’aux fins de certaines règles concernant les réunions, le terme « réunion » s’entend d’une réunion ordinaire, extraordinaire ou autre d’un conseil municipal, d’un conseil local ou d’un comité de l’un ou de l’autre, au cours de laquelle, à la fois :

1. le quorum est atteint;
2. les membres discutent ou traitent autrement d’une question d’une manière qui fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décisions du conseil ou du comité.

Des municipalités ont indiqué qu’il est parfois difficile de déterminer à quel moment une rencontre devient une « réunion » aux fins des règles énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’inclusion du quorum dans la définition de « réunion » permet de clarifier la situation pour les représentants élus, tels que vous, qui rencontrent d’autres conseillers de façon informelle hors de la salle du conseil. Cette nouvelle définition précise également que pour qu’une rencontre soit une réunion, il faut se pencher sur une question dont a été saisi le conseil (il ne s’agit donc pas de conversations sociales sur des questions personnelles).

Compte rendu des réunions

Le secrétaire (dans le cas d’une réunion du conseil municipal) ou le responsable (dans le cas d’une réunion d’un conseil local ou d’un comité) doit consigner, sans remarques, les résolutions, décisions et autres délibérations d’une réunion de l’entité, qu’elle se tienne à huis clos ou non.

Réunions publiques et à huis clos : affaires publiques

La Loi comporte des dispositions relatives à la transparence et à la responsabilisation du conseil et de certains conseils locaux et ses comités, notamment au sujet du déroulement des réunions. La transparence du processus décisionnel est considérée comme un fondement de la bonne gouvernance d’une municipalité.

Une règle maîtresse en matière de transparence des municipalités consiste à veiller à ce que la plupart des réunions du conseil soient ouvertes au public. Il existe des exceptions limitées à cette règle qui permettent la tenue de réunions à huis clos. Les règles sur la tenue de réunions publiques reconnaissent l’importance de la transparence dans le processus décisionnel local.

La Loi a été modifiée pour ajouter des motifs supplémentaires de tenir des réunions à huis clos.

Équilibre entre transparence et confidentialité

Comme nous l’avons mentionné plus haut dans le présent chapitre, il est bon que les activités municipales soient accomplies de façon transparente et responsable, et que les réunions municipales soient ouvertes au public, sous réserve de certaines exceptions.

En d’autres mots, les municipalités sont encouragées à considérer l’ouverture et la transparence comme étant appropriées dans la plupart des cas, y compris lorsqu’elles doivent décider de tenir une réunion à huis clos ou non. Évidemment, dans certaines circonstances, il y aura lieu d’assurer la confidentialité des renseignements.

Huis clos

Une réunion ou une partie de celle-ci peut se tenir à huis clos si l’une des questions suivantes doit y être étudiée :

• la sécurité des biens de la municipalité ou du conseil local;
• des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local;
• l’acquisition ou la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds par la municipalité ou le conseil local;
• les relations de travail ou les négociations avec les employés;
• les litiges actuels ou éventuels, y compris les questions dont les tribunaux administratifs sont saisis, ayant une incidence sur la municipalité ou le conseil local;
• les conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, y compris les communications nécessaires à cette fin;
• une question à l’égard de laquelle un conseil municipal, un conseil, un comité ou une autre entité peut tenir une réunion à huis clos en vertu d’une autre loi;
• des renseignements explicitement communiqués à titre confidentiel à la municipalité ou au conseil local par le Canada, une province, un territoire ou un organisme de la Couronne de l’un d’eux;
• un secret industriel ou des renseignements d’ordre scientifique, technique, commercial, financier ou qui ont trait aux relations de travail, communiqués à titre confidentiel à la municipalité ou au conseil local et qui, s’ils étaient divulgués, pourraient, selon toutes attentes raisonnables, avoir pour effet de nuire gravement à la situation concurrentielle ou d’entraver gravement les négociations contractuelles ou autres d’une personne, d’un groupe de personnes ou d’une organisation;
• un secret industriel ou des renseignements d’ordre scientifique, technique, commercial ou financier qui sont la propriété de la municipalité ou du conseil local et qui ont une valeur pécuniaire actuelle ou éventuelle;
• une position, un projet, une ligne de conduite, une norme ou une instruction devant être observé par la municipalité ou le conseil local, ou pour son compte, dans le cadre d’une négociation actuelle ou éventuelle.

