Pour exploiter votre agence de recouvrement et ses succursales, vous devez suivre certaines règles. Par exemple :

  • vous devez les exploiter sous le nom et l’adresse qui figurent sur l’inscription
  • vous devez les ouvrir au public aux heures normales de bureau et avoir un numéro de téléphone sans frais
  • vous devez la constituer en personne morale en vertu d’une loi de l’Ontario, du Canada ou d’une province ou d’un territoire du Canada
  • vous ne pouvez pas vous livrer à une pratique interdite ni recourir à une méthode interdite pour recouvrer des créances (par exemple, exercer des pressions excessives ou déraisonnables quand vous communiquez avec un débiteur)
  • vous ne pouvez pas faire de déclarations virulentes, fausses, trompeuses ou mensongères dans une lettre, un formulaire, un avis, une annonce publicitaire ou un document semblable
  • vous ne pouvez pas non plus être un huissier ou un huissier adjoint aux termes de la Loi sur les huissiers, un enquêteur privé ou un agent de sécurité aux termes de la Loi de 2005 sur les services privés de sécurité et d’enquête, ou un courtier ou agent en hypothèques aux termes de la Loi de 2006 sur les maisons de courtage d’hypothèques, les prêteurs hypothécaires et les administrateurs d’hypothèques

Voir les articles 4, 5, 11, 22 et 25 de la Loi sur les services de recouvrement et de règlement de dette et les articles 13 et 20 à 25 des Dispositions générales pour obtenir de plus amples renseignements sur les règles relatives à la conduite des activités.

Livres de comptes et dossiers

Vous devez conserver des dossiers et des livres de comptes indiquant les encaissements et les décaissements, notamment :

  • journal d’encaissements
  • journal de décaissements
  • journal général
  • grand livre des clients
  • grand livre général
  • autres dossiers que le registrateur demande

Vous devez mettre à jour et conserver ces dossiers distincts de ceux que vous tenez à l’égard de toute autre activité. Vous devez conserver les écritures inscrites dans les livres de comptes pendant une période de six ans à compter de la date de leur inscription.

Tous les dossiers utilisés par des agences employant des agents de recouvrement à distance (par exemple, billets à demande) doivent être stockés dans l’établissement commercial de l’agence qui figure sur l’inscription. Ces dossiers, y compris les fichiers numériques, ne peuvent en aucun cas exister uniquement sous la forme de fichiers locaux en possession de l’agent de recouvrement.

Voir les paragraphes 13 (12) et 13 (13) des Dispositions générales pour obtenir de plus amples renseignements sur les dossiers.

Changements survenus à votre agence

Vous devez aviser le registrateur  par écrit dans les 5 jours :

  • de tout changement d’adresse de l’agence de recouvrement
  • de tout changement survenu parmi les administrateurs, dirigeants, actionnaires majoritaires ou membres de l’agence
  • de la date de début et de fin de chaque agent de recouvrement employé ou nommé par l’agence ou autorisé à agir pour elle

Veuillez faire part de ces changements dans un courriel ayant pour objet « Loi sur les services de recouvrement et de règlement de dette, changements à notifier au régistrateur » à l’adresse CPOLicensing@ontario.ca et joindre les documents suivants à votre courriel :

  • votre numéro et vos détails d’inscription
  • les renseignements préalablement consignés auprès du Ministère
  • les renseignements devant être mis à jour
  • la date d’entrée en vigueur du changement

Voir l’article 20 de la Loi sur les services de recouvrement et de règlement de dette et les clauses 1 (3) et 16 des Dispositions générales pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon d’aviser le registrateur des changements survenus à votre agence.