2019-2020 : Rapport annuel de la Commission d’évaluation des matériaux de construction

Lettre au ministre

Commission d’évaluation des matériaux de construction
777, rue Bay, 17e étage
Toronto (Ontario)
M7A 2J3

Tél. : 416 585-4234
Ontario.ca/codedubatiment

Le 27 mai 2020

L’honorable Steve Clark
Ministre des Affaires municipales et du Logement
777, rue Bay, 17e étage
Toronto (Ontario)
M7A 2J3

Objet :Commission d’évaluation des matériaux de construction
Rapport annuel pour l’exercice financier 2019 - 2020

Monsieur le Ministre,

En ma qualité de président de la Commission d’évaluation des matériaux de construction, j’ai le plaisir de vous présenter le rapport annuel de la Commission pour l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2020.

Le rapport annuel ci-joint souligne les réalisations de la Commission d’évaluation des matériaux de construction au cours de l’exercice 2019-2020 ainsi que les défis qu’elle devra relever à l’avenir. Au total, la Commission d’évaluation des matériaux de construction a reçu cinq nouvelles demandes, délivré sept nouvelles autorisations et poursuivi son examen des autorisations existantes.

J’aimerais remercier mes collègues membres de la Commission dont les connaissances et le dévouement lui ont permis de jouir d’une excellente réputation en tant que prestataire de services importants dans le secteur du bâtiment et de la construction. De plus, au nom de tous les membres de la Commission d’évaluation des matériaux de construction, j’exprime ma reconnaissance au personnel du ministère des Affaires municipales et du Logement pour son soutien à la Commission. Sans son assistance administrative, technique et juridique de premier ordre, la Commission ne pourrait tout simplement pas fonctionner.

Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mes meilleurs sentiments,

Le président de la Commission d’évaluation des matériaux de construction

Leo Grellette
p.j.

La Commission d’évaluation des matériaux de construction (« la Commission ») est un organisme de réglementation autonome dont les pouvoirs sont établis par l’article 28 de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.

La Commission a pour mandat d’évaluer, en vue de leur autorisation, des matériaux de construction, des installations, des réseaux et des conceptions de bâtiment innovants qui ne respectent pas à la lettre les exigences du Code du bâtiment. Pour ce faire, la Commission peut effectuer ou faire effectuer des recherches, des analyses et des examens sur ces matériaux, installations, réseaux ou conceptions. La Commission n’est pas un organisme d’essais, mais elle peut néanmoins exiger qu’un demandeur réalise des essais dans le cadre de son évaluation.

Engagement envers le service et principes directeurs

La toute première séance de la Commission a eu lieu le 18 février 1976, peu après l’entrée en vigueur de la première loi sur le code du bâtiment en 1974. Depuis lors, la Commission s’efforce de fournir un processus rapide, transparent et compétent d’autorisation des nouveaux matériaux, installations, réseaux et conceptions de bâtiments. En agissant de la sorte, elle a acquis la réputation d’être un fournisseur de services efficaces, utiles et de qualité dans le secteur de la construction.

La Commission a conclu un protocole d’entente avec le ministre concernant l’exercice de son mandat. Ce protocole établit la relation entre le président de la Commission, le ministre et le ministère des Affaires municipales et du Logement en ce qui a trait à la Commission et aux services qu’elle fournit. Il vise à préciser les responsabilités respectives de ces parties et à faire en sorte que le principe fondamental de la responsabilisation soit observé dans la gestion, l’administration et les activités de la Commission.

En tant qu’organisme public, la Commission respecte les principes de gestion du gouvernement de l’Ontario. Ses travaux sont régis par la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, par son propre manuel des lignes directrices, politiques et procédures ainsi que par les directives du Conseil de gestion du gouvernement. La Commission applique ces principes et éléments de gouvernance, notamment un comportement éthique, la responsabilisation, l’excellence de la gestion, l’utilisation judicieuse des fonds publics et la prestation de services de qualité supérieure au public, en contribuant à la salubrité, à la sécurité, à l’accessibilité et à l’efficacité énergétique des bâtiments en Ontario ainsi qu’en jouant un rôle positif dans le secteur de la construction de la province.