Une réunion ou une partie de réunion se tient à huis clos si la question qui doit y être étudiée porte, selon le cas :

• sur une demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, dans le cas où le conseil municipal, le conseil, la commission ou une autre entité est la personne responsable d’une institution pour l’application de cette loi;
• sur une enquête en cours à propos de la municipalité, d’un conseil local ou d’une société contrôlée par la municipalité menée par l’Ombudsman de l’Ontario, un ombudsman municipal ou un enquêteur sur les réunions à huis clos.

Séance d’éducation ou de formation

Une réunion d’un conseil, d’un conseil local ou d’un comité de l’un ou de l’autre peut se tenir à huis clos si les deux conditions suivantes sont remplies :

• La réunion a pour but l’éducation ou la formation des membres
• Lors de la réunion, aucun membre ne discute ou ne traite autrement d’une question d’une manière qui fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil, du conseil local ou du comité

Enquêtes sur les réunions

Une citoyenne ou un citoyen qui croit qu’une réunion ou une partie de réunion qui a été tenue à huis clos aurait dû avoir été ouverte au public peut demander qu’un enquêteur nommé par la municipalité fasse enquête.

Si votre municipalité n’a pas nommé un enquêteur sur les réunions à huis clos, l’Ombudsman de l’Ontario peut mener une telle enquête. Pour en savoir davantage sur l’Ombudsman de l’Ontario, consultez son site Web, qui contient des rapports et d’autres documents.

S’il est d’avis, à l’issue de son enquête, que la réunion ou la partie de réunion en cause semble s’être tenue à huis clos de façon irrégulière, l’enquêteur communique son avis et les motifs à l’appui à la municipalité ou au conseil local, selon le cas, et il peut faire les recommandations qu’il estime indiquées.

La Loi oblige désormais la municipalité ou le conseil local à adopter une résolution indiquant la façon dont il entend donner suite au rapport de l’enquêteur sur les réunions à huis clos, si ce dernier est d’avis qu’une réunion semble avoir été tenue à huis clos en contravention des dispositions de la Loi sur les réunions publiques ou du règlement de procédure.

Quorum

On entend par quorum le nombre minimum de membres nécessaire à la conduite des affaires à une réunion. Le quorum consiste habituellement (sauf exception) en la majorité des membres du conseil. Les membres qui participent par voie électronique peuvent être comptés si le règlement de procédure le permet. Pour en savoir davantage sur le quorum, consultez l’article 237 de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Si un membre déclare un intérêt pécuniaire (financier) dans une affaire qui est discutée lors d’une réunion, cela peut avoir une incidence sur le quorum, car le membre en question ne peut prendre part à la discussion ni voter sur cette affaire. Pour en savoir davantage sur les obligations du membre à cet égard, consultez la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux, particulièrement l’article 5, ainsi que la section du présent guide portant sur la responsabilisation et la transparence.

Si le quorum de membres n’est pas atteint pour une réunion en raison de l’incapacité d’un membre de participer, la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux prévoit que les personnes restantes constituent le quorum. Il doit alors rester au moins deux membres du conseil. Il est possible de saisir un tribunal de l’affaire si le nombre de membres restants est inférieur à deux. Pour en savoir davantage sur les solutions au défaut de quorum, consultez la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux, particulièrement l’article 7.

Si, faute de quorum, le conseil se trouve dans l’incapacité de tenir une réunion pendant une période de 60 jours ou plus, le ministre des Affaires municipales et du Logement peut déclarer tous les sièges du conseil vacants, et une élection partielle doit alors être tenue. Consultez l’article 266 de la Loi de 2001 sur les municipalités pour des précisions.

Participation aux réunions par voie électronique

La Loi sur les municipalités permet aux membres des conseils, des comités et de certains conseils locaux :

• de participer par voie électronique à des réunions publiques et à huis clos;
• d’être comptés pour constituer le quorum (le nombre minimum de membres présents exigé pour qu’une assemblée puisse se réunir, délibérer et prendre des décisions).

Ces dispositions sont facultatives. Les municipalités peuvent choisir si elles veulent avoir recours à ces dispositions et les intégrer dans leur propre règlement de procédure.

Ce que les municipalités peuvent faire

Afin de permettre la participation par voie électronique, une municipalité peut :

• soit modifier son règlement de procédure lors d’une réunion ordinaire;
• soit tenir une réunion extraordinaire dans le but de modifier son règlement de procédure.

Au cours de cette réunion, les membres qui participent par voie électronique peuvent être comptés pour constituer le quorum.

Les conseils municipaux, comités et conseils locaux peuvent modifier leur règlement de procédure pour :

• permettre la participation aux réunions par voie électronique;
• déclarer si les membres peuvent participer par voie électronique autant aux réunions publiques qu’aux réunions à huis clos;
• déclarer si les membres qui participent par voie électronique peuvent compter pour constituer le quorum.

Ce sont les municipalités qui déterminent :

• si elles souhaitent recourir ou non à ces dispositions;
• la méthode de participation électronique permise;
• la mesure dans laquelle les membres peuvent participer par voie électronique (par exemple, si tous les membres du conseil peuvent participer par voie électronique, ou si certains doivent quand même se trouver dans la salle du conseil).

Technologie à utiliser pour les réunions par voie électronique

Les municipalités, leurs conseils et leurs comités peuvent choisir la technologie qui répond le mieux à leurs besoins dans les circonstances pour :

• permettre la participation par voie électronique de leurs membres à la prise des décisions;
• s’assurer que les réunions sont ouvertes et accessibles au public.

Les municipalités peuvent s’informer auprès d’autres municipalités qui ont déjà mis en place la participation par voie électronique pour connaître les pratiques exemplaires au moment de revoir leur règlement de procédure.

Exigences relatives à la participation aux réunions par voie électronique et aux réunions publiques

Si une municipalité modifie son règlement de procédure pour permettre à ses membres de participer par voie électronique, les réunions devront tout de même suivre les règles actuelles liées aux réunions, notamment l’obligation pour la municipalité :

• de fournir un avis de réunion au public;
• d’établir le procès-verbal des réunions;
• d’organiser des réunions ouvertes au public (sous réserve de certaines exceptions).

La Loi sur les municipalités précise les exigences à respecter pour les réunions ouvertes au public, afin de s’assurer que les activités municipales se déroulent de façon transparente, au vu et au su du grand public. Dans certaines circonstances précises et conformément à la Loi sur les municipalités, les réunions municipales peuvent se tenir à huis clos.

Règles relatives aux réunions des conseils locaux tenues par voie électronique

Les conseils locaux assujettis aux règles liées aux réunions en vertu de la Loi sur les municipalités sont :

• les commissions de services municipaux;
• les commissions de transport;
• les conseils de santé;
• les conseils d’aménagement;
• de nombreux autres comités et organismes locaux.

Certains conseils locaux peuvent ne pas être concernés par ces changements, tels que les services de police, les bibliothèques et les conseils scolaires, qui ont des règles différentes concernant leurs réunions, en vertu d’autres lois.

Chaque municipalité est la mieux placée pour déterminer si un organisme local est considéré comme un conseil local. Si elle a des doutes quant à savoir si un organisme local est visé par ces règles, elle peut s’adresser au bureau des services aux municipalités et demander des conseils juridiques sur :

• le statut d’un organisme local;
• la question de savoir si les dispositions relatives aux réunions tenues par voie électronique s’appliquent à cet organisme.