Processus et procédures de la Commission

Les demandes d’autorisation sont soumises à la Commission par des entreprises ou des particuliers qui produisent des matériaux de construction, des installations, des réseaux ou des conceptions de bâtiment.

La Commission rend des décisions sur les demandes, mais elle charge généralement des sous-comités de mener les évaluations détaillées et de lui en faire rapport. Ces sous-comités sont habituellement composés de membres de la Commission qui connaissent le domaine technique visé par la demande ou sont spécialisés dans celui-ci. La Commission peut demander l’avis du personnel technique du ministère des Affaires municipales et du Logement (« le ministère ») ou d’autres organismes de recherche ou de normalisation.

En règle générale, la Commission se réunit une fois par mois, avec environ deux à quatre réunions de sous-comités pendant la même période. Il lui faut habituellement de 90 à 120 jours pour prendre une décision, selon la complexité du dossier, les renseignements supplémentaires demandés à l’auteur de la demande et la rapidité avec laquelle celui-ci répond.

Membres et personnel

Le 31 mars 2020, la Commission comptait 12 membres à temps partiel, dont le président et le vice-président. Tous les membres sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil par voie de décret. Selon les directives du Conseil de gestion du gouvernement actuellement en vigueur, les personnes nommées à la Commission peuvent cumuler plusieurs mandats et siéger pendant un maximum de 10 ans. Les membres de la Commission assistent à des réunions mensuelles et à des réunions de sous-comités, et rendent des décisions sur des demandes d’autorisation. Le président et le vice-président rendent également des décisions administratives concernant les activités de la Commission et ses relations avec le ministère.

Les divisions suivantes du ministère fournissent leur soutien à la Commission :

• la Direction du bâtiment et de l’aménagement de la Division des services aux municipalités;

• la Division de la gestion des activités ministérielles, Direction des services généraux et Direction de la planification et du contrôle financiers;

• la Direction des services juridiques;

• le Groupement ITI pour les services à la collectivité.

Le personnel de soutien direct de la Commission (employé par le ministère) est composé d’un poste de secrétaire de la Commission à 0,8 équivalent temps plein (ETP). Jusqu’au 1er octobre 2019, la Commission avait aussi le soutien d’une coordonnatrice des innovations du bâtiment à 0,4 ETP et d’une adjointe administrative à 0,4 ETP.

Dans son plan d’activités 2020-2023, la Commission a noté que la réduction de 50 % de son personnel de soutien aurait vraisemblablement des répercussions sur son rendement. La charge de travail de la Commission n’a pas diminué et la personne correspondant au 0,8 ETP a dû prendre en charge des tâches et des responsabilités supplémentaires auparavant assumées par la coordonnatrice et l’adjointe administrative.

Au 31 mars 2020, la Commission fonctionnait depuis 6 mois avec la réduction de son personnel de soutien. L’objectif de la Commission en matière de rapidité de prise de décision, tel qu’énoncé à l’annexe 1, est le seul domaine qui a subi des effets négatifs jusqu’à présent. Le personnel de soutien a noté qu’il est difficile de maintenir la rapidité habituelle du service depuis la réduction de l’effectif du personnel de soutien direct. Les répercussions de la réduction du personnel de soutien ne se feront complètement ressentir qu’au bout d’au moins une année complète. La Commission continuera faire le suivi de cette question et d’en faire rapport au besoin.

La Commission a accueilli deux nouveaux membres en juin 2019. Le mandat de deux membres et du vice-président a aussi été renouvelé en février 2020 pour une période de 6 mois.

La Commission s’efforce d’échelonner les mandats des membres afin d’éviter qu’un trop grand nombre expire en même temps. Cela permettra aux membres ayant plus d’expérience d’encadrer les nouveaux membres et contribuera au maintien des connaissances au sein de la Commission.