Vote par procuration

Les municipalités ont la souplesse nécessaire pour autoriser les membres du conseil municipal qui sont absents à voter par procuration. Ce pouvoir permet de s’assurer que les intérêts des électeurs continuent d’être représentés au conseil municipal lorsqu’un membre n’est pas en mesure de se présenter en personne, notamment pour les raisons suivantes :

• maladie;
• congé;
• souci de respecter la distanciation physique.

Les municipalités qui souhaitent autoriser le vote par procuration doivent modifier leur règlement de procédure afin de permettre à un membre du conseil de nommer un autre membre de celui-ci à titre de mandataire pour le remplacer lorsqu’il est absent.

Ce que les municipalités peuvent faire au sujet du vote par procuration

Il revient à chaque municipalité de décider d’autoriser ou non le vote par procuration au conseil et dans quelles circonstances. Si le conseil municipal permet le vote par procuration, il incombe à chaque membre de décider de désigner ou non un autre membre comme mandataire en cas d’absence.

Facteurs à envisager

Les municipalités ont la souplesse nécessaire pour déterminer la portée de la désignation de mandataires, et peuvent envisager les facteurs suivants :

• la procédure pour désigner ou révoquer un mandataire;
• les circonstances dans lesquelles il est approprié ou non de désigner un mandataire;
• la manière dont un mandataire peut participer à une réunion, notamment en votant, en prenant la parole ou en posant des questions au nom du membre qui l’a désigné;
• d’autres règles et restrictions.

Dans les municipalités qui autorisent le vote par procuration, il incombe au secrétaire d’établir un processus pour désigner et révoquer les mandataires. Les municipalités peuvent traiter du vote par procuration dans leur code de conduite ou dans d’autres politiques, pour s’assurer que les votes se déroulent correctement et que le processus local en vigueur est suivi.

Le membre qui a désigné un mandataire peut révoquer celui-ci en suivant le processus établi par le secrétaire de la municipalité.

Restrictions s’appliquant au vote par procuration

La Loi prévoit des restrictions s’appliquant au processus de désignation de mandataires; ainsi :

• le mandataire doit faire partie du même conseil que le membre qui le nomme;
  • dans les municipalités de palier supérieur, le mandataire et le membre absent doivent appartenir au même conseil de palier supérieur, sans égard à l’appartenance à un conseil de palier inférieur;
• un membre ne peut pas agir à titre de mandataire pour plus d’un membre du conseil en même temps;
• les mandataires ne comptent pas pour déterminer si le quorum est atteint;
• le membre qui nomme un mandataire avise le secrétaire de la municipalité de la nomination conformément au processus établi par ce dernier;
• lorsque la consignation du vote est demandée, le secrétaire consigne :
  • le nom et le vote de chaque mandataire;
  • le nom du membre absent du conseil au nom duquel le mandataire vote.

Absence de plus de trois mois

Les autres règles s’appliquant à l’absence d’un membre du conseil continuent de s’appliquer. Ainsi, le siège d’un membre devient vacant si ce dernier est absent des réunions du conseil pendant trois mois consécutifs sans l’autorisation du conseil donnée par voie de résolution.

Règles de responsabilisation et de transparence s’appliquant au vote par procuration 

Les membres qui désignent un mandataire ou sont mandataires doivent respecter les exigences en vigueur en matière de responsabilisation et de transparence. Par exemple, un membre ne peut pas nommer un mandataire ni être mandataire aux fins d’une affaire dans laquelle il a un intérêt pécuniaire au sens de la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux. Les municipalités peuvent également envisager de prendre différentes mesures à des fins de transparence, notamment :

• communiquer au public qui a désigné un mandataire et qui agit comme mandataire;
• publier à l’avance l’ordre du jour des réunions afin que des mandataires puissent être désignés au besoin et que les conflits d’intérêts éventuels puissent être relevés;
• permettre aux membres de participer par voie électronique au lieu de désigner un mandataire lorsqu’ils ne peuvent se présenter à une réunion en personne.

Renseignez-vous sur les exigences en vigueur concernant la responsabilisation et la transparence, notamment la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux, les codes de conduite et le rôle du commissaire à l’intégrité.