En plus de maintenir un effectif adéquat, la Commission doit continuer de s’efforcer de conserver son expertise interne; il est donc important qu’elle continue de solliciter la nomination de nouveaux membres possédant des connaissances spécialisées dans tous les domaines techniques nécessaires (plomberie, systèmes mécaniques, systèmes d’égouts sur place, etc.). Comme le prévoit le protocole d’entente, le président doit tenir le ministre informé des mandats des membres qui viennent à échéance et lui fournir des recommandations concernant de nouvelles nominations ou le renouvellement du mandat de membres de la Commission.

Charge de travail

Le tableau suivant donne la synthèse de la charge de travail de la Commission au cours des cinq dernières années :

Le taux de demandes reçues par la Commission a fluctué au cours des cinq derniers exercices. La Commission note que l’augmentation du nombre de demandes reçues pendant l’exercice 2018-2019 pourrait résulter de la politique d’expiration (les autorisations expirent maintenant au bout de cinq ans).

En plus des nouvelles demandes indiquées plus haut, la Commission examine des demandes de modification d’autorisations existantes et passe en revue les autorisations existantes en vue de les révoquer, s’il y a lieu. Les demandes de modification sont traitées sensiblement de la même façon que les nouvelles demandes. La Commission examine et évalue les particularités des modifications proposées afin de tenir compte des modifications et des mises à jour apportées aux produits, systèmes et conceptions novateurs. Le processus d’examen et de révocation augmente la charge de travail de la Commission et de son personnel.

En 2008, la Commission a lancé une initiative pour gérer et tenir à jour toutes les autorisations existantes, notamment par l’adoption d’une « politique d’expiration », selon laquelle une autorisation expire cinq ans après sa date d’approbation.

Pour commencer, la Commission a tenté de communiquer avec tous les titulaires d’environ 350 autorisations délivrées depuis 1976 pour s’assurer que leurs coordonnées étaient à jour dans ses dossiers. Elle a profité de l’occasion pour leur demander s’ils fabriquaient encore le matériau, l’installation, le réseau ou la conception que visait l’autorisation, et si les renseignements connexes que détenait la Commission étaient à jour.

La deuxième étape visait à relever tout dédoublement possible avec d’autres approbations pour des produits, conceptions ou systèmes novateurs, notamment avec des décisions du ministre, en considérant les rapports d’évaluation du Centre canadien des matériaux de construction.

La troisième étape a consisté à mettre à jour les autorisations existantes en fonction des politiques actuelles de la Commission et à déterminer si ces autorisations devaient être mises à jour en fonction des codes et normes actuellement en vigueur (Code du bâtiment de 2012, dans sa version du 4 décembre 2012).

La dernière étape de l’initiative est en cours pour mettre à jour les autorisations originales restantes conformément aux politiques actuelles de la Commission, notamment par l’ajout d’une date d’expiration.

De plus, lors de la publication de toute nouvelle version du Code du bâtiment, la Commission devra passer en revue les autorisations existantes afin d’éliminer celles qui ne sont plus nécessaires parce qu’il ne s’agit plus de produits, conceptions ou systèmes novateurs. Elle estime qu’il est important, pour assurer la confiance du public, que l’information concernant les autorisations soit exacte et à jour.

Mesures et cibles de rendement

La Commission a adopté les recommandations en matière de mesure de la performance formulées en 2000 par la Commission de réforme du réseau d’organismes (la « Commission Guzzo »). Ces recommandations sont l’équité, l’accessibilité, la rapidité, la qualité, la cohérence, la transparence, l’expertise, l’économie et la courtoisie. Même si la Commission n’a pas classé tous ces objectifs comme étant à priorité « élevée », des processus ont été mis en place pour veiller à ce que tous les objectifs soient tous intégrés à ses activités et, par conséquent, pris en compte comme il se doit. Le tableau 3 ci-dessous indique le degré de priorité que la Commission attribue à chacun des objectifs. Des mesures de rendement ont été établies pour les objectifs dont la priorité est classée « élevée » ou « moyenne ». Les résultats de ces mesures sont présentés à l’annexe 1.

Tableau 2

* On notera qu’aux fins de la mesure du rendement, la Commission de réforme du réseau d’organismes a utilisé le terme « accessibilité » dans ses recommandations pour désigner un accès simple et à guichet unique permettant au public de recevoir rapidement des services de qualité, quelle que soit leur connaissance du système.

Au cours des dernières années, plusieurs mesures ont été prises pour améliorer le rendement et la responsabilisation de la Commission, notamment la surveillance continue des mesures du rendement qui lui sont propres. Une fois qu’une demande a été traitée par la Commission, tous les auteurs de demande qui ont utilisé les services de la Commission au cours de l’exercice 2019-2020 ont été invités à répondre à un sondage sur le rendement de la Commission. Voici comment la Commission a atteint les cibles qu’elle s’était fixées en 2019-2020 :

Équité

• La cible fixée d’au plus 10 % des décisions donnant lieu à une révision judiciaire par exercice a, une fois de plus, été atteinte en 2019-2020. La Commission n’a reçu aucune demande de révision judiciaire.
• Selon les résultats du sondage mené en 2019-2020 auprès des personnes qui ont utilisé les services de la Commission, bp;100 % des personnes qui ont répondu ont convenu qu’elles avaient été traitées équitablement.

Rapidité

• La Commission s’est fixé pour objectif de rendre une décision dans les 120 jours qui suivent l’examen initial d’une demande. Selon les données de l’exercice 2019-2020, la Commission n’a pas atteint cette cible et, en moyenne, a pris une décision dans un délai de 180 jours. Quelques facteurs peuvent avoir influé sur cette hausse du délai de décision :
  • La Commission a délivré 7 autorisations au cours du dernier exercice, contre 3 l’année précédente.
  • Comme indiqué ci-dessus, six mois après le début de l’exercice, le personnel de soutien a diminué de 50 %.

Qualité et cohérence

• Selon les résultats du sondage, 100 % des personnes qui ont répondu étaient d’avis que les processus et procédures présentaient un haut niveau de qualité et de cohérence.

Transparence

• Selon les résultats du sondage, 100 % des personnes qui ont répondu estimaient que les processus et les procédures étaient clairs et faciles à comprendre.

Expertise

• Selon les résultats du sondage, 100 % des personnes qui ont répondu étaient d’avis que les membres de la Commission avaient fait preuve d’un niveau d’expertise approprié sur les questions techniques considérées.

Courtoisie

• D’après les résultats du sondage, 100 % des personnes qui ont répondu estimaient avoir été traitées avec courtoisie par le personnel et les membres de la Commission.

L’annexe 1 donne les résultats des mesures du rendement ayant fait l’objet d’un sondage.

Performance opérationnelle

La Commission estime que pour fournir des services de qualité au public et au secteur de la construction en particulier, elle doit, en tant qu’organisme public, exercer ses activités de la façon la plus efficace et efficiente qui soit. Elle doit donc non seulement avoir en place des mesures du rendement pour assurer l’excellence de ses services au quotidien, mais aussi viser l’excellence à long terme sur les plans opérationnel et administratif. Pour y parvenir, la Commission effectue une autoévaluation de sa performance opérationnelle. Voici certaines des réalisations de la Commission sur le plan opérationnel en 2019-2020 :

• La Commission a continué d’offrir un mécanisme rentable et expéditif d’évaluation des nouveaux matériaux, installations, réseaux et conceptions de bâtiments.
• La Commission a poursuivi son sondage auprès de ses clients et a enregistré un taux global de satisfaction de 100 % des clients qui ont utilisé ses services entre le 1er avril 2019 et le 31 mars 2020.
• La Commission a continué à se conformer à la Directive concernant les organismes et les nominations :
  • elle a préparé, mis au point et déposé son plan d’activités triennal;
  • elle a achevé la préparation de son rapport annuel pour 2018-2019 et l’a approuvé dans le délai imparti;
  • elle a affiché et mis à la disposition du public son protocole d’entente, son plan d’activités et son rapport annuel, comme l’exige la Directive concernant les organismes et les nominations;
  • elle a affiché et mis à la disposition du public les renseignements relatifs aux dépenses de ses membres, comme l’exige la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil.
• La Commission a poursuivi la mise en œuvre d’un plan stratégique pour l’examen des autorisations de produits qui pourraient ne plus être considérés comme novateurs parce qu’ils sont désormais régis par les dispositions du Code du bâtiment de 2012, dans sa version modifiée, et que leur utilisation ne nécessite donc plus une autorisation.
• Le président et le personnel de la Commission ont collaboré avec le Secrétariat des nominations et le Bureau du ministre relativement à la reconduction de trois membres.
• Le président et le personnel de la Commission continuent de collaborer avec le Secrétariat des nominations et le Bureau du ministre afin d’améliorer la composition de la Commission sur les plans de la représentation régionale et de l’expertise technique.
• La Commission s’est adaptée rapidement et efficacement à la situation créée par l’épidémie de COVID-19. Elle a assuré le même niveau de service que dans des conditions normales en acceptant les demandes et en organisant toutes les réunions par voie électronique.

Budget

La Commission ne dispose pas de son propre budget, à part celui octroyé par le ministère des Affaires municipales et du Logement. Tous les coûts sont payés par le ministère, y compris les rémunérations journalières des membres, le personnel et le soutien administratif, ainsi que les coûts de fonctionnement.

Le tableau suivant (Tableau 3) détaille les coûts liés au soutien de la Commission :

Tableau 3

* Les charges de fonctionnement comprennent les coûts liés aux réunions mensuelles de la Commission et aux réunions des sous-comités, les rémunérations journalières des membres et le remboursement des frais de déplacement liés aux réunions, y compris l’hébergement à l’hôtel, les indemnités de repas (jusqu’au maximum précisé par le ministère), le stationnement et le transport en commun.

** Le nombre de réunions de la Commission et de ses sous-comités dépend du nombre de demandes déposées. Les taux des rémunérations journalières des membres à temps partiel nommés par décret sont fixés dans les directives du Conseil de gestion du gouvernement sur les personnes nommées par décret. Les charges prévues sont calculées en fonction du nombre type de demandes déposées (établi à partir des données antérieures et des prévisions), des taux de rémunération journalière des membres et des autres charges de fonctionnement indiquées ci-dessus.

*** Du 1er avril 2019 au 30 septembre 2019, la Commission a bénéficié du soutien de 1,6 ETP. À

partir du 1er octobre 2019, ce soutien est passé à 0,8 ETP.

Revenus

Les droits à verser pour le dépôt d’une demande sont perçus, déposés et comptabilisés en tant que revenus non fiscaux du ministère des Affaires municipales et du Logement.

Les droits de demande, qui étaient de 950 $ en 2014, ont été augmentés selon le barème suivant :

•  5 000 $ par demande, à compter du 1^er janvier 2015;
•  7 000 $ par demande, à compter du 1^er janvier 2016;
•  9 000 $ par demande, à compter du 1^er janvier 2017;
• 11 000 $ par demande, à compter du 1^er janvier 2018.

* Le total des revenus comprend le paiement de deux demandes reçues vers la fin de l’exercice 2018-2019. Les paiements pour ces demandes n’ont été traités que durant l’exercice 2019-2020 et sont donc inclus dans cette colonne.

Rémunération des membres

À titre de personnes nommées à temps partiel, les membres de la Commission reçoivent une rémunération journalière établie par le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement. Au 1^er janvier 2018, cette rémunération est de 472 $ pour les membres, de 583 $ pour le vice-président et de 744 $ pour le président. Les membres de la Commission sont également remboursés pour les dépenses liées à leur participation aux réunions de la Commission tenues à Toronto ou ailleurs dans la province, conformément à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du Conseil de gestion du gouvernement. Les charges liées aux activités de la Commission, dont les charges de fonctionnement et les rémunérations journalières des membres, font partie du budget global de la Direction du bâtiment et de l’aménagement du ministère des Affaires municipales et du Logement.

Le nombre et la complexité des demandes présentées à la Commission ont des répercussions directes sur le budget requis pour soutenir les activités de la Commission.

Annexe 1 – Tableau des mesures du rendement

Commission d’évaluation des matériaux de construction : mesures du rendemen

Annexe 2 – Liste des membres de la Commission d’évaluation des matériaux de construction

Membres de la Commission

Remarque :  Les chiffres étant arrondis, les totaux peuvent ne pas correspondre exactement.